Modul Aplikasi Perkantoran [PDF]

Citation preview

MODUL Program Aplikasi Perkantoran LKP. Bayu Komputer



Nama



:



NIS



:



Alamat



:



Jika menemukan buku ini harap mengembalikan ke LKP. BAYU KOMPUTER Jalan Asrol Adam No.63 Kampung Baru Rantauprapat 1 |Modul Windows10



LKP BAYU KOMPUTER



Daftar isi



Halaman Mengenal Windows 7.........................................................................................



3



Operasi Dasar Sistem Windows 7 ......................................................................



5



Bagian-bagian Windows 7..................................................................................



6



Penampilan Dasar Windows 7 ...........................................................................



7



Mengganti Tanggal dan Waktu Sistem ...............................................................



8



Aero Display ......................................................................................................



10



Nulsoft winamp ..................................................................................................



12



Windows Explorer ..................................................................................................



13



Mengenal Windows 10 Windows adalah system operasi yang dirancang sedemikian rupa sehingga user yang belum kenal komputer sama sekalipun kemampuan multitasking, sehingga user akan dapat lebih mengemat waktu dengan menjalankan beberapa operasi aplikasi sekaligus. Windows juga merupakan system operasi yang mampu menjalankan aplikasi- aplikasi yang merupakan standard pada dunia komputer, seperti aplikasi Microsoft Office, Corel Draw, Adobe Photoshop, Macromedia Flash, 3D Max, dan banyak aplikasi yang lainnya yang hanya dapat digunakan menggunakan Windows. Windows Operating System ini diproduksi oleh sebuah perusahaan software terbesar di dunia saat ini, yaitu MICROSOFT. Untuk mendapatkannya kita harus membeli CD Windows dengan harga yang relative mahal (bila kita membeli Windows OS yang resmi). Seiring dengan perkembangan waktu, Windows juga mengalami perkembangan yang amat pesat, dalam kurun waktu beberapa tahun terakhir, Windows berkembang mulai dari Windows 3.1., Windows 95, Windows 97, Windows 98 (SE), Windows ME (Millenium Edition), Windows XP, dan sampai yang paling baru yakni Windows Vista, Windows 7, Windows 8, dan Windows 10. Umumnya versi baru merupakan penyempurnaan dari versi sebelumnya, tetapi memiliki kelemahan dalam kebutuhan komponen minimal yang harus dimiliki oleh sistem komputer kita, terutama berkenaan dengan spesifikasi CPU Speed, RAM, dan ruang pada Harddisk.



Operasi Dasar Sistem Operasi Windows 10 Tampilan Windows Windows secara otomatis akan tampil apabila komputer sudah dihidupkan. Layar utama Windows adalah seperti gambar di bawah ini



Icon & Shortcut Desktop Background



Start Menu



Tombol Start



Taskbar



Gambar 1 : Tampilan Wallpaper



Bagian-bagian jendela utama pada Windows 7  Taskbar Taskbar berisi semua program yang sedang berjalan atau digunakan. Secara default taskbar ini berada pada bagian bawah layar monitor, tetapi dapat dirubah posisinya ke sisi kanan, kiri atau atas monitor. Bagian-bagian taskbar, dapat dilihat pada Gambar dibawah ini. Start Menu



Volume Control



Network Icon



Windows Explorer Gambar 2 : Taskbar



Pada walpaper terdapat banyak icon-icon, dimana icon tersebut adalah representasi dari program yang sudah terinstall. Contoh icon adalah yang ada pada Gambar 1 diatas



Pengaturan Dasar Windows 7 1. Mengatur Theme / Tampilan Windows 10 - Klik Kanan pada layar kosong - Pilih Personalize - Pilih Themes - Pilih salah satu pilihan theme yang tersedia



Gambar 3 : Pilihan gambar Theme 2. Mengganti Background / Wallpaper - Klik Kanan pada layar kosong - Pilih Personalize - Pilih Background - Pilih Browser untuk mencari folder foto yg tersimpan dalam komputer



Gambar 4 : Pilihan folder gambar Background



Mengganti Tanggal dan Waktu Sistem



Pada dasarnya jam yang ada pada windows sudah tersetting otomatis. Tetapi terkadang terdapat salah pengaturan, bisa disebabkan karena instal ulang atau karena jam berubah sendiri tanpa sepengetahuan kita. Cara Setting Jam dan tanggal di Windows 10 Melalui Menu Date and Time Settings Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : -



Klik kanan kolom jam pada taskbar Pilih Adjust date/time Kemudian Klik change date and time manually Pilih Set time automatically dan Set timezone automatically Selesai



Itulah beberapa langkahny secara singkat. Untuk lebih detailnya kita akan bahas step by step seperti dibawah : 1.Pertama lakukan klik kanan pada jam dan tanggal yang terdapat pada taskbar bagian pojok kanan windwows 10. Kemudian pilih opsi Adjus date / time.



Catatan : Pada sebagian windows 10 opsi date and time tersebut tidak muncul, solusinya adalah dengan melakukan pencarian pada kolom search. 



