Elemen 4 smk3 PP 50 [PDF]

Citation preview

4. Pengendalian Dokumen 4.1



Persetujuan, Pengeluaran dan Pengendalian Dokumen Kriteria Audit



4.1.1. Dokumen K3 mempunyai identifikasi status, wewenang, tanggal pengeluaran dan tanggal modifikasi.



4.1.2. Penerima distribusi dokumen tercantum dalam dokumen tersebut.



-



Tindakan atau Dokumen terkait Tindakan: Dokumen K3 dipelihara dan didokumentasi Status dokumen bisa berupa nomor khusus, wewenang bisa berupa siapa personil yang menyetujui dokumen, terdapat tgl pengeluaran dan modifikasi dimana terjadi perubahan



-



Dokumen: Prosedur / Standar komponen dokumen Arsip penomoran Surat Tugas Arsip daftar pengeluaran dokumen



-



Tindakan: Ada sistem dokumentasi penerimaan dokumen Ada daftar distribusi penerimaan dokumen Dokumen: - Prosedur penerimaan dokumen - Arsip daftar distribusi penerimaan dokumen



4.1.3. Dokumen K3 edisi terbaru disimpan secara sistematis pada tempat yang ditentukan.



-



Tindakan: Dokumen disimpan pada lokasi tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya Adanya sistem informasi yang sempurna Dokumen: - Sistem informasi pendataan dokumen (dapat melalui software atau hardware) - Arsip data lokasi penyimpanan



4.1.4. Dokumen usang segera disingkirkan dari penggunaannya sedangkan dokumen usang yang disimpan untuk keperluan tertentu diberi tanda khusus.



-



Tindakan: Adanya sistem informasi yang sempurna untuk dokumen lama dan dokumen baru Perusahaan harus memastikan bahwa dokumen K3 yang sedang beredar adalah dokumen terbaru/revisi terakhir. Bila disimpan maka diberi tanda misalkan “obselete”



4.2



Dokumen: Sistem informasi pendataan dokumen baru dan lama (penomoran/penyimpanan) Prosedur klasifikasi dokumen baru dan lama Prosedur penyimpanan dokumen baru dan lama



Perubahan dan Modifikasi Dokumen Kriteria Audit



4.2.1. Terdapat sistem untuk menyetujui perubahan dokumen K3.



Tindakan atau Dokumen terkait membuat, terhadap -



-



4.2.2. Dalam hal terjadi perubahan diberikan alasan terjadinya perubahan dan tertera dalam dokumen atau lampirannya dan menginformasikan kepada pihak terkait. -



4.2.3. Terdapat prosedur pengendalian dokumen atau daftar seluruh dokumen yang mencantumkan status dari setiap dokumen tersebut, dalam upaya mencegah penggunaan dokumen yang usang.



Tindakan: Ada prosedur untuk melakukan perubahan terhadap suatu dokumen. Bila pernah berubah tunjukan catatan perubahan tsb. Adanya petugas yang bertanggungjawab membuat dan menyetujui perubahan dokumen Dokumen: Prosedur perubahan dokumen Catatan / disposisi perubahan dokumen Surat Tugas



Tindakan Pada dokumen yang telah berubah biasanya dilampirkan keterangan perubahan yang dilakukan, tgl modifikasi dan siapa yang menyetujui perubahan tsb. Adanya sistem yang jelas untuk perubahan dokumen K3 dan disebarluaskan kepada pihak terkait Dokumen Prosedur perubahan dokumen K3 Prosedur distribusi dokumen K3 Arsip data perubahan (notula/disposisi/catatan)



dokumen



Tindakan Perusahaan memiliki suatu daftar yang berisi semua judul dokumen K3 yang dipergunakan termasuk statusnya (misalkan revisi keberapa) Adanya sistem yang jelas pengendalian prosedur baru dan lama dan disebarluaskan kepada pihak terkait



-



Dokumen Arsip daftar judul dokumen dan statusnya Sistem informasi dokumen Prosedur pengelolaan dokumen baru dan lama Prosedur distribusi dokumen