5 0 122 KB
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
No. Revisi : 00
HALAMAN PENGESAHAN
Status
No Salinan
Jabatan Dibuat oleh
Pengendali Dokumen
Diperiksa oleh Wakil Manajemen Disetujui oleh
Kepala Puskesmas Halaman : 1 dari 13
Tanda Tangan
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
No 1 2 3 4
No. Salinan 01 02 03 04
5 6
05 06
Keterangan Kepala Puskesmas Wakil Manajemen / Koordinator TU Koordinator Upaya Kesehatan Perorangan Koordinator Upaya Kesehatan Masyarakat Koordinator Unit Gawat Darurat Koordinator Klinik Bersalin
Halaman : 2 dari 13
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
DAFTAR ISI
halaman Cover......................................................................................... i Halaman Pengesahan ................................................................ 1 Daftar Distribusi Dokumen ........................................................ 2 Daftar Isi ................................................................................... 3 1.0 Tujuan.................................................................................. 4 2.0 Ruang Lingkup .................................................................... 4 3.0 Definisi ................................................................................ 4 4.0 Dokumen Pendukung .......................................................... 4 5.0 Uraian Prosedur ................................................................... 5
Halaman : 3 dari 13
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
6.0 Catatan Mutu ...................................................................... 13 7.0. Riwayat Perubahan ............................................................ 13
1.0
TUJUAN Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan untuk mengelola dan mengendalikan termasuk pemberian nomor sebagai identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.
2.0
RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu Puskesmas Lubuk Buaya Kota Padang yang dikendalikan oleh Wakil Manajemen.
3.0
DEFINISI
3.1 3.2
Puskesmas : Pusat Kesehatan Masyarakat; Dokumen Internal adalah Dokumen yang diterbitkan secara internal antara lain standar perusahaan, table mutu, formulir, buku dan lain-lain; Dokumen Eksternal adalah Dokumen yang diterbitkan dari pihak eksternal (diluar organisasi) termasuk yang datang dari pelanggan (dalam bentuk hardcopy);
3.3
Halaman : 4 dari 13
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
3.4
3.5
3.6
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
Dokumen Dikendalikan adalah Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru); Dokumen Tidak Dikendalikan adalah Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi), maka Wakil Manajemen tidak bertanggung jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang telah beredar (revsisi lama) dan tidak harus mendidtribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru); Dokumen Kadaluwarsa adalah Dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak berlaku lagi karena telah diperbaharui dengan dokumen mutu revisi baru.
4.0
DOKUMEN PENDUKUNG
4.1 4.2
International Standar ISO 9001 : 2008 (Quality Management Systems Requirements); Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP);
5.0
URAIAN PROSEDUR
5.1 UMUM 5.1.1 Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi mutu terhadap kegiatan - kegiatan yang saling berhubungan harus dikendalikan dan diperlakukan sebagai bukti bahwa sistem manajemen mutu telah dilakukan efektif dan efisien. 5.1.2 Dokumen - dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja dan Dokumen Eksternal harus dikendalikan dengan menggunakan :
Cap dengan tulisan DIKENDALIKAN berwarna BIRU untuk dokumen mutu yang dikendalikan;
Cap dengan tulisan TIDAK DIKENDALIKAN berwarna MERAH untuk dokumen mutu yang tidak dikendalikan;
Cap “KADALUWARSA” dengan tulisan berwarna MERAH untuk dokumen mutu master yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa); Halaman : 5 dari 13
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
5.1.3 Dokumen mutu yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam organisasi harus senantiasa berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen mutu bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen mutu yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen mutu yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan. 5.1.4 Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk membuat dan memelihara Daftar Induk Dokumen, baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen kadaluwarsa tanpa ijin. 5.1.5. Wakil manajemen bertanggung jawab atas penyimpanan semua dokumen mutu master, baik yang masih berlaku maupun yang kadaluwarsa. Setiap dokumen mutu master Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Formulir diberi cap “MASTER” dengan tulisan berwarna HIJAU di belakang halaman pertama. 5.2 PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL 5.2.1 Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal berlaku meliputi :
Pedoman Mutu; Prosedur Mutu; Instruksi Kerja;
5.2.2 Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan tanggal berlaku adalah formulir, dikendalikan dengan menggunakan judul. 5.2.3 Wakil Manajemen harus memeriksa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, dan Formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku. 5.2.4 Setiap perubahan atau penambahan terhadap merupakan tanggung jawab Wakil Manajemen.
