Materi Teknis Digipay Satu [PDF]

Citation preview

Perkenalan Digipay Satu Pengantar Teknis 20.11.23-22.11.23



Training of Trainers Digipay Satu Hotel Yellow, DKI Jakarta



Daftar Materi 01



Tentang



04



Selayang pandang semesta dari Digipay Satu



02



Pengguna



Beragam fungsi dalam Digipay Satu



05



Aktor dan lingkup penggunaannya di Digipay Satu



03



Interkoneksi Layanan data yang terhubung dengan Digipay Satu



Modul dan Fitur



Alur Proses Cara kerja dalam Digipay Satu



06



Demo Petunjuk penggunaan Digipay Satu



01 Tentang Konsep pengembangan Digipay Satu



Modul Digipay Satu



Benefit Digipay Satu No



Digipay



Digipay Satu



1



Satker hanya bisa berbelanja di vendor yang satu area dengan rekening menyesuaikan rekening bendahara pengeluaran



Satker bisa berbelanja di semua vendor terdaftar Digipay Satu tanpa dibatasi area dan bank rekening bendahara pengeluaran



2



Pendaftaran vendor dilakukan secara tertutup melalui rekomendasi pejabat pengadaan



Pendaftaran vendor dilakukan secara mandiri oleh vendor sehingga menciptakan environment open marketplace



3



Vendor harus memiliki rekening sesuai dengan Digipay perbankan agar bisa melayani pemesanan satker



Vendor tidak dibatasi rekening bank tertentu karena pembayaran melalui payment gateway



4



Checkout dilakukan per barang per pesanan sehingga tidak comply dengan peraturan perpajakan



Checkout dilakukan sesuai dengan peraturan perpajakan (jenis barang, metode bayar, kode PPK, dsb)



5



Barang/jasa harus diterima langsung oleh kewenangan penerima barang



Barang/jasa bisa diterima oleh siapapun dalam kewenangan di lingkup satker



6



Tidak ada pengecekan ketersediaan pagu



Menggunakan data SAKTI sebagai pengecekan ketersediaan pagu



Peran SITP dalam Digipay Satu Analisa Sistem (Q4 2021)



Tim SITP beserta PKN melakukan diskusi dengan tim pengembang Digipay di masing-masing Himbara mengenai alur proses sistem existing. Diskusi tersebut guna merancang sistem Government Marketplace yang comply dengan aturan belanja pemerintah dan perpajakan



Perancangan Sistem (Jan-Feb 2022)



Tim SITP merancang alur logika, struktur database, interkoneksi data yang diperlukan, dan tampilan antar muka Digipay Satu.



Pengembangan (Mar - Sep 2022)



Pengujian (Okt 2022)



Tim SITP mulai mengembangkan modul-modul yang terdapat dalam Digipay Satu sesuai dengan hasil analisa dan rancangan sebelumnya. Proses ini beriringan dengan koordinasi dengan SAKTI, Payment Gateway, dan perbankan untuk proses interkoneksi



Digipay Satu dilakukan pengujian oleh internal pengembang dari SITP, tim proses bisnis dari PKN dan beberapa KPPN, serta tim keamanan jaringan Kemenkeu dari Pusintek



Implementasi (Nov 2022)



02 Pengguna Pembagian kewenangan Digipay Satu



Kewenangan dan Penggunanya



Penjelasan Kewenangan 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Superadmin: mengelola sistem secara keseluruhan Administrator PKN: mengelola data semua user dan referensi serta mengawasi semua transaksi yang berlangsung secara keseluruhan Administrator KPPN: mengelola data user dan mengawasi semua transaksi yang berlangsung pada satker di wilayah bayarnya Administrator Satker: mengelola data user satker yang lain (Pejabat Pengadaan, Staf Pengadaan, PPK, dan Bendahara) Pejabat Pengadaan: mengelola data vendor dan melakukan proses pemesanan pengadaan barang/jasa serta proses pembayaran dengan metode KKP Staf Pengadaan: membatu pejabat pengadaan dalam melakukan pemesanan yang meliputi memasukkan barang/jasa ke dalam keranjang dan melengkapi informasi lainnya yang dibutuhkan dalam pengadaan. Kewenangan staf adalah opsional. Bisa ditambahkan apabila pejabat pengadaan perlu bantuan dalam melakukan pemesanan



7. 8.



9. 10.



