Makalah Manajemen Logistik Dan Farmasi KPK 4 [PDF]

Citation preview

MAKALAH MANAJEMEN LOGISTIK dan FARMASI “ DASAR DASAR PNGADAAN ALAT DAN BAHAN PERLENGKAPAN LOGISTIK RS ”



OLEH KELOMPOK 4: 1. Meli Andani



(20190010)



2. Tifa Hanafiah



(20190020)



3. Iswandi Saputra



(20190028)



4. Nola Marzalina



(20190034)



Dosen Pengampu : Dr.ERPIDAWATI,SE,M.Pd PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI RUMAH SAKIT FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA BARAT BUKITTINGGI 2021



KATA PENGANTAR



Segala puji bagi Allah Subhânahû wa Ta`âlâ yang telah memberikan karunia dan rahmat-Nya kepada penulis, hingga penulis dapat menyelesaikan penulisan makalah dengan judul " DASAR DASAR PNGADAAN ALAT DAN BAHAN PERLENGKAPAN LOGISTIK RS ". Penulis menyadari, bahwa makalah ini dapat diselesaikan berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis berterima kasih kepada semua pihak yang memberikan kontribusi dan dukungan dalam penulisan makalah ini. Tak ada gading yang tak retak. Tak ada yang sempurna di dunia ini. Demikian pula dengan penulisan makalah ini. Kritik dan saran sangatlah penulis harapkan dan dapat disampaikan secara langsung maupun tidak langsung. Semoga makalah ini menjadi tambahan pengetahuan dan bermanfaat bagi siapa pun yang membacanya.



Bukittinggi, 11 November 2021



Penulis



ii



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR....................................................................................................................2 DAFTAR ISI................................................................................................................................3 BAB I.........................................................................................................................................4 PENDAHULUAN........................................................................................................................4 1.Latar Belakang...................................................................................................................4 2.Rumusan Masalah.............................................................................................................4 3.Tujuan...............................................................................................................................5 BAB II........................................................................................................................................6 1.Dasar Dasar Manajemen Logistik Rumah Sakit................................................................6 2.SIKLUS LOGISTIK RUMAH SAKIT........................................................................................6 3.RENCANA KEBUTUHAN DAN PENGANGGARAN LOGISTIK RUMAH SAKIT........................8 4. PENGADAAN LOGISTIK RUMKIT.......................................................................................9 5. PENGGUDANGAN DAN PENDISTRIBUSIAN LOGISTIK RUMKIT........................................11 BAB II......................................................................................................................................15 PENUTUP................................................................................................................................15 1.KESIMPULAN...................................................................................................................15 DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................................16



iii



iv



BAB I PENDAHULUAN 1.Latar Belakang Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1191 (2010) menyatakan bahwa alat kesehatan adalah instrument, apparatus, mesin dan/atau implant yang tidak mengandung obat, yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis, menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, memulihkan kesehatan pada manusia, dan/atau membentuk struktur dan memperbaiki fungsi tubuh. Ketersediaan alat kesehatan sangat berpengaruh penting bagi pelayanan kesehatan di rumah sakit. Oleh karena itu perlu dilakukan manajemen logistik alat kesehatan di rumah sakit agar alat kesehatan tetap dapat tersedia dalam kualitas dan jumlah yang cukup, sesuai dengan perkembangan teknologi dan pemenuhan standar sesuai dengan klasifikasi. Manajemen logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni dalam proses perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian material/alat-alat. Manajemen logistik dapat menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya didukung oleh beberapa faktor yaitu Man, Money, Machine, Method dan Material (Subagya,1996). 2.Rumusan Masalah a.



Apa pengertian dasar dasar manajemen logistik



b. Apa pengertian fungsi Manajemen dan Siklus logistikrumah sakit c. Apa pengertian renbut dan penganggaran logistik Rumkit d. Apa pengertian pengadaan Logistik rumah sakit e. Apa pengertian penggudangan dan pendistribusian logistik rumah sakit



f.



