![Laporan KP (Perancangan Sistem) [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/laporan-kp-perancangan-sistem.jpg)
18 0 781 KB
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI MAHASISWA KERJA PRAKTEK DI BADAN PUSAT STATISTIK PROVINSI BALI LAPORAN KERJA PRAKTEK
Oleh : NIM
: 160030675
NAMA
: NI PUTU KRISNADEWI
JENJANG STUDI
: STRATA SATU (S1)
PROGRAM STUDI
: SISTEM INFORMASI
INSTITUT TEKNOLOGI DAN BISNIS (ITB) STIKOM BALI 2019
HALAMAN PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK
NIM
: 160030675
Nama
: Ni Putu Krisnadewi
Jenjang Studi
: Strata Satu (S1)
Program Studi
: Sistem Informasi
Judul Kerja Praktek
: Perancangan Sistem Informasi Absensi Mahasiswa
Kerja Praktek Di Badan Pusat Statistik Provinsi Bali
Disetujui oleh :
Tanggal……………………..
Tanggal………………..……
Pembina
Pembimbing
i
(A.A Gede Dirgakardita, SST., M.Si.)
(Dian Pramana, S.Kom., M.Kom.)
Tanggal……………………
Ketua Program Studi Sistem Informasi
(Ricky Aurelius Nurtanto Diaz, S.Kom., MT)
ii
KATA PENGANTAR
Puji Dan Syukur Penulis Panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa Karena Berkat Rahmat-Nya Penulis Dapat Menyelesaikan Laporan Kerja Praktek Dengan Judul “Perancangan Sistem Informasi Absensi Mahasiswa Kerja Praktek Di Badan Pusat Statistik Provinsi Bali”
Penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari kesempurnaan. Namun berkat bantuan dari semua pihak secara langsung maupun tidak langsung sehingga terselesaikannya laporan ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Dr. Dadang Hermawan selaku Rektor ITB STIKOM Bali yang telah memberikan kesempatan melaksanakan Kerja Praktek ini. 2. Bapak Dian Pramana, S.KOM., M.KOM selaku Dekan Fakultas Informatika Dan Komputer ITB STIKOM Bali yang telah memberikan dukungan sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang turut membimbing dalam menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini. 3. Bapak Ricky Aurelius Nurtanto Diaz, S.KOM., MT selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi ITB STIKOM Bali. 4. Bapak Ir. Adi Nugroho, MM selaku Kepala Badan Pusat Statistik Provinsi Bali, yang telah mengijinkan saya untuk melakukan Kerja Praktek di Badan Pusat Statistik Provinsi Bali. 5. Bapak A.A Gede Dirgakardita, SST., M.Si selaku pembina yang telah membimbing penulis selama melaksanakan Kerja Praktek. 6. Semua teman dan berbagai pihak yang memberikan dukungan dan bantuan kepada penulis.
Semoga
Laporan
Kerja
Praktek
berkepentingan.
iii
ini
bermanfaat
bagi
pihak
yang
Denpasar, 29 Oktober 2019
(Ni Putu Krisnadewi)
iv
DAFTAR ISI
HALAMAN PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEKi KATA PENGANTAR......................................................................................................ii DAFTAR ISI....................................................................................................................iii DAFTAR TABEL............................................................................................................vi DAFTAR GAMBAR.......................................................................................................vii DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................................viii BAB I................................................................................................................................1 PENDAHULUAN............................................................................................................1 1.1
Latar Belakang................................................................................................1
1.2
Rumusan Masalah.........................................................................................2
1.3
Tujuan Kerja Praktek......................................................................................2
1.4
Manfaat Kerja Praktek...................................................................................2
1.5
Ruang Lingkup Kerja Praktek.......................................................................2
1.6
Metode Kerja Praktek....................................................................................3
1.6.1
Lokasi Kerja Praktek..............................................................................3
1.6.2
Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek.......................................................4
1.6.3
Teknik Pengumpulan Data....................................................................4
1.6.4
Jenis Data................................................................................................4
BAB II...............................................................................................................................6 TINJAUAN UMUM INSTANSI......................................................................................6 2.1
Sejarah Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali...................................6
2.2
Visi dan Misi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali..........................7
2.2.1
Visi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali..................................7
2.2.2
Misi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali..................................7
2.3
Arti Lambang Badan Pusat Statistik Provinsi Bali......................................7
2.4
Struktur Organisasi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali...............9
2.5
Deskripsi Tugas Organisasi..........................................................................9
2.5.1
Kepala Badan Pusat Statistik Provinsi Bali.........................................9
v
2.5.2
Bagian Tata Usaha.................................................................................9
2.5.3
Bidang Statistik Sosial............................................................................9
2.5.4
Bidang Statistik Produksi.....................................................................10
2.5.5
Bidang Statistik Distribusi....................................................................10
2.5.6
Bidang Neraca Wilayah dan Analisis Statistik..................................10
2.5.7
Bidang Integrasi Pengolahan dan Diseminasi Statistik...................10
2.5.8
Tenaga Fungsional...............................................................................10
BAB III............................................................................................................................11 LANDASAN TEORI......................................................................................................11 3.1
Pengertian Sistem Informasi.......................................................................11
3.2
