Makalah MSDM Kel 1 Job Analysis Dan Job Description [PDF]

Citation preview

TUGAS MAKALAH JOB ANALYSIS DAN JOB DESCRIPTION



Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia Dosen: Prof. Dr. Husaini, S.KM. , M.Kes



Oleh: KELOMPOK 1



Muhammad Akbar Ramadhan Desy Puspita Anggraini S Lasinrang Siti Ningsih Cinthia Kartika Sari Siti Habibah Zein



NIM. 2020930310002 NIM. 2020930320004 NIM. 2020930310014 NIM. 2020930320015 NIM. 2020930320019 NIM. 2020930320035



UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT FAKULTAS KEDOKTERAN PROGRAM STUDI MAGISTER ILMU KESEHATAN MASYARAKAT BANJARBARU 2021



DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL..............................................................................................i DAFTAR ISI.............................................................................................................ii BAB I PENDAHULUAN...........................................................................................1 1.1 Latar Belakang.........................................................................................1 1.2 Tujuan dan Manfaat.................................................................................2 BAB II JOB ANALYSIS...........................................................................................3 2.1 Definisi dan Pengertian Job Analysis......................................................3 2.2 Kegunaan Analisis Jabatan.....................................................................6 2.3 Informasi Yang Diperoleh Dari Job Analysis..........................................9 2.4 Tujuan Analisis Jabatan….......................................................................9 2.5 Tahapan Proses Job Analysis.................................................................10 2.6 Proses Analysis Jabatan…......................................................................11 2.7 Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan….....................................14 2.8 Variasi Metode Analisis Jabatan...........................................................18 2.9 Metode Analisis Jabatan Baru...............................................................20 BAB III JOB DESCRIPTION..................................................................................22 3.1 Pengertian Job Description....................................................................22 3.2 Isi Job Description.................................................................................23 3.3 Tujuan Job Description..........................................................................23 3.4 Manfaat Job Description........................................................................23 3.5 Elemen-elemen Job Description...........................................................25 3.6 Pedoman Uraian Pekerjaan....................................................................27 3.7 Membuat Job Description......................................................................29 3.8 Indikator Deskripsi Pekerjaan…...........................................................30 3.9 Unsur-Unsur Deskripsi Pekerjaan….....................................................31 BAB IV KESIMPULAN.........................................................................................35 DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................36



ii



BAB I PENDAHULUAN



1.1 Latar Belakang Manusia akan mau dan mampu untuk bekerja dengan dengan baik bilamana ditempatkan pada posisi dengan jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, serta bila mana bisa memenuhi kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu. lni berarti bahwa perusahaan harus bisa menempatkan orang pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya, dengan tidak lupa mempertimbangkan upaya pemenuhan kebutuhannya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa manajemen sumberdaya manusia sangat erat kaitannya dengan motto "The Right Man on the Right Place and the Right Time". Jadi manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan kemampuannya. Penerapan motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur "Place-" nya, sebab perusahaan sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan. Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan kadang- kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh, sehingga perlu ada pengertian yang seragam dalam memahami tulisan ini. Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda. Bahkan ironisnya para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang apa yang seharusnya dikerjakan



1



Permasalahan tersebut perlu dilakukan Analisa Jabatan ( Job Analysis). Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan Berdasarkn hal tersebut diatas , makalah ini akan membahas tentang Job Analysis dan Job Description.



1.2 Tujuan dan Manfaat



Makalah ini dibuat selain untuk memenuhi kewajiban dalam pengumpulan tugas kelompok mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia juga agar dapat menjelaskan secara menyeluruh tentang definisi, manfaat dan metode dalam analisis jabatan (Job Analysis), uraian jabatan (Job Description).



2



BAB II JOB ANALYSIS 2.1 Definisi dan Pengertian Job Analysis Menurut Malayu (2005;28) Job Analysis (analisis pekerjaan) adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan suatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan manajemen. Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Benandin & Russell dalam Gomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan penglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikan analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif. “Job analisis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job” (Robbin, 1993).



3



Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu (“job analisis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a specific job”). Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: “job analisis is the process of gathering information about a job” (Bernardin & Russel, 1993). Analisis jabatan (Job Analysis) adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan jabatan secara sistematis dan teratur, antara lain mengenai dimensi /fungsi-fungsi dan indikator pekerjaan; pendidikan dan kompetensi tenaga yang



diperlukan;



teknologi/peralatan



yang



diperlukan;



prosedur



operasi



melaksanakan pekerjaan; hasil pekerjaan; kompensasi tenaga pelaksana; teknik menilai kinerja (Wirawan 2015). Analisis jabatan merupakan cara yang paling banyak digunakan berbagai organisasi untuk mendapatkan berbagai informasi tentang pekerjaan ( Morgeson & Campion 2000), tetapi tujuan sebenarnya adalah untuk memberikan informasi bagi proses selanjutnya dari sistem manajemen sumber daya manusia (Levine et al. 1983). Analisis jabatan (job analysis) dilakukan untuk mendapatkan sebuah deskripsi dari pekerjaan. Dan menjadi dasar dari proses selanjutnya manajemen sumber daya manusia (Goffin et al. 2011). Menurut (Nawawi 2011) pengertian analisis jabatan dirumuskan dalam redaksional yang berbeda-beda, meskipun secara umum maksud dan maknanya tidaklah berbeda satu dengan yang lain, malah justeru saling melengkapi. Pengertian analisis jabatan adalah proses menghimpun informasi mengenai setiap jabatan, yang berguna untuk mewujudkan tujuan bisnis sebuah perusahan. Analisis jabatan adalah bisa diartikan proses menghimpun dan mempelajari berbagai informasi, yang berhubungan dengan pekerjaan secara operasional dan tanggung jawabnya. Pengertian analisis jabatan yang ketiga adalah kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.



4



Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisis pekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu proses pengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi dua jenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional job description) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-oriented job description). 1. Traditional Job analysis Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi melalui tiga aspek, yaitu: a. Tanggung jawab (responsibilities) b. Merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties) umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan c. Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan. Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar-standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja, tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya. 2. Result-Oriented Job Description (RODs) Analisis yangberorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam program-oriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks, conditions, standards, SKAs, qualification.



5



Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs) adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur. Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu : 1. Uraian Jabatan (Job Description) dan 2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement). 2.2 Kegunaan Analisis Jabatan Adapun kegunaan analisis jabatan adalah sebagai berikut: 1.



Deskripsi jabatan (job description). Dalam melakukan deskripsi jabatan, informasi analisis jabatan sangat



dibutuhkan dalam hal identifikasi jabatan, ringkasan jabatan (job summary), kewajiban-kewajiban tugas dan akuntabilitas, dan spesifikasi pekerjaan atau informasi standar pekerjaan, atau dengan kata lain deskripsi jabatan adalah uraian yang berisi informasi dan karakteristik jabatan, seperti nama jabatan, unit krrja, ringkasan tugas jabatan, hasil kerja, bahan kerja, perangkat alat kerja, tanggung jawab, wewenang, rincian tugas, dan lain-lain.



