Anjab Sekretaris [PDF]

Citation preview

INFORMASI JABATAN 1.



Nama Jabatan



: Sekretaris



2.



Kode Jabatan



:-



3.



Unit Organisasi a. Eselon I b. Eselon II c. d.



4.



Eselon III Eselon IV



: : Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak kabupaten Karawang ::



Kedudukan dalam Struktur Organisasi :



Kepala Dinas



Sekretaris



Kasubbag Program dan Keuangan



Kabid Peningkatan Kualitas Hidup Perempuan dan Keluarga



5.



Ikhtisar Jabatan



Kabid Perlindungan Perempuan dan Anak



Kasubbag Umum dan Kepegawaian



Kabid Pengarusutamaan Gender Kerjasama dan Kelembagaan



:



Memimpin dan melaksanakan tugas dan fungsi Dinas dalam hal pengelolaan administrasi perencanaan dan program, keuangan serta kepegawaian dan umum di lingkungan Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kabupaten Karawang serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi Bidang-bidang sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.



6.



Uraian Tugas : a. Menyusun rencana operasional di lingkungan Sekretariat berdasarkan program kerja Sekretariat serta petunjuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas; 1) Menelaah program kerja unit eselon II; 2) Merancang tahap-tahap pelaksanaan program kerja; 3) Merencanakan alokasi sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program kerja; Informasi Jabatan… [1]



4) Merumuskan kerangka acuan kerja sebagai panduan operasional dalam pelaksanaan program kerja. b. Mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkungan Sekretariat sesuai dengan tugas pokok dan tanggung jawab yang ditetapkan agar tugas yang diberikan dapat berjalan efektif dan efisien; 1) Menjabarkan rencana operasional menjadi kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan; 2) Mengklasifikasi kegiatan berdasarkan tugas pokok dan tanggung jawab bawahan; 3) Menentukan waktu penyelesaian untuk pelaksanaan tugas. c. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan Sekretariat sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas; 1) Menjelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh bawahan; 2) Menghimpun saran dan masukan yang terkait dengan pelaksanaan tugas unit; 3) Memberikan arahan/petunjuk pelaksanaan tugas berdasarkan acuan/pedoman tugas kepada bawahan. d. Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sekretariat secara berkala sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku untuk mencapai target kinerja yang diharapkan; 1) Menentukan jadwal penyeliaan tugas bawahan; 2) Menentukan standar kualitas dan kuantitas hasil kerja; 3) Mengidentifikasi permasalahan/kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan; 4) Membuat koreksi pada hasil kerja bawahan. e. Memfasilitasi penyusunan produk hukum di lingkup Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang; penyusunan kelembagaan dan ketatalaksanaan di lingkungan Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang; sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas 1) Mempelajari materi produk hukum kelembagaan dan ketatalaksanaan; 2) Menyusun draft produk hukum kelembagaan dan ketatalaksanaan; 3) Memfinalisasikan hasil penyusunan produk hukum kelembagaan dan ketatalaksanaan. f. Memfasilitasi penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pemeriksaan (TLHP) di lingkungan Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang; sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas 1) Memeriksa dokumen administrasi keuangan dan memepelajari hasil TLHP; 2) Memaraf dokumen administrasi keuangan dan menindaklanjuti hasil TLHP; g. Memfasilitasi pengelolaan dan pembinaan tata naskah dan tata kearsipan di lingkungan Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang; keprotokolan dan kehumasan di lingkungan Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang; rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan asset lainnya serta ketertiban, keindahan dan keamanan kantor Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang; dan penatausahaan, perbendaharaan, verifikasi dan akuntansi keuangan Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang; 1) Menyusun pedoman pengelolaan; 2) Melakukan kegiatan pengelolaan; 3) Mengevaluasi kegiatan pengelolaan 4) Melaporkan kegiatan pengelolaan h. Memfasilitasi pembinaan tertib administrasi pengelolaan barang di lingkungan Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang ; disiplin pegawai di lingkungan Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang. 1) Menyusun pedoman pembinaan; Informasi Jabatan… [2]



2) Melakukan kegiatan pembinaan; 3) Mengevaluasi kegiatan pembinaan 4) Melaporkan kegiatan pembinaan i. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sekretariat dengan cara membandingkan antara rencana operasional dengan tugas-tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan perbaikan kinerja di masa yang akan datang; 1) Menentukan jadwal evaluasi berkala; 2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan; 3) Menganalisis permasalahan dan upaya penyelesaiannya; 4) Melaporkan hasil evaluasi kepada pimpinan. j. Menyusun laporan pelaksanaan tugas Sekretariat sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja ; 1) Menelaah laporan capaian pelaksanaan tugas bawahan; 2) Mereview konsep laporan; 3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada pimpinan; 4) Memfinalisasi laporan. k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis. 1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan; 2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas; 3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada; 4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas. 7.



