18b. Usman ARIP 2.2 - User Pemda [PDF]

Citation preview

User Manual Aplikasi Rekonsiliasi Iuran Pemda Hak Akses Pemda



BPJS Kesehatan Tahun 2022 ARIP 2.2.0



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



1



Daftar Isi Latar Belakang......................................................................................................................................... 3 Fitur User PEMDA ................................................................................................................................... 4 1.



Melakukan Login Aplikasi........................................................................................................ 4



2.



Menampilkan Dashboard........................................................................................................ 4



3.



Melakukan Download Data..................................................................................................... 5



4.



Monitoring Per Tahun ............................................................................................................. 9



5.



Melakukan Import Data Gaji ................................................................................................... 9



6.



Import Data Tunjangan ......................................................................................................... 16



7.



Input Manual Gaji ................................................................................................................. 18



8.



Input Data Tunjangan ........................................................................................................... 20



9.



Mutasi Data Pegawai ............................................................................................................ 21



10. Download Data (Manajemen Data ARIP Versi 1) .................................................................. 22 11. Manajemen Referensi ........................................................................................................... 23



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



2



Latar Belakang Aplikasi Rekonsiliasi Iuran Pemda adalah tools bantu dalam perhitungan iuran wajib PNS dan Pemda dalam proses rekonsiliasi iuran segmen PPU PNS. Latar belakang dari Aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Kompleksnya perhitungan Rekonsiliasi Iuran Pemda sesuai Perpres 75 Tahun 2019 dan SE Mendagri No 900/14075/SJ yang meliputi komponen: • Gaji Pokok • Tunjangan Keluarga • Tunjangan Jabatan • Tunjangan Umum • Tambahan Penghasilan (TPP/TPG Guru/Tunjangan Jasa Medis) 2. Akurasi dan ketepatan waktu perhitungan Rekonsiliasi Iuran Pemda. 3. Terdapat kesalahan dalam memperhitungkan batas maksimal Dasar Pehitungan Iuran (DPI) yaitu Rp. 12.000.000. 4. Meningkatan potensi pendapatan dan penerimaan iuran pada segmen PPU PNS.



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



3



Fitur User PEMDA 1. Melakukan Login Aplikasi Cara Login pada aplikasi adalah sebagai berikut :



1. Masukkan Username dan Password dan Captcha untuk pengamanan. Username dan Password menggunakan username dan password PEMDA yang telah dibuat oleh user KC BPJS Kesehatan. 2. Pilih Login 2. Menampilkan Dashboard Menu ini akan menampilkan data secara umum untuk satu Pemda dalam bulan dan tahun tertentu. Cara menampilkan dashboard pada aplikasi adalah sebagai berikut : 1. Pilih Dashoboard 2. Pilih Pemda, Bulan dan Tahun 3. Pilih Cari



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



4



3. Melakukan Download Data Menu ini bertujuan untuk mengunduh data pegawai. Terdapat 2 jenis data unggah yaitu Download Detail dan Download Rekap. Download Detail berupa rincian data per pegawai pada salah satu pemda pada bulan dan tahun tertentu, sedangkan Download Rekap berupa rincian data per satuan kerja pada salah satu pemda pada bulan dan tahun tertentu. Cara mengunduh data pada aplikasi adalah sebagai berikut :



1. Pilih Download Pegawai 2. Pilih Pemda, Bulan dan Tahun 3. Pilih untuk Download data per pegawai atau pilih untuk Download data per satuan kerja. 4. Hasil Download berupa file excel. 5. Untuk memindahkan Hasil download data file .txt ke Excel dapat dilakukan sebagai berikut : • Buka Hasil Download, Kemudian Pilih Select All (Pilih Semua) dan Pilih Copy. • Buka Excel, Kemudian Pilih Paste.



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



5



•



Blok kolom A, kemudian klik Text to Coloumns



•



Klik Next



•



Centang other dan isi dengan karakter separator “|”



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



6



•



Blok data preview dengan cara tekan shift dan klik kolom no secara bersamaan. Lalu geser kursor sampai menampilkan kolom paling kanan, lalu tekan shift dan klik kolom jasmed sampai semua kolom terblok dan data format menjadi text seperti gambar berikut :



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



7



•



Klik Finish, maka excel akan menampilkan dat asebagai berikut :



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



8



4. Monitoring Per Tahun Menu ini berfungsi untuk menampilkan data gaji dan tunjangan per tahun sesuai dengan hak akses yang telah diberikan.