6



2. Klasifikasi jabatan (job classification). Klasifikasi jabatan adalah suatu penyusunan jabatan/ pekerjaan menjadi kelaskelas, kelompok-kelompok atau keluarga yang sesuai dengan beberapa skema yang sistematis. Skema klasifikasi tradisional yang berdasarkan pada kewenangan organisasi, teknologi yang berdasarkan isi pekerjaan/tugas dan perilaku manusia yang berdasarkan isi jabatan. 3. Evaluasi jabatan (job evaluation). Evaluasi jabatan adalah suatu prosedur untuk mengklasifikasikan pekerjaan dalam hal nilai relatifnya, baik di dalam suatu organisasi maupun dalam hubungannya dengan pasar tenaga kerja eksternal atau dengan kata lain evaluasi jabatan adalah proses pembobotan/pemberian nilai terhadap suatu pekerjaan atau tugastugas tertentu. 4. Restrukturisasi desain jabatan Desain jabatan membicarakan alokasi dan penyusunan aktivitasaktivitas kerja organisasi dan tugas-tugas ke dalam sekelompok kegiatan-kegiatan yang merupakan suatu ”jabatan” dan dilakukan oleh pemegang jabatan. Restrukturisasi jabatan atau redesain jabatan adalah pengalokasian/penataan kembali atau menyusun kembali kegiatan-kegiatan jabatan ke dalam kelompok yang berbeda. 5. Syarat-syarat personil atau spesifikasi personil Syarat-syarat personil atau spesifikasi personil pada pekerjaan tertentu adalah pengetahuan-pengetahuan,



keterampilan-keterampilan,



bakat-bakat,



atribut-



atribut, dan sifat-sifat personil yang berhubungan dengan kesuksesan pelaksanaan pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan mungkin diidentifikasi sebagai kualifikasikualifikasi minimum, sebagai ciri-ciri penting, atau sebagai spesifikasi-spesifikasi yang diinginkan. Misalnya, suatu pekerjaan tertentu memerlukan persyaratan pendidikan tertentu (DR., MBA, MPA dan sebagainya), dengan kata lain spesifikasi personil adalah syarat kemampuan dan keterampilan tertentu yang harus dimiliki seseorang untuk menduduki jabatan terentu



7



6. Penilaian kinerja (performance appraisal). Penilaian kinerja adalah suatu evaluasi yang sistematis mengenai pelaksanaan pekerjaan para pegawai oleh pengawasnya atau pihak lain yang melakukan penilaian. Maksud utama penilaian kinerja adalah mempengaruhi kinerja melalui keputusan-keputusan administratif (misalnya, promosi, pemberhentian, transfer, atau meningkatkan gaji atau insetif) dan umpan balik yang sifatnya membangun yang diberikan kepada seorang pegawai (misalnya, menginformasikan kepada seorang pegawai mengenai kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan yang berhubungan dengan pekerjaan). 7. Latihan pegawai (worker training). Latihan adalah upaya sistematis mengembangkan keterampilanketerampilan tertentu dan mempengaruhi perilaku anggota-anggota organisasi. Perilaku yang demikian itu dapat meningkatkan efektivitas organisasi. Disini, istilah perilaku mencakup aspek-aspek kegiatan manusia, kognisi, atau perasaan yang diarahkan kepada penyelesaian tugas-tugas pekerjaan. Latihan pegawai diperlukan pada saat terjadi kesenjangan antara tuntutan pekerjaan dengan kemampuan pegawai. 8. Mobilitas pegawai (worker mobility). Mobilitas pegawai (pengembangan dan jalan karier) adalah pergerakan individu masuk dan ke luar dari kedudukan, pekerjaan dan jabatan. Dari perspektif individual, baik dari konsep diri sendiri (selfconcept) maupun perubahan- perubahan situasi-situasi sosial, membuat proses pilihan pekerjaan/ jabatan terus menerus tumbuh, berkembang, memelihara, dan mengalami kemerosotan. 9. Efisiensi Memperbaiki efisiensi dalam pekerjaan, meliputi baik perkembangan prosesproses kerja yang optimal maupun mendesain peralatan dan fasilitas fisik yang lain dengan referensi khusus dari aktivitas-aktivitas pekerjaan pegawai, termasuk prosedur kerja, layout pekerjaan, dan standar-standar pekerjaan.



8



10. Keamanan (Safety). Merupakan upaya meningkatkan keselamatan dalam pekerjaan meliputi pengembangan proses-proses pekerjaan dengan optimal dan mendesain dengan aman peralatan-peralatan dan fasilitas-fasilitas fisik. Keamanan berfokus pada pengidentifikasian dan pengurangan ketidak amanan perilaku kerja, kondisikondisi fisik, dan kondisikondisi lingkungan. 11. Perencanaan sumber daya manusia (human resource planning). Perencanaan sumber daya amnesia meliputi penentuan jumlah dan jenis orang- orang yang akan ditempatkan pada tempat yang sesuai, sehingga tidak ada lagi kelebihan atau kekurangan pegawai dalam organisasi. 12. Persyaratan-Persyaratan legal/legal semu(legal/quasi-legal requirements) Hukum, regulasi-regulasi, dan petunjuk-petunjuk yang dibuat oleh pemerintah yang berhubungan dengan hal-hal yang telah dibicarakan di atas. 2.3 Informasi yang diperoleh dari job analysis Informasi yang diperoleh dari job analysis adalah perencanaan tenaga kerja (manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan dan pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources information sistem). 2.4 Tujuan Analisis Jabatan Tujuan Analisis Jabatan menurut Gomes (2003;92) Ada 12 tujuan analisis pekerjaan yang digunakan oleh sektor publik maupun sektor swasta, yaitu: 1. Job description,yaitu untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.



9



2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan kedalam kelas-kelas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu 3. Job evaluation, yaitu suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terikat 4. Job desinng restructuring, yaitu meliputi usaha-usaha untuk mengalokasikan dan merestrukturisasi kegiatan pekerjaan kedalam berbagai kelompok 5. Personel requirement, yaitu berupa persyaratan atau spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan 6. Performance appraisal, yaitu merupakan penilaian sistematis yang dilakukan oleh supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja 7. Worker training, yaitu pelatihan yang ditujukan kapada para pekerja 8. Worker mobility, yaitu dinamika keluar-masuknya seseorang dalam posisi, perkerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu 9. Efficiency, ini mencangkup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas, serta prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja 10. Safety, berfokus pada identifikasi dan peniadaan perilaku kerja yang tidak aman, kondisi fisik dan kondisi lingkungan 11. Human resource planning, kegiatan antisipasi dan reaktif melalui suatu organisasi 12. Legal, aturan dan ketentuan lain yang berkaitan dengan organisasi. 2.5 Tahapan Proses Job Analysis 1. Membuat perencanaan analisis pekerjaan, yg meliputi : - Mengidentifikasi sasaran dari analisis pekerjaan. - Mendapatkan dukungan manajemen puncak. 2. Mempersiapkan & mengkomunikasikan proses analisis pekerjaan, meliputi : - Mengidentifikasi pekerjaan dan metodologi.