Windows Search > Ketik “Date and time settings”



2. Setelah masuk ke menu Date & time, silahkan atur pada bagian time automatically dan set time zone automatically.



Catatan :  Set time automatically fungsinya adalah untuk mengatur waktu secara otomatis mengikuti wilayah  Set time zone automatically fungsinya adalah untuk mengatur wilayah sesuai dengan tempat tinggal kalian







Cara Mengatur Jam di Laptop atau Komputer Windows 10 Melalui Control Panel



Kurang lehih tujuannya sama, namun langkahnya yang sedikit berbeda. Langkah – Langkahnya :    



Masuk ke control panel. Ketik “control panel” pada menu search Pilih menu clock and region > kemudian pilih menu Date and Time Klik opsi change date and time Atur tanggal dan waktu sesuai



Aero Display Aero display adalah kemampuan dari windows untuk menampilkan program-program yang sedang dijalankan dan ingin dipilih. Untuk mengaktifkan aero display, hanya dengan menekan tombol Gambar berikut.



+



. Sehingga hasil tampilannya adalah seperti



Gambar : Tampilan Aero Displays.



Nulsoft Winamp Nulsoft Winamp adalah perangkat multimedia buatan Nulsoft, Winamp merupakan perangkat Freeware, sehingga untuk mendapatkannya Anda tidak perlu membayar, Anda cukup mendownload secara gratis di situs www.winamp.com. Berikut tampilan Winamp Menu Bar



Player Control : diantaranya perintah Play, Pause, Stop, Next dan lain-lain



Playlist



Playlist Control diantaranya perintah Menambah lagu, menghapus lag



Gambar : Tampilan Nulsoft Winamp



Windows Explorer Membuka File Windows Explorer (Lokasi Penyimpanan Komputer) 1. Buka File Explorer di Windows dengan cara klik Start, cari File Explorer lalu buka File Explorer tersebut. Atau dengan cara cepat keyboard dengan menekan tombol Windows+E secara bersamaan. 



Windows



  Explorer 2. Buka lokasi yang ingin ditambahkan folder baru. Misalnya jika ingin membuat folder di drive D, maka buka drive D tersebut di File Explorer. 3. Klik tombol New Folder yang berada di barisan toolbar bagian atas. Maka akan muncul 1 folder baru dengan nama New Folder yang masih tersorot dan dapat diubah. 4. Ketik nama folder sesuai dengan keinginan untuk mengganti nama default. Misalnya Tugas Komputer lalu tekan Enter untuk menyimpan perubahan.



 



1 |Modul Microsoft Word



LKP BAYU KOMPUTER



Daftar Isi



Halaman 1. Pengenalan Word 2016.............................................................................................................3 2. Pengaturan Word2016..............................................................................................................6 3. Memulai Word 2016.................................................................................................................7 4. Pengaturan Kertas.....................................................................................................................8 5. Save, Save As, dan Open Data.................................................................................................9 6. Memformat Dokumen............................................................................................................11 7. Menyisipkan dan Mengatur Object........................................................................................13 8. Menyisipkan Smart Art..........................................................................................................16 9. Menyisipkan Tabel.................................................................................................................18 10. Header and Footer..................................................................................................................21 11. Page Number..........................................................................................................................22 12. Mail Merge.............................................................................................................................23 13. Print Data................................................................................................................................26 14. Menutup Word 2016...............................................................................................................27



2 |Modul Microsoft Word



LKP BAYU KOMPUTER



Pengenalan Microsoft Word 2016 Word 2016 adalah software pengolah kata yang merupakan salah satu aplikasi yang terdapat dari paket aplikasi Microsoft Office 2016. Dalam Word 2016 ditambahkan beberapa fasilitasfasilitas yang semakin memudahkan pengguna dalam melakukan pekerjaan dengan Word 2016, beberapa fasilitas tersebut diantaranya:  Ribbon, adalah menu baru yang menggantikan sistem menu terdahulu yang disebut Menu Bar, ribbon terdiri atas beberapa tab dan setiap masing-masing tab terdiri atas beberapa icon yang berfungsi melakukan suatu perintah dengan sekali klik.  Galleries, adalah tampilan grafis pada waktu suatu menu diakses, sehingga Anda dapat melihat secara langsung pilihan-pilihan yang terdapat pada suatu Icon. Contohnya Anda melakukan pengaturan kertas, maka Anda cukup melakukan klik pada Tab Page Layout pada Ribbon Menu kemudian klik pada Icon Size, maka Word akan menampilkan pilihanpilihan jenis kertas yang dapat Anda gunakan.  Live Preview, adalah salah satu fasilitas tambahan dimana pada saat anda melakukan pengaturan pada dokumen, maka secara otomatis Word akan menampilkan perubahan pada dokumen tersebut, sehingga jika format tersebut tidak sesuai dengan keinginan Anda, Anda dapat mengganti tanpa perlu membatalkan perintah yang telah diberikan.  Tool yang lebih variatif namun mudah untuk digunakan, Word 2016 menyediakan banyak tool-tool baru yang akan mempermudah dan membuat tampilan dokumen Anda semakin terlihat profesional. Tool-tool tersebut diantaranya Smart Art, Cover Page, Fasilitas Translate/Kamus (France/Spain to English atau sebaliknya)



