Manual Sistem Manajemen Mutu & K3 & K3 Dan K3 Pt. Batam Elektrik Solusindo [PDF]

Citation preview

MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU & K3 & K3 DAN K3 PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



No. Dokumen No. Revisi Tanggal BerlBES



BES-MM-01 0 21 September 2021



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 2 dari 40



HALAMAN PENGESAHAN MANUAL SISTEM MANAJEMEN MUTU & K3 & K3 DAN K3



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



Suhaili



Tanda Tangan



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 3 dari 40



DAFTAR ISI



BAB



JUDUL



HALAMAN



Kebijakan Mutu Perusahaan



4



1



Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu



7



2



Acuan Standar / Normatif



7



3



Istilah dan Definisi



7



4



Konteks Organisasi



9



5



Kepemimpinan



12



6



Perencanaan



15



7



Dukungan/Support



17



8



Operasional



19



9



Evaluasi Kinerja



26



10



Peningkatan Berkelanjutan



30



Lampiran A



Acuan Silang Dokumen : ISO 9001:2015



31



Lampiran B



Acuan Silang Dokumen : OHSAS 18001:2007



32



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 4 dari 40



PENDAHULUAN A. Pengantar Standardisasi merupakan salah satu Instrumen Regulasi Teknis yang dapat melindungi kepentingan Produsen maupun Konsumen itu sendiri. Melalui Regulasi Teknis yang berbasiskan standardisasi dapat dicegah Pelayanan maupun Produk yang tidak bermutu di Pasar Domestik khususnya yang terkait dengan Kesehatan, Keamanan, Keselamatan, dan Pelestarian fungsi Lingkungan Hidup. Sebagai salah satu upaya Perlindungan terhadap Industri Dalam Negeri sekaligus Perlindungan terhadap



Konsumen



Pengguna



Produk



dan



Jasa,



Pemerintah



Indonesia



mengeluarkan Regulasi Teknis berupa pemberlBESan penerapan Standar Nasional Indonesia (SNI) secara wajib. Salah satu Sistem Manajemen yang dipersyaratkan untuk dapat memenuhi Standar SNI adalah penerapan Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 (SMM) sebagai suatu Standarisasi Sistem yang diBESi oleh Dunia Internasional dan diperlukan dalam membangun Manajemen mutu & K3 & K3 didalam Perusahaan, sehingga mampu beroperasi dan berproduksi sesuai dengan Mutu yang dipersyaratkan



B. Maksud dan Tujuan Ruang lingkup sistem manajemen mutu & K3 & K3 dan K3 mencBESp semua proses bisnis, yaitu kontraktor mekanikal elektrikal dan perdagangan umum.



C. Profil Perusahaan PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO merupakan perusahaan yang bergerak di kontraktor mekanikal & elektrikal serta perdagangan umum. Salah satu usaha nya adalah jasa pembangunan dan pemasangan bidang distribusi tenaga listrik dan instalasi pemanfaatan tenaga listrik, dengan didukung tenaga teknik yang ahli dan profesional. Visi didirikannya PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO adalah memberikan kemudahan



kepada



masyarakat



dalam



menikmati



listrik



melalui



layanan



pembangunan dan pemasangan instalasi listrik yang berkualitas, dan optimal. Untuk mencapai visi tersebut PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO mengemban Misi pada setiap pekerjaannya dengan profesionalitas, ketulusan membangun hubungan positif dengan pelanggan, karyawan, mitra dan masyarakat.



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 5 dari 40



MAKLUMAT LAYANAN / KEBIJAKAN MUTU PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO adalah organisasi dengan ruang lingkup “KONTRAKTOR DIBIDANG MENKANIK DAN ELEKTRIKAL SERTA PERDAGANGAN UMUM” yang bertekad untuk selalu memberikan pelayanan yang bermutu tinggi untuk peningkatan kepuasan pelanggan dan kepatuhan regulasi. Untuk mewujudkan tekad tersebut serta menjadi perusahaan “KONTRAKTOR DIBIDANG MENKANIK DAN ELEKTRIKAL SERTA PERDAGANGAN UMUM” yang unggul dan terpercaya maka manajemen tingkat pusat dan wilayah berkomitmen untuk : • Konsisten menerapkan dan melaksanakan Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 ISO 9001 : 2015 sesuai dengan peraturan yang berlBES • MelBESkan perbaikan secara berkesinambungan terhadap sistem manajemen mutu & K3 & K3 dengan melBESkan peninjauan secara berkala terhadap efektifitas pemenuhan persyaratan • Memberikan pelayanan yang terbaik dengan melaksanakan semua pekerjaan dengan tepat waktu dan hasil yang sesuai persyaratan pelanggan dan regulasi • Memberikan nilai tambah / kesejahteraan bagi Pengurus, karyawan dan mitra perusahaan dalam meraih kesuksesan bersama • Menjamin bahwa kebijakan dan tujuan mutu ini dimengerti dan diterapkan serta dipelihara oleh seluruh personil pada setiap tingkatan organisasi Pernyataan tekad tersebut merupakan Kebijakan Mutu PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO yang akan selalu dikomunikasikan kepada seluruh stakeholder untuk dapat dipahami serta dievaluasi secara berkala agar selalu sesuai dengan misi PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO.



Jakarta, 30 September 2021



Suhaili Direktur



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 6 dari 40



1. RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU & K3 & K3 1.1.



Ruang Lingkup Ruang lingkup sistem manajemen mutu & K3 & K3 dan K3 mencBESp semua proses bisnis, yaitu kontraktor mekanikal elektrikal dan perdagangan umum.



2. ACUAN STANDAR/NORMATIF • ISO 9001:2015 & SNI ISO-9001:2015 , OSHAS 18001 : 2007 tentang Persyaratan Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 & K3. • Instruksi Kerja Pembuat Dokumen • Undang-undang Republik Indonesia No.18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi • Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2009 Tentang Ketenagalistrikan • Peraturan Presiden (Perpres) No. 28 tentang Standarisasi



3. ISTILAH DAN DEFINISI Definisi dan istilah umum: a. Dokumen Manual Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 dan K3 adalah dokumen yang dibuat dan diterbitkan oleh PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO, untuk memastikan kegiatan perusahaan berjalan sesuai yang diharapkan b. Standar ISO 9001:2015, yang meliputi Peraturan Perusahaan, Surat Keputusan Direksi, Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan Formulir. c. Klien/Customer adalah pihak yang memberi pekerjaan dan menerima produk atau hasil pekerjaan yang dimintanya, serta membayar produk tersebut. d. Tender adalah proses lelang pekerjaan yang dilBESkan oleh pemilik proyek. e. Konsultan adalah pihak yang ditunjuk oleh klien untuk melBESkan perancangan. f. Kontraktor adalah pihak yang ditunjuk klien untuk melaksanakan rancangan yang dibuat oleh konsultan, dalam hal ini adalah ` g. Manajemen Konstruksi (MK) adalah pihak yang ditunjuk oleh klien untuk melBESkan koordinasi dan pengawasan kerja yang dilBESkan oleh kontraktor. h. Kontrak adalah persyaratan yang disepakati antara kedua belah pihak (klien dan kontraktor) i. Sub Kontrak adalah pekerjaan yang diserahkan kepada pihak ketiga. j. Sub Kontraktor adalah perusahaan / pihak yang menerima dan menjalankan Sub Kontrak



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 7 dari 40



k. RKS adalah singkatan dari Rencana Kerja dan Syarat-syarat l. Gambar Tender adalah Gambar awal yang diterima dari klien atau konsultan perencana m. Shop Drawing adalah gambar yang merincikan spesifikasi pekerjaan yang akan dikonstruksi n. As Built Drawing adalah Gambar yang merincikan hasil konstruksi o. Addendum adalah pekerjaan tambah kurang yang diminta klien.



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 8 dari 40



4. KONTEKS ORGANISASI 4.1.



Memahami Konteks Organisasi PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO menetapkan masalah eksternal dan internal dengan tujuan tercapainya kebijakan perusahaan PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO, untuk tercapainya tujuan ini PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO melBESkan analisa eksternal maupun internal dalam jangka yang ditentukan . REF : BES-F-02 (ISU INEX); BES-F-03 (SWOTD)



4.2.



Memahami Kebutuhan dan Harapan Yang Berkepentingan tehadap PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO menyadari bahwa untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya secara konsisten maka akan timbul efek potensial yang dihasilkan oleh PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO, baik efek positif maupun efek negatif, agar tetap konsisten terhadap keinginan pelanggan serta dengan peraturan perundangan yang berlBES maka PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO menetapkan sebagai berikut: a. Pihak yang berkepentingan terhadap sistem manajemen mutu & K3 & K3 ini, yaitu: i)



Pihak internal yaitu karyawan dan



Pemilik dari PT. BATAM



ELEKTRIK SOLUSINDO ii) Pihak eksternal yaitu pelanggan, regulator, competitor, supplier dari berbagai badan usaha b. Memahami keinginan pelanggan dan persyaratannya, PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO memantau dan meninjau informasi-informasi yang relevant terhadap aktivitas Perusahaan setiap minimal 3 tahun sekali. REF : BES-F-04 (ANALISA STAKEHOLDER)



4.3.



Lingkup Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 dan K3 Perusahaan PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO memiliki ruang lingkup kontraktor di bidang mekanikal elektrikal dan perdagangan umum. Untuk memastikan bahwa semua dokumen sistem manajemen mutu & K3 & K3 & K3 telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 dan OHASS 18001:2007 (klausul 4.3). Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 & K3 PT. BATAM ELEKTRIK



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 9 dari 40



SOLUSINDO juga mematuhi persyaratan perundangan yang berlBES terkait dengan industri konstruksi pada umumnya.



4.4.



Proses Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 Pengelolaan proses bisnis di atas dalam suatu Sistem Manajemen Mutu dan K3 melibatkan fungsi-fungsi / bagian di dalam organisasi PT. Nauli Dua Saudara yaitu: •



Marketing, Estimasi dan Tender



•



Procurement/Pembelian



•



Proyek



•



Pengelolaan SDM



•



Keuangan & Administras



•



Quality dan Safety



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 10 dari 40



Aplikasi dalam proses bisnis dilBESkan dengan menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan sistem manajemen mutu & K3 sesuai persyaratan dalam ISO 9001:2015 dan OSHAS 18001:2007 , serta secara bertahap meningkatkan efektifitasnya melalui evaluasi dan pengembangan. Pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan K3 di PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dilBESkan dengan : a) Mengenali proses-proses yang dikelola, urutan, sifat dan interaksinya, yang dituangkan diagram proses bisnis b) Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan dan pengendalian proses-proses agar berjalan efektif, yang dituangkan dalam prosedur, rencana mutu dan dokumen lainnya c) Menjamin tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan dan pemantauan proses-proses tersebut melalui kebijakan, perekaman, interaksi internal maupun eksternal d) Memantau, mengukur serta menganalisa proses-proses tersebut, yang dilBESkan dengan mengevaluasi pencapaian sasaran mutu dan k3, audit internal, dan sebagainya e) Komunikasi



kebijakan



mutu



melalui



Management



Representative.