1



- Mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada. - Mengkomunikasikan proses job analysis kepada para manajer dan staff. 3. Melakukan Analisis pekerjaan, meliputi : - Mengumpulkan data - Mengkaji dan menyusun data 4. Mengembangkan Uraian Pekerjaan & Spesifikasi Pekerjaan, meliputi : - Mengkonsep uraian dan spesifikasi pekerjaan. - Mengkaji konsep dengan manajer dan staff. - Mengidentifikasi rekomendasi-rekomendari. 5. Mempertahankan serta Memutakhirkan uraian dan spesifikasi pekerjaan,



meliputi : - Memutakhirkan uraian dan spesifikkasi pekerjaan sesuai dengan



perubahan organisasi. - Secara berkala mengkaji ulang semua pekerjaan.



2.6 Proses Analisis Jabatan



Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses analisis jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu nampak dalam gambar 1.1



1



Gambar 1.1 Tahapan Dalam Proses



Analisa Jabatan



PLANNING THE JOB ANALYSIS Identify objective of job analysis Obtain top management support ↓ PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS Identify job and methdology Review existing job documentation Communicate process to manager and employees ↓



Penjelasan:



CONDUCTING THE JOB ANALYSIS



job analysis data 1. PlanningA.theGather Job Analysis



B. Review and compile data DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION



Draft job descriptions and specification Review draft with manager and employees Identify recommendations Finalize job/description and recomendations ↓



Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION



untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan Updateperencanaan job descriptionanalisis and specifications as organization utama A. dalam pekerjaan adalah changes menjawab B. Periodically review all jobs



mengidentifikasi



1



dan



sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan. 2. Preparing and Communication the Job Analysis Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi. 3. Conducting the Job Analysis Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan. 4. Developing Job Descriptions and Job Specifications Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer, supervisor, dsn pegawai. 5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification



Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk menjaga 1



keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai. 2.7 Metode Pengumpulan Data Analisis Jabatan Ada beberapa metode yang sering dipakai dalam mengumpulkan informasi mengenai jabatan, yaitu: observasi, melakukan pekerjaan sendiri, interviú, kejadiankejadian kritis, buku harian, catatan-catatan latar belakang organisasi, dan kuesioner. Metode-metode ini dibahas secara ringkas dibawah ini. 1. Observasi Dalam metode observasi ini, para analis mengadakan observasi langsung terhadap pekerjaan atau mengadakan pengamatan pada segmen-segmen pekerjaan, dan laporan mengenai pekerjaan. Keuntungannya: Dengan melakukan observasi pekerjaan, para analis mendapatkan pemahaman lebih mendalam mengenai pekerjaan dari pada mengandalkan laporan para pejabat yang seringkali kurang akurat. Kelemahannya: Para analis kurang mampu mengobservasi aspek-aspek mental dari pekerja atau pejabat (pengambilan keputusan oleh manajer). Tidak mungkin mengambil sampel semua aspek-aspek penting pekerja, karena banyak hal yang sulit diukur secara kuantitatif. 2. Melakukan sendiri pekerjaan Metode ini berbeda dengan metode observasi. Dalam metode ini para analisis melakukan sendiri pekerjaan tersebut.



1



Keuntungannya: Dengan menggunakan metode ini para analis menerima langsung faktor-faktor konstektual



pekerjaan,



termasuk



bahaya-bahaya



atau



resiko-resiko



fisik,



permintaan sosial (social demand), keteganganketegangan emosional, dan persyaratan- persyaratan mental. Metode ini bermanfaat untuk pekerjaan yang mudah dipelajari. Kelemahannya: Metode ini mungkin berbahaya pada pekerjaan yang berisiko (misalnya, pemadam kebakaran, petugas patroli) atau tidak etik/ilegal untuk pekerjaan yang memerlukan lisensi atau latihan yang lebih mendalam (misalnya, dokter, psikolog, apoteker). Para analisis mungkin hanya mengekspos atau menguraikan pekerjaan tersebut, terbatas pada tingkat keseringan melakukan pekerjaan itu. 3. Wawancara Dalam metode ini, para pewancara harus memilih para pejabat, para pengawas, para bawahan, para klien, sumber lain yang dianggap mengetahui. Keuntungannya: Para pewancara dapat mengumpulkan informasi baik secara fisik, maupun mental mengenai



orang-orang



yang



diwawancarai.



Para



pewancara



sebaiknya



menggunakan berbagai sumber, agar dapat memperoleh informasi yang komprehensif mengenai pekerjaan itu. Kekurangannya: Kualitas atau nilai data yang diperoleh tergantung dari kecakapan atau keterampilan yang dimiliki oleh pewancara. Nilai data yang diperoleh dari sumber informasi akan dicatat, pertanyaan yang diajukan bersifat mendua (ambiguous). Data yang diperoleh dari sumber informasi akan cacat, jika orang yang diwawancarai curiga terhadap alasan penelitian atau pengumpulan informasi analisis pekerjaan (misalnya, takut akan adanya perubahan kompensasi, takut akan adanya pemindahan jabatan, dan sebagainya). Hal ini dapat menyebabkan orang yang diwawancarai memberikan informasiinformasi yang tidak benar. 1



4. Kejadian-kejadian yang kritis (critical incidents) Dalam metode ini berusaha mendeskripsikan perilaku atau penampilan pegawai yang sangat jelek atau yang sangat baik. Perilakuperilaku tersebut dijelaskan dimana kejadiannya (context) dan konsekuensi-konsekuensinya. Keuntungannya: Para analisis dapat dengan mudah memperoleh informasi tersebut, karena perilakunya jelas dan dapat diukur. Informasiinformasi yang demikian ini siap digunakan untuk tujuan penilaian kinerja dan latihan para pegawai. Kekurangannya: Pendeskripsian rata-rata atau perilaku-perilaku tertentu pegawai tidak terkumpul dan informasi secara keseluruhan tidak diperoleh. 5. Buku harian Buku harian ini penting dalam analisis pekerjaan, terutama aktivitas kerja keseharian para pejabat. Dalam buku harian tersebut menggambarkan catatan penting mengenai pekerjaan. Keuntungannya: Buku harian mudah dipakai, karena ditulis dengan bahasa dan istilah yang mudah dimengerti. Hal ini dapat memudahkan para pengawas menggunakannya (misalnya, dalam pengembangan ukuranukuran penilaian kerja). Kelemahannya: Memakan waktu untuk mempelajari dokumen-dokumen. Dalam menganalisis buku harian itu mungkin bisa dilakukan, tetapi tidak semua kegiatan-kegiatan pegawai (misalnya keinovasian) masuk dalam buku harian, hanya yang pentingpenting saja. 6. Catatan-catatan latar belakang organisasi (background records) Metode ini berusaha mereviu atau mengumpulkan materi-materi yang relevan, seperti, bagan-bagan organisasi, kamus penanaman jabatan, manual latihan



