Job Desc Kabag. HRGA [PDF]

Citation preview

JOB DESCRIPTION KABAG. HRGA A. Indentitas Jabatan Nama Jabatan Bagian Jabatan Atasan Langsung Bawahan Langsung



: Kabag. HRGA : Administrasi : Kepala Tata Usaha : 1. Krani 1 Personalia 2. Krani 1 Fasilitas Karyawan 3. Bidan/Mantri Administratur



Kepala Tata Usaha



Kabag. HRGA



Kabag. Keuangan



Kabag. Data Center



Kabag. Gudang



Krani 1 Personalia



Kasir



Krani 1 Data Center



Krani 1 Gudang



Krani 1 Fasilitas Karyawan & Umum



Krani Keuangan



Krani 1 Pembelian Krani Pembelian



Bidan/Mantri



B. Fungsi Utama Jabatan Sebagai koordinator dan penjamin dalam pengembangan,pengelolaan dan pemenuhan hak dan kewajiban Sumber Daya Manusia berjalan efektif, efisien sesuai dengan SOP. C. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Menjamin kebijakan perusahaan terkait standar pekerjaan HRGA dimengerti, diterapkan dan dipelihara oleh seluruh karyawan. 2. Membuat rencana kerja rutin HRGA dan pemakaian alat dan aset untuk kegiatan operasional sesuai dengan master budget. 3. Memastikan pendataan, penggajian, pencatatan dan pemantauan aset, pemenuhan kebutuhan hak dan kewajiban karyawan.



1 |Human Resources Department Provident Agro Grup



JOB DESCRIPTION KABAG. HRGA 4. Mencari solusi untuk mengatasi masalah yang timbul dalam seluruh kegiatan HRGA. 5. Melakukan koordinasi dengan tim dan melakukan kontrol rencana vs realisasi dan juga melaporkan seluruh hasil kerja kepada KTU. 6. Menjamin kebutuhan karyawan terkait alat kerja, jaminan kesehatan, dan fasilitas umum tersedia agar produktivitas perusahaan berjalan lancar dan stabil. 7. Melakukan analisa cost biaya umum. 8. Memantau kebutuhan jumlah tenaga kerja terpenuhi berikut kelengkapan dan prasyaratnya. 9. Membuat jadwal kerja harian, mingguan, bulanan dan tahunan. 10. Melakukan evaluasi perkembangan dan kemajuan pekerjaan. 11. Melakukan identifikasi hal-hal yang dapat meningkatkan kualitas kerja. 12. Melakukan identifikasi pelatihan yang perlu diberikan kepada karyawan. 13. Melakukan penilaian karyawan. 14. Melakukan kontrol dan inspeksi aset juga kebersihan lingkungan kerja. 15. Memimpin dan mengikuti apel pagi di kantor besar D. Uraian Tugas 1. Membuat rencana baik secara teknis yang meliputi cost/budget personalia dan umum, MPP dll. 2. Melakukan aktivitas kepersonaliaan di site, rekrutmen, penggajian, training, mengatur penilaian karya dan menciptakan hubungan industrial yang harmonis serta melakukan PHK sesuai aturan yang berlaku. 3. Melakukan kontrol dan memproses atas kedisipilinan karyawan. 4. Menangani bagian umum; meliputi aset, kendaraan operasional, mes, mengurus tamu dan persoalaan GA lainnya. 5. Melakukan kontrol jam kerja dan lembur karyawan. 6. Melakukan review dengan personil bawahannya. 7. Menyusun rencana pengembangan personil dibawahnya untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan kompetensi yang diperlukan. 8. Mengoptimalkan produktivitas personil, mutasi, rotasi dll. 9. Merencanakan dan melaksanakan mekanisme coaching & counselling sesuai kebutuhan. 10. Melakukan kaderisasi sesuai kebutuhan perusahaan. 11. Membangun dan menjaga budaya kerja perusahaan agar tercipta tim kerja yang solid dan suasana kerja yang harmonis dan kondusif. 12. Menjadi perpanjangan tangan perusahaan dengan pihak luar. 13. Mengelola pengembangan sosial dan lingkungan. 14. Melakukan otorisasi permintaan ATK, Perjalanan Dinas, Gaji, Biaya fasilitas umum termasuk juga pemenuhan tenaga kerja dan mengajukannya.