Pengertian Absensi......................................................................................11
3.3
Pengertian Perancangan.............................................................................12
3.4
Diagram Konteks..........................................................................................12
3.5
Data Flow Diagram (DFD)...........................................................................12
3.6
Entity Relationship Diagram (ERD)............................................................13
BAB IV...........................................................................................................................17 PERANCANGAN SISTEM..........................................................................................17 4.1
Diagram Konteks..........................................................................................17
4.2
DFD Level 0..................................................................................................17
4.3
Entity Relationship Diagram (ERD)............................................................19
4.4
Basis Data Konseptual................................................................................19
4.5
Struktur Tabel................................................................................................20
4.6
Desain Interface............................................................................................21
4.6.1
Rancangan Tampilan Depan..............................................................21
4.6.2
Rancangan Tampilan Login Admin....................................................22
4.6.3
Rancangan Tampilan Tambah Data..................................................22
4.6.4
Rancangan Tampilan Menu Admin....................................................23
4.6.5
Rancangan Tampilan Absen Mahasiswa..........................................23
4.6.6
Rancangan Tampilan Pesan Hadir....................................................24
4.6.7
Rancangan Tampilan Pesan Pulang.................................................24
4.6.8
Rancangan Tampilan Cetak Laporan................................................25
4.6.9
Rancangan Scanner QR Code Absen...............................................25
4.6.10
Rancangan Tampilan Depan Scanner QR Code Absen.................26
vi
4.6.11
Rancangan Tampilan Scanner QR Code Absen..............................26
BAB V............................................................................................................................28 PENUTUP.....................................................................................................................28 5.1
Kesimpulan....................................................................................................28
5.2
Saran..............................................................................................................28
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................29
vii
DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Simbol – simbol Data Flow Diagram........................................................13 Tabel 3.2 Komponen Entity Relationship Diagram..................................................14 Tabel 4.1 Tabel Mahasiswa........................................................................................20 Tabel 4.2 Tabel Absensi..............................................................................................21 Tabel 4.3 Tabel Admin................................................................................................21
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Lokasi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali...............................3 Gambar 1.2 Tampak Depan Badan Pusat Statistik Provinsi Bali............................4 Gambar 2.1 Logo Badan Pusat Statistik Provinsi Bali..............................................8 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik Provinsi Bali.....................9 Gambar 4.1 Diagram Konteks....................................................................................17 Gambar 4.2 DFD Level 0............................................................................................18 Gambar 4.3 Entity Relationship Diagram (ERD)......................................................19 Gambar 4.4 Basis Data Konseptual..........................................................................20 Gambar 4.5 tampilan depan.......................................................................................22 Gambar 4.6 login admin..............................................................................................22 Gambar 4.7 edit data..................................................................................................23 Gambar 4.8 menu admin............................................................................................23 Gambar 4.9 absen mahasiswa...................................................................................24 Gambar 4.10 Pesan Hadir..........................................................................................24 Gambar 4.11 Pesan Pulang.......................................................................................25 Gambar 4.12 Cetak Laporan.....................................................................................25 Gambar 4.13 tampilan aplikasi SIAM........................................................................26 Gambar 4.14 tampilan register...................................................................................26 Gambar 4.15 tampilan Scan QR Code......................................................................27
ix
DAFTAR LAMPIRAN
x
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang
Badan Pusat Statistik (BPS) adalah lembaga pemerintah non – kementerian yang bertanggungjawab langsung kepada presiden. Peran yang harus dijalankan oleh Badan Pusat Statistik (BPS) adalah menyediakan kebutuhan data bagi pemerintah dan masyarakat, membantu kegiatan statistik di lembaga pemerintahan, atau instansi lainnya, serta melakukan kegiatan Sensus Penduduk. Lokasi dari Badan Pusat Statistik Provinsi yakni di Jalan Raya Puputan No. 1 Renon – Denpasar.
Pada Badan Pusat Statistik Provinsi Bali, proses absensi sangatlah penting baik bagi pegawai maupun mahasiswa yang sedang melaksanakan kerja praktek. Absensi ini tentu sangat diperlukan untuk mengontrol dan merekap kehadiran. Namun, proses absensi di Badan Pusat Statistik Provinsi Bali masih bersifat manual khususnya untuk absensi mahasiswa kerja praktek. Karena mahasiswa melakukan absensi menggunakan tanda tangan pada buku absensi.
