Pertemuan 3 Pedoman, Prosedur, Dan Aturan Kerja [PDF]

Citation preview

MENERAPKAN PEDOMAN, PROSEDUR, DAN ATURAN KERJA DI PERUSAHAAN A. Pedoman Kerja dan Prosedur Kerja 1. Pedoman Kerja Pedoman kerja adalah suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan penggerakan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. Pedoman kerja bertujuan antara lain sebagai berikut: a. Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi b. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait. c. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan dministrasi lainnya. d. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keragunan, duplikasi, dan inefisiensi. e. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja. f.



Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan.



g. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. h. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. Pedoman kerja dibutuhkan pada kondisi-kondisi berikut ini. a. Sebelum suatu pekerjaan dilakukan b. Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak c. Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja. Dengan adanya pedoman kerja terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh, yaitu antara lain: a. Pedoman kerja merupakan pegangan bagi pelaksanaan, alat komunikasi, dan pengawasan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten. b. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan. c. Bisa digunakan sebagai salah satu alat pelatihan dan mengukur kinerja pegawai.



Selain untuk hal tersebut diatas, pedoman kerja juga mempunyai kegunaan sebagai berikut: a. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru. b. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja. c. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat. d. Alat untuk mengatur tata ruang kantor. e. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk. f.



Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari.



g. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan. h. Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja. i.



Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.



2. Prosedur Kerja, Tata Kerja, dan Sistem Kerja Dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar prosedur kerja atau dikenal dengan Standard Operating Procedure (SOP) sebagai pedoman



untuk



melaksanakan



segala



kegiatan



yang



berhubungan



dengan



operasional perusahaan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus di tempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan , peralatan , fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan. Berdasarkan pengertian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya kerja, tata kerja dan sistem kerja, antara lain sebagai berikut: a. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja penting artinya karena merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijakan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan operasional perusahaan sehari-hari. b. Melalui tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya.



c. Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk dijadikan sebagai panduan dalam bekerja. Dalam penyusunan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja, perlu memperhatikan beberapa asa sebagai berikut : a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis serta dituangkan secara bentuk manual (dicetak) b. Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang berkepentingan. c. Harus sesuai dengan kebijakan pimpinan dan kebijakan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi. d. Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi. e. secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan kondisi terkini. Secara umum pengaturan kebijakan prosedur kerja, tata kerja dan sistem kerja dapat dinyatakan sebagai berikut : a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkkronisasi, baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan instansi atau kantor lain. b. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. c. Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya. d. Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna bahan pengambilan keputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan. e. Dalam penyampaian suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara fungsional mempunyai hubunhan kerja.



B. Aturan Kerja Manajemen perusahaan memiliki hak untuk berharap agar karyawannya mematuhi standar kode etik yang sewajarnya. Karyawan yang bertindak tidak sesuai atau di luar kewajaran dapat merusak bisnis. Sangat berisiko apabila manajemen beranggapan bahwa setiap karyawan sudah memiliki pandangan yang sama dengannya. Untuk itu, salah satu cara yang terbaik untuk memperjelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap karyawan-karyawannya adalah dengan membuat aturan kerja yang umum. Aturan kerja adalah peraturan yang dibuat secara tertulis oleh perusahaan yang memuat hal-hal umum mengenai perilaku di dalam bekerja. Aturan kerja berlaku bagi semua pegawai dan seluruh unsure yang terlibat dalam perusahaan, pimpinan perusahaan, atasan langsung dari pegawai, dan disesuaikan dengan peraturan dari departemen tenaga kerja dan transmigrasi. Aturan kerja terdiri atas beberapa aturan tentang: 1. Waktu dan Kehadiran Kerja a. Penetapan waktu kerja didasarkan kepada kebutuhan perusahaan dengan memperhatikan peraturan perundangan yang berlaku. b. Waktu kerja di perusahaan adalah 6 (enam) hari dalam satu minggu c. Jam kerja di Perusahaan adalah 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu. d. Waktu dan jam kerja di perusahaan diatur sebagai berikut: 1) Non Operasional Hari Senin s/d jum’at : jam 08.00 – 12.00 12.00 – 13.00 istirahat 13.00 – 16.00 Hari Sabtu : jam 08.00 – 13.00 2) Operasional Hari dan jam kerja pegawai operasional diatur sesuai dengan kebutuhan operasi perusahaan dengan bekerja dalam shift (pagi, siang, malam) berdasarkan jadwal kerja yang telah ditetapkan atasannya. e. Jam istirahat tidak diperhitungkan sebagai jam kerja f.



