RPP KD 3.2 & 4.2 KEARSIPAN KLS X (Memahami Norma, Standar, Prosedur Kearsipan) [PDF]

Citation preview

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN 2 (RPP) Satuan Pendidikan



: SMK IPIEMS



Mata Pelajaran



: Administrasi Kearsipan



Kelas/Semester



: X/1



Materi Pokok



: Memahami norma, standar, prosedur dan kaidah kearsipan



Alokasi Waktu



: 8 X 45 menit



===========================================================================



A. Kometensi Inti KI 1



: Menghayati dan mensyukuri ajaran agama yang dianutnya



KI 2



: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia



KI 3



: Memahami, menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,



kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab



fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4



: Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung



B. Kompetensi Dasar dan Indikator Pencapaian Kompetensi Kompetensi Dasar 3.2 memahami norma,



Indikator Pencapaian Kompetensi 3.2.1 Menganalisis syarat- syarat arsip



standar, prosedur, dan



3.2.2 Mendefinisikan azaz-azaz kearsipan



kaidah kearsipan



3.2.3 Menganalisis fungsi dan tujuan kearsipan



4.2 Mempresentasikan



3.2.4 Menganalisis tata kelola kearsipan 4.2.1 Mencari materi tatan kelola kearsipan dari berbagai



nirma, standar, prosedur, dan kearsipan



sumber 4.2.2 Mampu menerapkan azza-azaz kearsipan 4.2.3 Mempresentasikan fungsi dan tujuan kearsipan 4.2.4 Mampu menerapkan tata kelola kearsipan yang baik



C. Materi Pembelajaran SYARAT-SYARAT ARSIP Arsip adalah kumpulan warkat yang dibuat/diterima oleh lembaga pemerintahan/ swasta/perorangan dan pempunyai nilai guna, yang disusun menurut sistem tertentu agar pada saat diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat. Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa tidak semua warkat atau surat dapat dikategorikan sebagai arsip, sebab surat atau warkat baru dapat dinyatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1. Merupakan kumpulan warkat Warkat/records adalah setiap catatan tertulis, gambar atau rekaman yang memuat tentang sesuatu hal atau peristiwa yang digunakan oran untuk membantu pengingatan. 2. Mempunyai nilai guna Menurut Vernoon B. Santen, nilai guna arsip adalah ALFRED, yaitu: a. A: administrative value (nilai guna di bidang administrasi) nilai guna arsip yang dapat digunakan sebagai penunjang dalam kegiatan adminstrasi disuatu organisasi. contoh : kumpulan data pegawai, data siswa , kumpulan data buku, dll b. L: legal value (nilai guna di bidang hukum) ialah arsip memiliki nilai guna hukum, yang dapat digunakan oleh suatu organisasi atau kantor dalam memberi sangsi hukum kepada pihak pihak yang melanggar ketentuan atau kesepakatan. misal ; surat pernyataan, surat perjanjian, surat kontrak kerja , dll c. F: fiscal value (nilai guna di bidang keuangan) ialah arsip dalam suatu organisasi atau kantor memiliki nilai guna dalam bidang keuangan.Arsip ini dapat dipergunakan sebagai bukti dibidang keuangan atau menjadi sumber informasi atau dasar dalam membuat suatu keputusan atau kebijakan yang terkait dengan masalah uang misal : catatan uang kas (cash Flow ),yang meliputi: Jurnal, laporan Rugi Laba,kas Harian, dll. d. R: research value (nilai guna di bidang penelitian) ialah arsip memiliki nilai guna penelitian, dimana arsip arsip ini merupakan hasil2 dari suatu penelitian, riset atau survey tentang suatu hal yang terkait dengan organisasi dan sekaligus dapat digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penelitian selanjutnya. misal : Laporan laporan kegiatan e. E: educational value (nilai guna di bidang pendidikan) ialah Arsip memiliki nilai guna pendidikan dalam suatu organisasi atau kantor. Dimana arsip dapat dipergunakan untuk meningkatkan pengetahuan atau pemahaman tentang sesuatu hal bagi para pegawai atau karyawannnya, sehingga produktifitas karyawan semakin meningkat Misal : buku2 ilmiah, hasil2 diklat, dll f. D: documentary value (nilai guna di bidang dokumentasi) ialah nilai guna arsip dimana arsip dalam suatu organisasi dapat digunakan sebagai bukti sejarah atas keberadaan atau keberhasilan dari suatu organisasi. Arsip ini biasanya bernilai historis tinggi bagi organisasinya. contoh : sertifikat peresmian suatu usaha, foto2 peristiwa penting, sejarah perkembangan usaha. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP 1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat. 2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. 3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.