Bahan Kerja : No Bahan Kerja 1. Program Unit Eselon II 2. Beban Kerja Unit 3. SOTK dan Rencana Operasional 4. SOTK dan Rencana Operasional 5. Peraturan yang berkaitan 6. 7. 8. 9. 10. 11.



8.



Dokumen TLHP Perda dan Perbup Perda dan Perbup Laporan Kegiatan Bawahan Laporan Hasil Kegiatan Instruksi Pimpinan



Perangkat/Alat Kerja : No Alat Kerja 1. SOP dan Petunjuk Teknis 2. SOTK (Tupoksi) 3. Kerangka Acuan Kerja 4. Kerangka Acuan Kerja 5. Peraturan yang berkaitan, SOP, Juklak Juknis 6. Perbup yang berkaitan, SOP, Juklak Juknis 7. Perbup yang berkaitan , SOP, Juklak Juknis 8. Peraturan yang berkaitan, SOP, Juklak Juknis 9. 10. 11.



Rencana Operasional Bagian/Bidang SOP dan Petunjuk Teknis Peraturan terkait dan Arahan Pimpinan



Digunakan dalam tugas Penyusunan Rencana Operasional Sekretariat Pendistribusian tugas kepada bawahan Pemberian Petunjuk dan Arahan Penyeliaan Pelaksanaan Tugas Bawahan Penyusunan produk hukum Penyelesaian TLHP Pengelolaan dan pembinaan Pembinaan tertib administrasi Pengevaluasian Pelaksanaan Tugas Penyusunan Laporan Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain



Digunakan dalam tugas Menyusun Rencana Operasional Sekretariat Mendistribusikan Tugas Memberi Petunjuk Pelaksanaan Tugas Menyelia Pelaksanaan Tugas Menyusun Produk Hukum Menyelesaikan TLHP Mengelola dan membina Membina administrasi pengelolaan barang dan pegawai Mengevaluasi Pelaksanaan Tugas Membuat Laporan Melaksanakan Tugas Kedinasan Lain



Informasi Jabatan… [3]



9.



Hasil Kerja : No Hasil Kerja 1. Rencana Operasional Sekretariat 2. Jadwal dan Pembagian Tugas 3. Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas 4. Catatan Permasalahan dan Koreksi Hasil Kerja 5. Produk Hukum 6. Naskah TLHP 7. 8. 9. 10. 11.



Laporan pengelolaan dan pembinaan Laporan pembinaan pengelolaan barang dan pegawai Hasil Evaluasi Kegiatan Laporan Kegiatan Laporan Tugas Kedinasan Lain



Satuan Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen



10. Tanggung Jawab : a. Tersusunnya rencana operasional di lingkungan Sekretariat; b. Terdistribusinya tugas kepada bawahan di lingkungan Sekretariat; c. Terlaksananya tugas bawahan di lingkungan Sekretariat; d. Terkendalikannya pelaksanaan penyeliaan tugas bawahan di lingkungan Sekretariat; e. Tersusunnya produk hukum; f. Terselesaikannya TLHP; g. Terlaksananya pengelolaan dan pembinaan; h. Terlaksananya pembinaan pengelolaan barang dan pegawai;’ i. Terlaksananya evaluasi tugas bawahan di lingkungan sekretariat; j. Terkendalikannya tugas sekretariat; k. Terlaksananya tugas kedinasan lain. 11. Wewenang : a. Mengkoreksi rencana operasional di lingkungan dinas; b. Mengendalikan pendistribusian tugas kepada bawahan; c. Mengendalikan tugas bawahan di lingkungan Sekretariat; d. Mengendalikan penyeliaan tugas bawahan di lingkungan Sekretariat; e. Mengkoreksi draft produk hukum; f. Mengkoreksi naskah TLHP; g. Mengendalikan pengelolaan dan pembinaan; h. Mengendalikan pembinaan pengelolaan barang dan pegawai; i. Mengendalikan evaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan sekretariat j. Mengendalikan tugas sekretariat k. Melaksanakan tugas kedinasan lain. 12. Korelasi Jabatan No 1.



