Buku Panduan Penyusunan Risalah CIP Rev 02 [PDF]

Citation preview

KATA PENGANTAR Continuous Improvement Program (CIP) merupakan suatu konsep dalam penyelesaian permasalahan serta penuangan ide inovasi dan kreatif yang telah diimplementasikan selama lebih dari dua dekade ini di lingkungan kerja Perusahaan. Dalam beberapa tahun terakhir kegiatan CIP telah mampu membuktikan eksistensinya dengan menghasilkan inovasi terbaik di tingkat regional / internasional. Untuk penyelarasan terhadap proses kerja dan pencapaian hasil sesuai target spesifik Perusahaan, maka perlu disusun suatu panduan penyusunan risalah CIP yang dapat menjadi panduan praktis bagi Anggota CIP Perusahaan dalam menyusun risalah CIP yang tepat dan berkualitas. Buku panduan penyusunan risalah CIP Pertamina ini memuat format dan ketentuan penyusunan rislaah untuk masing-masing kategori CIP yaitu Proyek Kendali Mutu (PKM), Gugus Kendali Mutu (GKM), Suggestion System (SS). Semoga buku ini dapat memberikan manfaat bagi seluruh Pekerja yang berpartisipasi aktif dalam kegiatan CIP Pertamina sehingga mampu memberikan kontribusi terbaik bagi Perusahaan dalam mewujudkan aspirasi 2025 – become a power that energizes asia. Jakarta, Februari 2014 Quality Management Manager – General Affairs



Faisal Yusra



i



uality Management – Direktorat Umum



DAFTAR ISI



Kata Pengantar………………………………...................... i Daftar Isi………..……………………………………………. ii Format Risalah CIP Pertamina : Ketentuan Umum ……….. …….…………………………..



1



Proyek Kendali Mutu (PKM) ………………………………..



2



Gugus Kendali Mutu (GKM)….……………………………. 11 Suggestion System (SS) …….…..………………………….. 20



ii



uality Management – Direktorat Umum



KETENTUAN UMUM



1. Menggunakan font Arial 11, spasi 1 – spacing after 3, margin (kiri 2cm, atas1.5cm, kanan1.5cm, bawah 1.5cm) 2. Untuk keterangan gambar dan tabel, menggunakan font Arial minimal 9 3. Penyusunan menggunakan sistematika penulisan risalah (GKM/PKM/SS) 4. Jumlah halaman risalah maksimal 12 halaman. Dengan lampiran, total halaman maksimal 20. 5. Lampiran wajib meliputi : a. Ringkasan risalah b. Form audit kegiatan c. Form audit implementasi d. Verifikasi keuangan e. Bukti MOC f.



Bukti upload portal KOMET



6. Lampiran tambahan yang diperbolehkan: a. Data yang terkait langsung dengan konten risalah b. Testimoni pihak eksternal/internal mengenai risalah c. Notulen rapat / bukti sosialisasi hasil



uality Management – Direktorat Umum



1



PROYEK KENDALI MUTU (PKM) Halaman 1 - Cover Risalah



uality Management – Direktorat Umum



2



PROYEK KENDALI MUTU (PKM) Halaman 2 – Overview Risalah



uality Management – Direktorat Umum



3



PROYEK KENDALI MUTU (PKM) Halaman 3 – Langkah 1 LANGKAH - 1 : PENETAPAN TEMA & SASARAN 1A) IDENTIFIKASI / STRATIFIKASI MASALAH  Lakukan identifikasi permasalahan yang ada (penugasan Pimpinan, ide dari pekerja, rencana kerja tahunan, dll)  Jika diperlukan, lakukan stratifikasi dan pareto masalah (apabila terdapat lebih dari 1 masalah) 1B) ALASAN PENETAPAN TEMA DAN KOMPLEKSITAS MASALAH  Jelaskan alasan penetapan tema  Jelaskan peran / tanggung jawab dari Fungsi yang terlibat dalam penyelesaian masalah 1C) SASARAN BERDASARKAN PANCA MUTU Sasaran Awal (SMART-C) Quality : Cost : Delivery : HSSE: Morale : 1D) ANALISA RESIKO / PREDIKSI MASALAH  



Tampilkan data atau narasi Tunjukkan / jelaskan dampak kerugian bila masalah tidak ditanggulangi



1E) PERSETUJUAN PIMPINAN Tanda tangan



uality Management – Direktorat Umum



Komentar Atasan



4



PROYEK KENDALI MUTU (PKM) Halaman 4 – Langkah 2 dan 3 LANGKAH - 2 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB MASALAH 2A) MENENTUKAN FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB Dapat menggunakan tools:  diagram tulang ikan / diagram sebab akibat / diagram ishikawa / cause effect diagram  diagram pohon / tree diagram