Apa pengertian pengawasan dan pengendalian logistik rumah sakit



3.Tujuan Mengetahui dasar dasar pengadaan dan perlengkapan alat dan bahan danj juga barang logistic di rumah sakit



2



BAB II PEMBAHASAN



1.Dasar Dasar Manajemen Logistik Rumah Sakit



Manajemen logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni dalam proses perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. Manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Menurut bidang pemanfaatannya, barang dan bahan yang harus disediakan di rumah sakit dapat dikelompokkan menjadi: logistik obat, logistik alat kesehatan, Logistik Food and Beverages, logistik habis pakai, logistic barang-barang kuasi, logistic peralatan medis dan non-medis, logistic sarana dan prasarana gedung, logistic linen. Semua kegiatan dalam pelayanan ini harus berpedoman pada : a.Administrasi.



e.Manajemen Terapi Obat-obatan Secara Rasionil.



b.Fasilitas.



f.Riset.



c.Pendistribusian dan Pengawasan Obat.



g.Jaminan Kualitas.



d.Informasi Obat-obatan. 2. SIKLUS LOGISTIK RUMAH SAKIT a.Perencanaan (Planning)



Adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam manajemen tujuan yang telah ditentukan.Tujuan dalam perencanaan logistik adalah untuk mendapatkan jumlah dan jenis barang yang tepat dan menghindari terjadinya kekosongan serta meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi secara lebih rasional dan ekonomis. b.Penganggaran ( Badjeting ). 3



Kegiatan



yang



dilaksanakan



dalam penganggaran adalah merumuskan



perencanaan penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu yaitu skala mata uang ( rupiah ) dan jumlah biaya dengan menyertakan pengarahan dan pembatasan yang berlaku. c.Pengadaan ( Procurement). Kegiatan pengadaan berkait dengan pembelian ( purchasing ) yang dilakukan oleh panitia pengadaan berdasarkan usulan kebutuhan barang farmasi instalasi farmas d.Penerimaan ( Receiving ). Barang pesanan diperiksa oleh panitia pemeriksa barang ( P2B ), bendaharawan khusus barang ( BKB ) dan penanggung Jawab Gudang farmasi berdasarkan surat pesanan ( SP ) atau surat perintah kerja ( SKP ), bila barang yang tercantum di SP atau SPK telah sesuai dengan spesipikasi barang maka surat tanda terima barang akan ditandatangani oleh P2B dan PKB selanjutnya membuat berita acara pemeriksaan barang dan berdasarkan khusus barang membuat berita acara penerimaan barang e.Penyimpanan ( Strage ). Penyimpanan dilakukan berdasarkan berbagai penyertaan yaitu aman, memenuhi criteria farmatetis anatara lain fisika dan kimia bahan misalny untuk suhu dengan disimpan di lemari es atau ruang ber AC dan tertib administrasi. f.Penyaluran ( Pendistribusian ). Penyaluran barang sering dilakukan berdasarkan prinsip First in first out ( FIFO ) barang yang datang lebih dulu dikeluarkan terlebih dahulu . dalam keadaan khusus, misalnya barang yang datang terakhir expired date ( ED ) nya lebih pendek dari pada barang yang datang sebelumnya, maka pengeluaran dilakukan berdasar prinsip first expired first out ( FEFO ) dalam setiap pengeluaran selalu ditulis jumlah dan sisa pada steling card. g.Penghapusan ( Disposne). Fungsi ini meliputi kegiatan kegiatan dan usaha usaha pembebasan barang dari pertanggung jawaban yang berlaku atu usaha yang menghapuskan kekayaan karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dikatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun



4



teknis, kelebihan hilang susut dank arena hal-hal lain menurut perundang undangan yang berlaku. h.Pemeliharaan ( Maintenance ). Kegiatan pemeliaharaan meliputi fasilitas tempat penyimpanan yang disesuaikan dengan persyaratan farmasetis, misalnya diatur dalam lemari rak-rak sesuai dengan sumber dana dan alpabet, kondisi udara yang dikomtrol untuk penyimpanan suhu tertentu dan kondisi ruangan yang diatur kelembabannya. i.Pencatatan dan Pelaporan (Recording dan Reporting). Kegiatan pencatatan dan pelaporan barang dilakukan dengan : 1)Membukukan lalu lintas



2)Melaporkan



barang dengan :



jumlah



barang



secara berkala. a)Membuat laporan narkotika dan



a)Buku induk .



psikotropika sertiap bulan.



b)Kartu barang digudang .



b)Membuat



c) Buku harian barang inventaris



yamg berasal dari bantuan luar



laporan



barang



dan barang habis pakai .



