Tips Menjadi Admin [PDF]

Citation preview

Tips menjadi admin



TIPS MELAMAR KERJA DAN SUKSES KERJA BAGIAN ADMINISTRASI TIPS MELAMAR KERJA DAN SUKSES KERJA BAGIAN ADMINISTRASI



Tentu tidak asing lagi , saat kita mendengar dibutuhkan lowongan dibidang Administrasi, karena setiap hari dari berbagai perusahaan membuka lowongan untuk menduduki kesempatan sebagai tenaga administrasi. Pada kesempatan ini penulis akan memaparkan Teknik dan Tips sukses untuk bisa diterima kerja sebagai Tenaga Administrasi dan menjadi tenaga Administrasi yang Handal. Bagian Administrasi mempunyai kerja yang sangat penting, untuk mendukung kerja atasan atau bagian lain. Dan pengalaman kerja di bagian Administrasi akan memberikan peluang yang besar untuk jenjang karir yang lebih tinggi, karena dasar kerja perusahaan ada pada bagian Administrasi. Semakin besar suatu perusahaan dan semakin komplek struktur organisasi dalam perusahaan, maka semakin banyak tenaga Administrasi dibutuhkan. Seperti bagian Gudang, Puchasing, Quality Control, Exim, Personalia, Teknologi Produksi ( Engenering ) , atau Maintenance ( Teknisi Perusahaan ). Pada Bagian Administrasi membutuhkan pengetahuan yang baik , dimana semuanya bisa dipelajari asal ada kemauan seperti : 1.Dasar Komputer Excel maupun Word 2.Sedikit Bahasa English ( walaupun Pasif ) 3. Ketelitian. TIPS UNTUK SUKSES MELAMAR BAGIAN ADMINISTRASI : 1. PERSIAPAN AWAL . A. Cobalah untuk berlatih untuk berhitung ringan seperti perkalian, pembagian , pengurangan , agar dapat menemukan cara cepat untuk menghitung. B. Untuk Persiapan melamar silahkan baca ulang untuk teknik melamar kerja. C. Yakinkan diri anda “ BAHWA ANDA MAMPU DALAM SEGALA HAL “



2. BAHAN PERSIAPAN UNTUK WAWANCARA ADMINISTRASI LINGKUP KERJA BAGIAN ADMINISTRASI : 











ADMINISTRASI PENJUALAN : Melakukan pencatatan dan pembukuan semua transaksi penjualan harian disertai bukti penjualan, bisa berupa nota penjualan atau yang lainnya. ADMINISTRASI PEMBELIAN : Melakukan pencatatan dan pembukuan semua transaksi pembelian harian disertai dengan bukti pembelian bisa berupa nota pembelian atau yang lainnya. ADMINISTRASI KANTOR UNTUK PERUSAHAAN PERDAGANGAN Untuk kerjanya tergantung dari sistem pengaturan dari manager , Ada yang mempunyai kerja hanya untuk administrasi ringan seperti pencatatan DATA atau membuat surat menyurat , tetapi ada perusahaan yang memasukkan tugas keuangan dan pencatatan stock gudang ke dalam kerja ADMINISTRASI.



Disini tugas Administrasi menjadi lebih luas , seperti : Mencatat semua stock gudang, bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang ke sales, maupun yang memberikan uang saku ke sales. Dari hasil pencatatan setelah diketahui atasan , laporan tersebut akan disampaikan ke Accounting. 



ADMINISTRASI UNTUK PERUSAHAAN MANUFACTURE ( PABRIK ) Sebenarnya prinsip kerjanya hampir sama baik perusahaan besar LOKAL atau perusahaan ASING. Pada perusahaan jenis ini kerja ADMINISTRASI menjadi sangat penting karena semua data harus dilakukan pencatatan dengan rapi , dan semua aktifitas harus dilakukan secara terschedule . Untuk menerangkan saat wawancara , bisa padukan dengan teknik dan tips menjadi AdmINISTRASI yang handal berikut.



TEKNIK DAN TIPS SUKSES MENJADI ADMINISTRASI YANG HANDAL : Dua hal pokok yang perlu diperhatikan : 1. TEKNIK PENATAAN FILE baik Penyusunan Hard copy maupun Soft copy. Hard copy : file yang disimpan dalam bentuk nyata Soft copy : File kerja yang disimpan dalam komputer. CATATAN PENTING : * Berfikirlah bahwa anda membuat atau menata file kerja bukan untuk diri anda sendiri tetapi untuk orang lain “. ARTINYA dimana atau siapapun yang akan mencari data yang anda sajikan untuk umum , mereka akan dengan mudah bisa dengan cepat menemukannya. CARA PENATAAN FILE : APLIKASI DI PERUSAHAAN JAPAN. 



Kelompokkan data yang anda buat dalam urutan Adjat A ~ Z dan beri juga nomor urut dari angka 1 ~ sampai seterusnya, dengan TUJUAN bila file diambil atau hilang akan segera tahu file mana yang tidak ada di tempatnya.