4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain. 5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan. ASAS KEARSIPAN 1. Asas Sentralisasi Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip Keuntungan asas Sentralisasi: a. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien. b. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya. Kelemahan asas Sentralisasi: a. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat. b. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit 2. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan asas Desentralisasi: a. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan. b. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah. Kelamahan asas Desentralisasi: a. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip. b. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip. 3. Asas Gabungan Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi FUNGSI ARSIP Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah: 1. Sebagai alat penyimpanan warkat. 2. Sebagai alat bantuan perpustakaan. 3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan. 4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan. Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi: 1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara. 2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. TUJUAN KEARSIPAN 1) Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman. 2) Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat. 3) Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga. 4) Penghematan tempat penyimpanan. 5) Menjaga rahasia arsip. 6) Menjaga kelestarian arsip. 7) Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan. 1. Penyimpanan sementara (File pending) File pending file tindak lanjut (follow-up file) adalahfile yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri dari mapmap yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan



berikutnya, dan 31 map bulan  berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan 2. Penyimpanan Tetap (Permanent File) Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan proseur atau langkah-langkah penyimpanan warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini  banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan, peralatan dan petugas filing. Waktu Penyimpanan Arsip a. Catatan, bukti pembukuan dan data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan. Apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan. b. Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. c. Jangka waktu penyimpanan Dokumen Lainnya ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut. Oleh karena itu, jangka waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang atau lebih dari 10 (sepuluh) tahun. d. Kewajiban penyimpanan tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana diatur dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan atau untuk kepentingan hukum lainnya. e. Jangka waktu penyimpanan disusun dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA). Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkahlangkah sebagai berikut : - Seleksi - Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan) - Pembuatan berita acara pemusnahan - Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi D. Metode Pebelajaran 1. Pendekatan : Scientific 2. Model



: Pembelajaran langsung kooperatif



3. Metode



: Ceramah, tanya jawab, diskusi



Media: Power point, Buku E. Kegiatan Pembelajaran Pertemuan 1 (90 menit) Kegiatan



Deskripsi Orientasi  Guru membuka pelajaran dengan mengucapkan salam  Guru menanyakan kabar siswa  Salah satu siswa diminta  untuk memimpin do’a sebelum memulai pelajaran.  Guru memeriksa kehadiran peserta didik untuk menunjukkan sikap disipin. Apresiasi  Guru menyampaikan kegiatan yang akan dilakukan



Alokasi Waktu



Pendahulua n



Inti



Penutup



dan tujuan pembelajaran  Guru memberikan contoh materi-materi yang akan dipelajari di lingkungan sekitar Motivasi  Guru memberikan motivasi mengenai materi yang akan dipelajari Pemberi Acuan  Guru memberikn acuan kepada siswa berupa modul, internet dan buku  Guru menyampaikan mekanisme pembelajaran dan penilaian yang akan dilaksanakan Mengamati  Guru menampilkan power point dan peserta didik diminta untuk mengamati dan mencatat materi yang telah disampaikan guru Menanya  Guru mengarahkan dan memotivasi siswa untuk bertanya  Guru mempersilahkan siswa yang akan bertanya  Guru menjawab pertanyaan siswa dan memberikan reward berupa nilai plus kepada siswa yang aktif Mengumpulkan data  Guru mengarahkan siswa untuk mencari materi yang berhubungan dengan syarat-syarat arsip Mengasosiasikan  Guru meminta untuk siswa berkelompok menjadi 4 kelompok untuk berdiskusi mengenai syarat-syarat arsip dengan materi yang telah yang telah di dapatkannya Mengkomunikasikan  Guru menunjuk perwakilan dari setiap kelompok untuk memberikan pendapat atas diskusi dan identidfikasi  Siswa menyampaikan hasil diskusi dan identifikasi ke depan kelas  Siswa yang lain memberikan komentar pada hasil  Guru memberikan pengarahan apabila terdapat pernyataan yang belum terselesaikan.  Guru memberikan reward kepada siswa yang aktif dalam pembelajaran  Guru mengadakan evaluasi atau post test kepada para peserta didik  Guru memberikan kesimpulan materi pembelajaran  Guru memberikan tugas kepada para peserta didik dan menyampaikan garis besar materi yang akan dipelajari minggu depan  Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan memberikan pesan untuk tetap belajar.



