Sistem Akuntansi Pembelian Hotel [PDF]

Citation preview

Sistem Akuntansi Pembelian/Utang Hotel



Tujuan Pembelajaran Setelah mempelajari bab ini, Anda akan dapat: 1. Menjelaskan Catatan-Catatan terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian 2. Menjelaskan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Hotel 3. Menjelaskan Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pembelian 4. Menjelaskan Sistem Retur Pembelian 5. Menjelaskan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian di Hotel 6. Menjelaskan Unsur Pengendalian Intern terkait Sistem Akuntansi Pembelian/Utang Hotel 7. Menjelaskan Sistem Pencatatan Hutang



Sistem Akuntansi Pembelian digunakan dalam hotel untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh hotel seperti alat-alat kantor, makanan dan minuman serta material dilakukan untuk memenuhi kegiatan usaha hotel. Fungsi-Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian/utang hotel antara lain adalah: 1. Fungsi Bagian yang memerlukan Barang 2. Fungsi Gudang 3. Fungsi Pembelian 4. Fungsi Penerimaan 5. Fungsi Akuntansi



1



Fungsi Bagian yang Memerlukan Barang Fungsi yang mengajukan permintaan pembelian alat-alat kantor, makanan dan minuman serta material. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi Pembelian Fungsi ini bertanggungjawab untuk memperoleh infomasi harga alat-alat kantor, food makanan dan minuman serta material yaitu mengirimkan surat permintaan penawaran harga ke berbagai pemasok. Bila harga sudah disetujui maka dikeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas barang yang diterima oleh pemasok. Bagian ini membuat laporan penerimaan barang atau menandatangani tembusan order pembelian yang berfungsi sebagai laporan penerimaan barang. Fungsi Akuntansi Fungsi ini terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencataan hutang dan fungsi pencataan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggungjawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang. Fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan. Formulir yang Digunakan Adapun formulir yang digunakan dalam sistem akuntasi pembelian/hutang hotel antara lain : 1. Surat permintaan pembelian (purchase request) 2. Surat Permintaan Penawaran Harga 3. Surat Order Pembelian/Purchase Order 4. Laporan Penerimaan Barang/ DRR 5. Bukti Kas Keluar 6. Voucher Payable 7. Bin Card 2



8. Memo Debit Surat Permintaan Pembelian (Purchase Request) Formulir ini diisi oleh fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang. Surat Permintaan Penawaran Harga Formulir untuk meminta penaaran harga barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali. Surat Order Pembelian Formulir untuk melakukan pembelian dan dikirim kepada pemasok, berisi tentang barang yang dipesan, jumlah, harga, dan tanggal pemesanan. Laporan Penerimaan Barang/ DRR Dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan barang yang diterima dari pemasok dan memenuhi jenis pesifikasi, mutu, dan kuantitas. Bukti Kas Keluar Dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Berfungsi sbgai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok. Voucher Payable Digunakan untuk mencatat hutang untuk masing-masing supplier. Bin Card Digunakan untuk mencatat keluar masukya barang dari gudang. Memo Debit Diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otoritasi bgi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh hotel. 7.1 CATATAN-CATATAN TERKAIT SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN Untuk mendukung fungsi pembelian diperlukan catatan-catatan terkait dalam sistem akuntansi pembelian tersebut. Adapun catatan-catatan terkait dalam sistem akuntansi pembelian antara lain : 1. Register Bukti Kas Keluar 2. Jurnal Pembelian/Register Voucher Payable 3. Kartu Hutang/ Voucher Payable Register Bukti Kas Keluar 3



Jika dalam hutang perusahaan menggunakan voucher payable prosedur, jurnal yang digunakan adalah register bukti kas keluar. Jurnal Pembelian/ Register Voucher Payable Jika dalam pencatatan hutang perusahaan menggunakan accout payable prosedur, jurnal yang digunakan adalah jurnal pembelian. Kartu Hutang/ Voucher Payable Jika dalam pencatatan hutang, perusahaa menggunakan acount payable prosedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat hutang kepada pemasok adalah kartu hutang. 7.2 JARINGAN