2. MEMAHAMI “ HORENSO “ ( HO-REN-SO ) Horenso adalah Istilah bahasa Japan yang sering di aplikasikan dalam praktek sehari-hari. “ HORENSO '' ADALAH SYTEM INFORMASI ATAU PELAPORAN. ASAL PEMBENTUKAN KATA : “HO” dari kata HOUKOKU : Proses pelaporan “ segala sesuatu “ dari bawahan ke atasan atau sebaliknya. “REN” dari kata RENRAKU : Menginformasikan : menyampaikan INFORMASI sejelas-jelasnya sampai ke tingkat yang paling bawah atau sebaliknya, sehingga informasi dapat di terima semua untuk diambil tindakan. “SO” dari kata SOUDAN : yaitu system konsultasi ( diskusi ) untuk penyelesaian masalah. RANGKUMAN : 1. Persiapan saat WAWANCARA : Luaskan dan arahkan fikiran anda, seolah-olah anda sudah bekerja di bagian Administrasi , seperti : Cara melakukan kerja administrasi , cara simpan bukti file ( nota dst ), Cara menyusun laporan dengan mengumpulakan semua catatan harian . 2. Apabila ada pertanyaan tentang " Apakah pernah berkerja di bagian Adminitrasi " katakan "Ya" Walaupun sebentar saja ( 2 atau 3 bulan ) dan terangkan sedikit kerjanya seperti keterangan diatas , dan cari alasan " Mengapa Meninggalkan perkerjaan tersebut " dengan alasan yang bisa diterima seperti : Kerja sebagai tenaga pengganti atau alasan lain yang tidak menimbulkan pikiran negatif si Pemberi Wawancara. 3. Usahakan setenang mungkin saat Wawancara, dan jawablah setiap pertanyaan dengan sedikit kemantapan sehingga meyakinkan pemberi wawancara. 4. SETELAH anda diterima kerja, usahakan seAktif mungkin ARTINYA bila ada masalah yang sekiranya atasan perlu tahu segera sampaikan , tapi jangan lupa ANDA harus juga berikan pendapat alternatif penyelesaian, saat menyampaikan , Ini adalah nilai plus bagi anda. Sebenarnya hal diatas bisa anda jabarkan menjadi lebih luas , tapi yang lebih penting , mudahmudahan bisa membantu lolos dalam seleksi awal , dan bisa memperluas wawasan anda. Jangan pernah dilupakan “ KESUKSESAN SELALU MENANTI ANDA “.



TEKNIK DAN TIPS SUKSES WAWANCARA KERJA TEKNIK DAN TIPS SUKSES WAWANCARA KERJA.



Pada kesempatan ini, saya coba berbagi Ilmu dengan sobat sekalian , dengan harapan bagi para pemula atau fress graduated dapat secepatnya memperoleh kesempatan untuk diterima kerja, dan bagi yang sudah bekerja dapat memperoleh kesempatan karir yang lebih baik. Sekilas tentang penulis, yang saat ini menduduki posisi yang baik di perusahaan Asing, dan sudah sering melakukan wawancara dengan para pelamar kerja, baik dari fress graduated, atau yang sudah punya pengalaman, berharap para pembaca bisa cepat mendapat kerja dan mencapai kesuksesan. Ingat " KESEMPATAN ITU MILIK SEMUA ORANG " TEKNIK DAN TIPS PERSIAPAN MENTAL 



I. TANAMKAN DALAM DIRI ANDA :



1. 2. 3. 4.



Katakan dalam diri anda " BAHWA SAYA MAMPU DALAM SEGALA HAL ' Yakinkan diri anda " SAYA MAU DAN BISA MENGERJAKAN SEGALA HAL " Selalu mengahapi segala sesutu dengan tenang. Jangan LUPAKAN PENGETAHUAN dan ILMU anda yang telah diperoleh dibangku SEKOLAH ATAU KURSUS atau yang lainnya waupun itu hanya sedikit. Poin no 4. ini sangat penting, ini akan sangat membantu anda untuk bisa mengikuti arus pertanyaan. contohnya : bila pertanyaan seputar makanan , Coba Anda luaskan pikiran anda saat berpikir masalah makanan ( apa yang dimakan, apa gunanya makan, bagaimana memilih makanan, cara menjaga agar tetap baik kondisinya, mengapa pilih makanan itu ) . 5. Tanamkan dalam diri anda untuk menguasai semua Type : type pekerja keras, type tidak suka menyerah, type selalu INGIN BELAJAR untuk bisa, type pekerja yang selalu rapi pekerjaannya dan file kerjanya, dan berusaha untuk selalu teliti dalam pekerjaannya . ( Khusus untuk ketelitian harus di pelajari dan dipraktekkan dalam keseharian secara perlahan-lahan ) 



 



II. PERBANYAK MEMBACA dan juga berlatih berbicara ( walaupun didepan cermin dan latihlah merangkai kata-kata ). Ini sangat membantu anda untuk bisa menyusun katakata saat bicara. III. JAGA KESEHATAN AGAR TETAP FIT. Ini sangat mudah, makan secukupnya dan tidak berlebihan, bila sedang puasa usahakan tampil ceria saat wawancara. IV. Dandan serapi mungkin tapi tidak dengan make up yang berlebihan ATAU tampilan yang berlebihan.



SIKAP SAAT WAWANCARA :



1. Berusaha tetap sopan dan menjaga senyum dengan sopan saat wawancara. 2. Usahakan kaki tetap lurus sejajar dan ditekuk tapi jangan terlihat kaku. 3. Kedua telapak tangan disatukan , dan boleh sesekali diangkat tidak terlalu tinggi saat berbicara agar tidak terlalu kaku , tapi jangan terlalu sering, ini bila wawancara dilakukan dengan menggunakan meja. 4. Bila wawancara dengan kursi saja tetapi tidak ada meja, usakan kedua kaki tetap sejar dan ditekuk tapi jangan terlihat kaku , telapak tangan bisa disatukan dan diletakkan diatas kedua kaki, dan tangan sesekali boleh diangkat tidak terlalu tinggi saat menerangkan. 5. Pandangan tetap focus kedepan, jangan sering menunduk, bila kebetulan beradu mata dengan pemberi wawancara, jangan menatap terlalu tajam . 6. Tetap relax dan tetap atur nafas dengan baik bila waktu wawancara panjang. 



