FMEA Pendaftaran Sarijadi [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KOTA BANDUNG DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS SARIJADI Jl. Sarisih N0.76 BANDUNG



FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)



UNIT KERJA



: Pendaftaran



TIM FMEA Pimpinan Tim



: Susi Sutriana



Anggota



: Renya Dr. Dwi Putra Ramadhani Yunianto



Petugas Notulen



   



: Suciarti



Pimpinan Tim adalah Ketua Tim KP Puskesmas dr. Era Sulastri Anggota Tim adalah Ketua Pokja UKP, PJ 2 Pelayanan, Koordinator bagian Pendaftaran Puskesmas Sukarasal Notulen adalah petugas Administrasi



Tujuan Pembentukan Tim FMEA Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur Pelayanan Medrek Tanggung Jawab Tim a. Melakukan analisis b. Menyusun rekomendasi perbaikan c. Melaksanakan perbaikan prosedur (jika ada)



I.



ALUR PROSES YANG DIANALISA: Pelayanan Pendaftaran



Pasien datang mengambil nomor antrian



Pasien di panggil sesuai nomor urut



Petugas menanyakan maksud kedatangan



Tidakk Pernah berkunjung sebelumnya Membut RM baru



Membuat kartu pasien berobat YA



NO RM Baru



Meminta kartu berobat



Mencari no RM di aplikasi pendaftaran



Mencari RM



Masukan data ke komputer (Entry data )



1. 2. 3. 4. 5.



Tujuan Poli UMUM GIGI MTBS KIA/KB LANSIA



YA



Tidak Bawa kartu berobat



Mencari RM



II.



IDENTIFIKASI FAILURE MODE



Pasien tidak mengambil no antrian Pasien tidak sabar mengantri Nomor antrian hilang Salah mengambil bagian loket



Pasien datang mengambil nomor antrian



Pasien di panggil sesuai nomor urut



Petugas lama melayani Petugas salah memberikan informasi



Petugas menanyakan maksud kedatangan 9. Lama menulis RM secara manual 7. Jawaban Pasien tidak akurat 8.Kartu berobat hilang/tdk dibawa



Tidak Pernah berkunjung sebelumnya Membut RM baru



Membuat kartu pasien berobat YA Sikda Error dan lama



NO RM Baru



Meminta kartu berobat



Mencari no RM di aplikasi pendaftaran



YA



Tidak Bawa kartu berobat



11. Nama dan Nomor Reg tidak Sinkron



Mencari RM



Masukan data ke komputer (Entry data )



Mencari RM



III. TUJUANTujuan MELAKUKAN ANALISIS FMEA 12. Salah memasukan kartu Poli Analisis 6.FMEAUMUM di Pendaftaran dilakukan untuk mengenali/mendeteksi 7. GIGI kegagalan/kesalahan yang mungkin akan timbul serta akibatnya dan mengenali penyebab 8. MTBS terjadinya 9. sebelumKIA/KB menjadi masalah yang berbahaya di pendaftaran bagi pasien dan LANSIA karyawan. 10. IV. IDENTIFIKASI AKIBAT JIKA TERJADI FAILURE MODE UNTUK TIAP-TIAP FAILURE MODE No.



