001 Sop Menjalin Komunikasi Dengan Masyarakat [PDF]

Citation preview

MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT NNNo. Dokumen : 449/SOP/ADMEN/002/2019 No. Revisi : 00 SOP Tanggal Terbit: 15 Januari 2019 Halaman :1/4



UPTD PUSKESMAS MONDOKAN



Pengertian



Drg. Budhi Wibowo NIP.196903222002121003



Menjalin komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi timbal



balik



yang



dilakukan



oleh



puskesmas



dengan



masyarakat baik untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat



maupun



untuk



mendapatkan



umpan



balik



ataupun keluhan dari masyarakat. Tujuan



Sebagai acuan petugas dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat



Kebijakan



Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Mondokan Nomor 440.1/SK-002/112/2019 Tentang Menjalin Komunikasi Dengan Masyarakat



Referensi



Peraturan Daerah Kabupaten Sragen Nomor 9 Tahun 2006 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik Kabupaten Sragen;



Prosedur



Penyampaian informasi kepada masyarakat secaratertulis dilakukan dengan cara penyampaian melalui a. Papan pengumuman 1. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab pelayanan menentukan informasi yang harus disampaikan lewat papan pengumuman. 2. Petugas menuliskan informasi yang harus disampaikan pada papan pengumuman. 3. Petugas memasang papan pengumuman pada tempat yang telah ditentukan. b. Leaflet/Brosur 1.



Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi apasaja yang perlu dicantumkan dalam leaflet/brosur.



2.



Petugas merancang leaflet/brosur.



3.



Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.



4.



Petugas melakukan order pencetakan leaflet/brosur. 1/3



5. Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke pendaftaran, ruang tunggu dan lintas sektor. b. Poster : 1. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam . 2. Petugas merancang poster. 3. Kepala puskesmas menyetujui desain poster 4.



Petugas melakukan order pencetakan poster



5. Petugas mendistribusikan poster ruang tunggu dan lintas sektor. c. Standing banner 1.



Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi apasaja yang perlu dicantumkan dalam standing banner.



2.



Petugas merancang standing banner.



3.



Kepala puskesmas menyetujui standing banner.



4.



Petugas melakukan order pencetakan standing banner.



5. Petugas memasang standing banner di tempat yang sudah ditentukan. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan dilakukan dengan tatap muka melalui : a. Penyuluhan atau Pertemuan 1.



Petugas embuat kesepakatan jadwal kegiatan dengan sasaran atau peserta penyuluhan.



2.



Petugas menentukan materi yang akandisampaikan.



3.



Petugas memastikan jadual kegiatan, bila terjadi perubahan maka dilakukan kesepakatan ulang.



4.



Petugas p memberikan penyuluhan atau melaksanakan pertemuan



5. b.



Petugas menyusun laporan hasil kegiatan



Lokakarya mini tiga bulanan 1.



Petugas melakukan koordinasi, komunikasi dan meminta camat untuk dapat memimpin lokakarya mini tiga bulanan



2.



Petugas menyampaikan informasi kepada semua sektor yang terkait. 2/3



3.



Petugas membuat materi yang akan digunakan dalam lokakarya mini dalam bentuk yang mudah dipahami



4.



Petugas membuat surat undangan lokakarya mini untuk ditandatangani oleh Camat.



5.



Petugas



membagikan surat undangankepada



semua sektor yang terkait. 6.



Petugas menjadi pemateri saat lokakarya mini tiga bulanan.



7.



Petugasmelaksanakan lokakarya mini



sesuai



jadwal. 8.



Petugas membuat notulen lokakarya mini ti bulanan.



9.



Kepala Puskesmas bersama Tim manajemen mutu membuat rencana tindak lanjut dan tindak lanjut dari hasil lokakarya mini.



Menerima informasi dari masyarakat (umpan balik) dilakukan cara : a. Kotak saran 1.



Petugas membuka kotak saran seminggu sekali (setiap hari sabtu)



2.



Petugas mencatat isi dari kotak saran yang disertai identitas dan nomer telepon



3.



Petugas merekap isi dari kotak saran



4.



Petugas melaporkan kepada tim manajemen kepuasan pelanggan



5.



Tim manajemen kepuasan pelanggan mengadakan pertemuan untuk membahas isi kotak saran dan membuat rencana tindak lanjut terhadap masukan dari kotak saran dan melaporkannya pada Tim Mutu dan Kepala Puskesmas



6.



Petugas menghubungi penulis kotak saran untuk memberikan tanggapan.



b. SMS atau WA 1.



Petugas menerima sms atau WA umpan balik



2.



Petugas mencatat isi sms atau WA umpan balik



3.



Petugas merekap isi umpan balik



4.