: Unit Kerja/Instansi Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang



Dalam Hal Konsultasi, arahan tugas dan pelaporan



2.



Jabatan Kepala Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang Sekretaris Bappeda



Bappeda



3.



Sekretaris Inspektorat



Inspektorat



4.



Sekretaris BPKAD



BPKAD



Koordinasi terkait perencanaan program kerja Koordinasi terkait pengawasan pembinaan, dan evaluasi kinerja Koordinasi terkait penganggaran Informasi Jabatan… [4]



5. 6. 7.



Sekretaris BKPSDM SKPD terkait Instansi terkait



8.



Bawahan di lingkungan



13. Kondisi Lingkungan Kerja No Aspek 1. Tempat kerja 2. Suhu 3. Udara 4. Keadaan ruangan 5. Letak 6. Penerangan 7. Suara 8. Keadaan tempat kerja 9. Getaran 14. Resiko Bahaya No 1. -



d. e.



f.



g.



program kerja Koordinasi terkait kepegawaian Koordinasi pelaksanaan tugas Koordinasi pelaksanaan tugas Memberikan arahan dan pengawasan dalam pelaksanaan tugas



: Keterangan Di dalam ruangan Suhu kamar normal Sirkulasi baik Luas Rata Cukup Tidak berisik Bekerja dengan berkas, kertas Tidak ada



: Bahaya Fisik/Mental



15. Syarat Jabatan : a. Pangkat/Golru b. Pendidikan c.



BKPSDM Pemda Karawang Lingkup Kabupaten/Provinsi/Pusat Sekretariat Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kab. Karawang



Penyebab -



: Pembina IV/ a : S1 jurusan Manajemen/ Administrasi Negara/ Psikologi / Ekonomi / Hukum/ ilmu Pemerintahan / ilmu-ilmusosial/ilmu-ilmu exacta



Diklat 1) Penjenjangan : Diklat PIM Tk III 2) Teknis :  Diklat teknis Pengelolaan Keuangan  Diklat Teknis Perencanaan  Diklat Teknis Manajemen Kepegawaian  Diklat Teknis Manajemen Perkantoran  Diklat Teknis Kesekretariatan Pengalaman Kerja : 2 tahun di bidang umum dan kepegawaian/keuangan/perencanaan program Pengetahuan Kerja : 1) Manajemen Sumber Daya Manusia 2) Manajemen Keuangan 3) Manajemen Perencanaan Keterampilan Kerja : 1) Menyusun Rencana Anggaran 2) Melakukan Koordinasi Internal dan Eksternal 3) MembuatTelaahan Bakat Kerja : 1) G: Intelegensi 2) V: Verbal 3) P: Penerapan Bentuk Informasi Jabatan… [5]



h.



i.



j.



k.



l.



Temperamen : 1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan. 2) F: Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut pandangan pribadi. 3) T: Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu. Minat Kerja : 1) I: Investigatif 2) R: Realistik 3) A: Artistik UpayaFisik : 1) Bicara 2) Duduk 3) Berjalan Kondisi Fisik : 1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan 2) Umur : tidak ada syarat khusus 3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus 4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus 5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus 6) Penampilan : rapi Fungsi Pekerjaan : 1) Data : D3: Menyusun Data 2) Orang : O2: Mengajar 3) Benda : B7: Memegang



16. Prestasi Kerja yang Diharapkan : No



Hasil Kerja



Waktu penyelesaian (menit) 900 60 60 60 12000



Volume (setahun)



1. 2. 3. 4. 5.



Rencana Operasional Bagian/Bidang/Subdit Jadwal dan Pembagian Tugas Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas Catatan Permasalahan dan Koreksi Hasil Kerja Produk Hukum



6.



Naskah TLHP



6000



4



7.



Laporan pengelolaan dan pembinaan



6000



1



8. 9. 10. 11.



Laporan pembinaan pengelolaan barang dan pegawai Hasil Evaluasi Kegiatan Laporan Kegiatan Laporan Tugas Kedinasan Lain



6000 6000 120 60



1 1 12 12



17. Butir Informasi Lain



1 120



120 120 1



: -



Informasi Jabatan… [6]



Informasi Jabatan… [7]