Prosedur Pengendalian Dokumen [PDF]

Citation preview

DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



No. Revisi : 00



HALAMAN PENGESAHAN



Status



No Salinan



Jabatan Dibuat oleh



Pengendali Dokumen



Diperiksa oleh Wakil Manajemen Disetujui oleh



Kepala Puskesmas Halaman : 1 dari 13



Tanda Tangan



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN



No 1 2 3 4



No. Salinan 01 02 03 04



5 6



05 06



Keterangan Kepala Puskesmas Wakil Manajemen / Koordinator TU Koordinator Upaya Kesehatan Perorangan Koordinator Upaya Kesehatan Masyarakat Koordinator Unit Gawat Darurat Koordinator Klinik Bersalin



Halaman : 2 dari 13



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



DAFTAR ISI



halaman Cover......................................................................................... i Halaman Pengesahan ................................................................ 1 Daftar Distribusi Dokumen ........................................................ 2 Daftar Isi ................................................................................... 3 1.0 Tujuan.................................................................................. 4 2.0 Ruang Lingkup .................................................................... 4 3.0 Definisi ................................................................................ 4 4.0 Dokumen Pendukung .......................................................... 4 5.0 Uraian Prosedur ................................................................... 5



Halaman : 3 dari 13



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



6.0 Catatan Mutu ...................................................................... 13 7.0. Riwayat Perubahan ............................................................ 13



1.0



TUJUAN Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan untuk mengelola dan mengendalikan termasuk pemberian nomor sebagai identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.



2.0



RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu Puskesmas Lubuk Buaya Kota Padang yang dikendalikan oleh Wakil Manajemen.



3.0



DEFINISI



3.1 3.2



Puskesmas : Pusat Kesehatan Masyarakat; Dokumen Internal adalah Dokumen yang diterbitkan secara internal antara lain standar perusahaan, table mutu, formulir, buku dan lain-lain; Dokumen Eksternal adalah Dokumen yang diterbitkan dari pihak eksternal (diluar organisasi) termasuk yang datang dari pelanggan (dalam bentuk hardcopy);



3.3



Halaman : 4 dari 13



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



3.4



3.5



3.6



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



Dokumen Dikendalikan adalah Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru); Dokumen Tidak Dikendalikan adalah Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revsisi lama) dan tidak harus mendidtribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru); Dokumen Kadaluwarsa adalah Dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak berlaku lagi karena telah diperbaharui dengan dokumen mutu revisi baru.



4.0



DOKUMEN PENDUKUNG



4.1 4.2



International Standar ISO 9001 : 2008 (Quality Management Systems Requirements); Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP);



5.0



URAIAN PROSEDUR



5.1 UMUM 5.1.1 Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi mutu terhadap kegiatan - kegiatan yang saling berhubungan harus dikendalikan dan diperlakukan sebagai bukti bahwa sistem manajemen mutu telah dilakukan efektif dan efisien. 5.1.2 Dokumen - dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja dan Dokumen Eksternal harus dikendalikan dengan menggunakan : 



Cap dengan tulisan DIKENDALIKAN berwarna BIRU untuk dokumen mutu yang dikendalikan;







Cap dengan tulisan TIDAK DIKENDALIKAN berwarna MERAH untuk dokumen mutu yang tidak dikendalikan;







Cap “KADALUWARSA” dengan tulisan berwarna MERAH untuk dokumen mutu master yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa); Halaman : 5 dari 13



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



5.1.3 Dokumen mutu yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam organisasi harus senantiasa berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen mutu bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen mutu yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen mutu yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan. 5.1.4 Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk membuat dan memelihara Daftar Induk Dokumen, baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen kadaluwarsa tanpa ijin. 5.1.5. Wakil manajemen bertanggung jawab atas penyimpanan semua dokumen mutu master, baik yang masih berlaku maupun yang kadaluwarsa. Setiap dokumen mutu master Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Formulir diberi cap “MASTER” dengan tulisan berwarna HIJAU di belakang halaman pertama. 5.2 PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL 5.2.1 Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal berlaku meliputi :   



Pedoman Mutu; Prosedur Mutu; Instruksi Kerja;



5.2.2 Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan tanggal berlaku adalah formulir, dikendalikan dengan menggunakan judul. 5.2.3 Wakil Manajemen harus memeriksa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku. 5.2.4 Setiap perubahan atau penambahan terhadap merupakan tanggung jawab Wakil Manajemen.



