Komponen Staffing [PDF]

Citation preview

Pengorganisasian Praktik Dokter Gigi Komponen Staffing Staffing terdiri dari serangkaian proses interaksi yang disesuaikan dengan kebutuhan setiap organisasi dental. Diantaranya terdiri dari proses analisis pekerjaan (job analysis), perekrutan (recruitment), seleksi (selection), induksi (induction), pelatihan (training) dan debit pension (Discharge-retirement). Beberapa kegiatan terdiri dari proses seleksi seperti lamaran kerja, wawancara, test, pemeriksaan medis dan dental, pemilihan, dan hiring. Terakhir, termasuk masa percobaan, dan penetapan standar untuk benefits, promosi dan aktivitas lainnya yang terkait. Analisis Pekerjaan (job analysis) Analisis pekerjaan merupakan proses menentukan apa pekerjaan yang harus dilakukan oleh anggota organisasi. Biasanya analisis fungsi adalah langkah pertama menuju deskripsi tertulis untuk setiap pekerjaan. Hasil deskripsi pekerjaan adalah sebuah instrument yang dapat mendefinisikan apa saja yang menjadi tugas, tanggung jawab, dan akuntabilitas dari setiap anggota. Analisis pekerjaan merupakan dasar dari penentuan jumlah dan penempatan pekerja. Menurut Henderson, ada lima metode untuk mengumpulkan, mengalisa dan me-record informasi pekerjaan. Metode pertama, manager dentis, bertugas untuk mewawancarai para pelamar pekerjaan baik secara individu maupun secara bersamasama. Tetapi, dalam prakteknya wawancara ini dapat dilakukan dalam bentuk diskusi dengan dibantu oleh dua orang asisten yang menjelaskan tentang pekerjaan dan



syarat-syarat yang harus dipenuhi ketika pelamar diterima di suatu perusahaan. Metode yang kedua, adalah observasi langsung oleh dokter gigi, terhadap kinerja para pelamar ketika mengerjakan tugas dokter gigi. Metode yang ketiga adalah para pelamar kerja dokter gigi harus mengisi kuisioner yang diberikan oleh suvervisor tertentu. Metode yang keempat adalah para pekerja harus melakukan pengisian secara lengkap catatan keseharian mengenai setiap tugas yang telah mereka selesaikan dalam waktu tertentu. Metode yang kelima adalah kombinasi dari langkah-langkah yang telah di deskripsikan sebelumnya yang mencerminkan keunikan dari setiap persyaratan. Ketika analisis pekerjaan dilakukan secara cermat maka akan menghasilkan deskripsi pekerjaan (job dercripstion). Deskripsi pekerjaan merupakan daftar tentang standarisasi pekerjaan dan tanggung jawab dari setiap tugas yang diberikan kepada para pekerja. Biasanya, format dari job description ini simple, mudah dibaca, terdiri dari satu sampai dua halaman dan bersifat konsisten pada tiap pekerjaan. Secara umum, job description dituliskan dalam beberapa bagian yaitu ringkasan (summary), tugas kerja (job duties), standardisasi pekerja (employment standard), akuntabilitas (accountabilities), dan spesifikasi pekerjaan (job specifications). Ringkasan (Summary), secara ringkas menjelaskan tentang tujuan umum dari pekerjaan dan ada juga daftar utama fungsi dan aktifitas yang harus dilakukan. Deskripsi pekerjaan secara khusus disebut job duties. Dalam job duties ini secara lebih jelas ditentukan perintah dan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam profesi serta hubungan pekerjaan yang spesifik. Contohnya, secara umum



tugas asisten membantu tugas dokter, job duties nya asisten bertugas untuk mencatat rekam medis selama perawatan dilakukan. Standarisasi



pekerja



(employment



standard),



meliputi



pengetahuan,



kemampuan, persyaratan secara fisik serta aspek emosional yang berhubungan dengan pekerjaannya. Misalnya pengetahuan sangat diperlukan ketika pekerja secara langsung membantu dokter. Sisi emosional merefleksikan suatu kondisi yang harus dicapai secara praktek dan personal dari praktek dokter gigi itu. Misalnya seorang doketr gigi yang mengalami kesuliatan berkomunikasi secara akrab dengan pasien sudah seharusnya melakukan upaya-upaya agar pasien menikmati percakapannya. Tipe asisten yang diperlukan adalah pekerja dengan tipikal yang ceria, sabar, serta dapat berkomunikasi dengan baik secara emosional dengan pasien. Akuntabilitas (accountabilities) pekerjaan-pekerjaan yang telah diselesaikan harus dituliskan dalam laporan pekerjaan. (Job specification) merujuk pada sejumlah faktor seperti pengetahuan khusus dan kemampuan dalam membuat keputusan yang berhubungan langsung dengan pekerjaan.