15 menit



45 menit



30 menit



Pertemuan 2 (90 menit) Kegiatan



Deskripsi Orientasi  Guru membuka pelajaran dengan mengucapkan salam  Guru menanyakan kabar siswa



Alokasi Waktu



Pendahuluan



Inti



Penutup



 Salah satu siswa diminta  untuk memimpin do’a sebelum memulai pelajaran.  Guru memeriksa kehadiran peserta didik untuk menunjukkan sikap disipin. Apresiasi  Guru menyampaikan kegiatan yang akan dilakukan dan tujuan pembelajaran  Guru memberikan contoh materi-materi yang akan dipelajari di lingkungan sekitar Motivasi  Guru memberikan motivasi mengenai materi yang akan dipelajari Pemberi Acuan  Guru memberikn acuan kepada siswa berupa modul, internet dan buku  Guru menyampaikan mekanisme pembelajaran dan penilaian yang akan dilaksanakan Mengamati  Guru menampilkan power point dan peserta didik diminta untuk mengamati dan mencatat materi yang telah disampaikan guru Menanya  Guru mengarahkan dan memotivasi siswa untuk bertanya  Guru mempersilahkan siswa yang akan bertanya  Guru menjawab pertanyaan siswa dan memberikan reward berupa nilai plus kepada siswa yang aktif Mengumpulkan data  Guru mengarahkan siswa untuk mencari materi yang berhubungan dengan azaz-azaz kearsipan Mengasosiasikan  Guru meminta untuk siswa berkelompok menjadi 4 kelompok untuk berdiskusi mengenai azaz-azaz kearsipan dengan materi yang telah yang telah di dapatkannya Mengkomunikasikan  Guru menunjuk perwakilan dari setiap kelompok untuk memberikan pendapat atas diskusi dan identidfikasi  Siswa menyampaikan hasil diskusi dan identifikasi ke depan kelas  Siswa yang lain memberikan komentar pada hasil  Guru memberikan pengarahan apabila terdapat pernyataan yang belum terselesaikan.  Guru memberikan reward kepada siswa yang aktif dalam pembelajaran  Guru mengadakan evaluasi atau post test kepada para peserta didik  Guru memberikan kesimpulan materi pembelajaran  Guru memberikan tugas kepada para peserta didik dan menyampaikan garis besar materi yang akan dipelajari minggu depan  Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan memberikan pesan untuk tetap belajar.



Pertemuan 3 (90 menit)



15 menit



45 menit



30 menit



Kegiatan



Pendahuluan



Inti



Penutup



Deskripsi Orientasi  Guru membuka pelajaran dengan mengucapkan salam  Guru menanyakan kabar siswa  Salah satu siswa diminta  untuk memimpin do’a sebelum memulai pelajaran.  Guru memeriksa kehadiran peserta didik untuk menunjukkan sikap disipin. Apresiasi  Guru menyampaikan kegiatan yang akan dilakukan dan tujuan pembelajaran  Guru memberikan contoh materi-materi yang akan dipelajari di lingkungan sekitar Motivasi  Guru memberikan motivasi mengenai materi yang akan dipelajari Pemberi Acuan  Guru memberikn acuan kepada siswa berupa modul, internet dan buku  Guru menyampaikan mekanisme pembelajaran dan penilaian yang akan dilaksanakan Mengamati  Guru menampilkan power point dan peserta didik diminta untuk mengamati dan mencatat materi yang telah disampaikan guru Menanya  Guru mengarahkan dan memotivasi siswa untuk bertanya  Guru mempersilahkan siswa yang akan bertanya  Guru menjawab pertanyaan siswa dan memberikan reward berupa nilai plus kepada siswa yang aktif Mengumpulkan data  Guru mengarahkan siswa untuk mencari materi yang berhubungan dengan fungsi dan tujan kearsipan Mengasosiasikan  Peserta didik mengamati materi fungsi , tujuan , yang telah disampaikan guru  Peserta didik menyimpulkan \memperhatikan dan menyimpulkan materi yang telah disampaikan guru Peserta Mengkomunikasikan  Guru menunjuk perwakilan dari siswa untuk menyampaikan kesimpulan dari materi yang telah disampaikan  Siswa meyampaikan hasil yang didapat di depan kelas Siswa yang lain memberikan komentar pada hasil  Guru memberikan pengarahan apabila terdapat pernyataan yang belum terselesaikan.  Guru memberikan reward kepada siswa yang aktif dalam pembelajaran  Guru mengadakan evaluasi atau post test kepada para peserta didik  Guru memberikan kesimpulan materi pembelajaran  Guru memberikan tugas kepada para peserta didik dan menyampaikan garis besar materi yang akan dipelajari minggu depan  Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan



Alokasi Waktu



15 menit



45 menit



30 menit



memberikan pesan untuk tetap belajar. Pertemuan 4 (90 menit) Kegiatan



Pendahuluan



Inti



Penutup



Deskripsi Orientasi  Guru membuka pelajaran dengan mengucapkan salam  Guru menanyakan kabar siswa  Salah satu siswa diminta  untuk memimpin do’a sebelum memulai pelajaran.  Guru memeriksa kehadiran peserta didik untuk menunjukkan sikap disipin. Apresiasi  Guru menyampaikan kegiatan yang akan dilakukan dan tujuan pembelajaran  Guru memberikan contoh materi-materi yang akan dipelajari di lingkungan sekitar Motivasi  Guru memberikan motivasi mengenai materi yang akan dipelajari Pemberi Acuan  Guru memberikn acuan kepada siswa berupa modul, internet dan buku  Guru menyampaikan mekanisme pembelajaran dan penilaian yang akan dilaksanakan Mengamati  Guru menampilkan power point dan peserta didik diminta untuk mengamati dan mencatat materi yang telah disampaikan guru Menanya  Guru mengarahkan dan memotivasi siswa untuk bertanya  Guru mempersilahkan siswa yang akan bertanya  Guru menjawab pertanyaan siswa dan memberikan reward berupa nilai plus kepada siswa yang aktif Mengumpulkan data  Guru mengarahkan siswa untuk mencari materi yang berhubungan dengan tata kelola kearsipan Mengasosiasikan  Guru meminta untuk siswa berkelompok menjadi 4 kelompok untuk berdiskusi mengenai tata kelola kearsipan dengan materi yang telah yang telah di dapatkannya Mengkomunikasikan  Guru menunjuk perwakilan dari setiap kelompok untuk memberikan pendapat atas diskusi dan identidfikasi  Siswa menyampaikan hasil diskusi dan identifikasi ke depan kelas  Siswa yang lain memberikan komentar pada hasil  Guru memberikan pengarahan apabila terdapat pernyataan yang belum terselesaikan.  Guru memberikan reward kepada siswa yang aktif dalam pembelajaran  Guru mengadakan evaluasi atau post test kepada para peserta didik



Alokasi Waktu



15 menit



45 menit



30 menit



  



Guru memberikan kesimpulan materi pembelajaran Guru memberikan tugas kepada para peserta didik dan menyampaikan garis besar materi yang akan dipelajari minggu depan Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan memberikan pesan untuk tetap belajar.



F. Penilaian a. Penilaian pengetahuan 



Penilaian tes tertulis



b. Penilaian keterampilan 



Penilaian kinerja



G. Media/ alat, bahan, dan sumber pembelajaran a. Media 



Power point







Video



b. Alat dan bahan : 



Laptop







Lcd Proyektor







Whiteboard



c. Sumber Belajar 



Buku administrasi perantoran “ THE LIANG GIE”



Surabaya, 24 Juli 2018 Mengetahui, Kepala Sekolah



Guru Mata Pelajaran



Sukariono, S.Pd.



Dwi Septiantono, S.Pd.



Latihan Soal 1. Jelaskan apa tujuan kearsipan dan fungsi arsip! 2. Sebutkan jenis arsip berdasarkan fungsi, berdasarkan subjek, dan berdasarkan bentuk fisiknya! 3. Jelaskan tata cara penyimpanan arsip! 4. Jelaskan tata cara pemusnahan arsip! Jawaban: 1. Tujaun kearsipan Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanan dan pengelolaan perusahaan perlu untuk mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi perusahaan. Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip yang tidak perlu lagi.  Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah: a. Sebagai alat penyimpanan warkat. b. Sebagai alat bantuan perpustakaan. c. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan. d. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa. 2. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya  arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll Jenis arsip berdasarkan masalahnya  Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya  Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah). Jenis arsip berdasarkan sifatnya  Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan. 3. Prosedur penyimpanan arsip a. Pemeriksaan Arsip Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang. b. Mengindeks Arsip Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap yang sama. c. Memberi tanda Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada. d. Menyortir Arsip Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali



membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah. e. Menyimpan Arsip Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan letaknya berdampingan (Amsyah, 2003: 63). Prosedur pemusnahan arsip 1.    Pembentukan panitia penilai arsip 2.    Penyeleksian  Arsip 3.    Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di UK 4.    Penilaian oleh panitia penilai arsip 5.    Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip 6.    Penetapan arsip yang akan dimusnahkan (psl 66 PP No.28/2012) 7.    Pelaksanaan Pemusnahan