Makalah Kel.6 RAPAT BISNIS [PDF]

Citation preview

MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS “RAPAT BISNIS”



Anggota Kelompok 6 : 1. 2. 3. 4.



Vera Puspitasari Bianka Lintang A.G.B Sindi Intan Permatasari Novi Triana Wahyuningtyas



Dosen Pengampu : Erma Wulan Sari, S.Pd.,M.Ak Fakultas Ekonomi dan Bisnis Prodi Akuntansi Universitas PGRI Madiun 2021



1



(2003101015) (2003101025) (2003101027) (2003101032)



KATA PENGANTAR



Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, karena atas limpahan rahmatnya sehingga dalam penulisan makalah Komunikasi Bisnis yang berjudul “ Rapat Bisnis “ dapat terselesaikan dengan tepat waktu. Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Ibu Erma Wulan Sari S.Pd.,M.Ak pada mata kuliah Komunikasi Bisnis. Penyusunan makalah ini bertujuan agar dapat menambah wawasan pembaca serta menambah wawasan bagi kami sebagai pihak penyusun makalah. Ucapan terimakasih kami sampaikan kepada dosen Ibu Erma Wulan Sari S.Pd.,M.Ak pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis. Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih ada banyak kekurangan dan kesalahan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat maupun inspirasi bagi pembaca.



Madiun, 22 Desember 2021



Kelompok 6



2



DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL......................................................................................1 KATA PENGANTAR....................................................................................2 DAFTAR ISI..................................................................................................3 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang...................................................................................4 B. Rumusan Masalah..............................................................................4 C. Tujuan................................................................................................4 BAB II PEMBAHASAN A. B. C. D. E. F. G.



Pengertian Rapat Bisnis......................................................................5 Perbedaan Rapat Bisnis Dengan Rapat Non Bisnis............................5 Tujuan Rapat.......................................................................................6 Jenis-Jenis Rapat.................................................................................6 Perencanaan Rapat Bisnis....................................................................7 Pelaksanaan Rapat Bisnis....................................................................11 Tindak Lanjut Rapat Bisnis.................................................................12



BAB III PENUTUP A. Kesimpulan..........................................................................................14 B. Saran.....................................................................................................14 DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................15



3



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Rapat adalah rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Perusahaan memiliki banyak informasi yang masuk dan keluar, perusahaan tersebut harus tepat dan bijak dalam menyerap dan menyalurkan informasi-informasi tersebut. Selain itu pelaku bisnis harus menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lainnya untuk mengembangkan kemajuan usahanya. Segala informasi baik berupa tugas, perintah, serta perjanjian maupun kerjasama dengan pihak lainnya yang menunjang kegiatan bisnis dan kemajuan perusahaan, agar dapat tersebar dan didiskusikan dengan jelas, perlu adanya sebuah pertemuan antar pihak yang dapat disebut dengan rapat bisnis. Dan pada dasarnya rapat bisnis memiliki perbedaan dengan rapat nonbisinis. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu saja berorientasi atau tujuannya adalah bisnis. B. Rumusan Masalah 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Bagaimana Pengertian Rapat Bisnis ? Bagaimana Perbedaan Rapat Bisnis Dengan Rapat Non Bisnis ? Bagaimana Tujuan Rapat ? Bagaimana Jenis-Jenis Rapat ? Bagaimana Perencanaan Rapat Bisnis ? Bagaimana Pelaksanaan Rapat Bisnis ? Bagaimana Tindak Lanjut Rapat Bisnis ?



