Prosedur Pengendalian Dokumen [PDF]

Citation preview

PROSEDUR DOKUMEN



SOP UPTD KLARI



Pengertian



Tujuan Kebijakan Referensi



PUSKESMAS



PENGENDALIAN



No. Dokumen



:



No. Revisi



:0



Tanggal Terbit



:



Halaman



: 1 dari 7 DINI NURDIANTI PUSPITASARI



1.1 Dokumen Sistem Manajemen Mutu adalah semua dokumen yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan Sistem Manajemen Mutu. Dokumen Sistem Manajemen Mutu terdiri dari : Manajemen Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Dokumentasi Internal Terkait, Program Pendukung, Sasaran Mutu, Rekaman Kegiatan 1.2 Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pemgemdalian dokumen-dokumen sitem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, pengeshan, distribusi, pinjaman ulang, penggunaan, identifikasi dan ketelusuran, penyimpanan dan pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku. 1.3 Dokumen Dikendalikan adalah dokumen dengan ststus DOKUMEN TERKENDALI, artinya dokumen tersebut menjadi acuan kerja yang diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. 1.4 Dokumen Tidak Dikendalikan adalah dokumen dengan ststus DOKUMEN TIDAK TERKENDALI, artinya bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. 1.5 Dokumen Tidak Berlaku, adalah dokumen dengan ststus DOKUMEN KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip. 1.6 Manual Mutu adalah dokumen system manajmen mutu yang memuat ketentuan – ketentuan / persyaratanpersyaratan/kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional perusahaan. 1.7 Prosedur Kerja adalah dokumen system manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses pelayanan secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan. 1.8 Prosedur Umum adalah prosedur kerja yang berlaku secaraumum/berlaku untuksemua Sub Unit/Bagian. 1.9 Instruksi Kerja adalah dokumen system manajemen mutu yang merupakan petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan urutan-urutan kerja secara spesifik dan terperinci. 1.10Program Pendukung termasuk dokumen system mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan system manajemen mutu. 1.11Dokumen Internal Terkait adalah dokumen yang diterbitkan oleh puskesmas yang terkait dengan system manajemen mutu misalnya Surat Keputusan (SK) Kepala puskesmas, Visi Misi puskesmas, Bagan Alur Pelayanan dan lain-lain. 1.12Dokumen Eksternal Terkait adalah dokumen yang bukan diterbitkan puekesmas terkait dengan system manajemen mutu misalnya SK Mentri Kesehatan, SK Pemerintah Daerah, Buku Referensi dan lain-lain. Sebagai acuan dalam melaksanakan pengendalian dokumen SK Kepala Puskesmas no ……. Tentang pengendalian dokumen -



Prosedur



1.



PENETAPAN JENIS DOKUMEN a. Wakil Manajemen menetapkan dokumen-dokumen yang dikendalikan (dokumen terkendali) yaitu :  Manual Mutu  Prosedur Umum  Prosedur Kerja  Instruksi Kerja  Daftar Tilik b. Wakil Manajemen menetapkan masa berlaku dokumen adalah selama 2 tahun. PENGESAHAN DOKUMEN a. Setiap dokumen yang dibuat mendapat bukti persetujuan dari personil yang berwenang sebagai berikut :



2.



N 1o



Jenis Dokumen



2



3



4



5 Unit



3.



Wakil Manajemen



PEMBERIAN IDENTITAS DAN PENOMORAN DOKUMEN a. Setiap Dokumen Terkendali Langsung memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen, berisi  Logo Pemerintah Kota Karawang dan tulisan UPTD PUSKESMAS RENGASDENGKLOK  Nama / judul dokumen  Nomor kode  Nomor revisi  Tanggal (mulai) berlaku  Halaman  Penanggungjawab (disiapkan, diperiksa, disahkan)



Contoh Header sebagai berikut : JUDUL UPTD PUSKESMAS RENGASDENGKLOK



No. Kode No. Revisi



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN PK/UMUM/01/201 5 0



Penanggung Jawab Disiapkan



Diperiksa



Disahkan



Wakil Manajeme n



Wakil Manajeme n



Kepala Puskesmas



Tanggal berlaku Halaman



b. c. d.



-



Judul terdiri dari Manual Mutu, Prosedur (Prosedur Umum), Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Daftar Tilik. Tata cara penomoran Manual Mutu : RDK/MM/2015. RDK adalah singkatan dari puskesmas Rengasdengklok, MM adalah Manual Mutu dan 2015 adalah tahun penerbitan. Tata cara penomoran Prosedur Umum, Prosedur Kerja, Imstruksi Kerja dan Daftar tilik : Kode Dokumen / Jenis / Urut / Tahun Kode Dokumen



Keterangan



PK



Prosedur Kerja



IK



Instruksi Kerja



DTPK



Daftar Tilik Prosedur Kerja



DTIK



Daftar Tilik Instruksi Kerja



Jenis UMUM BPU BPG DAF&RM KSR KIA-KB



Keterangan Berlaku Berlaku Umum (Prosedur Umum) Sub Unit Balai Pengobatan Umum Sub Unit Balai Pengobatan Gigi Bagian Pendaftaran dan Rekam Medis Bagian Kasir Sub Unit Kesehatan Ibu dan Anak Keluarga Berencana FAR Sub Unit Farmasi GZ Sub Unit Konsultasi Gizi LAB Sub Unit Labolatorium Urut adalah nomor urut dokumen, Tahun adalah Tahun penerbitan dokumen



e. f. g. 4.