1



organisasi, manual kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur organisasi, uraian pekerjaan yang ada. Keuntungannya: Dengan adanya catatan latar belakang organisasi akan dapat membantu para analis mendapatkan informasi awal dalam dalam rangka mengembangkan pertanyaan wawancara dan kuesioner. Para analis mendapatkan informasi yang berguna yang mengenai konteks pekerjaan dan hal ini relatif lebih mudah dilakukan atau dkumpulkan. Kelemahannya: Dengan menggunakan catatan-catatan latar belakang organisasi, mungkin tidak memberikan informasi yang lengkap dan umumnya menggunakan metode lain sebagai pelengkap dalam mengumpulkan data. Bahan-bahannya mungkin sudah kadaluarsa (out of date). Metode ini menyediakan informasi terbatas, khususnya mengenai pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan karakteristik-karakteristik lainnya yang diperlukan dalam menilai tugas-tugas atau pekerjaan. 7. Kuesioner Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data yang dapat menjangkau sampel dalam jumlah yang besar. Pertanyaanpertanyaan yang dituangkan dalam kuesioner dapat bersifat”open ended” atau ”unstructured”. Keuntungannya: Dibandingkan dengan metode-metode yang lainnya, biayanya agak murah dan cepat dapat menjangkau jumlah sample yang besar.jawaban-jawabannya dapat dikuantifisir dan dapat dianalisa dalam berbagai cara (misalnya, membandingkan antara jabatan dan departemen untuk maksud kompensasi atau latihan) Kelemahannya: Pertanyaan-pertanyaan yang ada dalam kuesioner sering diinterpretasikan salah oleh responden. Jawaban yang diperoleh mungkin ”rate”nya rendah, sehingga tidak dapat digeneralisir. Memberi skor atau menganalisa kuesioner memakan waktu 1



yang lama. Pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya terbuka (open-ended questions) sulit dikuantifisir dan kalau menggunakan analisis isi (content analysis) memakan waktu yang lama. 2.8 Variasi metode analisis jabatan Ada 4 variasi metode analisis pekerjaan (Bernardin and Russel, 1993), yaitu tipe- tipe analisis informasi jabatan yang tersedia, bentuk informasi jabatan yang diilustrasikan, standarisasi analisis isi pekerjaan, dan sumber analisis pekerjaan. Variasi-variasi metode analisis jabatan ini akan dibahas secara sepintas di bawah ini. 1. Tipe-tipe informasi jabatan Metode analisis pekerjaan dapat menghimpun berbagai tipe informasi. Tipe informasi yang dapat dihimpun, seperti informasi pekerjaan secara menyeluruh yang biasa disebut dengan pendekatan “Task inventory Comprehensive Occupational Data analisys Program (TICODAP)”. Pendekatan ini biasanya disebut metode yang berorentasi pada tugas/ pekerjaan. Dikatakan demikian karena mengidentifikasi tugas-tugas atau kewajiban yang diperlukan untuk pelaksanaan penyelesaian pekerjaan. Metode yang lain digunakan adalah “Position Analisys Questionnaire (PAQ)”, yang biasa disebut pendekatan yang berorintasi pada orang atau pekerja. Disebut demikian karena informasi-informasi yang dikumpul dan berupa pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan karakteristik-karakteristik lainnya atau perilaku tertentu untuk pelaksanaan suatu tugas. Metode PAQ dan metode analisis pekerjaan lainnya juga mengumpulkan data dengan menggunakan mesin-mesin, alat-alat dan dipakai untuk membantu pelaksanaan pekerjaan. Metode lainnya juga memberikan laporan faktor-faktor pekerjaan kontekstual (misalnya, kondisi-kondisi pekerjaan secara fisik, bahayabahaya lingkungan, berhubungan teman-teman sekerja). Beberapa metode analisis jabatan juga menyediakan informasi mengenai standar-standar pelaksanaan pekerjaan (misalnya, standar kualitas dan kuantitas, dan analisis yang salah) dan syarat-syarat khusus pelanggan.



1



2. Bentuk informasi jabatan Informasi analisis jabatan dapat dipresentasikan dalam bentuk kualitatif dan kuantitatif, tergantung pada analisis jabatan yang dipakai. Pada umumnya, metode analisis jabatan dipresentasikan dalam bentuk kualitatif, dalam artian bahwa jabatan itu dideskripsikan dalam bentuk narasi, bukan dengan cara menurut angka, hasilnya berbentuk verbal atau deskripsi narasi informasi pekerjaan. Contohnya, metode CIT (Critical Incident Technique) yang menggunakan metode kualitatif, sedangkan metode yang lainnya, seperti, PAQ dan TICODAP yang menggunakan metode kuantitatif yang menyediakan informasi dalam bentuk numerik. 3. Standarisasi isi analisis jabatan Pada umumnya profesional manajemen sumber daya manusia membuat metode yang bersifat umum untuk mendapatkan informasi analisis jabatan. Beberapa metode analisis jabatan mempunyai sejumlah pertanyaan atau sejumlah jawaban yang diperlukan. Analisis jabatan memerlukan informasi mengenai tujuan utama jabatan (position), pentingnya pekerjaan dilaksanakan, pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan karakteristik-karakteristik lain yang harus dimiliki seorang pemegang jabatan, apa hasil pekerjaan dan siapa pelanggan utama yang memerlukan produk atau jasa itu. Pendekatan-pendekatan umumnya lebih terstandarisasi, contohnya, PAQ telah terstandarisasi isi analisis pekerjaan untuk semua pekerjaan yang dipelajari. Begitu pula metode lain yang telah di standarisasi isi analisis pekerjaan (daftar tugas-tugas) untuk satu kelompok pekerjaan yang sama, tetapi analisis yang lain mungkin menggunakan daftar pekerjaan yang berbeda. 4. Sumber informasi jabatan Ada sejumlah sumber informasi jabatan, yaitu alat dan individu. Alat sebagai sumber informasi jabatan, seperti kamera yang dipakai untuk mengobservasi tugas- tugas, dan laporan-laporan psikolog yang dapat digunakan menilai reaksi pegawai. Individu sebagai sumber informasi, seperti pemegang jabatan dan pengawas. Sumber informasi pekerja lain, seperti analisis pekerjaan atau spesialis pekerjaan 1