2B) MELAKUKAN ANALISA SEBAB/AKIBAT BERDASARKAN DATA YANG TERKORELASI LANGSUNG a. Beri statement mengenai penyebab langsung yang terkorelasi b. Dapat menggunakan diagram hubungan (relation diagram) atau tools lain yang relevan



LANGKAH - 3 : MENETAPKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN a. Pilih faktor-faktor penyebab dominan dengan menandai faktor penyebab yang dipilih b. Gambarkan dengan menggunakan tools:  tabel data  scatter diagram  pareto diagram Gambar tools yang digunakan



uality Management – Direktorat Umum



5



PROYEK KENDALI MUTU (PKM) Halaman 5 – Langkah 4



W Where



H How Much



Keterangan



Target



Target Atas Masing-Masing Solusi



W Who



Alternatif Solusi Mana Yang Dipilih



W When



Biaya



W What



Lokasi



1.



H How



Penanggung Jawab



W Why



Batas Waktu



No



Sasaran Antara



LANGKAH – 4 : MERENCANAKAN PERBAIKAN



1.



Rencana Penanggulangan & Alternatif Solusi



Faktor Penyebab Dominan Yang Dipilih



Nomor Urut



2.



PERSETUJUAN ATASAN Tanda tangan



uality Management – Direktorat Umum



Komentar Atasan



6



PROYEK KENDALI MUTU (PKM) Halaman 6 – Langkah 5 LANGKAH – 5 : PELAKSANAAN PERBAIKAN No



HOW Rencana Perbaikan



When



Where



Who



Gambar



Hasil



Actual Pelaksanaan



Dijelaskan :  Metode & Teknik Yang Digunakan Dalam Proses Penanggulangan  Kiat-kiat Spesifik Yang Ditemukan Dalam Proses Penanggulangan  Bila Perlu Digambarkan Bagan Alur Proses Kerja Secara Singkat



uality Management – Direktorat Umum



7



PROYEK KENDALI MUTU (PKM) Halaman 7 – Langkah 6 LANGKAH - 6 : EVALUASI HASIL PERBAIKAN 6A) KETEPATAN HUBUNGAN ANTARA HASIL DAN AKTIFITAS YANG DILAKUKAN Tabel Perbandingan : KONDISI SEBELUM PERBAIKAN KONDISI SETELAH PERBAIKAN Data historis dapat ditampilkan dengan tabel / grafik a. Data hasil realisasi dapat ditampilkan dengan / histogram / control chart tabel / grafik / histogram / control chart b. Lampirkan evidence hasil improvement (testimoni, video, survey,perhitungan,dll) jika ada Diagram pareto penyebab sebelum perbaikan Diagram pareto penyebab sesudah perbaikan 6B) PERBANDINGAN HASIL PERBAIKAN TERHADAP SASARAN AWAL SESUAI PANCA MUTU Panca Mutu Quality : Safety : Cost : Morale : Delivery :



Sasaran Awal



Hasil Akhir



Pengaruh Positif



6C) ANALISA DAMPAK NEGATIF YANG TIMBUL Jelaskan dampak negatif yang timbul dan solusinya



uality Management – Direktorat Umum



8



PROYEK KENDALI MUTU (PKM) Halaman 8 – Langkah 7 LANGKAH - 7 : STANDARISASI 7A) STANDARISASI SESUAI KETENTUAN PERUSAHAAN a. Jelaskan mutu isi standar yang meliputi:  standar masukan  standar proses  standar hasil b. Beri keterangan bila sudah dibakukan dalam bentuk MSTKP



7B) KEMUNGKINAN PENERAPAN STANDAR BARU DI LOKASI KERJA LAIN Lampirkan bukti sharing standar baru di internal dan eksternal Fungsi, seperti:  Memo  notulensi sosialisasi  Absensi  dokumentasi forum KOMET  dll



uality Management – Direktorat Umum



10



PROYEK KENDALI MUTU (PKM)



uality Management – Direktorat Umum



10



GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Halaman 1 – Cover Risalah



uality Management – Direktorat Umum



11



GUGUS KENDALI MUTU (GKM)



Halaman 2 – Overview Risalah



uality Management – Direktorat Umum



12



GUGUS KENDALI MUTU (GKM)



