APS Bab 4 [PDF]

Citation preview

Wawancara Sebelum Anda mewawancarai seseorang, Anda harus, pada dasarnya, mewawancarai diri Anda sendiri. Anda perlu mengetahui bias Anda dan bagaimana mereka akan mempengaruhi persepsi Anda. Pendidikan, kecerdasan, pendidikan, emosi, dan kerangka kerja etika Anda semuanya berfungsi sebagai filter yang kuat untuk apa yang akan Anda dengar dalam wawancara Anda. Anda harus benar-benar memikirkan wawancara sebelum Anda pergi. Visualisasikan mengapa Anda pergi, apa yang akan Anda tanyakan, dan apa yang akan membuatnya menjadi wawancara yang sukses di mata Anda. Anda harus mengantisipasi bagaimana membuat wawancara memenuhi individu yang Anda wawancarai, juga. Wawancara pengumpulan-informasi adalah percakapan terarah dengan tujuan khusus yang menggunakan format tanya-jawab. Dalam wawancara, Anda ingin mendapatkan pendapat dari orang yang diwawancarai dan perasaannya tentang keadaan saat ini dari sistem, tujuan organisasi dan pribadi, dan prosedur informal untuk berinteraksi dengan teknologi informasi. Di atas segalanya, cari pendapat dari orang yang Anda wawancarai. Pendapat mungkin lebih penting dan lebih mengungkapkan daripada fakta. Misalnya, bayangkan meminta pemilik toko tradisional yang baru-baru ini menambahkan toko online berapa banyak pengembalian dana pelanggan yang biasanya dia berikan untuk transaksi Web setiap minggu. Dia menjawab, “Sekitar 20 hingga 25 seminggu.” Ketika Anda memantau transaksi dan menemukan bahwa rata-rata hanya 10,5 per minggu, Anda mungkin menyimpulkan bahwa pemiliknya melebih-lebihkan fakta dan masalah. Bayangkan sebaliknya bahwa Anda bertanya kepada pemilik apa kekhawatiran utamanya dan bahwa dia menjawab, "Menurut pendapat saya, pengembalian barang yang dibeli melalui Web terlalu tinggi." Dengan mencari opini dan bukan fakta, Anda menemukan masalah utama bahwa keinginan pemilik ditangani. Selain pendapat, Anda harus mencoba menangkap perasaan orang yang diwawancara. Ingat bahwa orang yang diwawancara mengenal organisasi lebih baik daripada Anda. Anda dapat lebih memahami budaya organisasi dengan mendengarkan perasaan responden. Tujuan adalah informasi penting yang dapat diperoleh dari wawancara. Fakta yang Anda peroleh dari data keras dapat menjelaskan kinerja masa lalu, tetapi sasaran memproyeksikan masa depan organisasi. Cobalah mencari tahu sebanyak mungkin tujuan organisasi dari wawancara. Anda mungkin tidak dapat menentukan tujuan melalui metode pengumpulan data lainnya. Wawancara juga merupakan kesempatan berharga untuk mengeksplorasi kunci perhatian HCI (interaksi manusia-komputer), termasuk aspek ergonomis, kegunaan sistem, betapa menyenangkan dan menyenangkan sistem ini, dan betapa bermanfaatnya dalam mendukung tugas-tugas individu. Dalam wawancara, Anda mengatur hubungan dengan seseorang yang mungkin asing bagi Anda. Anda perlu membangun kepercayaan dan pemahaman dengan cepat, tetapi pada saat yang sama Anda harus mempertahankan kendali wawancara. Anda juga perlu menjual sistem dengan memberikan informasi yang diperlukan kepada orang yang Anda wawancarai. Lakukan dengan merencanakan untuk



wawancara sebelum Anda pergi sehingga melakukan itu adalah sifat alami Anda. Untungnya, wawancara yang efektif dapat dipelajari. Ketika Anda berlatih, Anda akan melihat diri Anda meningkat. Kemudian di bab ini, kita membahas desain aplikasi bersama (JAD) (diucapkan sebagai "jad," berima dengan tambahan), yang dapat berfungsi sebagai alternatif untuk wawancara satu-satu dalam situasi tertentu.



Lima Langkah dalam Persiapan Wawancara Lima langkah utama dalam persiapan wawancara ditunjukkan pada Gambar 4.1. Langkah-langkah ini termasuk berbagai kegiatan, dari mengumpulkan bahan latar belakang dasar untuk memutuskan siapa yang akan diwawancarai. Membaca BackgRound MateRial. Sangat penting untuk membaca dan memahami sebanyak mungkin informasi latar belakang tentang orang yang diwawancara dan organisasinya. Materi ini sering dapat diperoleh di situs web perusahaan, dari laporan tahunan saat ini, newsletter perusahaan, atau publikasi yang dikirim untuk menjelaskan organisasi kepada publik. Periksa internet untuk informasi perusahaan apa pun, seperti informasi dari Standard & Poor’s. 1. Baca materi latar belakang. 2. Tetapkan tujuan wawancara. 3. Tentukan siapa yang akan diwawancarai. 4. Siapkan orang yang diwawancara. 5. Tentukan jenis dan struktur pertanyaan.