dokumen
5.2.5 Formulir yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Internal, dibuat oleh Pengendali Dokumen dan disetujui oleh Wakil Manajemen. Wakil Manajemen menyimpan formulir master untuk menunjukkan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku dan digunakan di unit kerja terkait. Halaman : 6 dari 13
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
No. Revisi : 00
5.2.6 Dokumen master yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa) disimpan oleh Wakil Manajemen, sedangkan semua salinannya dimusnahkan untuk menghindari penggunaan yang tidak sesuai. 5.2.7 Hanya formulir dari prosedur Wakil Manajemen yang dilampirkan di dalam prosedurnya. Sedangkan formulir-formulir yang berkaitan dengan proses operasi disimpan di unit kerja masing-masing. 5.3 PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL 5.3.1 Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain :
Standar nasional/internasional; Peraturan Pemerintah (PP);
5.3.2. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Distribusi Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen. 5.4 TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 5.4.1 Setiap personel dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan atas dokumen mutu yang ada (dengan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) yang kemudian diserahkan kepada personel yang berwenang untuk meninjau dan atau mengesahkannya. 5.4.2 Tanggung jawab mempersiapkan/mensahkan sebagai berikut: Jenis Dokumen
Dibuat oleh
Pedoman Mutu
Pengendali Dokumen
Prosedur
Staf/ Petugas /Pengendali Dokumen
Instruksi Kerja
Staf/Petugas
5.5
dan dokumen
wewenang mutu internal
Diperiksa oleh Wakil Manajemen Kepala/Koordinator/ Wakil Manajemen -
DISTRIBUSI DOKUMEN Halaman : 7 dari 13
dalam adalah
Disetujui oleh Kepala Puskesmas Kepala Puskesmas Koordinator
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
No. Revisi : 00
5.5.1 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas distribusi dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja serta memelihara Daftar Distribusinya. Formulir yang sudah disetujui harus mencantumkan bagian atau fungsinya untuk kemudahan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. 5.5.2 Wakil Manajemen harus menjamin bahwa dokumen mutu yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang kegiatannya sangat erat kaitannya dengan sistem manajemen mutu. 5.5.3 Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja yang didistribusikan harus sesuai dengan nomor salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor salinan dalam Pedoman Mutu). DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN No
No. Salinan
Pejabat
1
01
Kepala Puskesmas
2
02
Wakil Manajemen /Koordinator TU
3
03
Koordinator Upaya Kesehatan Perorangan
4
04
Koordinator Upaya Kesehatan Masyarakat
5
05
Koordinator Unit Gawat Darurat
6
06
Klinik Bersalin
5.6 PERUBAHAN DOKUMEN 5.6.1 Usulan perubahan dokumen mutu yang terjadi dapat berasal dari hasil audit internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, maupun inisiatif dari personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan. Halaman : 8 dari 13
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
5.6.2 Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam Catatan Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang ada di dalam dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan revisi 01 maka riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi 00 dengan Revisi 01, demikian juga untuk Revisi 02 dengan 01 dan seterusnya). 5.6.3 Dokumen mutu yang telah direvisi ditarik dari peredaran dan dimusnahkan, sedangkan dokumen master revisi lama-nya tetap disimpan oleh Wakil Manajemen dan diberi cap “KADALUWARSA”. Kemudian, Wakil manajemen mendistribusikan kembali dokumen tersebut dengan revisi baru. 5.6.4 Pejabat yang mempersiapkan dan mensahkan dokumen revisi adalah sama dengan dokumen sebelumnya. Pengesahan oleh pejabat lain hanya dimungkinkan atas dasar pertimbanganpertimbangan tertentu. 5.7 IDENTIFIKASI DOKUMEN 5.7.1 Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut: Jenis Dokumen Pedoman Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja Formulir
Kode tidak ada PM IK JUDUL
5.7.2 Identifikasi prosedur mutu, instruksi kerja adalah sebagai berikut: a. Prosedur Contoh : PM – XXX - 00 berarti : PM = Prosedur Mutu; XXX = Bagian/Koordintor; 00 = Urutan Nomor Prosedur Fungsi. Contoh : IK- XXX.YY-00 berarti : IK = Instruksi Kerja; XXX = Bagian/Subbag/Koordinator; YY = Fungsi/Poli; Halaman : 9 dari 13
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
00
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
= Urutan nomor Instruksi Kerja.
