Makalah PERENCANAAN PENGORGANISASIAN DAN REFISI PESAN DALAM BISNIS [PDF]

Citation preview

PERENCANAAN PENGORGANISASIAN DAN REFISI PESAN DALAM BISNIS DISUSUN OLEH : KELOMPOK 2 Naina Amisyah



4032020014



Emelia Asrita



4032020009



Devin Sepia Malendra



4032020032



Dilla Andina



4032020008



Sukma Andriani



4032020039



DOSEN PENGAMPU : SANUSI,S.Sos.I.MA



PROGRAM STUDI MANAJEMEN KEUANGAN SYARIAH FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI LANGSA 2021



KATA PENGANTAR



Puji syukur kehadirat Allah SWT yang hingga saat ini masih memberikan kita nikmat iman dan kesehatan, sehingga saya diberi kesempatan yang luar biasa ini yaitu kesempatan untuk menyelesaikan tugas penulisan makalah tentang “Perencanaan Pengorganisasian Dan Refisi Pesan Dalam Bisnis” Shalawat serta salam tidak lupa selalu kita haturkan untuk junjungan nabi gung kita, yaitu Nabi Muhammad SAW yang telah menyampaikan petunjukan Allah SWT untuk kita semua, yang merupakan sebuah pentunjuk yang paling benar yakni Syariah agama Islam yang sempurna dan merupakan satu-satunya karunia paling besar bagi seluruh alam semesta. Selain itu kami juga sadar bahwa pada makalah kami ini dapat ditemukan banyak sekali kekurangan serta jauh dari kesempurnaan. Oleh sebab itu, kami benar-benar menanti kritik dan saran untuk kemudian dapat kami revisi dan kami tulis di masa yang selanjutnya, sebab sekali kali lagi kami menyadari bahwa tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa disertai saran yang konstruktif. Di akhir kami berharap makalah sederhana kami ini dapat dimengerti oleh setiap pihak yang membaca. Kami pun memohon maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam makalah kami terdapat perkataan yang tidak berkenan di hati.



Langsa, Oktober 2021



Penulis



i



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR ................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................... ii BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1 A. Latar Belakang Penelitian ............................................................... 1 B. Rumusan Masalah ........................................................................... 2 BAB II TINJAUAN KEPUSTAKAAN ........................................................ 3 A. Penentuan Tujuan ............................................................................ 3 B. Analisis Audien ............................................................................... 4 C. Penetuan Ide Pokok ......................................................................... 6 D. Seleksi Saluran dan Media Komunikasi .......................................... 7 E. Hal yang Menyebabkan Pesan Ter Organisir .................................. 8 F. Peningnya Pengorganisasian yang Baik .......................................... 10 G. Keterampilan Merevisi .................................................................... 11 BAB III PENUTUP ........................................................................................ 17 A. Kesimpulan ...................................................................................... 17 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 18



ii



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus sudah tercakup. Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesanpesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya. Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.



1



B. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam makalah ini yaitu : 1. Bagaimana penentuan tujuan? 2. Bagaimana analisis audien? 3. Bagaimana penentuan ide pokok? 4. Bagaimana seleksi saluran dan media komunikasi? 5. Bagaimana hal yang menyebabkan pesan ter organisir? 6. Bagaimana pentingnya pengorganisasian yang baik? 7. Bagaimana keterampilan merefisi?



2



BAB II PEMBAHASAN



A. Penentuan Tujuan Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain maka perlu terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu : Apakah tujuan tersebut realistis ?, Apakah waktunya sudah tepat ?, dan Apakah tujuannya sudah dapat diterima organissi tersebut ?. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama kita harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi. Tujuan yang jelas akan dapat membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain : 1. Keputusan untuk meneruskan pesan, sebelum menyampaikan pesan kita harus menanyakan kepada diri sendiri apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak. 2. Keputusan untuk menanggapi untuk menanggapi audiens, perlu mempertimbangkan motif-motif audiens untuk memutuskan bagaimana cara yang paling baik untuk menghadapinya. 3. Keputusan untuk memutuskan isi pesan, komunikator harusnya memasukan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan karena dengan mempunyai tujuan yang jelas dapat membantu memusatkan isi pesan. 4. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan, media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan. Ada tiga tujuan umum komunikasi, yaitu : 1. memberi informasi (informming) 2. membujuk atau persuasi (persuading) 3. melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating).



