Analisis Struktur PT Gudang Garam TBK [PDF]

Citation preview

MANAGEMENT ANALISA PERUSAHAAN : PT. GUDANG GARAM, TBK.



Disusun oleh : 1. Ravell Immanuel (201860140) 2. Nerissa Arviana (201860159) 3. Lia Budiyani (201860193) Dosen Pengasuh Mata Kuliah : Rr. Niken Purbasari, S.E, M.Si



TRISAKTI SCHOOL OF MANAGEMENT JAKARTA



Analisa Struktur PT. Gudang Garam, Tbk.



1.



Dewan Direksi



Dewan Direksi berhak memeriksa operasi manajemen, operasi pembukuan, dokumen dan asset perusahaan serta berhak meminta segala informasi yang berhubungan dengan perusahaan. 2.



Internal Audit



Internal Audit merupakan pengawas keuangan perusahaan. Internal audit bertugas melakukan pemeriksaan dan mengaudit laporan keuangan sehingga dapat menghasilkan laporan yang wajar sehingga dipertanggungjawabkan kepada stakeholder. 3.



Sekretariat Perusahaan



Memiliki tugas untuk mengatur segala aktivitas masing-masing unit bagian dan mengurusi administrasi perusahaan, serta mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kebijakan pokok dari dewan direksi.



4.



Direktorat SDM dan Pelayanan Umum



Direktorat SDM dan Pelayanan Umum membawahi empat divisi, yaitu : a. Divisi SDM, mempunyai tugas dalam hal peningkatan kualitas karyawan melalui pembelian program diklat, pendidikan dan pelatihan. b. Divisi Pelayanan Umum, mempunyai tugas untuk menangani masalah yang berhubungan dengan rumah tangga perusahaan, seperti office boy, dan belanja rumah tangga perusahaan. c. Divisi Transportasi, mempunyai tugas untuk mengelola dan merawat alat transportasi milik perusahaan seperti truk, mobil, helikopter, dan transportasi lainnya. d. Divisi Teknik Umum, mempunyai tugas mengatur dan mengelola mesin-mesin umum yang digunakan di perusahaan seperti AC, pembangkit listrik dan air, diesel dan sebagainya. 5.



Direktorat Pengolahan



Direktorat Pengolahan membawahi empat divisi yaitu : a. Divisi Pengolahan Tembakau, mempunyai tugas untuk mengolah tembakau sehingga dapat menjadi bahan baku yang siap pakai dalam produksi rokok. b. Divisi Pengolahan Cengkeh, mempunyai tugas untuk mengolah cengkeh sehingga dapat menjadi bahan baku yang siap pakai dalam produksi rokok. c. Divisi Pengolahan Saos, mempunyai tugas untuk mengelola saos sehingga dapat menjadi bahan baku yang siap pakai dalam produksi rokok. d. Divisi Teknik Pengolahan, mempunyai tanggung jawab dalam hal mesin-mesin yang digunakan dalam proses pengolahan bahan baku. 6.



Direktorat Sigaret Kretek Tangan (SKT)



Direktorat Sigaret Kretek Tangan (SKT) membawahi satu divisi yaitu divisi sigaret kretek tangan.Divisi ini bertanggungjawab terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan SKT, baik dalam hal produksi, tenaga kerja, maupun alat-alat bantu yang digunakan. 7.



Direktorat Sigaret Kretek Mesin (SKM)



Direktorat Sigaret Kretek Mesin membawahi dua divisi yaitu:



a. Divisi Sigaret Kretek Mesin, mempunyai tanggung jawab dalam hal menangani segala hal yang berhubungan dengan SKM, meliputi administrasi, jam kerja karyawan bagian SKM, dan sebagainya. b. Divisi Teknik Produksi, mempunyai tanggung jawab untuk menangani mesinmesin yang digunakan dalam proses produksi di SKM. 8.



Direktorat Grafika



Direktorat Grafika membwahi tiga divisi yaitu : a. Divisi Percetakan, mempunyai tugas untuk mencetak hal-hal yang khusus yang berhubungan dengan Gudang Garam, seperti mencetak kertas untuk bungkus rokok, dan kertas untuk pelapis luar rokok (khusus untuk produk SKM). b. Divisi Percetakan Umum, mempunyai tugas untuk mencetak hal-hal yang umum, seperti kalender, spanduk, poster dan sebagainya. c. Divisi Penunjang, mempunyai tugas dalam hal keperluan-keperluan lain yang dapat menunjang pembuatan rokok, seperti cat untuk pewarna bungkus rokok. 9.



Direktorat Pemasaran



Direktorat Pemasaran memiliki tanggung jawab melaksanakan kegiatan pemasaran keluar perusahaan, dan membwahi tiga divisi yaitu: a. Divisi Promosi dan penjualan, mempunyai tugas dalam hal promosi dan penjualan rokok di selururh wilayah pemasaran. b. Divisi Riset dan Analisa Pemasaran, mempunyai tugas mengadakan penelitian untuk menganalisis dan mencari daerah atau wilayah yang cocok untuk dijadikan area pemasaran produksi. c. Divisi Distribusi, mempunyai tugas menyalurkan hasil produksi dari perusahaan ke seluruh wilayah pemasaran. 10. Direktorat Keuangan Direktorat Keuangan membawahi dua divisi, yaitu a. Divisi Keuangan, mempunyai tugas mengelola dan mengatur administrasi keuangan perusahaan, membina administrasi keuangan, serta menyusun pertanggungjawaban keuangan periodik maupun tahunan.



b. Divisi Akuntansi, mempunyai tugas untuk mencatat dan mengarsipkan laporan keluar masuknya kas perusahaan dan menyelenggarakan akuntansi keuangan.