yang terlatih untuk melakukan analisis pekerjaan, konsultan, dan pegawai yang dipelajari pekerjaannya serta pelanggan. Sebagai contoh, sumbersumber yang dapat menyediakan informasi seorang professor yaitu professor itu sendiri, pengawasnya atau ketua jurusannya, para mahasiswa, para administrator, dan koleganya. 2.9 Metode Analisis Jabatan Baru Sebagaimana telah diuraikan bahwa analisis jabatan merupakan dasar untuk meningkatkan produktivitas organisasi. Oleh karena itu, analisis jabatan perlu mendapatkan metode-metode baru yang lebih inovatif dari pada metode-metode lainnya. Adapun metode baru ini telah dikembangkan dalam beberapa tahun terakhir ini (Gael dalam Bernadin dan Russel, 1993), yaitu: 1. Metode kombinasi analisis jabatan (The Combination Job analisys Method /CJAM). Metode ini menggabungkan pendekatan yang berorientasi pada tugas dan yang berorientasi pada pekerja, metode ini berasal dari metode analisis jabatan fungsional (Functional Job Analisys – FJA) dan metode TI-CODAP. Aspek yang berorientasi pada tugas dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: a.



Subject matter experts (SMEs). Dalam SMEs ini analisis jabatan dilakukan dengan hanya menulis statemen-statemen tugas yang meliputi dimensi-dimensi utama pekerjaan.



b.



Statemen-statemen tugas di edit.



c.



Masing-masing statemen tugas diranking berdasarkan skala banyaknya waktu yang digunakan, tingkat kesukaran, dan tingkat kritisnya.



d.



Nilai pentingnya suatu tugas yang dapat di lihat dengan menggunakan rumus berikut ini : Nilai pentingnya tugas = Tingkat kesukaran x Tingkat kritis + Waktu yang digunakan.



e.



Statemen-statemen tugas kemudian diranking sesuai dengan nilai pentingnya suatu tugas. Berdasarkan hal di atas, SMEs yang menggunakan pendekatan yang berorientasi pada pekerjaan yang dapat mendorong pengetahuan, 2



kemampuan, keterampilan dan karakteristik-karakteristik lain dari para pekerja, yang



2



berdasarkan pada statemen tugas dan nilai pentingnya tugas tersebut. Begitu pula SMEs dapat mengetahui apakah KASOCs (Knowledges, Abilities, Skills, other Caracteristics) ”perlu bagi pekerja baru” dan “practical experts”. 2.



Kuesioner desain jabatan yang multi metode (Multimethods job design questionnaire – MJDQ). Metode ini merupakan suatu alat yang digunakan untuk mendesain pekerjaan. Metode ini disusun dari item-item yang didesain untuk mengukur/menilai prinsipprinsip desain pekerjaan, motivasi, mekanistik, dan perspektif/biologi, perseptual /motor. Pada item-item yang sifatnya motivasional diukur dari tingkat otonomi pada pekerjaan dan tingkat interaksi sosial yang diperlukan. Item-item mekanistik diukur dari spesialisasi material dan prosedurprosedur dan tingkat pengulangan yang diperlukan. Item-item yang bersifat biologi diukur dari desain alat, tingkat usaha, dan daya tahan. Item perseptual/motor berkenaan dengan penerangan tempat kerja, kontrol, dan mempertunjukkan identifikasi dan visibilitinya.



3.



Kuesioner kesesuaian jabatan (Job compatibility questionnaire – JCQ). Metode ini didesain sebagai suatu metode analisis jabatan yang terutama dipakai dalam mengembangkan instrumen seleksi pegawai. Tidak seperti metode analisis jabatan lainnya, metode ini memperoleh informasi pada seluruh aspek pekerjaan yang diperkirakan berkaitan dengan kinerja pegawai, absen, pergantian, dan kepuasan dalam pekerjaan. Tujuan dari metode ini adalah untuk mendapatkan pengukuran karakteristikkarakteristik pekerjaan dan mendapatkan instrumen seleksi pegawai yang mampu menilai sejauh mana preferensi pelamar pekerjaan dapat sesuai dengan karakteristik-karakteristik ini.



2



BAB III JOB DESCRIPTION 3.1 Pengertian Job Description Uraian pekerjaan, sering disebut juga dengan uraian jabatan, merupakan terjemahan dari bahasa inggris “job description”. Deskripsi pekerjaan merupakan produk yang pertama dan langsung dari proses analisis pekerjaan, yaitu berupa pernyataan akurat dan ringkas tentang apa yang diharapkan akan dilakukan oleh karyawan didalam pekerjaannya maupun tugas-tugas yang dilaksanakan oleh pemangku jabatan. Berikut adalah pengertian deskripsi pekerjaan (job description) menurut beberapa pendapat para ahli diantaranya: a. Edwin B. Flippo, job description adalah rumusan kewajiban dan tanggung jawab



dalam pekerjaan-pekerjaan tertentu yang disususn secara jelas dan teratur. b. John B. Miner dan Mary Green Miner, job description adalah pernyataan tertulis



tentang tugas, kewajiban dan perilaku-perilaku yang diperlukan dalam pekerjaan tertentu serta kualifikasi pribadi yang perlu dimiliki oleh calon-calon untuk pekerjaan tertentu. c. Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan. d. Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.



2



Jadi yang dimaksud dengan Job Description adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. 3.2 Isi Job Description Faktor-faktor yang diuraikan dalam Job Description, menurut Drs. Moekijat, antara lain: a. Pekerjaan yang dilakukan b. Tanggung jawab yang dipikul c. Kecakapan atau keahlian yang diperlukan d. Kondisi dan lokasi pekerjaan tersebut dilaksanakan e. Syarat-syarat khusus yang diperlukan 3.3 Tujuan Job Description Uraian pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pemegang jabatan mengetahui



tugas



dan



tanggung



jawab



yang



harus



dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh pemegang jabatan. Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pemegang jabatan yang bersangkutan menjadi overreacting. Sebuah uraian pekerjaan tidak perlu dibatasi untuk menjelaskan situasi saat ini, atau pekerjaan yang saat ini diharapkan, tetapi juga dapat menetapkan tujuan untuk apa yang mungkin dicapai di masa depan. 3.4 Manfaat Job Description Menurut Ardana dkk (2012), manfaat deskripsi pekerjaan adalah sebagai berikut 1. Membantu menghindari adanya kebingungan, dan memberikan pemahaman dalam melaksanakan pekerjaan.



