Laporan Audit Bangi Kopi [PDF]

Citation preview

LAPORAN AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIAN BAHAN BAKU MAKANAN PADA BANGI KOPI PERINTIS



DISUSUN OLEH :



Enni Lidiawati



461 18 089



AKUNTANSI MANAJERIAL POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG 2019



i



DAFTAR ISI



Halaman Judul......................................................................................................... i Daftar Isi…………………………………………………………………………. ii Surat Pengantar dari Tim Auditor ........................................................................ iii Laporan Audit.......................................................................................................... 1 Bab I: Executive Summary ................................................................................... 1 Bab II: Dasar, Tujuan, dan Ruang Lingkup Pemeriksaan ..................................... 2 Bab III: Daftar temuan pemeriksaan ..................................................................... 5 Lampiran-Lampiran ............................................................................................... 10



ii



Makassar, 10 Juni 2019 No



: 09 /KA /01 /



Hal



: Laporan Hasil Manajemen Audit



Kepada Yth. Manajer Area Restoran Bersama ini kami sampaikan laporan manajemen audit atas kegiatan Fungsi Pembelian Bahan Baku Makanan di Bangi Kopi Perintis Periode 2019. Audit Manajemen ini bertujuan untuk menilai tingkat keefektifan, keefisienan, dan keekonomisan pada pembelian bahan baku makanan yang terjadi di Bangi Kopi Perintis dan memberikan rekomendasi berupa perbaikan atas kelemahan yang ditemukan pada saat pelaksanaan audit guna memberikan nilai tambah kedepannya bagi Restoran ini.



Hasil audit Manajemen disajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi: Bab I



: Executive summary.



Bab II



: Dasar, tujuan, dan ruang lingkup pemeriksaan.



Bab III



: Daftar temuan pemeriksaan.



Bab IV



: Lampiran-lampiran. Dalam pelaksanaan audit, saya telah memperoleh dukungan dari banyak pihak yaitu Manager



area, supervisor restoran, dan para karyawan yang berhubungan dengan proses audit ini maka dari itu saya mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang terjalin dengan baik.



Hormat saya,



Enni Lidiawati



iii



BAB I EXECUTIVE SUMMARY Secara umum kami berpendapat bahwa pengendalian intern pada Bagian Pembelian Bahan Baku Makanan sudah cukup baik. Namun demikian saya melihat masih terdapat kesempatan untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan ekonomis (kehematan) pada aktivitas-aktivitas di bagian ini. Berikut ini saya sampaikan ringkasan temuan pemeriksaan dari aktivitas Pembelian Bahan Baku Makanan. Temuan-temuan negatif pada Fungsi Pembelian yang dapat saya sampaikan, yaitu: 1. Belum adanya Standar operating procedure (SOP) secara tertulis untuk mengatur seluruh aktifitas yang terjadi dalam restoran termasuk kegiatan pembelian bahan baku makanan. 2. Belum adanya pemisahan fungsi di beberapa bagian. 3. Otorisasi yang tidak sesuai



1



BAB II DASAR, TUJUAN, RUANG LINGKUP PEMERIKSAAN DAN AKTIVITAS BAGIAN PEMBELIAN BAHAN BAKU MAKANAN BANGI KOPI PERINTIS 1. Dasar Pemeriksaaan Dasar Pemeriksaan kami terhadap Fungsi Pembelian adalah Surat Tugas No......... 2. Tujuan Pemeriksaan Tujuan audit manajemen ini adalah untuk menilai tingkat efisiensi, efektivitas dan keekonomisan pada pembelian bahan baku makanan di Bangi Kopi Perintis serta memberikan rekomendasi guna perbaikan dan memberi nilai tambah bagi restoran itu sendiri. Laporan hasil audit dibuat berdasarkan bukti audit yang ditemukan pada proses audit yang dilakukan dan menitikberatkan pada kepentingan pengguna. 3. Ruang Lingkup Pemeriksaan Ruang lingkup pemeriksaan yang dilakukan ini adalah pembelian bahan baku makanan periode Mei Tahun 2019. Audit internal pembelian bahan baku makanan ini mencakup empat aspek utama yaitu organisasi fungsi pembelian, perencanaan pembelian, inspeksi dan penerimaan barang dan pembayaran barang.



4. Aktivitas Bagian Fungsi Pembelian Bahan Baku Makanan Pembelian a. Menghubungi supplier b. Mencari dan menganalisa calon pemasok yang sesuai dengan bahan dan spesifikasi yang dibutuhkan.



2



c. Membeli bahan baku dan perlengkapan restaurant d. Melakukan survey pasar e. Melakukan negosiasi harga sesuai standar yang diperlukan



3



BAB III PROGRAM AUDIT Fokus pemeriksaan yang dilakukan adalah untuk menilai tingkat efisiensi, efektivitas dan keekonomisan pada pembelian bahan baku makanan di Bangi Kopi Perintis.



Pemeriksaan tersebut terkait aktivitas fungsi pembelian, mulai dari pemesanan hingga penerimaan barang. Berikut aktivitas yang dinilai beresiko terhadap bagian ini. No. RESIKO 1. Belum adanya SOP di



1.



Restoran Bangi Kopi



2.



3.



4.



5.