Pekerjaan yang dilakukan lebih dari 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam seminggu dihitung sebagai kerja lembur.



g. Setiap perubahan jam kerja oleh perusahaan diberitahukan sebelum kepada pegawai dengan tenggang waktu yang layak



h. Bagi pegawai yang melakukan tugas tertentu untuk kepentingan perusahaan berlaku jam kerja tersendiri sesuai dengan sifat pekerjaan i.



Setiap pegawai wajib hadir dan mulai bekerja pada waktu hadir yang ditetapkan oleh perusahaan.



j.



Pegawai mencatatkan sendiri kehadirannya pada waktu hadir yang disediakan perusahaan setiap masuk ke dan pulang dari tempat kerja.



k. Pegawai yang menyuruh orang lain mencatatkan waktu hadirnya dianggap melakukan pelanggaran tata tertib. l.



Keterlambatan masuk kerja atau meninggalkan tempat kerja sebelum jam kerja berakhir dan ketidakhadiran sehari penuh dianggap sebagai pelanggaran tata tertib kecuali dengan izin tertulis atasan langsung dengan alas an-alasan yang dapat diterima.



m. Pegawai yang tidak masuk kerja karena sakit atau karena alas an lain yang dapat diterima perusahaan wajib memberitahukan kepada atasannya selambatlambatnya pada saat yang masuk kerja. Apabila ketidakhadiran karena: 1) Sakit lebih dari 2 (dua) hari diwajibkan memberikan surat keterangan dokter segera mungkin atau setelah masuk kerja kembali. 2) Hal-hal lainnya, pegawai diwajibkan membuat pemberitahuan tertulis. n. Pada waktu kerja pegawai diwajibkan memakai Kartu Tanda Pengenal Pegawai (ID Card) selama dalam lingkungan Perusahaan atau papan nama (Name Tage) yang ditempatkan sebelah kri atas dari kemeja atau blouse untuk wanita. o. Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor atau tempat kerja atau tidak masuk kerja harus memperoleh izin dari bagian personalia serta mengisi formulir izin. 2. Pakaian Seragam a. Pegawai tertentu yang karena tugasnya demi keseragaman diharuskan memakai seragam kerja b. pakaian kerja disediakan Perusahaan untuk periode kerja tertentu sesuai dengan standar kualitas perlengkapan kerja yang berlaku, dan diatur dalam peraturan tersendiri c. Setiap



pegawai



yang



mendapat



pakaian



kerja/seragam



diwajibkan



mengenakannya selama waktu kerja d. Pada wakktu kerja pegawai diwajibkan mengenakan pakaian kerja yang rapi dan sopan



3. Keselamatan dan Kesehatan Kerja a. Setiap pegawai diwajibkan ikut menjaga ketertiban, keamanan, kebersihan, dan keselamatan kerja di tempat kerja maupun di lingkungan kerjanya. b. Apabila pegawai menemui hal-hal yang dapat membahayakan terhadap keselamatan pegawai dan perusahaan agar segera melaporkan kepada pimpinan atau atasan. c. Setiap pegawai wajib mempergunakan alat-alat keselamatan kerja dan juga mematuhi ketentuan-ketentuan mengenai keselamatan & perlindungan kerja yang berlaku. d. Setiap pegawai diwajibkan memelihara alat/perlengkapan kerja milik perusahaan dengan baik dan teliti e. Setiap



pegawai



dilarang



membawa,



memindahkan



dan



meminjamkan



alat/perlengkapan milik perusahaan tanpa izin yang berwenang 4. Kewajiban Pokok Pegawai a. Setiap pegawai wajib melaksanakan perintah/petunjuk dari atasan dengan penuh tanggung jawab. b. Mentaati tata tertib/peraturan perusahaan serta ketentuan-ketentuan yang berlaku. c. Memberikan keterangan/laporan yang sebenarnya mengenai pekerjaan kepada Perusahaan dalam hubungan dengan tugasnya. d. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan semua keterangan yang didapat dalam pelaksanaan pekerjaanya. e. Memelihara dan menjaga barang-barang milik perusahaan yang digunakan atau dipercayakan kepadanya. f.



Mengemukakan



saran-saran



yang



bermanfaat



bagi



perusahaan



atasannya ataupun melalui saluran lain yang ditetapkan untuk itu.



kepada