3.RENCANA KEBUTUHAN DAN PENGANGGARAN LOGISTIK RUMAH SAKIT Proses perencanaan kebutuhan matkes dilaksanakan sebagai berikut : a.Tingkat unit Pemakai. Satuan pemakai, sesuai tingkatannya akan semakin meningkat jumlah dan jenis matkesnya. Perencanaan dan perhitungan kebutuhan matkes tingkat satuan pemakai merupakan dasar dari perencanaan dan perhitungan kebutuhan matkes tingkat selanjutnya, oleh karena itu dituntut perhitungan yang benar dan akurat. Untuk tingkatan satuan pemakai ini perencanaan matkes cukup dengan menghitung kebutuhan matkesnya berdasarkan pemakaian rata – rata tiap bulan dan mengajukannya ke satuan atas.Pengajuan kebutuhan matkes dilakukan tiap triwulan dengan rumus sebagai berikut :



5



Kebutuhan 1 Tw = 3 X pemakaian rata –rata perbulan + bufferstock 3 bulan – stok terakhir. b.Penghitungan Kebutuhan . Untuk dapat menghitung secara tepat dan akurat sangat sulit, karena jenis pengunjung pasien yang datang kerumah sakit juga tidak dapat diperkirakan dengan pasti, baik jenis penyakit maupun cara pengobatan ( untuk obat dari bahan farmasi serta lauk pauk ) untuk bahan logistic lainya relative lebih mudah diperkirakan atau dihitung kebutuhanya.



4. PENGADAAN LOGISTIK RUMKIT



a.Pengadaan. Terdapat berbagai cara yang dapat ditempuh dalam fungsi pengadaan bahn logistik rumah sakit yaitu.



a.Pembelian yaitu dengan cara membeli baik dengan cara pengadaan langsung ( kurang dari 5 juata ), pemilihan langsung ( 5 – 50 juta ) atau dengan pelelangan ( lebih dari 50 juta ) hal ini berlaku untuk rumah sakit pemerintah / TNI sedangkan rumah sakit swasta cara pembelian yang ditempuh tergantung kebijakan pemilik dan atau direksi rumah sakit. b.Produksi sendiri. c.Sumbangan atau hibah, sumbangan berasal dari bdan social dan atau lembaga dari luar negri yang tidak mengikat. d.Meminjam yaitu meminjam dari rumah sakit lain tau lembaga lain. e.Menukar, dilakukan tehadap barang –barang yang jarang terpakai sehingga menumpuk dalam persediaan. b.Pemeliharaan.



6



Dalam melakukan penyelenggaraan pemeliharaan sarana dan prasarana dan peralatan yang selalu berada dalam keadaan laik pakai dilakukan oleh suatu unit fungsional yaitu instalasi pemeliharaan sarana rumah sakit ( IPRS ).IPRS ini dibawah direktur / kepala rumah sakit . dalam melaksanakan suatu kegitn pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit memerlukan suatu sistem yang melibatkan bagian bagian yang berhubungan satu sama lain yaitu : a. 1)



Sistem Pengadaan : Merancang rencana kebutuhan sarana prasarana dan peralatan yang



digunakan oleh tehnisi rumah sakit dalam pemeliharaan dan perbaikan . 2) Mengadakan Prasarana dan peralatan pembekalan yang memakai untuk digunakan oleh tehnisi rumah sakit dalam pemeliharaan dan perbaikan serta tenaga-tenaga yang terampil dan berkualitas.



b.



Sistem Pemeliharaan .



1)



Upaya pemeliharaan yang bersifat pencegahan, dilakukan oleh operator.



2)



Pemeliaharan secara rutin atau berkala dilakukan oleh tehnisi rumah sakit.



3)



Melaksanakan perbaikan perbaikan dilakukan oleh tehnisi rumah sakit yang dianggap cakap dan mampu



4)



Melaksanakan Perbaikan di bengkel rujukan atau pihak latihan yang sesuai dengan persyaratan yang berlaku. c. Sistem Pembinaan.



1)



Melakukan kebersihan terhadp sarana dan prasarana serta pelalatan rumah sakit yang dilakukan secara rutin setip hari dan bekesenambungan .



7



2)



Meningkatkan sistem pemeliharaan dan perbaikan sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit melalui pendidikan, penataran dan pelatihan untuk menunjang dan mengembangkan diri dalam rangka pelaksanaan program pelayanan kesehatan.



3)



Berpartisipasi dalam timpenyuluhan pembinaan terhadap pasien pengunjung dan petugas / karyawan rumah sakit secara langsung maupun melalui stiker dan pamplet. d.



1)



Tujuan dari Pemeliharan adalah :



Untuk memperpanjang usia kegunaan asset.



Hal ini penting terutama padarumah



sakit yang kekurangan sumber daya modal. 2)



Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan yang dipasang produksi dan mendapatkan laba investasi maksimum



3)



Untuk menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan dalam keadaan darurat setiap waktu.



