Makalah Penulisan Pesan Rutin Dan Positiff 2222 [PDF]

Citation preview

MAKALAH [TENTANG PESAN RUTIN & PESAN POSITIF] D I S U S U N OLEH : ·



ANDI HEFRI ANDRIAWAN (016-01-016)



·



SURIADI (016-01-067)



·



IRWAN YUSRI (016-01-018)



·



RISDA (016-01-071)



·



ASTUTI WIDYANINGSI (016-01-020)



·



NURUL AULIA (016-01-073)



·



MARDIANA (016-01-022)



·



HERWIN (016-01-075)



·



SARIFUDDING (016-01-062)



KATA PENGANTAR Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ilmiah tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif dan semoga makalah ini dapat memberikan manfaatnya bagi para pembaca dan untuk masyarakat.



Makalah ilmiah ini telah kami susun dengan maksimal dengan mengerahkan semua tenaga dan pengetahuan dari anggota kelompok kami, agar makalah ini dapat tersusun secara semaksimal mungkin.



Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini. Akhir kata kami berharap semoga makalah ilmiah tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif dapat memberikan manfaatnya untuk masyarakan dan dapat menjadi inpirasi bagi para pembaca.



JUMAT,07 APRIL 2017



Penyusun : KELOMPOK 4



DAFTAR ISI : Kata Pengantar ………………………………………………………..2 BAB 1 Pendahuluan 1.1.



Latar Belakang…………………………………………………… 4



1.2.



Rumusan Masalah ………………………………………………5



1.3.



Tujuan …………………………………………………………..5



BAB II Pembahasan 2.1. Pengertian Pesan-Pesan Rutin …………………………………..6 2.2. Keunggulan Dan Kelemahan Pesan Rutin ……………………..7 2.3. Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin ………………………………7



2.4. Contoh Pesan-Pesan Rutin ……………………………………...8 2.5. Pengertian Pesan Positif ………………………………………...8 2.6. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif …………………………9 2.7. Contoh Pesan-Pesan positif ……………………………………..9 BAB III Penutup 3.1. Kesimpulan ……………………………………………………...10 3.2. Saran ……………………………………………………………..10 DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………11



BAB I PENDAHULUAN



1.1



Latar Belakang



Komunikasi tertulis dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian aktifitas organisasi yang utama. Kamunikasi yang bersifat rutin akan dihadapi anggota organisasi. Pesan-pesan rutin tersebut meliputi : pesan rutin, permintaan rutin, pesan-pesan positif, pesan kabar buruk,dan pesan-pesan pendek lainnya. Hampir setiap hari kita menuliskan pesan permintaan rutin kepada pemasok kita supaya kegiatan produksi dan pemasaran dapat berjalan dengan baik. Juga pesan-pesan positif, mulai dari ucapan selamat sampai menulis akan kabar baik kepada pelanggan ataupun mitra organisasi. Disamping itu kita harus melakukan pesan-pesan pendek lainnya dan merespon terhadap pesan kabar buruk. Seperti klaim dari pelanggan. Semua itu menjadi tantangan bagaimana organisasi mengelola pesan-pesan pendek yang bersifat harian.



Penguasaan dalam menulis pesan-pesan pendek akan sangat membantu efektifitas anggota organisasi secara keseluruhan, mengingat pesan-pesan tersebut bersifat rutin dan harus dilakukan sehari-hari. Penguasaan penulisan pesan-pesan rutin dengan baik, termasuk permintaan rutin, pesan kabar dan bahkan penanganan penulisan pesan kabar buruk yang mungkin harus dilakukan akan meningkatkan citra organisasi dan juga efektifitas organisasi. Dalam kegiatan bisnis setiap hari anda akan menyusun banyak banyak pesan-pesan rutin, atau berita baik,dan pesan-pesan positif lainnya. Sebenarnya komunikasi karyawan yang paling umum adalah mengenai masalah rutin: pesanan, informasi, klaim, dan penyesuaian, kredit karyawan, produk, operasi dan seterusnya. Kadang-kadang anda secara lisan menyampaikan pesan ini, pada saat yang lain membuatnya dalam bentuk tulisan. Apapun bentuk saluran komunikasi yang anda pilih memahami cara mengorganisasikan dan menulis pesan rutin merupakan suatu hal yang paling penting.



1.2



Rumusan Masalah



1.



Apakah pesan-pesan rutin itu?



2.



Apakah keunggulan dan kelemahan pesan-pesan rutin itu?



3. Bagaimana bentuk-bentuk permintaan rutin? 4.



Bagaimana contoh pesan-pesan rutin?



5.



Apakah pesan-pesan positif itu?



6.



Bagaimana strategi penulisan pesan-pesan positif?



7. Bagaimana contoh pesan-pesan positif?



1.3



Tujuan



1.



