Panduan Pencatatan Dan Pelaporan Data Indikator Mutu Rs [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Pelayanan yang berkualitas merupakan cerminan dari sebuah proses yang berkesinambungan dengan berorientasi pada hasil yang memuaskan. Dalam perkembangan masyarakat yang semakin kritis, mutu pelayanan rumah sakit tidak hanya disorot dari aspek klinis medisnya saja namun juga dari aspek keselamatan pasien dan aspek pemberian pelayanannya, karena muara pelayanan rumah sakit adalah pelayan jasa. Pengukuran mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit sudah diawali dengan penilaian akreditasi rumah sakit yang mengukur dan memecahkan masalah pada tingkat input dan proses. Pada kegiatan ini rumah sakit harus melakukan berbagai standar dan prosedur yang telah ditetapkan.Rumah sakit dipicu untuk dapat menilai dari (self assessment) dan memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Sebagai kelanjutan untuk mengukur hasil kerjanya perlu ada alat ukur yang lain, yaitu indikator mutu pelayanan rumah sakit yang menilai dan memecahkan masalah pada hasil (output). Tanpa mengukur hasil kinerja rumah sakit tidak dapat diketahui apakah input dan proses yang baik telah menghasilkan output yang baik pula. Indikator rumah sakit disusun bertujuan mengukur kinerja rumah sakit serta nyata sesuai standar yang ditetapkan. Untuk melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi indikator mutu rumah sakit diperlukan suatu perangkat pencatatan dan pelaporan yang baik dan akurat, sehingga informasi yang ada benar-benar dapat menggambarkan kualitas dari mutu pelayanan rumah sakit. Data tersebut nantinya dapat digunakan sebagi bahan perencanaan dan pengambilan keputusan dalam menetukan kebijakan program mutu di masa yang akan datang. Salah satu fungsi Komite Mutu adalah melakukan pengumuman dan pengelolaan data unit, disamping melakukan analisa dan pengkajian program mutu, mengikuti perkembangan (monitoring) dan menyusun laporan penyelenggaraan program Mutu. Namun sampai saat ini belum diperoleh data yang optimal tentang penyelenggaraan kegiatan mutu di Rumah Sakit, karena mekanisme pencatatan dan pelaporan kegiatan Mutu belum berjalan.Hal ini terutama disebabkan karena belum adanya kesamaan dalam pemahaman dan pelaksanaan pencatatan dan pelaporan kegiatan mutu di tiap tingkat administrasi. Untuk itu, guna memperoleh data yang akurat tentang pelaksanaan kegiatan mutu rumah sakit, maka perlu disusun panduan pencatatan dan pelaporan kegiatan mutu rumah sakit yang dapat dijadikan acuan oleh semua unit Rumah Sakit Thursina



TUJUAN 1. Tujuan Umum Memberikan panduan dalam pencacatan dan pelaporan pelaksanaan indikator mutu bagi unit-unit rumah sakit 2. Tujuan Khusus Dihasilkannya acuan dalam melakukan pencatatandan pelaporan untuk: a. Pelaksanaan program indikator mutu yang diselenggarakan oleh unit kerja di Rumah Sakit. b. Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan indikator mutu yang diselenggarakan oleh unit kerja di Rumah Sakit. c. Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan indikator mutu yang diselenggarakan di tingkat Direksi/Rapin Mutu tiap triwulan.



