Sistem Informasi, Organisasi & Strategi New PDF [PDF]

Citation preview

PERBANAS INSTITUTE FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS BIDANG STUDI AKUNTANSI MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN



MAKALAH SISTEM INFORMASI,ORGANISASI & STRATEGI Kelompok 1



oleh : Riyan Priyatman/1811070279 Izath Rytami/1811070265



Jakarta



2019



1 Perbanas Institute



KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt atas segala kasih dan karuniaNya penulis dapat menyelesaikan makalah ini makalah ini.Makalah dengan judul "Sistem Informasi,Organisasi,Dan Strategi” dalam rangka memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan mata kuliah sistem informasi manajemen. Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, saya sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.



2 Perbanas Institute



BAB I PENDAHULUAN Sebagai seorang manajer, Anda akan menjadi orang yang memutuskan sistem mana yang akan dibangun,apa yang akan mereka lakukan, dan bagaimana mereka akan dilaksanakan. Anda mungkin tidak bisa mengantisipasi semua konsekuensi dari keputusan ini. Beberapa perubahan itu terjadi di perusahaan bisnis karena investasi teknologi informasi (TI) baru tidak dapat diramalkan dan memiliki hasil yang mungkin memenuhi atau tidak memenuhi harapan. Siapa yang akan membayangkan lima belas tahun yang lalu, misalnya,e-mail dan pesan instan akan menjadi bentuk bisnis yang dominan,disinilah peranan penting Sistem informasi,Organisasi,dan Strategi untuk kelangsungan sebuah perusahaan untuk mencapai persaingan yang kompetitif dan berdampak pada keuntungan sebuah perusahaan atau organisasi tersebut.



3 Perbanas Institute



BAB II SISTEM INFORMASI.ORGANISASI,DAN STRATEGI



1.Organisasi dan Sistem Informasi



Sistem informasi dan organisasi memiliki hubungan yang saling terkait satu sama lain. Sistem informasi harus selalu disesuaikan dengan organisasi. Organisasi harus mampu mengoptimalkan sistem informasi sehingga mendapatkan keuntungan dari teknologi-teknologi yang ada. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sanat dipengaruhi oleh faktor mediasi, yaitu lingkungan, kultur, struktur, prosedur baku, proses bisnis, politik, keputusan manajemen, dan peluang.Terdapat beberapa definisi tentang organisasi yaitu:  Organisasi(Definisi Teknis) adalah struktur sosial formal yang stabil yang memiliki sumber-sumber berasal dari lingkungan untuk diproses sehingga menghasilkan output.  Organisasi (definisi bhavioral) adalah sekumpulan hak, hak khusus, kewajiban, dan tanggung jawab yang harus diseimbangkan selama periode tertentu melalui konflik dan resolusi konflik. Organisasi mempunyai ciri-ciri seperti mempunyai struktur organisasi yang jelas, memiliki rutinitas dan proses bisnis. Organisasi biasanya juga mempunyai lingkungan, budaya dan politiknya sendiri. Ciri lain organisasi termasuk proses bisnisnya, tujuan, pilihan, dan gaya kepemimpinan. Seluruh ciri ini mempengaruhi jenis sistem informasi yang digunakan organisasi. A Karakteristik umum dan ciri-ciri organisasi:



1. Karakteristik umum organisasi



i.



Karakteristik Umum Organisasi Dari berbagai macam organisasi, mereka semua memiliki karakteristik umum seperti: 4 Perbanas Institute







Pembagian jenis pekerjaan secara jelas dan terspesialisasi







Organisasi tersusun atas hirarki kewenangan







Kewenangan dibatasi oleh seperangkat aturan dan prosedur







Aturan menciptakan sistem yang universal dan tidak memihak







Penilaian karyawan berdasarkan kualifikasi teknis dan profesionalisme, bukan karena hubungan pribadi







Organisasi menganut prinsip efisiensi, memaksimalkan keluaran dengan masukan yang terbatas



