Aktivitas Pengendalian [PDF]

Citation preview

AKTIVITAS PENGENDALIAN-TRANSAKSI PEMBELIAN Terdapat dua jenis pengendalian komputer, yaitu : a. Pengendalian umum, yang berkaitan dengan lingkungan komputer dan yang mempunyai pengaruh pervasif terhadap aplikasi komputer. b. Pengendalian aplikasi, yang berkaitan dengan setiap aplikasi akuntansi yang terkomputerisasi, seperti siklus pengeluaran.



Dokumen dan Catatan Umum Dokumen dan catatan umum yang tercakup dalam siklus pengeluaran antara lain : 1) Permintaan pembelian 2) Pesanan pembelian 3)



Laporan penerimaan



4) Faktur penjual 5) Voucher 6) Laporan pengecualian 7) Ikhtisar voucher 8) Register voucher 9) File induk pemasok yang telah disetujui 10) File pesanan pembelian terbuka 11) File penerimaan 12) File transaksi pembelian 13) File induk hutang usaha 14) File suspensi atau penolakan



Fungsi-fungsi Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut : 1) Pengajuan pembelian. Permintaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain yang meliputi : a) Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui. b) Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa. c) Pembuatan pesanan pembelian.



2) Penerimaan barang dan jasa. Penerimaan atau pengiriman fisik barang atau jasa yang mencakup : a) Penerimaan barang. b) Penyimpanan barang yang diterima untuk persediaan di gudang. c)



Pengembalian barang ke pemasok (jika diretur).



3) Pencatatan kewajiban. Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban hukum, yang meliputi : a) Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatn kewajiban. b) Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat.



Setiap fungsi utama diatas harus ditugaskan kepada orang atau departemen yang berbeda. Hal ini merupakan pemisahan tugas klasik berupa pemisahan antara pemberi otorisasi transaksi, penyimpanan aktiva hasil transaksi dan pencatatan transaksi



Pengajuan pembelian. Suatu transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas transaksi yang akan dilakukan dengan pihak ketiga. Banyak perusahaan menetapkan ketentuan pemberian persetujuan secara berjenjang tergantung pada jumlah rupiah pembelian yang akan dilakukan. Untuk pembelian yang kecil jumlahnya, suatu departemen biasanya agak bebas dalam mengajukan permintaan dan melakukan order pembelian. Apabila perusahaan memberikan kebebasan yang lebih besaar pada suatu departemen maka pengendalian berdasarkan anggaran dan pertanggungjawaban yang ketat atas departemen yang melakukan pengeluaran. Permitaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain, yang meliputi: 1) Mencantumkan Nama Pemasok dalam Daftar Nama pemasok Proses menyetujui pemassok yang akan mengirimkan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan merupakan pengendalian yang penting, terutama dalam sistem akuntansi yang mengandalkan pada pengendalian komputer. Apabila ,amajemen melakukan penhendalian yang ketat dalam menetapkan pemasok yang akan dicantumkan dalam daftar nama pemasok, maka karyawan akan sulit melakukan pembelian fiktif. 2) Mengajukan Permintaan Barang dan Jasa.



Permintaan



pembelian



merupakan



awal



dari



jejak



transaksi



yang



mendokumentasikan bukti dalam mendukung asersi manajemen seperti eksistensi atau kejadian transaksi pembelian. Permintaan pembelian menyediakan bukti tentang tujuan audit yang spesifik. Pengendalian penting yang harus dipertimbangkan perusahaan adalah bahwa seluruh permintaan memenuhi kebijakan otorisasi yang ditetapkan oleh perusahaan. 3) Membuat Order Pembelian Departemen pembelian mempunyai kewenangan untuk menerbitkan pesanan pembelian hanya setelah menerima permintan pembelian yang disetujui dengan benar. Pembuatan pesanan pembelian merupakan kelanjutan dari proses pemrakarsaan transaksi. Peran pembelian adalah untuk memastikan sumber pasokan terbaik dan untuk baranbarang yang penting, mendapatkan harga penawaran yang paling kompetitif. System berkomputer memiliki daftar pemasok yang telah diotorisasi dan daftar harga mutahir dari semua barang yang umumnya dibeli perusahaan. order pembelian dibuat dengan menggunakan informasi dari daftar-daftar tersebut. Order pembelian harus berisi uraian yang jelas mengenai barang dan jasa yang diinginkan, jumlah harga dan nama serta alamat pemasok. Pesanan



pembelian



juga



menjadi



bagian



dari



jejak



transaksi



untuk



mendokumentasikan bukti yang mendukung asersi eksistensi atau kejadian pada transaksi pembelian. Pengecekan independen selanjutnya atas disposisi pesanan pembelian untuk review status semua pesanan pembelian terbuka dan belum terpenuhi berkaitan asersi kelengkapan pada transaksi pembelian.