Halaman 3 – Langkah 1 LANGKAH - 1 : PENETAPAN TEMA & SASARAN 1A) IDENTIFIKASI MASALAH Lakukan identifikasi permasalahan yang ada 1B) STRATIFIKASI MASALAH Kelompokkan masalah dengan menggunakan:  Tabel data  Tabel komparasi  Hasil Musyawarah  Tabel pembobotan 1C) PARETO MASALAH a. Dapat menggunakan diagram pareto atau tools lain yang relevan b. Gambarkan diagramnya c. Pilih masalah prioritas 1D) ALASAN PENETAPAN TEMA a. Jelaskan alasan penetapan tema b. Lakukan analisa data historis 1E) ANALISA RESIKO / PREDIKSI MASALAH a. Tampilkan data atau narasi b. Tunjukkan / jelaskan dampak kerugian bila masalah tidak ditanggulangi 1F) SASARAN BERDASARKAN PANCA MUTU Sasaran Awal (SMART-C) Quality : Cost : Delivery : HSSE: Morale : 1G) PERSETUJUAN PIMPINAN Berisi tanda tangan dan komentar Pimpinan



uality Management – Direktorat Umum



13



GUGUS KENDALI MUTU (GKM)



Halaman 4 – Langkah 2 dan 3 LANGKAH - 2 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB MASALAH 2A) MENENTUKAN FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB Dapat menggunakan tools:  diagram tulang ikan / diagram sebab akibat / diagram ishikawa / cause effect diagram  diagram pohon / tree diagram



2B) MELAKUKAN ANALISA SEBAB/AKIBAT BERDASARKAN DATA YANG TERKORELASI LANGSUNG Beri statement mengenai penyebab langsung yang terkorelasi Dapat menggunakan diagram hubungan (relation diagram) atau tools lain yang relevan



LANGKAH - 3 : MENETAPKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN c.



Pilih faktor-faktor penyebab dominan dengan menandai faktor penyebab yang dipilih d. Gambarkan dengan menggunakan tools:  tabel data  scatter diagram  pareto diagram Gambar tools yang digunakan



uality Management – Direktorat Umum



14



GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Halaman 5 – Langkah 4



W When



W Who



W Where



H How Much



Biaya



W What



Lokasi



1.



H How



Penanggung Jawab



W Why



Batas Waktu



No



Sasaran Antara



LANGKAH – 4 : MERENCANAKAN PERBAIKAN Keterangan



Target



1.



Target Atas Masing-Masing Solusi



Alternatif Solusi Mana Yang Dipilih



Rencana Penanggulangan & Alternatif Solusi



Faktor Penyebab Dominan Yang Dipilih



Nomor Urut



2.



PERSETUJUAN ATASAN Tanda tangan



uality Management – Direktorat Umum



Komentar Atasan



15



GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Halaman 6 – Langkah 5 LANGKAH – 5 : PELAKSANAAN PERBAIKAN No



HOW Rencana Perbaikan



When



Where



Who



Gambar



Hasil



Actual Pelaksanaan



Dijelaskan :  Metode & Teknik Yang Digunakan Dalam Proses Penanggulangan  Kiat-kiat Spesifik Yang Ditemukan Dalam Proses Penanggulangan  Bila Perlu Digambarkan Bagan Alur Proses Kerja Secara Singkat



uality Management – Direktorat Umum



16



GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Halaman 7 – Langkah 6 LANGKAH - 6 : EVALUASI HASIL PERBAIKAN 6A) KETEPATAN HUBUNGAN ANTARA HASIL DAN AKTIFITAS YANG DILAKUKAN Tabel Perbandingan : KONDISI SEBELUM PERBAIKAN KONDISI SETELAH PERBAIKAN Data historis dapat ditampilkan dengan tabel / grafik c. Data hasil realisasi dapat ditampilkan dengan / histogram / control chart tabel / grafik / histogram / control chart d. Lampirkan evidence hasil improvement (testimoni, video, survey,perhitungan,dll) jika ada Diagram pareto penyebab sebelum perbaikan Diagram pareto penyebab sesudah perbaikan 6B) PERBANDINGAN HASIL PERBAIKAN TERHADAP SASARAN AWAL SESUAI PANCA MUTU Panca Mutu Quality : Safety : Cost : Morale : Delivery :



Sasaran Awal



Hasil Akhir



Pengaruh Positif



6C) ANALISA DAMPAK NEGATIF YANG TIMBUL Jelaskan dampak negatif yang timbul dan solusinya



uality Management – Direktorat Umum



17



GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Halaman 8 – Langkah 7 LANGKAH - 7 : STANDARISASI 7A) STANDARISASI SESUAI KETENTUAN PERUSAHAAN a. Jelaskan mutu isi standar yang meliputi:  standar masukan  standar proses  standar hasil b. Beri keterangan bila sudah dibakukan dalam bentuk MSTKP