dokumen



5.2.5 Formulir yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Internal, dibuat oleh Pengendali Dokumen dan disetujui oleh Wakil Manajemen. Wakil Manajemen menyimpan formulir master untuk menunjukkan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku dan digunakan di unit kerja terkait. Halaman : 6 dari 13



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



No. Revisi : 00



5.2.6 Dokumen master yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa) disimpan oleh Wakil Manajemen, sedangkan semua salinannya dimusnahkan untuk menghindari penggunaan yang tidak sesuai. 5.2.7 Hanya formulir dari prosedur Wakil Manajemen yang dilampirkan di dalam prosedurnya. Sedangkan formulir-formulir yang berkaitan dengan proses operasi disimpan di unit kerja masing-masing. 5.3 PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL 5.3.1 Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain :  



Standar nasional/internasional; Peraturan Pemerintah (PP);



5.3.2. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Distribusi Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen. 5.4 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 5.4.1 Setiap personel dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan atas dokumen mutu yang ada (dengan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) yang kemudian diserahkan kepada personel yang berwenang untuk meninjau dan atau mengesahkannya. 5.4.2 Tanggung jawab mempersiapkan/mensahkan sebagai berikut: Jenis Dokumen



Dibuat oleh



Pedoman Mutu



Pengendali Dokumen



Prosedur



Staf/ Petugas /Pengendali Dokumen



Instruksi Kerja



Staf/Petugas



5.5



dan dokumen



wewenang mutu internal



Diperiksa oleh Wakil Manajemen Kepala/Koordinator/ Wakil Manajemen -



DISTRIBUSI DOKUMEN Halaman : 7 dari 13



dalam adalah



Disetujui oleh Kepala Puskesmas Kepala Puskesmas Koordinator



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



No. Revisi : 00



5.5.1 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas distribusi dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja serta memelihara Daftar Distribusinya. Formulir yang sudah disetujui harus mencantumkan bagian atau fungsinya untuk kemudahan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. 5.5.2 Wakil Manajemen harus menjamin bahwa dokumen mutu yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang kegiatannya sangat erat kaitannya dengan sistem manajemen mutu. 5.5.3 Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja yang didistribusikan harus sesuai dengan nomor salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor salinan dalam Pedoman Mutu). DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN No



No. Salinan



Pejabat



1



01



Kepala Puskesmas



2



02



Wakil Manajemen /Koordinator TU



3



03



Koordinator Upaya Kesehatan Perorangan



4



04



Koordinator Upaya Kesehatan Masyarakat



5



05



Koordinator Unit Gawat Darurat



6



06



Klinik Bersalin



5.6 PERUBAHAN DOKUMEN 5.6.1 Usulan perubahan dokumen mutu yang terjadi dapat berasal dari hasil audit internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, maupun inisiatif dari personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. Halaman : 8 dari 13



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



5.6.2 Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam Catatan Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang ada di dalam dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan revisi 01 maka riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi 00 dengan Revisi 01, demikian juga untuk Revisi 02 dengan 01 dan seterusnya). 5.6.3 Dokumen mutu yang telah direvisi ditarik dari peredaran dan dimusnahkan, sedangkan dokumen master revisi lama-nya tetap disimpan oleh Wakil Manajemen dan diberi cap “KADALUWARSA”. Kemudian, Wakil manajemen mendistribusikan kembali dokumen tersebut dengan revisi baru. 5.6.4 Pejabat yang mempersiapkan dan mensahkan dokumen revisi adalah sama dengan dokumen sebelumnya. Pengesahan oleh pejabat lain hanya dimungkinkan atas dasar pertimbanganpertimbangan tertentu. 5.7 IDENTIFIKASI DOKUMEN 5.7.1 Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut: Jenis Dokumen Pedoman Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja Formulir



Kode tidak ada PM IK JUDUL



5.7.2 Identifikasi prosedur mutu, instruksi kerja adalah sebagai berikut: a. Prosedur Contoh : PM – XXX - 00 berarti : PM = Prosedur Mutu; XXX = Bagian/Koordintor; 00 = Urutan Nomor Prosedur Fungsi. Contoh : IK- XXX.YY-00 berarti : IK = Instruksi Kerja; XXX = Bagian/Subbag/Koordinator; YY = Fungsi/Poli; Halaman : 9 dari 13



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



00



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



= Urutan nomor Instruksi Kerja.