Penerimaan Barang dan Jasa. Pesanan pmbelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Penerimaan barang dan jasa ini biasanya mebuktikan bahwa suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. Personil departemen penerimaan harus membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum dalam pesanan pembelian, menhitung barang, dan memerikasa kemungkinan adanya barang yang rusak. Penerimaan barang dan jasa atau pengiriman fisik barang atau jasa, yang mencakup: a) Penerimaan barang



b) Penyimpanan barang yang diterima untuk perusahaan. c) Pengenbalian barang ke pemasok.



1) Membuat Laporan Penerimaan Barang Laporan penerimaan bernomor urut harus dibuat untuk setiap pesanan yang diterima, untuk mendokumentasikan bahwa kewajiban telah ditetapkan. Laporan penerimaaan barang merupakan dokumen penting dalm mendukung asersi eksistensi atau kejadian untuk transaksi pembelian. Informasi yang ada dalam laporan penerimaan akan diteruskan ke bagian utang usaha melalui salinan laporan penerimaan atau secara elektronis. 2) Menyimpan Barang yang Diterima di Gudang Pemisahan fungsi penyimapanan barang yang diterima sebagai persediaan dari fungsi lainnya yang terlibat dalam pembelian dapat mengurangi terjadinya resiko pembelian yang tidak diotorisasi atau penyalahgunaan barang. Perusahaan harus menyimpan barang di tempat yang aman dengan akses yang terbatas dan diawasi secara memadai.



Pencatatan Utang Penerimaan barang dan jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bagi perusahaan untuk menyelesaikan transaksi. Akuntansi akrual mensyaratkan penetapan utang. Banyak perusahaan menggunakan voucher, yaitu suatu dokumen intern untuk mengakui kewajiban dan mencatatnya dalam jurnal pembelian atau register voucher. Pengendalian atas pencatatan aseri dan asersi/tujuan audit spesifik yang berkaitan meliputi halhal berikut: a) Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan faktur penjual serta laporan penerimaan barang dan pesanan pembelian yang bersangkutan. b) Membandingkan tanngal laporan penerimaan dengan tanggal pencatatan voucher. Kedua tanggal itu harus berada pada periode akuntansi yang sama. c) Melaksanakn pengecekan yang independen atas keakuratan matematis dari setiap voucher dan faktur pemasok pendukungnya. d) Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan diikhtisarkan secara tepat dalam catatan akuntansi.



e) Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban perusahaan dengan cara menunjuk seseorang untuk meberi persetujuan atas pembayaran voucher. f) Memberikan kode atas distribusi akun, dengan menunjukkan akun aktiva atau beban yang harus didebet, ke voucher tersebut. g) Dokumen pendukung harus segara distempael, dilubangi, atau dibubuhi tanda lainnya agar dokumen tersebut tidak bisa digunakan lagi untuk mengajukan permintaan pembayaran. Pembuatan voucher dan pencatatan kewajiban Setelah menerima faktur dari penjual, biasnya personil depatemen utang uaha akan memasukkan data transaksi melalui terminal. Program edit akan menegecek hal-hal seperti validitas nomor pemasok, kecocokan antar kuantitas dalam voucher dengan yang diterima, menguji keakuratan matematis pada faktur penjual danvoucher, membandinhkan klasifikasi akun pada voucher dengan klasifikasi akun pada pesanan pembelian. Aktivitas Pengendalian dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteki salah saji mencakup: 1) Otorisasi umum dan khsus untuk setiap pembelian 2) Setiap surat order pembelian haru didasarkan pada surat permintaan yang telah diotorisasi. 3) Setiap penerimaan barang harus didasrkan pada surat order pembelian ang telah diotorisasi. 4) Fungsi penerimaan barang menhitung, menginspeksi, dan membandingkan barang yang diterima dengan data barang yang tercantum dalam surat order pembelian yang telah diotorisasi. 5) Penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus didokumentasikan. 6) Bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah. 7) Setiap pencatatan ke register bukti kas harus didukunhg dengan bukti kas keluar yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. 8) Pengecekan secara independen posting ke dalm buku pembantu usaha, sediaan, aset tetap, dengan akun kontol yang bersangkutan dalam buku besar. 9) Pertanngung jawaban secara periodik semua formulir bernomor urut tercetak.



