![Standard Operation Procedure Acct [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/standard-operation-procedure-acct.jpg)
26 0 1 MB
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
ACCOUNTING
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department
: Accounting
GM Approval :
Task
: Advance Deposit Refund
Date Issued :
STANDAR: Pengembalian Deposit Awal (Advance Deposit Refunds) akan dilakukan oleh Akunting hanya setelah Revenue/Reservation Manager dan Financial Controller telah memastikan bahwa depositnya memang ada dan pembayaran telah terkonfirmasi.
PROSEDUR: Reservasi Ketika Revenue/Reservation Manager menerima permintaan untuk Pengembalian Deposit Awal, mereka harus memastikan bahwa deposit tersebut dimasukkan ke kopi terkini dari “Advance Deposit Ledger.” Kemudian, Revenue/Reservation Manager harus memfotokopi sebagian dari “Advance Deposit Ledger” yang menjelaskan deposit yang bersangkutan dan voucher pengembalian tersebut dengan menggunakan cap A/P. Revenue/Reservation Manager harus memastikan bahwa nama, alamat, nomor telepon, dan tanggal kedatangan tamu juga sudah dimasukkan di dalamnya. Deposit awal kemudian dipindahkan dari “Advance Deposit Ledger” dan jumlah akhirnya dimasukkan ke “Deposits to Refund” di Jurnal Pemasukkan (Income Journal.) Revenue/Reservation Manager lalu harus melampirkan laporan pembatalan yang dihasilkan oleh komputer dan gunakan ini sebagai cadangan untuk memeriksa permintaan yang ada sebelum memberikan informasi ini kepada Akunting. Accounting Financial Controller/Credit Manager harus memverikasi bahwa deposit memang sudah didapatkan dan telah disetujui oleh Bank. Permintaan cek kemudian harus ditandatangani dan dimasukkan ke akun yang benar, “Deposits to Refund.” Semua dokumentasi yang terlampir harus diteruskan ke Financial Controller untuk persetujuan final. Apabila ada lebih dari satu pengembalian terdaftar di laporan komputer, pengembalian-pengembalian yang relevan itu harus ditandai. Tamu dapat menerima pengembalian uang mereka dalam jangka waktu tiga sampai empat minggu.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department
: Accounting
GM Approval :
Task
: Advance Deposit Refund
Date Issued :
STANDAR: Pengembalian Deposit Awal (Advance Deposit Refunds) akan dilakukan oleh Akunting hanya setelah Revenue/Reservation Manager dan Financial Controller telah memastikan bahwa depositnya memang ada dan pembayaran telah terkonfirmasi.
PROSEDUR: Reservasi Ketika Revenue/Reservation Manager menerima permintaan untuk Pengembalian Deposit Awal, mereka harus memastikan bahwa deposit tersebut dimasukkan ke kopi terkini dari “Advance Deposit Ledger.” Kemudian, Revenue/Reservation Manager harus memfotokopi sebagian dari “Advance Deposit Ledger” yang menjelaskan deposit yang bersangkutan dan voucher pengembalian tersebut dengan menggunakan cap A/P. Revenue/Reservation Manager harus memastikan bahwa nama, alamat, nomor telepon, dan tanggal kedatangan tamu juga sudah dimasukkan di dalamnya. Deposit awal kemudian dipindahkan dari “Advance Deposit Ledger” dan jumlah akhirnya dimasukkan ke “Deposits to Refund” di Jurnal Pemasukkan (Income Journal.) Revenue/Reservation Manager lalu harus melampirkan laporan pembatalan yang dihasilkan oleh komputer dan gunakan ini sebagai cadangan untuk memeriksa permintaan yang ada sebelum memberikan informasi ini kepada Akunting. Accounting Financial Controller/Credit Manager harus memverikasi bahwa deposit memang sudah didapatkan dan telah disetujui oleh Bank. Permintaan cek kemudian harus ditandatangani dan dimasukkan ke akun yang benar, “Deposits to Refund.” Semua dokumentasi yang terlampir harus diteruskan ke Financial Controller untuk persetujuan final. Apabila ada lebih dari satu pengembalian terdaftar di laporan komputer, pengembalian-pengembalian yang relevan itu harus ditandai. Tamu dapat menerima pengembalian uang mereka dalam jangka waktu tiga sampai empat minggu.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Circulating Stock
:
STANDAR: Inventarisasi persediaan barang yang berputar (Circulating stock) harus dilakukan setiap enam bulan untuk memastikan persediaan untuk segala keperluan-keperluan Hotel dapat tetap tersedia. PROSEDUR: 1. Persediaan barang yang berputar adalah barang-barang yang digunakan setiap harinya untuk melayani tamu, misalkan: piring, linen, peralatan makan, dan lain sebagainya. 2. Persediaan yang seperti itu tidak bisa diberikan nilai secara uang tetapi Financial Controller harus tetap mengetahui dan mengawasinya untuk memastikan semua barang yang dibutuhkan untuk kebutuhan-kebutuhan Hotel tetap tersedia. 3. Hal-hal yang umumnya harus diawasi adalah sebagai berikut: Pertanggung-jawaban atas persediaan barang yang berputar. Manajemen Ruangan Linen Manajemen Food & Beverage, dan juga Linen. Manajemen peralatan/perlengkapan makan di Food & Beverage Manajemen Perlengkapan/Peralatan Dapur 4. Semua perhitungan tersebut harus didokumentasikan untuk keperluan audit/ 5. Apabila situasi terjadi dimana barang tertentu menjadi tidak diperlukan lagi, Financial Controller harus memastikan bahwa barang-barang tersebut dibuang. Jika perlu, barang-barang tersebut dapat juga dijual, misalkan kepada staf atau pihak lain. Akunting yang berkaitan dengan pembuangan barang ini juga harus dilakukan seperlunya.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task STANDAR:
Date Issued
: Collection
:
Manajemen yang efektif atas penghasilan yang didapatkan merupakan hal yang sangat penting bagi kesuksesan bisnis kita. Ketepatan penagihan, akurasi data, dan metode tindak lanjut yang efektif adalah komponen-komponen kunci dari strategi kita.
