Manajmen Perubahan [PDF]

Citation preview

Nama Nim Mata Kuliah



: Dedy aryanto : 111810003 : Manajemen Perubahan



Soal 1 Kotler memperkenalkan 8 Langkah Perubahan ini untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk berubah dan untuk meningkatkan peluang keberhasilannya. Dengan mengikuti 8 Langkah Perubahan ini, suatu organisasi dapat menghindari kegagalan dan meningkatkan keberhasilan dalam menerapkan perubahan. Dalam mengimplementasikan langkah perubahan kotler, harus dilakukan secara berurutan karena setiap langkahnya memiliki tujuan tersendiri. Jika langkah-langkah tersebut dilakukan secara acak maka tujuan dari organisasi tersebut sulit untuk terwujud. Misalnya, tiga langkah pertama dari 8 Langkah Perubahan menurut Kotler adalah menciptakan iklim yang tepat untuk perubahan, langkah ke-4 hingga ke-6 menghubungkan perubahan ke organisasi, sedangkan dua langkah terakhir yaitu langkah ke-7 dan ke-8 adalah langkah penerapan dan konsolidasi perubahan. Tidak semua anggota organisasi nyaman dengan perubahan, bahkan ada yang menganggap perubahan sebagai sesuatu yang memberatkan dan berpikiran negatif terhadap perubahan yang akan diterapkan oleh manajemen. Namun Perubahan merupakan sebuah tahapan yang penting agar organisasi atau perusahaan dapat eksis dan memenangi persaingan bisnisnya. Berikut ini contoh implementasi 8 Langkah Perubahan yang dilakukan pemprov Jabar 1. Menumbuhkan Rasa Urgensi (Create a sense of urgency) Langkah pertama adalah menciptakan kebutuhan mendesak atau menumbuhkan rasa urgensi atas perlunya suatu perubahan. Apabila kita dapat menciptakan lingkungan dimana setiap individu didalam organisasi menyadari masalah yang ada dan dapat melihat solusi yang dapat memecahkan permasalahan yang terjadi, maka dukungan untuk perubahan akan meningkat. Ini juga akan memicu motivasi awal untuk membuat semua individu dalam organisasi bergerak mendukung perubahan. Pemprov Jabar menunjukkan data statistic dari pasien positif covid disertai ditampilkannya peta penyebaran covid yang jujur dan meyakinkan bagaimana kondisi yang terjadi saat ini di jabar. Karena sudah banyak pihak yang membicarakan tentang perubahan yang diusulkan, sense of urgency dari seluruh elemen akan timbul dengan sendirinya.



2. Membentuk Koalisi yang kuat (Build a guiding coalition) Setelah menciptakan rasa urgensi dan kebutuhan untuk perubahan, kita perlu meyakinkan orang lain untuk bersama-sama melakukan perubahan. Oleh karena itu, kita perlu membangun koalisi untuk membantu kita mengarahkan orang lain untuk melakukan perubahan. Ini membutuhkan kepemimpinan yang kuat dan dukungan nyata dari orang-orang kunci (key person) dalam organisasi kita. Koalisi yang dibangun oleh Pemprov Jabar terdiri dari berbagai keterampilan, pengalaman, pengetahuan, keahlian, unit kerja, jabatan atau bahkan orang-orang yang berasal dari bidang bisnis yang lain untuk memaksimalkan efektivitasnya dalam menangani covid19 ini. Koalisi tersebut membantu menyebarkan pesan ke seluruh organisasi, mendelegasikan tugas dan memastikan adanya dukungan untuk perubahan di seluruh organisasi. Anggota tim yang berkolaborasi, saling melengkapi dan dapat mendorong satu sama lainnya untuk bekerja lebih keras sehingga tingkat keberhasilan akan perubahan ini lebih tinggi. 3. Menciptakan Visi Perubahan (Create a Vision for Change) Inisiatif Perubahan mungkin sangat rumit dan sering sulit untuk dimengerti atau dipahami oleh semua anggota organisasi terutama anggota-anggota organisasi yang berada di hirarki paling bawah organisasi. Oleh karena itu, menciptakan suatu Visi yang mudah dipahami dan merangkum keseluruhan tujuan akan perubahan adalah cara yang sangat bermanfaat untuk mendapatkan dukungan dari seluruh organisasi. Selain mudah dimengerti dan sederhana, Visi juga menjadi inspirasi para pegawai dan masyarakat. 4. Meng-Komunikasikan Visi Perubahan (Communicating the Vision) Visi Perubahan yang telah diciptakan harus dikomunikasikan ke seluruh pihK agar bisa mendapatkan dukungan dari semua anggota organisasi. Visi Perubahan ini selalu dikomunikasikan saat adanya pertemuan oleh Pemprov Jabar, tetapi juga dibicarakan setiap kali ada kesempatan. 5. Menghapus Rintangan (Removing Obstacles) Empat langkah pertama sangat penting dalam membangun kekuatan inisiatif suatu perubahan yang akan kita lakukan. Langkah selanjutnya adalah mencari dan mengetahui rintangan atau hambatan apa yang kemungkinan akan menghalangi perubahan kita. Rintangan atau hambatan tersebut dapat datang dari pribadi anggota organisasi, perundang-undangan dan



