4 0 136 KB
No. Dokumen
SOP-HSE-001
No. Edisi
1.0
Revisi
0
Tgl. Berlaku
30 September 2019 1 dari 9
Halaman
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN PENGESAHAN Disusunoleh
Diperiksaoleh
Disahkanoleh
Fitri Hayana
Nurzen Aulia R
Mariatun Clausen
HSE Supervisor
HSE Manager
Direktur
30 September 2019
30 September 2019
30 September 2019
Nama Jabatan TandaTangan Tanggal
DAFTAR DISTRIBUSI No
Departemen
Salinan
Nama Penerima
1
Direktur
01
Mariatun Clausen
2
General Manager
02
Torben Olsen
3
Production
03
Arwan
4
QHSE & Warehouse
04
Nurzen
5
Engineering
05
Margua
6
Purchasing
06
Yusuf
7
Finance & Accounting
07
Sany
8
HRD
08
Ria
9
PPIC
09
Marautan
10 11 12
LEMBAR PERUBAHAN DOKUMEN
Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.
PT. SS DANISA NUSANTARA
No. Dokumen
SOP-HSE-001
No. Edisi
1.0
Revisi
0
Tgl. Berlaku
30 September 2019
Halaman
2 dari 9
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Nama Dokumen
: PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor Dokumen
: SOP-HSE-001
NO.
1.
REVISI KE
TGL. REVISI
URAIAN PERUBAHAN
DISAHKAN
Tujuan.
Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.
PT. SS DANISA NUSANTARA
No. Dokumen
SOP-HSE-001
No. Edisi
1.0
Revisi
0
Tgl. Berlaku
30 September 2019
Halaman
3 dari 9
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Prosedur pengendalian dokumen dibuat untuk memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan untuk mengelola dan mengendalikan termasuk pemberian nomor sebagai identifikasi dokumen dan data yang berhubungan dengan system manajemen kualitas. 2.
Ruang lingkup. a.
Prosedur ini berlaku untuk seluruh dokumen kualitas yang ada di lingkungan PT. SS DANISA NUSANTARA.
b.
Prosedur ini meliputi penetapan, pengesahan, pendokumentasian, penerapan serta pemeliharaan dokumen, termasuk penghapusannya.
3.
Definisi. Dalam prosedur ini, yang dimaksud dengan : a.
Dokumen Internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh internal perusahaan (dalam bentuk hard copy, softcopy), antara lain berupa Panduan (Manual) Kualitas, Prosedur-prosedur, Instruksi Kerja, dan Formulir-formulir.
Dokumen Eksternal adalah dokumen yang diterbitkan dari eksternal perusahaan dan dipakai di dalam lingkungan PT. SS DANISA NUSANTARA (dalam bentuk hard copy dan soft copy). b.
Lembar pengesahan adalah lembar dokumen yang tertera tanda tangan pejabat yang mengesahkan dokumen.
c.
Salinan Asli adalah dokumen kualitas/ Lingkungan yang ASLI (master) yang digunakan sebagai acuan untuk penggandaan dan hanya ada satu Salinan Asli di lingkungan perusahaan.
d.
Salinan Terkendali adalah dokumen kualitas/ Lingkungan yang dikendalikan penggunaannya. Bagian pengendalian dokumen wajib memberi informasi dan menarik kembali dokumen yang direvisi serta mendistribusikan kembali dokumen perbaikannya kepada para penerima dokumen terkendali.
Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.
PT. SS DANISA NUSANTARA
No. Dokumen
SOP-HSE-001
No. Edisi
1.0
Revisi
0
Tgl. Berlaku
30 September 2019 4 dari 9
Halaman
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN e. Salinan Tak Terkendali adalah dokumen kualitas yang tidak dikendalikan penggunannya.
Bagian
pengendalian
dokumen
tidak
wajib
mengganti
dokumen kualitas yang tak terkendali f.
Salinan Kadaluarsa adalah dokumen kualitas/ Lingkungan yang tidak terpakai.
g. Bagian pengendalian dokumen adalah MR. 4.
Referensi. - PP No 50 Tahun 2012 elemen 4.2.3
5.
Informasi umum. a.
Seluruh dokumen yang dikeluarkan dalam rangka jaminan kualitas harus dikendalikan dan dipelihara, sebagai bukti bahwa telah dilakukan sistem manajemen kualitas yang efisien dan efektif. Masing masing bagian bertanggung jawab atas pengendalian dokumen-dokumen di lingkungan kerja masing-masing.
b.
Wakil Manajemen dibantu bertindak sebagai bagian pengendalian dokumen, bertanggung jawab atas pengendalian dokumen kualitas secara keseluruhan.
6.
Prosedur dan tanggung jawab. a.
Metode pengendalian dokumen. 1) Dokumen-Dokumen yang terkait dengan sistem manajemen kualitas / lingkungan harusdikendalikan dengan cara sebagai berikut : a) Setiap dokumen kualitas harus mendapatkan persetujuan dari orang –orang
yang
berwenang
mengesahkan
dokumen
sebelum
didistribusikan. Hirearki pengesahan dokumen kualitas di PT. SS DANISA NUSANTARA adalah sbb : -
Pedoman Kualitas (Manual Mutu) dibuat oleh Manajemen Representative (Wakil Manajemen) dan Disetujui oleh Direktur
-
Prosedur/ SOP dibuat oleh minimal Staff, Diperiksa oleh Manager atau Management Representative dan Disetujui oleh Direktur.
Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.