Proses absensi mahasiswa yang masih bersifat manual menggunakan buku absen mengakibatkan tidak efektifnya laporan kehadiran mahasiswa kerja praktek. Apabila absensi dilakukan secara manual maka kemungkinan mahasiswa dapat menitipkan absen pada salah satu teman mereka. Dengan begitu, mahasiswa yang tidak hadir tetap dianggap hadir. Selain itu, buku absensi tidak memiliki backup sehingga rawan terjadinya kerusakan.
Untuk memecah masalah tersebut, maka perlu adanya sistem informasi absensi mahasiswa kerja praktek yang dapat diakses melalui perangkat komputer yang ada pada bidang dimana masing – masing mahasiswa ditempatkan.
Maka
penulis
memilih
judul
“PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI ABSENSI MAHASISWA KERJA PRAKTEK di BADAN PUSAT
1
2
STATISTIK PROVINSI BALI”. Dengan adanya sistem tersebut diharapkan dapat mempermudah absensi untuk mahasiswa kerja praktek dan diharapkan dapat membantu developer dalam mengembangkan sistem informasi absensi ini. 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan pada latar belakang yang diuraikan diatas, maka rumusan
masalah yang dibahas adalah Bagaimana hasil perancangan Sistem Informasi Absensi Mahasiswa Kerja Praktek di Badan Pusat Statistik Provinsi Bali? 1.3
Tujuan Kerja Praktek
1.
Dengan adanya kerja praktek ini, diharapkan mahasiswa dapat mengimplementasikan
ilmu
pengetahuan
yang
diperoleh
saat
perkuliahan. 2.
Untuk merancang Sistem Informasi Absensi Mahasiswa Kerja Praktek pada badan Pusat Statistik Provinsi Bali.
1.4
Manfaat Kerja Praktek
Adapun manfaat dari kerja praktek ini adalah :
1.
Bagi ITB STIKOM Bali a. Dapat mengetahui sejauh mana mahasiswa ITB STIKOM Bali memahami teori – teori yang didapatkan. b. Pembuatan kerja praktek dapat dijadikan acuan oleh mahasiswa lain dalam menyusun laporan kerja praktek.
2.
Bagi Mahasiswa a. Dapat menambah wawasan, pengetahuan, dan bisa mempraktekkan apa yang didapat di bangku perkuliahan serta mampu menganalisa dan merancang suatu sistem untuk instansi bersangkutan. b. Dapat mengukur seberapa jauh kemampuan yang dimiliki, yang nantinya akan dapat dipergunakan di dunia kerja. c. Dapat belajar bersosialisasi dengan instansi dan lingkungan yang baru serta dapat bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan.
3.
Bagi Instansi
3
a. Memperoleh bantuan tenaga tambahan dalam menyelesaikan pekerjaan yang ada selama kerja praktek. b. Mendapat bantuan dalam merancang sistem informasi absensi mahasiswa kerja praktek pada instansi. c. Memperoleh masukkan dari laporan mahasiswa. 1.5
Ruang Lingkup Kerja Praktek
Pembahasan permasalahan diharapkan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, sehingga dalam penyelesaian masalah ini akan dibatasi pada Perancangan Sistem Informasi Absensi Mahasiswa Kerja Pratek di Badan Pusat Statistik Provinsi Bali sebagai berikut :
1.
Sistem ini dibuat untuk mempermudah absensi mahasiswa serta mempermudah proses cetak laporan absensi.
2.
Sistem ini digunakan oleh mahasiswa untuk proses absensi saat melakukan kerja praktek pada Badan Pusat Statistik Provinsi Bali dan staff kepegawaian sebagai admin.
3.
Perancangan Sistem Informasi Absensi Mahasiswa Kerja Praktek ini dibuat sampai dengan ERD (Entity Relationship Diagram), DFD (Data Flow Diagram), serta desain antarmuka sistem.
1.6
Metode Kerja Praktek Metode kerja praktek yang penulis gunakan dalam penulisan laporan ini
yaitu : 1.6.1
Lokasi Kerja Praktek Kerja praktek ini dilakukan di Badan Pusat Statistik Provinsi Bali yang
beralamat di Jl. Raya Puputan No. 1 Renon – Denpasar.
4
Gambar 1.1 Lokasi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali (Sumber: Google Maps, 2019)
Gambar 1.2 Tampak Depan Badan Pusat Statistik Provinsi Bali 1.6.2
Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek Kerja praktek dilaksanakan selama tiga bulan yang dimulai dari tanggal
29 Juli 2019 sampai dengan tanggal 29 Oktober 2019 di Badan Pusat Statistik Provinsi Bali pada Bidang Statistik Sosial. Pelaksanaan kerja praktek dilakukan lima kali seminggu yaitu hari senin sampai dengan hari jumat dalam kurun waktu tiga bulan dimulai pukul 07.30 Wita sampai dengan 16.00 Wita. 1.6.3
Teknik Pengumpulan Data
Dalam melakukan kerja praktek penulis melakukan pengumpulan data, pengamatan serta pemahaman tentang analisa desain sistem informasi absensi. Dengan pelaksanaan tersebut dapat di gunakan metode sebagai berikut :
5
1.