Ketika Anda membaca materi ini, sangat sensitif terhadap bahasa yang digunakan anggota organisasi dalam menggambarkan diri mereka dan organisasi mereka. Apa yang Anda coba lakukan adalah membangun kosakata umum yang pada akhirnya akan memungkinkan Anda untuk menjawab pertanyaan wawancara dengan cara yang dapat dimengerti oleh orang yang Anda wawancarai. Manfaat lain dari meneliti organisasi Anda adalah memaksimalkan waktu yang Anda habiskan dalam wawancara; tanpa persiapan seperti itu, Anda dapat membuang waktu untuk menanyakan pertanyaan latar belakang umum.



membuat tampilan antar-objek. Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulkan serta pengalaman Anda sendiri untuk menetapkan tujuan wawancara. Harus ada empat hingga enam bidang utama terkait HCI, pemrosesan informasi, dan perilaku pengambilan keputusan yang ingin Anda ajukan. Bidang-bidang ini termasuk perhatian HCI (kegunaan dan kegunaan sistem; bagaimana hal itu sesuai



dengan aspek fisik; bagaimana hal itu sesuai dengan kemampuan kognitif pengguna; apakah itu menarik atau estetis; dan apakah menggunakan sistem dihargai dengan konsekuensi yang diinginkan), sumbersumber informasi , format informasi, frekuensi pengambilan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pengambilan keputusan.



memutuskan siapa yang akan diwawancarai. Ketika memutuskan siapa yang akan diwawancarai, sertakan orang-orang kunci di semua tingkatan yang akan dipengaruhi oleh sistem dalam beberapa cara. Berusahalah untuk keseimbangan sehingga banyak kebutuhan pengguna diatasi sebaik mungkin. Kontak organisasi Anda juga akan memiliki beberapa gagasan tentang siapa yang harus diwawancarai.



mempersiapkan wawancara. Persiapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelepon ke depan atau mengirim pesan email dan memungkinkan waktu yang diwawancarai untuk berpikir tentang wawancara. Jika Anda melakukan wawancara mendalam, Anda diperbolehkan untuk mengirim email pertanyaan Anda sebelumnya untuk memungkinkan waktu yang diwawancarai untuk memikirkan tanggapannya. Karena ada banyak tujuan yang harus dipenuhi dalam wawancara (termasuk membangun kepercayaan dan mengamati tempat kerja), bagaimanapun, wawancara biasanya dilakukan secara langsung dan bukan melalui email. Wawancara harus disimpan hingga 45 menit atau satu jam paling banyak. Tidak peduli berapa banyak orang yang diwawancarai ingin memperpanjang wawancara melampaui batas ini, ingatlah bahwa ketika mereka menghabiskan waktu bersama Anda, mereka tidak melakukan pekerjaan mereka. Jika wawancara berlangsung lebih dari satu jam, ada kemungkinan bahwa orang yang diwawancarai akan membenci intrusi, apakah mereka mengartikulasikan kebencian mereka atau tidak.



memutuskan jenis dan struktur Pertanyaan. Tuliskan pertanyaan untuk mencakup bidang utama HCI dan pengambilan keputusan yang Anda temukan ketika Anda memastikan tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara. Pertanyaan memiliki beberapa bentuk dasar yang perlu Anda ketahui. Dua jenis pertanyaan dasar bersifat terbuka dan tertutup. Setiap jenis pertanyaan dapat mencapai sesuatu yang sedikit berbeda dari yang lain, dan masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Anda perlu memikirkan efek yang akan dimiliki setiap jenis pertanyaan. Adalah mungkin untuk menyusun wawancara Anda dalam tiga pola berbeda: struktur piramida, struktur corong, atau struktur berlian. Masing-masing sesuai dalam kondisi yang berbeda dan melayani fungsi yang berbeda, dan masing-masing dibahas nanti dalam bab ini.



Jenis Pertanyaan Ada tiga jenis pertanyaan utama yang akan Anda gunakan untuk membangun wawancara Anda; pertanyaan terbuka, pertanyaan tertutup, dan probe. Setiap jenis pertanyaan berguna dalam situasi



yang berbeda dan pada waktu-waktu khusus selama wawancara. Selain itu, setiap jenis pertanyaan akan memperoleh informasi yang berbeda dari orang yang Anda wawancarai.



pertanyaan terbuka. Pertanyaan terbuka termasuk pertanyaan-pertanyaan seperti “Apa yang Anda pikirkan tentang menempatkan semua manajer di intranet?” “Tolong jelaskan bagaimana Anda membuat keputusan penjadwalan.” Dan “Dengan cara apa sistem memperluas kemampuan Anda untuk melakukan tugas yang akan tidak mungkin sebaliknya? ”Pertimbangkan istilah terbuka. "Buka" sebenarnya menggambarkan opsi yang diwawancarai untuk menanggapi. Mereka terbuka. Jawabannya bisa dua kata atau dua paragraf. Beberapa contoh pertanyaan terbuka ditemukan pada Gambar 4.2.