PROSEDUR: 1. Catatan tertulis dari setiap usaha pengumpulan harus dibuat di laporan tindak lanjut accounts receivable di Sistem Manajemen Properti apabila diperlukan. Laporan ini harus selalu diperbaharui dengan informasi-informasi sebagai berikut: a. Tanggal dan waktu panggilan dilakukan. b. Nama orang yang diajak bicara. c. Respon apapun dari orang yang diajak bicara (misal: kapan pembayaran akan diterima, rencana aksi (action plan) untuk pembayaran tersebut, siapa yang harus dikontak selanjutnya, dan lain sebagainya) d. Catat juga apabila memang harus meninggalkan pesan di voicemail. 2. Semua usaha harus dilakukan untuk menyelesaikan semua permasalahan dalam pembayaran atau perbedaan-perbedaan dengan tamu secepat mungkin. Pembayaran sebagian atas hal-hal yang tidak dipermasalahkan harus selalu didorong untuk dilakukan. 3. Lewat Tenggal Waktu (7 - 31 hari): Credit Manager harus memanggil perusahaan yang bersangkutan pada atau sekitar 15 hari setelah kepergian dan: a. Berbicara kepada orang yang namanya tertera di surat otorisasi. b. Dapatkan dan catat tanggal dimana pembayaran akan diterima. c. Dapatkan dan catat nomor dan tanggal pengiriman, apabila ceknya dikirimkan.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting : Control of Unused Checks
Task
GM Approval : Date Issued
STANDAR: Dalam usaha untuk meminimalkan terjadinya penipuan dan untuk memastikan jumlah yang tertera di semua cek memang benar, semua cek yang tidak digunakan harus disimpan dengan aman oleh Hotel.
PROSEDUR:
1. Pengendalian sirkulasi cek yang tidak digunakan—persediaan cek yang tidak digunakan harus dijaga setiap saat. Setelah menerima dari printer atau bank, setiap cek yang ada disimpan di area yang aman di bawah pengawasan Financial Controller. Distribusi semua cek oleh Financial Controller atau Assistant Financial Controller harus dicatat dan diawasi. Cek yang diberikan kepada Accounts Payable harus sesuai dengan jumlah yang diperlukan saja (jangan berlebihan.) Prinsip yang sama juga diberlakukan kepada cek-cek pembayaran yang diberikan kepada pemberi gaji. 2. Penggunaan cek—semua cek yang ditarik oleh Hotel harus diperiksa ulang. Informasiinformasi berikut harus ada:
Tanggal Nama pembayar Jumlah dalam angka
3. Detail-detail di dalam cek harus mengandung hal-hal sebagai berikut: -
Tanggal. Referensi Hotel (jumlah voucher yang dapat dibayarkan.) Nomor invoice atau referensi lainnya yang diberikan oleh sang pembayar. a. Kontrol cek yang digunakan: Cek harus diberikan berdasarkan urutan nomor yang ketat. Apabila menggunakan komputer, maka nomor urutan tersebut dapat terkontrol secara otomatis. Apabila menggunakan sistem manual, nomor urutan dikontrol melalui buku cek. b. Kontrol cek yang ditandatangani: Cek yang ditandatangani harus dikembalikan ke dan ditangani oleh Accounts Payable. Karyawan lainnya, yang terpisah sepenuhnya dari tugas pengambilan cek (umumnya sekretaris GM), mempersiapkan cek-cek untuk dikirimkan keluar. c. Membatalkan cek: kapanpun terjadi situasi dimana cek harus dibatalkan, “VOID” (Kosong) harus ditulis dengan tinta di cek-cek yang bersangkutan. Semua cek yang dibatalkan harus disimpan untuk keperluan audit.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Credit & Refund
:
STANDAR: Semua refund Kartu Kredit harus didokumentasikan dan arsip file untuk semua refund harus dibuat oleh Financial Controller. PROSEDUR: 1. Refund (pengembalian) Kartu Kredit harus diproses menggunakan Kartu Supervisor. 2. Financial Controller harus memastikan bahwa semua Kartu Supervisor dicatat peredarannya dan juga harus mengetahui berapa banyak kartu yang beredar di Hotel. 3. Apabila sebuah kartu diberikan dari shift ke shift maka kartu tersebut harus dimasukkan ke dalam prosedur penutupan shift. 4. Setiap harinya semua cadangan (back-up) Refund Kartu Kredit harus diteruskan ke Akunting sebagai bagian dari Audit Pemasukan Harian (Daily Income Audit) dengan semua dokumen-dokumen pendukung terlampirkan.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Daily Banking
:
STANDAR: Banking harian harus dilakukan setiap hari dan dicatat di dalam Catatan Penerimaan Cek Harian (Daily Checks Received Register) dan Log Pengiriman Safe Deposit Harian (Daily Drop Safe Deposit Log.) Tanda terima yang didapatkan pada akhir pekan atau hari libur Bank harus didepositkan di hari kerja berikutnya. Semua deposit harus diberikan ke Bank yang disetujui dengan menggunakan jasa pengiriman yang juga harus disetujui sebelumnya. Deposit ke Bank tidak dapat dilakukan secara pribadi. Banking hanya dapat dilakukan oleh jasa pengiriman yang telah disetujui. PROSEDUR: 1. General Cashier harus mendapatkan Log Pengiriman Safe Deposit Harian, lalu—dengan disaksikan oleh paling tidak satu orang saksi—memindahkan semua amplop deposit dari dalam drop safe. Amplop-amplop deposit lalu dicatatkan ke Log Deposit. Setelah diverifikasi, General Cashier dan saksinya lantas menandatangani Log Pengiriman Safe Deposit Harian tersebut. 2. General Cashier lantas harus menghitung jumlah uang yang terdapat di setiap amplop deposit dan tuliskan jumlahnya di masing-masing amplop tersebut. Setiap jumlah yang berbeda dari Log Pengiriman Safe Deposit Harian harus diverifikasi oleh Financial Controller dan/atau Assistant Financial Controller dan ditandai. 3. Semua cek dan materi-materi yang dapat dinegosiasikan lainnya (negotiable instruments) harus dimasukkan ke dalam “Hanya untuk Deposit” (For Deposit Only) dan “Nama Hotel” (Hotel Entity Name) oleh kasir yang menerimanya, Semua cek harus dikopi dan disimpan dalam pencatatan deposit. 4. Semua total uang yang diterima di hari-hari sebelumnya harus dimasukkan sepenuhnya dan jumlah totalnya dihitung kembali. 5. Log Banking Harian (Daily Banking Log)—catatan banking setiap harinya—harus dibuat dan dipersiapkan entah oleh General Cashier atau oleh orang yang mempersiapkan Catatan Penerimaan Cek Harian (Daily Checks Received Register). Semua slip banking yang tervalidasi harus disimpan bersama dengan materi-materi rekonsiliasi bank lainnya. 6. Penjemputan keamanan harus dicatat di sebuah log dan pengemudinya harus memberikan tanda terima untuk pengumpulan Banking. Sebuah daftar berisi tandatangan para petugas keamanan harus disimpan oleh Akunting dan dicocokkan dengan tanda tangan sang pengemudi.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Daily Deposit Witness
:
STANDAR:
Sebuah Log Saksi Drop Safe (Drop Safe Witness Log) harus dibuat untuk mendokumentasikan dan mengontrol setiap deposit yang dimasukkan atau dipindahkan dari drop safe oleh semua kasir. PROSEDUR: Log Saksi Drop Safe adalah catatan harian dari deposit masing-masing kasir yang dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan (safe.) Log Saksi Drop Safe harus digunakan untuk mencatatat setiap amplop yang dimasukkan ke dalam drop saef. Ini termasuk deposit yang dibuat untuk transaksi lain-lain seperti Deposit di muka (advance deposit), pembayaran City Ledger, kartu kredit yang ditemukan atau ditahan, dan lain-lain sebagainya. Semua kolom harus diisi dengan tinta sesuai dengan petunjuk yang ada. a. Waktu dan tanggal deposit. b. Jumlah deposit yang dimasukkan. Apabila nol, masukkan nol. c. Tandatangan penuh dari kasir yang membuat deposit (tidak diperbolehkan menggunakan inisial saja.) d. Tandatangan penuh dari orang yang menyaksikan deposit dilakukan.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Daily Income Audit
:
STANDAR: Check List Audit Pemasukkan Harian (Daily Income Audit) harus dilengkapi setiap harinya oleh Assistant Financial Controller atau Income Auditor dan disetujui oleh Financial Controller. Check list ini akan membantu Financial Controller melakukan verifikasi betul-tidaknya angka untuk keuntungan dan pajak, verifikasi kepada tamu,
verifikasi jumlah deposit awal dan juga city ledger, serta verifikasi semua data yang masuk ke dalam sistem. Tidak ada pengecualian dalam kebijakan ini.
PROSEDUR: 1. Setelah Night Audit selesai dilakukan, Assistant Financial Controller atau Income Auditor akan memastikan bahwa semua keuntungan dan pengeluaran telah dicatat dengan benar berdasarkan Kebijakan Akunting dan Prinsip-Prinsip Akunting yang Disetujui (GAAP— Generally Accepted Accountin Principles) dengan menggunakan check-list Audit Pemasukkan Harian yang berlaku untuk Hotel yang bersangkutan. 2. Assistant Financial Controller atau Income Auditor bertugas menemukan perubahan atau permasalahan yang ada dalam check list tersebut dan kemudian menyelesaikan semuanya dengan Kepala-Kepala Departemen yang terkait. 3. Setelah check list tersebut selesai, Assistant Financial Controller akan memberikannya kepada Financial Controller yang kemudian bertugas untuk memeriksa dan memberikan persetujuan. 4. Setelah check list disetujui, Assistant Financial Controller atau Income Auditor akan mengarsipkannya bersama dengan kumpulan audit (audit pack) yang digunakan bersama dengan audit pemasukkan.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Exposure
:
STANDAR: Sebagai sebuah organisasi, kemampuan mengambil keputusan dan kewenangan di tingkat yang paling bawah adalah sesuatu yang kita percayai. Namun, penting untuk menentukan tingkat dan batas persetujuan di seluruh organisasi untuk mengendalikan informasi yang keluar, mengasosiasikan resiko dengan badan hukum yang tepat, dan mematuhi apa yang sudah disetujui oleh manajemen.
