Format SOP AP [PDF]

Citation preview

Lampiran;



Pedoman Penyusunan SOP-AP berdasarkan PERMENPAN RB No. 35 Thn 2012 Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Berdasarkan sifat kegiatan maka SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu : 1. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan; 2. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Pada umumnya dokumen SOP memiliki 2 (dua) unsur utama sesuai anatominya, yaitu Unsur SOP dan Unsur Dokumentasi (assesories). Unsur SOP merupakan unsur inti yg terdiri dari Identitas SOP dan Prosedur SOP. Identitas SOP berisi data-data yang menyangkut identitas SOP, sedangkan Prosedur SOP berisi kegiatan (uraian prosedur), pelaksana, mutu baku dan keterangan. Penyusunan SOP sebenarnya cukup mudah, karena kegiatan di SOP merupakan kegiatan yang sudah dilaksanakan sehari-hari dalam pelaksanaan pekerjaan.



Halaman Identitas SOP



LAMBANG DAERAH



Nomor SOP Tgl Pembuatan Tgl Revisi Tgl Efektif Disahkan oleh



PEMERINTAH KABUPATEN TAKALAR SEKRETARIAT DAERAH BAGIAN ORGANISASI SUB BAGIAN……………………..



02 22 Juni 2017 03 Juli 2017 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TAKALAR



Ir. NIRWAN, M. Si NIP. 19640228 199010 1 002 Nama SOP



DASAR HUKUM 1.Peraturan Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 2. Peraturan Daerah Kabupaten Takalar No 7 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah . 3. Peraturan Bupati Takalar No. 39 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Takalar Keterkaitan : 1. SOP Pengarsipan Surat masuk 2. SOP Pembuatan Surat Pengantar 3. SOP Pembuatan Surat Biasa 4. SOP Pembuatan Surat Undangan Peringatan Apabila SOP ini tidak dilaksanakan maka surat akan terlambat ditindaklanjuti



PENANGANAN SURAT MASUK Kualifikasi Pelaksana 1. Mampu mengklasifikasikan Surat Masuk 2. dst



Peralatan Perlengkapan 1. Buku Agenda 2.Lembar Disposisi Pulpen Pencatatan dan Pendataan



Penjelasan : 1. Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat, sesuai dengan aturan kelembagaan daerah yang terbaru 2. Nomor SOP-AP, nomor prosedur yang di -SOP-OP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Kementrian/Lembaga/Pemerintah Daerah; 3. Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP-AP dibuat dan dinyatakan benar setelah diperbaiki oleh bagian organisasi, bukan tanggal dimulainya pembuatan ; 4. Tanggal Revisi, tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana ditinjau ulangnya SOP-AP yang bersangkutan. Jika dalam masa berlaku SOP-AP tsb terjadi perubahan pada bagian flowchartnya, misalnya karena alasan efektifitas dan efisiensi maka salah satu pelaksana ditiadakan atau salah satu uraian prosedur/uraian kegiatan dihilangkan, dengan tetap memperhatikan aturan kelembagaan ; 5. Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP-AP atau tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP-AP; 6. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi; 7. Judul SOP-AP, Judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki, kata pertama yg digunakan pada judul sop-ap harus menggunakan kata kerja aktif yang diawali oleh awalan pe dan diakhiri oleh akhiran an; 8. Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya, semua SOP AP SKPD Lingkup Pemerintah Kab. Takalar, mencantumkan PERMENPAN No. 35 Thn 2017 tentang pedoman penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan sebagai salah satu dasar hukum, selain itu juga mencantumkan Perda kelembagaan baru serta Peraturan bupati yg mengatur tentang tupoksi (menyesuaikan dengan tupoksi masing-masing skpd); 9. Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang juga distandarkan (SOP-AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut); 10. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yg mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka atau batas waktu kegiatan harus sudah dilaksanakan. 11. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yg dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi Pemerintahan dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan keterampiulan ) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP-AP ini secara optimal 12. Peralatan dan Perlengkapan , memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yg terkait secara langsung dengan prosedur yang di- sop-kan.



13. Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses . (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOPAP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yg ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yg memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.



HALAMAN PROSEDUR SOP No 1.



2.



3.



4.



Uraian Prosedur Menerima dan Mengagenda Surat Masuk Menerima Surat Masuk dan memberikan disposisi arahan Menerima Surat masuk dan disposisi arahan Kabag Mengarsipkan Surat Masuk dan disposisi arahan Kabag



Kabag



Pelaksana Kasubag



Staf Subag



Kelengkapan Surat masuk, disposisi arahan sekda/asisten, Lembar disposisi,buku agenda Surat masuk, disposisi arahan sekda/asisten, Lembar disposisi,



Mutu Baku Waktu 5 menit



ket Output Surat telah dan diterima dan diagenda



15 menit



Surat Masuk telah didisposisi



Surat Masuk, dan didisposisi arahan kabag



5 menit



Surat Masuk dan disposisi arahan kabag telah diterima



Surat Masuk, didisposisi arahan sekda dan kabag



5 menit



Surat telah diarsipkan



Penjelasan: 1. Uraian Prosedur : berisi langkah-langkah (prosedur) kegiatan. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja aktif tanpa subyek yang diikuti dgn obyek dan keterangan, seperti : menulis laporaikan; mendokumentasikan surat pengaduan; mengirim surat undangan kepada peserta. Penulisan pelaksana tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tdk ada kegiatan yg dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts. 2. Pelaksana : merupakan pelaku (actor) kegiatan. Penulisan pelaksana dalam sop-ap ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu untuk menghindari pengulangan yg tdk perlu dan tumpang- tindih yg tdk efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (actor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri 3. Mutu Baku : berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP-AP ini terkait dgn kinerja, maka setiap aktifitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti : waktu yg diperlukan untuk menyelesaikan satu prosedur (kegiatan), persyaratan/kelengkapan yang diperlukan dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana diterapkan dalam standar pelayanan. Simbol Flowcharts Dalam SOP Administrasi Pemerintahan



1.



(Proses)



= Kotak, untuk mendiskripsikan proses atau kegiatan



2.



(Decision)



= Belah Ketupat, digunakan untuk pengambilan keputusan



3.



(Terminator)



= Kapsul, digunakan pada saat mulai dan akhir pekerjaan



4.



5.



(Off-page connector)



(Arrow)



= Segi Lima, digunakan untuk perpindahan halaman



= Anak Panah (Panah), menunjukkan arah proses pekerjaan