Quick Acces Toolbar



Ribbon



Ruler Horizontal Menu File



Status Bar



Zoom Level



Gambar 1 : Lembar Kerja Word 2016



Keterangan : 1. Menu File, Merupakan sebuah tombol dimana didalamnya Anda akan menemukan perintah-perintah dasar seperti yang terdapat pada Word versi terdahulu, perintah- perintah tersebut seperti New, Open, Save, Save As, dan lain sebagainya. 2. Quick Acces Toolbar, Merupakan sebuah Menu dimana terdapat perintah- perintah standar Word 2016, perintah-perintah tersebut diantaranya New, Open, Save, Print, Undo, Redo, Print Preview dan lain sebagainya. 3. Yang terdapat pada menu tersebut kemudian memberikan check list () pada perintah yang ingin Anda tampilkan, jika ingin menyembunyikan perintah tersebut anda cukup menghilangkan chekclist pada perintah yang ingin Anda sembunyikan. 4.



5. Ribbon, merupakan menu baru yang merupakan hasil inovasi Microsoft guna mengganti menu bar terdahulu. Ribbon



Tab Gambar 2 : Ribbon Menu



6. Ruler Horizontal, merupakan penggaris yang fungsinya untuk menentukan posisi tabulasi, indent, dan panduan peletakan object, serta pengaturan margin secara manual. 7. Zoom Level, digunakan untuk pengaturan pembesaran atau memperkecil ukuran lembar kerja Word 2016, Anda dapat mengatur zoom dengan menggunakan beberapa cara, yaitu :  Dengan menekan tombol plus (+) untuk zoom in (memperbesar) atau min (-) untuk zoom out (memperkecil).  Dengan menggeser zoom slider kekiri untuk zoom out, dan kekanan untuk zoom in.  Mengaktifkan kotak dialog zoom dengan melakukan klik pada icon zoom level ( ), kemudian memilih salah satu pilihan yang tersedia. 8. Status Bar, menampilkan informasi-informasi tentang dokumen, diantaranya : halaman aktif dan jumlah halaman, jumlah huruf, dan informasi-informasi yang lain. Anda dapat menambah atau mengurangi item-item yang terdapat pada Status bar dengan melakukan klik kanan pada status bar kemudian memberi checklist () untuk menampilkan informasi atau menghilangkan checklist untuk menyembunyikan informasi.



Pengaturan Word 2016 Sebelum mulai bekerja dengan Microsoft Word ada baiknya Anda mengatur tampilan halaman terlebih dahulu, sehingga tampilan benar-benar sesuai dengan yang Anda butuhkan. Pengaturan tersebut diantaranya :  Meminimalkan/memaksimalkan Ribbon, dengan cara melakukan klik ganda (double klick) pada salah satu ribbon misalnya home, dan klik ganda kembali untuk menampilkan. Atau dengan menekan shortcut Ctrl + F1.  Menampilkan Ruler, dengan cara klik Ribbon View  Ruler.  Menampilkan Text Boundaries, Text Boundaries adalah garis samar yang menandakan batas margin dokumen, cara menampilkan / menyembunyikannya adalah klik FileWord Option  Advanced  Show Document Content Show Text Boundaries.  Menampilkan/menyembunyikan Spelling & Grammar, spelling & Grammar adalah fasilitas pemeriksaan kata, spelling memeriksa kata dalam bahasa Inggris, apabila kata yang diketik tidak ada dalam referensi bahasa Inggris maka akan digarisbawah merah. Sedangkan grammar adalah pemeriksaan tata bahasa, jika ada kesalahan maka akan digaris bawahi hijau, cara menampilkan/menyembunyikan adalah dengan cara Klik Ribbon Review  Spelling & Grammar.  Menentukan Satuan Pengukuran. Pada saat diaktifkan pertama kali satuan pengukuran yang digunakan oleh Word 2016 adalah Inches, untuk mengganti satuan pengukuran tersebut menjadi yang diinginkan (misalnya Centimeters) adalah klik FileWord Option  Advanced  Display Measurement Units.



Memulai Word 2016



Untuk memulai Word 2016 langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut :



Gambar 3 : Memulai Word 2016



Keterangan : Klik Start Menu (



)  All Program  Microsoft Office  Microsoft word 2016. Anda



juga dapat melakukan double klick pada shortcut Microsoft Word 2016 ( apabila terdapat shortcut tersebut di desktop Anda.



)



Pengaturan Kertas



Sebelum memulai pengetikan terlebih dahulu Anda harus melakukan pengaturan kertas (Page Setup), gunanya adalah untuk menyesuaikan ukuran dokumen dengan ukuran kertas yang akan digunakan pada proses percetakan (Print). Langkah pengaturannya adalah sebagai berikut : Klik Ribbon Page Layout, klik pada drop down list Page Setup (



), akan tampil kotak dialog



page setup seperti dibawah ini



Gambar 4A : Kotak Dialog Margin



Margin, yaitu batas dari text ke tepi kertas. Margin ada 4 yaitu top (atas), left (kiri), right (kanan) dan Bottom (bawah) Orientation, yaitu cara orientasi/tata letak



-



kertas. Orientation ada 2 yaitu : Portrait : Tegak Lurus Landscape : Memanjang kesamping



gambar 4B : Kotak Dialog Paper Size



Paper Size, yaitu ukuran kertas. Word 2016 menyediakan default ukuran kertas yang dapat Anda gunakan seperti letter, legal, envelove dan lain sebagainya. Selain itu Anda dapat membuat custom size sendiri dengan cara menentukan ukuran width (lebar), dan height (tinggi) kertas pada kotak dialog tersebut.



