RAP - Sobari - Finish Revisi 1 [PDF]

Citation preview

RENCANA AKSI PERUBAHAN DIKLAT PIM 3 OPTIMALISASI APLIKASI REKAM MEDIS ELEKTRONIK DALAM RANGKA PENINGKATAN KINERJA PELAYANAN RSUD KOTA DEPOK



Di susun oleh SOBARI NIP 19681110 200604 1 006



BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBE R DAYA MANUSIA KOTA DEPOK BEKERJA SAMA DENGAN DEPARTEMEN DALAM NEGERI JAKARTA 2020



BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam Undang-Undag Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang memiliki peran yang sangat strategis bagi masyarakat, keberadaan Rumah Sakit diharapkan dapat mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Saat ini peran Rumah Sakit termasuk Rumah Sakit Pemerintah menjadi semakin menonjol dalam peningkatan pelayanan kesehatan dengan perkembangan jaman, ilmu pengetahuan dan teknologi serta pergeseran sosial budaya masyarakat kehidupan sosial kemasyarakatan dan iklim politik pemerintahan. Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Kota Depok sebagai Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kota Depok di bidang pelayanan kesehatan merupakan satu-satunya rumah sakit umum milik Pemerintah di wilayah Kota Depok yang memiliki peran strategis dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat Kota Depok melalui upaya pelayanan kesehatan kepada masyarakat khususnya di wilayah Kota Depok sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. RSUD Kota Depok berfokus pada pelayanan kesehatan di Rumah Sakit dengan memberikan pelayanan pengobatan pasien untuk tingkat lanjutan atau penyakit yang tidak dapat ditangani di fasilitas kesehatan tingkat pertama (Pusat Kesehatan Masyarakat). Dalam melaksanakan fungsi tersebut, diperlukan pelayanan Penunjang di Rumah Sakit. Bidang Penunjang membawahi Penunjang Medis dan Penunjang Non-Medis. Penunjang Medis terkait dengan pelayanan farmasi, alat kesehatan, makanan, laboratorium , dan radiologi. Sedangakan penunjang non-medis terkait dengan Instalasi Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Rumah Sakit dan Kesehatan Lingkungan, Unit Laundry, serta Unit Teknologi dan Informasi (IT).



Berdasarkan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Tahun 2019 di dapatkan isu strategis berupa : a. Masih belum optimalnya pelayanan medis b. Masih belum optimalnya asuhan keperawatan c. Masih belum optimalnya pelayanan penunjang untuk meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat. d. Belum akuntabelnya pelayanan RSUD Bila dilihat dari rangkaian permasalahan pelayanan maka dalam era 4.0. dimana teknologi digital memegang peranan dalam mempermudah pekerjaan petugas maka perlu dilakukan optimalisasi sistem pelayanan yang berbasis digital. Ditengah arus globalisasi yang sudah tidak terbendung masuk lagi disertai dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, dunia kini memasuki era revolusi industry 4.0. Menghadapi tantangan tersebut, dunia pelayanan kesehatan pun harus bergerak berubah dalam menghasilkan perkembangan bagi efektifitas dan kualitas pelayanan kesehatan kepada konsumen - dalam hal ini adalah pasien. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis disebutkan bahwa rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap dan jelas atau secara elektronik. Namun rekam kesehatan berbasis kertas memiliki kelemahan yaitu: a.



Dengan menggunakan kertas maka komunikasi antar pemberi pelayanan kesehatan akan memerlukan waktu yang lebih lama dibandingkan dengan menggunakan elektronik.



b.



Rekam kesehatan kertas sulit mempunyai data yang mutakhir karena rekam kesehatan yang aktif yang dimiliki pasien yang sering datang ke rumah sakit terus berpindah dari satu fasilitas ke fasilitas lain. Sedangkan tenaga kesehatan yang akan memutakhirkan data sering tidak mempunyai banyak waktu.



c.



Sifat kertas yang mudah robek, rentan terhadap minyak, mudah terbakar serta mudah lusuh akan menyulitkan petugas. Hal ini menjadi dasar pemikiran kami dalam mengembangkan Rekam



Medis Elektronik (E-RM). Aplikasi rekam medis elektronik yang akan dikembangkan ini didesain terintegrasi dengan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Khanza yang digunakan di RSUD Kota Depok. SIMRS Khanza merupakan aplikasi open source yang dikembangkan berbasis komunitas yang telah digunakan oleh beberapa rumah sakit di Indonesia. Dengan itu, diharapkan dengan implementasi aplikasi rekam medis elektronik ini dapat mengoptimalkan pelayanan di RSUD Kota Depok dan rumah sakit lain yang menggunakan SIMRS Khanza. B. Tujuan 



Tujuan Umum :



1. Mampu



mengimplementasikan



nilai-nilai



kepemimpinan



ASN



dalam



melaksananakan tugas di lingkungan kerja di RSUD Kota Depok, 2. Mampu mengidentifikasikan isu-isu permasalahan yang ada di unit dan lingkungan kerja, 3. Mampu menganalisis pemecahan isu yang ada agar dapat meningkatkan manajemen kinerja organisasi 4. Mampu merancang kegiatan dan alternatif untuk pemecahan isu yang diprioritaskan dengan mengimplementasikan kepemimpinan kinerja organisasi. 



Tujuan Khusus Rencana Aksi :



a. Tujuan jangka pendek (April-Mei 2020) : 1. Tersusunnya Kebijakan Direktur RSUD Kota Depok untuk Optimalisasi Aplikasi Rekam Medis Elektronik 2. Terbentuknya Tim Pengembangan Aplikasi Rekam Medis Elektronik. 3. Tersusunnya Petunjuk Teknis Aplikasi Rekam Medis Elektronik 4. Tersosialisasikannya Petunjuk Teknis Petunjuk Teknis Aplikasi Rekam Medis Elektronik b. Tujuan jangka menengah (Juni-September 2020) : Terlaksananya kegiatan pengembangan Aplikasi Rekam Medis Elektronik c. Tujuan jangka panjang (Oktober 2020-Oktober 2021) Dilaksanakannya kegiatan Rekam Medis Elektronik di Poliklinik RSUD Kota Depok



C. Manfaat. a. Bagi penulis 1.



Dapat menerapkan nilai-nilai kepemimpinan ASN dalam meningkatkan kinerja organisasi,



2.



