Makalah Kesekretariatan [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Pekerjaan seorang sekretaris berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan. Adapun peran seorang sekretaris adalah untuk meringankan beban pekerjaan mulai dari korespondensi, agenda pimpinan, pengarsipan dan masih banyak lagi. Oleh karena itu tanpa bantuan sekretaris maka pimpinan akan kewalahan dalam menangani pekerjaan. Dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seseorang yang dipercaya untuk membantu, memperlancar dan mempermudah pekerjaan pimpinan dalam bidang administrasi kantor agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Namun, sampai saat ini masih sering dijumpai tentang adanya pandangan yang tidak tepat mengenai profesi sekretaris. Profesi sekretaris dipandang sebelah mata oleh sebagian masyarakat, yaitu seorang perempuan muda yang cantik, berdandan menor dan selalu menggunakan rok mini. Sekretaris tidak hanya cantik secara penampilan luarnya saja, tetapi juga harus mempunyai kemampuan, pengetahuan yang luas, dan kreativitas yang tinggi. Selain itu di era modern ini sekretaris dituntut untuk mampu berpikir kritis dan bertindak secara profesional, seorang sekretaris juga dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Menjadi sekretaris profesional pun harus memiliki kualifikasi yang memenuhi mulai dari  syarat pengetahuan, syarat keterampilan, syarat kepribadian dan juga wajib memiliki kode etik profesi yang harus selalu diterapkan dalam kehidupan di kantor maupun kehidupan di masyarakat. Kode etik profesi dibuat agar dapat mengatur sekretaris dalam menjalankan profesi serta kaidah-kaidah standar moral yang sangat tinggi pada setiap profesi. Profesi adalah suatu hal yang harus dibarengi dengan keahlian dan etika. Meskipun sudah ada aturan yang mengatur tentang kode etik profesi, namaun masih sering kita lihat banyak pelanggaranpelanggaran atau penyalahgunaan profesi. Seorang sekretaris juga memerlukan etika dalam perusahaan untuk menciptakan ketenangan, ketentraman, keselarasan dan terjalinnya hidup gotong royong. Etika merupakan tata cara bergaul yang baik antar sesama manusia. Di zaman modern saat ini perkembangan teknologi 1



dan informasi yang begitu canggih memberikan dampak berbagai perubahan sosial, budaya dan moral. Dalam kondisi seperti ini maka etika memberikan peran yang sangat penting. Dengan demikian sikap dan tindakan dapat sesuai dengan budaya setempat, sehingga nilainilai budaya tidak hilang dan pudar seiring dengan berjalannya waktu. Etika meliputi cara berbicara dan 3 berperilaku yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara makan, cara menerima tamu dan sopan santun lainnya. Dengan begitu diharapkan seorang sekretaris dapat memiliki sikap dan tindakan sopan saat berhubungan dengan lingkungan sekitar. B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian tersebut dapat dirumuskan beberapa masalah, diantaranya: 1. Apa pengertian dari sekretaris dan etika ? 2. Seperti apa kode etik seorang sekretaris menurut Ikatan Sekretaris Indonesia ? 3. Bagaimana etika profesi sekretaris yang profesional ? 4. Apakah yang dimaksud dengan etika berpenampilan seorang sekretaris ? 5. Bagaimana berpenampilan yang ideal dan menarik bagi seorang sekretaris ? C. Tujuan Adapun tujuan yang dapat dicapai dalam penulisan makalah ini yaitu untuk : 1. Mengetahui pengertian dari sekretaris dan etika. 2. Mengetahui pentingnya etika bagi seorang sekretaris. 3. Mengetahui bagaimana etika profesi sekretaris yang profesional. 4. Mengetahui macam-macam etika yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. 5. Mengetahui etika berpenampilan yang harus diterapkan oleh seorang sekretaris. D. Manfaat Dengan adanya makalah ini diharapkan dapat memberikan sesuatu yang baik untuk para pembaca dan seorang sekretaris mengenai pengetahuan etika di tempat kerja, pengetahuan tentang dunia sekretaris, etika sekretaris khususnya dalam berpenampilan sehingga dapat menjadi bekal dalam mempersiapkan diri untuk terjun dalam dunia kerja dan menjadi seorang sekretaris yang profesional.