Petugas melaporkan kepada tim manajemen 3/3



kepuasan pelanggan 5.



Tim manajemen kepuasan pelanggan mengadakan pertemuan untuk membahas isi SMS/WA dan membuat rencana tindak lanjut terhadap masukan dari SMS/WA dan melaporkannya pada Tim Mutu dan Kepala Puskesmas



6.



Petugas menyampaikan



menghubungi bahwa



pengirim



masalah



sms sudah



diselesaikan oleh puskesmas c. Survey 1.



Petugas menyusun instrumen survey



2.



Kepala puskesmas menyetujui instrumen



3.



Petugas melakukan survey



4.



Petugas mengumpulkan hasil survey



5.



Petugas mengolah data hasil survey



6.



Petugas menganalisa hasil survey



7.



Petugas menyampaikan hasil analisa survey kepada kepala puskesmas dan tim mutu



8.



Kepala puskesmas dan tim mutu mengadakan rapat koordinasi untuk membahas hasil survey dan rencana tindak lanjutnya



9.



Petugas mencatat hasil rapat



10. Petugas menyampaikan hasil survey di papan pengumuman



Unit Terkait



-



UKP



-



UKM



-



Admen



Rekaman Historis Perubahan No



Halaman



Yang Dirubah



4/3



Perubahan



Tanggal Diberlakukan



DAFTAR TILIK MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT No. Dokumen



DAFTAR TILIK



No. Revisi Tanggal Terbit Halaman



:ADMEN/I/SOP-MDK/01/2017/ 00 1/2



UPTD PUSKESMAS MONDOKAN



Drg. Budhi Wibowo NIP.196903222002121003



Unit : Nama Petugas : Tanggal Pelaksanaan : NO



URAIAN KEGIATAN



YA TIDAK KET



A. Tahap Persiapan 1



Apakah koordinator admen mengundang anggota tim admen



2



Apakah koordinator dan anggota tim admen mengidentifikasi sasaran yang akan dilakukan jalinan komunikasi



3



Apakah sekretaris mencatat semua proses pembahasan



4



Apakah koordinator dan anggota tim admen mengidentifikasi materi yang akan di komunikasikan



5



Apakah ketua tim membagi tugas anggota tim



6



Anggota tim mengidentifikasi alat-alat membuat kuesioner kepada masyarakat,



7



Apakah anggota tim yang diberi tugas menyiapkan materi dan gambar untuk membuat leaflet untuk menyampaikan informasi,



8



Apakah anggota tim yang mendapat tugas menginformasikan kepada kepala desa/kepala dusun/ketua RW/Ketua RT tentang rencana menjalin komunikasi dengan masyarakat



9



Apakah anggota tim yang mendapat tugas dan kepada kepala desa/kepala dusun/ketua RW/Ketua RT menentukan waktu pelaksanaan menjalin komunikasi dengan masyarakat,



10



Apakah anggota tim yang mendapat tugas mengajukan permohonan kepada kepala desa/kepala dusun/ketua RW/Ketua RT untuk mengumpulkan sasaran/ masyarakat B.



1



dan bahan untuk



Tahap Pelaksanaan



Apakah kepala desa/kepala dusun/ketua RW/Ketua 5/3



RT



menyiapkan ruang/tempat/sarana dan prasarana pertemuan, 2



Apakah kepala desa/kepala dusun/ketua RW/Ketua membuka pertemuan



RT



3



Apakah petugas membagikan materi menjalin komunikasi



4



Apakah anggota tim yang diberi tugas menyampaikan materi sesuai dengan rencana



5



Apakah anggota tim yang diberi tugas memberi kesempatan kepada masyarakat untuk bertanya apabila materi yang disampaikan belum jelas,



6



Apakah masyarakat bertanya apabila ada materi yang belum jelas



7



Apakah petugas memberi jawaban pertanyaan kepada peserta sesuai dengan pertanyaan



8



Apakah apabila petugas tidak bisa menjawab (tidak menguasai) maka jawaban akan disampaikan lain waktu



9



Apakah petugas menutup penyampaian materi



10



Apakah petugas menutup penyampaian materi



11



Apakah petugas mendokumentasikan hasil penyampaian



12



Apakah petugas meminta tanda tangan kepala Desa/kepala dusun/ketua RW/ketua RT sebagai tanda bukti telah menyampaikan komunikasi



13



Apakah petugas mencatat ke dalam buku catatan kegiatan



14



Apakah petugas melapor kepada koordinator admen dan kepala Puskesmas



15



Apakah setiap akhir bulan petugas menyerahkan pelaksanaan kegiatan kepada bendahara BOK



bukti



Mondokan,........................ CR........................



Pelaksana / Auditor



.................................................



6/3