Dapat mengimplementasikan nilai-nilai tersebut dalam pekerjaan sehari-hari di unit kerja masing-masing melalui aktualisasi isu permsalahan yang diangkat,



3.



Dapat memberikan solusi terhadap isu permasalahan yang ada di lingkungan kerja



b. Bagi Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok Menanamkan nilai-nilai kepemimpinan ASN pada seluruh pegawai agar timbul kesadaran, tanggung jawab yang meningkat terhadap pekerjaannya, peduli dan dapat saling membantu. Dengan demikian suasana kerja akan menjadi lebih kondusif dan menghasilkan kinerja yang optimal. c. Bagi Masyarakat Dengan pengembangan Aplikasi Rekam Medis Elektronik maka kinerja organisasi RSUD Kota Depok akan meningkat sehingga menunjang pelayanan kesehatan Rumah Sakit untuk masyarakat Depok khususnya.



BAB 2 PROFIL KINERJA ORGANISASI Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok merupakan satu-satunya Rumah Sakit milik Pemerintah yang berada di Kota Depok dan memiliki kualifikasi rumah sakit kelas C. RSUD Kota Depok mulai dibangun pada tahun 2007 di atas lahan seluas 29.378 m2 dengan lokasi di Jl. Raya Muchtar No. 99 Sawangan Depok. Mulai tahun 2016, Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Kota Depok melakukan pengembangan gedung baru yang didirikan diatas tanah seluas 40.161 m2 dengan bangunan yang didirikan dan digunakan untuk operasional pelayanan sampai saat ini seluas 35.161 m2.. Wilayah jangkauan pelayanan rumah sakit meliputi seluruh wilayah Kota Depok dan Kabupaten disekitar Kota Depok yang memerlukan rujukan dari Pusat Kesehatan Masyarakt (Puskesmas) dan Klinik swasta Depok dan sekitarnya. Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 429/Menkes/SK/V/2008 tanggal 2 Mei 2008 tentang penetapan kelas RSUD Kota Depok dan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat Nomor : 503/SK. 11968Yankes/2007 tentang izin sementara menyelenggarakan Rumah Sakit Kepada Pemerintah Kota Depok, maka RSUD Kota Depok mulai beroperasi sebagai rumah sakit kelas C pada tanggal 17 April 2008 dan diresmikan oleh Walikota Depok, H. Nurmahmudi Isma’il, dan hari tersebut ditetapkan sebagai hari jadi RSUD Kota Depok. Pada awal operasional RSUD Kota Depok merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan Pemerintah Daerah Kota Depok dan pada 31 Desember 2009 berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 8 tahun 2008 RSUD Kota Depok telah berdiri sendiri. Pada April 2008 sampai dengan Juni 2018 kapasitas tempat tidur (TT) RSUD Kota Depok berjumlah 71 TT yang terdiri dari 9 tempat tidur Perawatan Kebidanan, 9 TT Perawatan Bedah, 9 TT Perawatan Anak, 7 TT Perinatologi, 18 TT Perawatan Penyakit Dalam, 4 TT Isolasi, 9 TT ruang Syaraf/THT/Mata, 9 TT Bayi, dan 4 TT Ruang Kelas II. Sejak tahun 2017 dilanjutkan pembangunan gedung baru RSUD Kota Depok. Pada Juli 2018 Gedung BD sebagai pusat rawat inap mulai beroperasional sehingga awalnya 71 TT bertahap menjadi 88 TT dan



pada tahun 2019 menjadi 119 TT. Pada akhir tahun 2019 gedung C sebagai pusat Poliklinik dioperasionalkan dan pada tahun 2020 lantai 2 Poliklinik Gedung C dioptimalkan. Selain itu Gedung A sebagai pusat layanana Gawat Darurat juga dioperasionalkan sehingga penambahan total TT yang dioperasional menjadi 133 buah. Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional, bahwa perencanaan pembangunan daerah disusun secara berjangka meliputi rencana pembangunan jangka panjang (RPJP) Daerah untuk jangka waktu 20 tahun, rencana pembangunan jangka menengah (RPJM) Daerah dan Rencana Strategis (Renstra) SKPD untuk jangka waktu 5 tahun, dan rencana pembangunan tahunan yang selanjutnya disebut Rencana Kerja Pembangunan (RKP). Dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Depok, RSUD Kota Depok mempunyai tugas melaksanakan kebijakan daerah di bidang pelayanan kesehatan dalam rangka menyelenggarakan meningkatkan kesehatan masyarakat secara berdayaguna dan berhasilguna dengan mengutamakan berbagai upaya penyembuhan dan pemulihan secara serasi dan terpadu serta meningkatkan pencegahan penyakit dan upaya rujukan. RSUD Kota Depok sebagai Institusi pemberi pelayanan kesehatan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya perlu menetapkan Rencana Strategis (RENSTRA) yang akan digunakan sebagai pedoman pelaksanaan Program dan Kegiatan selama periode lima tahunan dengan memperhitungkan potensi, peluang dan kendala yang ada sehingga tujuan yang akan dicapai dapat secara realistis mengantisipasi perkembangan masa depan. Untuk itu, RENSTRA RSUD Kota Depok Periode 2016-2021 memuat visi, misi, tujuan, strategi dan kebijakan serta program dan kegiatan RSUD Kota Depok yang akan dilaksanakan dan diwujudkan dalam suatu periode. Dokumen RENSTRA RSUD Kota Depok disusun berdasarkan pada fungsi RSUD Kota Depok sebagai pendukung penyelenggaraan pembangunan daerah dalam pelayanan publik di bidang kesehatan. Penyusunan RENSTRA RSUD Kota Depok



dilakukan



melalui



berbagai



tahapan,



mulai



pengumpulan



data



primer/sekunder (Eksternal/Internal), analisis kondisi aktual/eksisting, berbagai



rapat/pertemuan koordinasi, perumusan rancangan RENSTRA dan penetapannya. Berdasarkan RENSTRA RSUD Kota Depok Periode 2016-2021 maka RSUD kota Depok diharapkan mampu melaksanakan peningkatan kesehatan secara berdayaguna dan berhasilguna dengan mengutamakan berbagai peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan. Sehingga RSUD Kota Depok dapat turut andil dalam mewujudkan agenda prioritas pembangunan Kota Depok khususnya di bidang kesehatan. Rencana Strategis Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok adalah merupakan dokumen yang disusun melalui proses sistematis dan berkelanjutan serta merupakan penjabaran dari pada Visi dan Misi Kepala Daerah yang terpilih dan terintegrasi dengan potensi sumber daya alam yang dimiliki oleh Daerah yang bersangkutan, dalam hal ini Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok. Rencana Strategis Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok yang ditetapkan untuk jangka waktu 5 ( lima ) tahun yaitu dari tahun 2017 sampai dengan 2021 ditetapkan dengan Peraturan Wali Kota Depok Nomor 5 Tahun 2018 Tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 60 Tahun 2016 Tentang Rencana Strategis Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Depok Tahun 2016-2021. Renstra Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok tersebut ditujukan untuk mewujudkan visi dan misi daerah sebagaimana telah ditetapkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Depok Tahun 2017 2022.