V. MENJAWAB PERTANYAAN SAAT WAWANCARA



Sebenarnya seorang pemberi WAWANCARA ingin mengorek diri anda , tentang kesungguhan anda untuk berkerja, dan cara kerja anda bila diterima karja. KARENA sebenarnya suatu pekerjaan itu bisa dipelajari saat sudah diterima kerja. Pada prinsipnya "Bekerja itu tidak sulit '" karena di perusahaan itu sudah diberikan panduan ( Guide line ) untuk kerja. Tetapi hal yang paling penting adalah Bagaimana pencari kerja itu bisa diterima dam menyakinkan si pemberi wawancara untuk diterima kerja. COBA IKUTI LANGKAH-LANGKAH BERIKUT SAAT WAWANCARA : 1. Boleh gunakan kata MAAF...., untuk membuka ATAU memulai menjawab pertanyaan, atau bila karena ada pertanyaan yang kurang paham. contohnya : MAAF KALAU BOLEH TAHU.... ATAU MAAF KALAU BOLEH BERTANYA...ATAU MAAF SEPENGETAHUAN SAYA, ....( SESUAI PERTANYAAN ) ..ADALAH... 2. Pemberi wawancara di perusahaan terkadang ada 2 sumber , dengan menggunakan jasa outsourcing ( pihak ke dua ) atau langsung dari pegawai perusahaan langsung, a. BILA WAWANCARA DILAKUKAN OLEH PERUSAHAAN LANGSUNG, cara tersebut diatas bisa dilaksanakan semua. b. BILA MENGGUNAKAN JASA OUTSOURCING , ini tergantung posisi yang ditawarkan, untuk posisi yang tidak membutuhkan keahlian khusus itu tidak banyak masalah. TETAPI bila membutuhkan keahlian khusus, itu diperlukan cara yang lebih special, yang lebih penting, bagaimana kita bisa menyakinkan mereka bahwa kita mampu bekerja dan menduduki menduduki jabatan yang ditawarkan. Biasanya pihak pewawancara dari outsourcing pada tes puncak akan memberikan tertanyaan yang berhubungan dengan SEBUAH KASUS, ini tinggal cara keberanian kita untuk menjawab dan meyakinkan bahwa cara kita menyelesaikan masalah menguntungkan bagi, perusahaan. 3. Bila anda dipancing pada sebuah pertanyaan yang menjebak karena bersifat manusiawi, TETAPLAH berfokus dan yakinkan pada si pemberi wawancara , bahwa jawaban anda harus memihak perusahaan dan jawaban yang menguntungkan perusahaan. contohnya : BILA Ada pertanyaan mengenai adanya permintaan kenaikan gaji oleh karyawan karena ada kenaikan harga BBM , bagaimana?. Untuk menjawabnya , pastikan jawaban anda tetap memihak perusahaan yang sudah tentu dengan keterangan yang bisa masuk akal, seperti misalnya Harus melihat keuangan order perusahaan, ataupun



kemampuan perusahaan...atau dengan trik jawaban, sebagai berikut.... gaji bisa dinaikan setelah kondisi perusahaan benar-benar stabil setelah kenaikan BBM, dan kenaikan itu juga harus disesuaikan kemampuan perusahaan dan kenaikan itu bisa dilakukan secara bertahap ...seiring perkembangan perusahaan. Jawaban bisa anda cari sendiri " INTINYA YAKINKAN BAHWA DENGAN ADANYA ANDA BISA MENGUNTUNGKAN PERUSAHAAN " 4. PERTANYAAN mengenai GAJI YANG diminta DALAM WAWANCARA ( untuk penglaman menengah ke bawah ). Bila berupa isian : maka isikan jumlah Gaji secara umum sesuai standar daerah anda dan jenis kerja yang ditawarkan kepada anda. TETAPI bila pertanyaan secara langsung dalam wawancara : Alternatif jawaban ini bisa dipakai sbb : " Sebenarnya Gaji, bagi saya adalah no 2, tetapi yang lebih penting bagi saya yaitu saya bisa bekerja di perusahaan ini dan membantu perusahaan ini untuk lebih maju lagi dengan kemampuan yang saya miliki, ... saya yakin perusahaan ini mempunyai standar gaji yang sudah bagus dengan mempertimbangkan posisi dan jabatan yang ditawarkan " . 5. PERTANYAAN SEPUTAR PENGALAMAN KERJA. Ini juga mempengaruhi diterimanya kerja dalam wawancara. BILA ANDA BELUM MEMPUNYAI PENGALAMAN KERJA , Tip menjawabnya adalah usahakan anda sampaikan seolaholah sudah mempunyai pengalaman dalam bekerja. contohnya sebagai berikut : " Saya belum pernah bekerja di perusahaan besar, tetapi selama ini diwaktu senggang saya mencoba mencari tambahan uang dengan berjualan..A..atau... B, anda bisa menambahi dengan sedikit cara kerjanya yang bisa meyakinkan. Bila anda pernah bekerja walaupun hanya 1 minggu, cobalah sampaikan keterangan seolah-olah anda bekerja lebih dari sebulan dengan sedikit memberikan gambaran kerja dan keterangan yang anda padukan dengan pengetahuan anda yang lain. 6. PERTANYAAN SEPUTAR " MENGAPA ANDA KELUAR DARI KERJA YANG LALU " Untuk jawaban ini pilhlah jawaban yang akan menambah simpati anda, bukan malah memojokkan anda sendiri. Contohnya " Sampaikan bahwa alasan keluar kerja bahwa anda ingin meningkatkan kemampuan anda , dan mencoba memadukan pengalaman kerja yang lama dengan yang baru dari sisi positif , untuk membantu kemajuan perusahan baru yang dilamar.



