Tinjauan Manajemen [PDF]

Citation preview

Tinjauan manajemen (Management Review)



Pengertian • Tinjauan manajemen : adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektivitas implementasi SMM dengan cara melakukan pembahasan secara berkala (dalam bentuk rapat pertemuan) yang melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi



Klausul atau standar ISO yang terkait ttg tinjauan manajemen/klausul 5 (TJM) • •



5.6. Tinjauan Manajemen: 5.6.1. Umum: – Tinjauan manajemen dilaksanakan secara berkala – Interval waktu disesuaikan dengan tingkat kepentingannya – Tujuan tinjauan manajemen ditetapkan dengan jelas – Hasil tinjauan manajemen dicatat – Presensi peserta tinjauan manajemen dibuat – Tinjauan manajemen membahas agenda yang telah ditetapkan – Tinjauan manajemen mengevaluasi dampak dan kinerja SMM – Tinjauan manajemen membahas rencana perubahan/perbaikan SMM – Hasil TM didistribusikan dan ditindaklanjuti – TM menyimpulkan tindakan koreksi/perubahan – Tindak lanjut hasil TM dipantau – Hasil TM yang lalu dibahas ulang untuk pemastian efektivitasnya – TM mengundang pihak-pihak yang diperlukan



• 5.6.2. Input tinjauan: – Agenda tinjauan manajemen ditetapkan, mencakup: • • • • • • • •



Hasil audit internal Umpan balik/keluhan pelanggan -kepuasan pelanggan -kinerja proses/produk/jasa yang dihasilkan Hasil TM yang lalu Rencana perbaikan/perubahan SMM Masalah-masalah operasional SMM Perubahan-perubahan yang dapat berpengaruh thd keutuhan dan efektivitias SMM, dsb



• 5.6.3. Output tinjauan: – Hasil TM memuat keputusan tindak lanjut atas permasalahan yang telah diidentifikasi – Rencana perbaikan masalah-masalah yang telah diidentifikasi – Rencana peningkatan kepuasan pelanggan – Pemenuhan sumber daya yang diperlukan – Rencana perubahan berbagai persyaratan produk dan pelanggan



Tinjauan manajemen



Tujuan



Input: Hasil audit eksternal Hasil audit internal Keluhan Pelanggan Umpan balik pelanggan Umpan balik rekanan Hasil analisis kinerja Hasil tinjauan yang lalu Rencana Perubahan/ perbaikan sistem



Peningkatan Kinerja



Bentuk: Pembahasan dengan berbagai pihak terkait Sifat: Berkala



Proses: Evaluasi



- Penanggung jawab: MR - Peserta ditentukan oleh MR sesuai dengan keperluan/masalah yang dibahas - Harus ada surat undangan yang dikeluarkan oleh MR, - Harus ada presensi kehadiran - Waktu dan tempat ditentukan oleh MR - Harus ada notulen rapat tinjauan manajemen



Kesesuaian dan Efektifitas Implementasi SMM



Hasil tinjauan -dicatat dan diarsipkan, -diumpan balikkan pada semua pihak terkait -digunakan sebagai acuan tindakan perbaikan/koreksi -setiap perbaikan yg telah dilakukan dari hasil tinjauan harus dilaporkan pd MR, tembusan pada kepala dinas



Langkah-langkah • MR bersama manajemen puncak mempersiapkan TM: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa yang akan diundang • MR mengundang unit-unit /Pokja • MR memimpin pertemuan tinjauan manajemen • MR memberikan umpan balik pada peserta • MR memantau perbaikan



Tinjauan Manajemen: bersifat menyeluruh



Pertemuan lintas fungsi untuk perbaikan case by case Perbaikan internal Sub-unit



4 Sistem Manajemen Mutu



5



6



Tanggung jawab Manajemen



Manajemen Sumber daya



Business process Customer Needs Requirement Expectation



Customer Needs Requirement Expectation



I–P–O 7



8



Realisasi Produk



Pengukuran, analsis Dan perbaikan



1. Persyaratan umum (klausul 4) 2. Tanggung jawab manajemen (klausul 5) 3. Manajemen sumber daya (klausul 6) 4. Realisasi produksi (klausul 7) 5. Pengukuran, analisis, dan (klausul 8) perbaikan/penyempurnaan



auditor



Lima klausul SMM ISO sebagai Dasar dalam memandang unit/organisasi Yang diaudit



Unit/organisasi yang diaudit



     



4.1. Persyaratan umum 4.2. Persyaratan dokumentasi 4.2.1. Umum 4.2.2. Manual Mutu 4.2.3. Pengendalian dokumen 4.2.4. Pengendalian arsip



Catatan ttg klausul 1,2, dan 3: 1. Ruang Lingkup 2. Referensi normatif 3. Istilah dan definisi











Bagaimana implementasinya pada audit unit laboratorium: Persyaratan dokumentasi: ◦ Standar/prosedur mutu tersedia atau tidak ◦ Pengendalian dokumen dan rekaman bagaimana ◦ Ada tidaknya kebijakan mutu ◦ Ada tidaknya sasaransasaran mutu pelayanan lab yang sejalan dengan visi dan misi rumahsakit/Puskesmas