BAB II DEFINISI A. PENCATATAN



DAN



PELAPORAN



PENYELENGGARAAN



TIAP



KEGIATAN INDIKATOR MUTU UNIT Adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan indikator mutu unit berupa laporan lengkap pelaksanaan indikator mutu dari sumber data yang diperlukan dengan menggunakan format yang ditetapkan antara lain checklist, survey, dokumen rekap medis dll, di rekapitulasi dalam sensus harian. B. PENCATATAN



DAN



PELAPORAN



REKAPITULASI



INDIKATOR MUTU UNIT TIAP TRIWULAN



KEGIATAN



Adalah melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi kegiatan mutu triwulanan kepada Direktur dengan mengguanakan format yang ditetapkan. C. PENCATATAN DAN PELAPORAN REKAPITULASI KEGIATAN YANG DISELENGGARAKAN DI KOMITE MUTU TIAP TAHUN Adalah melakukan pencatatan data indikator mutu semua unit dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, dan melaporkan data tersebut kepada Direktur dengan menggunakan format yang telah ditetapkan. D. INDIKATOR Indikator adalah suatu cara untuk menilai penampilan dari suatu kegiatan dengan menggunakan instrument. Indikator merupakan variable yang digunakan untuk menilai suatu perubahan. Menurut WHO, indikator adalah variable untuk mengukur perubahan. Indikator yang ideal harus memiliki 4 (empat) kriteria: 1. Sahih (valid), yaitu benar-benar dapat dipakai untuk mengukur aspek yang akan dinilai. 2. Dapat dipercaya (reliable), yaitu mampu menunjukkan hasil yang sama pada saat yang berulang kali, untuk waktu sekarang maupun untuk masa yang akan datang. 3. Sensitive, yaitu cukup peka untuk mengukur, sehingga jumlahnya tidak perlu banyak. 4. Spesifik, yaitu memberikan gambaran perubahan ukuran yang jelas, tidak bertumpang tindih. Indikator juga merupakan suatu cara untuk menilai penampilan dari suatu kegiatan merupakan variable yang digunakan untuk menilai perubahan. E. MUTU Menurut Crosby, mutu adalah sesuai yang disyaratkan atau distandarkan (conformance to requirement), yaitu sesuai dengan standar mutu rumah sakit yang telah ditentukan, baik inputnya, prosesnya maupun outputnya. F. DATA INDIKATOR MUTU Data indikator mutu pelayanan adalah pengukuran data langsung dan tidak langsung suatu peristiwa dan kondisi mutu pelayanan di rumah sakit atau diartikan juga sebagai ukuran kuantitas sebagai pedoman untuk mengukur dan mengevaluasi kualitas asuhan pasien dan berdampak terhadap pelayanan. G. INDIKATOR MUTU UTAMA Adalah indikator mutu yang akan diimplementasi di RS meliputi kegiatan penyusunan indikator mutu, sosialisasi, uji coba, implementasi, validasi, analisa, pencatatan dan pelaporan, benchamarking, publikasi, monitoring dan evaluasi, pelaporan ke direksi dan yayasan dengan criteria high risk, high volume, high



cost dan problem prone. Sedangkan indikator mutu yang lainnya akan tetap dijadikan indikator mutu unit. H. INDIKATOR MUTU AREA KLINIS Indikator mutu klinis adalah cara untuk menilai mutu atau kualitas dari suatu kegiatan dalam hal ini mutu pelayanan di rumah sakit yang berkaitan langsungdengan proses perawatan dan pelayanan terhadap penyakit pasien (kepentingan klinis). I. INDIKATOR MUTU AREA MANAJERIAL Indikator mutu area manajerial adalah cara untuk menilai mutu atau kualitas dari suatu kegiatan dalam hal ini mutu pelayanan di rumah sakit yang brkaitan dengan proses me-manage/mengatur dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasikan, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Dimana penyelesaian pekerjaan inti melalui orang lain (definisi menurut Mary Parker Follet). Efektif berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan dengan benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal/target. J. INDIKATOR MUTU AREA SASARAN KESELAMATAN PASIEN Indikator mutu area sasaran keselamatan pasien adalah cara untuk menilai mutu atau kualitas dari suatu kegiatan dalam hal ini mutu pelayanan dirumah sakit dalam upaya menurunkan angka kejadian/insiden untuk meningkatkan keselamatan pasien. K. KAMUS PROFIL INDIKATOR Kamus profil indikator berisi poin-poin indikator mutu dari tiap unit RS dimana di dalamnya mencakup judul, dimensi mutu, tujuan, definisi operasional, nominator, denominator, frekuensi pengumpulan data, periode analisa, sumber data, PIC, standar dari indikator mutu sebagai acuan dalam pelaksanaan indikator mutu. L. DIMENSI MUTU Suatu pandangan dalam menentukan penilaian terhadap jenis dan mutu pelayanan dilihat dari akses, efektifitas, efisiensi, keselamatan dan keamanan dan keamanan kenyamanan, kesinambungan pelayanan, kompetensi teknisi, dan hubungan antar manusia berdasarkan WHO. M. UNIT PELAYANAN Adalah salah satu bagian pelayanan di rumah sakit yang memberikan pelayanan kepada pasien. N. DEFINISI OPERASIONAL Dimaksudkan untuk menjelaskan pengertian dari indikator. O. FREKUENSI PENGUMUMAN DATA



