No 9. SOP - Mekanisme Komunikasi Dan Koordinasi Program UKM [PDF]

Citation preview

MEKANISME KOMUNIKASI DAN KOORDINASI PROGRAM UKM



SOP



No. Dokumen



:



No. Revisi



:



Tanggal Terbit



:



Halaman



: 1/2



UPT Puskesmas



dr. Agus Subiyanto



Kebonagung



19640704 199011 1 001



1.



Definisi



:



1. Mekanisme komunikasi dan koordinasi lintas program UKM adalah komunikasi oleh penanggungjawab program UKM kepada pelaksana program UKM serta lintas program agar ada kesamaan persepsi untuk efektifitas pelaksanaan program UKM 2. Mekanisme komunikasi dan koordinasi dilaksanakan melalui pengarahan penanggungjawab kepada pelaksana program UKM maupun pertemuan lintas program 3. Komunikasi dan koordinasi program UKM dilaksanakan oleh pelaksana dan penanggungjawab program UKM 4. Komunikasi dan koordinasi dilaksanakan setiap bulan dan sewaktu - waktu apabila diperlukan



2.



Tujuan



:



Sebagai acuan penerapan langkah - langkah dalam pertemuan lintas program UKM demi efektifitas proses maupun hasil pengelolaan program UKM



3.



Kebijakan



:



SK Kepala Puskesmas No.



tentang Mekanisme Komunikasi



Dan Koordinasi Program 4.



Referensi



:



Program Pelaksanaan Promosi Kesehatan di Puskesmas, Depkes RI, 2010



5.



Prosedur



:



A. Sebagai Penyelenggara 1. Koordinator dan pelaksana program UKM mengadakan pertemuan untuk membicarakan hal - hal yang akan



1 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------UPT Puskesmas Kebonagung Kabupaten Pacitan



dibicarakan didalam pertemuan lintas program UKM 2. Koordinator dan pelaksana progam UKM menentukan program mana yang akan diundang 3. Pelaksana progam undangan



dan



yang



ditunjuk membuat surat



meminta



tandatangan



kepada



koordinator progam UKM 4. Koordinator



program UKM



menandatangani surat



undangan 5. Pelaksana program UKM yang ditunjuk menyampaikan undangan / memberikan informasi kepada koordinator program lain yang diundang 6. Pada hari pelaksanaan pertemuan, koordinator program UKM membuka dan memimpin pertemuan 7. Koordinator program UKM memberikan waktu kepada pelaksana yang ditunjuk untuk menyampaikan hal - hal yang akan dibicarakan 8. Koordinator



program UKM



memberikan kesempatan



kepada peserta pertemuan / koordiator



lain / yang



mewakili 9. Koordinator disampaikan



program UKM membahas apa yang oleh



program



lain



maupun



yang



disampaikan oleh program UKM 10. Koordinator program UKM



memimpin kesepakatan



bersama dan pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan masing - masing 11. Pelaksana administrasi mencatat pertemuan didalam notulen pertemuan. 12. Pelaksana administrasi meminta tandatangan peserta pertemuan 13. Pelaksana administrasi membacakan hasil pertemuan 14. Koordinator program UKM menandatangani surat tugas dari peserta rapat / pertemuan 2 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------UPT Puskesmas Kebonagung Kabupaten Pacitan



15. Koordinator program UKM menutup pertemuan 16. Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas dan kewenangan masing - masing dengan didokumentasikan pada buku / kegiatan individu B. Penyelenggaraan oleh program lain 1. Koordinator



program UKM



menerima undangan dari



program lain. 2. Koordinator dan pelaksana program UKM membicarakan surat undangan dan menunjuk siapa yang ditugaskan ( bisa pelaksana maupun koordinator sendiri ) 3. Pelaksana



/



Koordinator



yang



akan



menghadiri



pertemuan mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas 4. Pelaksana / Koordinator menghadiri pertemuan sesuai dengan undangan. 5. Pelaksana / Koordinator mengikuti pertemuan dengan menyampaikan hal - hal yang ada kaitannya dengan pembahasan pertemuan 6. Pelaksana



/



Koordinator



mencatat



dalam



proses



pertemuan 7. Pelaksana / Koordinator meminta tandatangan surat tugas yang dibawa 8. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan 9. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada koordinator 10. Apabila



yang



mengikuti



pertemuan



koordinator,



koordinator dan pelaksana membahas hasil pertemuan dengan lintas sektoral dan pembagian tugas apabila hasil pertemuan ada yang perlu ditindak lanjuti 11. Koordinator dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan tugas masing - masing dan mencatat dibuku / kegiatan individu 3 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------UPT Puskesmas Kebonagung Kabupaten Pacitan



6.



Diagram Alir



:



7.



Dokumen



:



Terkait



1. Undangan Pertemuan 2. Surat Tugas 3. Notulen Pertemuan 4. Buku / Kegiatan Individu



8.



Distribusi



:



1. Program P2 2. Program KIA 3. Program Kesling 4. Program Gizi 5. Program Promkes 6. Program Inovatif



9.



No



Rekam Historis Perubahan



Yang Dirubah



Isi Perubahan



Tanggal Mulai Diberlakukan



4 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------UPT Puskesmas Kebonagung Kabupaten Pacitan