MENYUNTING PESAN Bisnis [PDF]

Citation preview

MENYUNTING PESAN, MENULIS ULANG PESAN, MENCATAT PESAN



Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesanpesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesanpesan yang baik sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus sudah tercakup. Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan



bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya. Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.



 Ketrampilan Merevisi Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.



Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya. Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.



1. Pesan-pesan Bisnis Tertulis Proses penulisan pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draft, kemudian dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya.



 Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat (Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya. Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesanpesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan. Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis, perhatikan gaya penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah mengandung kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudian disaat yang sama pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami. Di samping itu, agar audiens lebih mudah menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub judul, identansi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf bewarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.



 Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan



Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang mencakup antara lain: 



Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.







Penggunaan kapitalisasi secara tepat.







Penulisan tanda baca secara benar.







Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat teresbut dapat dipahami dengan mudah.







Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat.



Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahan maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya kepercayaan dan citra suatu organisasi. Kesalahan Mekanis secara ekonomis berdampak pada pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.



 Mengedit Format dan Layout Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.



2. Pesan-pesan Bisnis Lisan Pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan baik.



Meskipun pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Kegiatan pengeditan pesan-pesan bisnis lisan mencakup antara lain substansi pesan yang disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.



 Substansi Pesan Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan disampaikan pada audiens. 



Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya?







Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?



 Pengorganisasian Pesan Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting, yaitu: 



Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)







Penyampaian substansi pesan (misalnya, dilanjutkan dengan substansi pesan)







Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)



pengantar



pesan



 Gaya Bahasa Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak



monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesanpesan nonverbal yang didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.



 Pemilihan Kata yang Tepat Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik. a. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung. b. Pilihlah kata-kata yang singkat Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat



selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.



 Membuat Kalimat yang Efektif Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan. a) Tiga Jenis Kalimat 



Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki







Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih







Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa



sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung



klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.



independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.



b) Cara Mengembangkan Paragraf Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan paragraf yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens dan maksud suatu pesan.



 Ilustrasi Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum. Pemberian contoh terhadap topik bahasan yang relevan akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.



 Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan) Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara membandingkan persaman atau perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti ini tentunya



memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.



 Pembahasan Sebab-Akibat Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan perhatian pada sebab-akibat suatu masalah.



 Klasifikasi Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide umum kedalam ide-ide khusus (klasifikasi) akan mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.



 Pembahasan Pemecahan Masalah Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan masalah kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara ini mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.



 Menulis Ulang Pesan



Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut: 1. Hanya memindahkan memperbaikinya



kata-kata



dan



tidak



benar-beanr



2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu 3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan. Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih ringkas, mantap dan kuat. Namun perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead line). Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan pada setiap kata yang memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph yang bertaliansecara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi sebelumnya. Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.



 Memproduksi Pesan Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya, kemudahan dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis. Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer. Berbagai aplikasi bisa dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.



Desain pesan yang efektif akan member pedoman kepada pembaca dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam memproduksi pesan. Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut: 



Konsistensi







Seimbang







Terkendali







Rincian



Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar huruf, spasi dan garis.



Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan ruang antara teks, gambar dan ruang kosong.



Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.



Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan. Rincian pesan ingin ditampilkan akan mempengaruhi desan.



DAFTAR PUSTAKA Tubbs, Stewart L. – Moss, Sylvia, Human Communication: Konteks-Konteks Komunikasi, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2005. Purwanto, Djoko, Komunikasi Bisnis Edisi Keempat, Jakarta: PT Gelora Aksara Pratama, 2011.