3



Masing-masing tujuan tersebut akan menentukan tingkat partisipasi penerima dan tingkat pengendalian pengirim. Jika hanya bertujuan memberikan informasi, akan diperlukan sedikit saja partisipasi komunikan, dan kendali pesan sepenuhnya berada pada komunikator. Pesan yang bersifat persuasi akan memerlukan partisipasi komunikan dan interaksi yang lebih tinggi, serta pengendalian pesan yang tidak sepenuhnya berada pada komunikator. Sementara jika pesan bisnis bertujuan menjalin kerja sama, akan diperlakukan partisipasi maksimum dan komunikan dan kendali komunikator terhadap isi pesan yang lebih rendah. Pesan yang dibuat tidak akan ada gunanya apabila gagal mencapai tujuan. Oleh karena itu, tujuan pesan bisnis hendaknya realistis dan tidak bertentangan dengan tujuan perusahaan (organisasi).



B. Analisis Audien Sasaran atau target utama dari setiap komunikasi adalah penerima atau audiens. Oleh karena itu, analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda beda atas pesan yang mereka terima. 1. Mengembangkan Profil Audiens Analisis terhadap audiens yang sudah dikenal biasanya relative lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal yang pada umumnya dapat diperkirakan. Contoh audiens yang sudah dikenal atasan, rekan sekerja, pelanggan lama, dan pemasok lama. Untuk audiens yang sama sekali belum dikenal maka komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka ; Analize



Siapa pihak penerima pesan?



Understand



Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek?



Demographics



Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima?



Interest



Apa yang menarik perhatian penerima?



4



Environment



Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?



Needs



Informasi apa yang diperlukan penerima?



Customize



Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?



Expectation



Apa yang diharapkan penerima?



2. Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan imformasi audiens, yaitu : Temukan apa yang ingin diketahui audiens, tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya. Cobalah menggali keinginan audiens dengan melakukan pertanyaan ulang yang lebih spesifik untuk menghindari keragu-raguan. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan, informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens. Hal itu akan menimbulkan kesan baik karena audiens memperoleh informasi yang lebih luas dari harapannya. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens, ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5W + 1H (Who, What, Why, When, Where, dan How). Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat, ketetapan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, oerhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens, di antara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens. 3. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens, dapat disebabkan oleh pesan yang



menyajikan



informasi



yang



5



tidak



diperlukan,



alasan



yang



dikemukakan tidak rasional, dan terlalu panjang atau tidak menarik untuk dibaca. Hal yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis dan memiliki pemahaman terhadap masalah bisnis. Mereka pada umumnya sibuk dan tidak memiliki banyak waktu untuk membaca pesan. Di samping itu, audiens pada umumnya enggan melakukan perubahan. Pendkatan argumentative tak selamanya mampu menggaet konsumen. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.



C. Penentuan Ide Pokok Setelah menganalisis tujuan dan audiens maka selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea), selebihnya adalah ide-ide pendukung (supporting idea). Sebelum menentukan ide-ide pokok, hal-hal penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu. 1. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming), teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiesni, dan fakta yang ada. Bebebrapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain : 



Storyteller’s Tour







Random List







CFR (Conclusions, Finding, Recommendations) worksheet







Pendekatan Jurnalistik (journalistic approach)







Rantai Jawab dan Tanya (question and answer chain)



2. Pembatasan Cakupan. Penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah dikenal sebaiknya menggunakan kata yang singkat untuk membangkitkan hormat audiens kepada komunikator dan untuk menghindari skeptic dari 6



audiens yang belum dikenal. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yanag ada dan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.