Selanjutnya, Renstra Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok tersebut akan dijabarkan kedalam Rencana Kerja (Renja) Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok yang merupakan dokumen perencanaan SKPD untuk periode 1 (satu) tahun. Di dalam Renja Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok dimuat program dan kegiatan prioritas yang diusulkan untuk dilaksanakan pada satu tahun mendatang dan didasarkan dengan visi dan misi RSUD Kota Depok. 1. Visi RSUD Kota Depok sejalan dengan Visi Kota Depok yaitu :



”KOTA



DEPOK YANG UNGGUL, NYAMAN, RELIGIUS” 2. Misi RSUD Kota Depok adalah : a. Meningkatkan kualitas pelayanan publik yang profesional dan transparan, b. Mengembangkan SDM yang religius, kreatif dan berdaya saing. 3. Tujuan dan Sasaran Tujuan pembangunan Kota Depok yang telah dijabarkan dari setiap misi dalam RPJMD Tahun 2016-2021 adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan kualitas pelayanan 2. Mengembangkan sumber daya manusia yang kreatif dan berdaya saing 3. Mengembangkan kemandirian ekonomi lokal yang kokoh dan berkeadilan 4. Meningkatkan kualitas dan kapasitas infrastruktur transportasi 5. Mewujudkan ruang kota yang nyaman dan ramah keluarga 6. Meningkatkan kualitas dan kapasitas infrastruktur keairan 7. Meningkatkan kualitas lingkungan hidup 8. Meningkatkan



integrasi



sosial



berlandaskan



nilai-nilai



agama



dan



kebangsaan Untuk mewujudkan tujuan tersebut, RSUD menetapkan tujuan dalam perencanaan strategis pembangunan kesehatan yaitu : 1. Meningkatkan pengawasan penyelenggaraan pemerintahan 2. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemerintahan 3. Mewujudkan pelayanan yang berkualitas menuju Smart Healthy City



Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata oleh Istansi Pemerintah dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu yang lebih pendek dari tujuan. Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu / tahunan secara berkesinambungan sejalan dengan tujuan yang telah ditetapkan. Sasaran yang ditetapkan untuk mencapai Visi dan Misi Rumah Sakit Umum Daerah Tahun 2016 - 2021 sebanyak 5 (lima) sasaran strategis. Sebagaimana visi dan misi yang telah ditetapkan, untuk keberhasilan tersebut perlu ditetapkan tujuan, sasaran berikut indikator dan target Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok sebagai berikut : Tabel 2.1 Tujuan, Sasaran, Indikator Dan Target Kinerja Rumah Sakit Umum Daerah Kota Depok N O (1 ) 1



2



3



TUJUAN



SASARAN



(2)



(3)



INDIKATO R KINERJA



Peningkatan



Predikat



pengawasan



pengawasan



SAKIP



penyelenggaraan



penyelenggaraan



pemerintahan Meningkatkan



pemerintahan Peningkatan



kualitas



tranparansi



penyelenggaraan



akuntabilitas



Masyarakat



pemerintahan



peneyelenggaraan



(IKM)



Mewujudkan



pemerinatahan Mewujudkan



Bed



Survei



menuju



Smart 24



Healthy City



jam



(5)



(6)



(7)



BB



A



A



77



78



78



78



80



80



2



2



2



dan Kepuasan



pelayanan yang pelayanan kesehatan



PADA TAHUN 2019 2020 2021



(4)



Meningkatkan



berkualitas



TARGET KINERJA



Occupancy dasar Rate (BOR) dan



pelayanan kesehatan rujukan Peningkatan pemerataan



Pengelolan



dan BLUD



mutu



layanan RSUD



kesehatan Pengembangan



Integrasi



sistem



Simpusdin,P-



manajemen



Care



kesehatan



SIM RS



100



100



100



dan



berbasis teknologi informasi A. Struktur Organisasi Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 19 Tahun 2012 Tentang Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kota Depok, susunan struktur organisasi RSUD Kota Depok adalah sebagai berikut : 1. Direktur 2. Kepala Bagian Tata Usaha, membawahi: a. Sub Bagian Umum, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan b. Sub Bagian Keuangan 3. Bidang Pelayanan, membawahi: a. Seksi Pelayanan Medis b. Seksi Pelayanan Non Medis 4. Bidang Keperawatan, membawahi: a. Seksi Asuhan Keperawatan b. Seksi Rawat Inap dan Rawat Jalan 5. Bidang Penunjang, membawahi: a. Seksi Penunjang Medik b. Seksi Penunjang Non Medik Berdasarkan Peraturan Walikota Nomor 45 tahun 2008 tentang Rincian Tugas Fungsi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kelas C (RSUD Kelas C), sebagai tindak lanjut dari penerapan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 tahun 2008 yang mengatur struktur organisasi instansi pemerintah, struktur organisasi pada RSUD Kota Depok terdiri dari 1 (satu) pejabat eselon III A, 3 (tiga) orang pejabat eselon III B dan 8 (delapan) orang pejabat struktural eselon IV.



Adapun secara rinci tugas pokok masing unit eselon RSUD Kota Depok adalah sebagai berikut : 1.



Direktur mempunyai tugas pokok membantu Walikota Depok dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan.



2.



Kepala Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan pengawasan dan pengendalian urusan ketatausahaan, rumah tangga RSUD, administrasi kepegawaian dan anggaran RSUD. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Bagian Tata Usaha dibantu oleh 2 Kepala Sub Bagian, yaitu:.



a.