PROSEDUR: 1. Setiap Hotel harus mengembangkan matriks untuk tingkat-tingkat persetujuan dan jumlahnya untuk isu-isu spesifik yang dihadapi oleh Hotel yang bersangkutan. 2. Matriks spesifik per Hotel itu harus dikomunikasikan dalam bentuk tulisan ke semua tingkat/level karyawan dan diumumkan di area-area tertentu sesuai kebutuhan (misalkan: Receiving, Accounting, dan lain-lain.) 3. Matriks tersebut tidak boleh berbenturan dengan Kontrak Persetujuan Manajemen atau Korporat. 4. Matriks ini harus disetujui oleh VP of Finance paling tidak sekali setahun sebagai bagian dari Balance Sheet Review. 5. Tidak ada perubahan yang boleh dibuat dalam matriks ini tanpa ada izin tertulis dari VP of Finance.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Forecasting
:
Perkiraan (Forecasting) adalah sebuah proses mengidentifikasi di awal isu-isu keuntungan dan pengeluaran serta kesempatan-kesempatan yang mungkin berbeda dari budget yang sudah ada. Rencana-rencana mengenai apa yang harus dilakukan apabila Hotel bertemu dalam situasi dimana variasi-variasi tersebut terjadi harus dibuat. PROSEDUR: 1. Tujuan dari Perkiraan/Forecast adalah untuk meninjau hasil-hasil jangka pendek yang dicapai berdasarkan apa-apa yang diketahui saat ini, mengembangkan rencana aksi, dan mengkomunikasikan rencana tersebut ke semua pihak yang terlibat. 2. Proses Perkiraan ini jangan hanya dilihat murni sebagai tugas Financial Controller tetapi juga harus didorong oleh General Manager sebagai bagian dari tugas hariannya. 3. Head Office of Management Accounting akan menyediakan formulir untuk informasi keuangan yang dibutuhkan minimumnya setiap bulan. Namun, General Manager dan Financial Controller tetap harus masing-masingnya membuat melakukan proses Perkiraan secara internal yang komprehensif. 4. Adalah penting untuk diperhatikan bahwa Perkiraan yang dibuat harus merefleksikan pandangan General Manager mengenai harapan hasil yang akan dicapai secara finansial berdasarkan apa-apa yang diketahui saat ini. Proses ini tidak dapat dilakukan berdasarkan ekspektasi dari Head Office untuk hasil yang lebih baik. 5. Apa jaminan minimum adalah bagian dari kebijakan manajemen maka Hotel harus memberikan peringatan kepada Head Office—sebagai bagian dari proses Perkiraan— sesegera mungkin apabila ada kekhawatiran bahwa Hotel ada kemungkinan tidak bisa memenuhi batas minimum tersebut.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
STANDAR:
: Foreign Currency Loss
:
Semua keuntungan dan kerugian yang terkait dengan transaksi pertukaran uang asing harus dimasukkan ke dalam akun keuntungan dan kerugian kecuali apabila manajemen memiliki kebijakan lain. PROSEDUR: 1. Setiap keuntungan yang muncul dari transaksi pertukaran uang asing karena hal-hal sebagai berikut: a. Perbedaan nilai tukar dari Bank. b. Perbedaan uang yang diterima untuk menyelesaikan akun A/R c. Deposit awal dari pelanggan (seperti yang terdapat di Standar Grafik Akun Grup ) 2. Semua keuntungan dan kerugian dari transaksi pertukaran uang asing harus
dihitung dan dilaporkan dalam GOP (Gross Operating Profit—keuntungan kotor operasional), kecuali manajemen memiliki kebijakan lain.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Payment Verification
:
STANDAR: Terkadang, perusahaan atau tamu akan meminta properti mengkonfirmasi neraca akun mereka. Pada umumnya permintaan ini akan lebih sering muncul sebelum akhir tahun atau beberapa saat setelahnya. Konfirmasi pembayaran untuk akun manapun hanya dapat dilakukan oleh Financial Controller. Konfirmasi tertulis harus dibuat secara mendetil dan digunakan untuk properti-properti spesifik saja. Konfirmasi tertulis tidak diperbolehkan dalam kondisi apapun menyatakan bahwa verifikasi pembayaran ini berlaku untuk semua Hotel atau semua akun.
PROSEDUR: 1. Setelah menerima permintaan konfirmasi pembayaran dari perusahaan atau tamu, segera beritahukan Financial Controller. 2. Financial Controller harus memastikan bahwa akun yang bersangkutan diteliti dengan teliti dan lengkap; tidak ada neraca yang belum dibayar, dipermasalahkan, atau “masalah-masalah terbuka” lainnya. Akun Pembayaran Master Front office (Pay Master Account) juga harus diperiksa. Apabila salah-satu dari hal tersebut ternyata ada, perusahaan atau tamu yang bersangkutan harus diberitahu bawa konfirmasi tertulis tidak dapat diberikan sampai semua pembayaran telah diselesaikan. 3. Financial Controller harus mengeluarkan konfirmasi tertulis atau verifikasi pembayaran secara spesifik dan detil serta merujuk hanya ke akun/invoice yang spesifik saja. Pernyataan-pernyataan umum seperti “Akun anda di KAGUM Hotels telah dibayar sepenuhnya” atau respons-respons lainnya yang dapat disalahartikan
oleh pelanggan atau tamu sebagai indikasi bahwa mereka telah membayar seluruh akunnya di KAGUM Hotels dilarang untuk digunakan. 4. Konfirmasi hanya bisa ditandatangani oleh Financial Controller setelah memeriksa semua informasi yang terkait dengan pihak yang meminta konfirmasi.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Petty Cash
:
STANDAR:
Petty cash hanya dapat digunakan dalam situasi-situasi dimana menggunakan prosedur-prosedur normal Account Payable merupakan sesuatu yang tidak mungkin atau tidak praktis.