Langkah – Langkah : a. Pilih nama PEMDA dan tahun, kemudian klik b. Header table dapat dipilih sesuai kebutuhan 5. Melakukan Import Data Gaji Menu ini bertujuan untuk input data gaji pegawai setiap bulan yang hanya dapat dilakukan oleh user PEMDA.. Sumber data yang digunakan WAJIB luaran aplikasi Sim Gaji/Taspen dengan jumlah 101 kolom TANPA ada proses modifikasi/rumus/tambahan kolom atau template import gaji (Download Format Import Gaji 28 Kolom). Berikut ada ketentuan sumber data yang digunakan : a. Luaran Aplikasi Sim Gaji/Taspen Luaran Aplikasi Sim Gaji/Taspen yang digunakan adalah hasil tarikan backup gaji pada aplikasi taspen tanpa ada proses modifikasi, rumus dan tambahan kolom dengan jumlah kolom sebanyak 101 kolom dengan isian sebagai berikut : No



Header



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10



tglgaji nip nama glrbelakang glrdepan kdjenkel tempatlhr tgllhr agama pendidikan



Tipe Data date variabel string variabel variabel variabel variabel date variabel variabel



Format Cells date general general general general general general date general general



Keterangan dd/mm/yyyy contain 0-9 a-z A-Z, at least 3 characters contain a-z A-Z, at least 2 characters can be null can be null can be null can be null dd/mm/yyyy can be null can be null



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



9



11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37



tmtcapeg tmtskmt mkgolt blgolt tmtkgb tmtkgbyad bup nodosir kdcabtaspen kdssbp kdskpd kdsatker alamat kddati4 kddati3 kddati2 kddati1 notelp npwp niplama kodebyr norek kdhitung tmtberlaku taperum kdjnstrans jistri



No



Header



38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59



janak kdstapeg tmtstop kdpangkat masker prsngapok tmttabel kdeselon kdfungsi kdguru kdstruk kdberas kdlangka kdterpencil kdtkd kdtjkhusus kdkorpri kdkoperasi kdirdhata gapok tjistri tjanak



variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer Tipe Data integer variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel variabel integer integer integer



general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general Format Cells general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general



can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null contain 0-9, at least 3 characters contain 0-9 a-z A-Z, at least 3 characters can be null can be null can be null contain 0-9, at least 1 characters contain 0-9, at least 1 characters can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can't be null, contain 0-9 Keterangan can't be null, contain 0-9 can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



10



60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86



tjtpp tjeselon tjfungsi tjstruk tjguru tjlangka tjtkd tjterpencil tjkhusus tjberas tjpajak tjaskes tjumum tjkk tjkm ttaperap tbulat kotor iwp_beban_pegawai iwp_beban_pembkerja iwp_taspen ppajak pbulog ptaperum psewa phutang pkorpri



No



Header



87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101



pirdhata pkoperasi pjkk pjkm ptaperap ptaperai potongan bersih catatan nu hal kdstawin nmsatker nmskpd noktp



integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer integer Tipe Data integer integer integer integer integer integer integer integer variabel variabel variabel variabel string string integer



general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general general Format Cells general general general general general general general general general general general general general general general



can be null can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can be null can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can be null can be null can be null can't be null, contain 0-9 can be null can be null can be null can be null can be null can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null Keterangan can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null can be null contain a-z A-Z, at least 2 characters contain a-z A-Z, at least 2 characters can be null



Keterangan : Warna Merah : Kolom Mandatory (Wajib ada) b. Format Import Gaji 28 Kolom



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



11



Jika tidak memiliki data yang bersumber dari Luaran Aplikasi Sim Gaji/Taspen, maka dapat menggunakan template Format Import Gaji 28 kolom dengan isian sebagai berikut :