tradisi. Identifikasikan sedini mungkin dan gunakan sumber daya yang tersedia untuk memecahnya tanpa harus menganggu kegiatan-kegiatan lainnya dalam organisasi kita. 6. Ciptakan Sasaran Jangka Pendek (Creating Short-Term Wins) Perubahan memerlukan proses dan waktu untuk mendapatkan hasilnya sehingga akan mengakibatkan hilangnya dukungan atau menurunkan semangat untuk merubah apabila proses perubahan tersebut berlangsung dalam jangka waktu yang lama. Hal ini dikarenakan sebagian anggota organisasi akan menganggap usaha yang telah mereka lakukan tersebut adalah sia-sia apabila tidak dapat melihat keberhasilan atau kemenangan akan suatu perubahan dalam waktu yang cepat. Oleh karena itu, untuk menumbuhkan semangat dan mempertahankan dukungan akan perubahan ini, kita harus menunjukan keuntungan dan menciptakan sasaran keberhasilan untuk jangka waktu pendek. Sasaran jangka pendek juga merupakan alat yang berguna untuk memotivasi dan sebagai arahan terhadap kegiatan perubahan kita. Keberhasilan atau kemenangan jangka pendek ini dapat digunakan untuk menilai investasi yang telah kita keluarkan



dan untuk membantu memotivasi kembali



anggota organisasi atau karyawan perusahaan untuk terus mendukung perubahan. 7. Terus Membina Perubahan yang telah diciptakan (Build on the Change) Banyak proses perubahan yang berakhir gagal karena rasa puas diri dan kesuksesan yang dinyatakan terlalu dini. Oleh karena itu, Pemprov Jabar mempertahankan dan memperkuat terus perubahan dengan terus memantau keadaan dan tetap memberikan informasi yang terbuka kepada masyarakat agar dapat menganalis apa yang harus dilakukan dengan lebih baik untuk peningkatan yang berkelanjutan. 8. Kukuhkan Perubahan ke dalam Budaya (Anchor the Changes in Corporate Culture) Hanya mengubah proses dan kebiasaan saja tidak cukup untuk menanamkan budaya perubahan ke seluruh organisasi. Perubahan harus menjadi bagian dari inti organisasi agar perubahan dapat memberikan efek manfaat yang lama. Seperti protocol kesehatan yang juga dianjurkan oleh pemerintah terus diserukan dan dilakukan agar tetap dijalankan dan menjadi budaya walau keadaan nantinya sudah terbebas dari masa pandemic. Di kutip dari laman Republika, dari keempat provinsi (DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, dan Jawa Timur), Provinsi Jawa Barat dianggap paling cepat oleh masyarakatnya dalam menangani wabah Covid-19 dibandingkan tiga provinsi lainnya dengan persentase mencapai 38 persen. 



