Templates Project Charter [PDF]

Citation preview

IAMPI 2014 Pto



IAMPI Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (Indonesian Society of Project Management Professionals)



13



TAMPLATE



GROUP



KNOWLEDGE, SKILL & ATITUTE



PELATIHAN & SERTIFIKASI



MANAJEMEN PROYEK



(Project Management Workshop & Certification )



1



CONTOH PROJECT CHARTER



Project LPG Truck Loading Facility



Project ID



03-0017-06



Project Sponsor Business Area Document version Softcopy Name Prepared by



Client Project Manager Document No Page No.



Pertamina Mr. Amin 01/SCP/PCF/06 Page 1 of 1



Pertamina East Java 1.0/06 SMPL-01PROJ-CHAR.doc IPR



BUSINESS NEED/PROJECT JUSTIFICATION 1. Memenuhi meningkatkan kebutuhan LPG dalam negeri 2. Mempelancar proses loading LPG truck di daerah existing tank Pacitan CUSTOMER REQUIREMENT  Membangun LPG Trtuck Loading Facility di daerah Pacitan  Menghubungkan loading truck yard di site baru dengan existing LPG tank  Mulai pada tanggal 1 Juni 2006  Fasilitas akan dites pada tanggal 26 Juni 2006 PRODUCT DESCRIPTION Sebuah Fasilitas LPG Truck Loading yang terletak di daerah Pacitan. Fasilitas ini terhubung melalui sebuah jaringan pipa 4’’ sepanjang 600 m dengan existing LPG tank di daerah tesebut. Fasilitas ini dilengkapi dengan 2 buah centrifugal pump lengkap dengan sarana lighting untuk secara baik memperlancar proses loading pada malam hari. PROJECT MANAGER’S AUT6HORITY  Menyetujui pengeluaran sesuai budget yang telah disetujui  Bernegosisi dengan pihak ke-3  Menggunakan resource perusahaan yang ada PROJECT MANAGER’S RESPONSIBILITY  



Menjalankan proyek sesui jadwal, budget dan kualitas yang telah disetujui Mempinalisasi dan menutup proyek dan menyerahterimakannya ke perusahaan Issued by :



Accepted by : (Project Manager)



CONTOH PRELIMINARI PROJECT SCOPE STATEMENT Project



LPG Truck Loading Facility



Project Sponsor Business Area Document version Softcopy Name Prepared by



Pertamina East Java 1.0/06 SMPL-02-PRELIMINARYSCOP-STAT.doc IPR



Project ID



03-0017-06



Client Project Manager Document No Page No.



Pertamina Mr. Amin 01/SCP/PCF/06 Page 1 of 2



PROJECT/PRODUCT OBJEKTIVE Lihat Contoh Project Charter 



Project Boundary             



What Is Include Pengurusan Perijinan Pemilihan Vendor Peersiapan, Pelapisan Dan Perkerasan Lahan Pengadaan & Instalasi Ligting Pemasangan Sleeper Pipa & Instalasi Pipa Sepanjang 600 M Koneksi Saluran Pipa Dengan Existing Tank Pengadaan Dan Instalasi Centrifugal Pump Instalasi Electrical Cable Pengetesan Fasilitas & Serah Terima



PROJECT SCHEDULE Star Date 1 Juni 2006 PROJECT COST Funded by Project Sponsor



 



What Is Exclude Pembuatan desain fasilitas LPG truck loading Acara peresmian fasilitas



Approved Completion Date Total Estimated Project Cost (Order of Project Cost)



25 Juni 2006 Rp. 650.000.000,-



PRODUCT CHARACTERISTIC  Penambahan Fasilitas Lpg Truck Loading Di Daerah Pacitan Sekitar 600 M Dari Site Eksisrting Tank Station Di Daerah Tsb  Terdiri Dari Pemasangan Jalur Pipa, Pembangunan Loading Yard Lengkap Dengan Sarana Pendukungnya, Pemasangan 2 Buah Pump Dan Koneksi Dengan Tank Exinsting  Mulai Pada Tanggal 1 Juni 2006  Fasilitas Beroperasi Mulai 26 Juni 2006 PRODUCT ACCEPTANCE CRIITERIA  Fasilitas Beroperasi Normal Pada Tanggal 26 Juni 2006  On budget, kerusakan dan kesalahan di bawah 2% INITIAL DEFINED RISKS



