3 Prosedur Pengendalian Dokumen [PDF]

Citation preview

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN 1. Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman dalam pengendalian dokumen untuk menjamin bahwa dokumen yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen mutu akurat, absah, tersedia di tempat kerja dan terkendali. 2.



Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pengendalian, penerbitan, distribusi, pemeliharaan, mekanisme perubahan, dan pemusnahan seluruh dokumen meliputi dokumen internal maupun eksternal yang sudah direvisi dan tidak sesuai dengan penerapan sistim manajemen mutu .



3.



Uraian Umum 3.1. Dokumen adalah setiap referensi yang dipakai sebagai acuan kerja untuk memastikan tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan. 3.2. Dokumen internal adalah semua dokumen yang ditetapkan oleh lembaga yang mencakup manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja atau SOP/ manual/ Job Sheet/ Modul, rencana mutu, dokumen setara SOP (standar, gambar dan tabel) dan lain-lain. 3.3. Dokumen eksternal adalah semua dokumen yang ditetapkan oleh pihak eksternal yang mencakup peraturan-peraturan pemerintah dan kontrakkontrak



kerja



dengan



pihak



lain.



Pemakaian



penyimpanan



dan



pengendalian dokumen internal dan ekternal ditentukan sebagai berikut : 3.3.1.



Manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, instruksi kerja / SOP, formulir-formulir disimpan dan dikendalikan oleh Pusat Pengendali Dokumen. Manual / Job Sheet / Modul disimpan dan dikendalikan oleh Kabag atau Kadep terkait.



3.3.2.



Peraturan-peraturan kontrak-kontrak



pemerintah



kerja



dengan



atau



lembaga



pihak



lain



terkait



dan



disimpan



dan



dikendalikan oleh Kabag atau kadep terkait. 3.3.3



Rekaman pendidikan ( Ijazah, sertifikat Kompetensi ) , rekaman pengalaman kerja, Rekaman pengembangan kurikulum, Rekaman pengendalian alat ukur dan rekaman validasi proses disimpan dan dikendalikan oleh kabag atau kadep masing-masing.



3.4. Berdasarkan hasil penerapan tindakan pencegahan dan perbaikan di lapangan, dokumentasi sistem manajemen mutu ditinjau kembali untuk dilakukan perubahan dan perbaikan yang diperlukan sesuai mekanisme yang ditetapkan. 3.5. Semua dokumen internal yang beredar memiliki: nomor, nama, status revisi, tanggal terbitan/ edisi, halaman dan otorisasi/ pengesahan dari pihak yang berwenang. 3.6. Dokumen yang sifat penggunaannya tidak dikendalikan diberi stempel “Tidak Terkendali” sedangkan dokumen yang sifat penggunaannya untuk penerapan sistem manajemen mutu diberi stempel “Terkendali” dan “ No. Salinan“ seperti : manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, SOP, dan dokumen setara SOP (Manual/ Job Sheet/ Modul). 3.7. Pemusnahan buku dan atau surat-surat penting diatur dalam SOP masing-masing departemen terkait. 4.



Prosedur 4.1 Management Representative 4.1.1.



Membuat manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu



4.1.2.



Menyerahkan Asli manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu kepada Pusat Pengendali Dokumen ISO 9001:2008 untuk diajukan ke Kepala Sekolah guna mendapatkan pengesahan.



4.2 Kabag/ Kapro terkait 4.2.1.



Membuat instruksi kerja / SOP, Manual , Job Sheet, dan Modul



4.2.2.



Menyerahkan



instruksi



kerja



/



SOP kepada



Management



Representative untuk pengesahan. 4.3 Kepala Sekolah 4.3.1.



Mengesahkan manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu.



4.3.2.



Memverifikasi dan mengesahkan setiap dokumen eksternal.



4.3.3.



Menyerahkan dokumen manual mutu, prosedur mutu dan rencana mutu ke Sentarl Dokumen ISO 9001:2008 untuk diidentifikasi, didistribusi dan didokumentasikan.



4.4 Sentral Dokumen 4.4.1.



Menerima dokumen asli dari Kepala Sekolah dan MR



4.4.2.



Memberi stempel “Asli” pada dokumen Asli yang telah disahkan oleh Kepala Sekolah atau MR. Pemberian stempel “Asli” dilakukan pada halaman belakang kiri bawah .



4.4.3.



Memberi stempel “Terkendali” dan “ Nomor Salinan“



pada



setiap lembar Salinan dokumen yang didistribusikan untuk penerapan sistem manajemen mutu. 4.4.4.



Memberi stempel “ Tidak Terkendali” pada setiap lembar salinan dokumen yang tidak untuk penerapan sistem manajemen mutu



4.4.5.