PPK: melakukan verifikasi atas usulan pengadaan dari Pejabat Pengadaan Bendahara: mengajukan proses pembayaran barang/jasa metode VA dan pajak serta pertanggungjawabannya atas pengadaan dari Pejabat Pengadaan Administrator Vendor: mengelola data usaha, staf, dan barang/jasa yang disediakan Staf Vendor: melakukan pemrosesan pesanan dari satker dan pengirimannya. Kewenangan staf adalah opsional. Bisa ditambahkan apabila admin vendor perlu bantuan dalam mengelola pesanan



03 Interkoneksi Pertukaran data di Digipay Satu



Interkoneksi Digipay Satu



04 Modul dan Fitur Fungsionalitas dalam Digipay Satu



Daftar Modul dan Fitur



Digipay Satu terdiri dari 2 modul besar, yaitu: 1. Modul Administrasi. Modul yang berfokus terhadap pengelolaan administratif proses bisnis Digipay Satu 2. Modul Belanja. Modul yang berfokus terhadap proses pembelian barang/jasa



User Management Pengelolaan hak akses dan kewenangan user Digipay Satu Hak Akses No



Submodul



Fungsi



1



Registrasi



Melakukan permohonan hak akses



2



Monitoring dan Verifikasi



Melakukan pengawasan user sekaligus verifikasi permohonan hak akses



PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



C



C



C



C



C



C



C



CRUD



CRUD



CRUD



CRUD



C



C



CRUD



Catatan: ● User PKN dan KPPN merupakan grant dari tingkatan kewenangan di atasnya. Sedangkan user admin Satker, Pejabat Pengadaan, PPK, Bendahara, dan Vendor merupakan user dengan permintaan hak akses melalui submodul registrasi dan diverifikasi melalui submodul monitoring dan verifikasi



User Management Do’s and Don’ts



Vendor Management Pengelolaan data usaha yang dijalankan oleh kewenangan admin vendor Hak Akses No



Submodul



Fungsi PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



1



Usaha



Mengelola data usaha beserta status NPKP dan waktu operasionalnya



R



R



CRUD



R



R



-



CRUD



2



Staf



Mengelola data staf vendor dalam usahanya



R



R



R



R



-



-



CRUD



3



Rekening



Mengelola data rekening dalam usaha



R



R



R



R



R



R



CRUD



Catatan: ● Untuk memfasilitasi prinsip open marketplace, pendaftaran usaha oleh vendor bisa dilakukan bebas dengan verifikasi dari satker (Admin Satker) yang dipilih oleh vendor tersebut ● Informasi lokasi dan kodepos yang direkam vendor pada submodul usaha akan menjadi informasi utama dalam melakukan pengelompokan produk berdasarkan lokasi penjualan



Vendor Management Do’s and Don’ts



Product Management Pengelolaan data produk yang disediakan oleh vendor Hak Akses No



Submodul



Fungsi PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



1



Produk



Mengelola produk yang dijual



R



-



-



-



-



-



CRUD



2



Penjualan



Monitoring data penjualan dan stok yang tersedia



-



-



-



-



-



-



CRUD



Catatan: ● Stok produk akan otomatis berkurang setelah proses checkout tapi vendor masih bisa melakukan proses pembaharuan stok secara manual ● Harga yang direkam nanti adalah harga produk sebelum pajak



Product Management Do’s and Don’ts



Delivery Pengiriman dan tracking barang/jasa yang dipesan Hak Akses No



Submodul



Fungsi PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



1



Pengiriman



Pengiriman dan penerimaan pesanan



-



-



R



RU



R



R



CRUD



2



Pelacakan



Pelacakan proses pesanan



R



R



R



R



R



R



R



Catatan: ● Dalam proses pengiriman, vendor merekam jenis pengiriman. Apabila jenis pengiriman adalah menggunakan pihak ketiga (PT POS, Ekspedisi, dsb) terdapat input untuk informasi nomor resi atau link pelacakan ● Ketika barang/jasa sudah diterima oleh PP, terdapat opsi untuk TERIMA, TERIMA SEBAGIAN dan TOLAK. Apabila TOLAK atau TERIMA SEBAGIAN, maka barang/jasa dikembalikan ke vendor



Delivery Management Do’s and Don’ts



Payment Proses pembayaran atas barang/jasa yang sudah diterima Hak Akses No



1



2



Submodul



Pembayaran



Kuitansi



Fungsi PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



Melakukan pembayaran atas pesanan yang diterima dan pajak dengan menggunakan KKP atau VA (generate CSV untuk diunggah ke CMS)



