Sop - Hse - 001 Prosedur Pengendalian Dokumen [PDF]

Citation preview

No. Dokumen



SOP-HSE-001



No. Edisi



1.0



Revisi



0



Tgl. Berlaku



30 September 2019 1 dari 9



Halaman



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN PENGESAHAN Disusunoleh



Diperiksaoleh



Disahkanoleh



Fitri Hayana



Nurzen Aulia R



Mariatun Clausen



HSE Supervisor



HSE Manager



Direktur



30 September 2019



30 September 2019



30 September 2019



Nama Jabatan TandaTangan Tanggal



DAFTAR DISTRIBUSI No



Departemen



Salinan



Nama Penerima



1



Direktur



01



Mariatun Clausen



2



General Manager



02



Torben Olsen



3



Production



03



Arwan



4



QHSE & Warehouse



04



Nurzen



5



Engineering



05



Margua



6



Purchasing



06



Yusuf



7



Finance & Accounting



07



Sany



8



HRD



08



Ria



9



PPIC



09



Marautan



10 11 12



LEMBAR PERUBAHAN DOKUMEN



Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.



PT. SS DANISA NUSANTARA



No. Dokumen



SOP-HSE-001



No. Edisi



1.0



Revisi



0



Tgl. Berlaku



30 September 2019



Halaman



2 dari 9



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN



Nama Dokumen



: PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN



Nomor Dokumen



: SOP-HSE-001



NO.



1.



REVISI KE



TGL. REVISI



URAIAN PERUBAHAN



DISAHKAN



Tujuan.



Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.



PT. SS DANISA NUSANTARA



No. Dokumen



SOP-HSE-001



No. Edisi



1.0



Revisi



0



Tgl. Berlaku



30 September 2019



Halaman



3 dari 9



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN Prosedur pengendalian dokumen dibuat untuk memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan untuk mengelola dan mengendalikan termasuk pemberian nomor sebagai identifikasi dokumen dan data yang berhubungan dengan system manajemen kualitas. 2.



Ruang lingkup. a.



Prosedur ini berlaku untuk seluruh dokumen kualitas yang ada di lingkungan PT. SS DANISA NUSANTARA.



b.



Prosedur ini meliputi penetapan, pengesahan, pendokumentasian, penerapan serta pemeliharaan dokumen, termasuk penghapusannya.



3.



Definisi. Dalam prosedur ini, yang dimaksud dengan : a.



Dokumen Internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh internal perusahaan (dalam bentuk hard copy, softcopy), antara lain berupa Panduan (Manual) Kualitas, Prosedur-prosedur, Instruksi Kerja, dan Formulir-formulir.



Dokumen Eksternal adalah dokumen yang diterbitkan dari eksternal perusahaan dan dipakai di dalam lingkungan PT. SS DANISA NUSANTARA (dalam bentuk hard copy dan soft copy). b.



Lembar pengesahan adalah lembar dokumen yang tertera tanda tangan pejabat yang mengesahkan dokumen.



c.



Salinan Asli adalah dokumen kualitas/ Lingkungan yang ASLI (master) yang digunakan sebagai acuan untuk penggandaan dan hanya ada satu Salinan Asli di lingkungan perusahaan.



d.



Salinan Terkendali adalah dokumen kualitas/ Lingkungan yang dikendalikan penggunaannya. Bagian pengendalian dokumen wajib memberi informasi dan menarik kembali dokumen yang direvisi serta mendistribusikan kembali dokumen perbaikannya kepada para penerima dokumen terkendali.



Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.



PT. SS DANISA NUSANTARA



No. Dokumen



SOP-HSE-001



No. Edisi



1.0



Revisi



0



Tgl. Berlaku



30 September 2019 4 dari 9



Halaman



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN e. Salinan Tak Terkendali adalah dokumen kualitas yang tidak dikendalikan penggunannya.



Bagian



pengendalian



dokumen



tidak



wajib



mengganti



dokumen kualitas yang tak terkendali f.