Metode Wawancara Metode dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung kepada beberapa pegawai apabila ada sesuatu yang belum diketahui atau dipahami.
2.
Metode Observasi Dalam metode ini mendapatkan data dan informasi dengan melakukan pengamatan secara langsung di tempat kerja praktek terhadap masalah yang dibahas.
3.
Metode Kepustakaan Metode pengumpulan data dengan cara membaca dan meneliti buku – buku atau catatan – catatan yang berhubungan dengan penulisan.
1.6.4
Jenis Data
Adapun jenis data yang digunakan dalam perancangan pada sistem ini diantaranya sebagai berikut :
1.
Data Primer Data yang didapatkan secara langsung dari pihak kantor maupun pengamatan langsung.
2.
Data Sekunder Data yang diperoleh dari buku refrensi yang berkaitan dengan analisa sistem.
BAB II TINJAUAN UMUM INSTANSI 2.1
Sejarah Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali Kegiatan statistik di Indonesia sudah dilaksanakan sejak masa
Pemerintahan Hindia Belanda oleh suatu lembaga yang didirikan oleh Direktur Pertanian. Kerajinan, dan Perdagangan (Directeur Van Landbouw Nijverheld en Handel) di Bogor. Pada Februarl 1920. Lembaga tersebut bertugas mengolah dan mempublikasikan data statistic. Pada 24 September 1924, kegiatan statistik pindah ke Jakarta dengan nama Centraal Kantoor Voor De Statistiek (CKS) dan melaksanakan Sensus Penduduk pertama di Indonesia pada tahun 1930. Pada masa Pemerintahan Jepang di Indonesia pada tahun 1942-1945, CKS berubah nama menjadi Shomubu Chosasitsu Gunseikanbu dengan kegiatan memenuhi kebutuhan perang/militer.
Setelah Kemerdekaan Republik Indonesia (RI) diproklamasikan pada tanggal 17 Agustus 1945, lembaga tersebut dinasionalisasikan dengan nama Kantor Penyelidikan Perangkaan Umum Republik Indonesia (KAPPURI) dan dipimpin oleh Mr. Abdul Karim Pringgodigdo. Setelah adanya Surat Edaran Kementerian Kemakmuran tanggal 12 Juni 1950 Nomor 219/S.C., lembaga KAPPURI dan CKS dilebur menjadi Kantor Pusat Statistik (KPS) dibawah tanggung jawab Menteri Kemakmuran.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Perekonomian Nomor P/44, KPS bertanggungjawab kepada Menteri Perekonomian. Selanjutnya, melalui SK Menteri Perekonomian tanggal 24 Desember 1953 Nomor IB.099/M kegiatan KPS dibagi dalam dua bagian yaitu Afdeling A (Bagian Riset) dan Afdeling B (Bagian penyelenggaraan dan Tata Usaha). Berdasarkan Keppres X nomor 172 tanggal 1 Juni 1957, KPS berubah menjadi Biro Pusat Statistik dan bertanggungjawab langsung kepada Perdana Menteri.
Sesuai dengan UU No.6/1960 tentang Sensus, BPS menyelenggarakan Sensus Penduduk serentak di pada tahun 1961. Sensus Penduduk tersebut
6
7
merupakan Sensus Penduduk pertama setelah Indonesia merdeka. Sensus Penduduk di tingkat provinsi dilaksanakan oleh Kantor Gubernur, dan di tingkat Kabupaten/Kotamadya dilaksanakan oleh kantor Bupati/Walikota, sedangkan pada tingkat Kecamatan dibentuk bagian yang melaksanakan Sensus Penduduk. Selanjutnya Penyelenggara Sensus di Kantor Gubernur dan Kantor Bupati/Walikota ditetapkan menjadi Kantor Sensus dan Statistik Daerah berdasarkan Keputusan Presidium Kabinet Nomor Aa/C/9 Tahun 1965.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.16/1968 yang mengatur tentang Organisasi dan Tata Kerja BPS di Pusat dan Daerah serta perubahannya menjadi PP No.6/1980, menyebutkan bahwa perwakilan BPS di daerah adalah Kantor Satistik Provinsi dan Kantor Statistik Kabupaten atau Kotamadya. Tentang Organisasi BPS ditetapkan kembali pada PP No. 2 Tahun 1992 yang disahkan pada 9 Januari 1992. Selanjutnya, Kedudukan, Fungsi, Tugas, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja BPS diatur dengan Keputusan Presiden Nomor 6 Tahun 1992.