Manfaat menggunakan pertanyaan terbuka banyak dan mencakup hal-hal berikut: 1. Menempatkan orang yang diwawancara merasa nyaman 2. Mengizinkan pewawancara untuk mengambil kosa kata yang diwawancara, yang mencerminkan pendidikan, nilai, sikap, dan keyakinannya 3. Memberikan kekayaan detail 4. Mengungkap jalan-jalan pertanyaan lebih lanjut yang mungkin sudah tidak tersentuh 5. Membuat wawancara lebih menarik bagi yang diwawancara 6. Memungkinkan lebih spontanitas 7. Membuat kalimat lebih mudah bagi pewawancara 8. Menggunakan mereka dalam keadaan darurat jika pewawancara tidak siap



Seperti yang Anda lihat, ada beberapa keuntungan menggunakan pertanyaan terbuka. Namun demikian, ada banyak kelemahan: 1. Mengajukan pertanyaan yang mungkin menghasilkan terlalu banyak detail yang tidak relevan 2. Mungkin kehilangan kendali atas wawancara 3. Membiarkan tanggapan yang mungkin membutuhkan waktu terlalu banyak untuk jumlah informasi bermanfaat yang diperoleh 4. Berpotensi bahwa pewawancara tidak siap 5. Mungkin memberi kesan bahwa pewawancara adalah "ekspedisi memancing," tanpa tujuan nyata untuk wawancara



Anda harus mempertimbangkan dengan hati-hati implikasi menggunakan pertanyaan terbuka untuk wawancara.



Pertanyaan tertutup. Alternatif untuk pertanyaan terbuka ditemukan dalam jenis pertanyaan dasar lainnya: pertanyaan tertutup. Pertanyaan semacam itu adalah bentuk dasar "Apakah mudah menggunakan sistem saat ini?" Dan "Berapa banyak bawahan yang Anda miliki?" Tanggapan yang mungkin tertutup bagi orang yang diwawancara karena dia hanya dapat membalas dengan angka yang terbatas, seperti "Tidak ada," "Satu," atau "Lima belas." Beberapa contoh pertanyaan tertutup dapat ditemukan pada Gambar 4.3. Pertanyaan tertutup membatasi tanggapan yang tersedia untuk orang yang diwawancara. Anda mungkin akrab dengan pertanyaan tertutup melalui ujian pilihan ganda di perguruan tinggi. Anda diberi pertanyaan dan lima tanggapan, tetapi Anda tidak diizinkan untuk menuliskan respons Anda sendiri dan mendapatkan kredit karena menjawab pertanyaan dengan benar. Jenis pertanyaan tertutup khusus adalah pertanyaan bipolar. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang diwawancara lebih jauh lagi dengan hanya mengizinkan satu pilihan pada kedua kutub, seperti ya atau tidak, benar atau salah, atau setuju atau tidak setuju. Contoh pertanyaan bipolar dapat ditemukan pada Gambar 4.4.



Manfaat menggunakan pertanyaan tertutup dari kedua jenis termasuk yang berikut: 1. Menghemat waktu 2. Mudah membandingkan wawancara 3. Langsung ke intinya 4. Menjaga kendali atas wawancara 5. Mencakup banyak tanah dengan cepat 6. Memperoleh data yang relevan



Namun, kelemahan dalam menggunakan pertanyaan tertutup sangat penting. Mereka termasuk yang berikut: 1. Membosankan untuk orang yang diwawancara



2. Gagal mendapatkan detail yang kaya (karena pewawancara memasok kerangka acuan untuk orang yang diwawancarai) 3. Gagal menangani ide-ide utama untuk alasan sebelumnya 4. Gagal membangun hubungan antara pewawancara dan yang diwawancara



Jadi, sebagai pewawancara, Anda harus berpikir dengan hati-hati tentang jenis pertanyaan yang akan Anda gunakan. Baik pertanyaan terbuka maupun tertutup memiliki kelebihan dan kekurangan, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.5. Perhatikan bahwa memilih satu jenis pertanyaan di atas yang lain sebenarnya melibatkan trade-off; meskipun pertanyaan terbuka memberi keluasan dan kedalaman jawaban, tanggapan terhadap pertanyaan terbuka sulit untuk dianalisis.



Probe. Jenis pertanyaan ketiga adalah probe, atau tindak lanjut. Probe terkuat adalah yang paling sederhana - pertanyaan "Mengapa?" Probe lain adalah "Tolong berikan contoh waktu Anda tidak menemukan sistem yang dapat dipercaya." Dan "Tolong jelaskan itu untuk saya." Beberapa contoh pertanyaan menyelidik bisa ditemukan pada Gambar 4.6. Tujuan penyelidikan adalah untuk melampaui jawaban awal untuk mendapatkan lebih banyak makna, untuk memperjelas, dan untuk menarik keluar dan memperluas titik yang diwawancara. Probe bisa berupa pertanyaan terbuka atau tertutup. Sangat penting untuk menyelidiki. Pewawancara paling awal adalah pendiam tentang probing dan konsekuen menerima jawaban dangkal. Mereka biasanya bersyukur bahwa para karyawan telah memberikan wawancara dan merasa agak berkewajiban untuk menerima pernyataan wajar tanpa pengecualian secara sopan.



Mengatur Pertanyaan dalam Urutan Logika Sama seperti ada dua cara penalaran yang diakui secara umum — induktif dan deduktif — ada dua cara serupa dalam mengatur wawancara Anda. Cara ketiga menggabungkan kedua pola induktif dan deduktif.



menggunakan struktur piramida. Organisasi induktif pertanyaan wawancara dapat divisualisasikan sebagai memiliki bentuk piramida. Dengan menggunakan formulir ini, pewawancara memulai dengan pertanyaan yang sangat rinci dan sering ditutup. Pewawancara kemudian memperluas topik dengan memungkinkan pertanyaan terbuka dan tanggapan yang lebih umum, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.7.