 







Lokasi yang jauh di daerah (masalah logistic) Keamanan Musim hujan



CONSTRAINTS  Budget yang terbatas  Waktu yang singkat  Terganggunya pekerjaan sehari-hari 



Toleransi yang rendah terhadap kerusakan atau kerugian



ASSUMPTIONS  Dukungan manajemen yang kuat  Performasi para vendor sesuai dengan yang diharapkan  Didukung oleh teknisi spesialis yang handal  Tidak ada perubahan desain selama proyek INITIAL WBS (MAJOR DELIVERABLE) & MILESTONE 



Ijin pengerjaan proyek



1 juni 2006







Pemasangan sleeper pipa



1 juni 2006







Instalasi pipa



12 juni 2006







Persiapan lahan



8 juni 2006







Perkerasan area loading yard



14 juni 2006







Koneksi pipa dengan eksisting tank



14 juni 2006



  



Pemasangan centrifugal pump serta sistem elektrikalnya Lighting system Inspeksi dan test fasilitas loading



23 juni 2006 21 juni 2006 25 juni 2006



INITIAL PROJECT ORGANIZATION Berdasarkan OSA, “LPG Truck Loading Facility” yang cocok adalah organisasi Weak Matrix Reviewed by



Prepared by



CONTOH SCOPE STATEMENT Project LPG Truck Loading Facility



Project ID



03-0017-06



Project Sponsor Business Area Document version Softcopy Name Prepared by



Client Project Manager Document No Page No.



Pertamina Mr. Amin 02/SCP/SSF/06 Page 1 of 2



Pertamina East Java 1.0/06 SMPL-02-SCOP-STAT.doc IPR



SUMMARY STATEMENT Merencanakan, mengesekusi dan mengontrol pembangunan dan penhubungan proyek LPG truck loading dengan existing LPG tank yang berjarak 600 m. Proyek ini dimulai tanggal 1 Juni 2006 dan diharapkan selesai tanggal 25 Juni 2006 untuk dapat dites secara keseluruhan pada keesokan harinya. Proyek meliputi instalasi pipa 4 ”sepanjang 600 m yang didahului oleh pemasangan pipe sleeper jalur pipa, yang diikuti oleh intalasi dan fifting sipe system, elektrikal lighting dan pumping system yang terintergrasi, persiapan dan perkerasan loading yard. BUSINESS NEED Lihat Contoh Project Charter PRODUCT DESCRIPTION Lihat Contoh Project Charter MAJOR DELIVERABLES  Ijin pengerjaan proyek  Pemasangan sleeper dan instalasi pipa 600 m  Persiapan dan perkerasan area loading yard  Koneksi & fitting pipa dengan ekisting tank  Pemasangan centrifugal pump serta sistem elektrikalnya  Lighting system & electrical system lainnya  Inspeksi dan test fasilitas loading PROJECT SCHEDULE Start date 1 Juni 2006 Approved Completion Date 26 Juni 2006 PROJECT COST Funded by Project Sponsor Total Estimated Project Cost Rp. 650.000.000 QUALITY Sebuah fasilitas LPG Truck Loading yang bekerja dengan baik danlancar. Sistem pemipaan yang terkoneksi dengan baik dengan tank eksisting tanpa penyesuaian yang berarti. Fasilitas ini harus memenuhi standar yang ditetapkan antara lain :  Tingkat keamanan yang baik  Dapat berfungsi dengan baik di saat siang dan malam RISKS  Kerusakan barang yang dipesan pada saat dikirim ke site  Perijinan  Pemadaman listrik  Kondisi area yang tidak sesuai dengan perencanaan  Gangguan keamanan CONSTRAINTS Lihat contoh Project Charter ASSUMPTIONS



Lihat contoh Project Charter



CONTOH RESOURCE PLANNING Project LPG Truck Loading Facility Project Sponsor Pertamina Business Area East Java Document version 1.0/06 Prepared by



No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Resource Type Perijinan Persiapan lahan Perkerasan lahan & Aspal Lighting Pump Sleeper Piping System Electrical cable (Power & Control) Labor



Document No. Approved by



Project ID Client Project Manager 05/COST/RPF/06



03-0017-06 Pertamina Mr. Amin File Name Page No.