Adalah frekuensi pengambilan data dari sumber data untuk tiap indikator. P. PERIODE ANALISA Adalah rentang waktu pelaksanaan kajian terhadap indikator kinerja yang dikumpulkan. Q. NUMERATOR/PEMBILANG Adalah besaran sebagai nilai pembilang dalam rumus indikator kinerja. R. DENUMERATOR/PENYEBUT Adalah besaran sebagai nilai pembagi dalam rumus indikator kinerja. S. SUMBER DATA Adalah sumber bahan nyata/keterangan yang dapat dijadikan dasar kajian yang berhubungan langsung dengan persoalan. T. STANDART/TARGET Adalah nilai atau ukuran pencapaian mutu/kinerja tertentu yang telah ditetapkan dan wajib dicapai langsung atau bertahap berdasarkan kemapuan pemilik rumah sakit.



BAB III RUANG LINGKUP A. INDIKATOR MUTU Pencatatan dan pelaporan indikator mutu terdiri dari : 1. Pelaksanaan pencatatan dan pelaporan indikator mutu sesuai kebijakan, 2. 3. 4. 5. 6. 7.



panduan, Standar Prosedur Operasional (SPO). Input data indikator dari unit RS. Pelaporan indikator mutu oleh unit ke komite mutu. Rekapitulasi data indikator mutu Analisa indikator mutu unit oleh komite mutu. Penampilan data indikator mutu secara deskriptif. Pelaporan data indikator mutu ke Direktur.



B. PENGELOLAAN DATA UNTUK PENINGKATAN KINERJA 1. Pengumpulan data terdiri dari: a. Data apa yang akan dikumpulkan b. Bagaimana menghitung setiap ukuran data dengan rumus numerator, denumerator c. Ambang data d. Sumber data 2. Penelusuran data a. Frekuensi pemantauan b. Menyimpan dan mengambil data c. Distribusi data d. Metode untuk menyajikan data 3. Analisa dan interpretasi data a. Meninjau data b. Interpretasi data c. Distribusi hasil analisa d. Bukti klinis



4. Perbaikan data dan pengambilan keputusan a. Siklus PDCA untuk perbaikan data b. Perbaikan system pengiriman c. Manajemen klinis membuat keputusan d. Pengambilan keputusan manajerial C. JENIS INDIKATOR MUTU PELAYANAN RUMAH SAKIT Pimpinan rumah sakit menetapkan area sasaran untuk penilaian dan peningkatan mutu, diantaranya yaitu: 1. Indikator Area Klinis, terdiri atas 26 indikator mutu (11 indikator mutu utama, 5 indikator mutu unit).