Organisasi yang berhasil bertahan sepanjang waktu adalah karena mereka sangat efisien, menghasilkan sejumlah barang dan jasa melalui rutinitas baku. Rutinitas baku tersebut kemudian dituliskan kedalam serangkaian aturan detail, prosedur dan praktek yang disebut sebagai prosedur operasi baku (standard operating procedure-SOP). SOP dikembangkan untuk dapat menanggapi seluruh kemungkinan situasi yang dapat terjadi.Orang-orang di dalam organisasi mencakup berbagai posisi dengan berbagai kekhususan, perhatian dan sudut pandang. Sebagai hasilnya, mereka secara alami memiliki cara pandang berbeda tentang bagaimana mendistribusikan sumberdaya, penghargaan dan sanksi. Perbedaan-perbedaan ini menjadi masalah bagi manajer dan karyawan, dan mereka terlibat dalam pertarungan, kompetisi dan konflik politik dalam setiap organisasi. Hambatan secara politik adalah kesulitan paling besar dalam membawa perubahan dalam organisasi, terutama dalam pengembangan sistem informasi baru. Seluruh organisasi memiliki asumsi dasar, tak tergoyahkan dan tidak Dipertanyakan lagi (oleh anggotanya) yang menentukan tujuan dan produk organisasi tersebut. Budaya organisasi (organizational culture) adalah serangkaian asumsi dasar tentang apa produk yang harus dihasilkan organisasi, bagaimana dan dimana produk tersebut harus dihasilkan, serta untuk siapa produk tersebut dihasilkan. Secara umum, asumsi budaya ini diterima secara total tanpa syarat (taken totally for granted) dan jarang dibicarakan atau dinyatakan secara publik.



5 Perbanas Institute



ii.



Karakteristik Khusus Organisasi



Meskipun organisasi memiliki banyak karakteristik umum, namun tidak ada dua organisasi yang identik. Organisasi memiliki struktur, tujuan, konstituen, gaya kepemimpinan, pekerjaan, dan lingkungan yang berbeda. Salah satu hal penting yang membedakan organisasi adalah struktur atau bentuknya. Menurut Mintzberg, 1979 terdapat lima struktur organisasi seperti dalam Tabel Organisasi bergantung pada lingkungannya untuk memperoleh sumberdaya dan untuk memasarkan barang dan jasa. Organisasi dan lingkungannya memiliki hubungan timbal-balik. Pada satu sisi, organisasi terbuka dan tergantung pada lingkungan sosial dan fisik yang melingkupinya. Tanpa sumberdaya finansial dan sumberdaya manusia organisasi tidak akan ada, sebagai contoh orang mau bekerja dengan baik dan konsisten untuk mendapatkan upah atau keuntungan dari konsumen. Organisasi juga harus merespon berbagai peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah, juga harus merespon berbagai tindakan yang diambil konsumen dan pesaingnya. Pada sisi lain, organisasi juga dapat mempengaruhi lingkungannya. Organisasi dapat membentuk aliansi dengan organisasi lainnya untuk mempengaruhi proses politik, organisasi juga dapat membuat iklan untuk mempengaruhi penerimaan konsumen terhadap produk mereka. Secara umum lingkungan berubah jauh lebih cepat dibandingkan organisasi. Penyebab utama kegagalan perusahaan adalah ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan perubahan lingkungan yang sangat cepat, serta tidak adanya sumbedaya untuk bertahan menghadapi masa-masa sulit – meskipun hanya sebentar. Teknologi baru, produk baru, selera dan nilai publik yang berubah memberi tekanan pada budaya, politik dan orang-orang dalam organisasi. Kebanyakan organisasi tidak sanggup menghadapi perubahan ini. Banyak hambatan dalam SOP, konflik politik, dan budaya organisasi. Tidak mengherankan hanya 10 persen dari perusahaan yang masuk Fortune 500 pada tahun 1919 yang masih ada sampai sekarang.