2



BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Sekretaris dan Etika Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata secretrum kemudian berubah menjadi kata secreta ire dalam bahasa Prancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Pengertian sekretaris diungkapkan oleh Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:12) bahwa “Sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dekte, mengkonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinannya tentang kewajiban resmi, janji-janji serta tugas dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja pimpinan.” Pendapat lain dikemukakan Saiman (2002:24), “Sekretaris adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis menulis atau catat mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.” Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulan bahwa sekretaris adalah seseorang yang bekerja di suatu perusahaan dengan tujuan membantu menyelesaikan tugas-tugas pimpinan di perusahaan dan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan tersebut. 



Syarat-Syarat Sekretaris Menurut Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:23) kualifikasi yang harus



dipunyai seseorang yang bekerja dibidang kerja sekretaris, antara lain: 1. Syarat pengetahuan, meliputi: pengetahuan tentang misi, visi, fungsi, tugas-tugas, struktur organisasi dan personil organisasi; pengetahuan yang berhubungan dengan bidang tugasnya, pengetahuan bahasa baik bahasa Indonesia maupun bahasa asing jika diperlukan; pengetahuan bidang administrasi dan manajerial. 2. Syarat keterampilan artinya sekretaris di samping dituntut mempunyai pengetahuan juga terampil menerapkan pengetahuannya untuk kepentingan kerja. Keterampilan yang dituntut meliputi: keterampilan berkomunikasi, korespondensi, tata kearsipan dan trampil dalam melakukan aktivitas kerja kantor lainnya. 3



3. Syarat kepribadian Artinya memegang peranan penting dalam menunjang kerja bahkan untuk hal-hal tertentu prasyarat kepribadian lebih dominan dibandingkan prasyarat lainnya. Kepribadian yang menarik adalah kepribadian yang dinamis, dewasa, penuh percaya diri, terbuka, penuh rasa tanggung jawab, loyalitas, sopan dan jujur. 7 Syarat menjadi sekretaris juga diungkapkan Saiman (2002:25-26) Seorang sekretaris profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan kurang baik. Syarat-syarat sekretaris tersebut diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Syarat kepribadian : sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dan lain-lain. 2. Syarat pengetahuan umum : memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretarisan seperti di bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. 3. Syarat pengetahuan khusus : pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat di mana sekretaris bekerja. Misalnya: sekretaris yang bekerja di biro hukum, rumah sakit, air line, dan lain-lain. Pengetahuan tersebut dapat diperoleh dari buku, brosur, majalah ataupun kursus, sehingga seorang sekretaris yang bersangkutan dapat mengerti hal-hal yang sesuai dengan bidang tugas pimpinan. 4. Syarat skill dan teknik kesekretarisan : kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, korespondensi, stenografi, dan kearsipan. 5. Syarat praktik : kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan.



4







Tugas Sekretaris Tugas-tugas sekretaris menurut Hartiti Hendarto dan Tulusharyono (2003:7) bisa



dibagi sebagai berikut: 



Menurut wewenangnya



a. Tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan harus dikerjakan tanpa menunggu perintah atau instruksi khusus dari pimpinan, antara lain: 1) Melakukan pengetikan 2) Menelepon dan menerima telepon 3) Menerima tamu 4) Korespondensi 5) Pengurusan surat-surat masuk 6) filing b. Tugas instruksi, yaitu tugas-tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan hanya dikerjakan bila ada perintah dari pimpinan, antara lain: 1) Penyusunan jadwal perjalanan 2) Pengaturan keuangan 3) Persiapan dan penyelenggaraan rapat c. Tugas kreatif, yaitu tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasar inisiatif, antara lain: 1) Pembuatan formulir telepon 2) Menggunting artikel atau iklan di surat kabar 3) Mengirim ucapan selamat pada relasi 4) Mengubah tata ruang kantor 



Menurut jenis tugasnya



a. Tugas Administrasi/Perkantoran, meliputi : 1) Menangani surat 2) Pengetikan laporan 3) Filing b. Tugas Resepsionis, meliputi : 1) Menerima telepon 2) Melayani tamu 3) Menyusun jadwal perjanjian pimpinan c. Tugas Keuangan, meliputi : 1) Menangani keuangan pimpinan