D. Seleksi Saluran Dan Media Komunikasi Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral communication) dan tertulis (written communication). Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima. 1. Saluran Komunikasi Lisan Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis. Komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran lisan dapat digunakan apabila :  Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima  Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti  Tidak memerlukan catatan permanen  Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis  Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Media pada saluran lisan: 



Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)







Telepon, voice mail







Radio, televise, computer







Pita audio dan video







Teleconference







Video conference



7



2. Saluran Komunikasi Tertulis Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pesan-pesan tertulis bisa ditulis tangan atau dengan bantuan media elektronik. Media elektronik yang biasanya dipergunakan adalah mesin faks, telegram, dan e-mail. Saluran komunikasi tertulis tepat dipergunakan bila:  Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima  Pesan terinci dan kompleks  Memerlukan perencanaan yang seksama  Memerlukan catatan permanen  Penerima dalam jumlah banyak  Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis  Ingin meminimilkan peluang distorsi Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para



komunikator



untuk



merencanakan



dan



mengendalikan



pesan.



Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat. Media pada saluran tertulis:  Surat, memo, laporan , proposal  Electronic mail (e-mail)  Telepon (SMS)  Faks  Telegram  Pos biasa dan khusus



E. Hal Yang Menyebabkan Pesan Ter Organisir Dalam suatu organisasi,



pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan



kepada para bawahannya, kadang kala tak terorganisasi dengan baik. Hal tersebut dapat menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran, atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.



8



Beberapa hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik, yaitu: 1. Bertele-tele Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesanpesan yang disampaikan. 2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan Adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan-pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens. 3. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit mengerti pesanpesan yang disampaikan. 4. Informasi



Penting



Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam



Pembahasan Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan



pesan-pesan



yang



bersifat



bombastis



lebih



dominan,



ada



kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dalam topik pembahasan. Karena fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.



9



Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.



F. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah sebuah tantangan bagi komunikator. Ada empat hal yang perlu diperhatikan untuk



dapat mengorganisasikan



pesan-pesan dengan baik, yaitu : 1. Subjek dan tujuan haruslah jelas 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator. 1. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/tujuan pesan. 2. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun secara logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi tidak dapat diterima oleh



10



konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran ( to the point ). 3. Menghemat Waktu Dengan menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan, maka waktu audiens pun tidak terbuang dengan sia-sia. Disamping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi. 4. Mempermudah Pekerjaan Komunikator Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui



apa



yang



ingin



disampaikan



dan



mengetahui



cara



menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.



G. Keterampilan Merefisi Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dan biasanya tidaklah semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan suratsurat pribadi dapat ditulis tanpa membuat draf atau konsep terlebih dahulu dan dapat ditulis dengan bahasa apa saja termasuk bahasa gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan penulisan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesanpesan bisnis tidak bisa sekali jadi. Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya. Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan bisnis tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari



11



sisi



format



penulisan,



gaya



penulisan



(writing



style),



maupun



cara



penyampaiannya. 1. Pesan-pesan Bisnis Tertulis Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya. a. Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan Untuk mengevaluasi efektivitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh, keseluruhan dokumen perlu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (skimming). Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya. Untuk membantu memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki atau disempurnakan, berikut ini terdapat beberapa pertanyaan penting yang perlu diperhatikan, antara lain: -



Apakah komunkator telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang logis?



-



Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan hal-hal yang khusus?



-



Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup ?



-



Apakah komunikator telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap faktafakta yang ada?



-



Apakah komunikator ingin menambahkan informasi yang baru ? Dalam komunikasi bisnis, perlu komunikator masukkan bahan-



bahan yang perlu, penting, dan relevan dengan pesan-pesan yang ingin komunikator sampaikan dan jangan lakukan sebaliknya.



12



Pada tahap awal pengeditan, perlu perhatian secara saksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan, menarik, dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subyek, maksud, dan organisasi bahan. Setelah yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, coba perhatikan gaya penulisannya. Coba yakinkan diri dengan cara bertanya pada diri sendiri, apakah telah memberikan suatu kesan yang baik bagi audiens? Gunakan kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Pada saat yang sama, lakukan cek ulang untuk mengetahui apakah pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens; apakah informasi penting sudah dinyatakan dan apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas? Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens menangkap pesan-pesan komunikator, perlu dibuat judul, sub-sub judul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya. b. Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan Setelah melakukan pengeditan isi,



pengorganisasian, dan gaya



penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain: -



Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.



