Laporan Mini Riset Kel. 7 Etika Profesi [PDF]

Citation preview

LAPORAN MINI RISET ‘’PANDANGAN NEGATIF MASYARAKAT TERHADAP PROFESI SEKRETARIS’’ Dosen Pengampu : Rotua SP Simanullang S. Pd., M. Si



OLEH KELOMPOK 7



DANIEL SITUMORANG



7203144028



GRACE HAPPILY SARAGIH



7203344021



NIKMAH ABIDAH TELAUMBANUA



7202444009



SALES VERA ZILIWU



7202444003



WAHYU MUHARDHA PUTRA



7182144013



PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MEDAN 2022



KATA PENGANTAR Pertama-tama kita ucapkan puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa, sebab telah memberikan rahmat dan karuniaNya serta kesehatan, sehingga kami mampu menyelesaikan tugas “Mini Riset”. Tugas ini dibuat untuk memenuhi salah satu mata kuliah Pendidikan administrasi perkanotran yaitu “Etika Profesi”. Tugas ini disusun dengan harapan dapat menambah pengetahuan dan wawasan kita semua khususnya bagi peserta didik. Kami menyadari bahwa ini masih jauh dari kesempurnaan, apabila dalam tugas ini terdapat banyak kekurangan dan kesalahan, kami mohon maaf karena sesungguhnya pengetahuan dan pemahaman kami masih terbatas, karena keterbatasan ilmu dan pemahaman yang belum seberapa. Kami juga bersyukur telah mengenal Ibu Rotua SP Simanullang, S. Pd., M.Si sebagai Dosen kami yang yang tidak henti-hentinya mendorong untuk tidak berhenti selalu belajar, karena itulah bentuk konstribusi yang semestinya diberikan oleh akademisi selain bentuk konstribusi lain yang diberikan. Melalui obrolan dan diskusi telah banyak belajar dari Ibu Dosen bagaimana agar berjalan dengan baiknya tugas ini. Karena itu kami sangat menantikan saran dan kritik dari pembaca yang sifatnya membangun guna menyempurnakan tugas ini. Kami berharap semoga tugas ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan bagi kami khususnya. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.



Medan, April 2022



Penulis



ii



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR...................................................................................................................ii DAFTAR ISI.................................................................................................................................iii



BAB I



PENDAHULUAN.......................................................................................................1 A. Latar Belakang Masalah........................................................................................1 B. Tujuan Penelitian...................................................................................................2 C. Manfaat Penelitian.................................................................................................2



BAB II



KAJIAN LITERATUR..............................................................................................3 A. Pengertian Sekretaris.............................................................................................3 B. Peran Sekretaris.....................................................................................................3 C. Syarat Menjadi Sekretaris......................................................................................3 D. Penyebab Timbulnya Opini Negatif Masyarakat Terhadap Profesi Sekretaris.....4 E. Upaya/Solusi Agar Masyarakat Tidak Memandang Negatif................................4



BAB III



METODE PENELITIAN...........................................................................................5 A. Metode Penelitian..................................................................................................5 B. Cara Pemecahan Masalah......................................................................................5



BAB IV KESIMPULAN................................................................................................................6 DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................................7



iii



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Di era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara baik secara lisan maupun tulisan. Seorang Sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugastugasnya sebagai Sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Seorang sekretaris adalah seorang asisten yang bertugas membantu pimpinan kantor atau perusahaan terutama yang menyangkut kegiatan administrasi perkantoran sehingga pimpinan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif. Pada dasarnya tugas Sekretaris meliputi tugas rutin,tugas insidential dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang Sekretaris meliputi korespodensi, menerima tamu, menerima telepon hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat, mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif Sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping, dan sebagainya. Terkait dengan kompetensi sekretaris profesional, Siambatan (2015, p. 35) menegaskan bahwa sekretaris profesional mesti menjujung tinggi kode etik profesi dengan etika dan etiket yang baik. Kompetensi utama sekretaris amat penting dalam profesi ini dan akan lebih baik lagi karena dilakukan dengan ‘menjiwai dan mencintai profesinya’, mengingat peran sekretaris yang beragam. Hal ini senada dengan temuan penelitian Lisdianti (2017) yang menemukan bahwa peran sekretaris cukup beragam, seperti penjaga perusahaan, pengelola informasi, tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia, penasehat untuk dimintakan pendapat, penghubung atau humas, 1



