Bentuk Sekat Atau Guide Dan Folder Arsip 1 [PDF]

Citation preview

Bentuk Sekat atau guide



SEKAT atau GUIDE Arsip yang umumnya dipakai, hanya sampai level 3 (warna putih, hijau, dan merah), setelah itu baru diletakkan FOLDER Arsip (warna biru muda):



Sekat Arsip Primer Warna Putih



Sekat Arsip Sekunder Warna Hijau



Sekat Arsip Tertier Warna Merah



Contoh bentuk dan warna Sekat / Guide Arsip:



Contoh bentuk sekat atau guide



Jenjang Masalah yang umum ada dalam penyimpanan arsip:



Penyekat PRIMER (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus. Penyekat TERTIER (level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus. Penyekat QUARTER (level4) berisi sub nya sub-sub masalah, ini biasa dipakai di IPB.



Contoh Sekat Arsip sampai Level 4 (quarter) Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, folder biasanya berwarna biru muda. Note: Warna penyekat bebas saja tergantung keinginan Folder adalah alat untuk menempatkan/meletakkan arsip aktif.



Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.



a.



Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau



indeks (pengelompokan) arsip.



b.



Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.



Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.



Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.



Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.



a.



Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok



utama (main subject).



b.



Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan



kelompok sekunder (sub subject)



Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi



9.



Guide Arsip



Guide Arsip merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :  Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.  Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.  Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).  Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).  Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.



CARA PEMAKAIAN SEKAT atau GUIDE ARSIP:



Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 MUTASI. Penyekat TERTIER (level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 850 CUTI TAHUNAN. Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu: 1. 851 Cuti Tahunan Th 2012 2. 851 Cuti Tahunan Th 2013



3. 851 Cuti Tahunan Th 2014 Jadi kumpulan Folder Cuti Tahunan yaitu Cuti tahunan tahun 2013 s.d 2014kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 850 MUTASI (sekat sekunder berwarna



hijau)



/ 851 CUTI



TAHUNAN



(sekat



tertier



berwarna



merah)



Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 000 UMUM. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 090 PERJALANAN DINAS. Penyekat TERTIER (level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukkan urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh tidak ada Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu:



1. 090 Perjalanan Dinas a.n. Budi ke Makassar 2013 2. 090 Perjalanan Dinas a.n. Shinta ke Menado 2013 Jadi kumpulan Folder Perjalanan Dinas yaitu Perjalanan Dinas a.n. Budi dan Shinta tahun 2013 kita tempatkan di Sekat 000 UMUM (sekat primer berwarna putih) / 090 PERJALANAN DINAS (sekat sekunder berwarna hijau) Dalam hal ini tidak ada sekat tertier yang berwarna merah.



Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 810 PENGADAAN.



Penyekat TERTIER(level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 812 PENGUJIAN KESEHATAN Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu: 1. 812 Berkas Tes Kesehatan 2011 2. 812 Berkas Tes Kesehatan 2012 Jadi kumpulan Folder Berkas Tes Kesehatan tahun 2011 dan 2012 kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) /810 PENGADAAN (sekat sekunder berwarna hijau) / 812 PENGUJIAN KESEHATAN (sekat tertier berwarna merah)



Penyekat PRIMER bertuliskan (Level 1) berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file, dalam contoh bertuliskan 800 KEPEGAWAIAN. Penyekat SEKENDER (Level 2) berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus, dalam contoh bertuliskan 820 MUTASI. Penyekat TERTIER(level 3) berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus, dalam contoh bertuliskan 826 TUGAS BELAJAR. Folder berisi Berkas/himpunan surat aktif yang sudah close yang disusun atas dasar kesamaan urusan/kesamaan masalah/kesamaan jenis, dalam contoh ada 3 folder yaitu: 1. 826 a.n. Agnia 2. 826 a.n. Anita dst Jadi kumpulan Folder Berkas Tugas Belajar atas nama dosen atau pegawai kita tempatkan di Sekat 800 KEPEGAWAIAN (sekat primer berwarna putih) / 820 MUTASI (sekat sekunder berwarna hijau) /826 TUGAS BELAJAR (sekat tertier berwarna merah) Warna sekat bebas saja tergantung keinginan. Contohnya gambar diatas Sekat primer berwarna hijau, sekat sekunder berwarna pink, sekat tertier berwarna putih.