Spo Cara Melayani Peminjaman Arsip [PDF]

Citation preview

CARA MELAYANI PEMINJAMAN ARSIP



SPO PUSKESMAS BEBER



No. Dokumen



: SPO/TIM SPO/PB/001



No. Revisi



: 0



Pembuat SPO



: TIM SPO



Tanggal Terbit



2 Januari 2015



Unit Pemeriksa



WMM



Halaman 1.



Pengertian



Ditetapkan Oleh, Kepala UPT Puskesmas DTP Beber,



Drs. HAERIA, SKM., MKM Pembina NIP. 19641213 198803 1 006



: 1/2



Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga. Suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistemis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan



2.



Tujuan



3.



Kebijakan



4.



Referensi



Sebagai acuan untuk : 1.Sebagai sumber ingatan atau memori 2.Sebagai bahan pengambilan keputusan 3.Sebagai bukti legalitas 4.Sebagai rujukan historis a. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kab. Cirebon No. ........, tgl. ..... tentang .... b. Keputusan Kepala Puskesmas Beber No. ......., tgl. ..... tentang ..... 1. Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I . 2. Permenkes 75 th 2014, tentang puskesmas



5.



Prosedur



a. Persiapan Bahan dan Alat : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.



Komputer dan jaringan internet Map Folder Guide Filling Cabinet Almari arsip Rak arsip Rotari Cardex Sistem penyimpanan arsip ( Filling system ).



b. Langkah – Langkah Prosedur :



1.



Peminjam mengajukan permohonan peminjaman kepada Unit yang mau dipinjam arsipnya baik secara lisan atau tertulis 2. Peminjam membawa surat tugas 3. Setelah mendapat persetujuan dari unit terkait, dapat menghubungi petugas pengelola arsip/ arsiparis yang diberikan kewenangan untuk mengelola arsip tersebut



4. Pemohon mengisi buku peminjaman dengan mengisi kolom yang tersedia dengan mencantumkan nama, tanggal peminjaman dan tanda tangan 5. Arsip dapat dipinjam untuk di foto kopi atas persetujuan unit terkait (Ketua Tim Pembuat SPO) 6. Arsip dalam bentuk sofcopy dan Hard copy boleh di salin/ di foto kopi apabila sudah mendapat persetujuan Kepala Puskesmas dan Unit terkait ( KetuaTim Pembuat SPO) setelah menyelesaikan persyaratan administrasi terlebih dahulu. 7. Arsip tidak dapat dipinjam melebihi 1x24 jam.



8. Setelah jangka waktu peminjaman berakhir, pemohon harus mengembalikan arsip yang dipinjam secara utuh dan lengkap kepada petugas pengelola arsip/arsiparis dengan mengisi buku yang telah disediakan dan membubuhkan tanda tangan dan tanggal, jam pengembalian. 6.



Unit Terkait



Kepala puskesmas, TU, Ket. Tim SPO



7.



Dokumen Terkait



Buku Peminjaman dan pengembalian Arsip



8.



Diagram Alir



Staf UPT TU dan Tim SPO



Mulai Unit Kerja Pemin jam Arsip



Peminjam Arsip



Menerima dan verifikasi surat tugas



Y



T Coco k



Mengisi bon pinjam arsip rngkp 3 Mengambil dan periksa kelengkapan arsip



Tolak



Serah terima arsip dan catat di buku peminjam Tenggang waktu peminjam 1x24jam



Simpan arsip ke tempat semula



Catat dibuku peminjama n



Tenggang waktu peminjam 1x24jam



pengembalian