Mendistribusikan



salinan



dokumen



kepada



kepala



bagian/



departemen terkait dengan menggunakan Formulir Distribusi Dokumen PM. 4.2. 2/L1. 4.4.6.



Menyimpan dan memelihara dokumen asli dan mengendalikan pemakaiannya dengan menggunakan Formulir Daftar Dokumen Asli PM 4.2.2/L2.



4.5 Kabag/ Kapro/ Guru dan Karyawan 4.5.1.



Menerapkan dan memelihara dokumen sistem manajemen mutu secara konsisten. Bila memerlukan penggandaan dokumen dilakukan



dengan



menggunakan



Formulir



Penggandaan



Dokumen PM 4.2.2/L3. dan mengirimkan ke Sentral Dokumen. 4.5.2.



Membuat usulan perubahan Prosedur Mutu, Rencana Mutu, IK atau dokumen setara IK kepada Management Representative bila dianggap perlu untuk dilakukan perubahan terhadap isi dokumen dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan Dokumen PM 4.2.2/L4



4.6 Management Representative 4.6.1.



Melakukan koordinasi dengan tim ISO 9001:2008 (penyusun dokumen)



untuk



mengevaluasi



usulan



perubahan



yang



berhubungan dengan manual mutu, prosedur mutu, dan rencana mutu. Jika setelah usulan perubahan dievaluasi ternyata tidak memberikan nilai tambah bagi penerapan sistem manajemen mutu, maka Management Representative berhak membatalkan usulan perubahan dan menginformasikan kepada pemberi usulan perubahan secara tertulis. 4.6.2.



Menetapkan perubahan manual mutu.



4.6.3.



Menerima dan meneruskan usulan perubahan manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, SOP dan dokumen setara SOP kepada Pusat Pengendali Dokumen.



4.6.4.



Memonitor tindak lanjut perubahan manual mutu, prosedur mutu, rencana mutu, dan dokumen setara SOP.



4.6.5.



Menyerahkan perubahan Manual Mutu, Prosedur Mutu dan Rencana Mutu kepada Kepala Sekolah untuk mendapatkan pengesahan



4.7 Kepala Sekolah 4.7.1. Mengevaluasi



dan



mengesahkan



perubahan



manual



mutu,



prosedur mutu dan rencana mutu. 4.7.2. Menyerahkan



perubahan dokumen asli manual mutu, prosedur



mutu dan rencana mutu ke Sentral Dokumen.



4.8 Sentral Dokumen 4.8.1.



Menerima



perubahan dokumen asli dari Kepala Sekolah dan



Management Representative. Mencatat perubahan dokumen pada formulir Daftar Dokumen Asli PM. 4.2.2/L5 4.8.2.



Memberi stempel “Asli” pada dokumen asli dan memberi tanda “ *” pada bagian yang berubah.



4.8.3.



Memberi stempel “Terkendali” dan “ Nomor Salinan“ pada setiap lembar salinan dokumen yang didistribusikan.



4.8.4.



Mendistribusikan salinan dokumen baru, dengan menggunakan formulir Distribusi Dokumen PM 4.2.2/L1 dan bersamaan dengan itu menarik dokumen yang lama.



4.8.5.



Menyimpan dan memelihara dokumen asli.



4.8.6.



Memusnahkan dokumen yang tidak berlaku yang ditarik dari bagian/ departemen terkait dengan cara-cara sebagai berikut: a.



Menyerahkan daftar dokumen Asli yang akan dimusnahkan untuk



mendapatkan



persetujuan



dari



Management



Representative b.



Memusnahkan dokumen



c.



Mendokumentasikan daftar dokumen yang dimusnahkan, dengan menggunakan formulir Daftar Dokumen Yang Dimusnahkan PM 4.2.2/L6



4.8.7.



Mendokumentasikan dokumen asli yang sudah tidak berlaku dan distempel kadaluwarsa.



4.8.8.



Membuat dan mendokumentasikan catatan perubahan dokumen dengan menggunakan formulir PM 4.2.2/L5



4.8.9.



Mengendalikan penggandaan dokumen yang diperlukan oleh bagian/ departemen yang memerlukan.



5.



Lampiran 5.1.



PM 4.2.2/L1



Formulir Distribusi Dokumen



5.2.



PM 4.2.2/L2



Formulir Daftar Dokumen Asli



5.3.



PM 4.2.2/L3



Formulir Penggandaan Dokumen



5.4.



PM 4.2.2/L4



Formulir Usulan Perubahan Dokumen



5.5.



PM 4.2.2/L5



Formulir Catatan Perubahan



5.6.



PM 4.2.2/L6



Formulir Dokumen Daftar Dokumen Yang Dimusnahkan



Disahkan oleh



Dibuat oleh



Kepala Instansi



Management Representative