dan sebagai perawat atau pelindung. Sekretaris yang mampu melakukan peran beragam ini tentu dapat membantu pekerjaan pimpinan yang sangat padat sehingga menjadi lebih efisien. Para sekretaris profesional wajib membaktikan keahlian mereka semata-mata kepada kepentingan perusahaan yang mereka layani , tanpa menghitung untung-ruginya sendiri. Dalam konteks ini terlihat jelas profesi seorang sekretaris adalah pembantu pimpinan eksekutif yang mempunyai keterampilan dan pengetahuan administrasi perkantoran, serta mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, tanpa harus diberi pengarahan terlebih dahulu oleh pimpinan, serta mampu berinisiatif, memberikan pertimbangan serta membuat keputusan yang tidak bertentangan dengan kewenangannya sebagai seorang sekretaris, namun memahami pandangan-pandangan miring terhadap profesi sekretaris tentu beralasan jika profesi sekretaris pada saat melaksanakan tugasnya memiliki peran yang dipandang negative oleh masyarakat seperti seorang sekretaris sebagai wanita penggoda, wanita yang hanya mengandalkan kecantikan tanpa memiliki kemampuan/skill, belum lagi di anggap sebagai simpanan atasan ataupun perebut suami orang. Maka dari itu, kelompok 7 melakukan riset terhadap ‘’Pandangan Negatif Masyarakat Terhadap Profesi Sekretaris’’. B. Tujuan Penelitian 1. Untuk menciptakan pencitraan yang baik seorang sekretaris di lingkungan masyarakat. 2. Untuk membuktikan seorang sekretaris mampu bekerja secara professional. 3. Untuk mengubah pandangan negative masyarakat terhadap profesi sekretaris dan memberikan dampak positif bahkan mampu menginspirasi orang sekitar dimana kita bekerja termasuk masyarakat. C. Manfaat Penelitian 1. Untuk menambah Ilmu dan sarana pengembangan wawasan penulis tentang peran sekretaris dalam meningkatkan citra positif dilingkukan masyarakat. 2. Untuk memberikan masukan terhadap masyarakat mengenai peran sekretaris dalam meningkatkan citra positif sekretaris. 3. Sebagai referensi yang dapat memberikan perbandingan dalam melakukan penelitian yang sama 2



BAB II KAJIAN LITERATUR A. Pengertian Sekretaris Sekretaris adalah orang (pegawai,anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulismenulis,surat-menyurat dan sebagainya. Sekretaris bertugas melaksanakan pekerjaan administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya, seperti mengetik surat atau berkas administrasi dan pengaturan agenda/kegiatan pimpinan. B. Peran Sekretaris Seorang sekretaris dianggap memiliki peran yang sangat penting dalam memperlancar tugastugas para pimpinan diperusahaan. Sekretaris dapat diibaratkan sebagai manajer bidang informasi dan komunikasi bagi sebuah perusahaan. Sekretaris diambil dari bahasa Belanda, secretaries atau bahasa Inggris, secretary, berasal dari bahasa Latin, secretum yang berarti rahasia atau secretarium yang berarti orang yang dipercaya untuk menyimpan rahasia. Jadi dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seseorang yang dapat dipercaya untuk menyimpan rahasia. Rahasia yang dimaksud adalah rahasia yang dimiliki oleh atasan sekretaris itu atau perusahaan tempat sekretaris itu bekerja. C. Syarat Menjadi Sekretaris Dalam menjalankan tugasnya sekretaris tentunya dihadapkan pada pekerjaan-pekerjaan yang kerahasiaannya harus dipegang kuat-kuat. Sekretaris harus dapat memilah-milah informasi atau masalah-masalah yang dapat disebarluaskan kepada pihak lain dan informasi atau masalah-masalah yang tidak boleh disebarluaskan kepada pihak lain. Bocornya rahasia organisasi atau tidak pandai-pandainya seorang sekretaris memegang rahasia akan menghambat bahkan kemungkinan besar menutup perluasan networking perusahaan. Dengan kata lain, seorang sekretaris harus dapat mengendalikan diri, karena apabila sekretaris terbawa emosi, kemungkinan tidak dapat menjaga kerahasiaan perusahaan, sebagai akibatnya dapat menurunkan pamor perusahaan. Untuk dapat mengendalikan diri, fleksibel, dan adaptable, kecerdasan emosi mutlak diperlukan dan dapat mempengaruhi profesionalisme sekretaris. Seorang sekretaris haruslah profesional dimana mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi karena meraka mempunyai keterampilan yang prima dan juga berorientasi global daripada fokus pada tugas kerja rutin yang telah ditetapkan. Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna para pimpinan menginginkan sekretarisnya mempunyai attitude yang baik pula, memiliki pengetahuan yang luas dan kreatif serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya. Fungsi dan peran sektetaris semakin 3



dibutuhkan oleh para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas manajerialnya yang penuh dengan tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekwensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan klerikal. Oleh karena itu tingkat kompetisi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pemimpin perusahaan. D. Penyebab Timbulnya Opini Negatif Masyarakat Terhadap Profesi Sekretaris Profesi sekretaris sering mendapatkan konotasi yang negatif dan dipandang sebelah mata oleh masyarakat awam. Terlebih lagi apabila seorang sekretaris wanita yang cantik dan berpenampilan menarik. Pandangan seperti itu timbul dikarenakan ketidaktahuan masyarakat tentang bagaimana sebenarnya pekerjaan/job desk seorang sekretaris dan juga karena pengaruh dari tayangan televisi (sinetron/drama) dan social media yang menayangkan hal negatif mengenai profesi sekretaris. Terlebih lagi yang menonton tayangan tersebut adalah masyarakat awam sehingga mereka tidak mencari tahu lebih dalam mengenai profesi sekretaris jadi masyarakat menganggap semua sekretaris itu negatif. Peran Industri film dewasa juga berpengaruh terhadap timbulnya opini negatif masyarakat terhadap profesi sekretaris, mereka menjadikan profesi sekretaris sebagai konten. Kedekatan sekretaris dengan atasannya, khususnya sekretaris pribadi yang menimbulkan stigma negatif dari masyarakat awam yang kurangnya pengetahuan tentang ilmu kesekretarisan lebih dalam.