No



Header



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21



nomor tglgaji nip nama tempatlhr tgllhr kdskpd kdsatker kddati2 kddati1 jistri janak kdpangkat kdeselon gapok tjistri tjanak tjeselon tjfungsi tjstruk tjlangka



No



Header



22 23 24 25 26 27 28 29



tjterpencil tjkhusus tjumum iwp_beban_pegawai iwp_beban_pembkerja nmsatker nmskpd noktp



Tipe Data variabel date variabel string variabel date variabel variabel variabel variabel integer integer variabel variabel integer integer integer integer integer integer integer Tipe Data integer integer integer integer integer string string integer



Format Cells general date general general general date general general general general general general general general general general general general general general general Format Cells general general general general general general general general



Keterangan contain 0-9, at least 1 characters dd/mm/yyyy contain 0-9 a-z A-Z, at least 3 characters contain a-z A-Z, at least 2 characters can be null dd/mm/yyyy contain 0-9, at least 3 characters contain 0-9 a-z A-Z, at least 3 characters contain 0-9, at least 1 characters contain 0-9, at least 1 characters can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can be null can be null can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 Keterangan can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 can't be null, contain 0-9 contain a-z A-Z, at least 2 characters contain a-z A-Z, at least 2 characters can be null



Proses import data sebagai berikut :



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



12



1. Siapkan File Gaji luaran Aplikasi Sim Gaji/Taspen atau Format Import Gaji 28 Kolom. Buka File tersebut. 2. Simpan dengan jenis File excel (.xlsx). 3. Pastikan file excel tidak lebih dari satu sheet. 4. Pastikan file excel tidak mengandung formula. 5. Klik



untuk memilih file yang akan di upload.



6. Klik , maka file yang diupload akan dilakukan proses validasi data. Jika ditemukan data yang tidak valid maka akan otomatis terdownload error validation dalam bentuk .txt sebagai berikut :



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



13



Pada file error validation akan menampilkan baris yang yang bermasalah. Nomor baris yang ditampilkan tersebut tidak termasuk header pada excel. (*) Mohon dipastikan agar tidak terdapat NIP yang ganda pada satu file import gaji. 7. Jika tidak terdapat error pada proses validasi file upload , selanjutnya akan muncul tampilan sebagai berikut :



Pada tampilan diatas, muncul preview 10 baris data excel yang diupload sehingga user dapat melakukan pengecekan kesesuaian file sebelum melanjutkan proses import. 8. Pilih Pemda, Bulan, Tahun, Jenis Gaji. Jenis Gaji terdiri dari : a. Gaji Induk b. Gaji Susulan c. Gaji Terusan (*) Untuk melakukan upload jenis gaji susulan, pastikan telah dilakukan proses import data gaji induk pada bulan tersebut sampai dengan status selesai. 9. Kemudian klik . 10. Setelah berhasil upload, selanjutnya akan tampil daftar upload sebagai berikut : USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



14



Berikut beberapa jenis Status dalam proses upload data: a. Menunggu diproses sistem : pada status ini aplikasi sedang melakukan proses upload data. Refresh halaman ini secara berkala untuk melihat perubahan status b. Menunggu diapprove user : pada status ini sistem telah selesai melakukan proses upload data dan user dapat melakukan Approval untuk melanjutkan proses simpan data. Klik pada data yang akan di approve agar dapat diproses simpan. Klik untuk menghapus data , maka data akan hilang pada daftar File yang telah diupload c. Selesai : pada status ini proses approve oleh user sudah berhasil dan data gaji telah berhasil tersimpan. Berikut hal – hal yang perlu diperhatikan pada proses penghapusan data yang berstatus Selesai: • Jika user melakukan klik pada data “Gaji Induk” maka semua data gaji dan tunjangan salah satu pemda yang dipilih pada bulan tahun tersebut akan terhapus. (*) Apabila terdapat perubahan data gaji induk yang telah diimport dan di-approve, maka proses perubahannya dengan menghapus terlebih dahulu data gaji yang akan diupdate dan dilakukan proses import kembali. • Jika user melakukan klik pada data “Gaji Terusan” maka data data gaji terusan salah satu pemda yang dipilih pada bulan tahun tersebut akan terhapus d. Gagal : status ini menunjukkan bahwa proses simpan data gaji tidak berhasil disebabkan terdapat data tidak valid. Klik untuk menghapus data gagal, dan lakukan upload ulang setelah dilakukan perbaikan data sesuai hasil validasi dari sistem.