2. Indikator Area Manajerial, terdiri atas 21 indikator mutu (9 indikator mutu utama, 12 indikator mutu unit). 3. Indikator Area Sasaran Keselamatan Pasien, terdiri atas 17 indikator mutu (6 indikator mutu utama, 11 indokator mutu unit). D. JENIS DATA YANG DI CATAT DAN DI LAPORKAN Adalah indikator mutu yang diutamakan yang akan diimplementasi di RS meliputi kegiatan: penyusunan indikator mutu, sosialisasi, uji coba, implementasi, validasi, analisa, pencatatan dan pelaporan, benchmarking, publikasi, monitoring dan evaluasi, pelaporan ke direksi dan yayasan dengan kriteria high risk, high volume, high cost dan problem prone. Sedangkan indikator mutu yang lainnya akan tetap dijadikan indikator mutu unit. Dengan rincian sebagai berikut:



INDIKATOR MUTU UTAMA I. No 1 2 3



4 5



6



7 8 9



10



11



Area Indikator Asesmen pasien Pelayanan Laboratorium Pelayanan radiologi dan pecitraan diagnostic Prosedur bedah Penggunaan antibiotic dan obat lainnya Kesalahan medikasi (Medication error) & KNC Anestesi dan penggunaan sedasi Penggunaan darah dan produk darah Ketersediaan, isi, dan penggunaan catatan medic Pencegahan, pengendalian infeksi, surveylance dan pelaporan Riset klinis II.



No 1



INDIKATOR AREA KLINIS Judul Indikator Mutu Angka visite dokter spesialis pada pasien baru Waktu tunggu interpretasi hasil laboratorium dara rutin (DR) cito Waktu tunggu interpretasi hasil rontgen thorak cito



Kejadian kematian di meja operasi Penulisan resep sesuai dengan formularium rumah sakit Kesalahan pemberian obat di ruang rawat inap



Komplikasi anestesi karena overdosis, reaksi anestesi, salah penempatan ET pada operasi elektif Kejadian reaksi tranfusi Kelengkapan pengisisan rekam medis 24 jam setelah pelayanan pada pasien rawat inap Angka kejadian pasien phlebitis pada pemasangan infuse



Angka penggunaan inform concent pada setiap pasien yang dilakukan penelitian di rumah sakit



INDIKATOR MUTU AREA MANAJEMEN



Area Indikator Pengadaan rutin peralatan kesehatan



Judul Indikator Mutu Pengadaan penyediaan obat-obat life saving cito



2



3



4



5



6 7 8 9



dan obat penting untuk memenuhi kebutuhan pasien Pelaporan aktivitas yang diwajibkan oleh peraturan perundangundangan Manajemen resiko



Manajemen penggunaan sumber daya Harapan dan kepuasan pasien dan keluarga Harapan dan kepuasan staf Demografi pasien dan diagnosis klinis Manajemen keuangan Pencegahan dan pengendalian dari kejadian yang dapat menimbulkan masalah bagi keselamatan pasien, keluarga pasien dan staf III.



No 1 2



3 4



5



6



Pencatatan dan pelaporan kasus tuberculosis



Angka pelaporan insiden near miss, adverse event dan sentinel event dengan formulir insiden lengkap dari unitperawatan dalam waktu ≤ 2x24 jam Angka pelaporan kalibrasi peralatan medis seluruh unit rumah sakit Angka kepuasan pasien terhadap pelayanan rawat jalan Tindak lanjut pnyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi Adanya pelaporan 10 (sepuluh) besar kasus penyakit pada tiap-tiap bagian rumah sakit Respon time pelayanan pemberian rincian biaya pasien rawat inap Kamar mandi dengan pegangan tangan



INDIKATOR AREA SASARAN KESELAMATAN PASIEN



Area Indikator Ketepatan identifikasi pasien Peningkatan komunikasi yang efektif Peningkatan keamanan obat Kepastian tepat lokasi, tepat prosedur, tepat pasien operasi Pengurangan resiko infeksi terkait pelayanan kesehatan Pengurangan resiko jatuh



Judul Indikator Mutu Pasien terpasang gelang identitas Kelengkapan pangisian form hand over pasien sesuai SBAR Angka keslahan (KNC, KTD, Sentinel) Penggunaan obat higt alert Tidak adanya kejadian salah tindakan saat operasi