Failure Mode



Efect/Akibat



1



Pasien tidak mengambil nomor antrian



Tidak di panggil petugas pendaftaran



2



Pasien tidak sabar mengantri



Pasien tidak jadi berobat



3



Nomor antrian hilang



Waktu tumggu lebih lama



4



Salah mengambil bagian loket



Pasien harus mengambil antrian ulang, semakin lama antre



5



Petugas lama melayani saat penuh pasien



Pasien complain



6



Petugas salah memberikan informasi



Pasien tidak dipanggil oleh poli yang di tuju



7



Jawaban pasien tdak akurat



No registrasi ganda



8



Kartu berobat hilang atau tidak dibawa



Memperlambat pelayanan



9



Lama menulis RM secara manual



Memperlambat pelayanan



10



Sikda error dan lama



Memperlambat pelayanan



11



Nama dan no reg tidak sinkron



Memperlambat pelayanan



12



Salah memasukan kartu medrek ke poli yang lain



Memperlambat pelayanan



V. IDENTIFIKASI PENYEBAB DARI TIAP FAILURE MODE DAN UPAYA YANG TELAH DILAKUKAN UNTUK MENGATASI FAILURE MODE



No



Failure Mode



Penyebab



Upaya yang ada



1



Pasien tidak mengambil nomor antrian



Kurang informasi dari petugas



Petugas menginformasikan kepada pasien tata cara pendaftaran baik secara langsung maupun tidak langsung



2



Pasien tidak sabar mengantri



Pasien terburu buru, tempat mengantri di pendaftaran kurang nyaman



Menambah kursi tunggu



3



Nomor antrian hilang



Kelalaian pasien



Mengingatkan pasien menyimpan kartu



4



Salah mengambil bagian loket



Kurang informasi dari petugas



Petugas menginformasikan kepada pasien untuk mengambil nomor loket yang dituju.



5



Petugas lama melayani



Kurang SDM



Menambah petugas di pendaftara



saat penuh 6



Petugas salah memberikan informasi



Kurang konsentrasi



Memperbaiki komunikasi anatara petugas dan pasien



7



Jawaban pasien tdak akurat



Pasien lupa



Menggali informasi dari pasien



8



Kartu berobat hilang atau tidak dibawa



Pasien lalai



Petugas membuat kan kartu yang reg yang baru



9



Lama menulis RM secara manual



Data tidak lengkap, seperti alamat, TTL, dan no. asuransi



Informasikan kepada pasien untuk membawa lengkap data



10



Sikda sering eror dan lama



Kecepatan internet kurang



Menambah kecepatan internet



11



Nama dan no reg tidak sinkron



Petugas Kurang teliti



Merubah nama sesuai no reg



12



Salah memasukan kartu medrek ke poli yang lain



Petugas kurang teliti



Petugas mematuhi SOP



VI.



PERHITUNGAN RPN



Tahapan proses



Pasien mengambil nomor antrian



Failure mode



Pasien tidak mengambil nomor antrian Pasien tidak sabar antre



Akibat



Pasien tidak dipanggil



Pasien minta didahulukan Pasien Nomor mengambil ulang antrian hilang antrean Pasien Salah ambil mengambil ulang bagian loket antrean



Pasien dipanggil sesuai nomor Petugas menanyakan maksud kedatangan



S (Severity)



O (kemungk inan terjadi)



D Kemudah an dideteksi



RPN (SxOxD )



3



5



1



15



3



7



1



21



1



3



1



3



3



3



2



18



Petugas lama saat penuh



Antrean panjang



4



8



2



64



Petugas salah memberi informasi



Semakin lama untuk selesai pelayanan



1



2



1



2



Jawaban pasien tidak akurat



Sulit mencari RM



3



7



1



21



Kartu berobat hilang



Sulit mencari RM dan membuat RM baru



3



9



1



27



Membuat RM



Lama membuat RM secara manual



Waktu pelayanan terhambat



2



7



1



14



Mencari RM



Sikda Error



Waktu pelayanan terhambat



2



10



1



20



Tujuan Poli



VII.



Sikda tidak singkron



Salah RM



2



5



2



20



Salah memasukan kartu



Salah Poli



2



2



1



4



FAILURE MODE YANG AKAN DISELESAIKAN



Berdasarkan nilai RPN diambil cut off point yaitu point 1 sampai dengan 5 No.