5



d. Tugas Sosial, meliputi : 1) Mengatur rumah tangga kantor 2) Mengirim ucapan selamat pada relasi e. Tugas Insidental, meliputi : 1) Mempersiapkan rapat 2) Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan Pengertian Etika Menurut Ursula Ernawati (2004:35) bahwa “Istilah etika berasal dari kata Yunani “ethicos” yang berarti norma-norma, aturan-aturan, kaidah-kaidah, nilai-nilai bagi tingkah laku manusia yang baik, dapat membedakan hal baik dan buruk.” Selain itu menurut kamus besar bahasa Indonesia edisi baru yang dikutip Rini Darmastuti (2007:23-24), yaitu: “Etika dipahami sebagai ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk, dan tentang hak dan kewajiban moral (akhlak)”. Berdasarkan pemahaman yang diberikan oleh kamus besar bahasa Indonesia di atas, etika dapat dijelaskan dengan membedakan tiga arti, yaitu: 1. Ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan kewajiban moral. 2. Kumpulan asas atau nilai yang berkenaan dengan akhlak. 3. Nilai mengenai benar dan salah yang dianut suatu golongan masyarakat. Pengertian etika juga diungkapkan Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:12) bahwa “Etika adalah ilmu pengetahuan tentang dasar-dasar moral.Sasaran etika adalah moralitas, yaitu agar individu dapat membedakan mana yang baik dan mana yang jelek.” Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa etika adalah ilmu pengetahuan tentang akhlak yang bertujuan untuk membedakan mana yang baik dan mana yang buruk. Dengan kata lain, etika dipahami sebagai ilmu pengetahuan tentang akhlak atau moral. Menurut Hartiti Hendarto dan Tulusharyono (2003:38), “Etika adalah ilmu pengetahuan tentang asas akhlak dan moral. Sasarannya agarorang dapat membedakan apa yang baik dan apa yang tidak baik (moralitas). Moralitas masyarakat berkaitan dengan adat istiadat dankebiasaan yang telah diterima selaku perilaku yang baik.” Pengertian etika juga diungkapkan Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:12) bahwa “Etika adalah ilmu pengetahuan tentang dasar-dasar moral.Sasaran etika adalah moralitas, yaitu agar individu dapat membedakan mana yang baik dan mana yang jelek.” Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa etika adalah ilmu pengetahuan tentang akhlak yang bertujuan untuk membedakan mana yang baik dan mana yang buruk 6



B. Kode Etik Sekretaris Menurut Ikatan Sekretaris Indonesia Kode etik sekretaris adalah norma yang ditetapkan untuk memberi petunjuk kepada sekretaris bagaimana seharusnya berbuat. Kode etik mempunyai upaya untuk mengatur tingkah laku sekretaris melalui ketentuan tertulis yang diharapkan akan menjadi pegangan untuk diterapkan. Dengan adanya kode etik maka masyarakat akan menjadi lebih percaya, karena setiap klien akan yakin bahwa kepentingannya akan terjamin. Kode etik juga dapat berubah untuk menyesuaikan perkembangan zaman. Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI) menetapkan kode etik bagi sekretaris sebagai dasar melaksanakan tugas pengabdiannya kepada lingkungan, masyarakat dan negara. Kode etik sekretaris diantaranya adalah: 1. Menjunjung tinggi kehormatan, kemuliaan nama baik profsi sekretaris : a. Anggota ISI akan berusaha keras untuk menjaga wibawa dan status serta menunjukkan kemampuannya dengan berpegang pada pedoman dasar profesi dalam melaksanakan tugas. b. Anggota ISI wajib untuk saling mengingatkan akan tingkah laku yang tidak beretika. c. Anggota ISI tidak mengadakan kegiatan – kegiatan yang langsung dan tidak langsung merugikan ISI 2. Bertindak jujur dan sopan dalam setiap langkah lakunya baik dalam melaksanakan tugasnya maupun melayani lingkungan dan masyarakat. a. Anggota ISI tidak ikut serta dalam usaha / praktek keprofesionalan yang diketahui bersifat curang / tidak jujur. b. Anggota ISI selalu bertindak demi kepentingan pemberi tugas dengan setia dan jujur. c. Anggota ISI tidak bekerja sama denga rekan – rekan / pemberi tugas yang menyalahgunakan kedudukan mereka untuk kepentingan pribadi. 3. Menjaga kerahasiaan segala informasi yang didapatnya dalam melaksanakan tugas dan tidak mempergunakan kerahasiaan itu untuk kepentingan pribadi. a. Anggota ISI bertindak sebagai orang yang dapat dipercaya dalam hubungan profesional, melaksanakan tanggung jawabnya dengan cara yang paling kompeten dan menerapkan pengetahuan dan keterampilannya untuk kepentingan kerja. b. Anggota ISI tidka menggunakan dengan cara apapun kerahasiaan informasi yang didapatnya yang dapat menimbulkan pertentangan bagi perusahaan dimana ia bekerja / ditempat kerja yang telah ditinggalkannya.