6 Perbanas Institute



2. Ciri-ciri Organisasi :  Rutinitas dan Proses Produksi Semua organisasi tersusun dari rutinitas dan perilaku individu, kumpulan yang membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis membentuk perusahaan untuk memproduksi barang dan untuk merubah guna mencapai tingkat kinerja organisasi yang tinggi.  Politik Organisasi Orang-orang yang memiliki sudut pandang yang berbeda mengenai sumber daya, penghargaan, dan hukuman yang diberikan kepada baik karyawan maupun manajer di dalam setiap organisasi.  Budaya Organisasi Adalah seperangkat asumsi proses bisnis dalam menciptakan nilai dengan kekuatan pengikat yang kuat yang menghambat konflik politik dan mendorong yang sama, perjanjian pada prosedur, dan praktik yang umum.  Lingkungan Organisasi Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan memberi dan menerima. Lingkungan membentuk apa yang dapat dilakukan organisasi, tetapi organisasi dapat mempengaruhi lingkungannya dan sekaligus memutuskan untuk mengubah lingkungan.  Struktur Organisasi Misal birokrasi professional, yaitu organisasi berbasis pengetahuan dimana barang dan jasa bergantung pada keahlian dan pengetahuan professional. Contohnya seperti firma hukum, sistem sekolah, rumah sakit. Definisi teknis dan behavioral dari organisasi tidaklah saling kontradiksi. Sebaliknya, masing-masing saling melengkapi. Definisi teknis menjelaskan kepada kita bagaimana beriburibu perusahaan dalam pasar yang kompetitif mengkombinasikan modal, tenaga kerja, dan teknologi informasi, sementara model behavioral membawa kita masuk kedalam masing-



7 Perbanas Institute



masing perusahaan untuk melihat bagaimana teknologi itu mempengaruhi kerja internal organisasi.



2.



Bagaimana Sistem Informasi Mempengaruhi Organisasi dan Perusahaan. Sistem informasi dan organisasi dimana keduanya digunakan untuk saling berinteraksi



dan mempengaruhi. Sistem informasi juga terhubung dengan struktur, budaya, proses bisnis organisasi. Sistem baru mengacaukan pola kerja dan hubungan kekuatan yang telah mapan, sehingga sering ada kejanggalan yang cukup besar dari organisasi ketika sistem tersebut diperkenalkan. Hubungan yang rumit antara sistem informasi, kinerja organisasi dan pembuatan keputusan harus dikelola dengan cermat.  Teori Ekonomi Dalam teori ekonomi, sistem informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi yang dapat menjadi subtitusi bebas (freely subtituted) bagi kapital dan tenaga kerja. Dengan semakin murahnya teknologi informasi, TI menggantikan (menjadi subtitusi) tenaga kerja yang semakin lama semakin mahal. Teknologi infomasi juga dapat memperkecil ukuran organisasi karena TI dapat menurunkan biaya transaksi (transaction cost), yaitu biaya yang dikeluarkan perusahaan karena membeli sesuatu yang tidak dapat dihasilkannya sendiri. Membeli barang/jasa dari pasar adalah mahal, karena terdapat biaya lokasi, komunikasi dengan pemasok yang jauh, pengawasan komplain kontrak, pembelian asuransi, biaya pencarian informasi tentang produk, dan sebagainya. Secara tradisional, perusahaan berusaha mengurangi biaya transaksi dengan menjadi besar, menyewa lebih banyak karyawan atau membeli pemasok dan distributor sendiri, seperti yang dilakukan General Motors.  Teknologi Informasi Dalam teori ini,terutama penggunaan jaringan, dapat membantu perusahaan mengurangi biaya keterlibatan dengan pasar (biaya transaksi). Dengan TI lebih menguntungkan bagi perusahaan untuk menghubungi pemasok dari luar dari pada 8 Perbanas Institute



menggunakan sumber-sumber internal. Sebagai contoh, Chrysler Corporation menggunakan 70 persen komponen dari luar perusahaannya sendiri. Perusahaan Cisco System dan Dell Computer melakukan outsource produksinya kepada perusahaan lain seperti Flextronics. Teknologi informasi juga dapat mengurangi biaya manajemen internal. Menurut teori agen (agency theory), perusahaan dapat dipandang sebagai nexus of contracts diantara individu-individu yang berkepentingan, perusahaan bukanlah entitas tunggal



yang



bertujuan



memaksimalkan



keuntungan.