Soal 2 Mind penting karena mind merupakan inti dari suatu organisasi, apakah organisasi tersebut menerima perubahan atau tidak, mau melakukan perubahan atau tidak. Jika mau dan menerima perubahan, bagaimana perubahan yang dapat dilakukan. Setiap perubahan yang dilakukan organisasi akan berdampak pada setiap elemen yang ada di organisasi tersebut. Mind juga memiliki peranan penting dalam setiap aspek pekerjaan suatu organisasi, mulai dari kepemimpinan, manajerial perusahaan, budaya kerja bahkan kinerja setiap orang di dalam perusahaan. Dan pola pikir inilah yang dapat membuat menyadari kesalahan yang diperbuat dan tidak akan segan untuk meminta umpan balik dari rekan lain atau atasan. Kita akan mencari strategi terbaik untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Selain itu juga, pola pikir ini dapat membuat kita tetap menjadi seseorang yang rendah hati. Kita tidak akan pernah merasa menjadi orang yang paling hebat, meremehkan, menghina dan mengancam orang lain.  Mind seorang Chris Gardner sangat luar biasa karena dengan mind-nya chris dapat menjadi seorang yang sangat sukses. Bila kita memahami kisah hidupnya, dalam pikirannya terdapat motto 



Anything is Possible atau segala sesuatu itu mungkin.  Chris Gardner membuktikan jika impian dan goal yang ingin dicapai begitu jelas dan kita benar-benar menginginkannya, kesulitan dan tantangan apapun bisa diatasi.







Untuk mencapai sukses, jangan buat alasan atas kegagalan kita dan menyalahkan situasi atau orang lain, tetapi ambil tanggung jawab pribadi untuk mengatasi kesulitan yang ada. Chris punya segudang alasan dan alibi untuk kegagalannya. Dia bisa saja menyalahkan istrinya yang tidak mendukung dan meninggalkannya. Dia bisa saja menyalahkan Tuhan atas nasib jeleknya. Tetapi Chris tidak membuat semua alasan tersebut. Dia mengambil tanggung jawab dan mengambil tindakan untuk merubah nasibnya.







Dalam hidup, kita harus mengambil banyak keputusan dan kadang kala keputusan yang kita ambil adalah keputusan yang salah. Itu wajar, Hanya ada satu orang yang tidak pernah membuat keputusan yang salah dalam hidupnya, yaitu Orang yang tidak pernah mengambil keputusan. Untuk sukses, kita perlu berani mengambil keputusan. Kita belajar dari kesalahan itu dan lalu ambil keputusan lain yang lebih baik. Itulah cara kerja kehidupan.



Soal 3 Apabila sebuah organisasi mengalami perubahan, tentu organisasi tersebut akan menemui tantangan – tantangan yang harus diselesaikan, oleh karena itu pemimpin organisasi perlu mengelola perubahan tersebut agar dapat berhasil sesuai dengan yang diinginkan. Salah satu permasalahan yang sering terjadi saat melakukan perubahan di organisasi adalah adanya penolakan dari perubahan tersebut. Disinilah peran dari para pemimpin untuk meyakinkan dan memberikan motivasi kepada karyawan. Beberapa hal yang dapat menimbulkan penolakan terhadap perubahan adalah : 



ketidakpercayaan kepada orang yang mengusulkan perubahan, hal ini akan menyebabkan efek yang besar terhadap sumber penolakan yang lain







kepercayaan bahwa perubahan tidak diperlukan dikarenakan tanpa adanya perubahan, orang – orang didalam organisasi merasa sudah sangat baik.







Perubahan biasanya berbiaya tinggi, walaupun perubahan biasanya membawa keuntungan besar bagi perusahaan, tetapi besarnya biaya yang harus dikeluarkan membuat perusahaan berfikir lebih mendalam sebelum menentukan perubahan.







Ketakutan akan kegagalan. Apabila orang – orang dalam organisasi sudah terbiasa menggunakan cara / metode lama, maka rencana perubahan membuat mereka ketakutan jika mereka tidak bisa menggunakan metode baru.



Untuk dapat mengelola perubahan dalam organisasi dapat dilakukan dengan beberapa hal berikut: 1.



Memotivasi Perubahan Perubahan merupakan proses untuk menuju sesuatu yang baru, oleh karena itu diperlukan komitmen yang tinggi dari angota organisasi.



2.