Rekrutmen (recruitment) Rekrutmen adalah suatu proses dimana orang-orang yang sesuai dengan kualifikasi terhadap suatu pekerjaan distimulus untuk mendaftar pekerjaan tersebut. Salah satu tujuan rekrutmen adalah untuk memenuhi kuota pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan dan minat pelamar pekerjaan.



Salah satu metode yang biasa dilakukan dalam perekrutan yaitu metode internal recruitment dimana pemimpin meminta pekerjanya yang lama untuk mencari penggantinya dengan kualitas pengetahuan dan praktik yang sama. Keuntungannya, perusahaan mendapatkan pengganti pekerja secara cepat tanpa adanya proses seleksi dengan kualitas pekerja yang sama. Kerugiannya adalah image perusahaan menjadi buruk karena ketidakprofesionalan dalam perekrutan yang dilakukan. Tetapi sebagian besar dokter gigi melakukan sistem pengiklanan untuk melakukan proses perekrutan. Namun teknik pengiklanan seperti memiliki dua mata pisau, iklan yang tidak terlalu spesifik dapat mengakibatkan banyak orang yang tidak berkualifikasi mendaftar lowongan pekerjaan itu. Sebaliknya iklan yang terlalu spesifik akan menghasilkan aplikan yang sedikit bahkan tidak ada. Sebuah iklan sudah seharusnya menjelaskan job description secara jelas, dan seksama. Iklan juga merupakan suatu cara untuk menarik kandidat atau aplikan dari area geografik yang berbeda. Contohnya seorang dokter gigi yang praktek di daerah pedesaan (rural area) mungkin saja berharap asisten nya berasal dari daerah perkotaan, tetapi asistennya memang mengharapkan tempat kerja yang berbeda. Ada dua aspek penting dalam pengiklanan yaitu deskripsi posisi pekerjaan yang akan diisi dan persyaratan yang harus dipenuhi. Kenyataannya banyak dokter gigi yang berasumsi bahwa aplikan yang benar-benar tertarik terhadap pekerjaan yang ditawarkan akan mengirim resume melalui pos dibandingkan mereka menelfon. Orang-orang yang menyediakan waktunya untuk membuat resume terlihat lebih serius dibanding dengan aplikan yang memenuhi persyaratan lewat telfon. Sebagai



tambahan seorang dokter gigi tidak akan bertoleransi dengan pembuang-buangan waktu apalagi untuk melanyani aplikan yang memenuhi persyaratannya lewat telfon. Keterangan lebih lanjut tentang gaji disesuaikan dengan tingkat pengalaman yang dimiliki aplikan. Dokter gigi harus bisa mengefisiensikan waktu dengan jumlah aplikan yang mendaftar. Ketika jumlah aplikan yang mendaftar sudah melebihi kuota hentikan pendaftaran. Metode lainnya yang dinilai efektif dalam proses perekrutan adalah dengan menghubungi pihak sekolah yang menyediakan program pelatihan untuk ahli hygiene atau dental asisten.



Selection Seleksi adalah suatu mekanisme pemilihan aplikan yang memiliki kualifikasi dari sekumpulan aplikan yang mendaftar.



1) Aplication Aplikasi adalah suatu proses untuk mengumpulkan informasi secara konsisten dari aplikan. Informasi yang diperoleh disesuaikan dengan standarisasi persyaratan yang telah dibuat oleh dokter gigi. 2) Interview Wawancara adalah sebuah percakapan yang dilakukan dengan tujuan tertentu. Wawancara merupakan waktu untuk bertukar informasi dengan aplikan sehingga informasi yang tidak didapatkan dalam form aplikasi dan resume dapat diperoleh.