PROSEDUR: 1. Petty cash harus dibatasi untuk pembelian kurang dari $25. General Manager dan Financial Controller harus membuat panduan untuk penggunaan masuk akal oleh para Kepala Departemen. 2. Semua petty cash dapat dikeluarkan oleh General Cashier selama jam kerja hanya apabila sang pemohon memberikan voucher petty cash yang telah disetujui dan ditandatangani/ditandai oleh Kepala Departemen yang memerlukannya. 3. Dalam waktu-waktu dimana General Cashier tidak tersedia, pengeluaran petty cash harus disetujui oleh Duty Manager dan/atau Kepala Departemen dan dikeluarkan hanya oleh Guest Service Cashier dengan menggunakan voucher petty cash. 4. Tanda terima asli diperlukan untuk semua pembelian dan harus diberikan dalam jangka waktu dua puluh empat (24) jam setelah dikeluarkannya petty cash. 5. Semua voucher petty cash yang dikeluarkan oleh Guest Services Cashier harus diberlakukan sama dengan deposit normal. 6. Setiap minggunya, General Cashier akan memberikan kepada Financial Controller atau Assistant Financial Controller semua voucher petty cash yang diberikan di minggu-minggu sebelumnya dengan menggunakan “Permintaan untuk Rekompensasi Petty Cash” (Request for Petty Cash Reimbursement.) Semua voucher harus melampirkan tanda terima sebagai dokumen pendukung. 7. Semua voucher petty cash beserta tanda terimanya harus diperiksa oleh General Manager dan Financial Controller sebelum rekompensasi diberikan. 8. Semua petty cash akan dibayarkan seminggu satu kali dan pada akhir bulan menggunakan sistem Accounts Payable. Proses ini membutuhkan cek dengan semua dokumen pendukungnya. Cek tersebut untuk dibayarkan kepada “______________” 9. Mengikuti standar praktek akunting, semua voucher petty cash harus diberikan tanda atau dicap “Paid” (telah dibayar) oleh Accounts Payable Clerk untuk mencegah penggunaan ulang. 10. Setelah menerima rekompensasi dari Accounts Payable, General Cashier harus memasukkan cek tersebut tidak lebih dari hari kerja berikutnya.
11. General Cashier harus memperingatkan Kepala Departemen penggunaan petty cash berlebihan dan memberitahukan Financial Controller serta General Manager. Catatan: Petty cash tidak dapat digunakan untuk uang jalan atau keperluan-keperluan staf
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Of Issued :
: Posting to City Ledger
STANDAR:
Posting ke setiap akun yang dapat diterima (receivable account) di City Ledger adalah tanggung-jawab Credit Manager. Setiap perubahan yang dibuat ke dalam City Ledger harus mendapatkan tanda-tangan persetujuan dari Financial Controller. Apabila perubahan dilakukan di departemen selain Akunting, maka tandatangan anggota komite Eksekutif beserta persetujuan Financial Controller sama-sama diperlukan. PROSEDUR:
1. Pembayaran harus dimasukkan pada hari kerja yang sama oleh Accounts Receivable Clerk/Credit Manager setelah menerima Daily Check Received Register dari General Cashier. Setelah setiap pembayaran dimasukkan, nomor akun yang dimasukkan itu harus dimasukkan ke dalam Daily Check Received Register. Semua dokumen yang terkait dengan pembayaran harus dilampirkan di situ dan pada setiap akhir hari audit kasir harian harus mengkonfirmasi semua posting. Penyesuaian hanya bisa diposting dari Voucher Biaya Lain-lain (Miscellaneous Charge Voucher) yang telah disetujui dan diisi dengan benar. Dokumentasi pendukung voucher tersebut harus dilampirkan dan diperiksa oleh Financial Controller atau (jika diperlukan) General Manager. 2. Voucher yang diisi dengan benar harus mengandung hal-hal sebagai berikut: - Nama akun - Nomor akun - Tanggal - Penjelasan penyesuaian - Tanda tangan orang yang meminta penyesuaian - Tanda tangan orang yang menyetujui penyesuaian
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
: Prepaid Expenses
Date Issued
:
STANDAR: Pada umumnya, pengeluaran yang sudah dibayar sebelumnya (prepaid expenses) merujuk kepada pembayaran untuk benda, barang, atau layanan yang dapat dimanfaatkan untuk periode operasional di masa yang akan datang. Umumnya, jumlah yang dibebankan ke operasional ditentukan berdasarkan kapan keuntungan/timbal balik akan didapatkan. Contohnya: asuransi, pajak properti, penilaian properti, subskripsi, bunga, pemeliharaan, dan lain-lain. Semenjak pengeluaran seperti ini juga memiliki pengaruh terhadap keadaan keuangan Hotel sehingga pertimbangan kehati-hatian harus diperhatikan sebelum pengeluaran dilakukan.