2



2. Untuk menghindari tumpang tindih tanggung jawab dalam melaksanakan tugas. 3. Memberikan kemudahan dalam berbagai aktivitas SDM. 4. Membantu



karyawan



dalam



perencanaan



karir,



mengurangi



praktik



diskriminasi dalam promosi dan pemindahan serta memudahkan evaluasi pekerjaan. 5. Bermanfaat juga untuk program keselamatan kerja. 6. Untuk perencanaan perubahan organisasi dan reorganisasi. 7. Memberi arahan tentang pengalaman yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan. 8. Untuk memperbaiki prosedur dan metode kerja, agar pekerjaan tersebut bisa efektif dan efisien. 9. Membantu memperbaiki administrasi dan pengendalian pekerjaan. Sedangkan menurut Simamora (1997), adanya deskripsi pekerjaan memberikan manfaat bagi karyawan dan perusahaan sebagai berikut: 1. Desain organisasi. Deskripsi pekerjaan melengkapi instrumen-instrumen deskriptif lainnya, seperti bagan organisasi, ketepatan-ketepatan fungsi unit kerja dengan memberikan informasi yang lebih lengkap tentang hubunganhubungan organisasional dan keluaran. 2. Klarifikasi tanggung jawab. Deskripsi pekerjaan membantu menghindari adanya kebingungan dan memberikan pemahaman atau penjelasan. Gambaran yang jelas apa yang akan menjadi tanggung jawab seorang individu dapat mengurangi kesalahpahaman dan ambiguitas. 3. Rekrutmen. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk membuat iklan rekrutmen dan memberikan informasi tambahan kepada pelamar tentang lowongan-lowongan pekerjaan. 4. Desain tes. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk mengidentifikasi caloncalon pekerja, apakah dia mengaitkan item-item tes dengan persyaratan pekerjaan. 2



5. Wawancara. Deskripsi pekerjaan memberikan informasi yang ringkas dan lengkap kepada pewawancara tentang pekerjaan. 6. Orientasi. Deskripsi pekerjaan akan membantu menentukan persyaratanpersyaratan pekerjaan dan menolong karyawan baru memahami secara jelas tentang tugas dan tanggung jawabnya. 7. Pelatihan. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk penentuan kebutuhan pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk kinerja yang lebih efektif dan efisien. 8. Evaluasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan dapat dipakai untuk menentukan faktor-faktor yang terbandingkan dalam proses evaluasi pekerjaan. 9. Penilaian kinerja. Deskripsi pekerjaan dapat menentukan landasan-landasan menilai karyawan selama penilaian kinerja. 10. Survey Kompensasi. Deskripsi pekerjaan dapat memberikan informasi untuk perbandingan-perbandingan internal (melalui evaluasi pekerjaan) maupun perbandingan-perbandingan internal (melalui analisis survei). 11. Penempatan keluaran. Deskripsi pekerjaan dapat memainkan peran penting dalam proses perubahan karir. 3.5 Elemen-elemen Job Description Dalam menyusun job description menurut Stone, 2005 maka setidaknya harus disebutkan secara jelas dan ringkas mengenai elemen-elemen dalam job description, yaitu: a. Job Identification (Identifikasi Pekerjaan) Bagian identifikasi pekerjaan menempatkan pekerjaan dalam struktur organisasi. Ini mencakup informasi mengenai judul jabatan karyawan, deparmen dan hubungan pelaporan. Judul jabatan harus deskriptif, bermakna dan konsisten dengan posisi sebanding dalam organisasi. Sebuah judul yang secara akurat mengidentifikasi pekerjaan untuk: 1) Menyediakan informasi karyawan dan mendorong harga diri



2



2) Mengidentifikasi hubungan pekerjaan 3) Membandingkan posisi dengan pekerjaan yang serupa di organisasi Informasi tambahan dapat termasuk kode pekerjaan, status pekerjaan (dibebaskan/non dibebaskan, penuh waktu/paruh waktu/santai), kelas pekerjaan atau poin, kisaran gaji, tanggal ditulis, nama siapa pun yang menulis deskripsi pekerjaan , dan nama dan posisi orang menyetujui deskripsi. b. Job Objective (Tujuan Pekerjaan) Tujuan pekerjaan menjelaskan secara singkat mengapa pekerjaan itu ada yaitu, tujuan utama atau tujuan posisi. Idealnya, harus menggambarkan esensi dari pekerjaan itu dalam kurang dari 25 kata. c. Duties and Responsibilities (Tugas Dan Tanggung Jawab) Bagian ini berisi daftar tugas pekerjaan utama dan tanggung jawab. Ini adalah jantung dari deskripsi pekerjaan dan harus menunjukkan dengan jelas dan spesifik apa yang harus dilakukan karyawan. Mengingat perubahan yang cepat, kebutuhan untuk meningkatkan kinerja, fleksibilitas dan multiskilling, tugas dan tanggung jawab semakin sering dinyatakan sebagai standar kinerja berasal dari tujuan strategis bisnis organisasi. Namun demikian, banyak format deskripsi pekerjaan masih mendaftar standar kinerja secara terpisah (atau tidak sama sekali). Lima sampai delapan pernyataan tugas utama dan tanggung jawab cukup untuk menggambarkan sebagian besar pekerjaan. Sebuah kesalahan umum dalam bagian ini adalah daftar setiap tugas, tugas dan tanggung jawab terlepas dari pentingnya. Sebuah tugas atau tugas yang sering dilakukan tidak perlu signifikan dalam mencapai tujuan pekerjaan. Sebuah tugas utama dan tanggung jawab adalah satu dari yang penting di mana non-kinerja atau substandar kinerja akan secara signifikan mempengaruhi hasil yang dibutuhkan dan permintaan tindakan perbaikan oleh manajemen. Pemegang pekerjaan, 2



khususnya, cenderung untuk memenuhi deskripsi pekerjaan ketika mereka tahu mereka sedang digunakan untuk tujuan evaluasi pekerjaan. Dengan demikian, adalah penting bahwa pernyataan ini jelas dan ringkas dan memberikan gambaran yang akurat dari kata menggambarkan tugas utama dan tanggung jawab dicakup oleh pekerjaan. Mereka paling baik dinyatakan sebagai daftar dari hasil bahwa pekerjaan ini dirancang untuk mencapai jadi kinerja pekerjaan dapat diukur secara obyektif. d. Relationships (Hubungan) Bagian ini mengidentifikasi hubungan dengan posisi lainnya (di dalam dan luar organisasi) yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan. Contohnya, posisi apa yang melapor langsung untuk pekerjaan ini? Apa kontak pekerjaan yang paling sering dalam organisasi itu? Apa kontak pekerjaan yang paling sering dan penting di luar organisasi? e. Know-How (Pengetahuan/Mengetahui-Bagaimana) Bagian pengetahuan berurusan dengan tingkatan minimal pengetahuan, keterampilan, kemampuan, pengalaman dan kualifikasi formal diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Misalnya, apa saja kualifikasi akademik minimum yang diperlukan? Kemampuan TI apa yang dibutuhkan? Berapa banyak dan apa jenis pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu dengan berhasil? f. Problem Solving (Pemecahan Masalah) Bagian pemecahan masalah mengidentifikasi jumlah pemikiran original yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan lingkungan di mana pemecahan masalah terjadi. Misalnya, apakah pekerjaan membutuhkan solusi sederhana, rutin dan berulang atau solusi kompleks, bervariasi dan kreatif? Apakah lingkungan bisnis yang stabil atau dinamis? (Misalnya, tidak ada persaingan atau bahkan banyak persaingan).



