Job Description HR Admin [PDF]

Citation preview

JOB DESCRIPTION



1. IDENTIFIKASI Job Function Job Title Job Classification Divisi Departemen



No Dokumen Revisi Halaman



: 01/ JD/ / 17 : 00 : 1 dari 3



JABATAN : HR Administration Officer : HR Admin : Supporting Staff : Corporate Strategic Support : Human Resources



Kode Jabatan : JD – HR.ADM.01.11.19 Bertanggung jawab ke : Staff, HRM Grade : 2 (dua) Tgl Berlaku : 23-11-2019 Kantor Pusat : Bali



2. TUJUAN JABATAN Terlaksananya semua kegiatan administrasi di departemen Human Resources sesuai dengan system dan prosedur yang ditetapkan.



3. INDIKATOR KINERJA JABATAN Indikator kinerja HR Administration Officer berdasarkan Key Performance Indicator (KPI) yang ditetapkan dan review setiap tahun sesuai BSC (Balanced ScoreCard) Departemen Human Resources.



4. TANGGUNG JAWAB UTAMA 1. Mengatur pelaksanaan kegiatan administrasi Dept. HR 1.



(R)



2.



(R)



3.



(I)



Melakukan koordinasi dengan bagian lain terkait updating kelengkapan data karyawan Melakukan koordinasi dengan Divisi/ Departemen/ Proyek terkait pengajuan cuti dan kehadiran karyawan Melakukan koordinasi dengan Divisi/ Departemen/ Proyek terkait pembuatan pengumuman duka cita, libur, dll



2. Melaksanakan kegiatan administrasi Dept. HR 1. (R) Melakukan posting lowongan pekerjaan, penerimaan tenaga kerja, menyiapkan CV kandidat, serta berkoordinasi dengan labour supply (berdasarkan form request employee dari user) 2. (P) Mempersiapkan dan menyimpan kontrak kerja karyawan baru perusahaan dan kontrak kerja perpanjangan karyawan 3. (I) Mempersiapkan surat demosi, promosi, mutasi karyawan, dan Surat Keputusan Direksi 4. (I) Membuat, mempersiapkan dan merekap Surat Perjalanan Dinas / Perdin karyawan untuk ditandatangani HRM, karyawan bersangkutan dan atasan. 5. (R) Menginput benefit karyawan seperti BPJS, asuransi, meal staff setiap bulan sesuai departemen 6. (R) Melakukan update data base (soft copy) dan filling data karyawan (hard copy) dengan rapi dan benar 7. (R) Menerima, merekap dan menyimpan record data kehadiran, lembur, sakit, ijin, dan cuti karyawan 8. (P) Membuat laporan bulanan yang berisi rekap data karyawan aktif per departemen yang ada di kantor pusat dan cabang 9. (I) Mempersiapkan pembukaan rekening tabungan karyawan baru jika ada yang belum memiliki rekening 10. (I) Membuat dan merekap Surat Peringatan (SP), Surat Teguran (massal) 11. (I) Membuat dan distribusi pengumuman libur, duka cita, sumbangan dll 12. (R) Menerima / mengirim, menyimpan surat / fax, dokumen dari dan ke Dept. HR (termasuk surat keterangan kerja / parklaring) 13. (P) Mengelola administrasi dan budget ATK di Dept HR 14. (R) Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data dalam lingkup tugas dan tanggung jawabnya 15. (R) Melaksanakan peraturan tata tertib, system dan prosedur kerja 16. (R) Memelihara kebersihan dan kerapian peralatan dan area kerja



17. (I) Melaksanakan tugas-tugas lain terkait yang diberikan oleh atasan.



4. Mengontrol pelaksanaan kegiatan administrasi Dept. HR 1. (R) Memonitor absensi karyawan Head Office dan cabang 2. (R) Monitor dokumen / surat masuk & keluar Dept HR 3. (R) Monitoring pemakaian ATK Dept HR Note: R = Rutin



P = Periodik



I = Insidentil



5. DESKRIPSI PEKERJAAN WEWENANG Teknis-operasional



1.



Meminta kelengkapan data karyawan



2.



Menolak pengajuan cuti yang tidak sesuai prosedur



Administratif



Memverifikasi dokumen yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya



Personil



Menegur karyawan yang tidak mematuhi ketentuan tata tertib disiplin kerja perusahaan



TANGGUNGJAWAB Personil Asset fisik Asset non fisik



-Semua sarana dan prasarana Departemen HR Dokumen dan arsip yang menjadi tanggung jawabnya --



PENGAWASAN KEUANGAN Anggaran biaya Operasional



--Lisan dan tulisan



INSTRUKSI KERJA



Supporting Staff



KLASIFIKASI



6. HUBUNGAN KERJA INTERNAL Semua Departemen dan Project



Kelengkapan data karyawan, pengajuan cuti dan surat / dokumen untuk Dept. HR



EKSTERNAL --



7. SERTIFIKASI PEMANGKU JABATAN



Aktivitas paling sering dilakukan Peralatan paling sering dipakai Lingkungan fisik Lingkungan non fisik



Pembuatan laporan / surat menyurat, filling, input data Komputer, formulir / dokumen, dan telpon Kantor Dapat berhubungan baik dengan berbagai karakter orang dan kepentingan berbeda



Pendidikan D3 Umum SLTA S1



Pengalaman Minimum 0 tahun 1 tahun dibidang administrasi 1 tahun dibidang psikologi / hukum (diutamakan)



Pelatihan



- Induksi Karyawan - Introduction ISO - Filing Management - Briefing Prosedur



Keterampilan



- Komputer - Komunikasi - Filling



Pengetahuan



- Peraturan Perusahaan - Prosedur kerja yang berkaitan dengan fungsinya



8. PENGESAHAN Dibuat oleh :



Shirly Goentoro (Human Resource Manager)



Diperiksa oleh General Manager



Disetujui oleh : Director