PROCEDURE: 1. Pengeluaran yang diperuntukkan untuk operasional di masa yang akan datang harus dicatat di dalam Prepaid Accounts. Sebuah lembaran data (spreadsheet) harus dibuat untuk setiap pengeluaran dan harus mengandung informasi sebagai berikut: yang membayarkan, penjelasan singkat dari pengeluarannya itu sendiri (misalkan: lisensi food & beverage, kontrak perawatan tahunan mesin fotokopi, dan lain-lain sebagainya), jumlah yang dibayarkan, bulan-bulan dimana pengeluaran itu disebarkan, pengeluaran per bulan, pengeluaran YTD, dan neraca jumlah yang akan dibawa ke tahun berikutnya apabila diperlukan. 2. Kopi invoice harus dimasukkan ke dalam Prepayment File untuk kemudahan referensi. 3. Pengeluaran diaplikasikan berdasarkan syarat/kondisi dari barang/jasa yang dibayarkan sebelumnya. Pada akhir setiap bulan, pencatatan harus dibuat supaya pengeluaran yang dibayarkan sebelumnya dapat dikenali dengan cara mendebit pengeluaran yang teraplikasikan dan menkredit pengeluaran sebelumnya dalam pencatatan terbalik. Semua invoice harus dikeluarkan untuk pemasukkan dan pengeluaran dan dibayar sebagaimana mestinya. Hal-Hal yang dapat dibayarkan sebelumnya: a. Materi iklan (Advertising) b. Pengeluaran rutin dan subskripsi. c. Asuransi, lisensi, izin. d. Kontrak perawatan. e. Pajak properti. 4. Semua hal yang ditandai “Prepaid” harus disetujui oleh Financial Controller, yang juga bertanggung jawab untuk memastikan kesesuaian semua hal yang dibayarkan dan membuat cadangan arsip pembayaran sebelumnya (prepayment.)
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
: Purchase Order
Date Issued
:
STANDAR: Semua barang yang akan dibeli, kecuali makanan, harus sebelumnya memiliki Order Pembelian (Purchase Order.) Semua Purchase Order harus ditandatangani oleh General Manager sebagai penandatangan utama dan Financial Controller serta Kepala Departemen sebagai para penandatangan kedua.
PROSEDUR: 1. Purchase Order harus dilengkapi dan disetujui oleh Kepala Departemen dan dikirimkan ke Financial Controller dan juga General Manager untuk persetujuan. General Manager dan Financial Controller hanya akan menandatangani Purchase Order apabila mereka menyetujuinya. Untuk barang berharga mahal, minimum 3 penawaran harus dilakukan terlebih dahulu. Purchase Order dapat dikurangi oleh Financial Controller dengan mempertimbangkan periode akun ke tanggal pengeluaran. 2. Barang-barang yang sangat sering digunakan per tahunnya dapat di-outsource dan diberikan harga melalui kontrak dengan perusahaan luar Hotel. Apabila barangbarang seperti ini dibeli, maka tiga penawaran minimum tidak diperlukan. Namun, peninjauan harga secara terus menerus harus dilakukan untuk memastikan kontrakkontrak yang ada tetap kompetitif. 3. Formulir Purchase Order Standar harus digunakan setiap saat. Sangat penting bahwa di dalam setiap Purchase Order tertera identifikasi legal perusahaan yang benar. Vendor/Penjual harus diberitahukan secara tertulis mengenai siapa-siapa saja yang telah diizinkan/diotorisasi untuk menempatkan pesanan. Vendor/Penjual juga harus diberitahukan apabila ada perubahan atas siapa-siapa yang diperbolehkan melakukan pemesanan. Purchase Order yang dihasilkan dari sistem terintegrasi juga harus menginkorporasikan standar kontrol dalam hal membeli barang. 4. Untuk mengontrol pengeluaran semua Purchase Order harus disetujui oleh Financial Controller. 5. Koordinator Accounts Payable harus membuat tiga (3) file terpisah untuk semua Purchase Order terbuka berdasarkan urutan alfabet. Setelah invoice diterima untuk pembayaran, dia harus membandingkan kopi Accounts Payable dengan Purchase Order dengan invoice—apabila cocok, lampirkan sebuah kopi untuk mendukung proses pembayaran. Yang termasuk Purchase Order terbuka: - Purchase Order Terbuka - Purchase Order Sebagian (hanya sebagian dari barang sudah diterima) - Purchase Order Lengkap, tidak ada invoice. 6. Semua Purchase Order terbuka harus ditinjau di akhir bulan untuk menentukan terjadi tidaknya pembelian yang tidak tercatat selama periode tertentu (hilangnya invoice tapi barang tetap dikirimkan, dan lain-lain.) Penjumlahan inventori tidak dapat dilakukan untuk barang-barang yang belum diterima Hotel, walaupun barang-barang tersebut telah “dipesan”, “diperkirakan”, atau “dibudget” untuk periode tertentu. 7. Semua Purchase Order terbuka, sebagian, ataupun lengkap tanpa invoice yang tidak terselesaikan lebih dari 90 hari harus diberikan kepada Financial Controller supaya penyelidikan dan tindak lanjut dapat dilakukan.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Receiving Procedure
:
STANDAR: Financial Controller bertanggung-jawab untuk memastikan bahwa prosedur receiving (penerimaan barang) yang benar telah diberlakukan dan Hotel memperoleh barang dengan kualitas dan kuantitas yang benar sesuai dengan harga yang telah dibayarkan. PROSEDUR: 1. Karyawan yang bertanggung jawab dalam menerima barang harus memastikan bahwa prosedur penerimaan yang benar telah dilakukan dengan memastikan: - Kualitas dan kuantias barang. - Untuk non-makanan, barang harus dipesan melalui nomor Purchase Order dan nomornya harus dirujuk di dalam Invoice atau Slip pengepakkan. - Untuk Hotel-Hotel besar dengan sistem purchasing yang sudah terkomputerisasi, pesanan makanan dan minuman juga harus dipesan melalui sebuah nomor Purchase Order. - Bahan-bahan/barang-barang makanan atau barang-barang lainnya yang dibeli berdasarkan berat harus ditimbang dan beratnya harus cocok dengan yang tertera di invoice. - Untuk bahan-bahan/barang-barang makanan, semuanya harus diperiksa keseragaman dan kualitasnya—apabila diperlukan, konsultasikan dengan staf terkait seperti Executive Chef, Sous-Chef, dan lain-lain sebagainya. Satu set kebijakan spesifikasi standar harus dibuat oleh Executive Chef untuk memeriksa kualitas barang yang diterima. - Kotak-kotak penyimpanan (container) harus dihitung satu-persatu ketika diterima dan dikembalikan tepat waktu untuk mencegah beban-beban yang tidak diperlukan. 2. Semua pengiriman ke Hotel harus didokumentasikan entah dengan formulir receiving atau dengan cap receiving yang ditempelkan di invoice atau lembaran-lembaran tagihan. Orang yang melakukan setiap tuags tersebut harus mengindikasikan informasi yang benar di tempat yang dibutuhkan. 3. Receiving akan langsung mengeluarkan memo kredit yang ditandatangani oleh orang yang mengirimkan barang untuk setiap kekurangan/pengembalian barang. Kopi dari memo kredit ini ditempelkan di invoice atau dokumen-dokumen pengiriman dan dikirimkan ke Akunting setiap harinya. 4. Lembaran Log Receiving harus dilengkapi setiap harinya, yang di dalamnya terdapat daftar semua penerimaan selama satu hari. Semua dokumentasi Receiving atau tanda terima atau invoice harus dilampirkan ke Lembaran Log Receiving dan dikirimkan ke Accounts Payable setiap harinya. Accounts Payable harus mencocokkan semua dokumentasi ke Log Receiving sebelum posting. 5. Secara teratur—paling tidak setiap bulannya—Receiving bersama Accounts Payable akan memverifikasi semua total untuk memastikan kedua pihak sama-sama menyetujui semua barang yang diterima selama periode tertentu. Segala perbedaan yang ada harus diselesaikan secepatnya. 6. Untuk memfasilitasi proses receiving untuk barang-barang non-makanan, kopi-kopi dari Purchase Order yang sudah disetujui harus diorganisasi berdasarkan Departemen oleh Receiving. Ini akan memudahkan akses ketika barang dikirimkan,
dan membuat Purchase Order dapat dijadikan referensi ketika menerima barang atau produk. 7. Paling tidak sekali seminggu, Receiving beserta Accounts Payable akan memverifikasi Purchase Order yang belum terselesaikan termasuk Purchase Order terbuka dan Purchase Order sebagian. Purchase Order yang tetap terbuka setelah tiga puluh (30) hari harus diberitahukan kepada Financial Controller untuk ditindak-lanjuti. 8. Pemisahan tugas harus dilakukan antara menerima barang dan menerima stok di Outlet.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Restaurant & Bar Void
STANDAR: Untuk mengurangi potensi hilangnya keuntungan, semua barang tidak dianggap oleh restoran (restaurant voids) harus disetujui oleh Food & Beverage Manager atau perwakilannya dan nanti ditinjau ulang oleh Income Auditor selama proses Audit Pemasukkan (Income Audit)
PROSEDUR:
Ketika sebuah server telah mencatat sebuah barang ternyata salah atau dipermasalahkan, data tersebut harus dikosongkan di sistem Point of Sales. Semua kekosongan (voids) harus disetujui oleh Food & Beverage Manager/Supverisor sebelum shift berakhir. Semenjak Food & Beverage Manager/Supervisor memiliki otoritas di dalam sistem Point of Sales untuk menghilangkan (void) barang, maka Food & Beverage Manager/Supervisor harus memastikan bahwa data log-in-nya tidak bisa diakses oleh orang lain dengan cara melindungi Point of Sales Service Key dan/atau passwordnya. Night Audit akan meninjau semua pengosongan (voids) untuk memastikan bahwa semuanya telah valid dan telah ditinjau dan ditandatangani oleh Food & Beverage Manager/Supervisor. Setiap minggunya Financial Controller harus meninjau semua pengosongan untuk memastikan bahwa prosedur-prosedur yang benar telah diterapkan. Food & Beverage Director/Manager harus diinformasikan apabila terdapat pengosongan yang tidak lazim.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
STANDAR:
: Return Items
:
Walaupun semua prosedur persetujuan dan identifikasi telah diikuti, pembayaran cek atau kartu kredit dapat ditolak/dikembalikan karena beragam alasan. Pengumpulan/koleksi setiap pengembalian tersebut tergantung pada respon yang cepat dan tindak lanjut yang terus menerus. Praktek-praktek pengumpulan (collection) harus dilakukan sesuai dengan prosedur-prosedur berikut.