Save, Save As, dan Open Data Dokumen yang Anda buat harus disimpan agar nantinya dapat dipanggil kembali. Langkah menyimpan data tersebut adalah : File Save. Selanjutnya kotak dialog save as akan ditampilkan.



Save As: adalah tempat Dokumen



penyimpanan



Browse: adalah untuk mencari penyimpanan file



Tempat Penyimpanan file dapat kita tentukan , Contoh menyimpan pada Documents, Localdisk D, dll



File Name: adalah nama dokumen yang akan disimpan. Contoh nama file “ Data Siswa”



Gambar 5 : Kotak Dialog Save AS



tempat



Anda juga dapat menggunakan icon save (



) pada Quick Acces Toolbar, atau dengan menekan



shortcut keyboard CTRL + S. Jika anda melakukan kesalahan dalam proses penyimpanan dan ingin menyimpan kembali, maka Anda dapat melakukan perintah Save As, maka kotak dialog Save As akan ditampilkan lagi. Untuk membuka data yang telah tersimpan dengan cara : Klik File  open, selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Open, tentukan folder penyimpanan dan nama file yang akan dibuka. Agar proses membuka data lebih cepat Anda juga dapat mengklik icon open ( menekan shortcut CTRL + O.



) atau



Memformat Dokumen



Word 2016 telah menyiapkan style dokumen yang dapat Anda gunakan untuk membuat format dokumen secara cepat. Style tersebut dapat ditemukan pada Ribbon Home  Style. Tetapi jika Anda ingin membuat pengaturan secara manual, maka Anda dapat mengikuti langkah berikut : a. Format font Format font adalah pemformatan/pengaturan pada huruf. Menu Font terdapat pada Menu Home dan Tab Font, seperti gambar dibawah ini : Ukuran Huruf



Warna Huruf Gambar 6 : Tab Font Jenis Huruf



Efek Tebal (B), Miring (I), dan Garis Bawah (U)



Anda juga dapat menggunakan fasilitas Quick Formating yang akan muncul setiap Anda memblok teks yang akan diatur.



b. Format Paragraph Pengaturan pada paragraph meliputi beberapa hal yaitu : Bulllet and Numbering : Adalah fasilitas penomoran otomatis, Bullet menggunakan simbol sedangkan Numbering menggunakan angka, angka Romawi atau angka (1,2,3 atau a, b, c). Gambar 7 : Tab Paragraph



Alignment: adalah perataan pada sebuah paragraph, Anda dapat menggunakan beberapa pilihan yaitu Rata Kiri ( )



Line Spacing : Digunakan untuk mengatur jarak antara baris kalimat satu dengan yang lain, beberapa pilihannya adalah single, 1,5 lines, dan double.



, rata Tengah (



), rata Kanan ( ), dan Justify ( ).



Word menyediakan beberapa object yang dapat Anda gunakan untuk memperindah dokumen Anda, object tersebut terdapat peda menu Insert pada Ribbon dan object yang dapat disisipkan diantaranya :



Gambar 8 : Menu Insert



Berikutnya Anda cukup memilih object yang Anda masukan kedalam dokumen dengan mengklik object yang telah tersedia.



Menyisipkan dan Mengatur Object a. WordArt WordArt adalah kata-kata dekorasi yang dapat Anda gunakan untuk memperindah dokumen Anda, berikut tampilan WordArt yang dapat Anda pilih melalui WordArt Gallery.



Gambar 9 : WordArt Galery



b. Shapes Shapes adalah object-object jadi seperti segitiga, lingkaran, kotak, prisma dan lain sebagainya. Cara menyisipkannya adalah dengan memilih shape yang terdapat pada gallery.



Gambar 10 : Gallery Shapes



Pada saat sebuah object seperti disebut di atas aktif, maka secara otomatis Ribbon akan menambah sebuah menu lagi, yaitu Menu Format, menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan pada object.



Gambar 11 : Menu Format



Berikut contoh pengaturan object, Anda dapat mencoba dengan menggunakan object yang lain seperti WordArt, Shape dan SmartArt. 1. Merubah ukuran, memindah dan memutar object Sisipkan gambar yang akan diatur, pada contoh ini gambar yang digunakan adalah Businessmen. Handle Rotate : Digunakan untuk memutar objeck



Handle Normal : Digunakan untuk merubah ukuran object



Gambar 12 : Handle Picture



Klik pada normal handle sehingga kursor tampak seperti () dan tarik secara horizontal, vertical atau diagonal sehingga Anda mendapatkan ukuran yang Anda inginkan, klik pada rotate handle sehingga kursor ( tengah sehingga kursor seperti (



).