Komunikasi Vertikal 1. Komunikasi Vertikal Kebawah Komunikasi ini menunjukan arus pesan yang mengalir dari para pimpinan PT. Gudang Garam Tbk. kepada para karyawan, komunikasi ini digunakan untuk menyampaikan pesan yang berkenaan dengan tugas dan pengawasan. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, mencegah terjadinya kekurangan informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Pimpinan atau Direksi akan terus bergelut dengan informasi, karena itu kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat. Pimpinan perusahaan tersebut harus memiliki informasi dari setiap unit dalam organisasi dan harus memperoleh informasi untuk semua unit, aliran informasi ini merupakan aktivitas yang berkesinambungan.Adapun jenis komunikasi yang dapat disampaikan dari pimpinan ke karyawan diantaranya : (1). Informasi tentang melaksanakan pekerjaan; (2). Informasi tentang dasar pemikiran sebuah pekerjaan; (3). Informasi tentang kebijakan perusahaan; (4). Informasi tentang kinerja karyawan.



2. Komunikasi Vertikal Keatas Komunikasi keatas adalah pesan yang mengalir dari karyawan PT. Gudang Garam kepada pimpinan, atau pesan yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi . Semua karyawan dalam perusahaan kecuali karyawan pada tingkat puncak melakukan komunikasi keatas,tujuannya untuk memberikan tanggapan mengenai kebjakan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini efek dari penyempurnaan moral dan sikap karyawan sehingga menciptakan kondisi komunikasi yang konduktif dalam menunjang kegiatan organisai. Kelancaran arus informasi yang mengalir dari bawah keatas sangat penting dalam meningkatkan produktivitas perusahaan. Jika komunikasi antara karyawan dan pimpinan terhambat atau mengalami distorsi maka akan berimbas kepada kondisi perusahaan menjadi



tidak sehat dan ketidaknyamanan dalam pelaksanaan kewajiban baik di tingkat karyawan maupun di tingkat pimpinan itu sendiri. Adapun informasi yang seharusnya disampaikan dari karyawan PT. Gudang Garam kepada pimpinan diantaranya adalah: (1). Informasi tentang rancangan pekerjaan; (2). Informasi tentang persoalan atau kendala dalam pekerjaan; (3). Informasi tentang saran yang membangun untuk perbaikan unit; (4). Informasi tentang keluhan dan perasaan mengenai pekerjaan karyawan.



Dengan adanya sinergi komunikasi antara pemimpin dengan karyawan, akan bermanfaat bagi produktifitas karyawan dan organisasi karena hal-hal yang dapat menghambat menghambat laju organisasi dapat diminimalisir dan diatasi. Komunikasi kepada pimpinan/direksi sangat penting untuk membuat suatu keputusan, oleh karena itu agar komunikasi ini berjalan dengan lancar dan memberikan informasi seperti yang diharapkan diperlukan pemrograman secara khusus. Untuk menyusun program tersebut diperlukan pedoman atau prinsip yang harus dipahami diantaranya : (1). Perencanaan; (2). Berlangsung secara berkesinambungan; (3). Menggunakan saluran rutin; (4). Mengutamakan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah; (5). Mendengarkan secara objektif; (6). Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah; (7). Menggunakan berbagai media dan metoda untuk meningkatkan aliran informasi.



Komunikasi Horizontal Komunikasi Horizontal adalah pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan yang dilakukan antara berbagai pejabat yang memiliki kedudukan yang sama (Miftah, Thoha., 1986 : 108). Komunikasi Horizontal terdiri dari penyampaian informasi diantara rekan kerja dalam unit yang sama. Unit kerja disini meliputi Direktorat Teknik, Direktorat Pengolahan, Direktorat SKT, Direktorat SKM, Direktorat Produksi, Direktorat Grafika, Direktorat Pemasaran, Direktorat Keuangan, Direktorat SDM, dan Direktorat Teknologi Informasi yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan memiliki pimpinan yang sama. Pesan ini biasanya



berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi lainnya. Komunikasi Horizontal ini dirancang untuk menyediakan umpan balik tentang keadaan dan fungsi organisasi. Tujuan komunikasi tersebut merupakan utuk koordinasi komunikasi yang berdimensi Horizontal baik itu secara tertulis maupun secara lisan. Bentuk komunikasi biasanya bersifat koordinatif dan merupan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sasaran komunikasi Horizontal bersifat saling menukar informasi atau pesan yang sangat penting dalam pemecahan masalah yang sedang dihadapi, guna menghindari penyelesaian masalah yang lambat. Komunkasi Horizontal berlangsung secara harmonis dan teratur diantara sesama karyawan yang bekerjasama sebagai satu tim, diantara anggota dari kelompok kerja yang berbeda dengan ketergantungan pekerjaan, antara anggota departemen fungsional dan antara personalia dengan staf. Pola komunikasi Horizontal ini berkaitan erat dengan arus pekerjaan dalam perusahaan.