E. Upaya/Solusi Agar Masyarakat Tidak Memandang Negatif Cara menghilangkan pandangan negatif masyarakat terhadap seorang sekretaris kuncinya adalah seorang sekretaris harus dapat bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang dimiliki, serta tahu batasan-batasan apa saja yang harus dilakukan. Menjadi sekretaris profesional yang pada akhirnya sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan. Selain itu, seorang sekretaris harus dapat menjunjung tinggi harga diri serta citra dirinya dalam masyarakat, dengan begitu tentunya masyarakat tidak akan memandang sebelah mata terhadap profesi sekretaris, terutama ‘sekretaris pribadi’.



4



BAB III METODE PENELITIAN A. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam menyusun tugas akhir yaitu metode deduktif, pada pemecahan masalah dilakukan dengan cara menulis topik-topik pembahasan yang digambarkan secara umum kemudian ditarik kesimpulan secara khusus. Penyelesaian masalah yang dikaji dalam tugas akhir ini, dibutuhkan data atau informasi yang lengkap, jelas dan akurat dari berbagai sumber. Informasi-informasi yang didapat dalam masalah ini diperoleh dengan cara melakukan wawancara dan referensi sehingga informasi yang termuat di dalam tugas akhir ini dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. B. Cara Pemecahan Masalah Langkah-langkah yang ditempuh untuk memecahkan masalah antara lain : 1. Menentukan judul dan mengumpulkan sumber-sumber refrence baik berupa informasi atau data-data berbagai sumber bacaan yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas. 2. Mempelajari dan mengkaji informasi atau data-data yang diperoleh dari sumber atau refrence dengan demikian dapat diketahui permasalahan yang ditimbul tentang topik yang dibahas pada umumnya. 3. Setelah mempelajari dan mengkaji informasi yang diperoleh, langkah terakhir yang dilakukan yaitu menarik kesimpulan dari permasalahan yang telah dibahas untuk kemudian menuangkannya kedalam kesimpulan di makalah mini research ini.



5



BAB IV KESIMPULAN



Sekretaris diambil dari bahasa Belanda, secretaries atau bahasa Inggris, secretary, berasal dari bahasa Latin, secretum yang berarti rahasia atau secretarium yang berarti orang yang dipercaya untuk menyimpan rahasia. Sekretaris harus dapat memilah-milah informasi atau masalah-masalah yang dapat disebarluaskan kepada pihak lain dan informasi atau masalahmasalah yang tidak boleh disebarluaskan kepada pihak lain. Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna para pimpinan menginginkan sekretarisnya mempunyai attitude yang baik pula, memiliki pengetahuan yang luas dan kreatif serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya. Kedekatan sekretaris dengan atasannya, khususnya sekretaris pribadi yang menimbulkan stigma negatif dari masyarakat awam yang kurangnya pengetahuan tentang ilmu kesekretarisan lebih dalam. Upaya/Solusi Agar Masyarakat Tidak Memandang Negatif Cara menghilangkan pandangan negatif masyarakat terhadap seorang sekretaris kuncinya adalah seorang sekretaris harus dapat bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang dimiliki, serta tahu batasan-batasan apa saja yang harus dilakukan. Mempelajari dan mengkaji informasi atau data-data yang diperoleh dari sumber atau refrence dengan demikian dapat diketahui permasalahan yang ditimbul tentang topik yang dibahas pada umumnya.



6



DAFTAR PUSTAKA



Bratawidjaja, A.W. (1994). Sekretaris Profesional. Jakarta: Pustaka Binaman Presindo. Hendarto. Dwiantara, Lukas & Sumarto, R.H (2006). Etiket di Tempat Kerja. Yogyakarta: Kanisius. Ernawati, Ursula (2004). Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Yogyakarta: Graha Ilmu. France, Sue (2009). The Definitive Personal Assistent & Secretarial . Handbook. London and Philadelphia: Kogan Page Hendarto, Hartiti & Tulusharyono, F.X (2004). Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: PPM. https://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi/article/view/7859 http://openjournal.unpam.ac.id/index.php/Sekretaris/article/view/823 https://ojs.unm.ac.id/jo/article/download/6830/3907 http://repository.ut.ac.id/4027/1/ASIP4103-M1.pdf http://dx.doi.org/10.32493/skr.v3i2.587



7