Anda harus menggunakan struktur piramida jika Anda yakin orang yang Anda wawancarai perlu melakukan pemanasan terhadap topik tersebut. Menggunakan struktur piramida untuk rangkaian pertanyaan juga berguna ketika Anda menginginkan penentuan akhir tentang topik tersebut. Seperti halnya dalam pertanyaan terakhir pada Gambar 4.7, "Secara umum, bagaimana perasaan Anda tentang keamanan data versus pentingnya akses Internet?"



Pewawancara dimulai dengan pertanyaan-pertanyaan yang mudah dan tertutup yang memberikan pemanasan untuk proses wawancara. Di tengah-tengah wawancara, orang yang diwawancarai diminta untuk pendapat tentang topik yang luas yang jelas tidak memiliki jawaban "benar". Pewawancara kemudian menyempitkan kembali pertanyaan-pertanyaan untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan spesifik, sehingga menyediakan penutup bagi orang yang diwawancara dan pewawancara. Struktur berlian menggabungkan kekuatan dari dua pendekatan lainnya tetapi memiliki kelemahan mengambil lebih lama dari struktur lainnya. Akhir dari wawancara adalah tempat alami untuk menanyakan satu pertanyaan kunci: "Apakah ada sesuatu yang belum kami singgung yang Anda rasa penting untuk saya ketahui?" Dianggap sebagai pertanyaan formula oleh orang yang diwawancarai sebagian besar waktu, tanggapan akan sering "Tidak." Anda tertarik menggunakan struktur Corong. Dalam jenis struktur kedua, pewawancara mengambil pendekatan deduktif dengan memulai dengan pertanyaan umum, pertanyaan terbuka dan kemudian mempersempit kemungkinan tanggapan dengan menggunakan pertanyaan tertutup. Struktur wawancara ini dapat dianggap sebagai bentuk corong, seperti yang digambarkan pada Gambar 4.8. Menggunakan metode struktur corong memberikan cara yang mudah dan tidak mengancam untuk memulai wawancara. Urutan pertanyaan berbentuk corong juga berguna ketika orang yang diwawancara merasa emosional tentang topik dan membutuhkan kebebasan untuk mengekspresikan emosi tersebut.



menggunakan struktur berbentuk berlian. Seringkali kombinasi dari struktur piramida dan corong, menghasilkan struktur wawancara berbentuk berlian, adalah yang terbaik. Struktur ini memerlukan awal dengan cara yang sangat spesifik, kemudian memeriksa masalah umum, dan akhirnya sampai pada kesimpulan yang sangat spesifik, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 4.9.



di lain waktu, ketika pertanyaan ini membuka gerbang banjir pepatah dan banyak data baru yang disajikan. Saat Anda menyimpulkan wawancara, rangkum dan berikan umpan balik pada keseluruhan tayangan Anda. Informasikan kepada yang diwawancara tentang langkah-langkah selanjutnya untuk diambil dan apa yang akan Anda dan anggota tim lainnya lakukan selanjutnya. Mintalah orang yang diwawancarai dengan siapa Anda harus berbicara selanjutnya. Atur waktu janji di masa depan untuk wawancara tindak lanjut, terima kasih kepada yang diwawancarai untuk waktunya, dan berjabat tangan.



Menulis Laporan Wawancara Meskipun wawancara itu sendiri selesai, pekerjaan Anda pada data wawancara baru saja dimulai. Anda perlu menangkap esensi wawancara melalui laporan tertulis. Sangat penting bahwa Anda menulis laporan wawancara sesegera mungkin setelah wawancara. Langkah ini adalah cara lain yang Anda dapat memastikan kualitas data wawancara. Semakin lama Anda menunggu untuk menulis wawancara Anda, semakin tersangka kualitas data Anda menjadi. Setelah ringkasan awal ini, bahas lebih detail, perhatikan poin-poin utama dari wawancara dan pendapat Anda sendiri. Tinjau laporan wawancara dengan responden pada pertemuan tindak lanjut. Langkah ini membantu memperjelas makna yang dimiliki orang yang diwawancarai dan memungkinkan orang yang diwawancara tahu bahwa Anda cukup tertarik untuk meluangkan waktu untuk memahami sudut pandang dan persepsinya. Desain Aplikasi Bersama