C. Tujuan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Menjelaskan Pengertian Rapat Bisnis Menjelaskan Perbedaan Rapat Bisnis Dengan Rapat Non Bisnis Menjelaskan Tujuan Rapat Menjelaskan Jenis-Jenis Rapat Menjelaskan perencanaan Rapat Bisnis Menjelaskan Pelaksanaan Rapat Bisnis Menjelaskan Tindak Lanjut Rapat Bisnis



4



BAB II PEMBAHASAN



A. PENGERTIAN RAPAT BISNIS Pada dasarnya, istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun nonbisnis, baik yang berskala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu, rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Dalam dunia praktis. rapat bisnis dapat diselenggarakan di dalam maupun di luar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan umumnya membahas hal-hal yang sifatnya rutin, seperti membahas perkembangan penjualan harian atau mingguan, menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK). Namun, manakala pertemuan yang diselenggarakan oleh pimpinan perusahaan menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya cukup banyak, rapat bisnis dapat diselenggarakan di luar perusahaan, misalnya di hotel. Hal-hal yang sifatnya khusus dan strategis misalnya adalah perusahaan sedang menetapkan visi dan misi vang baru, melakukan perluasan daerah pemasaran ke daerah lain atau bahkan orientasi ekspor. merencanakan akuisist (perambilalihan) terhadap perusahaan lain, atau melakukan penjajakan kerja sama dengan pencahamam asing. Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam atau di luar penisahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan faktor finansuil (dana) pendukungnya B. PERBEDAAN RAPAT BISNIS DENGAN RAPAT NONBISNIS Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis Berbicara tentang bisnis, tujuan akhirnya adalah bagaimana suatu perusahaan memperoleh keuntungan (laba). Di samping itu, rapat bisnis umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial. Sementara itu, orientasi atau tujuan penyelenggaraan rapat nonbisnis bukan berorientasi pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan, Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal (formal meeting) dan tidak formal (informal meeting). Rapat nonbisnis yang dilakukan oleh instansi pemerintah memiliki sifat yang formal. Sedangkan rapat nonbisnis yang dilakukan oleh warga masyarakat (rapat warga/rapat kampung) untuk membahas kebersihan dan peduli lingkungan sekitamya termasuk yang tidak formal. Apa yang mereka bahas dalam rapat tersebut cenderung santai, luwes, dan mengalir begitu saja. Rapat yang mereka lakukan jauh dari kesan seremonial. Yang penting bagi mereka adalah kerukunan, keakraban. dan kebersamaan antarwarga dalam membangun daerah mereka sendiri. Jadi, apa yang mereka lakukan benar-benar bersifat informal. 5



C. TUJUAN RAPAT Menurut Locker dalam bukunya Business Communication : Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain : 1. Berbagi informasi Untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi tanya jawab. 2. Penjajakan ide/gagasan (brainstorming) Untuk memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh perusahaan ataubsebagai pertemuan antarkaryawan untuk kemajuan perusahaan. 3. Evaluasi ide/gagasan Maksudnya adalah para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapatnya tentang ide/gagasan yang baru akan dikerjakan untuk kemajuan pada waktu yang akan datang. 4. Pengambilan keputusan Pengambilan keputusan seperti ini biasanya dilakukan para kepala atasan yang memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu ide/gagasan, apakah ide/gagasan tersebut dapat membuat kemajuan perusahaan dengan baik atau malah merugikan perusahaan. 5. Membuat dokumen Untuk menghasilkan sebuah dokumen penting bagi perusahaan yang sangat bermanfat bagi penyusunan strategi perusahaan kedepannya. 6. Memotivasi peserta Untuk memotivasi para peserta rapat untuk selalu meningkatkan kinerja mereka dan pemberian penghargaan berupa insentif, natura (barang), atau promosi jabatan bagi karyawan yang mampu melebihi target sebagai bentuk motivasi yang diberikan oleh pimpinan perusahaan. D. JENIS-JENIS RAPAT Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam lima jenis, yaitu : 1. Pengarahan (Briefing) Dalam briefings pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan suatu perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan tugas tertentu. Selain itu, briefing juga dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas dan tanggung jawab mereka dalam menjaga serta mengembangkan perusahaan ke depan. 2. Rapat Konsultasi (Advisory Meeting) Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Selain itu rapat konsultasi juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para peserta rapat. 3. Rapat Komite (Commite Meeting) Rapat komite merupakan bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah 6



tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. 4. Rapat Dewan (Council Meeting) Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari konsensus bersama diantara mereka. Proses pengambilan keputusan melalui konsensus tentu memerlukan waktu yang lama atau proses yang panjang. Hal ini dikarenakan bahwa diantara peserta yang ada dalam rapat tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang berbeda-beda. 5. Negosiasi (Negotiation) Pada dasarnya, dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling menguntungkan semua pihak. Kata kuncinya adalah bahwa masing-masing yang terlibat dalam bernegosiasi dapat saling menerima dan memberi, sehingga menemukan suatu kesepakatan yang baik dan saling menguntungkan. Sedangkan menurut Streibel dalam The Managers Guide to Effective Meetings, rapat dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu : 1. Rapat Informasional (Informational Meeting) Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis. Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis ini dapat berupa informasi umum yang bersifat rutin dan informasi strategik. 2. Rapat Motivasional (Motivational Meeting) Rapat motivasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Sebagai contoh, pimpinan rapat yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat, meningkatkan komitmennya, mneingkatkan kedisiplinan dan ketrampilan berkomunikasi, serta kemampuan bernegosiasi. 3. Rapat Partisipasif (Participatory Meeting) Rapat parstisipatif merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Partisipasi para peserta rapat bisnis sangat diharapkan demi efektivitas dan keberhasilan rapat bisnis tersebut. Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. E. PERENCANAAN RAPAT BISNIS Untuk menghasilkan sebuah keputusan rapat bisnis yang baik dan pelaksanaannya berjalan dengan baik, diperlukan perencanaan sebaik-baiknya. Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah pencapaian tujuan yang dikehendaki. Begitu pula dalam rapat bisnis, pencapaian tujuan rapat bisnis yang efektif sangat ditentukan oleh sejauh mana persiapan yang telah dilakukan, apakah rapat bisnis dipersiapkan sekadarnya (asalasalan) arau dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis berlangang perlu disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai awal hingga akhir 7



(selesai). Agenda rapat bisnis akan menjadi acuan bagi para peserta rapat bisnis agar rapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar. Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik, antara lain:       



Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai. Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat. Cantumkan siapa saja yang hadir. Daftar topik yang akan dibahas. Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.



Pada Tabel 18.1 terdapat salah satu contoh agenda rapat bisnis di Divisi Pemasaran PT Dinda Bestari.



Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain: 



Undangan



Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. Hindari penyampaian undangan rapat bisnis secara mendadak, misalnya sehari sebelum pelaksanaan rapat bisnis tanpa dilengkapi dengan bahan atau materi yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut. 



Waktu dan Tempat



Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu menunjukkan tanggal, bulan, tahun, dan jam berapa rapat bisnis akan dilaksanakan. Sedangkan mengenai tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara jelas dan rinci. Misalnya, tempat pelaksanaan rapat bisnis di Ruang Arjuna Wiwaha, Lantai 2 Hotel Permata Indah, Jalan Kusuma Bangsa No. 223 telp. (0271) 123456 Surakarta 57126. 8







Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis



Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu akan dimulainya dan berakhimya sebuah rapat tentu sangat penting artinya bagi para peserta rapat bisnis, Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 hingga jam 16.00. 



Pembawa Acara



Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis. 



Ketua Panitia Penyelenggara



Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Misalnya, maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional (misalnya, departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi informasi). 



Jumlah Peserta



Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus disediakan (bila harus menginap di hotel), dan konsumsi yang harus disiapkan bagi peserta rapat bisnis tersebut. 



Peserta yang Diundang



Peserta rapat bisnis dapat berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan nama peserta dan jabatan fungsional dalam suatu perusahaan, misalnya Sdr. Muhammad Rifai Hidayat jabatan fungsionalnya sebagai manajer pemasaran dari luar perusahaan atau Sdr. Ridho Amirudin sebagai manajer produksi dari dalam perusahaan. 



Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis



Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda rapat bisnis. Namun, dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan oleh pejabat yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu. 



Narasumber



Penunjukkan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajeman internal perusahaan, apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan. Siapa saja yang diminta menjadi narasumber atau yang akan menyampaikan materi rapat bisnis tentunya adalah para i profesional atau para ahli di bidangnya. 9







Alokasi Waktu untuk Narasumber



Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapar bisnis sudah dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab. 



Waktu Istirahat



Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk istirahat. sholat, dan makan siang, atau makan malam Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para peserta untuk penyegaran kembali energi yang terkuras selama berjam-jam di dalam ruang rapat bisnis. Pikiran yang segar diharapkan dapat membantu memunculkan ide-ide yang segar dan cerdas bagi kemajuan perusahaan ke depan. 



Presensi Peserta



Petugas yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya datang lebih awal daripada para peserta rapat bisnis Dalam hal ini petugas presensi sudah mempersiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun penulisan namanya. Di samping itu, bila memungkinkan, setiap peserta bisnis sudah disiapkan tanda pengenalnya. Apabila ada bahan-bahan tambahan yang belum sempat disampaikan kepada peserta, petugas presensi dapat menyiapkannya. 



Akomodasi



Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis. Dalam hal ini, bidang akomodasi mencakup kesiapan penginapan dan konsumsi bagi para peserta rapat. Keterlambatan atau ketidaksiapan bagian konsumsi dalam menyediakan hidangan tentu dapat mengganggu kelancaran rapat bisnis. Oleh karena itu, petugas yang bertanggung jawab atas bidang konsumsi harus menyiapkan segala sesuatu dengan sebaik-baiknya. Di samping itu, bagian konsumsi juga perlu berkoordinasi dengan panitia pelaksana untuk memastikan bahwa konsumsi telah tersedia pada saat yang tepat dan sesuai dengan yang dibutuhkan. 



Sound System



Apakah Anda pernah mengikuti suatu pertemuan di mana sound system-nya sering mengalami gangguan? Hal itu pastilah sangat mengganggu. Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Pastikan bahwa mikrofon bagi narasumber dan peserta berfungsi dengan baik. Pastikan tata suara dalam ruangan berfungsi dengan sangat baik, tidak ada suara feedback atau gema. 



Komputer Portable, LCD Projector, dan Flip Charts



Di era teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan komputer portabel (laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelenggaraan rapat bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis. Ketersediaan media presentasi pada forum rapat bisnis tentunya akan mempermudah para narasumber dalam mempresentasikan materi yang telah mereka siapkan. 10







Fasilitas Pendukung Lainnya



Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat binis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla. Hal ini karena kegiatan rapat bisnis dapat berlangsung cukup lama, sehingga ketersediaan fasilitas kamar kecil dan musholla akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis tersebut. F. PELAKSANAAN RAPAT BISNIS Setelah panitia penyelenggara melakukan berbagai persiapan rapat bisnis, langkah berikutnya adalah bagaimana melaksanakan rapat bisnis agar berjalan lancar dan efektif. Efektivitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga konponen penting. yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam persiapkan materi yang akan disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelengara rapat adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan interaksi antara pimpinan dan peserta rapat Bisnis. Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat antara lain: boardroom style (gaya persegi empat), U shape style (bentuk huruf U), classroom style (gaya ruang kelas), dan circular style (gaya melingkar). Masingmasing layout tempat duduk tersebut dapat dijelaskan berikut ini 1. Gaya persegi empat (boardroom style) susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta yang relatif terbatas. disamping itu dengan jumlah peserta yang terbatas dimungkinkan interaksi yang lebih baik antara peserta .Oleh karena itu, susunan tempat duduk berbentuk persegi empat lebih sesuai digunakan untuk rapat bisnis yang tokus pada pemecahan masalah tertentu yang ada dalam suatu perusahaan. Hal ini mengingat bahwa ada dua sisi deretan tempat duduk yang saling berhadapan atau berlawanan. Namun demikian, penempatan media audio visual terbatas. 2. Bentuk huruf "U" ("U" Shape Style) Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf "U" (U Shape) lebih sesuai digunakan untuk Jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat. alat video visual dapat diletakkan didepan. Susunan tenpat duduk yang berbentuk huruf U memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan pendekatan secara tatap muka dengan peserta lain yang ada dari berbagai sisi baik sisi kiri, Kanan maupun depan. 3. Gaya Ruang Kelas (Classroom Style) susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta dalam jumlah yang dapat mencapai ratusan orang. Dalam hal ini, pemanfaatan alat audio Visual sebagai media presentasi menjadi sangat penting. Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas memiliki keterbatasan diantaranya langkah gerak narasumber terbatas dan ia tidak dapat berkomunikasi lebih dekat dengan peserta rapat karena terhalang oleh kursi dan tidak ada ruang yang tersedia untuk berjalan mendekati peserta. 4. Gaya Melingkar (Circular Style) 11