2



g. Accountability (Akuntabilitas) Rincian akuntabilitas merinci dampak keuangan dari pekerjaan dengan mengidentifikasi nilai dolar aset, volume penjualan, penggajian, dan sebagainya untuk pekerjaan yang bertanggung jawab. Ini, mengukur jawabankemampuan untuk tindakan yang diambil pada pekerjaan. h. Authority (Kewenangan) Hal ini mengidentifikasi hak-hak tertentu dan keterbatasan yang berlaku untuk otoritas pengambilan keputusan - dalam kata lain, kebebasan untuk bertindak. Sebagai contoh, keputusan apa yang dapat dibuat tanpa mengacu pada atasan? Apa keputusan harus dirujuk kepada atasan? Apakah pekerjaan itu melibatkan hak untuk mempekerjakan dan memecat? Apa batas dolar spesifik ada pada otoritas pengambilan keputusan? i. Special Circumstances (Keadaan Khusus) Bagian keadaan khusus berkaitan dengan apa yang khusus, tidak biasa atau berbahaya mengenai posisi dan atau lingkungan tempat pekerjaan itu dilakukan (misalnya, kotor, berdebu, berbahaya, tekanan tinggi, jam panjang). j. Performance Standards (Standar Kinerja) Bagian ini mengidentifikasi (a) standar yang dibutuhkan untuk kinerja yang efektif dan (b) tindakan untuk mengevaluasi kinerja. k. Trade



Union/Professional;



Associations



(Serikat



Pekerja/Profesional;



Asosiasi) Bagian ini mengidentifikasi asosiasi profesi atau perdagangan keanggotaan serikat yang diperlukan. l. Licenses (Lisensi) Bagian ini menyoroti lisensi khusus atau pendaftaran yang diperlukan (misalnya, licenseto praktek psikologi atau pengobatan).



2



3.6 Pedoman Uraian Pekerjaan Meskipun gaya dan format deskripsi pekerjaan sangat ditentukan oleh penggunaan dan preferensi organisasi, ada beberapa pedoman standar untuk menulis deskripsi pekerjaan yang efektif: a. Daftar tugas dan tanggung jawab dalam urutan yang logis b. Tugas bagian terpisah dan tanggung jawab jelas, sederhana dan ringkas c. Memulai setiap kalimat dengan kata kerja tindakan d. Menggunakan istilah kuantitatif dimana memungkinkan untuk mencapai objektivitas yang lebih besar dan kejelasan e. Menggunakan istilah khusus daripada yang tidak jelas f. Menggunakan terminologi yang tersatandar g. Jawab pertanyaan apa, bagaimana, kapan, mengapa. Ini akan membantu menghasilkan deskripsi pekerjaan lengkap Jelas identitas hasil akhir atau standar kinerja yang akan dievaluasi 3.7 Membuat Job Description Job description berisi informasi tentang tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, bagaimana karyawan mengerjakannya serta kondisi apa yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Tidak ada format standar dari sebuah job description, yang jelas sebuah job description memuat beberapa hal, diantaranya: 1.



Identitas pekerjaan (job identification), memuat: nama pekerjaan, departemen, atasan yang dilaporkan, siapa, kapan job analysis tersebut dilakukan, dan lainlain.



2.



Ringkasan pekerjaan (job summary), berisi tugas dan tanggung jawab umum dari pekerjaan.



3



3.



Tugas dan tanggung jawab pekerjaan (responsibilities & duties), berisi tugas dan tanggung jawab secara terinci dari suatu pekerjaan.



4.



Atasan terkait (authority of incumbent), atasan langsung yang menjadi penanggung jawab pekerjaan tersebut.



5.



Standar kinerja (standards of performance), berisi standar yang harus dipenuhi karyawan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab pekerjaannya dengan baik.



6.



Kondisi kerja (working conditions), merupakan aspek fisik dan sosial yang harus ada untuk karyawan melakukan pekerjaan tersebut. Spesifikasi pekerjaan (job specifications), kualifikasi pengetahuan, ketrampilan



dan kepribadian yang dibutuhkan dari karyawan untuk mengerjakan pekerjaan tersebu 3.8 Indikator Deskripsi Pekerjaan Menurut Hasibuan (2007), deskripsi pekerjaan memiliki beberapa indikator, yaitu sebagai berikut: 1. Apa yang dilakukan. Setelah menempati jabatan yang ditetapkan apa yang dilakukan dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang diemban oleh seorang karyawan untuk menjalankan aktivitas organisasi perusahaan. 2. Kecakapan. Kemampuan seorang karyawan menjalankan tugas yang diberikan kepadanya dan kesanggupan membangun hubungan dengan rekan kerja, ataupun dengan atasan. 3. Pendidikan yang diperlukan. Setiap jabatan yang ada masing-masing diperlukan pendidikan apa yang diperlukan untuk untuk menduduki jabatan tersebut. 4. Kondisi. Dimana jabatan itu dilaksanakan seseorang karyawan yang duduk dalam suatu jabatan harus mampu melihat keadaan, keterangan tentang bahan yang dipakai, serta mampu memahami apa yang harus dilakukan di intern organisasi serta di ekstern organisasi. 3



5. Jenis dan kualitas orang yang diperlukan untuk jabatan tersebut. Pada keterangan diatas bahwa seseorang yang akan memangku jabatan harus memenuhi kriteria yang ditentukan oleh perusahaan. Masih menurut Hasibuan (2010), beberapa indikator dalam deskripsi pekerjaan yaitu: 1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan seperti rektor, dekan, dosen atau kepala bagian administrasi. 2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggungjawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan sebaiknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi. 3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setup pejabat harus jelas. 4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat, mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut. 5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, sebaiknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi dan aktivitas utamanya. 6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan. 3.9 Unsur-unsur Deskripsi Pekerjaan a. Identitas pekerjaan (job identity) Identitas pekerjaan berisi tentang beberapa jenis informasi, seperti; nama pekerjaan dan status pekerjaan. Dalam deskripsi pekerjaan memungkinkan pengidentifikasian bebas tidaknya status pekerjaan secara cepat. Kode pekerjaan, yang memudahkan perujukan semua pekerjaan, kode ini mewakili karakteristik yang penting dari pekerjaan yang bersangkutan. Identitas pekerjaan juga ada yang memuat tanggal pembuatan, ditulis oleh, yang menyetujui, menunjukkan lokasi pekerjaan tersebut berkenaan dengan pabrik/divisi, juga ditunjukkan jabatan atasan langsung. 3