PROSEDUR



YANG



MEMBENTUK



SISTEM



AKUNTANSI



PEMBELIAN HOTEL Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian hotel adalah: 1. Prosedur Pembelian Tunai 2. Prosedur Pembelian Kredit Prosedur Pembelian Tunai Prosedur-prosedur pembelian tunai meliputi: a. Prosedur permintaan pembelian. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi menganai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain. c. Prosedur order pembelian Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan. d. Prosedur penerimaan barang Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang. e. Prosedur pencatatan utang 4



Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip dokumen dan mencatatnya sebagai utang. 7.3 UNSUR PENGENDALIAN INTERN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN Terdapat beberapa unsur pengendalian internal yang perlu diperhatikan pihak manajemen hotel terkait sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit. Beberapa unsur diantaranya terkait dengan unsur organisasi hotel, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktek yang sehat serta karyawan yang cakap. Masing-masing unsur tersebut dijelaskan secara rinci berikut ini : Organisasi Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian internal berikut ini : 1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan internal dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual sebagai Supplier barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh Supplier sesuai dengan barang yang dipesan, diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh Supplier dengan yang tercantum dalam surat order pembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerunaan yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh Supplier, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian. 2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagian pembelian, berdasarkan unsur sistem pengendalian internal yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. 5



Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan/penolakan barang yang diterima dari Supplier. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai. 4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi. Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih dan satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian internal tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internalal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itu dalam sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian hams dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, ficngsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan terternu. Dengan demikian, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut: 1. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai. 2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. 3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan. 4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.



Praktek yang Sehat 1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak. 6



2. Supplier dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai supplier. 3. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 4. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari Supplier dengan cara menghitung barang tersebut dan mernbandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 5. Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari Supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. 6. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada Supplier. Dokumen dan catatan: Dokumen dan catatan penting yang umum digunakan dalam pengolahan transaksi Pembelian dan Pengeluaran Kas meliputi: 1. Cek yang merupakan perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada orang yang namanya tertulis dalam perintah tersebut atau kepada pembawa. 2.



Ikhtisar cek adalah laporan yang berisi seluruh cek yang diterbitkan dalam suatu bacth atau



selama sehari. 3.



File transaksi pengeluaran kas. Informasi tentang pengeluaran yang dilakukan dengan



menggunakan cek kepada Supplier atau pihak lainnya. Ini digunakan untuk pembukuan ke utang dagang dan file induk buku besar. 4.



Jurnal pengeluaran kas atau register cek. Catatan akuntansi



formal mengenai cek yang



diterbitkan kepada Supplier atau pihak lain. 7.4 SISTEM RETUR PEMBELIAN Terkadang barang yang sudah dterima dari pemasok tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian: 1. Fungsi yang memerlukan barang. Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengirim seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. 7



2. Fungsi pembelian. Bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian. 3. Fungsi pegiriman Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. 4. Fungsi pegiriman Bertanggung jawab untuk: 



Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur atau jurnal umum.







Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan







Berkurangnya hutang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. Formulir yang digunakan dalam sistem retur pembelian yaitu memo debit dan laporan



pengiriman barang. Dan catatan akuntansi yang digunakan adalah: jurnal retur pembelian, kartu persediaan, dan kartu hutang. Ada beberapa jaringan prosedur yang membentuk sistem retur pembelian di hotel antara lain: 



Prosedur perintah retur pembelian. Fungsi pembelian memberi perintah kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok.







Prosedur pengiriman barang. Fungsi pengiriman barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang.







Prosedur pencatatan hutang. Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya hutang dalam kartu hutang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang hutang.