Kepatuhan terhadap Hand Hygiene



Tidak adanya pasien jatuh



INDIKATOR MUTU UNIT I. 1



Asesmen pasien



2



Pelayanan laboratorium Pelayanan radiologi dan pencitraan diagnostic Prosedur bedah Penggunaan antibiotic dan obat lainnya Kesalahan medikasi (Medication error) dan KNC Anestesi dan penggunaan sedasi Penggunaan darah dan produk darah Ketersediaan, isi, dan penggunaan catatan medis



3



4 5



6



7 8 9



10



11



Pencegahan, pengendalian infeksi, surveylance dan pelaporan Riset klinis II.



No 1



2



3 4



5



INDIKATOR AREA KLINIS 1. Pelaksanaan initial assessment keperawatan 2. Kelengkapan pengkajian awal pasien baru di IGD dalam 24 jam 3. Angka kepatuhan visit pre-anastesi pada Waktu tunggu hasil pelayanan laboratorium Waktu tunggu interpretasi hasil rontgen thorax cito



Kejadian infeksi pasca operasi Penggunaan antibiotic lebih dari satu terhadap pasien Kejadian nyaris cedera (KNC) peresepan obat



Angka kejadian tidak ada dokter spesialis anestesi saat operasi Ketepatan penyerahan darah tranfusi 1. Kelengkapan inform concent setelah mendapatkan informasi yang jelas pada pasien rawat inap 2. Kelengkapan pengisisan berkas catatan medis (KLPCM) 24 jam setelah 1. Angka infeksi pasce operasi bersih 2. Angka kejadian decubitus



Penggunaan ethical clearance pada specimen organ/manusia INDIKATOR MUTU AREA MANAJEMEN



Area Indikator Pengadaan rutin peralatan kesehatan dan obat penting untuk memenuhi kebutuhan pasien Pelaporan aktivitas yang diwajibkan oleh peraturan perundangundangan Manajemen resiko Manajemen penggunaan sumber daya Harapan dan kepuasan dan



Judul Indikator Mutu Angka ketepatan pengadaan obat sesuai formulasi



Angka pencapaian audit klinis



Angka pelaporan insiden ≤2x24 jam 1. Kedisiplinan karyawan 2. Jumlah karyawan perawat dan penunjang medic yang mengikuti program pelatihan Angka kepuasan pasien terhadap pelayanan IGD



6 7



keluarga Harapan dan kepuasan staf Demografi pasien dan diagnosis klinis



Angka kepuasan staf di rumah sakit terhadap gaji karyawan 1. Angka 10 (sepuluh) besar penyakit rawat jalan dan rawat inap 2. Angka 10 (sepuluh) besar daerah pengguna pelayanan di rumah sakit 1. Ketepatan waktu penyusunan laporan keuangan 2. Cost recovery Tempat tidur dengan pengaman



8



Manajemen keuangan



9



Pencegahan dan pengendalian dari kejadian yang dapat menimbulkan masalah bagi keselamatan pasien, keluarga pasien dan staf III. INDIKATOR AREA SASARAN KESELAMATAN PASIEN Area Indikator Judul Indikator Mutu Ketepatan identifikasi Ketepatan identifikasi dengan nama dan tanggal pasien lahir di IGD-rawat jalan-rawat inap Peningkatan Penggunaan metode SBAR saat menerima telpon komunikasi yang efektif Peningkatan Angka kepatuhan pelabelan obat high alert di keamanan obat seluruh unit rumah sakit Kepastian tepat 1. Tidak adanya kejadian operasi salah sisi 2. Tidak adanya kejadian operasi salah lokasi, tepat prosedur, orang tepat pasien operasi Area Indikator Judul Indikator Mutu Pengurangan resiko 1. Angka pasien dengan ILI 2. Angka infeksi Nosokomial terkait infeksi terkait pemasangan kateter pelayanan kesehatan 3. Angka dekubitus nosokomial 4. Angka infeksi pneumonia nosokomial terkait pemasangan ventilator Pengurangan resiko 1. Angka pasien jatuh di pelayanan rumah jatuh sakit 2. Angka pasien jatuh dengan cidera