7B) KEMUNGKINAN PENERAPAN STANDAR BARU DI LOKASI KERJA LAIN Lampirkan bukti sharing standar baru di internal dan eksternal Fungsi, seperti:  Memo  notulensi sosialisasi  Absensi  dokumentasi forum KOMET  dll



uality Management – Direktorat Umum



18



GUGUS KENDALI MUTU (GKM) Halaman 9 – Langkah 8 LANGKAH - 8 : MENENTUKAN PERBAIKAN SELANJUTNYA 8A) IDENTIFIKASI MASALAH Lakukan brainstorming untuk inventarisasi dan identifikasi masalah-masalah yang meliputi:  masalah yang belum diselesaikan pada langkah I  masalah baru yang timbul akibat pelaksanaan perbaikan  masalah baru lainnya 8B) STRATIFIKASI MASALAH Lakukan stratifikasi masalah dengan menggunakan : • Menggunakan tabel data • menggunakan tabel komparasi • berdasarkan hasil musyawarah • menggunakan tabel pembobotan • berdasarkan hasil voting 8C) PARETO MASALAH Gambarkan hasil stratifikasi masalah dalam diagram pareto atau tools lain yang relevan 8D) ALASAN PENETAPAN TEMA • Pilih masalah prioritas • Tetapkan tema dan jelaskan alasan pemilihan 8E) JADWAL KEGIATAN MI



Bulan MII MIII



MIV



MI



Bulan MII MIII



MIV



8F) PERSETUJUAN PIMPINAN Tanda tangan



uality Management – Direktorat Umum



Komentar Atasan



19



GUGUS KENDALI MUTU (GKM)



uality Management – Direktorat Umum



20



SUGGESTION SYSTEM (SS) Halaman 1 - Cover Risalah



uality Management – Direktorat Umum



21



SUGGESTION SYSTEM (SS) Halaman 2 – Overview Risalah



uality Management – Direktorat Umum



22



SUGGESTION SYSTEM (SS) Halaman 3 – Perencanaan (Plan) 1A) IDENTIFIKASI MASALAH  Lakukan identifikasi terhadap permasalahan yang terjadi (tampilkan data / gambaran permasalahan)  Tetapkan tema dan jelaskan alasan penetapannya  Jelaskan resiko yang muncul bila masalah tidak ditanggulangi 1B) PENETAPAN SASARAN BERDASARKAN PANCA MUTU Panca Mutu Sasaran Awal (SMART-C) Quality : Cost: Delivery: HSSE : Morale : 1C) MENCARI FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB Dapat menggunakan fishbone diagram atau tools lain yang relevan 1D) MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN a. Tentukan faktor penyebab dominan dengan tools yang sesuai b. Jelaskan alasan penentuannya 1E) IDE YANG DIUSULKAN DAN RENCANA PENANGGULANGAN a. Uraikan ide yang diusulkan b. Buat workplan c. Gambarkan proses kerja bila ada 1F) PERSETUJUAN ATASAN Tanda tangan Komentar PLAN



uality Management – Direktorat Umum



23



SUGGESTION SYSTEM (SS) Halaman 4 – Pelaksanaan (Do) dan Evaluasi (Check) DO 2A) METODE YANG DIGUNAKAN DALAM PELAKSANAAN PENANGGULANGAN Dijelaskan :  Metode & teknik yang digunakan dalam proses penanggulangan  Kiat-kiat spesifik yang ditemukan dalam proses penanggulangan  Bila perlu digambarkan bagan alur proses kerja secara singkat 2B) MONITORING PELAKSANAAN PENANGGULANGAN Buat catatan record progres dan hasil pelaksanaan



CHECK Panca mutu



Kondisi Sebelum Perbaikan



Sasaran Awal



Kondisi Setelah Perbaikan



Dampak Positif



Quality : Cost : Delivery : HSSE : Morale :



uality Management – Direktorat Umum



24



SUGGESTION SYSTEM (SS) Halaman 5 – Action ACTION



STANDARISASI



4A) STANDARISASI SESUAI KETENTUAN PERUSAHAAN a. Jelaskan mutu isi standar yang meliputi:  standar masukan  standar proses  standar hasil b. Beri keterangan bila sudah dibakukan dalam bentuk MSTKP 4B) BUKTI SHARING APLIKASI UNTUK LOKASI UNIT KERJA LAIN Lampirkan bukti sharing standar baru di internal dan eksternal Fungsi, seperti: • Memo • notulensi sosialisasi • Absensi • dokumentasi forum KOMET • dll



4C) SISTEM YANG MENJAMIN PELAKSANAAN STANDAR BARU Lampirkan bukti audit implementasi 4D) PERSETUJUAN ATASAN Tanda Tangan



uality Management – Direktorat Umum



Komentar Atasan



25