Kepala Sub Bagian Umum, Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, pengelolaan rumah tangga, pengelolaan administrasi umum, administrasi kepegawaian, administrasi perjalanan dinas, pengelolaan perencanaan, evaluasi, dan pelaporan kegiatan RSUD.



b.



Kepala Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan dan administrasi keuangan RSUD.



3.



Kepala Bidang Pelayanan mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas pelayanan medis dan pelayana non medis.



a.



Kepala



Seksi



Pelayanan



Medis



mempunyai



tugas



pokok



melaksanakan pelayanan medis. b.



Kepala Seksi Pelayanan Non Medis mempunyai tugas pokok melaksanakan pelayanan non medis.



4.



Kepala Bidang Keperawatan, mempunyai tugas pokok melaksanakan pelayanan keperawatan.



a.



Kepala Seksi Asuhan Keperawatan, mempunyai tugas pokok melaksanakan layanan asuhan keperawatan.



b.



Kepala Seksi Rawat Inap dan Rawat Jalan mempunyai tugas pokok melaksanakan layanan keperawatan di instalasi rawat jalan dan rawat inap



5.



Kepala Bidang Penunjang, mempunyai tugas pokok melaksanakan pelayanan penunjang medis dan pelayanan penunjang non medis.



a.



Kepala



Seksi



Penunjang



Medis



melaksanakan pelayanan penunjang medis.



mempunyai



tugas



pokok



b.



Kepala Seksi Penunjang Non Medis mempunyai tugas pokok pelayanan penunjang non medis. Adapun struktur organisasi RSUD Kota Depok adalah pada Gambar 2.1. dibawah ini :



Gambar 2.1. STRUKTUR ORGANISASI RSUD KOTA DEPOK Berdasarkan Perda No. 8 tahun 2008



DIREKTUR BAGIAN TATA USAHA



KOMITE MEDIK



SPI



KOMITE KEPERAWATAN



BIDANG YANMED



SMF Peny. Dalam DLL



SEKSI YAN MEDIS



SEKSI YAN NON MEDIS



Unit Rawat Jalan Unit Rawat Inap



Unit Non Medis : RM, Pendaftaran, Pendaftaran Rawat Inap & Pusat Informasi



Unit Gawat Darurat



KEPANITIAAN (PPIRS, K3, DLL)



BIDANG KEPERAWATAN



SEKSI RANAP & RAJAL



SEKSI ASUHAN KPERAWATAN



BIDANG PENUNJANG



SEKSI JANG MEDIS Unit Farmasi Unit Lab Unit Radiologi UNit Gizi



SEKSI JANG NON MEDIS



Unit Non Medis: IPSRS & Kesling Laundri SIRS Kamar Jenazah



SUB BAG KEUANGAN



SUB BAGUMUM & EVAPOR



Penanggung Jawab Keuangan Penata Usaha Keuangan Bendahara Kasir Asuransi Kesehatan



PenanggungJawabU mum&Evapor : Evapor Kepegawaian Diklat&Kemitraan Perlengkapan Humas& Marketing Tata Usaha &RumahTangga



B. Sumber Daya Sumber daya manusia organisasi RUD Kota Depok terdiri dari ASN, pegawai BLUD, dan outsourcing. SDM yang terbagi sebagai pegawai fungsional pelayanan RS dan pegawai manajemen RS. Tabel 2.2. Data Pegawai RSUD Kota Depok per 31 Desember 2019 NO I                    



A 1 2 3 4 5 6 B 1 2 3



 



C



       



1 2 3 4



 



D



                         



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 E 1 2



JABATAN MANAJEMEN Direktur Kepala Bagian Kepala Bidang Kepala Subbag Kepala Seksi Pelaksana TENAGA MEDIS Dokter/Drg Spesialis Dokter Umum Dokter Gigi TENAGA KEPERAWATAN Perawat Perawat Gigi Penata Anastesi Bidan TENAGA KESEHATAN LAIN Radiografer Nutrisionis Asisten Apoteker Apoteker Sanitarian Teknisi Elektromedik Perekam Medis Fisioterapis Refraksionis Pranata Laboratorium TENAGA NON MEDIS Pelaksana/Petugas TI Binatu Rumah Sakit



PNS/ CPNS



NON PNS



OUTSOUR CING



45 1 1 3 2 6 32 37 23 14 0



18 0 0 0 0 0 18 17 11 6 0



             



120



JUMLAH



     



63 1 1 3 2 6 50 54 34 20 0



74



 



194



87 3 3 27



65 0 0 9



       



152 3 3 36



63



31



 



94



9 6 9 8 2 2 13 2 0 12 11 3 0



0 0 19 0 0 1 2 0 2 7 70 4 6



                         



9 6 28 8 2 3 15 2 2 19 81 7 6



 



       



3 4 5 6 7



 



8



                   



9 10 11 12 F 1 2 3 4 5



Operasional Pelaksana Laboratorium Pelaksana Rekam Medik Pelaksana Farmasi Pelaksana Kesling TENAGA ADMINISTRASI Verifikator Petugas Administrasi Petugas Admission Kasir Petugas Pendaftaran TOTAL I



A



PIHAK KE-3



 



 



100



100



1 2



Satpam Cleaning Service



   



   



50 50



50 50 100 622



I I    



Juru Masak Pramusaji Teknisi Umum Pengemudi Ambulan POS Pengemudi Kendaraan



0 0 0 0 0



8 8 10 5 16



         



8 8 10 5 16



0



1



 



1



0 4 2 2 1 0 1 0 0 0 277



1 5 2 4 35 9 12 7 1 6 245



                     



1 9 4 6 36 9 13 7 1 6 522



TOTAL II TOTAL  KESELURUHAN



C. Sarana dan Prasarana RSUD Kota Depok 1. Sarana : a. Aset Gedung A (IGD, Poliklinik Ekskutif, Farmasi Rawat Jalan, Radiologi), Gedung BD (Rawat Inap, Rawat Intensif, Bedah Sentral, Laboratorium,), Gedung C, (Poliklinik Reguler, Radiologi Imajing) b. Aset Perkantoran c. Aset Alat Kesehatan 2. Prasarana : Genset, Jaringan IT, Listrik, Air Pompa, Air Reverse Osmosis, Ground Water Tank, instalasi pipa, Instalasi Pengolahan Air Limbah rumah sakit D. Anggaran



Anggaran Bidang Penunjang Tahun 2020 terdiri dari Anggaran APBD Kota Depok (DPA) dan Anggaran BLUD (RBA). Belanja Pengembangan SIMRS Tahun 2020 : Rp 250.000.000,- (DPA).