-



Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital).



13



-



Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).



-



Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah.



-



Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesanpesan bisnis yang telah disampaikan. Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis akan dapat



mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis



tersebut,



bahkan dapat



berdampak



pada memudarnya



kepercayaan dan citra suatu organisasi. Di samping itu, terjadinya kesalahan mekanik secara ekonomis berdampak pada pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya. c. Mengedit Format dan Layout Mengedit format



dan layout secara keseluruhan merupakan



langkah terakhir dalam pengeditan suatu pesan bisnis. Di samping melakukan penelaahan terhadap



tata bahasa, ejaan, kesalahan-



kesalahan tulis, dan tanda-tanda baca, maka format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, maka audiens akan senang membacanya. 2. Pesan-pesan Bisnis Lisan Sebagaimana pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan-pesan yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain penyampaian



pesan-pesan



bisnis



melalui



rapat/pertemuan



bisnis,



negoisasi, dan presentasi bisnis. Meskipun pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan secara lisan, namun diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Misalnya,



14



seorang manajer pemasaran ingin menyampaikan perkembangan penjualan produk elektronik selama kurun waktu lima tahun terakhir beserta permasalahannya. Dalam hal ini, ia perlu menyiapkan outline yang berkaitan dengan data penjualan selama lima tahun terakhir dan menyajikan apa saja permasalahan yang dihadapinya. Oleh karena itu, meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan secara lisan, tetap perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain substansi pesan yang ingin disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan. a. Substansi pesan Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens. -



Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di dalamnya?



-



Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?



b. Pengorganisasian pesan Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting, yaitu: -



Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri).



-



Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan).



-



Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).



c. Gaya bahasa Pada umumnya, penulisan pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat disampaikan pada saat melakukan presentasi. Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk



15



tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-pesan nonverbal yang didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.



16



BAB III PENUTUP



A. Kesimpulan Dalam menjalankan tugasnya di perusahaan seseorang akan melakukan berbagai tugas Komunikasi, baik secara lisan maupun tulisan. Apapun tugas kita dan seberapa kompleks tugas Komunikasi yang harus dijalankan, Komunikasi efektif merupakan kunci untuk berhasil. Selain itu, Pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas dan mudah dibaca untuk mendapatkan perhatian yang diinginkan dari pembaca. Sasaran penulisan yang efektif adalah menyatakan gagasan bukan mengesankan penerimaan. Cara terbaik untuk melakukan penulisan pesan bisnis yang efektif adalah mengikuti proses penulisan sistematis. Komunikator bisnis yang efektif melakukan sejumlah langkah sistematis ketika menyusun komunikasi tertulis. Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat berharga untuk tercapainya tujuan komunikasi bisnis yang efektif. Memahami dasar-dasar komunikasi tertulis sangat penting dan kritikal karena pentingnya penulisan yang baik dalam aktifitas bisnis sehari-hari yang bersifat rutin mengetahui apa yang akan anda katakan atau sampaikan dan bagaimana anda menyampaikannya juga sama pentingnya. Jadi anda perlu mendesain pesan-pesan yang mempunyai makna yang jelas dan dapat menciptakan impresi/kesan yang menguntungkan.



17



DAFTAR PUSTAKA



Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis edisi 4. Jakarta. Erlangga http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-direct-request.html http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-permintaan-pesan-pesanrutin.html http://ivo-m.blogspot.com/2011/06/strategi-penulisan-pesan-pesan-positif.html http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesanbisnis.html Purwanto, Djoko. 2006.Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga. http://eggyprawitoputra.blogspot.com/2011/05/komunikasi-bisnis-penulisan-badnews.html http://pertanian03.webs.com/modulmelakkombisnis.htm http://elqorni.wordpress.com/2009/04/01/komunikasi-bisnis/ http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2132981-prosespenulisan-pesan-bisnis/#ixzz1RhSnFm44 http://initugasku.wordpress.com/2010/03/03/pentingnya-pengorganisasian-yangbaik/ http://id.shvoong.com/business-management/2155577-contoh-surat-bisnis-pesanbisnis/



18