05-SPL-RESC-PLAN.doc Page 1 of 1



Quantity



Unit Rate



Cost



Duration



1 1 1 1 2 150 100 1 300



LS LS LS LS Rp. 80.000.000/unit Rp. 180.000 / unit Rp. 1.800.000/Joint LS Rp. 60.000/Mandays



Rp. 5.000.000,Rp.45.000.000,Rp. 50.000.000,Rp. 5.000.000,Rp. 160.000.000,Rp. 27.000.000,Rp. 180.000.000,Rp. 5.000.000,Rp. 18.000.000,-



7 hari 5 hari 10 hari 3 hari 2 hari 10 hari 5 hari 3 hari 25 hari



Start



Finish



Date



Date



1 Juni 8 juni 13 Juni 20 Juni 23 Juni 8 Juni 18 Juni 20 Juni 1 Juni



7 juni 12 Juni 22 Juni 22 Juni 24 Juni 17 Juni 22 Juni 22 Juni 25 Juni



CONTOH PROJECT COST REPORT Project LPG Truck Loading Facility Project Sponsor Pertamina Business Area East Java Document version 1.0/06 Prepared by



Project ID Client Project Manager 05/COST/RPF/06



Document No. Approved by



03-0017-06 Pertamina Mr. Amin File Name Page No.



08-SPL-COST-REPT.doc Page 1 of 1



Biaya dalam ribuan (000,-) Remaining



Forecasted



cost to



cost at



complete



completion



E



F



G=E+F



H=C-G



5.000 45.000 50.000



5.000 -



5.000 50.000 50.000



5.000 -



-



5.000 160.000 27.000 180.000 30.000



5.000 160.000 27.000 180.000 30.000



-



-



18.000



18.000



-



Cost



Original



Approved



Current



Expenditure



Comited



Category



Budget



Changes



Budget



To Date



cost to date



A



B



D



1-0001-0 2-0001-0 2-0002-0



Perijinan Persiapan lahan Perkerasan lahan &



5.000 45.000 50.000



5.000 -



5.000 50.000 50.000



5.000 45.000 50.000



3-0001-0 4-0001-0 5-0001-0 5-0002-0 3-0002-0



Aspal Lighting Pump Sleeper Piping system Electrical Cable (Power



5.000 5.000 160.000 27.000 180.000



-



5.000 160.000 27.000 180.000 30.000



-



6-0001-0



& Control) Labor



30.000 18.000



-



18.000



-



Cost code



C=A+B



CONTOH ORGANIZATIONAL STRUCTURE ANALYSIS Project LPG Truck Loading Facility Project Sponsor Pertamina Business Area East Java



Project ID Client Project Manager



03-0017-06 Pertamina Mr. Amin



Cost Variance (over/under)



-



Document version Prepared by



1.0/06 IPR



PROJECT CHARACTERISTIC UNCERTAINTY TECHNOLOGY COMPLEXITY



Document No. Approved by



FUNCTIONAL Low Standard Low Short



05/COST/RPF/06



WEAK MATRIX Moderate



Standard



File Name Page No.



SMPL-22-OSA.doc Page 1 of 1



STRONG MATRIX



PROJECT



High



High



Complex



New Long



Low



Medium



Medium



Medium



Long



Medium



Large



Modarate



High



DURATION Small SIZE Law IMPORTANCE Diverse CUSTOMER



Small Modarate Diverse



Diverse



One



INTERDEPENDENCY (WITHIN)



Law



Medium



Medium



High



INTERDEPENDENCY



High



Medium



Medium



Low



Low



Modarate



Modarate



High



(BETWEEN) TIME CRITICALITY



Project LPG Truck Loading Facility Project Sponsor Pertamina Business Area East Java Document version 1.0/06 Prepared by IPR



Document No. Approved by



Project ID Client Project Manager 05/COST/RPF/06



03-0017-06 Pertamina Mr. Amin File Name Page No.