Salinan Kadaluarsa adalah dokumen kualitas/ Lingkungan yang tidak terpakai.



g. Bagian pengendalian dokumen adalah MR. 4.



Referensi. - PP No 50 Tahun 2012 elemen 4.2.3



5.



Informasi umum. a.



Seluruh dokumen yang dikeluarkan dalam rangka jaminan kualitas harus dikendalikan dan dipelihara, sebagai bukti bahwa telah dilakukan sistem manajemen kualitas yang efisien dan efektif. Masing masing bagian bertanggung jawab atas pengendalian dokumen-dokumen di lingkungan kerja masing-masing.



b.



Wakil Manajemen dibantu bertindak sebagai bagian pengendalian dokumen, bertanggung jawab atas pengendalian dokumen kualitas secara keseluruhan.



6.



Prosedur dan tanggung jawab. a.



Metode pengendalian dokumen. 1) Dokumen-Dokumen yang terkait dengan sistem manajemen kualitas / lingkungan harusdikendalikan dengan cara sebagai berikut : a) Setiap dokumen kualitas harus mendapatkan persetujuan dari orang –orang



yang



berwenang



mengesahkan



dokumen



sebelum



didistribusikan. Hirearki pengesahan dokumen kualitas di PT. SS DANISA NUSANTARA adalah sbb : -



Pedoman Kualitas (Manual Mutu) dibuat oleh Manajemen Representative (Wakil Manajemen) dan Disetujui oleh Direktur



-



Prosedur/ SOP dibuat oleh minimal Staff, Diperiksa oleh Manager atau Management Representative dan Disetujui oleh Direktur.



Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.



PT. SS DANISA NUSANTARA



No. Dokumen



SOP-HSE-001



No. Edisi



1.0



Revisi



0



Tgl. Berlaku



30 September 2019



Halaman



5 dari 9



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN -



Standard/ Instruksi Kerja dibuat oleh minimal staff dan Disetujui oleh Manager



b) Setiap dokumen kualitas (Panduan Kualitas, Prosedur Operasi, Intruksi Kerja dan Formulir-formulir) diberi cap “ASLI” di setiap lembar pengesahannya. c) Untuk setiap salinan dokumen kualitas diberi cap dengan stempel sesuai



dengan



kategori



pengendaliannya



misalnya



kategori



“SALINAN TERKENDALI” atau “SALINAN TAK TERKENDALI” atau “SALINAN KADALUARSA”. 2) Dokumen kualitas/ lingkungan yang terkait harus senantiasa berada di tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannnya. Setiap pemegang dokumen kualitas bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen kualitas yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen kualitas yang tidak berlaku lagi harus segera diserahkan kepada MR/ atau dimusnahkan. 3) Bagian pengendalian dokumen harus membuat dan memelihara daftar induk dokumen, baik untuk Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal. Tujuannya adalah untuk menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau dokumen yang tidak berlaku lagi (kadaluarsa). 4) Bagian pengendalian dokumen bertanggung jawab atas penyimpanan semua dokumen kualitas yang ”ASLI”, baik yang masih berlaku maupun yang kadaluarsa. b.



Pengendalian Dokumen Internal. 1) Salinan Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan cap “TERKENDALI” meliputi : a) Panduan Kualitas. b) Standar Operasional Prosedure c) Instruksi kerja.



Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.