2 |Human Resources Department Provident Agro Grup



JOB DESCRIPTION KABAG. HRGA 15. Pengaturan Fasilitas Umum. a. Kantor, mes, poliklinik, bangunan fasilitas umum dan lainnya b. Kendaraan pool, bus sekolah, ambulan, mes, vsat, telepon c. Inventaris dan perlengkapan kantor 16. Melakukan kontrol & monitor pemakaian fasilitas kendaraan karyawan. a. Kendaraan Rental, leasing, inventaris 17. Melakukan kontrol pemakaian dan pengeluaran biaya umum site dalam hal : a. Perjalanan dinas b. Stationery/ATK c. Telepon, Fax, VSAT d. Pos, Cetakan, Fotocopy e. Biaya mes f. Perpanjangan STNK, dan izin kendaraan lain g. Sewa bangunan dll 18. Melakukan administrasi aset Kebun dalam hal : a. Pencatatan aset b. Mutasi aset c. Peminjaman dan pengembalian aset d. Penghapusan aset e. Pemakaian aset 19. Melakukan pengurusan asuransi. a. Monitor penutupan & perpanjangan asuransi b. Monitor data aset yang diasuransi dan yang belum belum diasuransikan c. Membantu pelaksanaan klaim asuransi 20. Melakukan kontrol dan memantau pemakaian asset oleh penanggung jawab akhir secara periodik, yaitu oleh : a. Kepala pabrik Bangunan, workshop, peralatan dan perlengkapan pabrik, kantor pabrik, perumahan pabrik dll. b. Kepala Teknik Alat berat, kendaraan operasional, workshop, peralatan dan perlengkapan mekanik dll. c. Kabag. HRGA Bangunan kantor, gudang, poliklinik, sekolah, mes, tempat ibadah dan bangunan umum lainnya, kendaraan pool, bus sekolah, ambulan, inventaris dan perlengkapan kantor, dll d. Kepala Afdeling Perumahan afdeling, fasilitas umum afdeling, kantor & gudang afdeling, dan segala inventaris dan perlengkapan umum yang ada di perumahan afdeling 21. Melakukan kontrol dan monitor kondisi fasilitas dan mengajukan perbaikan terhadap : a. Rumah b. Fasilitas umum dan afdeling



3 |Human Resources Department Provident Agro Grup



JOB DESCRIPTION KABAG. HRGA 22. Mengajukan pemenuhan fasilitas. a. Membuat SPB atas permintaan user b. Verifikasi permintaan SPB sesuai standart fasilitas dan kondisi aktualnya. c. Mengusulkan (membuat FHA) atas asset yang layak dihapus. E. Hubungan Kerja 1. Hubungan Internal No Pihak KTU 1. 2 Seluruh karyawan seluruh level jabatan



Kegiatan Laporan kepada atasan. dan Untuk memastikan seluruh pemenuhan dalam hal SDM terpenuhi dan berjalan dengan lancar.



2. Hubungan Eksternal No Pihak 1. PT. Jamsostek 2. 3. 4. 5.



Kegiatan Melakukan aktivitas dalam kaitan jaminan sosial tenaga kerja. Disnaker Perijinan Ketenagakerjaan. Rumah Sakit Menjalin kerjasama untuk pelayanan kesehatan karyawan. Kantor Pelayanan Pajak Pendaftaran NPWP seluruh karyawan. (KPP) Dispenda Hal pembayaran pajak.



F. Spesifikasi Jabatan Pendidikan Pengalaman



: Minimal S1 Manajemen, Komunikasi, dan Hukum : Minimal 2 tahun sebagi MT Administrasi atau 3 tahun sebagai Krani 1HRGA



G. Kompetensi 1. Hard Skill a. Menguasai tentang kebutuhan Sumber Daya Manusia b. Menguasai tentang peraturan ketenagakerjaan c. Mampu mengoperasikan komputer dengan sistem windows



4 |Human Resources Department Provident Agro Grup



JOB DESCRIPTION KABAG. HRGA 2. Soft Skill a. Jujur b. Bertanggung Jawab c. Disiplin d. Loyalitas & mau bekerja keras e. Dipercaya/menjaga rahasia perusahaan



5 |Human Resources Department Provident Agro Grup