Pemilik



perusahaan



mempekerjakan karyawan (agen) untuk mengerjakan pekerjaan yang dikehendaki pemilik. Namun karyawan (agen) membutuhkan pengawasan dan manajemen terusmenerus, jika tidak agen akan bertindak untuk kepentingannya sendiri bukan untuk kepentingan pemilik perusahaan. Dengan semakin besar dan semakin luasnya cakupan perusahaan, biaya agensi atau biaya koordinasi meningkat karena pemilik harus mengeluarkan lebih banyak usaha dan biaya untuk mengawasi dan manajemen karyawan. Teknologi informasi mengurangi biaya agensi dengan mengurangi biaya dalam mendapatkan dan menganalisis informasi, sehingga manajer lebih mudah untuk memperhatikan karyawan dalam jumlah besar.



3. Hubungan Dua Arah Organisasi dan Teknologi Informasi  Definisi Secara Teknis; Organisasi adalah struktur sosial resmi yang stabil yang memiliki sumber-sumber dari lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan output. Modal dan tenaga kerja (faktor produksi utama) disediakan oleh lingkungan dan ditransformasikan melalui proses produksi menjadi barang dan jasa. Barang dan jasa merupakan output dari lingkungan dan dikonsumsi oleh lingkungan yang menyediakan modal dan tenaga kerja tambahan sebagai input dalam proses feedback tersebut.



 Definisi Secara Prilaku; 9 Perbanas Institute



Organisasi adalah sekumpulan hak, kewajiban dan tanggung jawab yang perlu diseimbangkan sepanjang waktu melalui konflik dan resolusi konflik.  Definisi secara Keperilakuan; Dari sudut pandang perilaku, organisasi menekankan hubungan kelompok, nilai, dan struktur.



4. Hubungan Organisasi dan Lingkungan







Lingkungan biasanya berubah lebih cepat dari pada organisasi.







Kegagalan organisasi adalah ketidak mampuan untuk mengatasi perubahan lingkungan yang cepat dan kurangnya sumber daya untuk bertahan.







TI memainkan peranan penting dalam membantu organisasi menerima perubahan lingkungan dan membantu organisasi beraktivitas di lingkungannya.



10 Perbanas Institute



5. Menggunakan system informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif  Model Perusahaan Kompetitif Porter model yang paling banyak digunakan untuk pemahaman Keunggulan kompetitif adalah model kekuatan kompetitif Michael Porter.Model ini memberikan pandangan umum dari perusahaan, pesaingnya, dan lingkungan Hidup Perusahaan. Model Porter adalah semua tentang lingkungan bisnis perusahaan secara umum. Dalam model ini, lima ada kompetitif Pasukan membentuk masa depan perusahaan.  Pesaing tradisional Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan kompetitor lain yang terus menerus merancang cara baru yang lebih efisien untuk menghasilkan dengan memperkenalkan produk baru dan layanan, dan berusaha untuk menarik pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan memaksakan beralih biaya pada pelanggan mereka.  Pesaing Pasar Baru Dalam ekonomi bebas dengan tenaga kerja dan sumber daya keuangan, perusahaan baru selalu memasuki pasar. Dalam beberapa industri, hambatan masuk pasar sangat rendah, namun di industri lain, masuk pasar sangat sulit. Misalnya, cukup mudah untuk memulai bisnis pizza atau hanya tentang ritel kecil bisnis, tetapi jauh lebih mahal dan sulit untuk masuk computer bisnis chip, yang memiliki biaya modal yang sangat tinggi dan membutuhkan keahlian yang signifikan dan pengetahuan yang sulit untuk mendapatkannya.  Produk pengganti dan Jasa Di hampir setiap industri, ada produk pengganti yang mungkin pelanggan gunakan jika harga barang utama terlalu tinggi. Munculnya teknologi baru menyebabkan muncul pula produk pengganti baru, dan itu terjadi setiap saat. Bahkan minyak memiliki pengganti: Ethanol dapat menggantikan bensin di mobil; minyak sayur untuk bahan bakar diesel di truk; dan angin, surya, batubara, dan tenaga air untuk bahan bakar. 11 Perbanas Institute