Wakil



Manajemen Mutu ditugaskan oleh Direktur memiliki otoritas penuh untuk menyelidiki masalah kualitas, memastikan bahwa tindakan yang tepat waktu dan efektif dilaksanakan oleh masing-masing bagian atau departemen. f) MelBESkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan dan melBESkan peningkatan terus menerus terhadap proses-proses tersebut Proses-proses yang dikelola tersebut memenuhi persyaratan dalam ISO 9001:2015 dan OSHAS 18001:2007 , termasuk proses yang diserahkan kepada pihak lain (subkon).



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 11 dari 40



5. KEPEMIMPINAN 5.1.



Komitmen Manajemen Direktur



PT.



BATAM



ELEKTRIK



SOLUSINDO



memberikan



bukti



komitmennya terhadap pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 dan secara terus menerus memperbaiki tingkat keefektifannya, yaitu dengan : a. Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya arti memenuhi persyaratan pelanggan sesuai spesifikasi teknis yang sudah ditetapkan dan selalu mematuhi peraturan dan perundangan yang berlBES, baik dalam bentuk Surat Edaran, dan dalam rapat-rapat di Perusahaan maupun di pekerjaan. b. Telah menetapkan Kebijakan Mutu PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO untuk segera dipahami oleh semua karyawan sebagai bentuk pernyataan komitmen. c. Sasaran Mutu telah ditetapkan berdasarkan target-target yang ditentukan dalam Rapat Tahunan Pemegang Saham, dan didukung dengan targettarget setiap Kepala Divisi. d. Melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen Perusahaan. e. Menyediakan sumber daya yang cukup dan dipastikan tersedia untuk menjamin efektifitas terselenggaranya pelaksanaan pekerjaan.



5.2.



Fokus Pelanggan Direktur PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO selalu memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah dipenuhi dalam setiap pelaksanaan pekerjaan dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan yaitu dengan : a. Memperhatikan dan memantau kegiatan pelaksanaan pekerjaan secara periodik terhadap pemenuhan kesesuaian kontrak dan spesifikasi teknis dari pemberi kerja serta peraturan dan perundangan yang berlBES. b. Selalu memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan dengan menggunakan metoda dan kriteria yang telah ditetapkan.



5.3.



Kebijakan Mutu Direktur PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO menetapkan kebijakan mutu Perusahaan seperti yang terdapat pada bagian depan Panduan Mutu ini.



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0 Kebijakan



mutu



akan



dikomunikasikan,



sehingga



Halaman 12 dari 40



seluruh



karyawan



memahami dan menerapkannya. Setiap Divisi/Bagian yang terkait akan membuat sasaran mutu yang sesuai dengan kebijakan mutu ini. Kebijakan mutu ini akan ditinjau kembali untuk memastikan kesesuaiannya dengan Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 Perusahaan. REF : BES-F-05 (KEBIJAKAN MUTU)



5.4.



Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi



5.4.1. Tanggung Jawab dan Wewenang Direktur PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang telah ditetapkan berdasarkan Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tanggung Jawab & Wewenang (Job Description). REF: BES-F-06 (JOB DESCRIPTION); BES-F-24 (STRUKTUR ORGANISASI)



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 13 dari 40



5.4.2. Job Description a) Direktur melaksanakan fungsi pengelolaan, fungsi personalia dan urusan umum, fungsi pengembangan layanan dan kerjasama b) Bagian Mutu & K3 melaksanakan fungsi mutu (quality dan safety) dan fungsi audit internal c) Penanggung Jawab Tehnik melaksanakan fungsi purchasing dan gudang, fungsi project control dan estimator, serta quality dan safety. d) Tenaga Tehnik melaksanakan fungsi proyek e) Administrasi melaksanakan fungsi legal dan administrasi serta fungsi sektetariat (pengendalian dokumen)



5.1.1



Komunikasi Internal Direktur PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO secara periodik menyampaikan informasi penerapan Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 dan pengembangannya di Perusahaan, memastikan bahwa proses komunikasi kepada seluruh karyawan telah dilBESkan dengan baik dan bersedia menerima usulan-usulan dari karyawan untuk memperbaiki keefektifan Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 di Perusahaan.



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 14 dari 40



6. PERENCANAAN 6.1.



Peluang dan Risiko Ketika merencanakan Sistem Manajemen mutu & K3 & K3 ISO 9001:2015 PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO telah menentukan risiko dan peluang yang perlu ditujukan untuk : 6.1.1. Memberikan kepastian bahwa sistem manajemen mutu & K3 & K3 dapat mencapai hasil yang diinginkan 6.1.2. Meningkatkan pengaruh yang diinginkan 6.1.3. Mencegah atau mengurangi, pengaruh yang tidak diinginkan 6.1.4. Mencapai peningkatan yang berkesinambungan REF : BES-F-22 (ANALISA RESIKO)



6.2.



Sasaran Mutu/Target Direktur PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



memastikan bahwa target



telah ditetapkan dan di setiap Divisi ditetapkan pula target-target yang relevan pada masing-masing kegiatan Kepala Divisi, baik di kantor dan maupun di pekerjaan. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu yang ditetapkan oleh Direktur. Sasaran mutu masing-masing Divisi akan di-evaluasi setidaknya setahun sekali atau setiap akhir periode pekerjaan selesai.



NO



SASARAN MUTU



TARGET



PIC



1.



Ketepatan waktu plan



Maksimal selisih 2%



ALL



2.



Pencapaian Kepuasan pelanggan



75% dari 100%



ALL



3.



Pelaksanaan Internal Audit dan Tinjauan Manajemen Sistem Manajemen untuk kantor pusat



4.



Pelaksanaan monitoring dan evaluasi untuk setiap pekerjaan yang sudah dilBESkan



1 / tahun



Bagian Mutu & K3 PJT



1 / tahun



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



5.



Pelatihan/peningkatan kompetensi karyawan



6.



Membuat laporan tahunan kepada Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan



Halaman 15 dari 40



Min 1 / tahun



PJT



On time



Top Manajemen



REF : BES-F-08 (SASARAN MUTU)



6.3.



Perencanaan Sistem Manajemen mutu & K3 Direktur PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO telah memastikan bahwa : a) Perencanaan Sistem Manajemen mutu & K3 dilBESkan untuk memenuhi persyaratan dalam setiap kegiatan proses bisnis Perusahaan, termasuk upaya pencapaian sasaran mutu. b) Keterpaduan Sistem Manajemen mutu & K3 harus tetap dipelihara apabila terjadi perubahan dari Sistem Manajemen yang lama ke Sistem Manajemen yang baru. Manajemen harus merencanakan dengan baik pelaksanaan perubahan tersebut dan tidak boleh terjadi kesenjangan penerapannya.



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 16 dari 40



7. DUKUNGAN/SUPPORT 7.1.



Umum Perusahaan akan menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan dan meningkatkan Sistem Manajemen mutu & K3 serta Kepuasan Pelanggan.



7.2.



Sumber Daya Manusia Personil



yang



mengerjakan



pekerjaan



yang



berpengaruh



terhadap



kesesuaian persyaratan produk harus mempunyai kompetensi berdasarkan kepada pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. Organisasi telah menentukan dan menyediakan sumber daya manusia yang diperlukan untuk penerapan sistem manajemen mutu & K3 yang efektif dan untuk operasi serta pengendalian prosesnya. REF: BES-SOP-08 (Prosedur Rekrutmen dan Pelatihan)



7.3.



Kompetensi, Pelatihan dan Kesadaran a) Menetapkan kriteria kompetensi sesuai bidang tugasnya bagi setiap personil yang diperlukan di plant maupun pekerjaan, khususnya yang mempengaruhi kesesuaian persyaratan produk secara langsung. b) Membuat analisa kebutuhan pelatihan, merencanakan pelatihan dan penugasan pelatihan bagi personil untuk memenuhi kriteria kemampuan yang ditetapkan. c) MelBESkan evaluasi keefektifan pelatihan atas dasar penilaian masingmasing atasan langsung yang bersangkutan. d) MelBESkan penilaian kinerja untuk memastikan personil sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka bagi pencapaian sasaran mutu. e) Memelihara rekaman mutu terkait sumber daya manusia, yang meliputi : Pendidikan, Pelatihan, Keterampilan serta Pengalaman



7.4.



Infrastruktur Untuk mencapai kelancaran dan keefektifan dalam kegiatan proses bisnis di PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO, maka penyediaan sarana dan prasarana berupa : a) Bangunan kantor dengan pembagian ruang kerja yang nyaman dengan sistem pendingin, fasilitas toilet yang cukup.



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 17 dari 40



b) Untuk kegiatan pelaksanaan pekerjaan dilokasi pelanggan untuk waktu yang cukup lama, maka akan disediakan Kantor pekerjaan yang layak dengan ruangan yang cukup, disediakan gudang penyimpanan material dan workshop untuk penyimpanan peralatan dan tempat operator bekerja. c) Menyediakan peralatan kerja yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan di lokasi/lapangan d) Jasa pendukung misalnya berupa kendaraan operasional, telepon, mesin fax, komputer, jaringan email dan radio komunikasi.



7.5.



Lingkungan Kerja Untuk memenuhi persyaratan ini, PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO mempunyai tanggung jawab untuk mengelola lingkungan kerja yang nyaman dan rapih baik di terutama menyangkut persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja untuk pencapaian kesesuaian persyaratan produk. Lingkungan kerja yang dimaksud juga meliputi: masalah kebisingan, debu, temperature, kelembaban, dan penerangan.



7.6.