7.5 SISTEM AKUNTANSI HUTANG HOTEL Hutang dagang ( accounts payable ) adalah kewajiban



( liability ) yang belum



dibayarkan untuk barang dan jasa yang diterima dalam kegiatan uasaha normal perusahaan. Jadi perkiraan hutang dagang mencakup kewajiban karena perolehan bahan baku, peralatan, 8



prasarana, reparasi dan banyak lagi jenis barang dan jasa lainnya yang telah diterima sebelum akhir tahun. Ada beberapa prosedur yang terkait dengan sistem pencatatan hutang dalam sistem pembelian hotel. Prosedur tersebut meliputi: 1. Account payable procedure. Dokumen/formulir yang digunakan dalam account payable procedur adalah: a. Faktur dari pemasok b. Kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan Catatan akuntansi yang digunaan dalam accountpayable procedure adalah: a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap kreditur b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure sebagai berikut : - Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar : 1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian 2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur. - Pada saat jumlah dalam faktur dibayar : 3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas 4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang. 2. Voucher payable procedures Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah: 9



Bukti kas keluar: 1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai yang tercantum didalamnya. 2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembeyarannya (sebagai remittance advice). 3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain. Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah: 1. Register bukti kas keluar (voucher register) 2. Register cek (check register) Berikut merupakan flowchart pembelian tunai hotel :



10



11



Penjelasan Flow Chart Pembelian Tunai Hotel : Bagian Gudang 1. Mulai, membuat Purchase Requisition (PR) rangkap 2 berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali yang tercantum dalam Kartu Persediaan dan dicatat pada BinCard. 2. Mengirim lembar 1 PR ke bagian Purchasing. 3. Mengarsipkan PR lembar 2 dalam arsip dan dicatat per-tanggal. 4. Menerima Daily Receiving Report (DRR) lembar 3 dari Receiving dan menerima MarketList (ML) lembar 3 dari Purchasing yang digunakan untuk dicatat dalam Bincard. Bagian Purchasing 1. Menerima PR lembar 1 dari bagian gudang. 2. Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) yang dikirim pada supplier. 3. Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari supplier. 4. Membuat perbandingan harga atas dasar SPH yang diterima. 5. Memilih supplier berdasarkan perbandingan penawaran harga. 12



6. Membuat MarketList (ML) rangkap 5 yang didistribusikan kepada: Lembar 1 : Disimpan dalam arsip Purchasing dan dicatat per-tanggal. Lembar 2 : Dikirim ke bagian Receiving guna memberikan otorisasi untuk menerima barang. Lembar 3 : Dikirim ke bagian gudang untuk pemberitahuan bahwa barang sudah diproses pemesanannya. Lembar 4 : Dikirim ke bagian GeneralCashier untuk memberitahukan kewajiban hotel atas barang tersebut. Lembar 5 : Dikirim ke supplier. 7. Menerima DRR lembar 1 dari bagian Receiving. 8. Menerima faktur dari supplier. 9. Membuat Register VoucherPayable.



Bagian Receiving 1. Menerima faktur dari supplier. 2. Mencocokan barang yang diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (ML). 3. Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu, berat, ukuran serta spesifikasinya. 4. Membuat DRR rangkap 5 dan mendistribusikannya : Lembar 1 : Dikirim ke bagian Purchasing. Lembar 2 : Dikirim ke bagian GeneralCashier. Lembar 3 : Dikirim ke bagian Gudang. Lembar 4 : Dikirim ke bagian CostControl. Lembar 5 : Disimpan dalam arsip oleh bagian Receiving dan dicatat per-tanggal. 5. Menerima ML lembar 2 dari bagian Purchasing. Bagian General Cashier 1. Menerima DRR lembar 2 dari bagian Receiving. 2. Menerima ML lembar 4 dari bagian Purchasing. 3. Membuat catatan pengeluaran kas.



13



Bagian Cost Control 1. Menerima DRR lembar 4 dari bagian Receiving. Berikut merupakan flow chart pembelian kredit hotel : Pertanyaan Pemahaman 1. Jelaskan Catatan-Catatan terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian! 2. Jelaskan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Hotel! 3. Jelaskan Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pembelian! 4. Jelaskan Sistem Retur Pembelian! 5. Jelaskan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian di Hotel! 6. Jelaskan Unsur Pengendalian Intern terkait Sistem Akuntansi Pembelian/Utang Hotel! 7. Jelaskan Sistem Pencatatan Hutang!



Referensi Utama: Arfan Ikhsan dan Ida Bagus Teddy Prianthara. 2010. Sistem Akuntansi Perhotelan. Yogyakarta : Graha Ilmu



14