Untuk mengetahui pengertian dari pesan-pesan rutin.



2.



Untuk mengetahui keunggulan dan kelemahan dari pesan-pesan rutin.



3.



Untuk mengetahui bentuk-bentuk permintaan rutin.



4. Untuk mengetahui contoh dari pesan-pesan rutin. 5.



Untuk mengetahui pengertian dari pesan-pesan positif.



6.



Untuk mengetahui cara penulisan dari pesan-pesan positif.



7. Untuk mengetahui contoh dari pesan-pesan positif.



BAB II PEMBAHASAN



2.1 1.



Pengertian pesan-pean rutin Pesan-pesan rutin



Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan menggunakan pendekatan langsung seperti; surat masuk, surat keluar, memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi, permintaan informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin umumnya pendek dan sederhana. Pesan rutin akan efektif apabila menerapkan strategi yang jelas. Seperti : A. (Pembuka) 1.Nyatakan permintaan Anda secara sopan, tidak menuntut dan personal spesifik dan tepat. 2.Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan Anda B. (Isi). 1.Beri alasan bahwa permintaan anda penting. 2.Jelaskan setiap potensi manfaat bila merespon permintaan anda. 3.Perincilah permintaan yg kompleks ke dalam daftar permintaan. 4.Mintalah dilakukan tindakan spesifik C. (Penutup) 1.Informasikan kontak yanng dapat dihubungi untuk memenuhi permintaan Anda. 2.Ekspresikan rasa terima kasih Anda



3.Nyatakan dengan jelas setiap tenggat waktu permintaan Anda. (Bovee & Thill, 2007) 2.2



Keunggulan dan Kelemahan



Keunggulan: Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan. Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan. Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama. Kelemahan: Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”, hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.



2.3 Bentuk-Bentuk Permintaan Rutin · Permintaan untuk pihak internal. Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo. · Permintaan untuk pihak eksternal –Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan undangan. Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan atas suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.



2.4 Contoh Pesan-Pesan Rutin



TOKO SUMBER REZEKI Jl. Mayjen Haryono 163 Malang Nomor : 123/TR/2/2013



Hal : Pesanan Yth. Direktur Pemasaran Malang, 12 Oktober 2013 PT Mekar Elektrik Jl. Siwalan 56 Mojokerto Sehubungan dengan surat penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2013 tanggal 10 Oktober 2013, kami bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai berikut; 1. Mesin cuci 7 kg 10 unit warna putih 2. Televisi 21 inchi 9 unit warna silver 3. Pompa air Sanyo 1 unit - Sedangkan cara pembayaran, cara pengiriman, potongan harga serta garansi sesuai dengan penawaran Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami terima paling lambat tanggal 27 Oktober 2013 Demikian, dan kami tunggu kabar dari saudara secepatnya. Hormat kami Edy Marpaung SAB 2.5 Pengertian Pesan-Pesan Positif Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung (deduktif ).



· Pesan kabar baik (good news), adalah surat yang Contoh : menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. good news tentang pekerjaan, Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan Contoh good dikabulkan, Promosi jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news tentang Produk , Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi ,Persetujuan kredit · Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.



2.6 Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif



Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif: a. Ide-ide pokok yang jelas



b. Penjelasan rinci c. Penutup surat



2.7 Contoh Pesan-Pesan Positif Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk mendapatkan posisi sebagai Sales Sebagaimana telah kita diskusikan, gaji anda sebesar Rp. 4.000.000 per bulan. Kami ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember 2013. Silahkan datang ke kantor saya pukul 09.00 pagi. Saya akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia bagi anda. Setelah makan siang Natasia akan membawa anda ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember 2013 Menyampaikan pesan positif dengan nada bersahabat dan menyambut Menjelaskan semua detail yang diperlukan. BAB III PENUTUP



3.1



Kesimpulan



Dengan mempelajari lebih dalam tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif kita lebih tau tentang dunia bisnis dan memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis serta membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan membangun citra perusahaan dimata masyarakat. Pada kegiatan menulis makalah ini, dikembangkan karakter tekun, cermat, taat, dan kejujuran. Agar Mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka pengelolaan bisnis dan menciptakan interaksi atau hubungan dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta lingkungan sehingga tercipta hubungan harmonis yang akan makin meningkatkan pertumbuhan bisnis.



3.2



Saran



Dengan mempelajari makalah tentang komunikasi bisnis diharapakan para pembaca dapat mengambil aspek-aspek penting seperti cara menulis pesan rutin dan pesan positif sehingga saat pembaca terjun kedunia bisnis sang pembaca tidak kewalahan saat menghadapi masalah yang dijelaskan dalam makalah ini.



DAFTAR PUSTAKA



Hanif Simon. 2015. Pengertian Pesan Rutin Pesan rutin adalah pesan yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab secepatnya.