5.



Nomor revisi merupakan urutan revisi sejak pertama kali diterbitkan, Tanggal berlaku adalah tanggal dokumen itu diberlakukan / diterbitkan, Halaman diisi nomor halaman dan jumlah dalam dokumen tersebut,



PENERBITAN DOKUMEN a. Setiap akan diterbitkan atau direvisi, suatu dokumen terlebih dulu harus dibicarakan dengan petugas yang bersangkutan berkaitan dengan pelaksanaan dan pengendalian dokumen tersebut. b. Konsep dokumen harus diedarkan kepada semua pihak yang berkepentingan untuk diberi komentar atau saran. c. Setelah mendapat pengesahan / persetujuan, dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Wakil Manajemen kepada semua pihak yang berkepentingan . d. Sub unit / bagian yang menerima distribusi salinan dokumen harus menandatangani formulir tanda bukti penerimaan dokumen, Dokumen asli disimpan dalam arsip khusus oleh Wakil Manajemen. e. Wakil Manajmen mengisi daftar induk dokumen, untuk mengetahui distribusi dokumen. Daftar induk dokumen ini selalu diperbaharui jika ada perubahan pada dokumen. f. Bila akan dilakukan pinjaman dokumen, maka orang yang akan meminjam dokumen harus mengisi formulir peminjaman dokumen dengan persetujuan Wakil Manajemen. g. Salinan dokumen harus diberi cap “ DOKUMEN TERKENDALI ‘ dengan tinta cap berwarna hijau agar mudah dikenal dan untuk dokumen tersebut yang berlaku. PENERBITAN ULANG DOKUMEN



a.



Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang, termasuk Manual Mutu, jika :  Mengalami revisi  Terjadi perubahan sistem mutu  Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen  Ada perubahan teknologi  Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas b.



6.



7.



8.



Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama yang bersangkutan ditarik dengan formulir penarikan dokumen. PEREVISIAN DOKUMEN a. Sesuai jenis dokumen, dapat diajukan permohonan revisi oleh peninjau dokumen terkait, dengan menggunakan formulir revisi b. Setelah disetujui, kemudian dapat dilakukan revisi dokumen c. Berikut peninjau dokumen dan yang menyetujui revisi :



DISTRIBUSI DOKUMEN a. Semua dokumen sistem manajemen mutu harus didistribusikan secara tercatat sesuai ketentuan yang telah disepakati, Formulir pendistribusian dapat mengikuti format yang telah ditetapkan. b. Setiap dokumen sistem manajemen mutu harus diberi status dengan jelas pada setiap halaman dengan menggunakan cap warna biru untuk DOKUMEN TIDAK TERKENDALI dan cap warna merah untuk DOKUMEN KADALUARSA. c. Nama penerima dokumen tercantum pada halaman pertama dokumen yang didistribusikan. d. Daftra nama – nama penerima dokumen dituangkan dalam daftar penerima dokumen yang dikelola / disimpan di secretariat ISO. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN a. Bila suatu dokumen direvisi, dan dokumen baru telah dibuat, maka Wakil Manajemen harus menarik kembali semua salinan dokumen yang direvisi. b. Tiap unit yang salinannya ditarik, harus mengisi formulir penarikan dokumen. c. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen. d. Setelah dokumen ditarik, Wakil manajemen member cap “DOKUMEN KADALUARSA” dengan tinta cap warna merah pada dokumen asli dari tiap dokumen yang telah direvisi dan disimpan dalam arsip khusus oleh Wakil Manajemen, untuk menunjukan dokumen asli tersebut sudah tidak berlaku lagi,



e. 9.



Unit Terkait



Formulir penarikan dokumen dan formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Wakil Manajemen. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN a. Tiap unit yang salinannya ditarik, harus mengisi formulir penarikan. b. Setiap dokumen ditinjau ulang secara berkala 2 tahun sekali. c. Bila revisi tidak diperlukan maka MR membubuhkan paraf dan tanggal pada dokumen asli sebagai tanda tidak diperlukan tindakan lanjutan. d. Bila revisi diperlukan, maka dokumen harus ditulis ulang dan diberi nomor revisi yang baru. Tidak dibenarkan mengubah hanya satu halaman atau satu bagian saja.



      



Urusan TU Sub Unit BP Umum Sub Unit BP Gigi Sub Unit KIA-KB Sub Unit Laboratorium Sub Unit Farmasi Sub Unit Konsultasi Gizi



Rekaman historis perubahan N o