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



15



11. Referensi kode SKPD dan Satker secara otomatis akan tersimpan berdasarkan data pada file upload. 12. Setelah proses upload Selesai, silahkan cek kesesuaian data pada menu Download Data. 13. Klik



untuk mengetahui user yang melakukan upload dan approve.



6. Import Data Tunjangan Menu ini berfungsi untuk mengupload data tunjangan pegawai. Pastikan data tunjangan pegawai yang akan di upload sudah dilakukan upload Data Gaji Induk.



Langkah – Langkah : 1. Klik menu Import Tunjangan 2. Klik untuk mengunduh format upload tunjangan 3. Isi data sesuai kolom yang telah disediakan pada format tunjangan 4. Klik



untuk memilih file yang akan di upload



5. Klik sebagai berikut :



untuk proses validasi file upload, selanjutnya akan muncul form



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



16



Pada tampilan diatas, muncul preview 10 baris data excel yang diupload sehingga user dapat melakukan pengecekan kesesuaian file sebelum melanjutkan proses import. 6. Pilih Pemda, Bulan Gaji, Tahun Gaji dan Jenis Tunjangan. Jenis tunjangan ini terdiri dari : a. TPP, TPP Susulan I dan TPP Susulan II b. TPG, TPG Susulan I dan TPG Susulan II c. Jasa Medis, Jasa Medis Susulan I dan Jasa Medis Susulan II. (*) Untuk melakukan import tunjangan susulan, pastikan telah dilakukan proses import tunjangan pada bulan tersebut sampai dengan status selesai. 7. Kemudian klik . 8. Setelah berhasil upload, selanjutnya akan tampil daftar upload sebagai berikut :



Berikut beberapa jenis Status dalam proses upload data:



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



17



a. Pada user SKPD dan Satker, hanya dapat menampilkan data upload tunjangan yang diupload oleh user tersebut. b. Menunggu di proses sistem : pada status ini aplikasi sedang melakukan proses upload data. Refresh halaman ini secara berkala untuk melihat perubahan status c. Menunggu di approve User : pada status ini sistem telah selesai melakukan proses upload data dan user dapat melakukan Approval untuk melanjutkan proses simpan data. Klik pada data yang akan di approve agar dapat diproses simpan. Klik untuk menghapus data , maka data akan hilang pada daftar File yang telah diupload d. Selesai : pada status ini proses approve oleh user sudah berhasil dan data gaji telah berhasil tersimpan. e. Gagal : status ini menunjukkan bahwa proses simpan data gaji tidak berhasil disebabkan terdapat data tidak valid. Klik untuk menghapus data gagal, dan lakukan upload ulang setelah dilakukan perbaikan data sesuai hasil validasi dari sistem. 9. Untuk melakukan perubahan data Tunjangan, maka user dapat melakukan proses import data tunjangan kembali sampai dengan status Selesai. 10. Setelah proses upload Selesai, silahkan cek kesesuaian data pada menu Download Data. 11. Dalam hal terdapat perubahan/penambahan data tunjangan, maka dilakukan proses import data tunjangan yang terbaru agar sistem akan meng-update sesuai dengan data terbaru apabila terdapat perubahan/penambahan dengan tidak menghapus data yang telah diimport sebelumnya yang tidak mengalami perubahan/penambahan. 12. Klik



untuk mengetahui user yang melakukan upload dan approve



7. Input Manual Gaji Menu ini berfungsi untuk melakukan input gaji induk secara manual. Menu ini khusus untuk Pegawai yang mendapatkan lebih dari dua tunjangan. Menu ini dapat digunakan apabila sudah dilakukan proses import Data Gaji Induk pada bulan tersebut.