Pada tanggal 26 September 1997 ditetapkan UU Nomor 16 Tahun 1997 tentang Statistik, dimana Biro Pusat Statistik diubah namanya menjadi “Badan Pusat Statistik”, dan sekaligus menetapkan tanggal tersebut sebagai ”Hari Statistik”. Pada Keputusan Presiden No.86 Tahun 1998 tentang Badan Pusat Statistik, menetapkan bahwa perwakilan BPS di daerah merupakan Instansi Vertikal dengan nama BPS Provinsi, BPS Kabupaten, dan BPS Kota madya. Serta pada tanggal 26 Mei 1999, ditetapkan PP Nomor 51 tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Statistik di Indonesia 2.2
Visi dan Misi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali Adapun Visi dan Misi dari Badan Pusat Statistik Provinsi Bali yaitu :
2.2.1
Visi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali Pelopor Data Statistik Terpercaya Untuk Semua
2.2.2 1.
Misi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali Menyediakan data statistik berkualitas melalui kegiatan statistik yang terintegrasi dan berstandar nasional dan internasional. Memperkuat Sistem Statistik Nasional yang berkesinambungan melalui pembinaan dan koordinasi di bidang statistik.
2.
8
3.
Membangun insan statistik yang profesional, berintegritas dan amanah untuk kemajuan perstatistikan.
2.3
Arti Lambang Badan Pusat Statistik Provinsi Bali
Logo atau lambang badan Pusat Statistik memiliki warna biru, hijau, dan orange dan setiap warna memiliki arti khusus, yaitu : 1.
2.
3.
Biru Melambangkan kegiatan sensus penduduk yang dilakukan sepuluh tahun sekali pada setiap tahun yang berakhiran angka 0 (nol). Hijau Melambangkan kegiatan sensus pertanian yang dilakukan sepuluh tahun sekali pada setiap tahun yang berakhiran angka 3 (tiga). Orange Melambangkan kegiatan sensus ekonomi yang dilakukan sepuluh tahun sekali paad setiap tahun yang berakhiran angka 6 (enam).
Gambar 2.3 Logo Badan Pusat Statistik Provinsi Bali
9
2.4
Struktur Organisasi Kantor Badan Pusat Statistik Provinsi Bali Berikut adalah struktur organisasi pada Badan Pusat Statistik Provinsi
Bali :
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik Provinsi Bali 2.5
Deskripsi Tugas Organisasi
2.5.1 1. 2.
Kepala Badan Pusat Statistik Provinsi Bali Memimpin BPS Provinsi sesuai dengan tugas dan fungsi BPS Provinsi. Membina aparatur BPS Provinsi agar berdaya guna dan berhasil guna.
2.5.2 1. 2. 3. 4.
Bagian Tata Usaha Melaksanakan penyusunan rencana dan program. Mengurus bagian Kepegawaian dan Hukum. Mengurus bagian Keuangan. Mengurus Perlengkapan serta urusan di dalam instansi.
2.5.3 1.
Bidang Statistik Sosial Melaksanakan pengumpulan, pelaporan.
pengolahan,
analisis,
evaluasi,
dan
10
2.
Pengembangan statistik kependudukan, statistik kesejahteraan rakyat, dan statistik ketahanan sosial.
2.5.4 1.
Bidang Statistik Produksi Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, analisis, evaluasi, dan pelaporan. Pengembangan statistik pertanian, statistik industri, dan statistik pertambangan, energi, dan konstruksi.
2. 2.5.5 1. 2.
Bidang Statistik Distribusi Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, analisis, evaluasi, dan pelaporan. Pengembangan statistik harga konsumen dan harga perdagangan besar, statistik keuangan dan harga produsen, serta statistik niaga dan jasa.
2.5.6
Bidang Neraca Wilayah dan Analisis Statistik Melaksanakan penyusunan neraca produksi, neraca konsumsi, dan analisis statistik lintas sektor.
2.5.7
Bidang Integrasi Pengolahan dan Diseminasi Statistik Melaksanakan integrasi pengolahan data, pengelolaan jaringan dan rujukan statistik, serta diseminasi dan layanan statistik.
2.5.8
Tenaga Fungsional Tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masingmasing berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
BAB III LANDASAN TEORI 3.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu gabungan kerja terstruktur dari komponen
– komponen dalam organisasi yang dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan oleh pemakai. Sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Definisi ini menggambarkan adanya interaksi antara elemen yang sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang mendukung pembuatan keputusan dan melakukan control terhadap jalannya perusahaan. Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pernyataannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan, informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information generating systems.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut : tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
12
3.2
Pengertian Absensi Absensi dapat dikatakan suatu pendataan kehadiran yang merupakan
bagian dari aktifitas pelaporan yang ada dalam sebuah institusi. Absensi disusun dan diatur sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan ketika diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. 3.3
Pengertian Perancangan Perancangan didefinisikan sebagai proses aplikasi berbagai teknik dan
prinsip bagi tujuan pendefisian suatu perangkat, suatu proses atau sistem dalam detail yang memadai untuk memungkinkan realisasi fisiknya.