Komunikasi, penolakan terhadap perubahan dapat dikurangi dengan melakukan komunikasi yang lebih baik kepada karyawan, dengan komunikasi yang lebih baik, karyawan akan melihat rencana perubahan sebagai suatu realita yang harus dilakukan.



3.



Partisipasi, jika ada perubahan sebaiknya melibatkan karyawan dimulai dari persiapan hingga proses pengimplementasian sehingga nantinya karyawan akan merasa berkepentingan untuk melakukan perubahan, hal ini juga dapat mengurangi penolakan terhadap perubahan.



4.



Mengelola Transmisi Proses perubahan melewati masa transisi dari situasi saat ini menuju situasi yang diharapkan di masa yang akan datang. Masa transisi tersebut membutuhkan struktur manajemen dan aktivitas khusus untuk menjamin keberhasilan. Masa transisi membutuhkan arahan yang jelas sehingga perubahan yang dihasilkan dapat sesuai dengan apa yang diinginkan perusahaan.



5.



Melanjutkan Momentum Perubahan Setelah perubahan dilakukan oleh organisasi, perusahaan harus senantiasa meningkatkan semangat untuk berubah sehingga tidak kehilangan momentum untuk terus melakukan perubahan. Hal – hal yang dapat dilakukan untuk dapat terus berubah adalah dengan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan perubahan dan membangun sistem pendukung untuk agen perubahan.



Hubungan teori kebutuhan hirarki maslow dengan pengelolaan perubahan adalah Menurut Maslow Manusia harus matang pada tahap dasar kemudian baru bisa naik ke tahapan berikutnya. Jika tidak, maka manusia akan kehabisan waktu dan kematangannya karena beberapa hal. Dalam pencapaian tiap tingkat aka nada hambatan seperti • Lemahnya naluri untuk tumbuh, akibatnya benih untuk tumbuh menjadi lemah tak berdaya yang disebabkan oleh kebiasaan buruk, lingkungan budaya atau pendidikan yang tidak memedai •



Ketakutan pada naluri-naluri, karena mamandang semua naluri bersifat kebinatangan.



•



Pengaruh negatif kebutuhan akan rasa aman dan perlindungan yang sangat rendah



•



Adanya keragu-raguan pada kemampuan yang dimiliki



Dengan adanya hambatan-hambatan tersebut, seseorang harus melakukan perubahan pada dirinya agar ia dapat naik ke tingkatan selanjutnya dan kebutuhan nya akan terpenuhi. Maka dalam pemenuhan kebutuhan ditiap tingkatan diperlukan pengelolaan perubahan yang tepat kea arah yang lebih baik. Soal 4 empat dimensi penting dalam manajemen perubahan. Pertama, navigasi. Dimensi ini terkait dengan perencanaan dan pengelolaan perubahan atau transisi dari keadaan organisasi sekarang menuju kondisi organisasi yang diinginkan. Kedua, kepemimpinan. Dimensi ini berupaya untuk membangun dan mengkomunikasikan visi perubahan di dalam kondisi yang