R



R



R



R



R



CRUD



R



Melakukan generate dan pengiriman data kuitansi (pembayaran pesanan dan pajak) ke SAKTI



R



R



R



R



R



CRUD



-



Catatan: ● Untuk pembayaran VA, ada di kewenangan Bendahara. Sedangkan pembayaran KKP ada di kewenangan Pejabat Pengadaan ● Pembayaran menggunakan jasa Doku sebagai Payment Gateway



Payment Management Do’s and Don’ts



Reporting Proses generate laporan terkait Digipay Satu Hak Akses No



1



Submodul



Laporan



Fungsi



Generate laporan dalam bentuk tampilan, pdf, dan excel untuk keperluan monitoring dan evaluasi



PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



R



R



R



R



R



R



R



References Daftar referensi yang berkaitan dengan Satu Digipay Hak Akses No



Submodul



Fungsi PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



1



KPPN



Daftar informasi KPPN



CRUD



R



R



R



R



R



R



2



Satker



Daftar informasi Satker (alamat, data KKP, dan rekening bendahara)



CRUD



R



R



R



R



R



R



3



Kategori



Daftar informasi kategori dan sub-nya



CRUD



R



R



R



R



R



R



4



Label



Daftar informasi label



CRUD



R



R



R



R



R



CRUD



5



Lokasi



Daftar lokasi dan kodepos



CRUD



R



R



R



R



R



R



6



Utilitas



Daftar harga maksimal dan info pajak



CRUD



R



R



R



R



R



R



Product Catalog Katalog barang/jasa yang disediakan oleh Satu Digipay Hak Akses No



Submodul



Fungsi PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



1



Etalase



Landing yang menampilkan ringkasan barang/jasa yang disediakan



R



R



R



R



R



R



R



2



Daftar produk



Daftar kategori barang/jasa dan produk yang disediakan per kategori



R



R



R



R



R



R



R



3



Detil



Detil informasi barang/jasa



R



R



R



R



R



R



R



Catatan: ● Etalase terdiri dari produk terlaris, produk terbaru, produk terpercaya, dan produk terdekat ● Dalam daftar, terdapat filter per wilayah, harga, ulasan, kategori-subkategori, dan label. Fitur pencarian juga disediakan di dalam submodul daftar ● Produk yang ditampilkan tidak dibatasi oleh wilayah, tapi ketika pembelian produk beda wilayah ada pop up alert



Order Proses pemesanan barang/jasa Hak Akses No



Submodul



Fungsi PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



1



Bookmark



Menandai barang/jasa untuk digunakan kemudian



-



-



-



CRUD



-



-



-



2



Keranjang



Menandai barang/jasa yang akan dibeli



-



-



-



CRUD



-



-



-



3



Negosiasi



Melakukan penawaran harga barang



-



-



-



CRUD



-



-



RU



4



Checkout



Proses finalisasi pembelian barang/jasa



-



-



-



CRUD



RU



-



R



Catatan: ● Proses pembebanan merupakan bagian dari order dengan melakukan pengecekan pagu dan sisanya dari SAKTI ● Kewenangan pejabat pengadaan dan staf-nya hampir sama, hanya saja staf pengadaan tidak memiliki akses untuk negosiasi dan checkout



Aftersales Aktivitas yang dilakukan setelah barang dikirimkan Hak Akses No



Submodul



Fungsi PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



1



Ulasan



Melakukan ulasan dan rating atas barang/jasa yang sudah dibayar



R



R



R



CRUD



R



R



R



2



Pengembalian



Melakukan pengembalian atas barang/jasa yang diterima



R



R



R



CRUD



R



-



CRUD



Catatan: ● Ulasan terdapat fitur pengulas sebagai anonymous untuk menjaga kerahasiaan user



Informasi Informasi dan kontak mengenai Satu Digipay Hak Akses No



Submodul



Fungsi PKN



KPPN



Satker



PP



PPK



Bend



Vendor



1



FAQ



Daftar pertanyaan dan jawaban mengenai penggunaan sistem



CRUD



R



R



R



R



R



R



2



Bantuan



Akses kontak untuk bantuan sistem



CRUD



CRUD



CRUD



CRUD



CRUD



CRUD



CRUD



3



Dokumentasi



Kumpulan dokumen mengenai penggunaan sistem



CRUD



R



R



R



R



R



R



06 Alur Proses Bagaimana Digipay Satu bekerja



Alur Registrasi Vendor



Alur Pemesanan dan Pengiriman



Alur Pembayaran



Demo Aplikasi