4)



Untuk menjamin keselamatan yang menggunakan sarana tersebut.



e.



Sedangkan bentuk dari Pemeliharaan yang Berdasarkan Kerja adalah :



1) Pemeliharaan terencana Pemeliharaan pencegahan meliputi pemeriksaan yang berdasarkan pada lihat rasakan dan dengan dengarkan dan pengantian komponen minor.Pemeliharaan kolektif meliputi refosisi minor, overhaul terencana. 2)Pemeliharaan tak terencana yaitu pemeliharaan darurat yang didefenisikan sebagai pemeliharaan 5. PENGGUDANGAN DAN PENDISTRIBUSIAN LOGISTIK RUMKIT  Tujuan dan Kegiatan Penyimpanan. a.



Tujuan Penyimpanan. 1)



Memelihara mutu.



2)



Menghindari penggunaan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.



8



b.



3)



Menjaga kelangsungan persediaan.



4)



Memudahkan pencarian dan pengawasan.



5)



Matkes aman dari pencurian.



Kegiatan Penyimpanan. 1)



Pengaturan ruangan.



2)



Penyusunan Stok



3)



Pencatatan Stok.



4)



Pengamatan Mutu.



 Pengaturan Ruangan. Untuk memudahkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan materiil kesehatan, maka diperlukan tata ruang gudang dengan baik. Factorfaktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang penyimpanan adalah sebagai berikut : a.



Kemudahan Bergerak.



b.



Sirkulasi Udara yang Baik.



c.



Rak dan Pallet.



d.



Kondisi Penyimpanan Khusus.



e.



Pencegahan Kebakaran .



 Penyusunan Stok Obat. Materiil kesehatan khusunya obat disusun menurut bentuk sediaan dan secara alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebag berikut :



9



a.



Gunakan prinsip FIFO (First In First Out)



b.



Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur.



c.



Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.



d.



Simpan materiil kesehatan yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara,



cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai. e.



Simpan materiil kesehatan dalam rak dan berikan nomor kode, khusus untuk



obat pisahkan obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakalan luar. f.



Cantumkan nama masing-masing materiil kesehatan pada rak dengan rapi.



g.



Apabila persediaan materiil kesehatan cukup banyak, maka biarkan materiil



kesehatan tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya. h.



Khusus obat-obatan atau materiil kesehatan lain yang mempunyal batas



waktu pemakalan perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang sehingga obat dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluwarsa habis. i.



Bentuk sirop dan cairan disimpan pada rak yang paling bawah.



j.



Bahan yang mudah terbakar disimpan pada tempat tersendiri / terpisah.



 Pencatatan Stok . a.



Fungsi 1)



Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi materiil kesehatan



(penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluwarsa). 2)



Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1



(satu) jenis materiil kesehatan.



10



3)



Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian



mutasi materiil kesehatan. 4)



Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan,



perencanaan, pengadaan, distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik materiil kesehatan dalam tempat penyimpanannya. b.



Kegiatan yang harus dilakukan. 1)



Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan matkes



bersangkutan. 2)



Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari.



3)



Setiap terjadi mutasi matkes



(penerimaan, pengeluaran, hilang,



rusak/ daluwars ) langsung dicatat di dalam kartu stok. 4)



Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhin bulan



11



BAB II PENUTUP 1.KESIMPULAN Sistem manajemen logistik yang dipakai, Pertama, proses penganggaran dan perencanaan dilakukan untuk merencanakan kegiatan logistik yang dilakukan dan untuk mengetahui barang-barang yang diperlukan dalam kegiatan logistik. Kedua, pencatatan pada persediaan peralatan dilakukan pada perusahaan. Ketiga, penyimpanan barang diakukan agar menjaga barang-barang logistik agar tetap aman dan menjaga kualitas pada barang. Keempat, melakukan pemeliharaan barang-barang logistik untuk jangka panjang. Kelima, penghapusan pada barang logistik yang tidak bisa dipakai kembali dan agar barang tidak menumpuk pada penyimpanan barang. Keenam, pengawasan pada kegiatan logistik



12



DAFTAR PUSTAKA Subagya M S, 1994, Manajemen Logistik, cetakan keempat Jakarta : PT Gunung Agung Sugioyono, 2007. Metode penelitian kuantitif dan kualitatif, Bandung: Alfabeta. Taurany, 1986, Administrasi Rumah Sakit, Jakarta : FKM-UI. Tulus, M. A, 1996, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.



13