Informasi Terdokumentasi Bagian



Mutu



memastikan bahwa semua dokumen yang dipakai dalam



Sistem Manajemen mutu & K3 dan K3 diidentifikasi dan dikontrol secara tepat. Semua dokumen yang dipakai harus memiliki persetujuan oleh pihak yang berwenang sebelum didistribusikan. Pengendalian dokumen ini juga berlBES untuk dokumen eksternal yang digunakan sebagai referensi dalam menjalankan proses jasa di PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO. Penjelasan detail mengenai identifikasi, kontrol, pengesahan dan distribusi terhadap dokumen diatur dalam Prosedur terdokumentasi mengenai Pengendalian Dokumen. Rekaman mutu yang ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan efektifitas proses Sistem Manajemen mutu & K3 harus dikendalikan. Prosedur terdokumentasi untuk menjelaskan: cara identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pencarian, masa penyimpanan dan disposisi rekaman telah ditetapkan oleh Perusahaan. Rekaman mutu harus mudah dibaca, mudah diidentifikasi dan mudah dicari REF : BES-F-01 (INFORMASI TERDOKUMENTASI)



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 18 dari 40



8. OPERASIONAL 8.1.



Perencanaan Realisasi Produk/Jasa PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO merencanakan dan mengembangkan proses-proses realisasi produk yang konsisten dengan persyaratan proses lain dari Sistem Manajemen Mutu Organisasi, antara lain berupa : a) Penetapan Sasaran Mutu dan persyaratan yang berkaitan dengan produk yang dihasilkan. b) Penetapan proses, dokumen, dan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan produk, yang dituangkan dalam perencanaan mutu. c) Kegiatan verifikasi, validasi, dan pemantauan yang diperlukan serta kriteria penerimaan produk yang pengaturannya didokumentasikan pada prosedur dan petunjuk kerja yang terkait. d) Rekaman yang dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa proses realisasi dan hasil produk memenuhi persyaratan.



8.2.



Persyaratan Produk Persyaratan produk disesuaikan dengan permintaan pelanggan dan Undang-undang yang berlBES.



8.3.



Komunikasi Pelanggan PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO melBESkan komunikasi dengan para pelanggan melalui berbagai cara yang dibutuhkan seperti: a) Feedback estimasi dan rencana b) Feedback terhadap perubahan-perubahan c) Pengukuran kepuasan pelanggan d) Peraturan yang membahas tentang aspek Tehnis e) Peraturan yang membahas aspek hukum



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 19 dari 40



BAGIAN PEMASARAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS KOMUNIKASI DENGAN PELANGGAN DAN CALON PELANGGAN



1. ANALISA KEBUTUHAN UNTUK PERMINTAAN PELANGGAN



BAGIAN TEHNIK BERTANGGUNG JAWAB ATAS KESESUAIAN ESTIMASI DAN SUMBERDAYA



2. PERIKSAAN KELENGKAPAN & KESESESUAIAN KEBUTUHAN



BAGIAN TEHNIK, ADMINISTRASI, DAN LOGISTIK BERSINERGI UNTUK PROSES YANG MEMENUHI STANDAR 3. PROSES PRODUKSI/ PENGERJAAN



BAGIAN TEHNIK DAN MUTU BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP HASIL KERJA



4. PRODUK



5. PEMERIKSAAN PRODUK DAN KINERJA



8.4.



BAGIAN MUTU BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PRODUK SEBELUM DAN SESUDAH DISERAHKAN KE PELANGGAN



Penenetuan Persyaratan Produk PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO sebelum produk ditawarkan kepada pelanggan telah menentukan persyaratan-persyaratan agar tidak terjadi kesalahpahaman disuatu saat antara perusahaan dan pelanggan tentang aspek legal, kemampuan dan keamanan. PT.



BATAM ELEKTRIK



SOLUSINDO sebelum produk diproses/dikerjakan akan melBESan estimasi dan rencana bersama dengan pelanggan. Hal ini tertuang secara rinci di dalam dokumen-dokumen perjanjian, rencana kerja dan syarat-syarat. Bagian pemasaran dan tehnik bertanggung jawab mempelajari dan menetapkan persyaratan yang berkaitan dengan produk.



8.5.



Tinjauan Persyaratan Produk Sebelum PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO melBESkan pelayanan kepada



pelanggan



Perusahaan



terlebih



dahulu



melBESkan



review



dokumen-dokumen persyaratan yang diperlukan sesuai dengan peraturan yang berlBES, yaitu:



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 20 dari 40



• Undang-undang Republik Indonesia No.18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi • Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2009 Tentang Ketenagalistrikan • Peraturan Presiden (Perpres) No. 28 tentang Standarisasi • Pesyaratan-persyaratan lain Hasil review persyaratan yang ditetapkan akan didokumentasikan sebelum proses dan ditinjau kembali jika diperlukan. REF: BES-SOP-09 (Prosedur Tinjauan Persyaratan Estimasi dan Tender)



8.6.



Desain dan Pengembangan Produk PT.



BATAM



ELEKTRIK



SOLUSINDO



tidak



melaksanakan



proses



perancangan dan pengembangan, karena semua desain disediakan oleh pelanggan.



8.7.



Pengendalian Proses, Produk dan Jasa yang Disediakan oleh Eksternal PT.



BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



menerapkan metode



tentang



pengendalian proses, produk dan jasa yang disediakan oleh pelanggan kepada pelanggan agar tercapainya mutu yang diharapkan, selain itu perusahaan melBESkan verifikasi keabsahan, kesesuaian dan kemampuan yang diberikan oleh pihak eksternal kepada pelanggan sebelum digunakan.



8.8.



Proses Permbelian PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO mengendalikan proses pembelian dan mengendalikan pemasok sesuai dengan status produk yang dibeli, terutama barang yang digunakan untuk pelaksanaan proyek. Kriteria untuk memilih dan mengevaluasi pemasok ditetapkan. Bukti pemilihan dan evaluasi pemasok disimpan sebagai rekaman. Bagian Logistik bertanggung jawab untuk memastikan kebutuhan material untuk pelaksanaan proyek terpenuhi dan barang yang dibeli memenuhi persyaratan yang ditentukan. REF: BES-SOP-05 (PROSEDUR PEMBELIAN)



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



8.9.



Halaman 21 dari 40



Informasi Pembelian Setiap



pembelian



yang



dilBESkan



oleh



PT.



BATAM



ELEKTRIK



SOLUSINDO disertai informasi tentang persyaratan pembelian, antara lain menyangkut



spesifikasi produk yang dibeli, waktu pengiriman, tempat



pengiriman, dan persyaratan lain yang spesifik. Bagian Logistik



bertanggung jawab melaksanakan pembelian sesuai



kewenangannya, dan harus mencatat semua pembelian yang dilBESkan. Dokumen pembelian menjadi rekaman yang dikendalikan.



8.10.



Verifikasi Produk yang Dibeli PT.



BATAM



ELEKTRIK



SOLUSINDO



melaksanakan



inspeksi



atau



pemeriksaan terhadap barang yang dibeli untuk memastikan produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian. Bagian Logistik dan bagian yang terkait bertanggung jawab melaksanakan inspeksi terhadap barang yang dibeli sesuai dokumen pembelian dan syarat lain yang ditentukan.



8.11.



Produksi Pengendalian Penyediaan Produksi PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dalam pengendalian penyediaan produksi, merencanakan dan mengembangkan proses-proses realisasi produk (proyek konstruksi) yang konsisten dengan persyaratan proses lain dari sistem manajemen mutu & K3 & K3 perusahaan, antara lain berupa : a) Penetapan sasaran mutu dan K3 dan persyaratan yang berkaitan dengan produk (konstruksi) yang dihasilkan. b) Penetapan proses, dokumen, dan sumber daya yang diperlukan untuk menghasilkan produk, yang dituangkan dalam perencanaan mutu dan K3. c) Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, dan inspeksi yang diperlukan serta kriteria penerimaan produk yang pengaturannya didokumentasikan pada prosedur dan petunjuk kerja yang terkait. d) Rekaman yang dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa proses realisasi dan hasil produk (konstruksi)memenuhi persyaratan PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO melaksanakan validasi terhadap proses konstruksi yang tidak dapat diperiksa hasilnya melalui serangkaian



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 22 dari 40



pemantauan dan pengukuran selama prosesnya berlangsung (seperti pengelasan, dll). Validasi dilBESkan antara melalui : a) Persetujuan terhadap proses yang akan dilaksanakan, b) Persetujuan terhadap material dan peralatan yang akan digunakan, c) Persetujuan terhadap metoda/prosedur dan kualifikasi personil, d) Pemeriksaan akhir atas hasil proses yang telah dilaksanakan. Rekaman atas validasi proses konstruksi tertentu harus disimpan (seperti izin kerja, hasil pengujian, dll.) REF: BES-SOP-11 (Prosedur Perencanaan dan Pemantauan Proyek)



8.12.



Identifikasi dan Mampu Telusur PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO mengidentifikasi produk konstruksi yang dihasilkan melalui gambar jadi (as built drawing).



Gambar dibuat



setelah dilaksanakan pemeriksaan produk konstruksi dan produk konstruksi dinyatakan telah memenuhi persyaratan. Identifikasi juga dapat dilBESkan secara



fisik



dengan



memberi



tanda



pada



produk



konstruksi



bila



dimungkinkan. Selain itu dokumentasi foto dan laporan pelaksanaan proyek dapat dijadikan acuan untuk identifikasi produk konstruksi.



8.13.



Barang Milik Pelanggan PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO menjaga dan merawat barang milik pelanggan yang digunakan untuk pelaksanaan proyek konstruksi seperti barang, peralatan, dll. yang disediakan oleh pelanggan. Bagian Logistik dan bagian lain yang terkait bertanggung jawab menangani barang milik pelanggan, termasuk melaporkannya bila ditemukan hilang, rusak atau tidak layak pakai. Laporan tersebut selanjutnya menjadi rekaman yang harus disimpan.



8.14.



Pemeliharaan Produk PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO akan menjaga dan memelihara produk konstruksi yang dihasilkan sebelum diserahterimakan (serah terima ke-2) kepada pelanggan. Pemeliharaan produk konstruksi dilaksanakan sesuai ketentuan yang termuat dalam persyaratan kontrak atau lainnya. Manajemen



proyek



bertanggung



jawab



pemeliharaan dan serah terima produk konstruksi.



melaksanakan



kegiatan



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



8.15.



Halaman 23 dari 40



Kegiatan Pasca Penyerahan Jangkauan dari kegiatan pasca penyerahan yang dilBESkan perusahaan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: • Persyaratan peraturan perundang-undangan • Konsekuensi potensial yang tidak diinginkan terkait dengan produk • Sifat, penggunaan dan masa pakai yang dimaksud dari produk • Umpan balik pelanggan



8.16.



Pengendalian Perubahan Perusahaan menyimpan informasi terdokumentasi yang menjelaskan hasil tinjauan perubahan, otoritas dan pelaksana orang yang merubah dan tindakan lain yang diperlukan yang timbul dari perubahan.



8.17.



Pelepasan Produk Manajemen



proyek



bertanggung



jawab



melaksanakan



kegiatan



pemeliharaan dan serah terima produk konstruksi.



8.18.



Pengendalian Ketidaksesuaian Produk Produk yang tidak sesuai yang ditemukan pada tahapan pelaksanaan proyek konstruksi diambil tindakan untuk mengatasi kesesuaian tersebut dengan cara: a) Perbaikan b) Dibongkar dan dikerjakan ulang. Setelah pelaksanaan perbaikan atau pengerjaan ulang dilaksanakan pemeriksaan ulang. Bila produk konstruksi yang tidak sesuai tersebut diketahui setelah serah terima ke



pelanggan, PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO akan



mengambil tindakan yang sesuai dengan persyaratan yang berlBES. REF: BES-SOP-03 (Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai)



8.19.