Itu mungkin sedikit yang penulis sampaikan dengan harapan karir anda akan menjadi baik dan meningkat, satu hal yang jangan pernah dilupakan " SELALU BERUSAHA UNTUK BEKERJA SEBAIK-BAIKNYA DAN SERAPI MUNGKIN DALAM BEKERJA ", . Walaupun atasan kita tidak melihat langsung kerja kita, tapi sebenarnya setiap atasan akan tahu kerja bawahannya . Sampai ketemu di Artikel yang lain " SEMOGA SUKSES



TEHNIK DAN TIPS MEMBUAT SURAT LAMARAN DAN MELAMAR KERJA



TEKNIK DAN TIPS MEMBUAT SURAT LAMARAN dan MELAMAR KERJA Banyaknya penawaran lowongan kerja, merupakan peluang bagi kita untuk bisa berkompetisi meraih kesempatan itu. Langkah pertama untuk bisa diterima kerja yaitu mengajukan lamaran kerja yang disampaikan dengan menggunakan jasa pos atau dikirim secara langsung. Tapi jangan anggap remeh dalam membuat surat lamaran kerja , karena ini merupakan tahap awal yang paling penting untuk menyakinkan pihak penyeleksi , agar anda termasuk salah satu nominasi untuk test selanjutnya. Diperlukan tehnik penulisan surat lamaran sehingga orang yang membaca akan langsung simpati dan mencoba anda untuk ikut proses selanjutnya. TIPS PENTING untuk persiapan sebelum membuat lamaran kerja : A. TIPS PERSIAPAN AWAL MELAMAR KERJA . 











 







Pilihlah lowongan kerja dengan memadukan keinginan dan background anda , atau paling tidak jangan terlalu melenceng jauh dengan pendidikan atau pengalaman anda. Hal ini penting karena si penyeleksi, pertama kali akan menghubungkan background anda dengan lowongan yang tersedia. - Catatan yang perlu diingat, JANGAN mengirim lamaran ke Alamat atau posisi kerja yang kurang jelas, ini akan sia-sia, karena anda akan kehilangan uang, walaupun itu hanya berupa ongkos kirim dan kertas untuk membuat lamaran itu, sayang bukan ?. Pandai-pandailah memilih jenis lowongan kerja yang ditawarkan, apabila kurang jelas atau meragukan pekerjaan yang ditawarkan , sebaiknya tidak kita teruskan untuk melamar pekerjaan tersebut. Catatan Penting : - Utamakan melamar lowongan kerja yang ditawarkan atas informasi kerabat atau teman, sehingga alamat dan jenis kerja sudah jelas. - Apabila informasi lowongan dari koran, sebaiknya cari jenis lowongan yang menyebutkan alamat yang Jelas bukan ke PO BOX. tetapi untuk anda yang sudah berpengalaman atau sedang bekerja di perusahaan tertentu, alamat PO box bisa anda pilih, tetapi NAMA PERUSAHAAN dan jenis pekerjaan harus sudah disebutkan dengan jelas didalam lowongan tersebut . - Apabila lamaran dari Bursa kerja , sebaiknya anda juga harus berhati-hati, karena sekarang banyak bursa kerja yang menawarkan kerja dengan membayar sejumlah uang tertentu dengan alasan bayar ADMINISTRATIF untuk bisa melihat lowongan yang ada. (











Maaf ,sebaiknya dihindari atau tidak usah melamar ke tempat tersebut KECUALI BURSA KERJA yang benar-benar free tidak bayar apapun tanpa kecuali ). - Apabila lowongan dengan wawancara langsung, tetapi dalam wawancara itu, mengharuskan anda untuk membeli barang dulu sebagai sample atau meminta anda untuk ikut mengeluarkan uang untuk investasi, sebaiknya jangan diteruskan melamar dan minta surat lamaran anda, karena bisa dipakai untuk melamar ketempat lain. Perbanyak membaca pengetahuan tetang praktek kerja atau bertanya dengan teman yang sudah bekerja, tentang apa jenis pekerjaannya dan bagaimana cara pekerjaannya. Ini akan sangat membantu anda untuk membukan luas jalan fikiran anda dalam menggambarkan dan menerangkan suatu pekerjaan.



B . TEHNIK MEMBUAT ATAU MENYUSUN SURAT LAMARAN KERJA. Silahkan ikuti Tehnik dan tips berikut ini agar Lamaran kerja yang anda buat mendapatkan point Khusus 1. Tulislah Lamaran kerja dengan tulisan anda yang paling bagus , rapi dan terbaca jelas. Ini sangat berarti , paling tidak si pembaca akan tertarik untuk membaca isinya. 2. Sebaiknya menyusun Lamaran menjadi 3 Paragraf ( Pembuka, Isi dan Penutup ), masingmasing dipisahkan dengan spasi. 



 



PEMBUKAAN ( Paragraf 1 ) : Anda bisa sampaikan sumber dari anda memperoleh informasi lowongan kerja dan pilih kata yang menarik simpati pembacanya karena ini adalah bagian penting sebagai awal kata yang dibaca. Contohnya : " Berdasarkan informasi dari......, Bahwa perusahaan yang Bapak / Ibu Pimpin membutuhkan karyawan / i untuk menduduki jabatan sebagai..., Karena merasa mampu untuk mengisi posisi/jabatan tersebut dan akan selalu berusaha keras, saya berharap dapat membantu memajukan perusahaan yang bapak / ibu pimpin. ISI( Paragraf 2 ) : Anda bisa tuliskan apa saja yang anda lampirkan. Contoh : Bersama ini saya lampirkan foto copy............ PENUTUP ( Paragraf 3 ) : Pada bagian ini sebaiknya di bubuhi harapan, dan penghormatan. Contoh : Besar harapan saya untuk dapat diterima bekerja pada perusahaan ini / yang Bapak atau Ibu pimpin.