Perancangan suatu sistem termasuk dalam kegiatan rekayasa perangkat lunak dimulai jauh sebelum coding dilakukan berlanjut sampai tercapainya sebuah aplikasi atau sistem informasi yang diinginkan. Pada dasarnya rekayasa perangkat lunak dilakukan untuk merancang suatu aplikasi atau software dengan menata setiap informasi yang ditemui sesuai dengan masalah yang diteliti hingga suatu kesatuan sistem yang dapat berjakan dengan baik. 3.4
Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan
menggambarkan seluruh input ke sistem output dari sistem. Yang akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.
Diagram Konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nilai 0. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data – aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas – entitas eksternal sistem dengan diketahui melalui menganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen.
13
3.5
Data Flow Diagram (DFD) Diagram yang digunakan untuk memodelkan analisis kebutuhan
perangkat lunak. Dalam DFD dibahas fungsi – fungsi apa saja yang diperlukan oleh suatu sistem dan aliran data yang terdapat diantara proses di dalamnya. DFD berguna sebagai alat memverifikasikan apakah sistem yang akan dibangun sudah memenuhi kriteria yang diinginkan oleh user atau belum. Data Flow Diagram dapat dikembangkan dari level yang paling rendah ke level yang paling tinggi. DFD level 0 merupakan pengembagan dari diagram konteks, DFD level 1 merupakan pengembangan dari DFD level 0. Tiap proses dari DFD dapat dikembangkan lagi menjadi lebih detail sampai proses – proses tersebut tidak dapat dikembangkan lagi.
Tabel 3.1 Simbol – simbol Data Flow Diagram No 1
Gane dan Serson
Keterangan
Yourdan dan De Marco
Entitas Eksternal / Terminator, menggambarkan asal atau tujuan data
2
diluar sistem. Proses, menggambarkan proses dimana aliran data masuk ditransforamasikan ke aliran data keluar.
3
Data Store, menggambarkan tempat data disimpan.
4
Data Flow / Alir Data, menggambarkan aliran data menuju atau keluar dari suatu proses.
14
Pemodelan DFD diawali dengan pembuatan diagram konteks. Secara simbol, DFD dan diagram konteks menggunakan jenis dan bentuk simbol yang sama. Namun secara aturan, diagram konteks hanya menggunakan sebuah simbol proses. Sedangkan pada DFD dapat menggunakan lebih dari satu simbol proses. Selain itu diagram konteks ditujukan untuk menggambarkan sistem interaksi sistem dengn lingkungan luar, sedangkan DFD menggambarkan hubungan antara proses didalam sistem. 3.6
Entity Relationship Diagram (ERD) ERD (Entity Relationship Diagram) merupakan salah satu model yang
digunakan untuk mendesain database dengan tujuan menggambarkan data yang berelasi pada sebuah database. Umumnya setelah perancangan ERD selesai berikutnya adalah mendesain database secara fisik, index dengan tetap mempertimbangkan perfomance.
Tabel 3.2 Komponen Entity Relationship Diagram Crow’s Foot No
Simbol
Keterangan
15
1
Anggota A termasuk kedalam B
2
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan sati entitas pada himpunan entitas B, begitu juga
3
sebaliknya. Setia entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, demikian juga
4
sebaliknya. Setiap entitas pada himpunan entitas A hanya memiliki satu pada himpunan B, demikian juga
5
sebaliknya. Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B. Tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak
16
dengan satu entitas pada himpunan 6
entitas A. Setiap entitaspada himpunan entitas A berhubungan dengan kosong atau satu entitas pada himpunan entitas B. Sebaliknya, setiap entitas pada himpunan B berhubungan dengan satu atau kosong entitas pada himpunan A (boleh kosong atau satu, tetapi tidak boleh
7
banyak). Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan kosong atau banyak entitas entitas pada himpunan entitas B. Sebaliknya, setiap entitas pada himpunan B berhubungan dengan banyak atau kosong entitas pada himpunan A (boleh kosong atau lebih dari satu).
BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1
Diagram Konteks Diagram Konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan
data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
Gambar 4.5 Diagram Konteks Pada Diagram Konteks ini terdapat 2 entitas yaitu admin dan mahasiswa. Proses yang dimiliki adalah pengolahan data mahasiswa, pengolahan data absensi mahasiswa, pengolahan lihat laporan dan pengolahan cetak absensi mahasiswa. 4.2
DFD Level 0 DFD level 0 merupakan pengembangan dari Diagram Konteks. Pada
level ini dikembangkan, menjadi 4 proses diantaranya : proses pengolahan data login, proses pengolahan data mahasiswa, proses pengolahan data absensi mahasiswa, proses pengolahan data cetak absensi mahasiswa.