Wawancara juga merupakan kesempatan bagi pewawancara untuk melihat secara langsung respon dan tingkah laku serta sikap aplikan secara umum. Itu juga merupakan suatu kesempatan bagi aplikan untuk bertemu dokter gigi dan staf secara langsung serta untuk mengetahui lingkungan tempat dimana ia bekerja. Ada tiga tipe interview yaitu structural interview, informal dan stress interview. Stress interview merupakan interview yang disusun secara khusus sesuai dengan kondisi stress. Misalnya : seorang aplikan muda yang sebelumnya belum pernah dihadapkan pada kondisi dimana ada dua pasien emergensi harus bisa mengatasi kedua pasien tersebut dan memberikan setidaknya dua penyelesaian untuk kasus tersebut. 3) Reference check Reference check Adalah suatu tahapan penting pengumpulan informasi tentang aplikan dari sumber lain sebelum ia dipekerjakan. Proses ini juga mencakup percakapan singkat dengan pekerja sebelumnya ataupun pihak lain yang mengetahui aplikan. Referensi cek secara resmi jika dilakukan dengan sumber informasi dari pihak lain (pekerja sebelumnya) secara formal tidak bisa menjadi penilaian yang valid atau efektif. referensi cek secara informal dianggap lebih efektif karena melibatkan pernyataan yang umum dan tidak dilakukan oleh atasan. 4) Testing Testing, dari beberapa artikel yang menyebutkan kelebihan dan kekurangan test menunjukan bahwa test memiliki peran yang terbatas dalam dunia kedokteran gigi sebagai instrument untuk menentukan seberapa bagusnya kualitas atau performance



dari aplikan. Test yang dilakukan tidak dapat digantikan dengan penilaian managerial. Namun seringkali psikological test juga digunakan untuk menseleksi aplikan yang paling baik. Dalam praktik ini test bukan berarti digunakan untuk menjustifikasi seseorang. Test juga tidak digunakan sebagai keputusan akhir (final decision) menyangkut aplikan. Namun dalam beberapa kasus, test juga dilakukan demi mengetahui keahlian praktik aplikan. Tetapi sebagian besar dokter gigi tidak melakukan test. Tetapi test ini digantikan dengan melihat tugas aplikan yang harus dilakukan setiap hari pada saat menjalani pekerjaan dokter gigi. 5) Medical and dental examination. Secara umum, kesehatan aplikan merupakan faktor yang berperan penting dalam menentukan diterimanya seorang aplikan. Seorang aplikan harus dinyatakan sehat secara umum maupun sehat secara kondisi giginya. Kesehatan gigi bagi seorang aplikan sangat penting karena semua staf harus memiliki dan menunjukan komitmen yang kuat terhadap kesehatan gigi dan mulut. Seorang pekerja dengan kondisi kesehatan gigi yang buruk tentu saja tidak merepresentasikan komitmen dalam merawat pasien secara totalitas. Catatan : pemeriksaan medis dan gigi harus dipersiapkan secara khusus dan dibayar oleh dokter gigi. 6) Choice Adalah proses untuk menentukan pilihan pada aplikan yang jumlahnya memang sudah sedikit. Pemilihan ini dilakukan berdasarkan pada kriteria pengalaman dan ide yang di syaratkan. Dalam proses pemilihan yang harus dipertimbangkan adalah



seluruh informasi aplikan yang dikumpulkan mulai dari aplikasi, interview dan medical and dental examination harus seimbang. 7) Hiring Hiring dimulai ketika ada notifikasi bahwa aplikan tersebut diterima. Proses hiring diinformasikan secara resmi lewat surat tidak bisa diinformasikan lewat percakapan atau oral communication. Dalam surat hiring tersebut terdapat informasi mengenai konfirmasi perjanjian apa saja yang menjadi kesepakan antara dentis dengan pekerja barunya, yang sesuai dengan diskusi sebelumnya tentang gaji, jam kerja, dan kondisi pengecualian lainnya. Surat hiring ini juga harus memuat pernyataan ringkasan tentang job description yang menjelaskan secara spesifik pekerjaan yang akan dilakukan. Satu hal yang tidak boleh terlewatkan dalam surat hiring ini adalah pernyataan spesifik bahwa akan ada periode percobaan. Pada saat periode percobaan ini, integritas dan akuntabilitas pekerja diuji. Setelah masa percobaan owner atau manager dapat memutuskan apakah pekerja tersebut bisa melanjutkan pekerjaan atau berhenti. Setelah masa percobaan dan aplikan dinyatakan lolos, akan ada kontrak kerja.