) dan putar gambar tersebut, klik ditengah-



2. Mengatur text wrapping, text wrapping digunakan untuk mengatur posisi object terhadap text. Beberapa pilihan diantaranya adalah square (object ditengah-tengah text dan membentuk persegi walaupun object berbentuk li ngkaran), behind text (dibelakang text) dan lain sebagainya.



Gambar 13 : Text Wrapping/Wrap Text



3. Memberi efect Anda dapat memberikan efect secara cepat dengan memilih preset yang tersedia di pilihan Picture Style atau dengan mengatur manual pada pilihan pada drop down list picture effect. Pantulan Bayangan Bayangan nyata Berwarna Bingkai Bayangan Sudut kaca Efek 3D Gambar 14 : Picture Effect



Menyisipkan SmartArt



SmartArt adalah fasilitas yang terdapat pada Word 2016,SmartArt digunakan untuk membuat grafik yang lebih menarik, Anda dapat membuat Struktur Organisasi, Flowchart, dan bermacam-macam graphic dengan menggunakan fasilitas ini.



Gambar 15 : Gallery SmartArt



Berikut kita akan membuat satu buah SmarArt. 1. Klik Menu Insert  SmarArt (



)



2. Pilih List  Basic Block List  Ok 3. Pada saat object aktif ketikan teks berikut pada bagian text, Anda dapat mengetik langsung pada gambar atau mengetik teks pada text pane.



Gambar 16 : Mengetik teks pada Smart Art



4. Pada saat teks selesai klik Menu Design  tentukan Smart Style dan Color, sehingga object akan tampak seperti gambar dibawah ini



Gambar 17 : Hasil SmartArt setelah didesign



5. Anda dapat melakukan pengaturan manual dengan mengganti warna object, jenis huruf, warna huruf, dengan ukuran huruf dengan menggunakan menu Home serta Format pada Ribbon.



Menyisipkan Tabel



Untuk menyisipkan tabel lakukan klik pada Insert  Table.



Hasil tabel yang sudah dibuat.



Tentukan jumlah kolom sebanyak 3, dan jumlah baris sebanyak 3.



Gambar 18 : Insert Table



Aktifkan tabel tersebut dan secara otomatis Ribbon akan menambah dua menu yaitu Design dan Layout. Lakukan pengaturan seperti dibawah ini pada menu Design.



Gambar 19 : Table Style



Anda dapat melakukan pengaturan kembali dengan melakukan klik pada Menu Layout. Berikut beberapa pengaturan tabel pada Menu Layout Icon



Fungsi Pengaturan kolom (Columns) dan baris (Row) - Delete menghapus kolom atau baris -



Insert Above menambah baris keatas dari kursor ( ), dan Insert Below menambah garis kebawah dari kursor Insert Left menambah kolom kesamping kiri dari kursor, dan Right menambah kolom ke kanan. Split cell menambah cell (Cell adalah perpotongan antara kolom dan garis) Merge Cell menggabungkan beberapa cell yang terpilih. Colomn width dan Row height untuk mengatur lebar kolom dan tinggi baris Autofit, untuk mengatur ukuran cell sesuai dengan isinya saja.



Alignment adalah pengaturan perataan teks di dalam cell - Cell Allignment adalah perataan teks seperti rata kiri, rata kiri atas, rata kiri bawah, atau tengah dan lain sebagainya. - Text Direction yaitu orientasi teks dapat berbentuk horizontal atau vertical. - Sort untuk mengurutkan data yang ada di dalam tabel. - Convert to Text untuk menghilangkan tabel dan merubah tabel menjadi text biasa. - Formula untuk memasukan fungsi ke dalam tabel.



Menyisipkan Symbol Dan Equations a) Symbol -



Klik Insert >>Symbol Klik Ikon (



)



Mencari lebih banyak symbols



Jenis Font Huruf



Gambar 20 : Galeri Symbol



-



Klik Insert



b) Equations -



Klik Insert >> Equations (



)



Equations Adalah Simbol Simbol Matematika Seperti Aljabar dan Matrix



Gambar 20 : Galeri Equations



Header and Footer



Header and Footer adalah tampilan grafis (teks, atau object) yang akan selalu muncul disetiap halaman Word. Header akan tampil pada bagian atas dokumen sedangkan footer di bawah. Cara menyisipkannya adalah : 1. Klik Menu Insert  Header 2.



Pilih salah satu opsi yang disediakan pada gallery



Gambar 20 : Gallery Header



3. Setelah Anda memilih salah satu opsi tersebut, selanjutnya Anda dapat mengedit dengan mengetik teks atau memasukkan object pada dokumen. 4. Langkah yang sama dapat dilakukan untuk membuat footer



Page Number



Dalam pembuatan makalah, laporan, karya tulis dan lain sebagainya Anda diharuskan untuk membuat halaman secara otomatis. Word 2016 menyediakan fasilitas pembuatan halaman tersebut dengan pilihan model yang beragam. Cara pembuatannya adalah 1. Klik Insert  Page Number Posisi halaman otomatis : Top (atas), Bottom (Bawah), Page Margins (disamping) Format Page Number digunakan untuk melakukan pengaturan penomoran.