PT. SS DANISA NUSANTARA



No. Dokumen



SOP-HSE-001



No. Edisi



1.0



Revisi



0



Tgl. Berlaku



30 September 2019



Halaman



6 dari 9



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN 2) Salinan dokumen internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan cap “TERKENDALI” adalah formulir. 3) Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk memeriksa Panduan Kualitas, Prosedur Kualitas, Instruksi Kerja, , dan formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku. 4) Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung jawab Wakil Manajemen. 5) Formulir yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk Formulir dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen. Pengendali dokumen menyimpan master (asli) formulir untuk menunjukan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku dan digunakan di unit kerja terkait. 6) Master dokumen yang tidak berlaku (kadaluarsa) disimpan oleh pengendali dokumen, sedangkan semua salinannya dimusnahkan untuk menghindari penggunaan yang tidak benar. 7) Hanya formulir dari prosedur Wakil Manajemen yang dilampirkan ke dalam prosedurnya. Sedangkan bentuk-bentuk yang berkaitan dengan proses operasitidak dilampirkan dalam prosedurnya dan disimpan di unit kerja masing-masing. c.Pengendalian Dokumen Eksternal. a. Dokumen eksternal yang harus dikendalikan antara lain adalah dokumendokumen selain dokumen kualitas, namun tidak terbatas kepada dokumen berikut ini : a.



Undang Undang.



b.



Peraturan Pemerintah (PP).



c.



Keputusan Presiden.



d.



Standar standar Nasional atau standar Internasional.



e.



Peraturan Menteri dan atau Keputusan Menteri/ SE, Inmen.



f.



Manual manual yang diterbitkan instansi terkait.



g.



Manual manual yang diterbitkan oleh produsen peralatan.



Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.



PT. SS DANISA NUSANTARA



No. Dokumen



SOP-HSE-001



No. Edisi



1.0



Revisi



0



Tgl. Berlaku



30 September 2019 7 dari 9



Halaman



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN b. Dokumen eksternal yang digunakan harus dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal. Wakil manajemen bertanggung jawab terhadap pemastian



keterbaharuannya



jika



terdapat



dokumen



eksternal



yang



mengalami perubahan. c. Kodifikasi dokumen. Cara pemberian kode/ nomer dokumen adalah : 



Untuk Pedoman K3 











HSE = Departemen







XX = No Urut Dokumen



IK3-HSE-XX-ZZ 



IK3 = Instruksi kerja K3







HSE = Departemen







XX = No Prosedur







ZZ = No Urut Dokumen



SOP-HSE-XX 



SOP = Standart Operating Prosedure







HSE = Departemen







XX



= Nomor Urut Dokumen



Untuk Formulir & IK 



Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.



PDM = Pedoman K3



Untuk Prosedur 











Untuk Panduan Kerja 







PDM-HSE-XX



FK3-HSE-XX-ZZ 



FK3 = Form kerja K3







HSE = Departemen







XX = Nomor Prosedure







XX = LLE (Lain – lain tanpa prosedure)







ZZ = Nomor urut form



PT. SS DANISA NUSANTARA



No. Dokumen



SOP-HSE-001



No. Edisi



1.0



Revisi



0



Tgl. Berlaku



30 September 2019 8 dari 9



Halaman



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN



1) Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut :



Jenis Dokumen



Kode



(1)



(2)



Manual Mutu



MM



Procedure



SOP



Instruksi Kerja



IK



Formulir Mutu



FM



Dokumen Umum



DU



Kode Pengendali Proses :



Pengendali Proses



Kode



(1)



(2)



Wakil Manajemen



7.



MR



HRD



HRD



Marketing



MKT



Operasional



OP



Administrasi



ADM



Purchasing



PUR



Kesehatan Keselamatan Kerja & Ling



K3L



Keadaan khusus. Tidak ada.



8.



Lampiran. a.



Master List Dokumen



b.



Daftar induk Instruksi kerja



Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.



PT. SS DANISA NUSANTARA



No. Dokumen



SOP-HSE-001



No. Edisi



1.0



Revisi



0



Tgl. Berlaku



30 September 2019



Halaman



9 dari 9



PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN c.



Daftar distribusi dokumen



d.



Daftar penarikan dokumen



e.



Lembar perubahan dokumen



f.



Berita acara pemusnahan dokumen



g.



Daftar dokumen eksternal



h.



Permintaan perubahan dokumen



Reg No : DNS-HSE-001. Rev 0.



PT. SS DANISA NUSANTARA