Induction Induksi Adalah suatu proses setelah para pekerja melewati masa percobaannya dan diakui sebagai member suatu perusahaan tersebut. Pada masa induksi, para pekerja diberikan pekerjaan secara penuh. 1) Office manual



Saatnya para pekerja mempelajari bagaimana perusahaan tersebut dijalankan secara filosofis, pemikiran filosofis dimanifestasikan secara lebih jelas dalam kebijakan dan procedural atau disebut sistem operasi kantor. 2) Practice organization Suatu proses penjalanan sistem operasi oleh para pekerja secara konsisten. Pada proses ini, pekerja mulai mempelajari personal dan professional preferensi dentis, hubungan antar staf dan hubungan antara pekerja dan pasien. Komunikasi menjadi instrument yang penting dalam menjaga hubungan yang baik antara para pekerja baru dengan dentis. 3) Job Expectations Suatu proses baik itu formal maupun tidak formal yang berisi tentang pengharapan pekerja baru sudah dapat melakukan tugasnya dengan maksimal.



Training Training merupakan proses pelatihan langsung yang diberikan oleh dentis kepada pekerja barunya. Tujuan dari training ini adalah untuk mengembangkan atau meningkatkan keahlian dari pekerja sehigga performance pekerja bagus dan dapat berkontribusi secara nyata. Pada prosesnya, pekerja baru dibimbing oleh dentis untuk melakukan tugasnya dalam jangka waktu tertentu. 1) On the Job Training



Tujuannya adalah untuk menyediakan informasi, meningkatkan kemampuan serta merubah sikap pekerja. Dalam on the job training ini juga terdapat evaluasi untuk mencari efektivitas dari kinerja para pekerja. 2) Value of training Berguna untuk sisi profesionalitas dan standarisasi office. Kaitannya dengan peningkatan kualitas kesehatan gigi, para pekerja harus mengetahui prinsip-prinsip dasar. Misalnya safe time, minimize wash, dan dapat diandalkan ketika situasi kurang menguntungkan. 3) Cost and benefit Biaya (cost) dari training berbeda sesuai dengan program yang dilakukan. Biaya (cost) dapat termasuk hilangnya pendapatan disebabkan penggunaan selama periode training, biaya pendidikan, dan instruksi material yang digunakan, dan waktu pemberhentian training.



Debit Pension (Discharge-retirement). 



Banyak praktisi yang mengalami kesulitan melakukan hal yang tidaklah menyenangkan. o Contoh: Pegawai yang tergolong “ terlalu buruk jika dipertahankan,







terlalu baik jika dipecat” harus memberhentikan. Kebanyakan dokter gigi akan merasa tidaklah sulit untuk membantu dan melakukan hal yang menyenangkan seperti mempekerjakan pegawai, menberikan tambahan atau bounus saat memang pantas diberikan, dan



menghadiahkan performa yang baik dengan penambahan gaji dan keuntungan 



lain Berhubungan dengan pemberhentian akan muncul berbagai masalah yang







kompleks o Masalah hubungan dokter gigi dengan staf  Tidak kompeten atau kelakukan yang tidak dewasa  Performa perkerjaan yang jelek  Ketidakcocokan sifat atau personalitas Alasan legitimasi untuk memberhentikan pegawai adalah performa pekerjaan yang di bawah standar . o Setelah proses pelatihan untuk memperkuatan standar ini tetap tidak







tercapai, menjadi pilihan pemberhentian ialah pilihan yang sesuai Kesalahan perlakukan adalah menunggu performa pegawainya meningkat







otomatis. Lain halnya pegawai telah diberikan peringatan yang berkali-kali tersebut bisa dipecat, dan peringatan ini sebaiknya dalam bentuk tertulis untuk melindungi







dokter gigi dan menjelaskan keadaan pegawai tersebut. Kelakuan pegawai dapat membahayakan kesehatan dan kondisi pasien juga







dapat dipecat. Walau memang pemecatan ini dapat pengalaman yang sangat menyakitkan,







namun hal ini dapat diminimalisir jika dilaksanakan sacara privasi Perbedaan antara: o Pemecatan – dapat diinstruksikan untuk langsung meninggalkan tempat kerjanya o Pengunduran diri – dapat memilih untuk tetap dalam praktik selama



 



beberapa jangka waktu yang telah dinegosiasi dengan dokter gigi Peraturan menyebutkan bahawa umur 65 tahun menjadi saat untuk pensium. Maka dengan perpanjangan masa oleh hukum, pensiun menjadi sautu pilihan snediri.



Dokter gigi tidak boleh mempermasalahkan umur pegawai karena hal tersebut melanggar hukum dan dokter gigi dapat dituntut atas diskriminasi



Sumber : Domer, Larry. 1980. Dental Practice Management, Concepts and Application. London : The C.V. Mosby Company. Hal. 164-188)