Gambar 21 : Insert page Number



2. Pada saat Halaman sudah tampil Anda dapat menambahkan atribut teks, object untuk memperindah dokumen.



Mail Merge



Mail merge adalah fasilitas untuk membuat sebuah dokumen yang akan diterima oleh banyak penerima, mail merge dapat diterapkan dalam pembuatan Surat masal, Sertifikat dan lainlain. Ada beberapa cara dalam pembuatan mail merge, kita akan menggunakan cara yang paling sederhana. 1. Ketik terlebih dahulu dokumen yang akan di mail merge 2. Klik Mailings  Select Repicient  Type New List 3. Akan tampil kotak dialog New Adress List



Gambar 22 : Kotak Dialog New Adress List



4. Klik Customize Columns untuk melakukan pengeditan pada table data, edit kolom sehingga menjadi seperti dibawah ini dengan menghapus kolom (Delete) dan mengganti nama kolom (rename).



Gambar 23 : Customize Adress List



5. Setelah Anda mengatur kolom selanjutnya Anda masukan data penerima seperti pada gambar 23 (klik New Entry setiap akan memasukan penerima baru). 6. Klik Ok  pada kotak dialog save as beri nama Tabel Data pada File Name. 7. Klik Insert Merge Field kemudian masukkan field (kolom) sesuai dengan keinginan, sehingga tampak seperti gambar dibawah ini.



Gambar 24 : Insert Merge Field



8. Klik Preview Result ( 9. Jalankan record (



) sehingga data penerima akan ditampilkan. ) untuk mencari dan mencetak penerima.



Gambar 25 : Hasil Akhir Mail Merge



Print Data



Untuk melakukan pencetakan (print) cara yang dilakukan adalah 1. Klik menu File atau tekan shortcut CTRL + P 2. Akan tampil kotak dialog Print Jumlah lembar yang akan di Print / Cetak Nama Printer yang akan digunakan Printer Properties untuk mengedit halaman yang akan di cetak, seperti pengeditan, Kualitas cetakan, warna hitam/putih & halaman terbalik (Reverse Order).



Gambar 26 : Kotak dialog Print Halaman yang akan dicetak All, semua halaman Page, Anda tentukan sendiri halaman yang akan dicetak dengan memasukan nomor halaman pada kotak.



3. Klik Ok dokumen akan tercetak



Menutup Word 2016



Apabila Anda akan mengakhiri pekerjaan Anda maka Anda dapat menutup aplikasi dengan mengklik tombol Close (



), atau Exit Word pada Office



Button, atau dengan menekan shortcut CTRL + W. Apabila ada data yang masih belum tersimpan, maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini :



Gambar 27 : Kotak dialog Save



1. Pilih Yes untuk menyimpan dokumen 2. Pilih No untuk keluar tanpa menyimpan 3. Pilih Cancel untuk batal keluar dan melanjutkan bekerja



1 | Modul Microsoft Excel



LKP BAYU KOMPUTER



Daftar Isi



Halaman Mengenal Microsoft Excel 2016 ..................................................................



3



Lembar Kerja Microsoft Excel 2016 .............................................................



4



Save, Save As, dan Open Data ...................................................................



6



Pengaturan Worksheet ...............................................................................



8



Format Cell ..................................................................................................



10



Formula dan Fungsi ....................................................................................



14



Menyisipkan Chart .......................................................................................



18



Data Sort dan Filter......................................................................................



20



Mencetak Sheet...........................................................................................



22



Menutup Excel .............................................................................................



25



2 | Modul Microsoft Excel



LKP BAYU KOMPUTER



Mengenal Microsoft Excel 2016



Microsoft Excel adalah aplikasi yang digunakan untuk mengolah data. Yang memiliki banyak kemampuan antara lain mengolah data tabel, pembuatan grafik, pembuatan diagram, penghitungan atau kalkulasi, penggunaan operasi rumus dan fungsi, penyaringan data dan lain sebagainya. Selain itu Microsoft Excel juga dapat mengolah data statistic dan menganalisanya. Microsoft Excel terbaru adalah Microsoft Excel 2016 , aplikasi ini berorientasi pada kebutuhan pemakai dan menyediakan berbagai alat canggih yang dapat Anda gunakan untuk menganalisa, berbagi/share dan mengatur data dengan mudah.



Memulai Microsoft Excel



Gambar 1 : Memulai Micrososft Excel



Keterangan: 1. Klik Start Menu ( ) Klik Program  Klik Microsoft Office klik Microsoft Excel 2016 2. Atau klik dua kali pada Shortcut ( ) Excel jika terdapat pada desktop Anda.