Tinjauan Manajemen



8.19.2. Umum Direktur PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO secara periodik minimal 1 Tahun sekali mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu secara



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 24 dari 40



berkelanjutan. Pembahasan didalam Rapat Tinjauan Manajemen mencBESp pengasesan peluang perbaikan dan kebutuhan adanya perubahan pada Sistem Manajemen Mutu, termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.



8.19.3.Masukan Tinjauan Manajemen Materi agenda pembahasan dalam Rapat Tinjauan Manajemen mencBESp informasi tentang: a) Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu b) Perubahan isu internal dan isu eksternal yang relevan pada sistem manajemen mutu c) Hasil audit, baik Audit Mutu Internal maupun Audit Lembaga Sertifikasi d) Umpan balik pelanggan, yaitu permintaan, saran-saran maupun keluhan mengenai segala sesuatu yang terkait dengan pemberi kerja. e) Sejauh mana sasaran mutu telah terpenuhi (pencapaian target). f) Kinerja proses dan kesesuaian produk, yaitu permasalahan proses produksi, permasalahan progres (kemajuan) pekerjaan dan kendalakendala yang dihadapi. g) Ketidaksesuaian dan tindakan korektif. h) Kecukupan sumber daya. i) Keefektifan tindakan yang diambil ditujukan pada resiko dan peluang. j) Usulan



perubahan



yang



menyangkut



perbaikan



dokumen



Sistem



Manajemen Mutu. k) Saran-saran untuk melBESkan perbaikan atau peningkatan lainnya.



8.19.3. Keluaran Tinjauan Manajemen Risalah Rapat Tinjauan Manajemen mencBESp keputusan untuk melBESkan tindakan yang diperlukan untuk : a. Perbaikan atau peningkatan keefektifan proses yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu. b. Perbaikan atau peningkatan pada produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan c. Pemenuhan sumber daya yang diperlukan bagi perbaikan. REF :



BES-SOP-07 (TINJAUAN MANAJEMEN)



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 25 dari 40



9. EVALUASI KINERJA 9.1.



Umum Manajemen



Puncak



SOLUSINDO



dan



seluruh



merencanakan



Divisi dan



PT.



BATAM



menerapkan



ELEKTRIK



proses-proses



pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan/peningkatan yang diperlukan untuk : a. Memperagakan kesesuaian hasil kerja di masing-masing Divisinya, b. Memastikan kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu. c. Secara terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu Metoda-metoda yang digunakan untuk pengukuran, analisis dan perbaikan bergantung pada tingkat kebutuhan dimasing-masing Divisi, biasanya digunakan teknik statistik, tabel atau diagram.



9.2.



Pemantauan dan Pengukuran



9.2.1. Pengukuran Kepuasan Pelanggan Pengukuran



kepuasan



pelanggan



dilaksanakan



pada



setiap



pekerjaan



sepanjang pekerjaan berlangsung atau di akhir pekerjaan. Manajer pekerjaan bertanggung jawab untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan dengan cara mengirimkan



kuisoner



kepada



pelanggan



dan



menganalisa data yang didapat, dan melaporkannya kepada manajemen. REF : BES-SOP-14 (KEPUASAN PELANGGAN )



9.2.1. Audit Internal Untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu telah diterapkan secara benar, minimal 1 Tahun sekali akan dilBESkan audit mutu internal. Merupakan Tanggung jawab dari Bagian Mutu & K3 (MR) untuk melaksanakan kegiatan audit internal. Program audit dibuat secara tahunan dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan Divisi/Bagian yang diaudit. Kriteria, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit harus diterapkan sesuai prosedur yang berlBES. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobyektifan dan auditor tidak mengaudit pekerjaannya sendiri. Tanggung jawab pengelolaan perencanaan audit dan pelaporan hasil audit dilBESkan oleh Manajemen Representative.



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 26 dari 40



Pejabat yang bertindak menjadi auditee (pihak yang diaudit) tanpa menundanunda harus segera melaksanakan tindakan perbaikan untuk menghilangkan ketidaksesuaian berikut penyebabnya. Kegiatan tindaklanjut mencBESp verifikasi tindakan yang dilBESkan dan pelaporan hasil verifikasi. Perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan serta tindak lanjut audit mutu internal dijelaskan dalam Prosedur Audit Internal. Catatan mutu dari kegiatan Internal Audit disimpan oleh Document Control. REF : BES-SOP-03 (INTERNAL AUDIT)



9.2.2. Pemantauan dan Pengukuran Proses PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



menetapkan metode yang sesuai untuk



pemantauan proses Sistem Manajemen Mutu dan menunjukkan kemampuan proses dalam mencapai hasil yang direncanakan. Hasil yang direncanakan ditetapkan dalam sasaran mutu disetiap fungsi / bagian. Rekaman dimasingmasing bagian menunjukkan apakah hasil tersebut tercapai atau tidak. Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai, dilBESkan perbaikan sesuai kebutuhan, untuk menjamin kesesuaian produk.



9.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Produk Pemantauan dan pengukuran karateristik produk dilaksanakan melalui kegiatan pemeriksaan oleh tim pemeriksa untuk memverifikasi bahwa persyaratan yang terkait telah dipenuhi. Hal ini akan dilBESkan pada tahapan-tahapan pekerjaan berdasarkan aturan yang direncanakan pada prosedur dan petunjuk kerja yang terkait. Bukti



kesesuaian



dengan



persyaratan



ditunjukkan



dokumen pemeriksaan. Serah terima produk



dengan



pengesahan



ke pelanggan hanya bisa



dilaksanakan bila produk telah memenuhi persyaratan.



9.3. Tinjauan Manajemen 9.3.1. Umum Direktur PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO secara periodik minimal 1 Tahun sekali mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan. Pembahasan didalam Rapat Tinjauan Manajemen mencBESp pengasesan



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 27 dari 40



peluang perbaikan dan kebutuhan adanya perubahan pada Sistem Manajemen Mutu, termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.



9.3.2. Masukan Tinjauan Manajemen Materi agenda pembahasan dalam Rapat Tinjauan Manajemen mencBESp informasi tentang: l) Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu m) Perubahan isu internal dan isu eksternal yang relevan pada sistem manajemen mutu n) Hasil audit, baik Audit Mutu Internal maupun Audit Lembaga Sertifikasi o) Umpan balik pelanggan, yaitu permintaan, saran-saran maupun keluhan mengenai segala sesuatu yang terkait dengan pemberi kerja. p) Sejauh mana sasaran mutu telah terpenuhi (pencapaian target). q) Kinerja proses dan kesesuaian produk, yaitu permasalahan proses produksi, permasalahan progres (kemajuan) pekerjaan dan kendala-kendala yang dihadapi . r) Ketidaksesuaian dan tindakan korektif. s) Kecukupan sumber daya. t) Keefektifan tindakan yang diambil ditujukan pada resiko dan peluang. u) Usulan perubahan yang menyangkut perbaikan dokumen Sistem Manajemen Mutu. v) Saran-saran untuk melBESkan perbaikan atau peningkatan lainnya.



9.3.3. Keluaran Tinjauan Manajemen Risalah Rapat Tinjauan Manajemen mencBESp keputusan untuk melBESkan tindakan yang diperlukan untuk : d. Perbaikan atau peningkatan keefektifan proses yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu. e. Perbaikan atau peningkatan pada produk yang berhubungan dengan persyaratan pelanggan f. Pemenuhan sumber daya yang diperlukan bagi perbaikan. REF : BES-SOP-08 (TINJAUAN MANAJEMEN)



9.4.



Pengendalian Produk/jasa yang tidak sesuai Produk / jasa yang tidak sesuai yang ditemukan pada tahapan pelaksanaan pekerjaan diambil tindakan untuk mengatasi ketidaksesuaian tersebut dengan



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 28 dari 40



cara ; MelBESkan



Tindakan



Perbaikan,



setelah



pelaksanaan



perbaikan



atau



pengerjaan ulang dilaksanakan pemeriksaan ulang. Bila produk yang tidak sesuai tersebut diketahui setelah serah terima ke pelanggan, PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



akan mengambil tindakan



yang sesuai dengan persyaratan yang berlBES.



9.5.



Analisa Data Bagian Mutu & K3 bertanggung jawab terhadap penerapan metode yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan Sistem manajemen mutu serta mengevaluasi apakah perbaikan berkesinambungan dari Sistem manajemen mutu dapat dilBESkan, yang mencBESp : a.



Kepuasan pelanggan



b.



Kesesuaian pada persyaratan produk



c.



Karakteristik dan kecenderungan proses dan atau produk termasuk peluang



untuk tindakan pencegahan d.



Serta evaluasi terhadap supplier.



Hasil evaluasi menjadi dasar dalam menentukan teknik statistik yang sesuai untuk diterapkan.



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 29 dari 40



10. PENINGKATAN BERKELANJUTAN 10.1. Umum PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO menentukan bahwa peningkatan dan penerapan layanan yang baik dilBESkan dengan pencegahan dan perbaikan serta upaya mengurangi dampak yang tidak diingiinkan. Peningkatan layanan juga untuk memenuhi kebutuhan dan harapan yang akan datang melalui optimalisasi kinerja dan efektivitas manajemen mutu.



10.2. Tindakan Pencegahan dan Perbaikan 10.2.1. Tindakan Perbaikan Bagian Mutu & K3 dan Divisi/bagian terkait melBESkan tindakan perbaikan untuk



menghilangkan



terulangnya.



Tindakan



penyebab perbaikan



ketidaksesuaian harus



sesuai



untuk



mencegah



dengan



pengaruh



ketidaksesuaian yang dihadapi dan menetapkan persyaratan untuk: a. Peninjauan ketidaksesuaian (termasuk keluhan dari pelanggan) b. Penentuan penyebab ketidaksesuaian. c. Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang. d. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan. e. Rekaman hasil tindakan yang dilBESkan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman. f. Peninjauan efektifitas tindakan perbaikan yang dilBESkan Prosedur terdokumentasi



ditetapkan



untuk mengatur



pelaksanaan



Tindakan Perbaikan



10.2.2. Tindakan Pencegahan Bagian Mutu & K3 dan para Manajer terkait melBESkan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial, tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh masalah potensialnya yang menetapkan persyaratan untuk : a. Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya. b. Penilaian



kebutuhan



akan



tindakan



untuk



mencegah



ketidaksesuaian. c. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan.



terjadinya



BES-MM-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/9/2021



Halaman 30 dari 40



d. Rekaman hasil tindakan yang dilBESkan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman. e. Peninjauan tindakan prefentif yang dilBESkan.