E. Capaian Kinerja Tahun 2019 NO



PROGRAM/ KEGIATAN



(1)



(2)



001



Peningkatan Administrasi Perkantoran



001.01



Penyediaan Jasa Komunikasi,Sumber Daya Air Listrik



001.02



Penyediaan Jasa Kebersihan dan Keamanan Kantor



002



Peningkatan sarana dan Prasarana aparatur



002.02



Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Bermotor



005



Peningkatan Kualitas Sumber Daya Aparatur



005.01



Pendidikan dan Pelatihan bagi Tenanga Medis dan Non Medis



PAGU ANGGARAN (3) 133.355.208.072,00



3.999.999.990,00



2.502.302.000,00



300.000.000,00



460.905.000,00



ANGGARAN KAS



TOLOK UKUR KINERJA KEGIATAN TARGET KINERJA REALISASI KEUANGAN



(4) 133.355.208.072,00



(5)



(6)



Jumlah Penyediaan Jasa 3.999.999.990,00 Komunikasi Sumber Daya Air dan 3 Jenis Listrik



2.502.302.000,00 Jumlah petugas



300.000.000,00 Jumlah Kendaraan dinas



460.905.000,00



Jumlah yang mengikuti diklat Jenis diklat



Petugas keamanan 40 orang, Petugas kebersihan 40 orang



9 Mobil ;6 Motor



111 Orang 3 Jenis



(11) 123.432.155.763



REALISASI KINERJA KEGIATAN (12)



% KEUANGAN % FISIK PERMASALAHAN SOLUSI (13)



(14) 92,56



sesuai dengan kebutuhan



3.197.201.576,00 3 Jenis



79,93



100,00



Petugas keamanan 40 2.351.499.998,00 orang, Petugas kebersihan 40 orang



93,97



100,00



90,29



sesuai dengan kebutuhan 100,00 pemeliharaan bermotor



84,40



realisasi pendidikan dan pelatihan bagi tenaga medis dan 101,80 non medis (melampaui target sebesar 102%)



9 Mobil ;6 Motor 270.856.254,00 selama 12 bulan



389.005.146,00 113 Orang 3 Jenis



NO 021 021.01 022



PROGRAM/ KEGIATAN Peningkatan Kualitas dan Kuantitas sarana dan Prasarana Pelayanan Pelaksana Standar Pelayana Minimal Pembangunan dan Pengembangan Teknologi Informatika



022.01



Pengembangan Sistem Informasi Rumah sakit



028 028.01



Peningkatan Kualitas perencanaan Penyusunan Rencana Kerja Perangkat Daerah Peningkatan pelayanan Kesehatan dasar dan rujukan



043 043.03



Pengadaan Obat,Alkes habis pakai,bahan kimia dan perelengkapan farmasi



043.04 046



Pengadaan Alat Kesehatan Pengembangan dan Pengelolaan BLUD



046.01



Peningkatan Pelayanan dan Penunjang Pelayanan BLUD



PAGU ANGGARAN



57.000.000,00



241.119.000,00



28.140.000,00



ANGGARAN KAS



TOLOK UKUR KINERJA KEGIATAN TARGET KINERJA REALISASI KEUANGAN



57.000.000,00 Jumlah dokumen



241.119.000,00



Jumlah pemeliharaan jaringan Jumlah pengembangan aplikasi



28.140.000,00 jumlah Dokumen renja



12.877.078.582,00



12.877.078.582,00 Jumlah Jenis Pengadaan



29.675.000.000,00



29.675.000.000,00 Jumlah Jenis Alat Kesehatan



83.213.663.500,00



Jumlah Pelayanan dan 83.213.663.500,00 Penunjang Pelayanan BLUD



2 Dokumen



1 sistem, 1 sistem



2 Dokumen



2 jenis barang penunjang medis 10 Jenis



1 Tahun



REALISASI KINERJA KEGIATAN



54.595.000,00 2 Dokumen



205.547.000,00



1 sistem, 1 sistem



28.140.000,00 2 Dokumen



12.675.621.090,00



2 jenis barang penunjang medis



29.328.714.663,00 10 Jenis



74.930.975.036,00 1 Tahun



% KEUANGAN % FISIK PERMASALAHAN SOLUSI



95,78



100,00 2 dokumen



85,25



Efisiensi pada Belanja Jasa 100,00 Konsultansi Teknologi dan Informasi



100,00



100,00



98,44



100,00



98,83



100,00



90,05



pelayanan dan penunjang 100,00 pelayanan BLUD 12 bulan



F. Gambaran Kinerja yang Ideal Sistem Pengelolaan Keuangan Negara mengacu pada Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara yang mengatur tentang Pengelolaan Sistem Anggaran Berbasis Kinerja (Performance Based Budgeting/PBB), PBB adalah pola penganggaran berorientasi pada output organisasi. Pendekatan Kinerjanya dilakukan dengan cara : a.



Anggaran Disetiap Langkah Kegiatan



b.



Penggunaan Anggaran Secara Efisien dan Efektif



c.



Pengukuran Kinerja Kegiatan Pencapaian Atas Sasaran Program yang Telah Ditetapkan.



d.



Identifikasi dan Analisis Kelemahan Program/Kegiatan.



e.



Tindakan yang Tepat untuk Meningkatkan Kinerja Implementasi anggaran berbasis kinerja menuntut sumber daya manusia yang



memiliki kompetensi. Disamping itu setiap penggunaan anggaran wajib memiliki Key Performance Indicators, perlunya standar satuan belanja kegiatan dan standar pelayanan minimum untuk kegiatan pelayanan dasar kepada masyarakat. Setiap instansi



pemerintah



dituntut



untuk



mempertanggungjawabkan



pengelolaan



anggaran ke dalam laporan keuangan secara lengkap (neraca, laporan realisasi anggaran, laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan) dan laporan kinerja.