7



4. Meningkatkan mutu profesi melalui pendidikan / melalui kerjasama rekan – rekan seprofesi baik pada tingkat nasional / internasional. a. Tukar menukar pengetahuan dalam bidang keahliannya pada tingakat nasional maupun internasional secara wajar dengan rekan – rekan ISI dan kelompok profesi lain serta meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap profesi sekretaris. b. Anggota ISI saling memberi nasihat, dorongan dan bimbingan kepada sesama anggota jika dimintai kalau permasalahannya berada dalam pengetahuan dan pengalamannya. c. Menyelenggarakan seminar / diskusi, panel, diskusi dan ceramah dengan rekan – rekan seprofesi secara bebas mengenai maslaah – masalah yang bertalian dengan praktek – praktek kesekretarisan. 5. Menghormati dan menghargai reputasi rekan seprofesi baik didalam maupun di luar negeri. a. Anggota ISI memberikan bantuan dalam praktek kesekretariatan kepada rekan baik didalam / di luar negeri jika diminta. b. Anggota ISI tidak berbuat sesuatu dengan sengaja / tidka sengaja yang merugikan nama baik sesama rekan ISI maupun rekan seprofesi di luar negeri.



C. Etika Profesi Sektretaris Etika Profesi Sekretaris Menurut Rini Darmastuti (2007:23-24), prinsip etika profesi meliputi: 1. Tanggung jawab : tanggung jawab pelaksanaan dari dimulainya kegiatan sampai berakhirnya kegiatan dalam perusahaan. Tanggung jawab dampak artinya dapat menerima resiko yang ada, baik itu dampak negativ maupun positif. 2. Kebebasan Prinsip : kebebasan untuk mengembangkan profesi tersebut dalam batasbatas aturan yang berlaku dalam sebuah profesi. 3. Kejujuran : dalam menjalankan setiap kegiatan keprofesiannya setiap anggota profesi tertentu harus menjalankannya dengan jujur. 4. Keadilan : Adil berarti tidak memihak manapun dan siapapun. Dengan kata lain, prinsip keadilan ini ingin membangun suatu kondisi yang tidak memihak manapun yang memungkinkan untuk ditunggangi dan digunakan pihak-pihak yang berkepentingan.



8



Sebagaimana yang telah di ungkapkan Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani (2005:177-178) berpendapat bahwa ciri-ciri pribadi sekretaris sesuai dengan etika profesinya perlu memiliki sikap sebagai berikut: 1. Mau menyelami perasaan orang lain dan tidak egoistis. 2. Mau berbagi perasaan dan tenggang rasa. 3. Selalu mengoreksi diri pribadi atas penilaian atau kritik dari orang lain. 4. Mau menerima penilaian-penilaian orang lain tentang diri pribadinya dan penilaian itu diambil segi positifnya. 5. Mau memaafkan kesalahan orang lain dan mengakui kesalahan yang diperbuatnya. 6. Menghindarkan diri atas perbuatan yang tercela, misalnya: senang mengumpat, senang mencaci maki, senang ngobrol, gosip, mengeluh dan bentuk-bentuk lain yang kurang terpuji. 7. Sanggup dan mampu menahan diri apabila dihadapkan pada hal-hal yang menyebabkan marah. 8. Sabar dan bijaksana dalam menghadapi segala persoalan dan mampu mengatasi persoalan tanpa merugikan orang lain 9. Dapat menyesuaikan diri dengan segala situasi serta menempatkan diri sehingga orang lain menaruh hormat. 10. Selalu memberikan saran yang positif dan selalu memperhatikan kepentingan orang lain. 11. Mampu menciptakan suasana yang menggembirakan dalam pergaulan serta tidak memberi celaan dalam bentuk apapun. 12. Merasa senang atas keberhasilan dan keberuntungan orang lain dengan memberi salam dan menyampaikan ucapan “proficiat” atau “selamat…” 13. Mengetahui aturan sopan santun dan selalu menghormati pendapat dan kepentingan orang lain. 14. Berpikir sehat dan selalu menunjukkan kesungguhan. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa etika bagi profesi sekretaris adalah dapat menjaga rahasia perusahaan dan rahasia pimpinan, dapat mengintropeksi dan mengevaluasi diri,pemaaaf, tenggang rasa, dapat menjaga emosi agar tetap stabil, sabar dan bijaksana serta dapat mencairkan suasana. 9