10.3. Peningkatan Yang Berkelanjutan Bagian Mutu & K3 dibantu para Manajer PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO secara terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu dengan menggunakan acuan dan data dari : a.



Kebijakan mutu



b.



Sasaran mutu



c.



Hasil audit internal maupun audit eksternal



d.



Analisis data



e.



Tindakan koreksi dan pencegahan



f.



Rapat tinjauan manajemen.



Lampiran A. Acuan Silang Dokumen ISO 9001:2015 Manual Mutu / Elemen ISO 9001:2015 Bagian Judul 4.1. Memahami Konteks Organisasi 4.2. Memahami Kebutuhan dan Harapan Perusahaan 4.3. Lingkup Sistem Manajemen mutu & K3 4.4. Proses Sistem Manajemen mutu & K3 dan Bisnis Proses 5.1. Komitmen dan Kepemimpinan 5.2. Kebijakan 5.3. Peran Organisasi, Tugas dan Tanggung Jawab 6.1. Tindakan Resiko dan Peluang 6.2. Sasaran Mutu 6.3. Rencana Perubahan 7.1. Sumber Daya



Nomor



BES-SOP-12



Prosedur Nama Prosedur



Pengendalian Sarana dan Peralatan Kompetensi Pelatihan dan Recruitmen



7.2.



Kompetensi



BES-SOP-08



7.3. 7.4. 7.5



Kepedulian Komunikasi Informasi Terdokumentasi



BES-SOP-01



Informasi Terdokumentasi



8.1.



Perencanaan Pengendalian Operasi Persyaratan Produk



BES-SOP-13



Prosedur Pengendalian Mutu Proyek Tinjauan Persyaratan Estimasi Tender



8.2. 8.3 8.4. 8.5.



Desain dan Pengembangan Produk Pengendalian Proses Produksi



BES-SOP-09



BES-SOP-10 BES-SOP-11 BES-SOP-13



8.6. 8.7. 9.1. 9.2. 9.3. 10.1. 10.2.



Pelepasan Produk Pengendalian Ketidaksesuaian Produksi Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi Audit Internal Tinjauan Manajemen Penentuan Perusahaan Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif



BES-SOP-04 BES-SOP-11 BES-SOP-03 BES-SOP-07 BES-SOP-04 BES-SOP-06 BES-SOP-05



10.3.



Peningkatan Berkelanjutan



Pembelian Perencanaan dan Pemantauan Proyek Prosedur Pengendalian Mutu Proyek Pengendalian Produk Tidak Sesuai Perencanaan dan Pemantauan Proyek Audit Internal Tinjauan Manajemen Pengendalian Produk Tidak Sesuai Tindakan Pencegahan Tindakan Koreksi



BES-MM-01



Tanggal : 21/9/2021



No. Revisi : 0



Halaman 32 dari 40



Lampiran B. Acuan Silang Dokumen OHSAS 18001:2007 Manual Mutu / Elemen OHSAS 18001:2007 Bag ian



Judul



4.1



Umum



4.2.



Kebijakan K3



4.3



Perencanaan



4.3. 1 4.3. 2 4.3. 3 4.3. 4 4.4 4.4. 1 4.4. 2 4.4. 3 4.4. 4 4.4. 5 4.4. 6 4.4. 7 4.5. 4.5. 1 4.5. 2 4.5. 3 4.5. 4 4.6



Identifikasi Bahaya, penilaian & pengendalian Bahaya Persyaratan hukum dan Persyaratan lain



Prosedur Nomor BES-KKLKP01 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01



Acuan dalam Prosedur ok ok ok ok



Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja



Program Manajemen K3 Penerapan dan Operasi Struktur dan Tanggung Jawab Pelatihan, Kepedulian dan Kompetensi Konsultasi dan Komunikasi



BES-KKLKP1 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01



Dokumentasi



BES-SOP-01



Pengendalian Dokumen dan Data Pengendalian Operasional Kesiagaan dan Tanggap Darurat Pemeriksaan dan Tindakan Perbaikan Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Kecelakaan, Insiden, Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Catatan dan Manajemen Catatan



BES-KKLKP01 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01 BES-KKLKP01



ok



BES-KKLKP01



ok



Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja



BES-SOP-01



ok



Informasi Terdokumentasi



Audit



BES-SOP-03



ok



Tinjauan Manajemen



BES-SOP-07



ok



Tujuan



ok



Nama Prosedur



ok ok ok ok ok ok ok



ok ok ok ok



Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja Prosedur Keselamatan dan Kesehatan Lingkungan Kerja



Pengendalian Sarana dan Peralatan Prosedur Tinjauan Manajemen



SOP INFORMASI TERDOKUMENTASI PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-01



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan Disusun Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh



Bagian Mutu Wakil Manajemen Direktur



Nama



Tanda Tangan



Arif Budiyono Ahmad SAHAILI



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 1 dari 5



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen dalam ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu dan K3. 2. Referensi - Standar ISO 9001:2015 klausul 7.5 -



Manual Mutu bagian 7.5



-



OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.5



3. Definisi -



Original adalah naskah asli dokumen, lengkap dengan tanda-tanda keabsahannya.



-



Revisi adalah perubahan yang dilBESkan pada dokumen sesuai dengan kebutuhan.



4. Uraian Prosedur 4.1



Jenis Dokumen 4.1.1 Jenis dokumen dalam sistem manajemen mutu yang dikendalikan dikategorikan dalam struktur dokumen : Level I



: Manual, Kebijakan, dan Sasaran Mutu & K3



Level II



: Prosedur Mutu & K3



Level III



: Instruksi Kerja atau dokumen pendukung lainnya



Level IV



: rekaman atau catatan mutu



Struktur dokumen ini semata-mata untuk kepentingan internal perusahaan untuk penentuan tanggung jawab dan kewenangan approval dokumen dan skala pemakaian serta pengendaliannya. 4.1.2 Rincian dokumen yang dikendalikan dicatat pada Daftar Dokumen. 4.1.3 Dokumen dari luar perusahaan yang menjadi acuan kerja juga dikendalikan distribusi dan perubahannya. 4.2 Identitas Dokumen 4.2.1 Dokumen dikenali melalui judul dan/atau nomor dokumen.



BES-SOP-01 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 2 dari 5



4.2.2 Format Penomoran dokumen Sistem Manajemen Mutu sebagai berikut : - Manual Mutu - Prosedur Mutu



: BES-MM-XX : BES-SOP-XX



- Formulir Keterangan :



: BES-F-XX



BES = BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO XX = Nomor urut dokumen Kode Penerbit DIR DK MET PROC MP HRD GA KEU BC



Keterangan Direktur Dokumen Control Marketing Estimasi dan Tender Logistik/Procurement Manager Proyek Personalia General Affair Accounting Budget Control



4.2.3 Status revisi dokumen dikenali melalui nomor revisi dan/atau tanggal pengesahan/berlaku dokumen. 4.2.4 Daftar Dokumen merincikan identitas dokumen dan status revisi dokumen 4.2.5 Dokumen baru yang diterbitkan harus dicatat dalam Daftar Dokumen Internal setelah mendapat pengesahan dari pihak yang berwenang. 4.2.6 Daftar Dokumen di-update/direvisi setiap kali ada revisi dokumen yang terdaftar. 4.2.7 Dokumen baru yang telah dicatat dalam daftar dokumen ditetapkan distribusinya dalam form Matriks distibusi



BES-SOP-01



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 3 dari 5



4.3 Pengesahan Dokumen 4.3.1 Dokumen diperiksa kecukupannya dan disahkan oleh yang berwenang sebelum diterbitkan dan didistribusikan. 4.3.2 Dokumen yang mengalami perubahan atau revisi harus diperiksa dan disahkan ulang oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan dan distribusikan kembali. 4.3.3 Tanda keabsahan dokumen ditunjukkan oleh identitas dokumen dan tanda tangan dari kewenangan yang ditentukan. 4.4 Pengendalian Salinan Dokumen 4.4.1 Salinan/copy dari dokumen yang dikendalikan ditandai dengan cap berwarna selain warna hitam di lembar pertama dari dokumen bersangkutan seperti berikut :



Salinan Terkendali No. salinan



:



Penerbit Tanggal



: :



4.4.2 Salinan dokumen yang tidak bertanda cap berwarna tersebut dianggap sebagai dokumen yang tidak dikendalikan. 4.4.3 Dokumen yang lebih dari satu halaman dibuat dalam keadaan terjilid, tidak terdiri dari lembar-lembar lepas, sehingga tanda keabsahan, status revisi, dan tanda terkendali cukup dibubuhkan pada lembar terdepan saja. 4.4.4 Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada “master”nya, yang disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan. Penggandaan dokumen hanya dilBESkan dari “master”. 4.4.5 Pengendali dokumen memutakhirkan (update) semua dokumen yang dikendalikan.



BES-SOP-01



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 4 dari 5



4.4.6 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk pengendalian dokumen yang diterimanya, baik pengendalian dari penggandaan yang tidak sah ataupun validitas dokumen terkininya. 4.4.7 Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya, dan bukti tanda terima dokumen disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan 4.5



Revisi Dokumen



4.5.1 Semua dokumen dapat mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan. Perubahan pada dokumen dinamakan “revisi”. 4.5.2 Dokumen dapat direvisi setelah dipelajari perlunya perubahan tersebut, terutama ditujukan untuk perbaikan. Dokumen direvisi dan disetujui ulang oleh kewenangan yang sama seperti dokumen sebelumnya. 4.5.3 Revisi pada dokumen harus dicatat, di bagian mana revisi itu dilBESkan, dan bagaimana uraian perubahannya. Rincian ini sedapat mungkin disertakan pada dokumen bersangkutan.



4.6



Dokumen Kadaluarsa



4.6.1 Dokumen lama, yang digantikan oleh dokumen yang direvisi, disingkiran dari tempat pemakaiannya oleh pemegang dokumen atau ditarik kembali oleh pengendali dokumen yang bersangkutan, untuk digantikan dengan yang baru. 4.6.2 Dokumen lama yang tidak berlBES (kadaluarsa) tidak boleh digunakan untuk acuan/ rujukan kerja. 4.6.3 Jika diperlukan, dan dengan pengecualian, dokumen yang lama mungkin tidak ditarik kembali, asalkan diberi tanda khusus sebagai berikut :



DOKUMEN KADALUARSA JANGAN DIPAKAI



BES-SOP-01



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 5 dari 5



4.7 Dokumen Eksternal 4.7.1 Dokumen dari luar perusahaan dicatat dalam Daftar Dokumen dan diberi stempel 4.7.2 Bila terjadi perubahan (revisi) pada dokumen luar tersebut, maka pengendali



dokumen



mengganti



dokumen



lama



yang



telah



didistribusikan. 4.7.3 Distribusi dokumen eksternal dikendalikan sesuai ketentuan yang berlBES pada dokumen tersebut dan pemakaiannya di perusahaan.