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



18



Langkah – Langkah : a. Pilih Pemda, Bulan, dan Tahun kemudian klik



b. Isi data pada Form Detail Data Gaji, kemudian klik . Beberapa ketentuan dari Form Detail Data Gaji adalah sebagai berikut : • Besaran Gaji Induk adalah Total Gaji yang telah dibayarkan oleh Pemda kepada Pegawai pada bulan tersebut. Jika Besaran Gaji Induk belum dibayarkan dapat diinput dengan besaran Rp. 0. • IWP Beban Pekerja adalah iuran 1% yang telah dipotong dan dibayarkan oleh Pemda pada bulan tersebut. Jika IWP Beban Pekerja belum dibayarkan dapat diinput dengan besaran Rp. 0. • IWP Beban Pemberi Kerja adalah iuran 4% yang telah dibayarkan oleh Pemda pada bulan tersebut. Jika IWP Beban Pemberi Kerja belum dibayarkan dapat diinput dengan besaran Rp. 0. c. Pilih Pemda, Bulan, dan Tahun. Kemudian Klik untuk menampilkan data yang telah diinput. d. Untuk menghapus data, Klik untuk menghapus data input manual gaji, dan lakukan penginputan data manual gaji Kembali. Hapus Data Gaji manual akan menghapus data gaji dan tunjangan untuk NIP pada satker yang dipilih. Catatan :



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



19



Penghapusan gaji manual berpontensi menjadikan nilai iuran tidak sesuai, namun dapat dimitigasi dengan melakukan upload/entri tunjangan kembali pada nilai yang tidak sesuai sehingga iuran akan terupdate sesuai dengan kondisi data terakhir. 8. Input Data Tunjangan Menu ini berfungsi untuk input data tunjangan secara manual, dimana data tunjangan pegawai yang dapat diinput hanya data yang gaji induknya diinput melalui Input Manual Gaji.



Langkah – Langkah : 1. Isi nama Pemda, bulan , tahun dan NIP, kemudian klik



2. Klik



, maka akan muncul form sebagai berikut :



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



20



3. Klik



untuk menyimpan data



9. Mutasi Data Pegawai Menu ini berfungsi untuk mengubah data SKPD/Satker pada data gaji induk di bulan dan tahun tersebut.



Langkah – Langkah : 1. Isi Nama Pemda, Bulan, Tahun dan NIP 2. Kemudian klik



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



21



Data pegawai yang ditampilkan sesuai level hak akses yang diberikan. 3. Klik



untuk mengubah data



4. Isi data SKPD dan Satker tujuan kemudian klik 10. Download Data (Manajemen Data ARIP Versi 1) Menu ini berfungsi untuk melakukan Download Data pada ARIP Versi 1. Data yang diunggah adalah data gaji induk beserta dengan tunjangannya per pegawai per bulan pada salah satu pemda.



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



22



Langkah – Langkah : 1. Isi Nama Pemda, Bulan dan Tahun. 2. Kemudian klik . Hasil Download Data berupa file .txt. 3. Untuk memindahkan Hasil download data ke Excel dapat dilakukan sebagai berikut : • Buka Hasil Download, Kemudian Pilih Select All (Pilih Semua) dan Pilih Copy. • Buka Excel, Kemudian Pilih Select All (Pilih Semua) dan Ganti Format Cells menjadi text dan Pilih Paste. 11. Manajemen Referensi Menu ini untuk melihat data referensi SKPD dan Satker pada Pemda yang dipilih. Data SKPD dan Satker bersumber pada Import Data Gaji sehingga user tidak perlu melakukan proses input referensi secara manual. Apabila terdapat perubahan Nomenklatur SKPD atau Satker (Kode SKPD/Satker tetap) dapat dilakukan pergantian nama.



Langkah – Langkah Perubahan Data Satker: 1. Pilih Pemda, kemudian pilih Cari



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



23



2.



Klik



pada data SKPD yang ingin dilakukan perubahan nama SKPD.



3.



Ubah nama kemudian klik



Langkah – Langkah Perubahan Data Satker: 1. Pilh Tab Referensi, kemudian pilih Satker



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



24



2. Klik



pada data Satker yang ingin dilakukan perubahan nama satker



3. Ubah nama kemudian klik



USER MANUAL APLIKASI REKONSILIASI IURAN PEMDA



25