susunan tempat duduk dengan gaya melingkar memberikan peluang interaksi antar peserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relatif lebih sedikit. Gaya melingkar lebih sesuai digunakan maanakala rapat bisnis dimaksudkan untuk melakukan penyajian ide atau gagasan (brainstorming) tertentu yang bermanfaat bagi pengembangan perusahaan ke depan. 5. Gaya Chevron (Chevron Style) Layout tempat duduk dengan gaya chevron pada dasarnya memberikan kelelusaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau fokus pada pembicaraan yang berada di depan. Susunan tempat duduk dengan gaya chevron akan membentuk huruf V. 6. Gaya Modifikasi (Modified style) Layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama dengan layout gaya chevron hanya perbedaannya gaya modifikasi menempatkan baris tempat duduk disisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan. secara umum tampilan layout masih berbentuk huruf V 7. Gaya setengah melingkar (semi-circular style) layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar pada dasarnya memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk dapat berinteraksi dengan audiensnya lebih dekat. disisi lain juga memberikan ruang gerak yang cukup bagi audiens manakala pembicara menyajikaan game atau permainan di dalam ruang yang memungkinkan antar audiens berpindah tempat duduknya. Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama. semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para narasumber, dan hasil diskusi tanya-jawab Selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual. Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis perlu menindaklanjuti apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di kemudian hari. Apabila rapat bisnis melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut. G. TINDAK LANJUT RAPAT BISNIS Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama. semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para narasumber, dan hasil 12



diskusi tanya-jawab Selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual. Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis perlu menindaklanjuti apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di kemudian hari. Apabila rapat bisnis melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.



13



BAB III PENUTUP



A. Kesimpulan Rapat bisnis merupakan bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis. Dengan adanya Rapat Bisnis, maka dapat mendukung suatu perusahaan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui peserta rapat. Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Tujuan dari sebuah rapat bisnis, seperti Berbagi informasi, Penjajakan ide/gagasan (brainstorming), Evaluasi ide/gagasan, Pengambilan keputusan, Membuat dokumen, dan Memotivasi peserta. Rapat bisnis sendiri terbagi menjadi beberapa jenis seperti pengarahan, rapat konsultasi, rapat komite, rapat dewan, negosiasi, rapat informasional, rapat motivasional, dan rapat partisipatif. Dalam rapat bisnis perlu mempersiapkan perencanaan secara matang dan persiapan pelaksanaan semaksimal mungkin. Rapat bisnis juga memiliki gaya susunan tempat duduk meliputi gaya persegi empat, bentuk huruf “U”, gaya ruang kelas, gaya melingkar, gaya chevron, gaya modifikasi, gaya setengah melingkar, dan gaya kelompok. Dan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama.



B. Saran Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih ada banyak kekurangan dan kesalahan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini. Kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat maupun inspirasi bagi pembaca.



14



DAFTAR PUSTAKA



Purwanto Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Kelima. Jakarta: Penerbit Erlangga.



15