Ada tehnik dan tips khusus yang juga penting untuk mendukung lamaran kerja tersebut yaitu MEMBUAT curriculum vitae ( Riwayat Hidup ) TEHNIK DAN TIPS : 1. BILA ANDA BELUM MEMPUNYAI PENGALAMAN KERJA. 



Sebaiknya tonjolkan kemampuan anda yang lain seperti Ijasah Khusus. Dengan catatan anda harus siap memberikan gambaran sejelasnya apabila ada pertanyaan, kalau perlu carilah bacaan yang bisa membantu anda menggambarkan Kemampuan anda tersebut anda boleh sampaikan pengalaman itu di dapat dari A..., B..atau C , walaupun ini hanya trik saja.



    



Kalau and tidak mempunyai Ijasah Kursus tapi ande bisa sedikit Komputer atau bahasa Asing, maka tetap jangan sampai lupa menuliskan di daftar Riwayat tersebut. Bila anda tidak mempunyai point Plus, atau hanya mengandalkan nilai yang paspas-an , jangan berkecil hati , ada trik dan Tip Khusus yang dapat membantu anda : - Anda harus YAKINKAN diri anda Bahwa anda mampu dan bisa memulai kerja dengan Kualitas yang sama atau lebih baik dari orang lain yang sudah pernah bekerja. - Jawablah setiap pertanyaan dengan sopan dan mantap , ini akan menjadi daya tarik khusus tentang diri anda. - Tetaplah berdoa , dan yakin bahwa Tuhan menciptakan kita pasti satu paket dengan memberikan rejeki ke pada kita.



Untuk menambah wawasan BAIK YANG BELUM BERPENGALAMAN MAUPUN YANG SUDAH BERPENGALAMAN coba kuasai untuk membaca artikel saya yang lain, karena ini saling berhubungan untuk memberi masukan kepada anda : "Tehnik dan tips sukses wawancara kerja atau yang lainnya. “ KEBERHASILAN DAN KESUKSESAN ADA PADA ANDA, JANGAN MUDAH MENYERAH “



Banyak sekali dari kita yang menginginkan pekerjaan untuk menjadi Staff Administrasi, meskipun pekerjaan ini lebih banyak di dominasi oleh wanita tapi tidak tertutup kemungkinan bagi pria untuk menduduki posisi ini, berikut tugas dan tanggung jawab Staff Administrasi. Tugas utama bagi seorang staff Administrasi adalah melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan fasilitas dan layanan administrasi perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Tanggung Jawab Utama 1. Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan. 2. Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional. 3. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan. 4. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan. 5. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran departemen General Affair. 6. Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan photocopy dan penjilidan. 7. Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor.



Apa saja tugas seorang administrasi secara umum pada suatu bank? Tugas utama bagi seorang staff Administrasi adalah melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan fasilitas dan layanan administrasi perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Tanggung Jawab Utama secara umum:



1> Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan. 2> Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional. 3> Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan. 4> Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan. 5> Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan anggaran departemen General Affair. 6>Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan photocopy dan penjilidan. 7> Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor.



ADMINISTRASI PERKANTORAN A. Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori 1 yaitu : 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.



2. Pengertian administrasi dalam arti luas Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber. B. Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. -------------------A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan 1. Pelayanan Keamanan Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan sekolah. 2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina 7K dan siswa, serta guru piket. B. Pelayanan Tamu dan Telepon Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon. C. Pelayanan kepegawaian Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. D. Pelayanan kesiswaan Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk



siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.



E. Pelayanan keuangan Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb, membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah, proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lainlain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. F. Pelayanan umum Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil, dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya. G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan dengan surat-menyurat yang ada. Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran. III. Penutup Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini. Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan berkesinambungan.



ADMINISTRASI PERKANTORAN BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pengertian “administrasi” (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-menulis belaka. Administrasi dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan. Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia, bahan -bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya.



Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Kantor adalah laksana otak, dimana para manajer dan pimpinan mengendalikan seluruh kegiatan organisasi dan pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan manajemen yang baik supaya berjalan efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para sekretaris dan tenaga administrasi yang sehari-harinya duduk di kantor, melainkan juga para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau produksi, karena mereka memimpin kantor.



1.2 Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Perkantoran?



2. Apa saja yang termasuk sasaran Awal Administrasi Perkantoran? 3. Unsur-unsur yang terkandung di dalam Administrasi ! 1.3 Tujuan Penulisan Untuk mengetahui lebih luas tentang Administrasi Perkantoran serta untuk menambah wawasan khususnya bagi penulis dan Bagi Pembaca Umumnya.



BAB II PEMBASAN 2.1 Pengertian Administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. 2.2 Sasaran Awal Kegiatan Administrasi Perkantoran Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :



1. Ruang perkantoran (Office Space) Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan. 2. Komunikasi (Communication) Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon; Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu. 3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel) Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan; persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang; Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan. 4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment) Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru. 5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines) Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru. 6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary) Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru. 7. Metode Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan; (Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik. 8. Warkat (Records) Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records); Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan. 9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls) Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan gaji. Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat,



bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya. 2.3 Tugas Dan Tanggung Jawab Staf Keuangan Kantor Kerja menjadi Staf Keuangan tentunya sangat mengiurkan karena bisa di bilang kerja di daerah yang basah, tetapi disinilah tanggung jawab dan didikasi yang tinggi kita di pertaruhkan karena kepercayaan dan kedisiplinan kita di utamakan disini. Tugas staff administrasi dikantor adalah membuat layanan administrasi dibawah pengawasan pimpinan/line managernya.tugas nya (biasanya) meliputi admin, logistic, dan lainnya yang mendukung pelaksanaan administasi berjalan lancar. tugas detailnya (admin) nya misalnya: menjaga dan mengupdate informasi administasi mulai dari office supply, stationaries. mempersiapkan arrangement meeting detail, absensi staff, serta melakukan hal hal seperti surat menyurat dengan staff lainya, sedangkan untuk tugas logistik biasanya mengawasi transport, driver, kesediaan tempat penyimpanan dan lain lain. Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas: 1. Administrasi Negara 2. Administrasi Swasta (Perusahaan) Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan. Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah). 2.4 Unsur-unsur Administrasi Kaliski dalam Departemen Kehutanan (1996), mengartikan administrasi sebagai manajemen operasi, atau salah satu fungsi manajemen untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan mengawasi fungsi-fungsi manajemen yang lain. Fungsi administrasi adalah tugas yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin atau manajer. Karena itu seorang pemimpin atau manajer sering pula disebut dengan istilah administrator. Sedangkan untuk unsur – unsur yang ada dalam suatu administrasi tersebut baik berupa faktor situasional dan kondusional maupun sumber daya-sumber daya tertentu, menurut Surakhmad (1994) menyebutkan sebagai berikut: 1. Organisasi, yang akan menjadi wadah/wahana, struktur dan rangka dasar (frame work) dari administrasi. 2. Lingkungan, yaitu yang mengelilingi administrasi “berada” di dalam organisasi terdiri atas berbagai lapisan antara lain: geografis, fisik, biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis, psikologis, politik dan teknologis. 3. Situasi, yaitu seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung atau tidak langsung



mempunyai pengaruh terhadap per keadaan, perkehidupan dan gerak – gerak administrasi ( organisasi ). 4. Lokasi, yaitu bagian dari lingkungan yang terdiri atas semua faktor yang mempunyai relevansi (hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur menurut jarak transportasi dan komunikasi. 5. Wilayah operasi 6. Mesin dan peralatan (equipment), terdiri atas semua barang modal yang merupakan “hardware” dari administrasi (organisasi). 7. Program – program usaha ( software dan mission ), terdiri atas peraturan -peraturan dan prosedur – prosedur konstitusional yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir dan berusaha. 8. Legitimitas, yaitu kekuatan sosial, politik-yuridis yang berasal dari undang-undang. 9. Pimpinan 10. Personil



BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah). 3.2 Saran Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.



Administrasi Perkantoran - Pekerjaan Multi Tasking



Salah satu tugas inti yang berhubungan dengan administrasi perkantoran adalah pengelolaan karyawan yang terkait dengan kantor. Biasanya, pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk mengawasi staf kantor, memastikan bahwa setiap karyawan memiliki sumberdaya yang kompeten untuk menjalankan tugasnya. Pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai pemecah masalah, memberikan dukungan dan bantuan kepada karyawan ketika terjadi situasi yang tidak biasa selama penyelesaian tugas yang diembankannya. Sudah lazim bagi seorang pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi karyawan, merekomendasikan kenaikan gaji, atau memerikan karyawan pelatihan silang sebagai sarana untuk membantu karyawan untuk meningkatkan hubungannya dengan pemilik perusahaan. Seiring dengan pengelolaan dan mendukung karyawan, administrasi perkantoran juga memastikan bahwa kantor selalu memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk tetap produktif. Hal ini melibatkan koordinasi untuk perbaikan peralatan kantor atau menyiapkan dan mengirimkan permintaan akan barang baru jika dibutuhkan. Seorang pegawai administrasi perkantoran sering dibebankan dengan tuga untuk mengelola perlengkapan kantor seperti kertas, alat tulis, pita printer, atau barang lain yang sering digunakan di kantor. Pegawai administrasi perkantoran berusaha untuk menjaga laju operasi kantor dengan dana yang telah dianggarkan dan sering memiliki masukan untuk perencanaan dana bagi periode anggaran selanjutnya. Bergantung pada ruang lingkup keterlibatan administrasi perkantoran, pemilik perusahaan mengharuskan pegawai yang mengurusi administrasi perkantoran ini minimalnya bergelar D2 dari lembaga pendidikan terakreditasi dengan jurusan yang berhubungan dengan fungsi umum bisnis. Dengan lingungan kantor yang kompleks, seorang administrator mungkin membutuhkan gelar S1 sesuai dengan bidang studinya. Banyak perusahaan lebih menyukai untuk mempromosikan karyawan dari dalam, yang berarti apabila pada awalnya seseorang bekerja pada tingkat bawah akhirnya mendapatkan pelatihan yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan administrasi perkantoran. Ketika kasus ini terjadi, pemilik perusahaan biasanya membantu karyawan untuk memperoleh kesempatan melanjutkan pendidikannya melalui penyediaan bantuan pendidikan dalam memperoleh gelar dan dengan berbagai jenis mentoring dalam program pekerjaan.



Tugas Pegawai Administrasi Perkantoran Tugas dari pegawai adminstrasi perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi terdapat beberapa kemampuan utama yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini. Di antara tugasnya terpentingnya adalah komunikasi dan organisasi. Telepon yang sangat baik, kemampuan tulisan dan berbicara merupakan kemampuan yang sangat vital, karena Anda akan berkorenspondensi setiap hari dengan orang-orang yang sangat penting. Karena pegawai administrasi bertanggung jawab dengan hampir semua pekerjaan, kemampuan organisasi yang kuat diperlukan untuk keberhasilan pada posisi ini. 



Menjawab telepon. Menjawab telepon merupakan tugas yang diperlukan bagi pekerjaan ini. Pegawai administrasi perkantoran harus memiliki kemampuan menjawab telepon yang baik serta suara yang ramah menyenangkan. Sebagai administrasi kantor, Anda akan berbicara kepada konsumen, penyalur, dan kalangan professional lainnya. Anda mungkin dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan, mengetahui alamat atau meneruskan penelepon ke wakil perusahaan lainnya.