PT. SS DANISA NUSANTARA
No. Dokumen
SOP-HSE-001
No. Edisi
1.0
Revisi
0
Tgl. Berlaku
30 September 2019
Halaman
5 dari 9
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN -
Standard/ Instruksi Kerja dibuat oleh minimal staff dan Disetujui oleh Manager
b) Setiap dokumen kualitas (Panduan Kualitas, Prosedur Operasi, Intruksi Kerja dan Formulir-formulir) diberi cap “ASLI” di setiap lembar pengesahannya. c) Untuk setiap salinan dokumen kualitas diberi cap dengan stempel sesuai
dengan
kategori
pengendaliannya
misalnya
kategori
“SALINAN TERKENDALI” atau “SALINAN TAK TERKENDALI” atau “SALINAN KADALUARSA”. 2) Dokumen kualitas/ lingkungan yang terkait harus senantiasa berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannnya. Setiap pemegang dokumen kualitas bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen kualitas yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen kualitas yang tidak berlaku lagi harus segera diserahkan kepada MR/ atau dimusnahkan. 3) Bagian pengendalian dokumen harus membuat dan memelihara daftar induk dokumen, baik untuk Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal. Tujuannya adalah untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau dokumen yang tidak berlaku lagi (kadaluarsa). 4) Bagian pengendalian dokumen bertanggung jawab atas penyimpanan semua dokumen kualitas yang ”ASLI”, baik yang masih berlaku maupun yang kadaluarsa. b.
Pengendalian Dokumen Internal. 1) Salinan Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan cap “TERKENDALI” meliputi : a) Panduan Kualitas. b) Standar Operasional Prosedure c) Instruksi kerja.
Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.
PT. SS DANISA NUSANTARA
No. Dokumen
SOP-HSE-001
No. Edisi
1.0
Revisi
0
Tgl. Berlaku
30 September 2019
Halaman
6 dari 9
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN 2) Salinan dokumen internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan cap “TERKENDALI” adalah formulir. 3) Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk memeriksa Panduan Kualitas, Prosedur Kualitas, Instruksi Kerja, , dan formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku. 4) Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung jawab Wakil Manajemen. 5) Formulir yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Formulir dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen. Pengendali dokumen menyimpan master (asli) formulir untuk menunjukan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku dan digunakan di unit kerja terkait. 6) Master dokumen yang tidak berlaku (kadaluarsa) disimpan oleh pengendali dokumen, sedangkan semua salinannya dimusnahkan untuk menghindari penggunaan yang tidak benar. 7) Hanya formulir dari prosedur Wakil Manajemen yang dilampirkan ke dalam prosedurnya. Sedangkan bentuk-bentuk yang berkaitan dengan proses operasitidak dilampirkan dalam prosedurnya dan disimpan di unit kerja masing-masing. c.Pengendalian Dokumen Eksternal. a. Dokumen eksternal yang harus dikendalikan antara lain adalah dokumendokumen selain dokumen kualitas, namun tidak terbatas kepada dokumen berikut ini : a.
Undang Undang.
b.
Peraturan Pemerintah (PP).
c.
Keputusan Presiden.
d.
Standar standar Nasional atau standar Internasional.
e.
Peraturan Menteri dan atau Keputusan Menteri/ SE, Inmen.
f.
Manual manual yang diterbitkan instansi terkait.
g.
Manual manual yang diterbitkan oleh produsen peralatan.
Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.
PT. SS DANISA NUSANTARA
No. Dokumen
SOP-HSE-001
No. Edisi
1.0
Revisi
0
Tgl. Berlaku
30 September 2019 7 dari 9
Halaman
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN b. Dokumen eksternal yang digunakan harus dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal. Wakil manajemen bertanggung jawab terhadap pemastian
keterbaharuannya
jika
terdapat
dokumen
eksternal
yang
mengalami perubahan. c. Kodifikasi dokumen. Cara pemberian kode/ nomer dokumen adalah :
Untuk Pedoman K3
HSE = Departemen
XX = No Urut Dokumen
IK3-HSE-XX-ZZ
IK3 = Instruksi kerja K3
HSE = Departemen
XX = No Prosedur
ZZ = No Urut Dokumen
SOP-HSE-XX
SOP = Standart Operating Prosedure
HSE = Departemen
XX
= Nomor Urut Dokumen
Untuk Formulir & IK
Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.
PDM = Pedoman K3
Untuk Prosedur
Untuk Panduan Kerja
PDM-HSE-XX
FK3-HSE-XX-ZZ
FK3 = Form kerja K3
HSE = Departemen
XX = Nomor Prosedure
XX = LLE (Lain – lain tanpa prosedure)
ZZ = Nomor urut form
PT. SS DANISA NUSANTARA
No. Dokumen
SOP-HSE-001
No. Edisi
1.0
Revisi
0
Tgl. Berlaku
30 September 2019 8 dari 9
Halaman
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
1) Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut :
Jenis Dokumen
Kode
(1)
(2)
Manual Mutu
MM
Procedure
SOP
Instruksi Kerja
IK
Formulir Mutu
FM
Dokumen Umum
DU
Kode Pengendali Proses :
Pengendali Proses
Kode
(1)
(2)
Wakil Manajemen
7.
MR
HRD
HRD
Marketing
MKT
Operasional
OP
Administrasi
ADM
Purchasing
PUR
Kesehatan Keselamatan Kerja & Ling
K3L
Keadaan khusus. Tidak ada.
8.
Lampiran. a.
Master List Dokumen
b.
Daftar induk Instruksi kerja
Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.
PT. SS DANISA NUSANTARA
No. Dokumen
SOP-HSE-001
No. Edisi
1.0
Revisi
0
Tgl. Berlaku
30 September 2019
Halaman
9 dari 9
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN c.
Daftar distribusi dokumen
d.
Daftar penarikan dokumen
e.
Lembar perubahan dokumen
f.
Berita acara pemusnahan dokumen
g.
Daftar dokumen eksternal
h.
Permintaan perubahan dokumen
Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.
PT. SS DANISA NUSANTARA