D. Etika Berpenampilan Seorang Sekretaris Menurut pendapat para ahli pengertian penampilan adalah : 1)      Penampilan diri ialah pembentukan diri seseorang untuk menjadi lebih menarik terutama dari segi fisik dan juga pembentukan kepribadian yang mempesonakan terutama bagi kaum wanita. 2)      Penampilan adalah cara seseorang merubah dirinya menjadi lebih baik dalam berpenampilan. 3)      Penampilan yaitu suatu proses untuk merubah diri menjadi lebih menarik untuk dipandang. 4)      Penampilan Ideal yaitu penampilan yang dirasa pas oleh orang tersebut atau penampilan yang tidak berlebih. 5)      Penampilan Menarik yaitu penampilan yang indah dipandang dan penampilan yang memiliki daya tarik bagi orang yang memandangnya. Sebelum mengetahui bagaimana menjaga standar etika berpenampilan, terlebih dahulu sekretaris mengetahui arti katagrooming, dari pendapat para ahli yang dinyatakan di dalam bukunya masing-masing.  Di bawah ini terdapat arti kata grooming, yang dikutip antara lain: 1)      Kata groom menurut Kamus Bahasa Inggris Indonesia, artinya mengurus, merawat, rapi atau pelihara. 2)      Secara harfiah, grooming artinya penampilan diri. 3)      Grooming dalam penampilan prima adalah,  penampilan diri tenaga pelayanan pada waktu bekerja, memberikan pelayanan kepada kolega dan pelanggan. 4)      Penampilan diri (grooming),  sangat penting dalam kehidupan sehari-hari,  apalagi bagi yang bekerja  sebagai tenaga pelayanan, seperti pegawai negeri, pelayan toko, tenaga penjualan, kalangan eksekutif bisnis, dan lain-lain, mereka tentu saja perlu berpenampilan serasi dan menarik. 5)      Well groomed istilah Bahasa Inggris, yang digunakan untuk menggambarkan, orang berbusana resmi dengan baik menarik.  Busana yang baik dan resmi itu berarti penampilan yang rapi, sopan, luwes, serasi dan menarik (personal apperance) sesuai dengan etika dan tata krama pergaulan. 6)      Jadi pengertian grooming, secara singkat adalah, penampilan seseorang, dimulai dari cara berpakaian sampai dengan tutur kata dan sopan santun.



10



7)      Jadi kecantikan atau ketampanan, bukan hanya dilihat dari luar saja, tapi juga harus diiringi dari dalam (inner-beauty). Oleh karena itu, perilaku juga harus diperhatikan dalam berpenampilan Penampilan akan mencerminkan kepribadian. Baik buruknya penampilan, berperan besar dalam menunjang kesuksesan  seseorang. Penampilan meliputi busana, tata-rias, rambut, kesehatan tubuh, kuku, gigi dan mulut serta aksesoris penunjang lainnya. Busana ialah segala sesuatu yang kita pakai mulai dari kepala sampai ke ujung kaki. Didalam hal ini termasuk : 1)      Semua benda yang melekat di badan seperti : baju, sarung dan kain panjang. 2)      Semua benda yang melengkapi dan berguna bagi si pemakai (millineries) seperti : selendang, topi, sarung tangan, kaos kaki, sepatu, tas, ikat pinggang. 3)      Semua benda yang gunanya menambah keindahan bagi si pemakai (accessories), seperti : hiasan rambut, giwang, kalung, bros, gelang dan cincin. Berbusana sopan tidak berarti berpenampilan kuno atau ketinggalan jaman. Berbusana sopan artinya tidak mempertontonkan tubuh seseorang. Busana sepatutnya membantu kita mengungkapkan siapa kita, dan bukannya memamerkan sekedar daging. Cara sekretaris berbusana menginformasikan kepada orang lain bagaimana seharusnya memperlakukan sekretaris, apakah dihormati sebagai seorang pribadi atau sebagai sepotong daging belaka. Seseorang berbusana tentunya memiliki tujuan diantaranya : 1)      busana merupakan cermin bagi sipemakai. Artinya kita dapat mengatakan sipemakai dari daerah mana, dari negara mana. 2)      Busana yang sedang dipakai memberi ciri untuk kesempatan apa dan waktunya pagi, siang, sore dan malam. 3)      Busana dapat memberi kesan anggun, luwes, sportif, lebih gemuk dan lebih cerah. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penampilan diri yang prima dan terus terjaga. Beberapa faktor tersebut adalah : 1. Pembawaan lahir. 2. Kesehatan fisik dan mental. 3. Kebersihan Pribadi 4. Latar belakang social ekonomi dan kebudayaan