diinginkan dan juga mengarahkan organisasi ke arah yang dituju; Ketiga, kepemilikan. Dimensi ini berupaya menciptakan kebutuhan untuk berubah melalui reformasi birokrasi; Keempat, penggerak. Dimensi ini terkait dengan penyediaan kompetensi atau keahlian, struktur dan lingkungan pendukung serta sumber daya lain untuk mendukung perubahan dan memastikan manfaat (benefit) yang diharapkan dapat terealisasi. Pada zaman ini berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi informasi mengharuskan organisasi untuk terus menerus melakukan perubahan, organisasi idealnya harus selalu berubah untuk dapat terus bertahan, bukan menjadi pilihan namun menjadi keharusan. Keberhasilan organisasi melakukan perubahan tergantung pada sejauh mana organisasi dapat mengatasi permasalahan yang timbul dari perubahan tersebut. Soal 5 Perjalanan panjang reformasi birokrasi di Indonesia kini telah memasuki fase ketiga  atau fase terakhir. Fase terakhir ini akan sangat menentukan keberhasilan peta jalan perubahan untuk mengantarkan bangsa Indonesia menuju negara adil dan makmur dan sejahtera, dengan pra kondisi terbangunnya birokrasi yang berkelas dunia, yaitu birokrasi yang baik dan bersih (good and clean bureaucracy). Reformasi Birokrasi merupakan suatu keniscayaan dalam membangun birokrasi kelas dunia, utamanya dalam mempersiapkan langkah strategis yang terukur guna memastikan terciptanya perbaikan tata kelola pemerintahan menopang jalannya pembangunan nasional dan meningkatkan daya saing bangsa. Birokrasi di Indonesia telah ditandai dengan semakin mendekatnya praktik tata kelola pemerintahan yang mengarah pada praktik paradigma New Public Management, yang ditunjukkan dengan upaya menciptakan efektivitas, efisiensi, dan pemerintahan yang berorientasi pada hasil. Kita dapat menyaksikan semakin masifnya upaya peningkatan kualitas pelayanan publik yang terus diupayakan oleh pemerintah pusat dan daerah dengan mengembangkan/membangun sistem pelayanan terintegrasi (Mal Pelayanan Publik), Sistem Informasi Pelayanan Publik dan Pelayanan Publik Berbasis Elektronik (eServices), Sistem Pengelolaan Pengaduan Pelayanan Publik Nasional (SP4NLAPOR!) yang responsif, dan juga inovasi pelayanan publik lainnya. Birokrasi kita lebih cepat bergerak dan cepat mengambil keputusan, sehingga



tugas birokrasi menjadi lebih ringan, dan pelayanan kepada masyarakat, pelayanan publik, pelayanan pada dunia usaha bisa menjadi lebih cepat lagi. Menata ulang eselonisasi dan mengedepankan fungsi dari pada struktur telah menjadi pilihan dalam menyukseskan percepatan reformasi birokrasi, yakni sebagai upaya untuk mengurangi fragmentasi birokrasi, penyederhanaan eselonisasi menjadi 2 level saja dan mengganti menjadi jabatan fungsional yang lebih menghargai keahlian, menghargai kompetensi diharapkan akan menjadikan birokrasi kita menjadi semakin lincah dan adaptif terhadap perubahan. Capain beragam program dan kebijakan reformasi birokrasi di Indonesia juga telah mendapatkan pengakuan lembaga internasional melalui beberapa indeks pencapaian dari pelaksanaan Reformasi Birokrasi, diantaranya Indeks Ease of Doing Business, Government Effectiveness Index dan Trust Index yang terus menunjukan tren peningkatan peringkat dan skor ke arah yang lebih baik.   Kritik Birokrasi Indonesia juga  harus mampu mengantisipasi era keterbukaan antarnegara yang semakin luas, yang berujung pada kemampuan untuk bersaing dalam rangka menarik calon investor yang kredibel. Untuk itu, dibutuhkan birokrasi yang berkualitas tinggi, yang ditunjang profesionalisme, ketangguhan, produktivitas, dan integritas yang prima. Penerapan e-governance yang semakin masif sebagai dampak WFH perlu terus ditingkatkan pemanfaatannya pada masa The New Normal, hal ini sebagai perwujudan implementasi dari digitalisasi data dan informasi seperti e-budgeting, e-project planning, system delivery, penatausahaan, e-controlling, e-reporting hingga e-monev serta aplikasi custom lainnya. Masifnya implementasi e-gorvernance sejatinya merupakan perwujudan reformasi birokrasi yang konstektual sebagai antithesis reformasi birokrasi prosedural (dokumen-dokumen administratif, absensi dan tunjangan kinerja). Saran Pemerintah sudah tidak dapat bekerja dan menyelesaikan masalah-masalah publik sendirian. Karena reformasi birokrasi merupakan salah satu kunci dalam mewujudkan kemajuan Indonesia di tengah gempuran persaingan global. Kita secara bersama-sama perlu terus melakukan pembenahan terhadap orientasi dan akuntabilitas kinerja birokrasi. Orientasi dan akuntabilitas kinerja seluruh instansi pemerintah baik di pusat maupun daerah, yang tidak boleh lagi hanya puas dengan indikator proses



seperti berapa besar serapan anggaran, bagaimana opini terhadap laporan keuangan, serta hal lain yang bersifat prosedural.