Tidak peduli seberapa mahir Anda menjadi pewawancara, Anda pasti akan mengalami situasi di mana wawancara satu lawan satu tampaknya tidak bermanfaat seperti yang Anda inginkan. Wawancara pribadi memakan waktu dan dapat mengalami kesalahan, dan datanya rentan terhadap salah tafsir. IBM mengembangkan pendekatan alternatif untuk mewawancarai pengguna satu per satu, yang disebut desain aplikasi bersama (JAD). Motivasi untuk menggunakan JAD adalah untuk memotong waktu (dan karenanya biaya) yang diperlukan oleh wawancara pribadi, untuk meningkatkan kualitas hasil penilaian persyaratan informasi, dan untuk menciptakan lebih banyak identifikasi pengguna dengan sistem informasi baru sebagai hasil dari proses partisipatif . Meskipun JAD dapat diganti untuk wawancara pribadi pada setiap titik yang tepat selama SDLC, itu biasanya digunakan sebagai teknik yang memungkinkan Anda, sebagai analis sistem, untuk mencapai analisis persyaratan dan untuk merancang antarmuka pengguna bersama-sama dengan pengguna dalam pengaturan grup . Banyak seluk-beluk pendekatan ini hanya dapat dipelajari dalam seminar berbayar yang menunjukkan metode kepemilikan. Kami dapat, bagaimanapun, menyampaikan informasi yang cukup tentang JAD di sini untuk membuat Anda menyadari beberapa manfaat dan kelemahannya dibandingkan dengan wawancara satu-satu.



Kondisi yang Mendukung Penggunaan JAD Daftar kondisi berikut akan membantu Anda memutuskan kapan penggunaan JAD dapat berbuah. Pertimbangkan untuk menggunakan desain aplikasi bersama ketika: 1. Kelompok pengguna gelisah dan menginginkan sesuatu yang baru, bukan solusi standar untuk masalah yang umum. 2. Budaya organisasi mendukung perilaku pemecahan masalah bersama di antara berbagai tingkat karyawan. 3. Para analis memperkirakan bahwa jumlah ide yang dihasilkan melalui wawancara satu lawan satu tidak akan sebanyak jumlah gagasan yang mungkin dari latihan kelompok yang diperpanjang. 4. Alur kerja organisasi memungkinkan tidak adanya personil kunci selama blok waktu dua hingga empat hari. Potensi Manfaat Menggunakan JAD di Tempat Wawancara Tradisional Ada empat manfaat potensial utama yang Anda, pengguna, dan tim analisis sistem Anda harus pertimbangkan ketika Anda mempertimbangkan kemungkinan menggunakan desain aplikasi bersama. Manfaat potensial pertama adalah penghematan waktu dibandingkan wawancara tatap muka tradisional. Beberapa organisasi memperkirakan bahwa sesi JAD telah memberikan penghematan waktu 15 persen dibandingkan pendekatan tradisional.



Bersamaan dengan penghematan waktu adalah perkembangan yang cepat melalui JAD. Karena wawancara pengguna tidak diselesaikan secara serial selama beberapa minggu atau bulan, pengembangan dapat berjalan jauh lebih cepat. Manfaat ketiga untuk menimbang adalah kemungkinan peningkatan kepemilikan sistem informasi. Analis selalu berusaha untuk melibatkan pengguna dengan cara yang berarti dan mendorong pengguna untuk mengambil kepemilikan awal dari sistem yang sedang dirancang. Karena sifatnya yang interaktif dan visibilitas yang tinggi, JAD membantu pengguna terlibat di awal proyek sistem dan memperlakukan umpan balik mereka dengan serius. Bekerja melalui sesi JAD akhirnya membantu mencerminkan ide-ide pengguna dalam desain akhir. Manfaat akhir dari berpartisipasi dalam sesi desain aplikasi gabungan adalah pengembangan kreatif desain. Karakter interaktif JAD memiliki banyak kesamaan dengan teknik brainstorming yang menghasilkan ide-ide baru dan kombinasi ide baru karena lingkungan yang dinamis dan menstimulasi. Desain dapat berevolusi melalui interaksi yang difasilitasi, daripada dalam isolasi relatif.



Potensi Kelemahan Penggunaan JAD Ada tiga kekurangan atau jebakan yang harus Anda pertimbangkan ketika membuat keputusan apakah akan melakukan wawancara satu lawan satu secara tradisional atau menggunakan desain aplikasi bersama. Kelemahan pertama adalah bahwa JAD membutuhkan komitmen dari blok waktu yang besar dari semua peserta. Karena JAD membutuhkan komitmen dua hingga empat hari, tidak mungkin untuk melakukan kegiatan lain secara bersamaan atau untuk mengubah waktu kegiatan apa pun, seperti yang biasanya dilakukan dalam wawancara pribadi (one-on-one). Perangkap kedua terjadi jika persiapan untuk sesi JAD tidak memadai dalam hal apapun atau jika laporan tindak lanjut dan dokumentasi spesifikasi tidak lengkap. Dalam hal ini desain yang dihasilkan bisa kurang memuaskan. Banyak variabel yang perlu disatukan dengan benar agar desain aplikasi bersama menjadi sukses. Sebaliknya, banyak hal bisa salah. Keberhasilan desain yang dihasilkan dari sesi JAD kurang dapat diprediksi daripada yang dicapai melalui wawancara standar. Akhirnya, keterampilan organisasi yang diperlukan dan budaya organisasi mungkin tidak cukup dikembangkan untuk memungkinkan upaya terpadu yang diperlukan untuk menjadi produktif dalam pengaturan JAD. Pada akhirnya Anda harus menilai apakah organisasi benar-benar berkomitmen dan siap untuk, pendekatan ini.