18
Gambar 4.6 DFD Level 0 Berdasarkan gambar diatas menggambarkan ada dua entitas yaitu Admin dan Mahasiswa. Berikut adalah fungsi dari setiap entitas berdasarkan gambar, antara lain : 1.
Admin Memiliki username dan password yang telah di register oleh admin itu sendiri. Adapun fungsi yang dapat dilakukan oleh admin, antara lain :
a.
Login.
b.
Kelola Data Mahasiswa.
c.
Kelola Absensi Mahasiswa.
d.
Cetak Absensi Mahasiswa.
19
2.
Mahasiswa Masing – masing mahasiswa hanya mempunyai hak akses
untuk
melakukan absensi. 4.3
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) menggambarkan hubungan atau
relasi antara satu entitas dengan entitas lainnya menggunakan kunci utama atau primary key dari masing – masing entitas. ERD dibuat berdasarkan hasil dari proses analisa kebutuhan agar sesuai dengan tujuan sistem informasi absensi mahasiswa kerja praktek sehingga lebih mudah dimengerti. Berikut gambar ERD dari Sistem Informasi Absensi Mahasiswa Kerja Praktek :
Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram (ERD) Dalam ERD tersebut didapatkan 3 entitas yaitu : Admin, Absensi, dan Mahasiswa. 1.
Admin : {Id Admin, Nama, Username, Password, Status}
2.
Absensi : {Id Absensi, Id Mahasiswa, Tanggal Absensi, Jam masuk, Jam keluar, Keterangan}
3.
Mahasiswa : {Id Mahasiswa, NIM, Nama, Alamat, No Hp, Jenis Kelamin, Asal Kampus, Jurusan, No. KTP}
4.4
Basis Data Konseptual Dari Basis Data Konseptual diatas terdapat 3 tabel. Diantaranya
mahasiswa, absensi, dan admin. Di tb_mahasiswa ada id_mahasiswa,
20
Id_admin, NIM, nama, alamat, no_hp, jenis_kelamin, Id_Kampus, Jurusan, No. KTP. Sedangkan tb_absensi ada id_absensi, Id_mahasiswa, Id_admin, tanggal_absensi, jam_masuk, jam_keluar, Keterangan. Dan di tb_admin ada id_admin, nama, username, password, status.
Gambar 4.8 Basis Data Konseptual 4.5
Struktur Tabel Penyimpanan data pada sebuah website ataupun aplikasi software akan
membutuhkan suatu database yang terdiri dari beberapa buah tabel di dalam database neniliki field – field yag berisi data – data yang disimpan. 1.
Tabel Admin Pada tabel 4.1 dari tabel admin terdapat penjelasan tipe data, penentuan primary key dan foreign key. Fungsinya untuk menyimpan data admin. Tabel 4.3 tb_mahasiswa No Nama 1 Id_mahasiswa 2 NIM
Tipe Data Varchar (10) Varchar (15)
Key Constraint Primary Key
21
3 4 5 6 7 8
2.
Nama Alamat No_Hp Jenis_Kelamin Id_Kampus Jurusan
Varchar (100) Varchar (50) Varchar (12) Boolean Varchar (10) Varchar (50)
Tabel Absensi Pada tabel 4.1 dari tabel admin terdapat penjelasan tipe data, penentuan primary key dan foreign key. Fungsinya untuk menyimpan data admin. Tabel 4.4 tb_absensi No 1 2 3 4 5
3.
Nama Id_absensi Id_mahasiswa Tanggal_absensi Jam_masuk Jam_keluar
Tipe Data Varchar (10) Varchar (10) Date Date Time Date Time
Key Constraint Primary Key Foreign Key
Tabel Admin Pada tabel 4.1 dari tabel admin terdapat penjelasan tipe data, penentuan primary key dan foreign key. Fungsinya untuk menyimpan data admin. Tabel 4.5 tb_admin No 1 2 3 4 5
4.6 4.6.1
Nama Id_admin Nama Username Password Status
Tipe Data Varchar (10) Varchar (10) Varchar (15) Varchar (10) Varchar (10)
Key Constraint Primary Key
Desain Interface
Rancangan Tampilan Depan Pada halaman depan ini terdapat 2 button, apabila admin ingin mengakses sistem maka klik button ADMIN. Sedangkan untuk mahasiswa kerja praktek yang ingin melakukan absensi, klik button ABSEN.
22
Gambar 4.9 tampilan depan 4.6.2
Rancangan Tampilan Login Admin Setelah admin mengklik button ADMIN, maka admin akan diarahkan ke halaman login. Pada halaman login, admin menginputkan username dan password.