5. Ketentuan Khusus Tidak ada 6. Rekaman / Catatan Mutu 6.1. Master Dokumen (BES-F-09) 6.2. Daftar Dokumen Eksternal (BES-F-10) 6.3. Distribusi Dokumen (BES-F-11) 6.4. Berita acara pemusnahan dokumen (BES-F-13) 6.5. Pembuatan dan Perubahan Dokumen (BES-F-12)



7. Lampiran Tidak Ada 8. Dokumen Terkait Tidak Ada



SOP AUDIT INTERNAL PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-03



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Direktur



Sahaili



Disetujui Oleh



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-03 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 1 dari 5



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara melaksanakan kegiatan audit internal, mencakup perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, tindaklanjut, dan perbaikan. 2. Acuan - Standar ISO 9001:2015 klausul 9.2 - Standar OHSAS 9001:2007 klausul 4.5.4 - Manual Mutu bagian 9.2 3. Definisi - Audit : suatu kegiatan atau proses sistematis,terencana dan terdokumentasi untuk mengumpulkan bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi - Ketidaksesuaian Audit : Temuan audit yang menunjukkan adanya bukti yang menunjukkan penyimpangan atau ketidaksesuain terhadap kriteria audit - Tindakan Koreksi : suatu proses tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki ketidaksesuain agar tidak terulang kembali di masa mendatang. - Auditor adalah seseorang yang melakukan proses audit. - Auditee adalah yang bertanggung jawab dari bagian yang di audit. - MR adalah Management Representative atau wakil manajemen.



4. Uraian Prosedur 4.1. Program Audit 4.1.1 Lead Auditor menyusun program audit tahunan (BES-F-16) dan jadwal pelaksanaan audit untuk audit internal (BES-F-18) berdasarkan status dan pentingnya proses / bagian yang termaksud dengan persetujuan MR. Audit internal dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam setahun. 4.1.2 Dalam jangka waktu setahun semua bagian/kegiatan harus pernah diaudit dan audit harus mencakup semua aspek bagian atau kegiatan itu. Bagian/kegiatan yang diaudit tidak boleh diaudit oleh seseorang dari bagian/kegiatan itu sendiri.



BES-SOP-03 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 2 dari 5



4.1.3 Audit internal ditujukan untuk melihat keefektifan pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan safety, serta melihat peluang untuk perbaikan. 4.1.4 Lingkup audit mencakup semua yang telah menjadi lingkup sistem manajemen mutu, sedangkan kriteria audit mencakup klausul ISO 9001:2008 dan OHSAS 18001:2007 yang sesuai dengan lingkup sistem dan dokumentasi yang ditetapkan dalam sistem, seperti pedoman mutu dan prosedur, termasuk kesesuaian dengan peraturan perundangan yang berlaku. 4.1.5 Program audit dan jadual pelaksanaan audit harus dikomunikasikan kepada auditor dan auditee. 4.1.6 Pelaksanaan dan hasil audit ini di-review untuk menetapkan program audit berikutnya. 4.2 Persiapan Audit 4.2.1 Lead Auditor menunjuk auditor (BES-F-20) sesuai dengan persyaratan kemampuan/kompetensi auditor internal yang ditetapkan, dan disetujui oleh MR. Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat pelatihan dalam hal ketrampilan mengaudit. 4.2.2 Para auditor mempersiapkan daftar periksa audit (BES-F-17) dan dokumen kerja lainnya di bawah koordinasi Lead Auditor. 4.3. Pelaksanaan audit 4.3.1. Auditor membuka kegiatan audit, dengan memastikan kesiapan bagian yang akan diaudit sesuai jadual yang telah ditetapkan dan tersedianya segala sesuatu yang dibutuhkan selama audit. 4.3.2. Auditor menghimpun dan memverifikasi informasi yang sesuai dengan cara : -



wawancara,



-



pengamatan kegiatan,



-



memeriksa dokumen, rekaman, dan data.



4.3.3. Auditor mencatat semua fakta dan bukti yang ditemukan dalam proses audit dalam lembar Daftar Periksa Audit dan atau catatan lainnya (BES-F-17).



BES-SOP-03



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 3 dari 5



4.3.4. Kategori temuan dibagi menjadi 4 kriteria: a. Major / kategori 1: Jika ditemukan ketidaksesuaian dalam prosedur berupa tidak ditemukannya bukti pelaksanaan sama sekali dan berakibat kegagalan sistem. b. Minor / kategori 2: Jika ditemukan ketidaksesuaian dalam prosedur berupa pelaksanaan yang dilakukan tidak konsisten. c. Observasi : Jika ditemukan hal-hal yang merupakan potensi penyebab ketidaksesuaian. d. Area For



Improvement :



jika



menemukan item



saran



perbaikan berkesinambungan. 4.3.5. Ketidaksesuaian audit dituangkan dalam formulir Laporan Ketidaksesuaian Audit (BES-F-17), dengan menuliskan fakta, bukti, dan kriteria audit. Hal ini disampaikan kepada auditee agar dipahami dan dibuatkan rencana tindakan koreksinya berikut jadwalnya. 4.3.6. Apabila auditee tidak dapat menentukan rencana koreksi, auditee berkonsultasi dengan pimpinan kerja. 4.3.7. Auditee melaksanakan tindak lanjut sesuai jadwal & di-verifikasi/ di monitor oleh auditor. 4.3.8. Jika verifikasi ini menunjukkan hasil yang negatif (tidak dapat menghilangkan ketidaksesuaian



dan



penyebabnya),



maka



dapat



dibuatkan



laporan



ketidaksesuaian ulang. 4.3.9. Jika verifikasi ini menunjukkan hasil yang positif, maka Auditor memberi status closed LKA hasil audit (BES-F-17). 4.4. Pelaporan dan Tindak lanjut 4.4.1. Lead Auditor menyusun rekapitulasi audit (BES-F-21) dan Wakil Manajemen meninjau pelaksanaan audit beserta hasil-hasilnya. 4.4.2. Wakil Manajemen melaporkan hasil pelaksanaan audit dan tinjauannya dalam rapat tinjauan manajemen. 4.4.3. Hasil tinjauan audit dijadikan rujukan dan umpan balik bagi penetapan program / jadual audit berikutnya



BES-SOP-03 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



5. Ketentuan Khusus Tidak ada



6. Rekaman 6.1. Program Audit Tahunan (BES-F-16) 6.2. Daftar Auditor (BES-F-20) 6.3. Jadwal Pelaksanaan Audit (BES-F-18) 6.4. Daftar Periksa Audit (BES-F-19) 6.5. Laporan Ketidaksesuaian Audit (BES-F-17) 6.6. Rekapitulasi Hasil Audit (BES-F-21)



7. Dokumen Terkait Tidak ada



Halaman 4 dari 5



SOP PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



AKU-SOP-04



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh Direktur



Tanda Tangan



Sahaili



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-04 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2020



Halaman 1 dari 5



BES-SOP-04



Tanggal : 21/09/2020



No. Revisi : 0



Halaman 2 dari 5



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara mengendalikan produk yang tidak sesuai dengan persyaratan, mencakup penanganan ketidaksesuaian produk konstruksi dan komplain pelanggan 2. Referensi - Standar ISO 9001:2015 klausul 8.7 - Manual Mutu bagian 8.7 - Standar OHSAS 18001:2007 klausul 4.5.3.2 3. Definisi - Produk Tidak Sesuai adalah hasil konstruksi yang tidak memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan.



4. Uraian Prosedur 4.1 Penanganan Produk/Hasil Konstruksi yang tidak sesuai 4.1.1 Produk ditindak



konstruksi



yang tidak sesuai



dicatat



dan



lanjuti penganganannya.



4.1.2 Ketidaksesuaian yang dikategorikan ringan, pelaksana harus memastikan perbaikan dilakukan secepatnya agar ketidaksesuaian dapat dihilangkan. 4.1.3 Ketidaksesuaian yang dikategorikan berat, pelaksana melaporkan kepada site manager atau manajer proyek yang menentukan penanganannya. Pelaksana membuat laporan penanganan ketidaksesuaian. 4.1.4 Penanganan ketidaksesuain berat dapat berupa : a. Perbaikan atas ketidaksesuaian tersebut dengan izin konsesi dari wakil owner, b. Perbaikan atas ketidaksesuaian tersebut tanpa izin konsesi dari wakil owner, c. Dibongkar dan dikerjakan ulang. 4.1.5 Laporan penanganan ketidaksesuaian produk harus mencantumkan rincian ketidaksesuaian dan penangannnya, termasuk hasil pemeriksaan ulang.



BES-SOP-04



Tanggal : 21/09/2020



No. Revisi : 0



Halaman 3 dari 5



4.1.6 Memastikan setiap Laporan Ketidaksesuaian di tindak lanjuti sampai proses review atau pemeriksaan ulang



4.2 Penanganan Komplain Pelanggan 4.2.1 Komplain pelanggan terkait dengan produk atau hasil konstruksi harus ditangani secepatnya. 4.2.2 Permintaan tindakan perbaikan dari pelanggan dikategorikan sebagi komplain pelanggan. 4.2.3 Penanggung jawab proyek bertanggung jawab mengkoordinasikan penanganan komplain pelanggan tersebut.



4.3 Pengendalian Rekaman 4.3.1 Rekaman atau catatan dari ketidaksesuaian produk / hasil konstruksi atau komplain



pelanggan



dan



penangananya



dikendalikan



dengan



menggunakan monitor laporan ketidaksesuaian (BES-NCR-002) Rev.01



5. Ketentuan Khusus Tidak Ada 6. Rekaman 6.1. Laporan ketidaksesuaian dan tindakan koreksi (BES-NCR-001) 6.2. Monitor Laporan Ketidaksesuaian (BES-NCR-002) 7. Dokumen Terkait Tidak ada



SOP TINDAKAN KOREKSI PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-05



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



Sahaili



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-05



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 1 dari 5



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara melakukan tindakan koreksi, mencakup semua proses yang memerlukan prosedur ini. 2. Referensi - Standar ISO 9001:2015 klausul 10.2 - Manual Mutu bagian 10.2 3. Definisi - Koreksi adalah tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi. - Tindakan



koreksi



adalah



tindakan



untuk



menghilangkan



penyebab



ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut. - Pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan potensi terjadinya ketidaksesuaian sehingga ketidaksesuaian tersebut dapat di cegah.