BAB 3 ANALISIS MASALAH A. Analisis Masalah Berdasarkan isu strategis yang ada terdapat beberapa masalah bersarkan LAKIP 2019 yaitu : a. Masih belum optimalnya pelayanan medis b. Masih belum optimalnya asuhan keperawatan c. Masih belum optimalnya pelayanan penunjang untuk meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat. d. Belum akuntabelnya pelayanan RSUD Keempat masalah pokok tersebut akan dianalisis untuk mengetahui masalah pokok yang akan menjadi isu prioritas dengan menggunakan analisa USG (Urgency, Seriousness, and Growth). 1. Urgency Seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu tadi. 2. Seriousness Seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalah-masalah lain jika masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Perlu dimengerti bahwa dalam keadaan yang sama, suatu masalah yang dapat menimbulkan masalah lain adalah lebih serius bila dibandingkan dengan suatu masalah lain yang berdiri sendiri. 3. Growth Seberapa besar kemungkinan-kemungkinan isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan semakin memburuk apabila dibiarkan.



Tabel 3.1 Keterangan Tabel USG Urgency (U) Paling mendesak



Seriousness (S) Fatal



=5



=5



Growth (G) Sangat cepat



=5



Sangat mendesak = 4



Sangat gawat



=4



Cepat



=4



Mendesak



=3



Gawat



=3



Agak cepat



=3



Biasa



=2



Biasa



=2



Biasa



=2



Tidak gawat



=1



Lambat/tetap



=1



Tidak mendesak = 1



Tabel 3.2. Identifikasi Penentuan Isu Utama dengan menggunakan metode USG No



Isu



Urgency (U) 5



Seriousness (S) 5



Growth (G) 3



Total



Peringkat



1.



Masih belum optimalnya pelayanan medis



13



II



2.



Masih belum optimalnya asuhan keperawatan



5



5



2



12



III



3.



Masih belum optimalnya pelayanan penunjang untuk meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat.



5



5



5



15



I



4.



Belum akuntabelnya pelayanan RSUD



5



3



3



11



IV



Dari hasil skor USG terhadap isu-isu yang ada dapat disimpulkan bahwa masalah yang memiliki rangking tertinggi adalah masih belum optimalnya pelayanan penunjang untuk meningkatkan pelayanan kesehatan masyarakat. Hal ini terkait dengan betambahnya kunjungan pasien dan berkembangnya pelayanan termasuk pelayanan medis dan keperawatan tidak bisa dikelola secara manual dengan SDM



tetapi mesti dikelola dengan teknologi untuk mempermudah pekerjaan manusia sehingga pelayanan menjadi efektif dari segi waktu, biaya, dan tenaga. Belum potimalnya pelayanan penunjang untuk meningkatkan pelayanan kesehataan masyarakat , maka penulis mengajukan sebuah gagasan pemecahan masalah yaitu “OPTIMALISASI APLIKASI REKAM MEDIS ELKETRONIK DALAM RANGKA PENINGKATAN KINERJA PELAYANAN RSUD KOTA DEPOK”. B. Analisis Penyebab. Lebih lanjut maka dilakukan analisis penyebab capaian kinerja dengan pemetaan Risiko sebagai berikut : Tabel 3.3. Analisis Penyebab (Gap) dengan Pemetaan Risiko 1.



Penilaian Risiko a. Risk Category/Jenis Kelompok Risiko



Keterangan Pilihan 1. Risiko Kebijakan 2. Risiko Kepatuhan 3. Risiko Legal 4. Risiko Fraud 5. Risiko Reputasi 6. Risiko Operasional  b. Risk Event/Uraian Peristiwa 1. Penyiapan dokumen rekam medis Risiko membutuhkan waktu cukup lama 2. Kesulitan membaca tulisan tangan pada dokumen rekam medis 3. Kurangnya ketersediaan formulir rekam medis c. Risk Cause/Penyebab Risiko



1. 2.



3.



4.



5.



Perlu waktu sekitar 15 menit  untuk mecari file RM, Setelah file diambil dari tempat penyimpan RM prelu waktu sekitar 5 menit dan tenaga pengantar file RM sampai ke meja dokter. Dalam hal tulis menulis baik di file RM maupun kertas resep sering kali tulisannya sulit untuk dibaca terutama di kertas resep. Setelah pemeriksaan dokter file RM yang telah dicatat oleh dokter dikembalikan lagi ke tempat penyimpinan file RM, dan ini perlu tenaga dan juga ruangan untuk penyimpanan file RM. Resep yang dibawa pasien ke bagian



d. Sumber Risiko Internal



e. Sumber Risiko Eksternal



f. Severity/Akibat/Potensi Kerugian Qualitative/Rp g. Risk Owner/Pemilik Risiko h. Nama PD/Unit Terkait i. Level Kemungkinan/Probabilitas



j. Impact (Dampak)



k. Level Risiko (Tingkat Risiko)



l. Pengendalian Internal (missal SOP) m. Jika ada pengendalian internal, tindakan yang dilakukan n. Jika tindakan memadai menjalankannya bagaimana o. Mitigasi Risiko



farmasi (apotik), tulisan dokter dikertas resep sering susah dibaca. 6. Tempat penyimpanan berkas rekam medis sudah tidak memadai Pilihan 1. Peraturan Perundang-Undangan Baru 2. Perkembangan Teknologi  3. Bencana Alam, dan 4. Gangguan Keamanan. Pilihan 1. Keterbatasan dana operasional 2. Sumber daya manusia yang tidak kompeten  3. Peralatan yang tidak memadai  4. Kebijakan dan prosedur yang tidak jelas, dan 5. Suasana kerja yang tidak kondusif.  Target tidak tercapai Aparatur RSUD Kota Depok Dinas Komunikasi dan Informasi Kota Depok Pilihan 1. Hampir tidak terjadi 2. Jarang terjadi 3. Kadang terjadi  4. Hampir pasti terjadi Pilihan 1. Tidak Signifikan 2. Minor 3. Moderat  4. Signifikan 5. Sangat Signifikan Pilihan 1. Sangat Rendah 2. Rendah 3. Sedang,  4. Tinggi 5. Sangat Tinggi Pilihan 1. Ada  2. Tidak ada Pilihan 1. Memadai  2. Belum memadai Pilihan 1. Dijalankan 100% 2. Belum dijalankan 100%  Pilihan



p. Rencana tindak terhadap mitigasi



1. Terima 2. Kurangi  3. Alihkan 4. Hindari Pilihan 1. Menyusun rencana tindak pengendalian (RTP)  2. Menetapkan RTP baru 3. Menjalankan RTP



Berdasarkan pemetaan risiko dan pendekatan sistem (input proses output) penunjang pelayanan RSUD maka diketahui beberapa hal penyebab kurang optimalnya pencatatan rekam medis dalam menunjang pelayanan RSUD Kota Depok adalah sebagai berikut : 1.