SMPL-21-RAM.doc Page 1 of 1



PERSON/DEPT ACTIVITIES/ITEM



1. 2. 3.



Perijinan Persiapan lahan Perkerasan



lahan & aspal 4. Lighting 5. Piping System & Pipe sleeper 6. Electrical Cable (Power & Control) 7. Pump 8. Facility testing Note :  R:  A:  C:  I:



PROJECT TEAM



GENERAL AFFAIR



C C



A/R C



C



C



C



C



C



C



R C R



PURCHASING



VENDOR



SENIOR MANAGER



PROJECT MANAGER



R A/R



I I



A/R



I



A/R



I



I



A/R



I



C



I



A/R



I



A R



R



R R



I



C/I



C/I A



Responsible – Person who executes the activity Accountable – Person who responsible for the activity Consulted – Person who is consulted in order to execute the activity Informed – Person who is advised about the execution of the activity



CONTOH PROGRESS REPORT SUMMARY Project LPG Truck Loading Facility Project Sponsor Pertamina Business Area East Java Document version 1.0/06 Prepared by IPR



Document No. Approved by



Project ID Client Project Manager 05/COST/RPF/06



03-0017-06 Pertamina Mr. Amin File Name SMPL-16-REPT-PLAN.doc Page No. Page 1 of 2



No.



Type of report



1



Minutes of meeting



Issues To Discuss 



Masalah



Reported By



  2.



Progress Report



Distribution Media



Time



Project administrator



Semua yang diundang



E-Mail



Satu hari setelah meeting



Project Manager & Subcontractors



 Project Manager  GA Manager  Vendor



E-mail & hard-copy



Setiap minggu



Project manager



Project team & GA Manager



Hard-copy Shared file on server



Sekali dan diupdate sesuai kebutuhan



Project manager



Project Manager, GA Manager, Project Team



Hard-copy



Satu minggu setelah proyek selesai



penting 



Distribution To



Pembuatan solusi PIC Batas waktu



  



Pencapaian Target Analisa variansi



3.



Project Planning



    



4



Project closing report



Rencana sumber daya Recana budget Batasan waktu Rencana kualitas Rencana manajemen resiko







Pencapaian proyek



 



Lesson learned Status financial



Shared files on server



CONTOH PROGRESS REPORT SUMMARY Project LPG Truck Loading Facility



Project ID



03-0017-06



Project Sponsor Business Area Document version Softcopy Name



Client Project Manager Document No Page No.



Pertamina Mr. Amin 18/COMM/PRSF/06 Page 1 of 1



Pertamina East Java 1.0/06 SMPL-18-PROG-REPTSUMM.doc



Project Closing date Prepared by IPR



Project Accepted by



BUSiNESS NEED/PROJECT JUSTIFICATION



PROJECT COST Rp. 650.000.000,Last Rp. 205 Jt Committed Rp. 50 jt Period this period WORK COMPLETED THIS PERIOD



Actual Cost



Rp.