4. Uraian Prosedur 4.1 Sumber Ketidaksesuaian 4.1.1 Ketidaksesuaian pada produk dapat berasal dari laporan pemeriksaan dan pengujian, dari keluhan pelanggan, atau laporan lainnya. 4.1.2 Ketidaksesuaian juga dapat terjadi pada proses, material, kerusakan mesin/peralatan, dan kesalahan metoda atau kesalahan manusia. 4.1.3 Ketidaksesuaian pada sistem dapat berasal dari kegiatan audit internal atau eksternal, tinjauan manajemen, dan sumber lainnya. 4.1.4



Semua



ketidaksesuaian



itu



dicatat



dalam



laporan



penanganan



ketidaksesuain dan tindakan koreksi. 4.1.5 Potensi ketidaksesuaian juga di laporkan untuk mendapatkan tindakan pencegahan 4.2 Analisa Masalah 4.2.1 Ketidaksesuaian



yang



ditemukan



harus



diselidiki



penyebab



ketidaksesuaian tersebut. 4.2.2 Hasil penyelidikan dan analisa harus dicatat / direkam untuk dijadikan sebagai rujukan di kemudian hari.



BES-SOP-05 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 2 dari 5



4.3 Tindakan Koreksi 4.3.1 Hasil analisa disampaikan kepada yang berwenang seperti kepala bagian, kepala proyek, atau direksi untuk memutuskan, tindakan koreksi apa yang harus dilakukan, dan siapa yang bertanggung jawab, serta waktu yang disediakan untuk menyelesaikannya. 4.3.2 Tindakan koreksi yang dilakukan dengan menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan menghilangkan penyebabnya untuk mencegah terulangnya ketidaksesuain tersebut 4.3.3 Tindakan koreksi juga perlu mempertimbangkan efek dari tindakan yang dilakukan. Ketersediaan sumber daya, termasuk faktor biaya dapat dipertimbangkan dan bahkan dihitung untuk menentukan jenis tindakan yang efektif. 4.4 Tinjauan keefektifan Tindakan 4.4.1 Setelah tindakan koreksi dilaksanakan maka dilakukan verifikasi oleh orang yang berwenang atau yang ditunjuk. 4.4.2 Dalam verifikasi harus dinilai apakah tindakan koreksinya telah cukup efektif dalam mencegah terulangnya ketidaksesuaian sejenis. 4.4.3 Uraian ketidaksesuaian, hasil penyelidikan, tindakan koreksi yang dilakukan dan hasil verifikasi dicatat dalam laporan yang selanjutnya dijadikan rekaman. 5. Ketentuan Khusus Tidak Ada 6. Rekaman 6.1 Laporan Ketidaksesuaian, Tindakan Koreksi dan Pencegahan (BES-NCR001) 6.2 Daftar Ketidaksesuaian (BES-F-17) 7. Dokumen Terkait Tidak ada



SOP TINDAKAN PENCEGAHAN PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-06



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara melakukan tindakan pencegahan, mencakup kegiatan yang memerlukan prosedur ini.



BES-SOP-06 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2020



Halaman 2 dari 5



2. Referensi S - Standar ISO 9001:2015 klausul 10.2 - Manual Mutu bagian 10.2 3. Definisi - Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi terjadinya ketidaksesuaian dan mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut. 4. Uraian Prosedur 4.1



Ketidaksesuaian Potensial 4.1.1 Ketidaksesuaian potensial dapat dideteksi dari hasil analisa data, hasil inspeksi, hasil audit, hasil tinjauan manajemen, hasil pengukuran kepuasan pelanggan, dll. 4.1.2 Bagian terkait melakukan analisis terhadap informasi tersebut, dan berusaha untuk menemukan penyebab potensial dari suatu ketidaksesuaian potensial. Jika diperlukan, dapat menyertakan pihakpihak lain dan data-data sebelumnya yang diperkirakan dapat memberikan masukan bagi analisisnya itu. 4.1.3 Hasil analisis itu dicatat dalam Laporan Tindakan Pencegahan dan dilaporkan kepada orang yang memiliki wewenang untuk dapat menentukan tindakan pencegahan yang diperlukan agar ketidaksesuaian yang potensial itu tidak terjadi.



4.2



Tindakan Pencegahan 4.2.1 Tindakan pencegahan ditentukan dengan mempertimbahkan sumber



penyebabnya dan pelaksanaannya ditugaskan kepada bagian terkait dengan kerangka waktu tertentu untuk penyelesaiannya. 4.2.2 Tindakan pencegahan dilakukan untuk mencegah terjadinya potensi



ketidaksesuain dan harus sesuai dengan pengaruh potensi masalah yang akan ditimbulkannya. 4.2.3 Tindakan pencegahan selanjutnya dapat berupa kegiatan rutin ataupun



kegiatan insidential sesuai potensi masalah yang melekat.



BES-SOP-06 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2020



Halaman 3 dari 5



4.3 Tinjauan Efektivitas Tindakan 4.3.1



Setelah tindakan pencegahan dilaksanakan maka dilakukan verifikasi oleh orang yang berwenang atau yang ditunjuk.



4.3.2



Dalam verifikasi harus dinilai apakah tindakan



pencegahannya telah cukup



efektif dalam mencegah terjadinya potensi ketidaksesuaian. 4.3.3



Uraian potensi ketidaksesuaian, hasil penyelidikan, tindakan pencegahan yang dilakukan dan hasil ver ifikasi dicatat dalam laporan yang selanjutnya dijadikan rekaman.



5. Ketentuan Khusus Tidak Ada



6. Rekaman a. Laporan Ketidaksesuaian Potensial, Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan (BES-NC-001)



7. Dokumen Terkait Tidak ada



8. Riwayat Perubahan Dokumen Tidak ada



SOP TINJAUAN MANAJEMEN PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-07



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-07



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 1 dari 5



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara melakukan tinjauan manajemen, mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan tindaklanjutnya. 2. Referensi -



Standar ISO 9001:2008 klausul 9.3



-



Standar OHSAS 18001:2007



-



Manual Mutu bagian 9.3



3. Definisi - Tinjauan Manajemen adalah kajian yang dilakukan oleh manajemen terhadap sistem manajemen sesuai dengan jadwal yang ditentukan untuk menjamin kesesuaian, kecukupan dan keefektifan secara berkesinambungan.



4. Uraian Prosedur 4.1 Rencana Kegiatan 4.1.1 Tinjauan manajemen dilaksanakan secara berkala setiap minimal 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun, dengan mengadakan rapat antar bagian yang dihadiri oleh Direktur. 4.1.2 Wakil manajemen membuat jadwal rapat tinjauan manajemen dalam satu tahun. 4.1.3



Wakil



manajemen



menyiapkan



agenda



rapat,



membuat



dan



menyampaikan undangan rapat kepada pihak-pihak yang terkait. 4.1.4 Setiap bagian terkait menyiapkan laporan yang akan dibahas sesuai agenda rapat. 4.2 Pelaksanaan Kegiatan 4.2.1 Rapat tinjauan manajemen dipimpin oleh Direktur. 4.2.2 Rapat membahas laporan sesuai agenda yang ditetapkan, yaitu. a) hasil dari audit, b) umpan balik pelanggan, c) kinerja proses dan kesesuaian produk,



BES-SOP-07 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 2 dari 5



d) tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu, e) perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan f) rekomendasi untuk peningkatan perbaikan. g) tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya h) hasil partisipasi dan konsultasi K3 i) pemenuhan peraturan perundangan K3 4.2.3 Hasil tinjauan manajemen berupa keputusan dan tindakan apapun yang berkaitan dengan kemungkinan perubahan pada kebijakan, sasaran dan unsur lain dari sistem manajemen terkait, konsisten dengan komitmen untuk perbaikan berkelanjutan. 4.2.4 Hasil tinjauan manajemen dituangkan dalam notulen rapat. Notulen rapat dan daftar hadir rapat menjadi rekaman yang harus dikendalikan. 4.2.5 Wakil manajemen menyampaikan salinan tinjauan manajemen kepada pihakpihak terkait untuk ditindaklanjuti 4.3 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen 4.3.1 Setiap kepala bagian menindaklanjuti hasil keputusan tinjauan manajemen sesuai bidangnya. 4.3.2 Wakil manajemen memonitor pelaksanaan tindaklanjut hasil keputusan tinjauan manajemen, dan melaporkannya ke Direktur bila diperlukan.



5. Ketentuan Khusus Tidak ada 6. Rekaman a. Daftar Hadir Tinjauan Manajemen (BES-F-19) b. Notulen Rapat Tinjauan Manajemen (BES-F-23 7. Dokumen Terkait Tidak ada



SOP PELATIHAN DAN RECRUITMENT PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-08



No. Revisi



0



Tanggal BerlBES



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-08 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 1 dari 5



1. Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara dalam menentukan kompetensi yang diperlukan dari setiap pekerjaan, perencanaan dan pelaksanaan pelatihan, serta evaluasinya. 2. Referensi -



Standar ISO 9001:2015 klausul 7.2



-



Manual Mutu bagian 7.2



-



Standar OHSAS 18001:2007 Klausul 4.4.1 & 4.4.2



3. Definisi -



Kompetensi adalah kemampuan yang dipersyaratkan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai tanggung jawab dan wewenang yang ditentukan, mencBESp syarat pendidikan, ketrampilan (skill), pengalaman, pelatihan, dan kepribadian.



-



Pelatihan adalah kegiatan yang dilBESkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai, mencBESp kegiatan di kelas ataupun di luar kelas (seperti OJT, dsb.)



4. Uraian Prosedur 4.1 Kompetensi 4.1.1 Persyaratan kompetensi ditetapkan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenang yang ditetapkan. 4.1.2 Setiap pegawai dinilai kompetensinya dibandingkan dengan persyaratan yang ditetapkan pada pekerjaan yang diembannya. 4.1.3 Pegawai yang belum memenuhi syarat kompetensi yang disyaratkan akan diusulkan untuk mendapatkan pelatihan atau tindakan lainnya yang sesuai. 4.1.4 Personalia menyimpan dan mengupdate data dan dokumen setiap pegawai sesuai kompetensi yang dimilikinya. 4.2 Pelatihan 4.2.1 Setiap kepala bagian dapat mengajukan usulan pelatihan kepada Direktur untuk memenuhi syarat kompetensi atau untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan.



BES-SOP-08



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 2 dari 5



4.2.2 Personalia membuat jadwal pelatihan berdasarkan usulan pelatihan yang disetujui Direktur. 4.2.3 Personalia mengkoordinasikan pelaksanaan pelatihan dan mencatat / menyimpan bukti-bukti pelaksanaan pelatihan. 4.2.4 Kepala bagian mengevaluasi hasil pelatihan yang telah diberikan kepada pegawai bawahannya. 4.2.5



Evaluasi



training



Internal



Audit



dilBESkan



oleh



Management



Representative atau dari pihak luar perusahaan yang berkompeten. 4.2.6 Salah satu metode penilaian untuk mengetahui ke efektifan pelatihan dapat menggunkan pre test dan post test.