PROSEDUR/KRITERA TANGGAL Membuat Standar Operating 28 Maret 2017 Procedure (SOP) untuk restoran dan bagian pembelian sesuai dengan kondisi dan situasi yang memungkinkan diterapkan di Resto. Melakukan pemisahan tugas, wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan. Membuat dokumen secara terpisah untuk surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang. Memberikan nomor urut pada surat permintaan pembelian, order pembelian dan laporan penerimaan barang pada saat transaksi pembelian dilakukan. Dokumen permintaan pembelian di otorisasi oleh pemakai barang, dokumen order pembelian diotorisasi minimal oleh supervisor



1.



4



DAFTAR TEMUAN PEMERIKSAAAN MANAGEMENT AUDIT UNTUK BAGIAN UNIT PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT



NO 1.



2.



3.



REFER ENSI



KONDISI



PENYEBAB



AKIBAT



REKOMENDASI



Belum adanya Standar operating procedure (SOP) untuk mengatur seluruh aktifitas yang terjadi dalam kegiatan pembelian bahan baku makanan. Pelaksanaan aktivitas sehari-hari didasarkan pada kebijakan supervisor restoran yang suatu saat bisa berganti. Tidak ada pemisahan fungsi, dan wewenang dantanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan barang.



Adanya Standar Operating Procedure (SOP) secara tertulis sehingga bisa menjadi acuan jelas untuk menjaga konsistensi kinerja..



Kemungkina terjadinya ketidakseragaman kebijakan apabila terjadi pergantain supervisor restoran.



Sebaiknya membuat SOP untuk restoran dan bagian pembelian sesuai dengan kondisi dan situasi yang memungkinkan diterapkan pada bangi kopi.



Terbuka lebar kesempatan bagi karyawan untuk melakukan fraud.



Sebaiknya ada pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab antara bagian pembelian dan penerimaan barang.a



Terbuka lebar kesempatan bagi karyawan untuk melakukan fraud.



Sebaiknya otorisasi selalu hanya dilakukan oleh supervisor atau minimal leader dapurbidangnya.



Adanya pemisahan fungsi, wewenang dan tanggung jawab pada setiap bagian sehingga dapat meminimalisir terjadinya kecurangan. Otorisasi pembelian Otorisasi pembelian terkadang dilakukan oleh dilakukan oleh supervisor atau sesama waitress setidaknya tim jika tIm leader atau leader. supervisor tidak



5



LEMBAR PROFORMA No



Keterangan Melakukan Survei Pendahuluan 1. Saya mencari tahu dulu gambaran umum Bangi Kopi Perintis 2. Menanyakan aktivitasaktivitas apa saja yang berlangsung Pada Bagian Pembelian Bahan Baku Makanan 3. Menayakan prosedur kerja setiap aktivitas Melakukan Pekerjaan Lapangan 1. Melakukan wawancara dengan menanyakan informasi terkait bagian pembelian bahan baku makanan. 2. Mengamati beberapa dokumen Berkaitan dengan temuan audit 1. Menanyakan standar atau kriteria yang berlaku pada bagian pembelian bahan baku makanan



Waktu 11.00



Tanggal 15 Mei 2019



Komunikasi Restu Abdi Negara



11.00



20 Mei 2019



Restu Abdi Negara



11.00



20 Mei 2019



Restu Abdi Negara



TTD



6



A1 PENGOLAHAN HASIL WAWANCARA Narasumber



: Restu Abdi Negara



Jabatan



: Supervisor



Tanggal



: 20 Mei 2019



Pewawancara



: Enni Lidiawati



No 1.



Pertanyaan



Tanggapan/jawaban



Aktivitas apa yang terkait pada bagian Aktivitas pada bagian ini dimulai pembelian bahan baku makanan?



dengan perencanaan pembelian hingga penerimaan barang.



Auditor



7



PENGOLAHAN HASIL WAWANCARA Narasumber



: Restu Abdi Negara



Jabatan



: Supervisor



Tanggal



: 20 Mei 2019



Pewawancara



: Enni Lidiawati



No 1



Pertanyaan



A2



Tanggapan/jawaban



Dokumen-dokumen apa saja yang



Hanya ada satu buku yang digunakan



digunakan selama proses pembelian?



khusus pada bagian ini.



Auditor



8



PENGOLAHAN HASIL WAWANCARA Narasumber



: Restu Abdi Negara



Jabatan



: Supervisor



Tanggal



: 20 Mei 2019



Pewawancara



: Enni Lidiawati



No 1. 1.



Pertanyaan



A3



Tanggapan



Apakah program kerja terlaksana



Belum terdapat SOP secara tertulis, hanya



sesuai dengan SOP?



kebijakan dari supervisor yang diterapkan.



9



L A M P I R A N



10



DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA 1. Profil Restoran a. Apa nama restoran ini? b. Dimana alamat restoran ini? c. Kegiatan apa saja yang dilakukan restoran ini? 2. Bagaimana restoran ini bisa terbentuk? a. Siapa yang mendirikan? b. Tahun berapa didirikan? 3. Bagaimana struktur organisasi restoran ini? 4. Sebutkan tugas dan tanggung jawab setiap bagian! 5. Apakah restoran memiliki SOP secara tertulis terutama di bagian pembelian? 6. Bagian apa sajakah atau adakah pengaturan siapa saja yang boleh mebuat order pembelian? 7. Apakah dibuat laporan penerimaan barang saat barang di terima? 8. Apakah barang yang dipesan selalu datang tepat waktu? 9. Bagaimana proses pembayaran kepada pihak pemasok? 10. Apakah dibuat laporan pembelian dan diserahkan ke manajemen?



11



(Waitress meminta otorisasi pembelian oleh supervisor)



(Wawancara dengan Supervisor)



12