11



Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berpenampilan oleh seorang sekretaris, antara lain sebagai berikut : 1. Cara berbusana, ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya: a. Waktu b. Keadaan jasmani c. Iklim d. Bahan, warna, motif pakaian e. Kosmetik f. Asesoris 2. Cara berbicara, ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara: a. Jangan ceroboh b. Jangan menyinggung perasan orang lain c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi d. Jangan gemar memuji diri sendiri e. Hindari gosip f. Jangan memotong pembicaraan g. Jangan membesarkan persoalan sepele. 3. Cara Mendengarkan Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran), kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan. 4. Cara Duduk a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan. b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan. c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan. d. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki. e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar. 5. Cara Berjalan a. Jangan menyeret- nyeret sepatu. 12



b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat. c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri. d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita, sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria. e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri. 6. Cara Makan dan Minum Cara makan : a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi. b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat. d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang. Cara Minum : a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru. b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup. c. Usahakan jangan sampai tumpah. d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking. e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita. f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya



E. Penampilan Ideal dan Menarik bagi Sekretaris Hal-hal yang perlu diperhatikan sekretaris dalam penampilannya untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil dan menarik maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini : 1. Tata cara berdandan  Cara berdandan seorang sekretaris tidak perlu menor dan glamour agar terlihat menarik. Berdandanlah secukupnya dan disesuaikan dengan waktu dan posisi dimana kita berada. Janganlah memakai aksesoris atau make-up yang berlebihan karena akan terlihat  norak dan akan menimbulkan kesan yang negatif bagi orang lain dan akan diaanggap orang yang tidak mengetahui tata krama berdandan.



13



Berikut adalah tips ber make up natural  ala sekretaris untuk pekerjaan sekretaris sehari-hari: 



Wajah - Sebelum menggunakan make up, bersihkan dahulu wajah dengan mencuci muka dengan air bersih   dan  sabun pembersih wajah. Kemudian oleskan pelembab wajah secara merata sambil dipijat lembut agar cepat  meresap ke wajah - Bagi yang berkulit sawo mateng, gunakan white base cream untuk memberikan efek segar, bagi yang berkulit hitam jangan memakai yang aneh-aneh. - Gunakan liquid fondation yaitu dasar bedak dengan menggunakan spons. - Bagi wajah yang berjerawat atau mempunyai flek hitam gunakan conclear pada area wajah yang bermasalah tersebut. - Gunakan bedak tabur atau bedak powder padat dengan cara menepuk perlahan ke atas wajah secara    merata. - Ratakan secara merata ke wajah.







Pipi -



Berikan blush on pada pipi dengan warna yang sesuai dengan keinginan anda dan ratakan blush on secara merata ke pipi.







Kelopak Mata -



Berikan eyeshadow warna coklat terang atau ronze pada kelopak mata bagian bawah.



-



Tutup lingkaran bawah mata dengan eye corrector dan concealer agar mata terlihat segar dan besar. 







-



Tonjolkan juga tulang hidung, dahi, dan bagian atas bibir dengan concealer



-



Sapukan eyeshadow dengan kuas yang berbentuk runcing.



-



Pilih warna kesukaan anda.



Bulu Mata - Gunakan mascara waterproof pada bulu mata. - Atau gunakan eyeliner pada kelopak mata agar terlihat lebih besar dan tegas. - Dikasih blush on juga bisa. - Pakek catok'an bulu mata juga bisa baru itu dikasih mascara.