 Pelanggan (Customers) Sebuah perusahaan yang profitable tergantung dalam pada kemampuannya untuk menarik dan mempertahankan pelanggan (sementara menyangkal mereka untuk pesaing), dan biaya harga tinggi. Kekuatan pelanggan tumbuh jika mereka dapat dengan mudah beralih ke pesaing produk dan jasa, atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya untuk bersaing pada harga saja dalam pasar yang transparan di mana ada sedikit diferensiasi produk, dan semua harga diketahui langsung (seperti pada Internet).  Pemasok (supplier) Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak yang signifikan terhadap laba perusahaan, terutama ketika perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat pemasok bisa. Lebih pemasok yang berbeda sebuah perusahaan memiliki, kontrol yang lebih besar dapat berolahraga lebih pemasok dalam hal jadwal harga, kualitas, dan pengiriman. Misalnya, produsen PC laptop hampir selalu memiliki beberapa pemasok bersaing komponen kunci, seperti keyboard, hard drive, dan layar tampilan.



6. Strategi system informasi untuk Menghadapi Kekuatan Kompetitif



Kebijakan Biaya Rendah,Diferensiasi produk, Fokus pada Pasar Tertentu,Memperkuat Keintiman dengan Pemasok dan Pelanggan, Sinergi, Kompetensi Dasar, dan Strategi berbasis Jaringan. Sinergi adalah bahwa ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagai input ke unit lain, atau dua organisasi pasar dan keahlian, ini hubungan menurunkan biaya dan menghasilkan keuntungan. Meningkatkan Kemampuan Utama Cara lain untuk menggunakan sistem informasi untuk keunggulan kompetitif adalah untuk berpikir tentang cara-cara yang dapat meningkatkan sistem kompetensi inti. Argument adalah bahwa kinerja seluruh unit usaha akan meningkat sejauh ini unit usaha mengembangkan, atau membuat, inti pusat dari kompetensi. Sebuah kompetensi inti adalah kegiatan yang perusahaan adalah pemimpin kelas dunia. Kompetensi inti mungkin melibatkan menjadi miniatur bagian desainer terbaik dunia, 12 Perbanas Institute



yang terbaik jasa pengiriman paket, atau yang terbaik produsen film tipis. Secara umum, inti kompetensi bergantung pada pengetahuan yang diperoleh selama bertahun-tahun praktis. Terdapat empat strategi umum, yang masing-masing sering dimungkinkan dengan penggunaan teknologi dan sistem informasi, yaitu: kepemimpinan harga rendah, diferensiasi produk, berfokus kepada peluang pasar, dan menguatkan keakraban pelanggan dan pemasok. Strategi kompetitif dengan memanfaatkan SIM yaitu sebagai berikut:  Strategi biaya kepemimpinan  Strategi diferensiasi  Strategi inovasi  Strategi pertumbuhan  Strategi aliansi (merger, akuisisi, perjanjian pemasaran, perusahaan virtual, joint ventura)