Lembar Kerja Microsoft Excel



Menu Pada Microsoft Excel Tool Bar Menu Bar Ribbon Formula Bar Cell Pointer



Worksheet



Gambar 2 : Lembar kerja Micrososft Excel



Keterangan: 1. Ribbon : sebuah menu baru yang menggantikan system menu lama. Dalam ribbon Anda cukup memilih tab-tab yang disediakan pada saat memasuki sebuah menu, misalnya di dalam menu Home terdapat tab-tab Clipboard, Slides, Font, Paragraph, Drawing dan lain sebagainya. Dengan menggunakan ribbon Anda dapat dengan mudah mencari dan menggunakan perintah-perintah yang ingin Anda gunakan tanpa perlu keluar masuk menu dan sub menu seperti Powerpoint terdahulu.



2. Toolbar, adalah sekumpulan tool-tool atau perintah yang sering Anda gunakan, contohnya New, Open, Print, Print Preview dan lain sebagainya. Anda dapat menambah atau mengurangi tooltool yang terdapat di Quick Acces Toolbar tersebut. 3. Menu Bar adalah Menu yang merupakan bagian dari ribbon, yang didalamnya terdapat tab-tab perintah untuk pengaturan dokumen seperti Home, Insert, Design, Layout, References, Mailings, Review, View. Selain itu nantinya akan ditambahkan lagi menu baru jika Anda mengaktifkan object tambahan. 4. Title Bar



Title bar merupakan bagian yang berada paling atas lembar Excel. Grup, misalnya Tab Home terdiri atas grup Font, Alignment, Number dan Style. 5. Formula Bar, adalah baris yang digunakan untuk membuat rumus atau formula dapat juga digunakan untuk melakukan pengeditan rumus. 6. Petunjuk Sel (Cell Pointer)



Untuk memindahkan penunjuk sel ke posisi yang baru dapat digunakan bantuan mouse



Gambar 3 : Petunjuk Sel (Cell Pointer)



Jika posisi sel berada diluar tampilan jendela, maka kita dapat menggunakan fasilitas scrollbar, baik yang vertikal maupun yang horisontal untuk menjangkau sel yang dimaksud. 7. Workshet, adalah lembar kerja Microsoft Excel. Setiap Anda pertama kali membuka Excel, secara otomatis akan disediakan 3 buah worksheet atau sheet yang dapat Anda gunakan.



Save, Save As dan Open Data



Dokumen yang Anda buat harus disimpan agar nantinya dapat dipanggil kembali. Langkah menyimpan data tersebut adalah : File  Save. Selanjutnya kotak dialog save as akan ditampilkan.



Save As: adalah tempat penyimpanan Dokumen



Browse: adalah untuk mencari tempat penyimpanan file



Tempat Penyimpanan file dapat kita tentukan , Contoh menyimpan pada Documents, Localdisk D, File Name: adalah nama dokumen yang akan disimpan. Contoh nama file “ Data Siswa”



Gambar 4 : Kotak Dialog Save AS



6 | Modul Microsoft Excel



LKP ENTER



Anda juga dapat menggunakan icon save ( shortcut keyboard CTRL + S.



) pada Quick Acces Toolbar, atau dengan menekan



Jika anda melakukan kesalahan dalam proses penyimpanan dan ingin menyimpan kembali, maka Anda dapat melakukan perintah Save As, maka kotak dialog Save As akan ditampilkan lagi. Untuk membuka data yang telah tersimpan dengan cara : Klik File  open, selanjutnya akan ditampilkan kotak dialog Open, tentukan folder penyimpanan dan nama file yang akan dipanggil. Agar proses memanggil lebih cepat Anda juga dapat mengklik icon open (



) atau menekan shortcut



CTRL + O.



7 | Modul Microsoft Excel



LKP BAYU KOMPUTER



Pengaturan Worksheet



Name Box Coloumn Cell Aktif



Ro w



Tab Sheet



Gambar 5 : Tampilan Worksheet



Keterangan: 1. Name Box, name box adalah nama yang menunjukan informasi sel yang sedang aktif. Contoh pada gambar di atas menunjukan informasi D6, artinya sel yang sedang aktif adalah kolom D dan baris ke 6. 2. Column, ditunjukan dengan huruf mulai dari A hingga IV, jumlah kolom yang terdapat dalam satu sheet adalah 256 kolom. 3. Row, (baris) ditunjukan dengan angka mulai dari 1 hingga 65.536 baris. 4. Cell Aktif, adalah posisi dimana Anda dapat memasukan data baik data angka, teks, formula/rumus dan bahkan gambar. 5. Tab Sheet, adalah tombol untuk berpindah sheet serta melakukan pengaturan seperti menghapus, menambah, sheet.



Worksheet adalah lembar kerja Microsoft Excel, Anda dapat melakukan entry data, edit data, membuat table, grafik serta membuat formula didalam worksheet tersebut. Pengaturan Sheet: 1. Menambah Sheet : klik icon Insert Worksheet ( ) yang terdapat pada tab sheet. 2. Menghapus Sheet : klik kanan pada sheet yang dihapus lalu pilih Delete. 3. Mengganti Nama Sheet : klik kanan pada sheet yang akan diganti namanya pilih Rename. 4. Mengatur ukuran kolom : klik kolom yang akan diatur ukurannya kemudian klik di Nama kolom sehingga pointer seperti gambar dibawah ini:



5. Mengatur ukuran baris 6. Mengatur ukuran Beberapa kolom dan baris sekaligus



: klik baris yang akan diatur ukurannya kemudian klik di Nama Baris sehingga pointer seperti gambar di atas. : klik dan drag (blok) kolom yang akan diatur kemudian klik Tab Home  Format pada Grup Cells  Column Width. Masukkan nilai yang Anda inginkan.