Penjadwalan. Jika Anda adalah pegawai adminsitrasi kantor tunggal di perusahaan, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menjaga penjadwalan pertemuan dan acara perusahaan. Anda kemungkinan akan bertanggung jawab pada satu orang atau keseluruhan staf. Contohnya meliputi berbagai urusan seperti pengaturan janji dengan klien atau merencanakan pertemuan staf mingguan. Dalam beberapa kasus, pegawai administrasi perkantoran juga berfungsi sebagai asisten pribadi sehingga Anda juga kemungkinan akan mengurusi tukang rumput atau pembersih kolam, konfirmasi pemesanan makan malam atau menyiapkan akomodasi perjalanan untuk bos Anda.







Komunikasi. Sebagai administrator kantor, Anda mungkin akan menjadi suara perusahaan, sering berbicara atas nama atasan Anda. Karena tugas ini, memiliki kemampuan interpersonal teladan merupakan prasyarat yang sangat signifikan. Anda tidak hanya akan berkomunikasi dengan orang dalam atau luar perusahaan, Anda juga akan bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi-informasi penting perusahaan. Komunikasi akan berlangsung tatap muka, melalui telefon, melalui surat, faks, dan melalui email.







Entri data. Bergantung pada perusahaan dan profesi, Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara data lembar kerja atau memasukkan infromasi ke dalam databaseperusahaan. Sebagai contoh, pegawai administrasi perkantoran pada perusahaan konstruksi mungkin akan menyimpan data lembar kerja darisupplier local dan harga material. Kebanyakan perusahaan juga menyimpan catatan-catatan rinci mengenai infromasi konsumen: alamat, nomor kontak, alamat email dan catatan layanan.







Pengorganisasi. Ini adalah kategori yang paling inklusif dan mungkin paling penting. Administrator memberikan sentuhan organisasi dan efisiensi ke seluruh kantor dan dalam aspek-aspek lainnya pada perusahaan. Mereka melakukannya melalui pemeliharaan sistem pengarsipan yang teratur dan rapi.



Deskripsi Kerja Pegawai Administrasi Perkantoran Deskripsi pekrjaan seorang pegawai administrasi perkantoran mencakup berbagai fungsi yang luas. Pegawai administrasi bertanggung jawab untuk operasionalisasi organsasai dan tugas yang terdiri atas semua fungsi dari penanganan sumberdaya manusia sampai menyeimbangkan asset keuangan, bergantung pada kebijakan dan kondisi pekerjaan dari oraganisasi tersebut. Pegawai administrasi perkantoran bertanggung jawab untuk melakukan berbagai kegiatan organisasi sejalan dengan misi dan visi organisasi. Tugas seorang administrasi perkantoran memang menjadi multi tasking, selain harus menjalankan administrasi juga menjadi hubungan baik dengan karyawan dan juga pemilik perusahaan. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai administrasi keuangan? 



Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan pemeriksaan kualitas kerja.







Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan wawancara kerja dan terkadang memilih kandidat dan kemudian melatihnya jika diperlukan untuk memastikan semua pekerjaan sesuai dengan standar, aturan dan peraturan lembaga.







Pegawai administrasi perkantoran membantu dan mendukung karyawan baru dengan mendidik dan melatih karyawan baru dan juga memberikannya sebuah ide mengenai tanggung jawab khususnya dan juga berkomunikasi dengan syarat dan kondisi kerja. Pada dasarnya membantu mereka sepenuhnya untuk mengenalkan karyawan baru pada institusi.







Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudia akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.







Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan penilaian dan evaluasi secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses promosinya.







Pegawai administrasi perkantoran juga terlibat dalam pekerjaan dasar institusi seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan berbagai kegiatan.







Pegawai administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab untuk membuat rekomendasirekomendasi penting pada manajemen dan juga menangani kegiatan-kegiatan khusus dengan perusahaan.







Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan perkiraan pengeluaran tahunan dan menuliskan anggaran belanja perusahaan.







Tugas pegawai administrasi perkantoran adalah sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya. Tugasnya juga untuk berkomunikasi dengan karyawan dan hubungannya sampai pada



tingkat tertinggi dari organisasi dan berkerja untuk mempertahankan kedekatan kolaborasi yang efektif dalam organisasi. 



Pegawai adminsitrasi perkantoran melakukan serangkaian fungsi sekertaris untuk komite atau organisasi. Keahlian dan spesialisasi yang dibutuhkan oleh seorang administrasi perkantoran adalah kemampuan bekerja sendiri dan bekerja dalam sebuah tim. Orangnya harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik lisan maupun tulisan, harus mampu berfungsi sebagai penghubung antara karyawan dan perusahaan.



Pengalaman dan kualifikasi pendidikan yang dibutuhkan oleh orang tersebut untuk menjadi pegawai administrasi perkantoran adalah gelar sarjana dalam manajemen dan pengetahuan mengenai peraturan ketenaga kerjaan dan juga harus melek komputer. Beberapa tahu pengalaman sebelumnya akan menjadi nilai tambah bagi manajemen.