Menggunakan Kuesioner Penggunaan kuesioner adalah teknik pengumpulan-informasi yang memungkinkan analis sistem untuk mempelajari sikap, keyakinan, perilaku, dan karakteristik dari beberapa orang kunci dalam organisasi yang mungkin dipengaruhi oleh sistem saat ini dan yang diusulkan. Sikap adalah apa yang orang-orang di



dalam organisasi katakan mereka inginkan (dalam sistem baru, misalnya); Keyakinan adalah apa yang orang anggap benar; perilaku adalah apa yang dilakukan oleh anggota organisasi; dan karakteristik adalah sifat orang atau benda. Tanggapan yang diperoleh melalui kuesioner (juga disebut survei) menggunakan pertanyaan tertutup dapat dikuantifikasi. Jika Anda mensurvei orang melalui email atau Web, Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk mengubah tanggapan elektronik langsung ke dalam tabel data untuk analisis menggunakan aplikasi spreadsheet atau paket perangkat lunak statistik. Tanggapan terhadap kuesioner menggunakan pertanyaan terbuka dianalisis dan ditafsirkan dengan cara lain. Jawaban untuk pertanyaan tentang sikap dan keyakinan sensitif terhadap kata-kata yang dipilih oleh analis sistem. Melalui penggunaan kuesioner, analis mungkin mencari untuk mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara. Selain itu, kuesioner dapat digunakan untuk menentukan seberapa luas atau terbatasnya sebuah sentimen yang diekspresikan dalam sebuah wawancara. Sebaliknya, kuesioner dapat digunakan untuk mensurvei sampel besar pengguna sistem untuk merasakan masalah atau mengangkat masalah penting sebelum wawancara dijadwalkan. Sepanjang bab ini, kami membandingkan dan membedakan kuesioner dengan wawancara. Ada banyak kemiripan antara dua teknik, dan mungkin yang ideal adalah menggunakannya bersama satu sama lain, baik menindaklanjuti jawaban kuesioner yang tidak jelas dengan wawancara atau merancang kuesioner berdasarkan apa yang ditemukan dalam wawancara. Setiap teknik, bagaimanapun, memiliki fungsi spesifiknya sendiri, dan tidak selalu diperlukan atau diinginkan untuk menggunakan keduanya.



Merencanakan Penggunaan Kuesioner Pada pandangan pertama, menggunakan kuesioner mungkin merupakan cara cepat untuk mengumpulkan sejumlah besar data tentang bagaimana pengguna menilai sistem saat ini, tentang masalah apa yang mereka alami dengan pekerjaan mereka, dan tentang apa yang diharapkan orang dari sistem baru atau yang dimodifikasi. Meskipun benar bahwa Anda dapat mengumpulkan banyak informasi melalui kuesioner tanpa menghabiskan waktu dalam wawancara tatap muka, mengembangkan kuesioner yang berguna membutuhkan waktu perencanaan yang luas dalam dirinya sendiri. Ketika Anda memutuskan untuk mensurvei pengguna melalui email atau Web, Anda menghadapi pertimbangan perencanaan tambahan mengenai kerahasiaan, otentikasi identitas, dan masalah berbagai tanggapan.



Anda harus terlebih dahulu memutuskan apa yang Anda coba peroleh dengan menggunakan survei. Misalnya, jika Anda ingin tahu berapa persentase pengguna yang lebih suka halaman FAQ sebagai sarana belajar tentang paket perangkat lunak baru, kuesioner mungkin teknik yang tepat. Jika Anda ingin analisis mendalam tentang proses pengambilan keputusan manajer, melakukan wawancara adalah pilihan yang lebih baik.



Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda memutuskan apakah penggunaan kuesioner sesuai. Pertimbangkan untuk menggunakan kuesioner jika: 1. Orang-orang yang perlu Anda pertanyakan tersebar luas (seperti dalam berbagai cabang dari perusahaan yang sama). 2. Sejumlah besar orang terlibat dalam proyek sistem, dan itu bermakna untuk mengetahui proporsi kelompok tertentu (misalnya, manajemen) yang menyetujui atau tidak menyetujui fitur tertentu dari sistem yang diusulkan. 3. Anda melakukan studi eksplorasi dan ingin mengukur opini keseluruhan sebelum proyek sistem diberikan arah tertentu. 4. Anda ingin memastikan bahwa setiap masalah dengan sistem saat ini diidentifikasi dan ditangani dalam wawancara tindak lanjut. Setelah Anda memutuskan bahwa Anda memiliki alasan yang baik untuk menggunakan kuesioner dan telah menunjuk tujuan yang harus dipenuhi melalui penggunaannya, Anda dapat mulai merumuskan pertanyaan.



Menulis Pertanyaan Perbedaan terbesar antara pertanyaan yang digunakan untuk sebagian besar wawancara dan yang digunakan pada kuesioner adalah bahwa wawancara memungkinkan interaksi antara pertanyaan dan maknanya. Dalam sebuah wawancara, analis memiliki kesempatan untuk memperbaiki pertanyaan, mendefinisikan istilah berlumpur, mengubah arah pertanyaan, menanggapi tampilan yang membingungkan, dan umumnya mengendalikan konteksnya. Beberapa peluang ini dimungkinkan pada kuesioner. Jadi, bagi seorang analis, pertanyaan harus jelas secara transparan, aliran kuesioner yang meyakinkan, pertanyaan-pertanyaan responden yang diantisipasi, dan administrasi kuesioner yang direncanakan secara rinci. (Responden adalah orang yang menanggapi atau menjawab kuesioner.) Jenis pertanyaan dasar yang digunakan pada kuesioner adalah terbuka dan tertutup, seperti yang dibahas untuk wawancara. Karena kendala yang ditempatkan pada kuesioner, beberapa diskusi tambahan tentang jenis pertanyaan dibenarkan.