5.7.3 Kode atau bagian sebagai pemilik/penanggung jawab proses : No
Bagian
Kode
I
Prosedur Mutu
PM
1
Wakil Manajemen
WMN
2
Tata Usaha
TTU
3
Upaya Kesehatan Perorangan
UKP
4
Upaya Kesehatan Masyarakat
UKM
5
Unit Gawat Darurat
UGD
6
Klinik Bersalin
KLB
II
Instruksi Kerja
A
Upaya Kesehatan Perorangan
UKP
1
Medical Record
MR
2
Poli Umum
PU
3
Poli Lansia
PL
4
Keluarga Berencana
KB
5
Indera
ID
6
Laboratorium
LB
7
Apotik
AP
8
Gudang Obat
GO
9
Poli Gigi
PG
10
Klinik Gizi
KG
11
Poli Anak
PA
12
Poli Ibu
PI
B
Upaya Kesehatan Masyarakat
1
Klinik Sanitasi
IK
UKM KS
Halaman : 10 dari 13
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
2
Akupresure
AK
3
Poli Pencegahan (Imunisasi, Rabies, TB Paru)
PP
4
Klinik IMS
KI
C
Unit Gawat Darurat
1
Gawat Darurat
GD
D
Klinik Bersalin
KLB
1
Klinik
KL
5.7.4 Format Dokumen sebagai berikut : a. Pedoman Mutu A B C D E F G H 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 11.0
UGD
Halaman Pengesahan Daftar Isi Status Revisi Bagian Profil Perusahaan Struktur Organisasi Distribusi Pedoman Mutu Status Tinjauan Pedoman Mutu Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Tujuan dan Ruang Lingkup Acuan Normatif Istilah dan Definisi Sistem Manajemen Mutu Tanggung Jawab Manajemen Sumber Daya Realisasi Produk Pengukuran, Analisa dan Peningkatan Interaksi Proses Referensi Silang Tugas dan Tanggung Jawab
Header : Halaman : 11 dari 13
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
No. Revisi : 00
NAMA ORGANISAI
Logo
Logo Organisais II
JENIS DOKUMEN
Organisais I
JENIS DOKUMEN No. Bagian :
No. Revisi :
Tgl. Berlaku :
Contoh : DINAS KESEHATAN KOTA PADANG PUSKESMAS LUBUK BUAYA PROSEDUR MUTU HALAMAN PENGESAHAN No. Bagian : A
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 September 2015
b. Prosedur Mutu Cover Halaman Pengesahan Daftar Distribusi Dokumen Daftar Isi 1.0 Tujuan 2.0 Ruang Lingkup 3.0 Definisi 4.0 Dokumen Pendukung 5.0 Uraian Prosedur 6.0 Catatan Mutu 7.0 Riwayat Perubaham
Header : NAMA ORGANISAI Halaman : 12 dari 13
Logo
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
No. Revisi : 00
JENIS DOKUMEN
Logo
Organisais II
JUDUL PROSEDUR
Organisais I No. Dok :
No. Revisi :
Tgl. Berlaku :
Contoh : DINAS KESEHATAN KOTA PADANG PUSKESMAS LUBUK BUAYA PROSEDUR MUTU PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN PASIEN BARU DAN PASIEN LAMA RAWAT JALAN No. Dok. : PM – UKP.MR 01
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku : 10 September 2015
C. Instruksi Kerja Cover Halaman Pengesahan Daftar Distribusi Dokumen Daftar Isi 1.0 Tujuan 2.0 Pelaksana 3.0 Peralatan yang digunakan 4.0 Bahan yang digunakan 5.0 Rincian Instruksi 6.0 Riwayat Perubahan.
Header : NAMA ORGANISAI JENIS DOKUMEN Halaman : 13 dari 13
Logo Organisais II
DINAS KESEHATAN KOTA PADANG
PUSKESMAS LUBUK BUAYA
PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dok : PM-WMN-01
Tgl. Berlaku : 10 september 2015
No. Revisi : 00
JUDUL INTRUKSI KERJA
Logo Organisais I No. Dok :
No. Revisi :
Tgl. Berlaku :
Contoh : DINAS KESEHATAN KOTA PADANG PUSKESMAS LUBUK BUAYA INSTRUKSI KERJA PECABUTAN GIGI No. Dok. : IK – UKP.PG 01
6.0 6.1 6.2 6.3
CATATAN MUTU Daftar Induk Dokumen Internal Daftar Distribusi Dokumen Internal Daftar Distribusi Dokumen Eksternal
7.0
RIWAYAT PERUBAHAN
No
Revisi
6.1
00
Tgl. Berlaku :10 September 2015
No. Revisi : 00
Tgl. Berlaku
Isi Perubahan Belum ada
Halaman : 14 dari 13