PROSEDUR: Pengembalian terdiri dari cek yang telah dikembalikan sebagai belum dibayar kepada bank Hotel dan tagihan-tagihan tamu yang diselesaikan menggunakan kartu kredit yang lantas dikembalikan sebagai “belum/tidak terbayar” oleh perusahaan Kartu Kredit. Cek yang dikembalikan Prosedur yang harus diikuti adalah sebagai berikut: a. Credit Manager akan langsung memasukkan cek tersebut ke dalam Log Cek yang Dikembalikan (Returned Check Log.) b. Apabila ceknya tidak dapat didepositkan kembali, Credit Manager akan mencocokkan cek yang dikembalikan tersebut dengan kartu registrasi dan folio yang terkait. c. Apabila di balik kartu registrasi terdapat imprint (cetakan) Kartu Kredit maka segera proses sesuai dengan hukum yang berlaku. Financial Controller akan bertanggung jawab untuk memverifikasi apakah hukum yang ada mengizinkan penagihan kartu kredit untuk mendapatkan pembayaran karena cek yang dikembalikan/ditolak. Lebih lanjut lagi, Financial Controller harus bertanggung-jawab untuk mengawasi hukum yang berlaku dan awas atas segala perubahan yang ada. d. Apabila tidak ada imprint, atau apabila hukum yang berlaku tidak memperbolehkannya, sebuah akun City Ledger harus dibuat untuk semua cek yang dikembalikan/ditolak. e. Sebuah debit harus dimasukkan ke akun City Ledger menggunakan kode posting cek yang dikembalikan dengan kredit yang bersangkutan dimasukkan ke akun Bank. f. Proses pengumpulan/koleksi harus dimulai seperti barang sudah lebih dari tiga puluh (30) hari. g. Isi Log Pengembalian Cek Bulanan (Monthly Return Checks Log) yang merangkum situasi terakhir hutang (debt) yang ada.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued :
: Guest Safe Deposit Box
STANDAR:
Menyediakan fasilitas penyimpanan (deposit) kepada semua tamu dalam bentuk sebagai berikut: - Safe Deposit Box di Reception - Safe utama Front Office dimana tidak ada tempat penyimpanan untuk individu tersedia.
-
Safe Deposit Box di dalam kamar.
PROSEDUR:
1. Safe Deposit Box di Reception – Tergantung dari tipe yang ada di Reception, penting
untuk diperhatikan instruksi-instruksi yang diberikan oleh pabrik pembuatnya. Untuk yang hanya memerlukan satu kunci, hancurkan semua duplikatnya. Penghancuran ini harus dilakukan secara rahasia dan dicatat di arsip Financial Controller. Manajemen Front Office juga harus melakukan inventori bulanan untuk semua safe deposit box yang tersedia, untuk memastikan bahwa kunci atau safe deposit letting receipt tersedia untuk setiap deposit box. 2. Safe Utama Front Office – Apabila Hotel tidak menyediakan safety deposit box individual dan tamu memerlukan tempat untuk menyimpan barang-barang berharganya, maka sangat penting prosedur penerimaan deposit yang tepat diberlakukan. Barang yang diberikan tamu harus disegel di dalam amplop dan diberikan inisial sesuai dengan nama penerima dan tamu yang bersangkutan. Di amplop tersebut juga harus dilampirkan kopi tanda terima deposit yang menjelaskan barang yang disimpan—tanda terima tersebut harus ditandatangani oleh penerima dan tamu. Barang yang disimpan hanya dapat dikembalikan kepada tamu apabila tamu tersebut menyerahkan kopi tanda terima dan pada saat pengambilan harus ditandangani oleh tamu yang bersangkutan. 3. Barang atau uang tunai yang disimpan tidak boleh melebihi nilai asuransi yang ditentukan oleh manajemen. Apabila karena sesuatu hal ada safe deposit box harus dibuka paksa, maka proses pembukaan paksanya itu hanya dapat dilakukan dengan saksi paling tidak berjumlah dua orang (Front Office Manager, Kepala Departemen/HOD, Financial Controller, atau orang-orang yang berada pada level yang sama.) Isi dari safe deposit box harus diinventorikan dan ditanda-terimakan oleh General Cashier untuk alasan keamanan. Manajer yang bertanggung-jawab atas inventori itu harus membuat laporan tertulis lengkap untuk General Manager untuk penanganan lebih lanjut.
STANDARD OPERATION PROCEDURE Department : Accounting
GM Approval :
Task
Date Issued
: Cash Over/ Short Report
:
STANDAR: Pengawasan untuk kelebihan/kekurangan uang tunai harus dilakukan setiap hari untuk memastikan aliran dana dapat dikendalikan dengan ketat. Semua kelebihan/kekurangan yang terjadi harus dilaporkan, diselidiki, dan diselesaikan dengan tepat. PROSEDUR:
1. Laporan Pendek Harian Kasir (The Daily Cashier Short Report) yang dibuat oleh General Cashier dan Income Auditor harus menunjukkan—per setiap kasir—semua kelebihan/kekurangan deposit tunai setiap harinya. Financial Controller harus memeriksa laporan tersebut setiap hari. 2. Di akhir bulan, General Cashier harus menyerahkan kepada Financial Controller rangkuman bulanan per hari semua kelebihan/kekurangan yang terjadi per setiap kasir. Laporan ini juga harus mencakup kelebihan/kekurangan yang terjadi dari audit Bank. Financial Controller harus memeriksa laporan ini, menandai apakah terjadi pelanggaran yang berulang dan memberikan saran kepada General Manager mengenai tindakan pemberian disiplin yang pantas. 3. Setiap kelebihan/kekurangan yang terlihat tidak wajar harus segera dilaporkan kepada General Manager. 4. Laporan lebih/kurang kasir secara kumulatif dua belas (12) bulan harus dibuat. Financial Controller harus memeriksa laporan ini setiap bulannya sambil menandai kejadian/tren yang berulang/
