Mjm-009 Sop Penetapan Dan Kualifikasi Pemasok [PDF]

Citation preview

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PENETAPAN DAN KUALIFIKASI PEMASOK



No. Revisi Tgl Revisi



No. MJM-009



001 25/03/2019



Disusun dan disahkan oleh:



Mirnawati Naser, S.Farm., Apt.



dr. Irene Hongata



Apoteker Penanggung Jawab PBF



Direktur



Halaman: 1/3



PT MARKSON JAYA MEDIKA



No. Revisi: 001 Tgl. Berlaku: 01 April 2019



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PENETAPAN DAN KUALIFIKASI PEMASOK



No. MJM-009



1. Tujuan  Untuk memastikan pemilihan pemasok/principal secara tepat sehingga obat dan alkes yang didistribusikan oleh perusahaan dapat dijamin legalitasnya sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku, bermutu baik, dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari 2. Ruang Lingkup Standar Prosedur Operasional ini mencakup proses pemilihan pemasok obat dan alkes hingga dibuatnya suatu perjanjian kerjasama tertulis jika dibutuhkan 3. Tanggung Jawab Pimpinan perusahaan dan APJ PBF bertanggung jawab atas terlaksananya SOP ini 4. Prosedur 1. Proses pemilihan pemasok wajib dilakukan sebelum dilakukan pengadaan barang 2. Proses pemilihan pemasok dilakukan dan disetujui oleh Direktur dengan pertimbangan dari APJ PBF 3. Sebelum memilih pemasok, direktur dan APJ PBF perlu mempertimbangkan hal-hal sbb:  Legalitas pemasok sesuai peraturan yang berlaku. Untuk pemasok berupa sarana distribusi (PBF) harus memiliki Izin PBF yang masih berlaku, SIPA yang masih berlaku, NPWP dan bukti daftar PKP, SIUP, SITU, TDP, Akte Pendirian Perusahaan, contoh spesimen ttd APJ dan stempel perusahaan, sertifikat CDOB bila ada, dll.  Perusahaan pemasok harus memiliki susunan manajemen dan struktur organisasi yang jelas, memiliki sistem pengendalian mutu dan sistem pengendalian stok barang yang baik untuk menjamin ketersediaan barang dengan kualitas yang tetap terjaga, serta memiliki sistem komunikasi yang baik dan personil yang kompeten  Kepatuhan perusahaan pemasok untuk menjaga sistem manajemen mutu  Obat dan/atau alkes didistribusikan atau dibuat oleh pemasok harus sesuai standar CPOB terkini, memiliki standar mutu yang baik sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku  Apabila pemasok merupakan PBF maka harus menjalankan sistem CDOB terkini dibuktikan dengan sertifikat CDOB dari Badan POM  Fasilitas serta kemampuan pemasok untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan mengirimkan barang sesuai jadwal yang telah ditentukan  Lokasi geografis pemasok untuk mempermudah proses distribusi dan pengiriman barang ke perusahaan  Harga, diskon, dan kualitas mutu barang  Reputasi pemasok, dan hal lainnya yang dianggap relevan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan CDOB terkini



Halaman: 2/3



PT MARKSON JAYA MEDIKA



No. Revisi: 001 Tgl. Berlaku: 01 April 2019



STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL PENETAPAN DAN KUALIFIKASI PEMASOK



No. MJM-009



4.



Setelah mempertimbangkan hal tersebut di atas maka Direktur menghubungi pemasok yang telah dipilih untuk membicarakan kerjasama 5. Bila perlu Direktur dapat langsung datang melakukan survei ke pemasok untuk memastikan kualifikasi pemasok atau dapat juga mencari data mengenai pemasok dari berbagai sumber 6. Direktur melakukan penawaran kerjasama dengan pemasok terpilih 7. Bila diperlukan dapat dibuat perjanjian kerjasama secara tertulis yang memuat hak dan kewajiban masing-masing pihak serta pengelolaan mutu obat 8. Perjanjian kerjasama dibuat dua rangkap dan ditandatangani oleh masing-masing pihak dengan materai cukup 9. Semua dokumen legalitas dokumen pemasok disimpan dalam satu filing tersendiri dan diberi penandaan yang jelas 10. Apabila ada perubahan terhadap legalitas pemasok maka pemasok (misalnya ada pergantian pimpinan atau APJ, pergantian alamat atau NPWP, pembaruan Izin, dll) wajib menginfokan dan mengirimkan dokumen baru tersebut kepada perusahaan 11. Dilakukan evaluasi secara berkala untuk memonitor kinerja masing-masing pihak



Halaman: 3/3



PT MARKSON JAYA MEDIKA



No. Revisi: 001 Tgl. Berlaku: 01 April 2019