Job Desc Staff Admin HR An Bella [PDF]

Citation preview

PT. MANNA JAYA No. Dokumen Tgl. Disetujui



Revisi



JOB DESCRIPTION



Tgl. Terbit



0



Tgl. Revisi Halaman



Page 1 of 4



IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan Nama Departemen Atasan Jabatan Bawahan Langsung



Admin HR Head Office Bontang Human Capital General Service Deputy Manager HCGS TUJUAN JABATAN



Membantu atasan dalam menjalankan fungsi kepersonaliaan, ke HRD an pelayanan administrasi kepada karyawan.



dan



TANGGUNG JAWAB JABATAN 1.



Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi.



2. 3.



Bertanggung jawab terhadap setiap keakuratan data yang diajukan ke atasan.



4.



Bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaporan ke HRD an yang dikirimkan oleh Site. Bertanggung jawab terhadap kelancaran pelayanan administrasi ke karyawan



TUGAS POKOK JABATAN 1.



2. 3.



Melaksanakan pengarsipan dokumen – dokumen dan berkas surat ke HRD an secara tertib berdasarkan tempat yang telah ditentukan : surat masuk, Surat Keluar, berkas Industrial, BPJS kesehatan, arsip laporan bulanan, file Surat Keputusan (SK) dll. Monitoring penomoran surat keluar. Menyusun dan monitoring/mengontrol jadwal cuti karyawan.



6



Menyampaikan kepada karyawan akan pelaksanaan cuti periodik dan cuti tahunan yang telah jatuh tempo. Monitoring masa berlaku perjanjian kontrak karyawan, serta melakukan proses administrasi perpanjangan kontrak karyawan maupun kontrak baru Membantu atasan dalam proses pembuatan data budget ke HRD an



7



Monitoring tingkat absensi karyawan di kantor pusat Bontang.



8.



Monitoring setiap pengiriman pelaporan ke HR dari setiap site, khususnya turn over karyawan, up date posisi manpower, kebutuhan man power, data gaji karyawan.



4. 5



9 10



Meminta laporan data achievement data pencapaian produksi dari setiap site Melakukan registrasi terhadap setiap berkas lamaran yang masuk.



PT. MANNA JAYA No. Dokumen



Revisi



JOB DESCRIPTION



Tgl. Disetujui Tgl. Terbit



0



Tgl. Revisi Halaman



Page 2 of 4



. 11



12 13 . 14 15 16 17 18 19 . 20 . 21 . 22 .



Memastikan kelengkapan data personal file karyawan ; Surat Lamaran kerja, Kartu Keluarga, Surat Perjanjian Kerja, surat keterangan nikah, akte kelahiran anak, formulir biodata etc Membantu pimpinan dalam mengkondisikan proses rekrutmen karyawan / pemenuhan karyawan baru sesuai dengan persetujuan management ; seleksi berkas, pemanggilan calon karyawan, pelaksanaan tes calon hingga proses agreament untuk karyawan tingkat pelaksana. Melaksanakan kunjungan lapangan / ke lokasi kerja yang berada dibawah operasional Perusahaan. Melakukan koordinasi dengan pihak external : BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan serta dengan pihak Perbankan. Melakukan pengurusan No rekening penggajian karyawan. Melakukan pengurusan kepesertaan BPJS ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan karyawan. Membuat surat keputusan Management HR. Membuat laporan ke HRD an yang memuat : Up date posisi manpower, profile karyawan, attendace ratio, turn over karyawan, data pencapaian lembur masing2 lokasi kerja. Monitoring register Nomor Induk Karyawan. Membantu pengurusan dokumen2 Perusahaan. Memastikan kegiatan administrasi berjalan secara tertib dan rapi. Monitoring progres pencapaian KPI (Key Performance Indikator) Dept HRD.



WEWENANG JABATAN 1.



Melakukan koordinasi dengan pihak management site.



2.



Melakukan fungsi control terhadap keabsahan data administrasi.



3.



Melakukan koordinasi dengan setiap pimpinan (kantor pusat & site) atas setiap temuan penyimpangan karyawan yang merupakan bagian dari fungsi tugas dan tanggung jawabnya. Monitoring perkembangan setiap issue yang terjadi.



4



HUBUNGAN KERJA Instansi/Dept.



Jenis Hubungan



Tujuan Hubungan



karyawan



Internal



Koordinasi



Atasan



Internal



Koordinasi



PT. MANNA JAYA No. Dokumen



Revisi



JOB DESCRIPTION



Tgl. Disetujui Tgl. Terbit



Tgl. Revisi Halaman



Pemerintah



Eksternal



0 Page 3 of 4



Koordinasi



TOLAK UKUR KEBERHASILAN 1 2 . 3 . 4 .



Data arsip kepersonaliaan / HRD lengkap dan mudah ditemukan. Tingkat kepuasan karyawan dan management dalam pemberian pelayanan pengaturan pelaksanaan cuti karyawan baik. Hubungan kerja sama dengan pihak eksternal (BPJS dan Perbankan) dan pihak internal (karyawan) berjalan dengan baik. Tidak ada permasalahan dibidangnya yang merupakan bagian dari tanggung jawab.



AREA KERJA Lapangan



10 %



Kantor



90 %



KUALIFIKASI JABATAN Pendidikan Ideal



D3



Minimal



SMA Pengalaman



Ideal



2 tahun



Minimal



1 Tahun



Kompetensi ■ Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan program komputer (MS Office) ■ Memahami sistem pengarsipan yang baik dan benar ■ Kemampuan dalam berkomunikasi ■ Kemampuan dalam melakukan analisa suatu permasalahan. ■ Proaktif, Lincah dan gesit dalam menangani pekerjaan. ■ Memiliki jiwa leadership yang cukup baik. ■ Memahami fungsi ke HRD an. ■ Dapat bekerja sama dalam suatu team



PT. MANNA JAYA No. Dokumen Tgl. Disetujui



Revisi



JOB DESCRIPTION



Tgl. Terbit



Tgl. Revisi Halaman



0 Page 4 of 4



LEMBAR PENGESAHAN



Bontang, 6 September 2018 Karyawan :



Atasan Langsung :



Nama : Patricia Isabella Jabatan : Staff Pers & Ticket



Nama : Abdul Khair Jabatan : Deputy HR Manager



Atasan Tidak Langsung



Nama : Erwin Asrianjaya Jabatan : HR Manager