10) Panduan akun dan review terhadap pemberian kode akun. 11) Review kinerja secara periodik.



Sistem Ilustratif untuk Transaksi Pembelian Proses transaksi pembelian dibuat dalam bentuk bagan arus. Bagan arus tersebut menunjukkan tahapan yang dilalui transaksi mulai dari pemrakarsaan transaksi pada buku besar, yang mendukung laporan keuangan. Auditor juga harus mendokumentasikan aktivitas atau prosedur pengendalian yang penting. Memahami dan Menilai Risiko Pengendalian Auditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian yang mencukupi untuk merencanakan audit. Yaitu, auditor perlu memiliki pemahaman yang cukup agar mampu mengidentifikasi jenis-jenis salah saji yang potensial, mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi salah saji yang material, dan merancang pengujian substantif. Jika auditor merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada tingkat yang rendah untuk suatu asersi, maka penting bagi dia untuk memperoleh pemahaman mengenai prosedur pengendalian atas asersi tersebut.



Pengujian Detil Saldo Pengujian ini meliputi dua kategori, yaitu: 1) Konfirmasi Utang Dagang Pengiriman konfirmasi dalam audit terhadap utang dagang tidak merupakan prosedur yang harus dilakukan auditor. Prosedur ini bersifat opsional karena 1) konfirmasi tidak dapat menjamin bahwa utang yang tidak dicatat dapat terdeteksi 2) bukti eksternal berupa faktur dan laporan bulanan dari penjual biasanya telah tersedia untuk sebagian besar utang. Auditor harus mengawasi pembuatan dan pengiriman permintaan konfirmasi dan harus menerima jawaban secara langsung dari respoden. Dalam mengkonfirmasi utang dagang, auditor harus menghendaki agar kreditur menyebutkan jumlah terutang karena jumlah itu akan direkonsiliasi dengan jumlah menurut klien. Pengujian ini menghasilkan bukti untuk semua asersi utang dagang, namun demikian pembuktian yang dihasilkan dari asersi kelengkapan hanya terbatas karena adanya kemungkinan kesalahan dalam mengidentifikasi pemasok yang dikirimi konfirmasi disebabkan klien tidak mencatat utang tertentu.



2) Merekonsiliasi Utang yang Tidak Dikonfirmasi ke laporan dari pemasok Pemasok biasanya mengirimkan laporan bulanan yang bisa dijumpai dalam arsip klien. Jika demikian, maka jumlah yang terutang kepada pemasok menurut catatan klien dapat direkonsiliasi dengan laporan tersebut. Bukti yang diperoleh dari prosedur ini sama dengan yang yang diperoleh melalui prosedur konfirmasi, hanya saja kurang dapat diandalkan karena laporan yang dikirim pemasok kepada klien, tidak langsung kepada auditor. Selain itu, tidak semua pemasok mempunyai kebiasaan mengirim laporan bulanan kepada para pelanggannya.



Sumber : 1. AL Haryono Jusuf.(2002.Auditing, Buku Dua,Yogyakarta: STIE YKPN 2. Tiasa.2013.Audit



Atas



Siklus



Pengeluaran.



(online).



Tersedia



:



http://tiasaccountingworld.blogspot.com/2013/09/audit-atas-siklus-pengeluaran.html



[1



Oktober 2014] 3. Mimi.2013.



Audit



Siklis



Pengeluaran.(online).



Tersedia



:



http://mimiakuntansi.blogspot.com/2013/12/audit-siklus-pengeluaran.html [ 1 Oktober 2014]