7. Dampak Internet pada Persaingan Bisnis



Ketersediaan Internet dan teknologi jaringan telah mengilhami strategi yang mengambil keuntungan dari kemampuan perusahaan untuk menciptakan jaringan atau jaringan dengan masing-masing lainnya. Strategi berbasis jaringan termasuk penggunaan ekonomi jaringan, virtual Model perusahaan, dan ekosistem bisnis. Karena internet, daya kompetitif tradisional masih bekerja, tetapi pesaingan kompetitif menjadi semakin ketat (Porter, 201). Tetapi, berlawanan dengan penilaian negatif Porter, Internet juga menciptakan kesempatan baru untuk membangun merek dan membangun dasar pelanggan yang sangat besar dan setia yang bersedia membayar premium terhadap merk tersebut, contohnya Yahoo!, eBay, BlueNile, Red Envelope, Overstock.com, Amazon.com, Google, dan masih banyak lagi. Dan juga, bersamaan dengan seluruh inisiatif bisnis yang dimungkinkan oleh TI, beberapa perusahaan jauh lebih baik dalam menggunakan Internet dibandingkan perusahaan lainnya, yang menciptakan kesempatan strategis baru untuk perusahaan yang berhasil.



13 Perbanas Institute



7.1 Menggunakan Sistem Untuk Keunggulan Kompetitif: Permasalahan Manajemen  Mempertahankan Keunggulan Kompetitif Keunggulan kompetitif yang sistem strategis menganugerahkan belum tentu terakhir cukup lama untuk memastikan keuntungan jangka panjang. Karena pesaing bias membalas dan menyalin sistem strategis, keunggulan kompetitif tidak selalu berkelanjutan. Pasar, harapan pelanggan, dan perubahan teknologi; globalisasi telah membuat perubahan ini bahkan lebih cepat dan tak terduga. The Internet dapat membuat keunggulan kompetitif hilang sangat cepat karena hampir semua perusahaan dapat menggunakan teknologi ini.



 Menyelaraskannya dengan Tujuan Bisnis Penelitian tentang IT dan kinerja bisnis telah menemukan bahwa lebih berhasil perusahaan dapat menyelaraskan teknologi informasi dengan tujuan usahanya, lebih menguntungkan itu akan, dan hanya seperempat dari perusahaan mencapai keselarasan TI dengan bisnis. Sekitar setengah dari keuntungan perusahaan bisnis dapat dijelaskan oleh penyelarasan TI dengan bisnis (Luftman, 2003)  Mengelola Transisi Strategis Mengadopsi jenis sistem strategis yang diuraikan dalam bab ini umumnya membutuhkan perubahan tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, dan proses bisnis. Perubahan sociotechnical, mempengaruhi baik social dan unsur-unsur teknis organisasi, dapat dianggap strategis transisi-gerakan antara tingkat sistem sociotechnical. Perubahan tersebut seringkali memerlukan mengaburkan batas-batas organisasi, baik eksternal dan internal. Pemasok dan pelanggan harus menjadi erat terkait dan dapat berbagi tanggung jawab masing-masing. Manajer



perlu



untuk



merancang



bisnis



baru



proses



untuk



14 Perbanas Institute



mengkoordinasikan kegiatan perusahaan mereka dengan orang-orang dari pelanggan, pemasok, dan organisasi lainnya.



15 Perbanas Institute



BAB III PENUTUP



Sistem Informasi, Organisasi & Strategi mempunyai peranan yang penting dalam suatu perusahaan dan oraganisasi dan tempat penerapannya saling berinteraksi dan berpengaruh satu sama lain. Sistem informasi mempengaruhi struktur organisasi, sasaran, rancangan kerja, nilainilai, persaingan antara kelompok-kelompok terkait, pengambilan keputusan, dan perilaku organisasi. Pada saat bersamaan, sistem informasi harus dirancang untuk dapat melayani kebutuhan-kebutuhan kelompok-kelompok penting dalam organisasi dan aka dibentuk oleh struktur, tugas, sasaran, kultur, politik, dan manajemen organisasi.Untuk itu Sistem Informasi, Organisasi & Strategi mempunyai pengaruh dalam keberlangsungan perusahaan atau organisasi dalam mencapai keunggulan dan mempertahankannya.



16 Perbanas Institute



BAB IV PENUTUP Daftar Pustaka: 



Laudon Kenneth and Laudon Jane P, 2016, Management Information Systems: Managing The Digital Firm (Edisi 14), academia.edu



17 Perbanas Institute