pertanyaan terbuka. Ingat bahwa pertanyaan terbuka (atau pernyataan) adalah mereka yang membiarkan semua opsi jawaban terbuka bagi responden. Misalnya, pertanyaan terbuka pada kuesioner mungkin terbaca, "Jelaskan masalah apa pun yang saat ini Anda alami dengan laporan keluaran" atau "Menurut Anda, seberapa bermanfaat panduan pengguna untuk aplikasi akuntansi sistem saat ini?"



Ketika Anda menulis pertanyaan terbuka untuk kuesioner, antisipasi tanggapan seperti apa yang akan Anda dapatkan. Misalnya, jika Anda mengajukan pertanyaan seperti, “Bagaimana perasaan Anda tentang sistem?” Tanggapannya cenderung terlalu luas untuk interpretasi atau perbandingan yang akurat. Oleh karena itu, bahkan ketika Anda menulis pertanyaan terbuka, itu harus cukup sempit untuk memandu responden untuk menjawab dengan cara tertentu. Pertanyaan terbuka sangat cocok untuk situasi di mana Anda ingin mendapatkan pendapat anggota organisasi tentang beberapa aspek sistem, baik produk atau proses. Dalam kasus seperti itu Anda akan ingin menggunakan pertanyaan terbuka ketika tidak mungkin untuk mendaftar secara efektif semua kemungkinan tanggapan atas pertanyaan itu.



Pertanyaan tertutup. Ingat bahwa pertanyaan tertutup (atau pernyataan) adalah yang membatasi atau menutup opsi tanggapan yang tersedia bagi responden. Sebagai contoh, pada Gambar 4.11 pernyataan dalam pertanyaan 23 ("Di bawah ini adalah enam paket perangkat lunak yang tersedia saat ini. Silakan periksa paket perangkat lunak yang paling sering Anda gunakan secara pribadi") ditutup. Perhatikan bahwa responden tidak ditanya mengapa paket lebih disukai, atau mereka diminta untuk memilih lebih dari satu, bahkan jika itu adalah tanggapan yang lebih representatif. Seorang analis sistem harus menggunakan pertanyaan tertutup ketika dimungkinkan untuk secara efektif mencantumkan semua kemungkinan tanggapan terhadap pertanyaan dan ketika semua jawaban yang tercantum adalah saling eksklusif, sehingga memilih salah satu tidak termasuk memilih salah satu dari yang lain . Gunakan pertanyaan tertutup ketika Anda ingin mensurvei sampel besar orang. Alasannya menjadi jelas ketika Anda mulai membayangkan bagaimana data yang Anda kumpulkan akan terlihat. Jika Anda hanya menggunakan pertanyaan terbuka untuk ratusan orang, analisis dan interpretasi yang benar terhadap tanggapan mereka menjadi tidak mungkin tanpa bantuan program analisis konten yang terkomputerisasi. Ada trade-off yang terlibat dalam memilih baik pertanyaan terbuka atau tertutup untuk digunakan pada kuesioner. Gambar 4.12 merangkum trade-off ini. Perhatikan bahwa tanggapan terhadap pertanyaan terbuka dapat membantu analis mendapatkan wawasan yang kaya dan eksploratif serta luas dan mendalam tentang suatu topik. Meskipun pertanyaan terbuka dapat ditulis dengan mudah, menganalisis tanggapan mereka sulit dan memakan waktu. Ketika kami mengacu pada penulisan pertanyaan tertutup dengan jawaban yang teratur atau tidak teratur, kami sering menyebut proses sebagai penskalaan. Penggunaan skala dalam survei dibahas secara rinci di bagian selanjutnya.



pilihan kata. Seperti halnya wawancara, bahasa kuesioner adalah aspek yang sangat penting dari keefektifannya. Bahkan jika seorang analis sistem memiliki serangkaian pertanyaan standar mengenai



pengembangan sistem, adalah bijaksana untuk menulisnya untuk mencerminkan terminologi bisnis sendiri. Responden menghargai upaya seseorang yang mengganggu untuk menulis kuesioner yang mencerminkan penggunaan bahasa mereka sendiri. Misalnya, jika bisnis menggunakan istilah pengawas alih-alih manajer atau unit daripada departemen, memasukkan istilah yang disukai ke dalam kuesioner membantu responden terkait dengan makna pertanyaan. Respons akan lebih mudah diinterpretasikan secara akurat, dan responden akan lebih antusias secara keseluruhan. Untuk memeriksa apakah bahasa yang digunakan pada kuesioner adalah responden, cobalah beberapa contoh pertanyaan pada kelompok percontohan (uji). Minta mereka untuk memberikan perhatian khusus pada kesesuaian kata-kata dan untuk mengubah kata-kata yang tidak berdering benar.