No 1 2



3 4



No 5



6



BAB IV TATA LAKSANA A. PENCATATAN DAN PELAPORAN INDIKATOR MUTU UTAMA 1. Pencatatan a. Pencatatan dan pelaporan dari masing-masing indikator utama unit mengacu pada pelaksanaan sesuai dengan SPO indikator masingmasing unit. b. Populasi dan Sampel 1) Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek/subyek yang mempunyai kualitas dam karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiono, 2007:90) 2) Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut.



Ukuran sampel atau jumlah sampel yang di ambil menjadi persoalan yang penting manakala jenis penelitian yang akan dilakukan adalah penelitian yang menggunakan analisis kuantitatif. Pada penelitian yang menggunakan analisis kuantitatif, ukuran sampel bukan menjadi nomor satu, karena yang dipentingkan adalah kekayaan informasi. Walau jumlahnya sedikit tetapi jika kaya akan informasi, maka sampelnya lebih bermanfaat. 3) Menentukan jumlah sampel Jika ukuran populasi di atas 1000, maka sampel = 10%, tetapi jika ukuran populasinya ≥100, sampelnya paling sedikit 30%, dan jika ukuran populasinya 90%. i. Data dari sasaran mutu baru, setelah corrective action dilakukan pengukuran frekuensi analisa data oleh unit. j. Penentuan frekuensi analisa data sasaran mutu corrective action sesuai dengan kebutuhan dan urgensi dari proses pengumpulan data tersebut yang ditentukan oleh Direktur. k. Tampilan data hasil analisa setelah corrective action, dengan menggunakan data statistic deskriptif. l. Komite mutu melaporkan hasil analisa data corrective action kepada Direktur Rumah Sakit untuk mendapatkan legalitas sesuia dengan



tujuan validasi data terutama untuk kepentingan publikasi pimpinan rumah sakit memastikan reliabelitas data. 3. Formulir Yang Disediakan Ada 3 macam a. Formulir sensus harian, disebut form A (warna kuning) b. Formulir laporan bulanan, disebut form B (warna pink) c. Formulir rekapitulasi indikator mutu dari unit kepada mutu, disebut form C (warna merah) d. Formulir rekapitulasi indokator mutu di komite mutu, disebut form D (warna ungu) e. Formulir rekapitulasi pemantauan (monitoring dan evaluasi) komite mutu, disebut form E (warna hijau) 4. Petunjuk Pengisian a. Sumber data di isi oleh unit sesuai dengan alat bantu masing-masing unit berdasarkan SPO unit. b. Sensus Harian (Form A) indikator mutu Rumah Sakit (format sederhana unit terkait) dibagikan pada semua institusi yang terkait seperti : ruang rawat inap, IGD, Catatan Medik/ Unit rekam medic atau unit lain. Hal-hal yang harus diisikan : 1) Numerator 2) Denumerator 3) Total numerator dan denumerator. Dengan formulir sebagai berikut : FORM A. SENSUS HARIAN INDIKATOR MUTU DAR UNIT KEPADA KOMITE MUTU FORM A. SENSUS HARIAN INDIKATOR SASARAN MUTU UNIT: JUDUL INDOKATOR AREA :



…………… …………… (Misal kelengkapan pengkajian awal pasien baru di IGD dalam 24 jam – Area Klinis) BULAN : …………… TAHUN : …………… AREA MONITORING : ……………(Rawat Jalan/Rawat Inap, dll) SUMBER DATA : ……………(Check list/Rekam Medis/ Asesmen pasien jatuh dll) SAMPLE SIZE : ……………(Populasi >1000, sampai 10%; populasi ≥100, sampel 30%; populasi