Penerimaan Pesanan & Proses Pengiriman [PDF]

Citation preview

SOP PENERIMAAN PESANAN PT. TRI SATYA PHARMA



No. Dokumen



No. Revisi



Halaman



02/SOP/TSP/VII/2021



00



1/2



Ditetapkan Direktur, STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 1 JULI 2021 \



Andry Pratama



PENGERTIAN



Kegiatan menerima pesanan dari pelanggan.



TUJUAN



Prosedur ini dibuat untuk pelaksanaan terhadap permintaan tertulis dari pelanggan .



KEBIJAKAN



KebijakanDirektur



PT. Tri Satya Pharma Nomor:



20/KD/TSP/VII/2021 tentang Kebijakan Pengelolaan obat PROSEDUR



Skrining Pemesanan 1. Melakukan pemeriksaan kelengkapan dan keabsahan surat pesanan dari pelanggan, yaitu memuat nama dan alamat pelanggan (RS, Klinik,Apotek),tanggalpenulisansuratpesanan,obatyangdipesan, serta tanda tangan Apotekerpemesan. 2. Surat Pesanan Asli harus di periksa kelengkapannya dengan lebih teliti oleh Apoteker Penanggung Jawab (APJ) untuk OOT (Obat Obat Tertentu), OKT (Obat Keras Tertentu), dan Obat yang mengandung Prekursorfarmasi. 3. Surat Pesanan yang telah disetujui APJ (Apoteker Penanggung Jawab) diserahkan ke bagian fakturis untuk dicetak. 4. Faktur yang telah tercetak kemudian diperiksa kesesuain dengan SP (Surat Pesanan) yang telah masuk, jika faktur telah sesuai dengan 6. Penanggung jawab Gudang memeriksa jumlah obat, jenis obat, nomor batch, kedaluwarsa obat yang dipesan sesuai denganfaktur. 7. Adm Gudang memastikan dokumen kirim/dokumen retur telah ditandatangani oleh Kepala Logistik dan APJ.



8.



Penerimaan barang diproses secara system sesuai dengan prosedur berdasarkan dokumen yang telah ditandatangi oleh Kepala Logistik dan APJ.



9. Bukti Penerimaan Barang dicetak oleh Adm Gudang untuk dicheck



apakah sesuai dengan dokumen kirim/dokumen pengembalian barang oleh Kepala Logistik. Bila ada perbedaan maka kembalikan ke Adm Gudang untuk diperbaiki.



10. Dokumen penerimaan ditanda tangani oleh penerima barang, Adm. Gudang dan Kepala Logistik kemudian diarsip berdasarkan tanggal proses secara sistem dan disimpan sesuai ketentuan pengarsipan.



11. Semua faktur yang keluar dan masuk dari dank e PBF hanya bisa ditandatangani oleh APJ.



PENERIMAAN PESANAN PT. INSTAELDRA MEDICA HUSADA



No. Dokumen



No. Revisi



Halaman



02/SOP/TSP/VII/2021



00



2/2



Ditetapkan Direktur, STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



Tanggal Terbit 1 JULI 2021 Andry Pratama 7. Obat dan faktur yang sudah sesuai diserahkan oleh penanggung jawab Gudang kepadapengirim. 8. Pengirim mengantarkan pesanan keoutlet.



UNIT TERKAIT DISPOSISI Pengusul Penyusun Ditetapkan oleh



Kepala Logistik APJ Petugas Penerimaan Nama Jabatan Yuliani Accounting Angelica Kresnamurti Apoteker Andry Pratama Direktur



CECKLIST



ADA



TIDAK ADA



TTD



KETERANGAN



Dokumen pengiriman ( resi ekspedisi ) Surat Jalan M Membuat : Mengetahui : (Petugas Penerimaan ) (Kepala Logistik )embuat : Mengetahui : (Pe (Kepala Jumlah ( sesuai Logistik ) dokumen atau tidak ) Kondisi kemasan Produk rusak Nomor Batch Expire Date



……………………. (Petugas Penerimaan)



……………….. (Kepala Logistik)



………........ ( Apoteker )



SOP PROSES PENGIRIMAN PT. TRI SATYA PHARMA



No. Dokumen



No. Revisi



Halaman



3/SOP/TSP/VII/2021



00



1/2



Ditetapkan Direktur, STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL



PENGERTIAN



Tanggal Terbit Andry Pratama



1 JULI 2021



Kegiatan pengiriman barang oleh perusahaan sampai pada barang tersebut dikirim dan diterima oleh penerima.



TUJUAN



Untuk menjamin bahwa proses pengiriman obat berjalan dengan aman dan dapat dipertanggungjawabkan



KEBIJAKAN



Peraturan



Direktur



PT.



Instaeldra



Medica



Husada



Nomor



:



20/KD/TSP/VII/2021 tentang Kebijakan Pengelolaan Obat PROSEDUR



1. Proses pengiriman barang dapat dilakukan sendiri atau denganpihak Ketiga yang sudah terikat konstrak dengan PBF sehingga pihak ketiga dapat mendistribusikan farmasi sesuai CDOB. 2. Pastikan barang yang akan dikirim sudah dikemas dan dilengkapi dengan faktur dan suratjalan. 3. Transportasi pengiriman disesuaikan dengan suhu yang tercantum pada kemasan obat (< 25 oC atau < 30oC). 4. Khusus untuk barang yang harus disimpan pada suhu 2 – 8 oC, pengemasan harus menggunakan cool bag dan dilengkapi dengan “Form Serah Terima Barang Bersuhu 2 – 8 oC”. Form tersebut berisi suhu barang ketika keluar dari gudang dan ketikaditerima. 5. Barang dikirim sesuai dengan nama instansi yang tertera pada faktur dan suratjalan. 6. Apabila ada ketidaksesuaian barang dengan faktur, maka barang yang tidak sesuai dibawa kembali ke gudang dengan keterangan tertulis pada faktur olehcustomer. 7. Sebagai bukti bahwa barang sudah sesuai dan diterima dalam keadaan baik yaitu pada faktur terdapat tanda tangan apoteker/tenaga teknis disertai nama, no. SIPA/SKTTK dan stempel.



SOP PROSES PENGIRIMAN PT. TRI SATYA PHARMA



No. Dokumen



No. Revisi



Halaman



3/SPO/IMH/VII/2020



00



2/2



8. Faktur dan surat jalan diberikan kepada gudang sebagai bukti barang keluar dan diterimanya barang sesuai suratpesanan. 9. Faktur asli diberikan ke bagian salespenagihan 10.



Faktur keluar dari PBF hanya berlaku resmi jika di tandatangi oleh



UNIT TERKAIT



APJ Manajer Operasional



UNIT TERKAIT



Pengiriman Petugas Gudang APJ



DISPOSISI Pengusul Penyusun Ditetapkan oleh



Nama Yuliani Angelica Kresnamurti Andry Pratama



Jabatan Accounting Apoteker Direktur



TTD