Gambar 6 : Mengatur ukuran kolom dan baris



7. Menghapus Kolom/Baris : klik kanan pada kolom/baris yang akan dihapus Delete  Delete Entire Colomn/Delete Entire Row. 8. Menambah kolom/baris : klik kanan pada kolom/baris yang akan ditambah  Insert  Insert Entire Colomn/Delete Entire Row.



Gambar 7 : Inset Entri Row



Format Cell



Format cell adalah pengaturan pada suatu cell atau lebih. Pengaturan tersebut diantaranya adalah: membuat table, mengatur format angka, mengatur perataan text dan lain sebagainya. Untuk melakukan format cell terlebih dahulu Anda tampilkan kotak dialog format cell, dengan cara sebagai berikut:  Klik salah satu drop down list ( ) yang terdapat pada tab home.  Atau Klik Tab Home  Format  Format Cells.  Atau Klik Kanan pada cell pilih Format Cells.  Atau tekan tombol shortcut CTRL + 1. 1. Number, menu ini digunakan untuk mengatur format angka pada suatu cell. Contohnya pembuatan format mata uang pada suatu angka.  Ketik data seperti dibawah ini



 Klik drop down list Number pada tab Home  Pilih Accounting lalu tentukan Symbol yang akan digunakan (Rp)  OK



10 |



Gambar 8 : Format Cell Number



Modul Microsoft Excel



LKP BAYU KOMPUTER



 Anda dapat juga melakukan klik pada icon ( ) agar lebih cepat. 2. Alignment, menu ini digunakan untuk melakukan pengaturan perataan text dalam satu sel. Text Alignment, digunakan untuk mengatur perataan text. Orientation, digunakan untuk mengatur cara penulisan text di dalam cell baik horizontal maupun vertical Text Control, digunakan untuk mengatur text di dalam cell diantaranya memberikan text wraping yaitu melipat kata jika kolomnya tidak mencukupi



Gambar 9 : Format Cell Aligment



3. Font, menu font digunakan untuk melakukan pengaturan pada huruf (Font) di dalam suatu sel.



Gambar 10 : Format Cell Font



11 | Modul Microsoft Excel



LKP BAYU KOMPUTER



Selain mengatur font dengan menggunakan Format Cells, Anda dapat juga mengatur font langsung dengan klik pada Tab Home dan Grup Font. 4. Border, menu border digunakan untuk membuat sebuah table dengan cara memberikan garis pada gridlines worksheet. Contoh: pembuatan table untuk dokumen  Ketik data di bawah ini:



 Blok table tersebut.  Klik drop down list Number pada tab Home  Lakukan pengaturan seperti dibawah ini Keterangan: Untuk bagian outline pilih style double line () Untuk bagian inside pilih style regular ()



 Hasil akhir table



Gambar 11 : Format Cell Border



5. Fill, menu ini digunakan untuk memberi efek warna pada sel yang terpilih.



Gambar 12 : Format Cell Fill



Hasil penggunaan fill pada sebuah table dapat dilihat pada contoh gambar dibawah ini:



Selain menggunakan format cell  fill, Anda juga dapat menggunakan auto format untuk mendesign sebuah table, dengan cara klik tab Home  Format As Table pada grup style, lalu memilih tampilan yang Anda inginkan.



Gambar 13 : Auto Format



6. Protection, digunakan untuk mengunci atau menyembunyikan sel yang terpilih.



Formula dan Fungsi



Formula digunakan untuk mengkalkulasi nilai-nilai dalam suatu urutan. Sebuah formula dalam Excel selalu didahului dengan lambang sama dengan (=). Setelah tanda sama dengan maka Excel akan membacanya sebagai sebuah formula yang menjadi unsur-unsur untuk dihitung yang mana dipisahkan oleh operator kalkulasi. Operator dalam Excel dibagi menjadi empat macam, yaitu: 1. Operator Arithmetic Operator ini digunakan untuk melakukan operasi dasar matematika seperti penambahan, pengurangan, pembagian dan sebagainya: Operator Fungsi Contoh Arithmetic + (Plus) Untuk operasi penjumlahan 3+3 - (Minus) Untuk operasi pengurangan 3–1 Untuk lambing nilai negatif -1 * (Asterik) Untuk operasi perkalian 3*3 / (Forward) Untuk operasi pembagian 3/3 % (Percent) Untuk lambing persen 20% ^ (Caret) Untuk operasi perpangkatan 3^2 2. Operator Comparasi (Pembanding) Digunakan untuk membandingkan dua buah nilai Operator Fungsi Contoh Comparasi = (equal) Sama dengan A1 = B1 > (greater than) Lebih besar A1 > B1 < (less than) Lebih kecil A1 < B1 >= (greater than or Lebih besar atau sama A1 >= B1 equal to) dengan