Berikut beberapa panduan untuk digunakan saat memilih bahasa untuk kuesioner Anda: 1. Gunakan bahasa responden kapan pun memungkinkan. Tetap sederhana kata-kata. 2. Lebih spesifik daripada tidak jelas dalam kata-kata Anda. Hindari pertanyaan yang terlalu spesifik juga. 3. Buat pertanyaan singkat. 4. Jangan menggurui responden dengan berbicara kepada mereka melalui pilihan bahasa tingkat rendah. 5. Hindari bias dalam kata-kata. Menghindari bias termasuk menghindari pertanyaan yang tidak menyenangkan. 6. Menargetkan pertanyaan kepada responden yang benar (yaitu, mereka yang mampu merespons). 7. Pastikan bahwa pertanyaan secara teknis akurat sebelum memasukkannya. 8. Gunakan perangkat lunak untuk memeriksa apakah tingkat membaca sesuai untuk responden.



Menggunakan Timbangan dalam Kuesioner Skala adalah proses menetapkan angka atau simbol lain ke atribut atau karakteristik untuk tujuan mengukur atribut atau karakteristik tersebut. Timbangan seringkali acak dan mungkin tidak unik. Misalnya, suhu diukur dalam beberapa cara; dua yang paling umum adalah skala Fahrenheit (di mana air membeku pada 32 derajat dan mendidih pada 212 derajat) dan skala Celcius (di mana pembekuan terjadi pada 0 derajat dan mendidih pada 100 derajat). Pengukuran. Analis sistem umumnya menggunakan dua bentuk skala pengukuran yang berbeda:



1. Skala nominal 2. Skala interval



Skala nominal digunakan untuk mengklasifikasikan berbagai hal. Sebuah pertanyaan seperti yang berikut ini menggunakan skala nominal: Jenis perangkat lunak apa yang paling Anda gunakan? 1 Pengolah kata 2 Spreadsheet 3 Basis data 4 Program email



Jelas, skala nominal adalah bentuk pengukuran terlemah. Umumnya, semua analis dapat melakukannya dengan mereka adalah mendapatkan total untuk setiap klasifikasi.



Dalam skala interval, interval antara setiap pasangan angka adalah sama. Karena karakteristik ini, operasi matematika dapat dilakukan pada data kuesioner, sehingga menghasilkan analisis yang lebih lengkap. Contoh skala interval adalah skala Fahrenheit dan Celcius, yang mengukur suhu.



Contoh pusat informasi di atas pasti tidak menggunakan skala interval, tetapi dengan penahan skala pada kedua ujungnya, analis mungkin ingin mengasumsikan bahwa responden menganggap intervalnya sama:



Seberapa bergunakah dukungan yang diberikan oleh Kelompok Dukungan Teknis? Tidak Bermanfaat Sama Sekali Sangat Bermanfaat 1 2 3 4 5



Jika analis sistem membuat asumsi ini, analisis kuantitatif lebih mungkin.



validitas dan ReliaBility. Ada dua ukuran kinerja dalam membangun skala: validitas dan reliabilitas. Seorang analis sistem harus menyadari masalah ini. Validitas adalah sejauh mana suatu pertanyaan mengukur apa yang ingin dianalisis oleh analis. Misalnya, jika tujuan kuesioner adalah untuk menentukan apakah organisasi siap untuk perubahan besar dalam operasi komputer, apakah pertanyaan mengukur itu? Keandalan mengukur konsistensi. Jika kuesioner diberikan sekali dan sekali lagi di bawah kondisi yang sama dan jika hasil yang sama diperoleh dua kali, instrumen dikatakan memiliki konsistensi eksternal. Jika kuesioner berisi subparts dan bagian-bagian ini memiliki hasil yang setara, instrumen dikatakan memiliki konsistensi internal. Konsistensi eksternal dan internal adalah penting.



skala constRucting. Konstruksi skala sebenarnya adalah tugas yang serius. Konstruksi skala yang tidak hati-hati dapat menyebabkan masalah-masalah berikut: 1. Leniency 2. Kecenderungan sentral 3. Efek Halo



Kekurangan adalah masalah yang disebabkan oleh responden yang penilai mudah. Seorang analis sistem dapat menghindari masalah keringanan dengan memindahkan kategori "rata-rata" ke kiri (atau kanan) dari pusat. Kecenderungan sentral adalah masalah yang terjadi ketika responden menilai semuanya sebagai rata-rata. Analis dapat meningkatkan skala (1) dengan membuat perbedaan lebih kecil pada kedua ujungnya, (2) dengan menyesuaikan kekuatan deskriptor, atau (3) dengan membuat skala dengan lebih banyak poin. Efek halo adalah masalah yang muncul ketika kesan yang terbentuk dalam satu pertanyaan membawa ke pertanyaan berikutnya. Misalnya, jika Anda menilai seorang karyawan yang memiliki kesan yang sangat baik, Anda dapat memberikan peringkat yang tinggi di setiap kategori atau sifat, terlepas dari apakah itu merupakan poin kuat dari karyawan. Solusinya adalah menempatkan satu sifat dan beberapa karyawan pada setiap halaman daripada satu karyawan dan beberapa sifat pada halaman.



Merancang Kuesioner Banyak prinsip yang sama yang relevan dengan desain formulir untuk input data (seperti yang dibahas dalam Bab 12) juga penting dalam mendesain kuesioner. Meskipun maksud dari sebuah