Perlu waktu cukup lama untuk mencari berkas rekam medis,



2.



Setelah berkas diambil dari tempat penyimpan rekam medis, kembali memerlukan waktu dan tenaga pengantar berkas rekam medis sampai ke meja dokter.



3.



Dalam hal tulis menulis baik di dokumen rekam medis maupun kertas resep sering kali tulisannya sulit untuk dibaca terutama di kertas resep.



4.



Setelah pemeriksaan dokter berkas rekam medis yang telah dicatat oleh dokter dikembalikan lagi ke tempat penyimpinan berkas rekam medis, dan ini perlu tenaga dan juga ruangan untuk penyimpanan berkas rekam medis.



5.



Resep yang dibawa pasien ke bagian farmasi (apotik), tulisan dokter dikertas resep sering susah dibaca.



6.



Tempat penyimpanan berkas rekam medis sudah tidak memadai Pengembangan Aplikasi Elektronik Rekam Medis menjadi solusi bagi



Fasilitas Pelayanan Kesehatan dalam menghadapi berbagai masalah yang sering terjadi seperti kebutuhan ruang arsip rekam medis yang besar, hilangnya arsip rekam medis, pengelolaan data, dan pelaporan yang akurat serta tepat waktu.



BAB 4 STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH A. Inovasi Berdasarkan prioritas permasalahan dan identifikasi penyebab masalah pada Bab 3 maka inovasi yang diajukan penulis adalah Optimalisasi Aplikasi Rekam Medis Elektronik dalam rangka Peningkatan Kinerja Pelayanan RSUD Kota Depok. B. Tahapan Kegiatan Tujuan : a. Tujuan jangka pendek (April-Mei 2020) : 1. Tersusunnya Kebijakan Direktur RSUD Kota Depok untuk Optimalisasi Aplikasi Rekam Medis Elektronik 2. Terbentuknya Tim Pengembangan Aplikasi Rekam Medis Elektronik. 3. Tersusunnya Petunjuk Teknis Aplikasi Rekam Medis Elektronik 4. Tersosialisasikannya Petunjuk Teknis Petunjuk Teknis Aplikasi Rekam Medis Elektronik b. Tujuan jangka menengah (Juni-September 2020) : Terlaksananya kegiatan pengembangan Aplikasi Rekam Medis Elektronik c. Tujuan jangka panjang (Oktober 2020-Oktober 2021) Dilaksanakannya kegiatan Rekam Medis Elektronik di Poliklinik RSUD Kota Depok



NO



MILESTONE



KEGIATAN



WAKTU



Jangka Pendek 1.



1. Tersusunnya Kebijakan Direktur RSUD Kota Depok untuk Optimalisasi Aplikasi Rekam Medis Elektronik 2. Terbentuknya Tim Pengembangan Aplikasi Rekam Medis Elektronik.



SK Direktur Optimalisasi Aplikasi Rekam Medis Elektronik



SK Tim Efektif Optimalisasi Aplikasi Rekam Medis Elektronik



April-Mei 2020



3. Tersusunnya Petunjuk Teknis Aplikasi Rekam Medis Elektronik 4. Tersosialisasikannya Petunjuk Teknis Petunjuk Teknis Aplikasi Rekam Medis 3. dst Elektronik



Petunjuk Teknis Optimalisasi Aplikasi Rekam Medis Elektronik Rapat Sosialisasi Petunjuk Teknis Optimalisasi Aplikasi Rekam Medis Elektronik



Jangka Menengah 1.



Terlaksananya kegiatan Optimalisasi Aplikasi pengembangan Rekam Medis Elektronik Optimalisasi Aplikasi 3. dst Rekam Medis Elektronik



JuniSeptember 2020



Jangka Panjang 1.



Dilaksanakannya kegiatan Rekam Medis Elektronik di Poliklinik RSUD Kota Depok



Instrumen kegiatan Rekam Medis Elektronik di Poliklinik RSUD Kota Depok



Oktober 2020Oktober 2021



C. Jadwal Kegiatan No



Stakeholder



1.



Direktur



2.



Kepala Bagian Tata Usaha Kepala Bidang Pelayanan Medis Kepala Bidang Keperawatan Kepala Seksi Penunjang Medis Kepala Seksi Penunjang NonMedis



3. 4. 5. 6.



Observasi Pengaruh dan Kepentingan



Observasi Peran dan Keterlibatan



Strategi Komunikasi Stakeholder



INTERNAL Promoter



Besar



Intensif



Promoter



Besar



Intensif



Laten



Besar



Diskusi



Laten



Besar



Diskusi



Defender



Kecil



Diskusi



Defender



Sedang



Diskusi



7. 8. 9. 10. 11.



Kepala Seksi Pelayanan Medis Kepala Seksi Pelayanan NonMedis Kepala Seksi Asuhan Keperawatan Kepala Seksi Rawat Jalan Rawat Inap Kepala Unit IT



Aphatetic



Kecil



Diskusi



Aphatetic



Kecil



Diskusi



Aphatetic



Kecil



Diskusi



Aphatetic



Kecil



Diskusi



Laten



Besar



Intensif



Promoter



Besar



Intensif



Defender



Kecil



Terbuka



EKSTERNAL 1.



2.



Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Depok Direktur RS lain



D. Sumber daya (peta Stake Holder dan pemanfaatan STRUKTUR



DESKRIPSI



Mentor: Direktur RSUD Kota Depok Berperan dalam :  Membimbing peserta diklat sebagai Reformer berdasarkan sikap profesionalisme Coach Reformer  Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat sebagai Reformer dalam mempersiapkan rancangan Rencana Aksi yang akan diimplementasikan di Tim Penyusun Petunjuk Tim Teknis Efektif Pengembangan IT Tim Evaluasi lapangan  Memberikan bimbingan dan arahan kepada Reformer dalam merumuskan atau mengidentifikasi permasalahan krusial organisasi khususnya unit yang dikelola Reformer yang Stakeholder Stakeholder memerlukan terapi melalui Rencana Aksi yaitu efektivitas pengelolaan dokumen rekam medis  Membimbing Reformer dalam mengatasi kendala yang muncul selama proses implementasi Rencana Aksi berlangsung  Membantu peserta dalam memetakan agenda Rencana Aksi dan rencana jadual pertemuan yang akan dilaksanakan  Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas kepada peserta diklat sebagai Reformer  Memberikan kesepakatan dan persetujuan atas dokumen proposal Rencana Aksi yang diajukan oleh peserta diklat sebagai Reformer  Memantau setiap perkembangan Rencana Aksi dengan meminta progress report setiap minggu  Memantau capaian yang diperoleh Reformer sesuai dengan milestone yang telah ditetapkan dalam Rencana Aksinya  Memberi dukungan kepada Reformer dalam mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang diperlukan dalam melakukan implementasi Rencana Aksi  Berperan sebagai inspirator bagi peserta sebagai Reformer dalam melakukan inovasi-inovasi yang Mentor