Variance



Perataan area loading yard Perkerasan dasar sebagai loading yard CURRENT ISSUES 1. Persiapan koneksi pipa dari existing tank perlu ada adjustment setelah sekian lama tidak pernah dipersiapkan untuk dikoneksikan 2. Beberapa panel elektrikal tidak sesuai dengan spesifikasi peralatan yang akan dipergunakan. 3. Ada beberapa area dijalur pemipaan yang ternyata agak sulit untuk digali 4. Terjadi kehilangan pada area site loading yard yang baru setengah jadi PROPOSED SOLUTIONS 1. Cek ulang apabila terdapat kerusakan pada faasilitas koneksi pipa dari exsiting tank agar tidak terdapat kekurangan lain yang berpengaruh pada proyek 2. Pengecekan ulang atas kesesuaian barang yang akan dibeli dengan peralatan yang akan dipergunakan dalam proyek 3. Diperiksa untuk kemungkinan menggunakan peralatan khusus untuk menggali beberapa bagian. Crashing beberapa aktifitas yang terkait dengan penggalian. 4. Perbaikan dan penambahan keamanan di area loading yard seperti pagar kawat. Satpam. PLAN NEXT PERIOD Perlu tambahan teknisi untuk memastikan koneksi pipa dari dan ke existing tank tidak terdapat masalah yang berkaitan dengan umur tank yang sudah cukup lama. Tambahan resource untuk mempercepat proses pemasangan pipa dan kemungkinan untuk fastracking aktifitas pemasangan pipa. ATTACHMENT



CONTOH PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN Project LPG Truck Loading Facility Project ID 03-0009-06 Project Pertamina Client Pertamina No. Procurement Issues Business Justification Sponsor 1 Certrifugal perhitungan perAmin unit. Pemilihan Business Area Pump East Java Pembelian dengan Project ManagerbiayaMr. jenis pompa dan seller menggunakan evaluation criteria, Document 1.0/06 Document 09/PROC/PMPF/06 File 09-SPLpengalaman sebelumnya dan spesialis di bidang version No. Name PROCtersebut. Memiliki garansi minimal 5 tahun dan didukung PLAN.doc oleh technical service team yang handal dan cepat Prepared by PI Approved Page Page 1 of terhadap permintaan pemeriksaan atau by No.perbaikan. 1 2.



Piping System



Kontrak lum sum menggunakan evaluation criteria pemilihan jenis pipa dan seller menggunakan evaulation criteria, pengalaman sebelumnya dan spesialis di bidang tersebut. Memiliki garansi minimal 5 tahun dan didukung oleh technical service team yang handal dan cepat terhadap permintaan pemeriksaan atau perbaikan.



CONTOH CHANGE REQUEST Project LPG Truck Loading Facility Project Sponsor Pertamina



Project ID Client



03-0017-06 Pertamina



Business Area



East Java



Project Manager



Mr. Amin



Document



1.0/06



Document No



18/COMM/PRSF/06



version Softcopy Name Prepared by



SMPL-23-CHINGREQT.doc IPR



Page No.



Page 1 of 1



Approved by



Dessciption and impact (on benefist, cost, timesales, resource, reguirements, other projects, riks etc) of proposed scope change: (use attachments if necessary)



Proses pemasangan koneksi & fitting pipa memakan waktu sehari lebih lama dari jadwal waktu yang direncanakan. Memakan waktu 7 hari bukan 5 hari. Hal ini akan mengubah timeline dari jadwal proyek, penambahan pekerja dan penambahan jam (lembur) tidak akan menyelesaikan masalah karena kesulitan pipa ke existing tank memerlukan peralatan khusus. Reason for change (describe benefits): Dengan penambahan 2 hari untuk konelsi pipa ke existing, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan perhatian dan kehati-hatian yang lebih. Sehingga pekerjaan ini tidak perlu merusak atau menggangu tank yang ada. Implications of not making this chage: Koneksi yang buruk dapat beresiko menyebabkan masalah yang lebih besar kemudian hari. Approved By: (1) Mr. Ahmad



Date :



(2) Mr. Iwan



Date :



[ ] Approved



[ ] Rejected



Satatus: [ ] Deferred



Alasan: Untuk menghindari resiko yang lebih besar oleh kerusakan yang mungkin terjadi. Penundaan waktu keseluruhan proyek masih dapat dihindari dengan melakukan fast tracking untuk beberapa aktivitas setelah koneksi ke existing tank.