Bibir - Bentuk bibir dengan menggunakan pensil lipstick dengan menggunakan warna yang lebih tua dari      warna lipstick. pilihlah warna lipstick yang natural dan tidak mencolok. 14



- Pilihlah lipstick dengan cara yang natural yang dinamakan lipt tin. - Oleskan lipstick pada bibir secara merata atau paikailah pensil lipstic secara merata dengan garis bibir yang sesuai. - Ratakan sesuai garis bibir. - Jangan terlalu mencolok saat memakai lipstic dan lip tin. Berikut contoh make up yang natural dan cocok untuk keseharian bekerja di kantor :



Contoh make up menor yang tidak pantas untuk bekerja :



2. Tata Rambut  Tata rambut bagi sekretaris jangan sampai mengganggu saat dia bekerja, misalnya terlalu panjang, terurai tanpa diikat. Tidak sopan jika sekretaris harus menyisir dan membenahi rambut di ruangan kerja, terlebih lagi jika sedang ada tamu di ruangan tersebut. Dalam urusan rambut, sekretaris juga harus tetap dalam keadaan bersih dan tertata rapi dengan model   rambut yang sederhana.gunakan lah  model rambut yang sesuai dengan raut muka, serta   gunakan lah model   rambut yang bisa mencerminkan rasa percaya diri dan keprofesionalan. - Harus bersih dalam menjaga rambut dan rapi dalam menjaga rambut. - Harus terjaga.dan perfosional dalam menjaga rambut dan merapikan. Berikut contoh model rambut seorang sekretaris yang rapi dan elegan : 15



Contoh model rambut yang tidak pantas untuk sekretaris dalam bekerja :



Contoh model hijab untuk sekretaris yang berhijab :



Contoh model hijab yang tidak cocok untuk sekretaris dalam bekerja, karena terlalu ribet dan tidak simple :



16



Contoh model rambut seorang sekretaris pria :



Contoh model rambut yang tidak pantas untuk sekretaris pria :



3. Tata  cara berpakaian Berpenampilan baik dan menarik tidak dilihat dari pakaiannya yang bagus ataupun yang harganya mahal namun dilihat dari kesesuaian pakaiannya atau cara menyeimbangkannya dengan cara bersolek atau menggunakan aksesorisnya. Dan yang paling utama agar terlihat menarik dalam berpenampilan yaitu menggunakan pakaian yang bersih dan rapi. Pakaian yang sederhanapun apabila rapi, bersih dan sopan maka akan terlihat menarik. Contoh modek pakaian untuk sekretaris wanita :



17



Sekretaris yang menggunakan hijab, harus memperhatian hal-hal beriku ini : 1. Kemeja Beruntung bagi muslimah, saat ini banyak model kemaja yang sedikit berbeda sehingga lebih segar saat dipadu padan.Bagi muslimah, ukuran pakaian kantor yang umumnya pas di badan dapat dibuat lebih longgar untuk menghindari terlihatnya lekuk tubuh. 2. Celana Saat ini banyak seorang sekretaris menggunakan celana-celana berbentuk pipa sedang tren. Karena model celananya memang memberikan kenyamanan dan fleksibilitas bagi yang aktif bekerja. Selain itu, model celana yang sedang digandrungi adalah dengan ujung celana yang dilipat ke atas. Saat ini, celana seperti itu ada yang lipatannya sudah dijahit dibuat seperti model celananya. 3. Rok Bagi seorang sekretaris muslimah yang lebih senang menggunakan rok, pilihlah rok yang menjuntai (loose) sehingga tidak menyulitkan gerak. Rok berbentuk A-line tanpa remple adalah pilihan yang cocok untuk busana kerja agar terkesan profesional. 4. Luaran (Outer) Contoh luaran alias outer yang harus dimiliki perempuan pekerja adalah blazer dan sweater. Pilihan model seperti item ini juga harus simpel dan minimalis dengan ragam pilihan warna. 5. Bersepatu Bagi seorang sekretaris muslimah pilihlah sepatu atau hak tinggi yang elegan jangan terlalu tinggi karena menyebabkan tergelincir nya kaki anda. 6. Tas Memilih tas yang cocok dengan baju anda dan tidak perlu menarik yang biasa saja. 18



7. Accesoriss Memakai accesoriss yang tidak berlebihan, cuma memakai gelang,jam tangan,cincin.



Contoh model pakaian untuk sekretaris berhijab :



Contoh model pakaian sekretaris pria :



4.