Gambar 4.10 login admin 4.6.3
Rancangan Tampilan Tambah Data Setelah admin melakukan login, maka admin dapat mengelola data mahasiswa kerja praktek. Terutama pada saat ada mahasiswa yang akan melaksanakan kerja praktek.
23
Gambar 4.11 edit data 4.6.4
Rancangan Tampilan Menu Admin Pada menu admin, terdapat 2 menu yaitu Data Mahasiswa dan Laporan. Pada halaman Data Mahasiswa, admin dapat melihat data – data mahasiswa yang pernah melakukan kegiatan kerja praktek serta data mahasiswa yang telah diinputkan oleh admin.
Gambar 4.12 menu admin 4.6.5
Rancangan Tampilan Absen Mahasiswa Setelah mahasiswa mengklik button absen, makan akan muncul sebuah QR Code yang akan di scan melalui handphone untuk melakukan absensi pada saat kerja praktek.
24
Gambar 4.13 absen mahasiswa 4.6.6
Rancangan Tampilan Pesan Hadir Setelah mahasiswa melakukan Scan QR Code, maka akan muncul pesan kehadiran sesuai waktu mahasiswa melakukan absen.
Gambar 4.14 Pesan Hadir 4.6.7
Rancangan Tampilan Pesan Pulang Sebelum pulang, mahasiswa kembali melakukan absensi dengan scan QR Code, jika QR Code telah di scan maka akan muncul pesan seperti pada gambar dibawah ini.
25
Gambar 4.15 Pesan Pulang 4.6.8
Rancangan Tampilan Cetak Laporan Pada halaman laporan, admin dapat melihat data absensi dari mahasiswa kerja praktek. Laporan ini juga dapat dicetak oleh admin.
Gambar 4.16 Cetak Laporan 4.6.9
Rancangan Aplikasi SIAM Berikut adalah rancangan dari aplikasi SIAM (Sistem Informasi Absensi Mahasiswa) setelah diinstall pada handphone yang akan digunakan untuk melakukan Scan QR Code absen mahasiswa.
26
Gambar 4.17 tampilan aplikasi SIAM 4.6.10 Rancangan Tampilan Register Aplikasi SIAM Pada halaman awal setelah apikasi SIAM dibuka, maka mahasiswa akan diarahkan untuk melakukan register menggunakan username dan password yang diberikan oleh admin.
Gambar 4.18 tampilan register 4.6.11 Rancangan Tampilan Scan QR Code pada Aplikasi SIAM Setelah mahasiswa melakukan register, maka mahasiswa dapat menggunakan aplikasi SIAM untuk melakukan absen ketika akan melaksanakan kegiatan kerja praktek.
27
Gambar 4.19 tampilan Scan QR Code
BAB V PENUTUP 5.1
Kesimpulan Kesimpulan dari laporan kerja praktek ini adalah sebagai berikut :
1.
Telah dihasilkannya Rancangan Sistem Informasi Absensi Mahasiswa Kerja Praktek pada Badan Pusat Statistik Provinsi Bali yang terdiri dari DFD yang memiliki 2 entitas yaitu admin dan mahasiswa. ERD terdapat 3 entitas yaitu admin, absensi, dan mahasiswa. Terdapat basis data konseptual yang menghubungkan antara table admin, absensi, dan mahasiswa. Serta terdapat desain antarmuka yang digunakan untuk memberikan masukkan kepada instansi serta membantu developer untuk mengembangkan sistem informasi absensi ini.
2.
Rancangan Sistem Informasi Absensi Mahasiswa Kerja Praktek ini berbasis dekstop dengan menggunakan handphone sebagai media untuk melakukan absensi.
5.2
Saran Berdasarkan perancangan sistem beserta kesimpulan diatas, maka
dapat diberikan saran – saran sebagai pertimbangan di dalam melakukan perbaikan yaitu sebagai berikut : 1.
Sebaiknya rancangan serta pembuatan sistem informasi absensi mahasiswa ini segera diaplikasikan sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam kegiatan absen mahasiswa kerja praktek pada Badan Pusat Statistik Provinsi Bali.
2.
Diharapkan adanya penambahan fitur untuk menampilkan jumlah kehadiran setiap mahasiswa dalam bentuk persentase yang akan digunakan untuk mengambil keputusan perihal penilaian yang akan diberikan oleh instansi kepada mahasiswa kerja praktek. Mengingat dalam rancangan ini masih terbatas pada waktu kehadiran saja.
DAFTAR PUSTAKA [1] https://bali.bps.go.id Website Badan Pusat Statistik Provinsi Bali [2] Dengen, N. (2009). Perancangan Sistem Informasi Terpadu Pemerintah Daerah Kabupaten Paser. 4(1), 47–54. [3] Kadir, A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. (January). https://doi.org/10.13140/2.1.2637.6328 [4] Laporan – laporan Kerja Praktek, Angkatan tahun 2015
29