diperlukan Coach : Berperan dalam :  Memberikan motivasi dan tantangantantangan kepada peserta dalam menyusun Rencana Aksi  Monitoring kegiatan peserta selama tahap Taking Ownership dan laboratorium kepemimpinan  Memberi masukan kepada peserta terkait usulan Rencana Aksi yang sedang dirumuskan peserta selama tahap taking ownership dan laboratorium kepemimpinan  Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap progress yang dilaporkan peserta sebagai Reformer  Menjadi konselor pada saat peserta mengalami lack of motivation selama meyusun Rencana Aksi.



Reformer : dr. Sobari, MARS (Kepala Bidang Penunjang) Berperan dalam :  Menyiapkan/merencanakan dokumen/instrumen/waktu yang diperlukan dengan baik sebelum pertemuan dengan mentor dan coach  Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach untuk menjaring masukan dalam rancangan Rencana Aksi  Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder internal dan eksternal terkait  Menjadi bagian dari Tim dan menjalin komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi dengan Tim Penyusun Petunjuk Teknis, Tim Efektif Pengembangan IT, dan Tim Evaluasi  Membuat laporan rancangan Rencana Aksi dikumpulkan ke penyelenggara 1 (satu) hari sebelum Seminar Rancangan Rencana Aksi dilakukan  Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan



mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki  Mengacu pada rumusan milestone dalam dokumen pelaksanaan proyek sebagai dasar pencapaian target perubahan  Menggerakkan seluruh elemen stakeholder internal dan eksternal terkait dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi perubahan  Mengambil inisiatif dalam pelaksanaan rapat/diskusi dalam implementasi Rencana Aksi dengan stakeholder internal dan eksternal terkait  Menyusun laporan Rencana Aksi secara utuh mulai dari rancangan perubahan sampai dengan hasil implementasi Rencana Aksi  Menyerahkan laporan implementasi Rencana Aksi kepada penyelenggara diklatpim III 1 (satu) hari sebelum seminar laboratorium kepemimpinan  Mengelola dokumentasi kegiatan dalam implementasi Rencana Aksi Tim Penyusun Petunjuk Teknis Sistem Aset Terintegrasi  Menyusun draft Petunjuk Teknis pengembangan aplikasi rekam medis elektronik  Berkoordinasi dengan Reformer terkait isi draft Petunjuk Teknis  Melakukan sosialisasi Petunjuk Teknis Aplikasi Rekam Medis Tim Efektif Pengembangan IT Berperan dalam :  Membantu Reformer terkait Rencana Aksi dalam pembelajaran optimalisasi SIMRS  Mengumpulkan informasi tentang pengembangan aplikasi rekam medis elektronik  Mengajukan permohonan dan follow up Benchmarking ke RS Pemerintah dengan yang sudah menerapkan aplikasi rekam medis elektronik  Membantu menyiapkan dokumen/instrumen terkait pengembangan aplikasi rekam medis elektronik  Melakukan paparan/presentasi



benchmarking dalam rapat/FGD bersama tim  Membantu penyusunan Petunjuk Teknis aplikasi rekam medis elektronik Tim Evaluasi Pengembangan Sistem Aset Terintegrasi Berperan dalam :  Membantu Reformer terkait evaluasi Rencana Aksi  Mengumpulkan informasi tentang kegiatan Rencana Aksi  Membantu menyiapkan dokumen/instrumen terkait Rencana Aksi  Melakukan sosialisasi evaluasi  Menjalin komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi dengan Reformer, tim lainnya, dan stakeholder terkait Narasumber Berperan dalam :  Memberi masukan dan saran dalam penyusunan Rencana Aksi sesuai dengan kepakarannya  Menjadi narasumber dalam FGD dengan tim  Membantu tim dalam merumuskan petunjuk  terhadap rumusan Rencana Aksi petunjuk teknis pengembangan aplikasi rekam medis elektronik Stakeholders Berperan dalam :  Menggunakan hasil Rencana Aksi petunjuk teknis kegiatan untuk diaplikasikan dalam kegiatan di lapangan (stakeholder internal)  Mendukung sumber daya dan data yang diperlukan oleh Reformer



D. Manajemen a. Masalah 1. Jadwal para stakeholders internal yang padat sehingga sulit menentukan alokasi waktu berkumpul bersama 2. Dinas Komunikasi dan Informatika belum bersedia melakukan pertemuan karena jadwal yang padat 3. RS Pemerintah yang dituju sebagai salah satu stakeholder belum bersedia dikunjungi 4. Komitmen dan kejasama tim kurang b. Risiko 1. Rencana Aksi bisa gagal apabila : a.



Koordinasi di dalam dan antar tim lemah;



b.



Stakeholder eksternal yang berkepentingan tidak mau bekerja sama



c.



Komitmen anggota tim berkurang;



d.



Kehilangan anggota tim karena mutasi pegawai



2. Rencana Aksi bisa mundur apabila : a.



Pergantian para pejabat stakeholder internal terkait karena mutasi pegawai;



b.



Menurunnya tingkat kepercayaan para stakeholders



c.



Kesibukan para stakeholder internal dan eksternal dalam melaksanakan tugas dan fungsi rutin.



c. Strategi Mengatasi Masalah 1.



Berkomunikasi secara efektif dan melakukan pendekatan interpersonal terhadap anggota tim yang komitmen dan kepercayaannya berkurang;



2.



Memberikan motivasi berkala kepada tim;



3.



Berkoordinasi aktif dengan tim dan pendekatan dengan para stakeholder internal dan eksternal.



4.



Komitmen dan motivasi Tim terhadap jadwal kegiatan yang telah disusun.