1



Failure mode



RPN (SxOxD)



Petugas lama saat penuh



2



Kartu berobat hilang



Pasien tidak sabar antre



3 4



Jawaban pasien tidak akurat



Kumulatif



% Kumulati f



64



64



27.95%



27



91



39.74%



21



112



53.28%



21



133



58.08%



5



Sikda Error



20



153



66,81%



6



Sikda tidak singkron



20



173



75,55%



18



191



83.40%



15



206



89.96%



7 8



Salah ambil bagian loket Pasien tidak mengambil nomor antrian



9



Lama membuat RM secara manual



14



220



96,07%



10



Salah memasukan kartu



4



224



97,82%



3



227



99,13%



2



229



100%



11



Nomor antrian hilang



12



Petugas salah memberi informasi Jumlah



229



VIII. RENCANA TINDAK LANJUT UNTUK MENGATASI FAILURE MODE Failure mode



akibat



RPN (SxOxD)



Kegiatan yang direkomendasikan



Penanggung jawab



Waktu



Petugas lama saat penuh



Antrean panjang



64



Setiap 5 pendaftar umum diselingi 1 pasien gigi dan 1 KIA



Suci



Sulit mencari RM dan membuat RM baru



27



Mengingatkan pasien untuk membawa, serta menunjukan kartu identitas



Ani



Pasien tidak sabar antre



Pasien minta didahulukan



21



Memberikan edukasi mengenai waktu pelayanan



Suci



Jawaban pasien tidak akurat



Jawaban pasien tidak akurat



21



Meminta kartu identitas pasien serta kartu berobat bila ada



Ani



Menambah kecepatan internet



Suci



Kartu berobat hilang



20



Sikda Error



Waktu pelayanan terhambat



Sikda tidak singkron



Salah RM



20



Ketepatan input



Ani



Pasien mengambil ulang antrean



18



Memberikan tanda /tulisan untuk setiap poli.



Suci



Salah ambil bagian loket



IX.



PELAKSANAAN KEGIATAN DAN EVALUASI



Dalam lembar terpisah……..NARASI X. Prosedur YANG BARU SEBAGAI HASIL DARI ANALISIS FMEA: Pelayanan Farmasi 1. 2. 3.



Dokter menuliskan resep Resep diserahkan pada pasien/keluarga pasien Resep diserahkan ke farmasi dengan meletakkan resep pada



wadah yang telah disediakan oleh petugas 4. Petugas farmasi melakukan telaah resep dan apabila ditemukan masalah maka petugas mengkonfirmasi ulang pada penulis resep 5. Apabila ditemukan tulisan yang kurang jelas petugas mengkonfirmasi ulang pada penulis resep 6. Petugas menyiapkan obat 7. Petugas membuat etiket dengan berpedoman pada resep yang berisi : a. b. c. d. e. 8.



Tanggal dibuat etiket (tanggal resep dilayani) Nomor resep Nama Pasien Aturan pemakaian obat (interfal pemakaian) Cara pakai Petugas memeriksa kesesuaian antara resep, obat dan



etiketnya sebelum diserahkan ke petugas loket obat 9. Etiket obat yang diminum berwarna putih sedangkan yang berwarna biru untuk obat luar dan injeksi 10. Petugas di loket obat memeriksa kembali kesesuaian resep, obat dan etiket 11.



Petugas memanggil pasien



12.



Petugas mengidentifikasi pasien dengan cara mengkonfirmasi



minimal dengan dua identitas seperti nama, alamat (Rt/Rw), umur, nama kepala keluarga dan lain-lain 13. Apabila pasien telah teridentifikasi dengan baik maka petugas menyerahkan obat pada pasien/keluarga pasien. 14. Obat diserahkan pada pasien dengan diberikan penjelasan yang cukup, minimal cara pakai obat. 15. Untuk pasien tertentu dilakukan konseling oleh apoteker.



Mengetahui Kepala UPT Puskesmas Sarijadi



. …………………….. NIP……………………



Bandung ,……………. 2018 Wakil Manajemen Mutu/Ketua Tim Mutu UPT Puskesmas Sarijadi



(. ………………………) Nip. …………………….