5.7.3 Kode atau bagian sebagai pemilik/penanggung jawab proses : No



Bagian



Kode



I



Prosedur Mutu



PM



1



Wakil Manajemen



WMN



2



Tata Usaha



TTU



3



Upaya Kesehatan Perorangan



UKP



4



Upaya Kesehatan Masyarakat



UKM



5



Unit Gawat Darurat



UGD



6



Klinik Bersalin



KLB



II



Instruksi Kerja



A



Upaya Kesehatan Perorangan



UKP



1



Medical Record



MR



2



Poli Umum



PU



3



Poli Lansia



PL



4



Keluarga Berencana



KB



5



Indera



ID



6



Laboratorium



LB



7



Apotik



AP



8



Gudang Obat



GO



9



Poli Gigi



PG



10



Klinik Gizi



KG



11



Poli Anak



PA



12



Poli Ibu



PI



B



Upaya Kesehatan Masyarakat



1



Klinik Sanitasi



IK



UKM KS



Halaman : 10 dari 13



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



2



Akupresure



AK



3



Poli Pencegahan (Imunisasi, Rabies, TB Paru)



PP



4



Klinik IMS



KI



C



Unit Gawat Darurat



1



Gawat Darurat



GD



D



Klinik Bersalin



KLB



1



Klinik



KL



5.7.4 Format Dokumen sebagai berikut : a. Pedoman Mutu A B C D E F G H 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 11.0



UGD



Halaman Pengesahan Daftar Isi Status Revisi Bagian Profil Perusahaan Struktur Organisasi Distribusi Pedoman Mutu Status Tinjauan Pedoman Mutu Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Tujuan dan Ruang Lingkup Acuan Normatif Istilah dan Definisi Sistem Manajemen Mutu Tanggung Jawab Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran, Analisa dan Peningkatan Interaksi Proses Referensi Silang Tugas dan Tanggung Jawab



Header : Halaman : 11 dari 13



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



No. Revisi : 00



NAMA ORGANISAI



Logo



Logo Organisais II



JENIS DOKUMEN



Organisais I



JENIS DOKUMEN No. Bagian :



No. Revisi :



Tgl. Berlaku :



Contoh : DINAS KESEHATAN KOTA PADANG PUSKESMAS LUBUK BUAYA PROSEDUR MUTU HALAMAN PENGESAHAN No. Bagian : A



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 September 2015



b. Prosedur Mutu Cover Halaman Pengesahan Daftar Distribusi Dokumen Daftar Isi 1.0 Tujuan 2.0 Ruang Lingkup 3.0 Definisi 4.0 Dokumen Pendukung 5.0 Uraian Prosedur 6.0 Catatan Mutu 7.0 Riwayat Perubaham



Header : NAMA ORGANISAI Halaman : 12 dari 13



Logo



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



No. Revisi : 00



JENIS DOKUMEN



Logo



Organisais II



JUDUL PROSEDUR



Organisais I No. Dok :



No. Revisi :



Tgl. Berlaku :



Contoh : DINAS KESEHATAN KOTA PADANG PUSKESMAS LUBUK BUAYA PROSEDUR MUTU PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN BARU DAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN No. Dok. : PM – UKP.MR 01



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku : 10 September 2015



C. Instruksi Kerja Cover Halaman Pengesahan Daftar Distribusi Dokumen Daftar Isi 1.0 Tujuan 2.0 Pelaksana 3.0 Peralatan yang digunakan 4.0 Bahan yang digunakan 5.0 Rincian Instruksi 6.0 Riwayat Perubahan.



Header : NAMA ORGANISAI JENIS DOKUMEN Halaman : 13 dari 13



Logo Organisais II



DINAS KESEHATAN KOTA PADANG



PUSKESMAS LUBUK BUAYA



PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01



Tgl. Berlaku : 10 september 2015



No. Revisi : 00



JUDUL INTRUKSI KERJA



Logo Organisais I No. Dok :



No. Revisi :



Tgl. Berlaku :



Contoh : DINAS KESEHATAN KOTA PADANG PUSKESMAS LUBUK BUAYA INSTRUKSI KERJA PECABUTAN GIGI No. Dok. : IK – UKP.PG 01



6.0 6.1 6.2 6.3



CATATAN MUTU Daftar Induk Dokumen Internal Daftar Distribusi Dokumen Internal Daftar Distribusi Dokumen Eksternal



7.0



RIWAYAT PERUBAHAN



No



Revisi



6.1



00



Tgl. Berlaku :10 September 2015



No. Revisi : 00



Tgl. Berlaku



Isi Perubahan Belum ada



Halaman : 14 dari 13