Kak Admen New [PDF]

Citation preview

KLINIK RAWAT INAP AL-AZIZ Jl. Erlangga Kelurahan Purworejo Kecamatan Purworejo Kota Pasuruan 67115 tlp./fax (0343) 423585 email. [email protected]



KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) ADMINISTRASI DOKUMEN (ADMEN)



DISUSUN OLEH TIM ADMEN DAN KENDALI DOKUMEN



KLINIK RAWAT INAP AL-AZIZ Jl. Erlangga Kelurahan Purworejo Kecamatan Purworejo Kota Pasuruan 67115 tlp./fax (0343) 423585 email. [email protected]



ADMINISTRASI DOKUMEN (ADMEN)



1.



PENDAHULUAN



:



Administrasi merupakan kegiatan yang meliputi catatmencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketikmengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis pendokumentasian. Dokumentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti



dan



mengolah



serta



memelihara



dan



menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat bagi klinik rawat inap itu sendiri.. Administrasi dokumen adalah kegiatan dokumentasi / pembukuan ringan



dengan



cara



mencari,



mengolah



dan



memelihara dokumen baru maupun dokumen yang sudah ada yang meliputi dokumen surat-menyurat, dokumen internal, dokumen eksternal yang ada di klinik rawat inap itu sendiri. 2.



LATAR



:



BELAKANG



Administrasi



Dokumen



merupakan



kegiatan



pengumpulan, penyusunan, meneliti dan mengolah serta mendokumentasikan semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen yang ada didalam klinik rawat inap dan mengolah semua dokumen yang terkendali, tidak terkendali, kadaluarsa maupun dokumen



yang



menjadi



dokumen



Perjanjian



revisi,



Kontrak



seperti Waktu



halnya Tertentu



(PKWT), Perjanjian Kerjasama (PKS), Lefleat, Brosur, Surat-menyurat yang dikeluarkan oleh klinik rawat inap maupun surat yang diterima oleh klinik rawat inap. 3.



TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS



:



a. Tujuan umum Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk pengendalian dokumen dalam rangka peningkatan



KLINIK RAWAT INAP AL-AZIZ Jl. Erlangga Kelurahan Purworejo Kecamatan Purworejo Kota Pasuruan 67115 tlp./fax (0343) 423585 email. [email protected] mutu dan kinerja di klinik rawat inap. b. Tujuan khusus



1.



Untuk meninjau dan memperbarui dokumen sesuai dengan keperluan dan persetujuan ulang



dokumen 2. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi 3. Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat penyimpanan 4. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasional sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan 5. Mencegah pengguanaan tidak sengaja dokumen kadaluwarsa dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk 4.



KEGIATAN POKOK : DAN RINCIAN KEGIATAN



maksud tertentu. a. Kegiatan Pokok 1. Identifikasi data dan dokumen 2. Merigristrasi dokumen 3. Mengendalikan dokumen b. Rincian Kegiatan 1. Rapat Tim Manajemen, Tim Admen dan Kendali Dokumen 2. Mencatat data-data yang diperlukan 3. Mengumpulkan semua dokumen di masingmasing unit yang ada di klinik rawat inap 4. Mengidentifikasi semua dokumen yang akan di registrasi 5. Merigristrasi



semua



dokumen



dengan



penomoran yang sudah dibakukan 6. Mengurutkan semua dokumen sesuai dengan



KLINIK RAWAT INAP AL-AZIZ Jl. Erlangga Kelurahan Purworejo Kecamatan Purworejo Kota Pasuruan 67115 tlp./fax (0343) 423585 email. [email protected] bab dan elemen penilaian 7. Memberikan stempel pada dokumen dengan stempel



terkendali,



tidak



terkendali



dan



kadaluarsa 8. Dokumen di salin untuk di sebar ditiap-tiap unit dengan stempel tidak terkendali 9. Dokumen disimpan di dalam rak dokumen yang sifatnya rahasia 5.



CARA



:



MELAKSANAKAN



1. Membentuk Tim Admen dan Tim Kendali Dokumen 2. Melaksanakan rapat untuk Tim Admen dan Tim



KEGIATAN



Kendali Dokumen 3. Menyusun rencana dokumen 4. Mengkoordinasikan



program pelaksanaan



pengendalian program



di



berbagai unit 5. Membuat laporan 6. Menyusun rencana



tindak



lanjut



untuk



pengendalian dokumen 7. Evaluasi pelaksanaan



rencana



tindak



lanjut



melalui rapat setiap 3 bulan sekali dengan Tim Manajemen klinik rawat inap 8. Melakukan evaluasi terhadap 6.



SASARAN



:



keseluruhan



program selama 1 tahun sekali 1. Dokumen internal, meliputi pkwt, pks, leaflet, brosur, surat-menyurat yang ada di klinik rawat inap 2. Dokumen akreditasi, meliputi sop, sk, kak dan pedoman 3. Dokumen eksternal yang meliputi semua dokumen yang menjadi rujukan dalam pembuatan dokumen internal klinik rawat inap.



7.



SCHEDULE



:



(JADWAL) PELAKSANAAN KEGIATAN 8.



EVALUASI



:



KLINIK RAWAT INAP AL-AZIZ Jl. Erlangga Kelurahan Purworejo Kecamatan Purworejo Kota Pasuruan 67115 tlp./fax (0343) 423585 email. [email protected] PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN 9.



PENCATATAN,



:



PELAPORAN, DAN EVALUASI KEGIATAN



Pasuruan, 01 Februari 2019



Penanggung Jawab permohonan