CONTOH LESSON LEARNED SUMMARY Project LPG Truck Loading Facility Project ID Project Sponsor Partamania Client Business Area East Java Project Manager Document Version 1.0/06 Document No. Softcopy Name 17 SPL-LESS-LRN.doc Page No. Project Closing date Project Accepted by Prepared by IP



03-0017-06 Pertamania Mr. Amin 17/INTG/LLSF/06 Page 1of 1



COUTOMER FEEDBACK IN GENERAL Coustomer merasa puas dengan hasil proyek karena dapat diselesaikan within budget dan on schedule ACTIVITIES THAT WENT WELL (WHAT WE DID GOOD) Pelaksanaan proyek ini telah men-cover asuransi sehingga segala kehilangan atau kerusakan apapun dari komponen telah terlindungi. WHAT CAN BE DONE DIFFERENTLY IN THE FURTURE 1. Diperlukan waktu yang lebih panjang untuk pengurusan ijin pekerjaan proyek di wilayah proyek ini. 2. Pengamanan pelaksanaan proyek terutama yang berkaitan dengan lahan loading yard yang baru perlu ditingkatkan karena nasalah keamanan terhadap barang yang ada di proyek cukup mudah untuk dicuri. WHAT DID WE LEARN FROM THIS PROJECT Aplikasi manajemen proyek yang baik diperlukan untuk perencanaan dan pengelolaan proyek ini agar dapat mencapai penyelesain proyek secara sukses. ATTACHEMENT :  Yes  No



CONTOH PROJECT PLAN STRUCTURE Project Project Sponsor Business Area Document version Sofcopy Name Prepared by



LPG TruckLoading Facility Pertamina East Java 1.0/06 SMOL-25PROJ-MGMTPLAN IPR



Project ID Client Project Manager Document No. Page No



1. Executive Summary Project Backgrond Project Objectives High-level Project Organization Summary of Key Milestone & System Deliverables Summary of Work to be Undertaken by this Project Finacial Summary 2. Plan Scope and Contens Project Scope Glossary of Terms References Assumptions and Constaints 3. Statement of Work Baseline 3.1



Summary of Deleverables



4. Work Breakdown Structure 4.1



WBS



5. Project Team Strucure 5.1 5.2 5.3



Project Organization Personnel Reguirements Special Facilities & Infrastructures Reguirement



Pettamina Mr. Amin 25/INTG/PPSF/06 Page 1of 12



Project Project Sponsor Business Area Document version Sofcopy Name Prepared by



6.



LPG TruckLoading Facility Pertamina East Java 1.0/06 SMOL-25PROJ-MGMTPLAN HW



Project ID Client Project Manager Document No. Page No



PT Pantang Mundur Mr. Amin 25/INTG/PPSF/06 Page 2 of 12



Solution Approach 6.1 Functional Approach 6.2 System Approach 6.3 Systems Integration/Testing Approach



7.



Net works and Schedules 7.1 Project-Level Network and Schedule



8.



Project Management Approaches



Quality Management Approach Work Authoriion Approach Schedule Management Approach Cost Management Approach Change and Configuration Management Approach Vendor Management Approach Risk Management Approach Communications Approach Project Clousure Procedures 9.



Acceptance Plan



10. Appendices (As appropriate)  Training Plan  Risk Management Plan  Procurement Management Plan  Financial Details



   



Responsibility Assignment Matrix Communications Plan Quality Plan Configuration Management Plan



WBS (Work Breakdown Structure) Sample LPG Truck Loading Facility Project 1 Permit Perijinan pusat Perjanjian daerah 2 Site Prepration 2.1 Persiapan lahan 2.2 Perkerasan 2.3 Pengaspalan 3 Electrical 3.1 Electriacal Panel 3.2 Electrical Cable 3.3 Electrical Ligting 3.4 Electrical Control 4 Menchanical 4.1 Piping 4.2 Centrifugal Pump & Motor Driver 4.3 Fitting & Valve 5 Civil Work 5.1 Pondasi 5.2 Pipe Sleeper 5.3 Pagar Pembatas 6 Material Procurement 6.1 Centrifugal Pump & Motor Driver 6.2 Pipe 4’’ 6.3 Pipe sleeper 6.4 Electrical & Lighting System 7 Inspection, Testing & Handover 8 Project Management 8.1 Report 8.2 Meeting 8.3 Project Administration