b. Ringkasan pekerjaan (job summary) Ringkasan pekerjaan merupakan rangkuman umum perihal tanggung jawab utama dan komponen-komponen yang membedakan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya. Ringkasan pekerjaan memberitahukan apa pekerjaan tersebut, bagaimana pelaksanaannya dan mengap. Ringkasan pekerjaan mempunyai dua tujuan, yaitu: 1. Memberikan perumusan yang singkat dan berfaedah sebagai informasi personal tambahan, bila nama jabatan belum jelas. 2. Memberikan pelayanan sebagai suatu ikhtisar guna memperkenalkan kepada para pembaca terhadap pengertian informasi yang terinci berikutnya. c. Hubungan kerja Hubungan dengan jabatan-jabatan lain bertujuan untuk menetapkan bentuk hubungan promosi secara vertikal dan horizontal dari arus dan prosedur pekerjaan. Hubungan ini sangat perlu dicantumkan supaya terlihat keterkaitan pekerjaan satu sama lain, bagaimana sistem dan prosedur pekerjaan yang berlaku di perusahaan, serta bagaimana jalan arus dokumen dalam organisasi yang bersangkutan. d. Wewenang (authority) Wewenang adalah hak untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dan hak untuk melakukannya, atau mengharuskan orang lain untuk melakukannya. Asas dasar yang menguasai hubungan ini adalah asas persamaan antara wewenang dan tanggung jawab. Asas ini menyatakan bahwa sejumlah wewenang yang sama harus menyertai delegasi tanggung jawab. e. Kewajiban dan tanggung jawab Kewajiban dan tanggung jawab adalah jantung dari deskripsi pekerjaan. Terdapat dua format yang lazim untuk bagian kewajiban; yang pertama adalah alinea yang menggambarkan pekerjaan. Kesulitan dalam format ini adalah bahwa pembaca mungkin sulit mengenali dengan segera fungsi-fungsi mana yang penting. Format



3



kedua yang lebih populer adalah pengelompokan tugas-tugas dan pekerjaan dan mendaftarnya secara terpisah. Dalam kewajiban diuraikan pekerjaan apa yang akan dilakukan, bagaimana cara melakukannya, dan apa sasaran pelaksanaan kewajiban itu. Sehingga dengan membaca urutan tersebut para pembaca mendapat informasi yang lebih jelas. Beberapa asas yang diterapkan kepada tanggung jawab, antara lain: 1. Tidak boleh ada tanggung jawab yang tumpang tindih. 2. Batas tanggung jawab harus ditentukan dengan jelas. 3. Tidak boleh ada jurang dalam pemberian tanggung jawab. 4. Tanggung jawab tidak diberikan untuk pekerjaan yang tidak perlu dan tidak menyumbang kepada sasaran organisasi. f. Kondisi kerja Uraian pekerjaan juga mencantumkan kondisi kerja yang tercakup dalam pekerjaan. Hal ini dapat mencakup hal-hal, seperti kebisingan, kondisi bahaya atau panas. Hal ini diperlukan dikarenakan untuk kebutuhan sumber daya manusia, apakah kondisi kerja yang ada itu cocok atau tidak dengan pendidikan, kondisi fisik, dan mental yang bersangkutan. Menurut Ardana dkk (2012), unsur-unsur yang dimuat dalam deskripsi pekerjaan meliputi beberapa item informasi, antara lain adalah sebagai berikut: 1. Nama jabatan/pekerjaan, digunakan untuk memberi ciri dan gambaran atas isi pekerjaan. 2. Kode jabatan, digunakan untuk membedakan dengan jabatan lain, dan memudahkan mengadministrasikannya. 3. Unit kerja, yaitu unit dimana jabatan tersebut berada serta eselon unit kerja atasan langsung secara berjenjang. 4. Ikhtisar jabatan atau rumusan jabatan, yaitu uraian yang menggambarkan ruang lingkup tugas jabatan yang disusun dalam satu kalimat.



3



5. Hasil kerja, yaitu segala sesuatu yang dicapai sebagai akibat dari proses pengolahan bahan kerja dengan perangkat kerja dalam waktu dan kondisi tertentu sesuai dengan tujuan organisasi. 6. Bahan kerja, yaitu masukan yang diproses menjadi hasil kerja. 7. Perangkat kerja, yaitu semua sarana kerja yang digunakan untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja. 8. Sifat jabatan, yaitu waktu atau bilamana dalam keadaan bagaimana jabatan dilaksanakan. 9. Uraian tugas jabatan, yaitu memaparkan rincian pekerjaan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam proses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan perangkat kerja. 10. Tanggung jawab, yaitu rincian atas segala sesuatu yang dipertanggungjawabkan oleh pemegang jabatan. 11. Wewenang, yaitu hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk mengambil sikap atau tindakan tertentu. 12. Korelasi/hubungan jabatan, yaitu hubungan timbal balik antara pemegang jabatan yang satu dengan pemegang jabatan yang lain. 13. Risiko bahaya dalam pekerjaan, yaitu sesuatu yang mungkin dihadapi berupa bahaya fisik dan mental. 14. Syarat jabatan, yaitu kualifikasi yang harus dipenuhi oleh pemegang jabatan untuk dapat melaksanakan pekerjaan



3



BAB 4 KESIMPULAN Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi yang dilakukan organisasi terhadap kebutuhan akan sumber daya manusia, sehingga organisasi tersebut dapat menentukan langkah yang harus diambil guna mencapai tujuannya. Untuk mengetahui kebutuhan sumber daya manusia dapat digunakan berbagai macam metode. Job analysis merupakan kegiatan mengumpulkan informasi dan data mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bahkan dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan pada masa yang akan datang. Output job analisis adalah adanya job description tentang bagaimana karakteristik jabatan dan job specification tentang kualifikasi sumber daya yang dibutuhkan. Sehingga keduanya sangat penting bagi kemajuan perusahan.



3



DAFTAR PUSTAKA Anonim.2012.Makalah Job Analysis Manajemen Sumber Daya Manusia. Dapat di Akses Pada: http://cruzerfleur.blogspot.com/2012/09/makalah-job-analysismanajemen-sumber.html Arianto Hervi Titus. Makalah Job Analysis, Description dan Spesification. Dapat diakses



pada:



https://www.academia.edu/11952345/Makalah_Job_Analysis_Description_a nd Spesification Effendi Makhsun Ali. 2016. Job Description, Job Spesification Dan Job Design. Dapat Di Akses Pada: http://rembangplosok.blogspot.com/2016/09/makalahjob- description-job.html Riadi Muchlisin.2020. Deskripsi Pekerjaan( Pengertian, Manfaat, Indikator dan Unsur).



Dapat



Di



Akses



Pada:



https://www.kajianpustaka.com/2020/03/deskripsi-pekerjaan-pengertianmanfaat-indikator-dan-unsur.html Sari Eliana.2008. Modul Manajemen Sumber Daya Manusia Teori dan Aplikasi. Jaya Baya University Press. Jakarta Timur Syafri Wirman, Alwi. 2014. Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi Publik. IPDN Press.Sumedang



3