Tugas Staff Administrasi Apa saja tugas staff administrasi? Ketika mulai memasuki dunia kerja, banyak pencari kerja berlomba-lomba berebut lapangan kerja yang sangat terbatas jumlahnya. Bahkan, ada yang akhirnya menerima pekerjaan di luar bidang yang selama ini dipelajarinya di bangku sekolah atau bangku kuliah. Begitupun yang terjadi pada saya. Di masa Sekolah Menengah Atas (SMA), saya terdaftar sebagai salah satu siswa jurusan IPA. Karena ketidakadaan biaya, akhirnya saya memutuskan langsung terjun saja ke dunia kerja. Setelah berjuang dan bersaing dengan para pencari kerja lainnya, saya diterima sebagai staff administrasi di sebuah perusahaan swasta. Saya yang selama 3 tahun belajar di SMA dan 2 tahun terakhir berada di jurusan IPA, jelas menjadi takut dan bingung pada awalnya. Kesenangan telah mendapat pekerjaan akhirnya tertutupi oleh rasa cemas karena saya tidak mengetahui apa sebenarnya tugas staff administrasi. Sedikitnya, buku-buku referensi yang mampu menjelaskan apa sebenarnya yang menjadi tugas seorang staff administrasi akhirnya membuat saya bertekad untuk mencari tahu sendiri. Dengan bermodal nekat dan bertekad untuk belajar tugas staff administrasi, saya bisa menyimpulkan seperti berikut ini. 1. Staff administrasi bertanggung jawab pada para senior atau supervisor atau manajer yang berada di atas mereka. 2. Staff administrasi bertugas mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan setiap ruangan yang ada di perusahaan itu. Untuk itu, seorang staff administrasi bertugas mengontrol hasil kerja para petugas kebersihan. 3. Mengawasi keluar masuknya surat di dalam perusahaan, baik surat utang, surat piutang, surat pemberitahuan maupun semua surat yang berhubungan dengan perusahaan. Tugas staff administrasi juga termasuk membuat surat keluar untuk membalas surat-surat yang perlu di balas. 4. Memperhatikan dan menyiapkan segala kebutuhan dan pengadaan alat-alat tulis kantor bagi setiap departemen yang ada di perusahaan itu serta pengadaan alat-alat kebersihan beserta kelengkapannya bagi petugas kebersihan. 5. Membuat laporan persedian barang.



6. Membuat layanan administrasi yang dilaporkan pada seniornya atau supervisor atau manajernya. 7. Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan administrasi perusahaan untuk menjadi bahan acuan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan keuangan perusahaan dan membuat anggaran departemen umum. 8. Membuat daftar rapat, mencatat seluruh janji temu pimpinan perusahaan serta mempersiapkan bahan-bahan rapat. 9. Memeriksa absensi seluruh karyawan yang ada di perusahaan tersebut yang setiap akhir bulan akan diserahkan ke bagian keuangan untuk penentuan besarnya gaji yang harus dibagi. 10. Menjaga dan melakukan pembaharuan informasi administrasi sehingga saat diperlukan oleh pimpinan perusahaan, laporan administrasi terbarulah yang akan diinformasikan kepada pimpinan. Nah, setelah menjalani dan mengetahui tugas staff administrasi, ternyata menjadi petugas administrasi tidaklah sesulit yang kita bayangkan. Intinya, bagaimana kita mengatur waktu dan prioritas pekerjaan saja agar semua pekerjaan yang ditugaskan kepada kita dapat kita selesaikan dengan baik. Saya sudah tidak terlalu takut dan cemas lagi untuk mengambil tugas seorang staff administrasi. Anda juga tidak, kan? Selamat bekerja!



Deskripsi Pekerjaan Accounting Staff / Staff Akunting Accounting staff/Staf Akunting merupakan jabatan yang bertanggung jawab atas laporan aktivitas keuangan secara tertulis selain itu pada jabatan ini dituntut untuk mengerti masalah perpajakan yang berlaku di negara Indonesia karena laporan perpajakan perusahaan dibuat oleh Accounting staff/Staf Akunting. Berikut deskripai pekrejaan Accounting staff/Staf Akunting secara lebih lengkap : Nama Jabatan : Accounting staff/Staf Akunting Jabatan Atasan : Accounting Manager / Financial Manager Jabatan Bawahan : -



Tanggung Jawab Utama Aktivitas : Melakukan pencatatan dan dokumentasi Ruang lingkup : kegiatan keuangan perusahaan



Tugas



1. 2. 3. 4.



Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan ) 5. Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan ) 6. Melakukan pembayaran gaji karyawan 7. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan kemampuan keuangan perusahaan Job Spesification Pendidikan : min. D3 / S1 dalam jurusan Akuntansi Pengalaman kerja : min. 2 thn Atau tergantung kebutuhan serta peraturan yang digunakan perusahaan



Bagi anda yang ingin menjadi Account Executive berikut sedikit gambaran tentang tugas dan tanggung jawab account executive, tugas utama account executive yaitu mengembangkan business key account dan membina hubungan kerja secara rutin dengan store, buyer dan supervisor lapangan guna mencapai target penjualan yang telah ditentukan melalui monitoring penjualan dan program promosi yang telah direncanakan perusahaan. Tanggung Jawab Utama 1. Memonitor aktifitas sales, untuk memastikan implementasi program berjalan berjalan sesuai rencana. 2. Mengupdate account profile, uintuk mengetahui profil yang di cover per tahun, sebagai informasi data. 3. Membuat sales plan dan pelaksanaannya untuk program penunjang penjualan. 4. Membuat rencana program promosi, beserta implementasi dan evaluasi, untuk menunjang penjualan. 5. Membuat laporan harian dan bulanan yang berkaitan dengan penjualan (sesuai SOP). 6. Implementasi dan monitoring program promosi beserta pemasangan materi promosi, agar sesuai dengan program promosi. Untuk dapat menjadi Account Executive Anda harus : 1. Pendidikan minimal D3, pengalaman minimal 1 tahun (dalam bidang penjualan / sales). 2. Keahlian dan pengetahuan:   



Selling skill. Negotiation skill. Dapat mengoperasikan komputer (Excel dan word).