Gaya atau perilaku Selama sekretaris duduk ditempat kerjaannya, menerima tamu atau berbicara dengan



tamu harus menjaga jangan sampai terlihat letih, lesu, kurang percaya diri atau memberi kesan bermalas malasan. Hindari gaya pose yang memberikan kesan sensual , demikian juga ketika berjalan seharusnya tidak menunduk atau sambil menggigit jari dan tersipu malu. Gaya ini biasanya dilakukan oleh sekretaris yang kurang percaya diri. 



19



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Pekerjaan seorang sekretaris berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan. Seorang sekretaris profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan kurang baik. Syarat-syarat sekretaris tersebut diantaranya adalah sebagai berikut: syarat kepribadian, syarat pengetahuan umum, syarat pengetahuan khusus, syarat praktik, syarat skill dan teknik kesekretarisan. Tugas-tugas sekretaris dapat dibagi sebagai berikut: Menurut wewenangnya, antara lain : tugas intruksi, tugas rutin, tugas kreatif. Sedangkan menurut Menurut jenis tugasnya, antara lain : Tugas Administrasi/Perkantoran, Tugas Resepsionis, Tugas Keuangan, Tugas Sosial, Tugas Insidental. Etika Profesi Sekretaris meliputi: Tanggung jawab, Kebebasan, Keadilan. Etika berpenampilan juga sangat penting diterapkan oleh seorang sekretaris. Penampilan akan mencerminkan kepribadian. Baik buruknya penampilan, berperan besar dalam menunjang kesuksesan  seseorang. Penampilan meliputi busana, tata-rias, rambut, kesehatan tubuh, kuku, gigi dan mulut serta aksesoris penunjang lainnya. Busana ialah segala sesuatu yang kita pakai mulai dari kepala sampai ke ujung kaki. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh



20



seorang sekretaris, meliputi : cara berbusana, cara berbicara, cara mendengarkan, cara duduk, cara berdiri, cara makan dan minum. Sekretaris harus berpenampilan ideal dan menarik dengan memperhatikan hal-hal berikut ini : tata cara dandan, seorang sekretaris haruslah berdandan untuk mempercantik wajah dan penampilannya dengan catatan berdandan secara natural. Tata rambut, untuk sekretaris yang memiliki rambut panjang sebaiknya digelung agar menambah kesan rapi dan elegan, dan untuk sekretaris yang memakai hijab sebaiknya menggunakan model hijab yang simple agar tetap enak dipandang. Tata berpakaian, seorang sekretaris harus memperhatikan cara berpakaian yang baik dan rapi, harus pandai dalam memilih model baju, model celana, model rok, dan lain sebagainya. Tata gaya dan perilaku, menjadi seorang sekretaris juga wajib untuk memperhatikan gaya dan perilakunya. Sekretaris harus tau bagaimana memperlakukan seorang atasan yang baik dan sopan, menghadapi tamu, serta bersosialisasi dengan rekan kerjanya. Itu semua wajib dilakukan oleh seorang sekretaris agar menjadi sekretaris yang profesional. B. Saran Adanya standar etika sekretaris melalui kode etik, peraturan tidak tertulis dan peraturan yang tertulis harus dilaksanakan dan diterapkan sebaik mungkin dalam menjalankan tugas-tugas sekretaris, sehingga terjalin hubungan kerja sama yang baik antara pimpinan dan sesama rekan kerja. Seorang sekretaris yang profesional harus memiliki dan mengusai macammacam etika dalam perusahaan serta diaplikasikan dalam dunia kerja,sehingga seorang sekretaris dapat menjalankan pekerjaannya sesuai dengan aturan yang berlaku yang telah menjadi kesepakatan bersama.



21



DAFTAR PUSTAKA



Churiyah, Madziatul. 2010. Menjadi Sekretaris Masa Depan. Malang : Surya Pena Gemilang. Supartimah.2013.Etika Sekretaris dalam Perusahaan [skripsi].Yogyakarta (ID): Universitas Negeri Yogyakarta Netty Lisdiantini.2017.Sekretaris dan Efisiendi Kerja Pimpinan. 1(2) : 17-20 Shofi Lareta Ayu Syafitri. 2015. Etika Berpenampilan Sekretaris di Tempat Kerja. Makalah. Adhita Rizkiana.2013. Sekretaris Profesional dalam Era Gobalisasi {skripi]. Yogyakarta (ID): Universitas Negeri Yogyakarta Diiah, Aghita. 2013. Etika Profesi Sekretaris di http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/etika-profesi-sekretaris.html (akses 25 Januari 2020)



22



23