             



5.1. Komitmen manajemen 5.2. Fokus pelanggan 5.3. Kebijakan mutu 5.4. Perencanaan 5.4.1. Sasaran mutu 5.4.2. Perencanaan SMM 5.5. Tg jawab, wewenang dan komunikasi 5.5.1. Tanggung jawab dan wewenang 5.5.2. Wakil Manajemen 5.5.3. Komunikasi internal 5.6. Tinjauan Manajemen 5.6.1. Umum 5.6.2. Input tinjauan 5.6.3. Output tinjauan



   



  







Bagaimana membina komitmen pd instalasi lab Bagaimana prinsip-prinsip fokus pelanggan diterapkan Ada tidak kejelasan kebijakan mutu, sasaran mutu Ada tidak kejelasan tanggung jawab dan wewenang dalam proses pelayanan di instalasi lab, dan siapa yang bertanggung jawab untuk perbaikan mutu Bagaimana komunikasi internal dilakukan pada instalasi lab Bagaimana hubungan kerja dengan unit lain Bagaimana komunikasi dan hubungan kerja dengan wakil manajemen Bagaimana keterlibatan instalasi lab dalam kegiatan tinjauan manajemen



     



6.1. Penyediaan sumber daya 6.2 Manajemen SDM 6.2.1. Umum 6.2.2. Kompetensi, kesadaran dan pelatihan 6.3. Infrastruktur 6.4. Lingkungan kerja



 



Bagaimana pengelolaan sumber daya di instalasi lab Bagaimana pengelolaan SDM di instalasi lab:



◦ Persyaratan kompetensi petugas lab (analis, asisten analis, dsb) ◦ Bagaimana pemenuhan persyaratan kompetensi tsb ◦ Bagaimana upaya peningkatan kompetensi SDM, pelatihan, pendidikan, dsb, adakah rencana pengembangan SDM di instalasi lab ◦ Bagaimana evaluasi kinerja dilakukan, apa upaya untuk peningkatan kinerja











Bagaimana pemeliharaan gedung dan peralatan yang ada Bagaimana pengelolaan lingkungan kerja, bagaimana prinsip 5 R diterapkan



                     



7.1. Perencanaan realisasi produk 7.2.1. Penetapan Persyaratan Terkait dengan produk 7.2.2. Tinjauan persyaratan terkait dengan produk 7.2.3. Komunikasi pelanggan 7.3. Disain dan pengembangan 7.3.1. Perencanaan disain dan pengembangan 7.3.2. Input disain dan pengembangan 7.3.4. Tinjaun disain dan pengembangan 7.3.5. Verifikasi disain dan pengembangan 7.3.6. Validasi disain dan pengembangan 7.3.7. Pengendalian perubahan disain dan pengembangan 7.4. Pembelian 7.4.1. Pengendalian pembelian 7.4.2. Informasi pembelian 7.4.3. Verifikasi produk pembelian 7.5. Produksi dan penyediaan jasa 7.5.1. Pengendalian produksi dan penyediaan jasa 7.5.2. Validasi proses produksi dan penyediaan jasa 7.5.3. Identifikasi dan ketelusuran 7.5.4. Barang milik pelanggan 7.5.5. Pengawetan produk 7.6. Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan



 







   







Bagaimana alur proses pelayanan di lab Bagaimana menetapkan persyaratan pelanggan dan rencana proses produksi/pelayanan Bagaimana menjamin pelaksanaan proses sesuai dengan yang diharapkan Bagaimana perencanaan pembelian alat dan bahan untuk lab Bagaimana proses pembelian alat dan bahan di lab Bagaimana proses verifikasi produk yang dibeli Bagaimana identifikasi dan ketelusuran barang-barang milik pelanggan (misalnya spesimen lab, hasil pemeriksaan lab, dan registrasinya) Bagaimana pengendalian alat ukur yang digunakan (kalibrasi, dsb)



           



8.1. Umum 8.2. Pemantauan dan pengukuran 8.2.1. Kepuasan pelanggan 8.2.2 Audit internal 8.2.3. Pemantauan dan pengukuran proses 8.2.4. Pemantauan dan pengukuran produk 8.3. Pengendalian produk tidak sesuai 8.4. Analisis data 8.5. Perbaikan 8.5.1. Perbaikan berkesinambungan 8.5.2. Tindkan koreksi 8.5.3. Tindakan prevensi



 











 







Bagaimana pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan Adakah sasaran mutu ditetapkan dan bagaimana upaya perbaikan dilakukan di instalasi lab Jika dijumpai hasil pemeriksaan yang tidak sesuai apa yang dilakukan Apakah ada ukuran-ukuran kinerja di instalasi lab (lihat spm laboratorium) Bagaimana pencapai ukuranukuran kinerja tersebut Apakah data hasil pengukuran kinerja dianalisis, dan bagaimana tindak lanjutnya Koreksi, tindakan koreksi, dan tindakan pencegahan apa saja yang telah dilakukan, bagaimana hasil dan tindaklanjutnya



Terima Kasih