4.3 Recruitment Proses recruitment dijelaskan dalam diagram alur terlampir. Catatan : 4.3.1 Proses recruitment harus melampirkan Surat Keterangan Sehat dari Dokter 4.3.2



Permintaan



karyawan



dilaksanakan



menggunakan



Internal



Memorandumdan akan dilengkapi dengan struktur organisasi staff yang bertugas. 5. Ketentuan Khusus Tidak ada 6. Rekaman. 6. 1 Database Kompetensi (BES-HRD-001) 6. 2 Appraisal dan Evaluasi Kompetensi (BES-HRD-002) 6. 3 Pengajuan Penyesuaian Jabatan (BES-HRD-003) 6. 4 Training Request (BES-HRD-004) 6. 5 Jadwal/Schedule Pelatihan (Format Bebas) 6. 6 Daftar Hadir Pelatihan (BES-HRD-005) 6. 7 Evaluasi Pelatihan (BES-HRD-006 Rev.01)



BES-SOP-08 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



6. 8 Application Form (BES-HRD-007) 6. 9 Test Form (BES-HRD-008) 6. 10 Result of Interview Form (BES-HRD-009) 7. Dokumen Terkait Tidak ada.



Halaman 3 dari 5



SOP TINJAUAN PERSYARATAN DAN ESTIMASI TENDER PT. BATAM ELKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-09



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-09 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 1 dari 5



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan dalam melakukan tinjauan terhadap persyaratan produk, mencakup tinjauan persyaratan yang berasal dari pelanggan dan persyaratan lainnya. 2. Referensi - Standar ISO 9001:2015 klausul 8.2 - Manual Mutu bagian 8.2 3. Definisi - Tinjauan persyaratan adalah kegiatan terdokumentasi untuk mempelajari persyaratan pelanggan yang tertuang dalam dokumen tender, kontrak atau dokumen lainnya yang memuat persyaratan pelanggan. - Estimasi dan Tender adalah kegiatan menuangkan persyaratan pelanggan kedalam dokumen penawaran 4. Uraian Prosedur 4.1 Tinjauan Persyaratan Tender dan Kontrak 4.1.1 Team Marketing Estimate dan Tender mempelajari kesanggupan



perusahaan dalam memenuhi persyaratan tender, baik persyaratan administratif maupun persyaratan teknis. 4.1.2 Direktur memutuskan keikutsertaan tender dengan mempertimbangkan



kesanggupan perusahaan dalam memenuhi persyaratan. 4.1.3



Tender dan Estimate Team mengolah dokumen tender kedalam dokumen penawaran.



4.1.4 Tinjauan terhadap persyaratan pelanggan dalam proses tender dan kontrak



didokumentasikan dan dijadikan rekaman. 5. Ketentuan Khusus Mekanisme atau proses pelelangan dan tender sepenuhnya mengikuti aturan pihak yang mengadakan lelang dan tender.



6. Rekaman 6.1. Form Estimate (BES-MET-001)



BES-SOP-09 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



6.2. Form Duct Calculating (BES-MET-002) 6.3. Form Serah Terima Dok Tender (BES-MET-003) 6.4. Tinjauan Persyaratan (BES-MET-004) 6.5. Monitoring Tender (BES-MET-005) 6.6.



Perencanaan Tender (BES-MET-006)



6.7.



Daftar Periksa Mutu (BES-QC-001)



7. Lampiran Lampiran Prosedur Tinjauan Persyaratan, Estimasi dan Tender



8. Dokumen Terkait Tidak ada



Halaman 2 dari 5



SOP PEMBELIAN PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-10



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELKETRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-10



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 1 dari 5



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan dalam melaksanakan kegiatan pembelian, mencakup pemilihan supplier dan subkon, proses pembelian, dan pemeriksaan produk yang dibeli. 2. Reeferensi - Standar ISO 9001:2015 klausul 8.4 - Standar OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.6 - Manual Mutu bagian 8.4 3. Definisi - Pemasok atau supplier adalah pihak yang memasok barang atau jasa ke perusahaan. - Subkon adalah pihak yang diberi tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan atas nama perusahaan.



4. Uraian Prosedur 4.1 Pemilihan dan Evaluasi Pemasok 4.1.1



Bagian Pembelian mencari informasi tentang pemasok barang dan jasa yang



dibutuhkan.



4.1.2 Bagian Pembelian memilih pemasok yang memenuhi persyaratan yang



mencakup : harga, kualitas barang atau jasa, kemampuan pemasok menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan, dan syarat pembayaran. 4.1.3 Pemasok yang memenuhi persyaratan akan dipilih untuk transaksi



pembelian dan dicantumkan dalam Daftar Pemasok Terseleksi. 4.1.4 Kinerja pemasok dievaluasi selama memasok barang atau jasa. Pemasok



yang tidak dapat memenuhi persyaratan pembelian secara fatal / major akan dipertimbangkan untuk dicoret dari Daftar Supplier Terseleksi. 4.1.5 Pemasok (suplier) di nilai oleh proyek dengan mengirim angket kepuasan



proyek dan hasil dari penilaian tersebut di buatkan daftar penilaian : 1.) Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan nilai 100%-70% kepada



proyek



orderan/pembelian.



maka



pemasok



(suplier)



akan



berlanjut



BES-SOP-10 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 2 dari 5



2.) Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan nilai 69%-40% kepada proyek maka pemasok (suplier) akan kami lakukan evaluasi kurang lebih selama satu tahun. 3.) Untuk pemasok (suplier) yang memberikan kepuasan nilai 39%-20% kepada proyek maka pemasok (suplier) tidak akan kami order lagi. 4.2 Dokumen Pembelian 4.2.1 Bagian Pembelian mengisi dokumen pembelian barang yang berisi persyaratan pembelian, seperti spesifikasi dan jumlah barang yang dibeli, alamat kirim, dll. Dokumen pembelian ini harus diperiksa dan disetujui oleh yang berwenang sebelum disampaikan ke pemasok. 4.2.2 Bila pembelian barang dilakukan secara langsung atau tanpa dokumen pembelian, maka logistik harus mencatatnya dan menyimpan bukti pembelian. 4.2.3 Manajer proyek membuat dokumen perjanjian kerja dengan subkon, seperti dalam bentuk kontrak atau lainnya. 4.2.4 Dokumen pembelian dan perjanjian dijadikan acuan untuk pemeriksaan barang / pekerjaan dan untuk keperluan pemabayaran. 4.3 Pemeriksaan 4.3.1 Bagian Pembelian melakukan pemeriksaan barang yang dibeli sesuai persyaratan pembelian yang tecantum dalam dokumen pembelian atau catatan pembelian. 4.3.2 Barang yang tidak memenuhi persyaratan (seperti kesalahan barang, tidak sesuai spesifikasi, kerusakan, kurang jumlahnya, dll.) akan diinformasikan ke pemasok untuk permintaan penggantian atau lainnya. 4.3.3 Manajer proyek memantau progress dan melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan yang dilaksanakan oleh subkon. Bila ditemukan subkon tidak memenuhi persyaratan (seperti keterlambatan, kesalahan pengerjaan, dll.) maka akan diinformasikan ke subkon untuk ditindaklanjuti. 4.3.4 Hasil dari pemantauan dan pemeriksaan di atas dijadikan acuan untuk mengevaluasi pemasok dan subkon.



BES-SOP-10 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 3 dari 5



5. Ketentuan Khusus 5.1. Proses pemilihan tidak berlaku bila pemasok dan subkon ditetapkan atau ditunjuk oleh pemilik proyek, namun evaluasinya tetap dilakukan untuk dilaporkan ke pemilik proyek bila diperlukan. 5.2. Mekanisme pemilihan subkon tergantung dari besar kecilnya nilai pekerjaan. 5.3. Pemilihan pemasok barang tidak dilakukan untuk pembelian langsung, seperti pembelian barang yang dapat diperoleh di sembarang pemasok dengan kualitas barang yang sejenis. 5.4. Mekanisme lain yang berkaitan dijelaskan dalam diagram alur terlampir. 5.5. Perbandingan pemilihan supplier untuk pembuatan PO minimal 2 (dua) supplier, kecuali supplier agent tunggal (supplier satu satunya). 5.6. Penyimpanan document jaminan produc/garansi disimpan sementara oleh bagian pembelian, kemudian diserahkan aslinya ke proyek sebagai lampiran document serah terima dan sebelumnya di copy (di file) 6. Rekaman 6.1. Catatan seleksi pemasok barang (BES-PROC-005) 6.2. Daftar pemasok terseleksi (BES-PROC-006) 6.3. Purchase Order (BES-PROC-002) 6.4. Request Order (BES-PROC-001.Rev.01) 6.5. Surat Jalan (BES-PROC-003) 6.6. Material Stock Report (BES-PROC-004) 6.7. Daftar Sarana dan Peralatan (BES-PROC-007) 6.8. Catatan pemeriksaan (Format bebas) 6.9. Angket Kepuasan Proyek (BES-PROC-008) 7. Dokumen Terkait Tidak ada



SOP PENGENDALIAN SARANA DAN PERALATAN KERJA PT. BATAM ELKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-12



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-12 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 2 dari 5



PROSEDUR PENGENDALIAN PERALATAN KERJA 1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan dalam pengendalian sarana dan peralatan yang digunakan untuk bekerja, mencakup peralatan kerja, sarana tranportasi, fasilitas kantor, dan alat ukur 2. Referensi - Standar ISO 9001:2015 klausul 7.1 - Manual Mutu bagian 7.1 3. Definisi - Alat kerja adalah peralatan yang di gunakan dalam kerja lapangan, workshop, manufaktur. Seperti gerinda, bor, pemotong pipa, termasuk alat kerja bantu seperti gergaji, dll. - Sarana kerja yang harus di kendalikan dalam prosedur ini adalah server untuk sarana kerja seperti komputer meja, kursi, AC, diatur dalam prosedur ini namun tidak terkait langsung. - Alat ukur adalah peralatan yang memiliki parameter & digunakan untuk mengetahui nilai /besaran parameter tersebut. - Kalibrasi adalah memperbandingkan nilai penunjukan suatu alat ukur dengan besaran master kalibrasi. - verifikasi adalah memperbandingkan nilai penunjukan suatu alat ukur dengan besaran pada alat ukur terkalibrasi.



4. Uraian Prosedur 4.1 Pengendalian alat kerja 4.1.1 Alat kerja harus dicatat dalam daftar sarana & peralatan.. 4.1.2 Alat kerja harus diuji kelayakannya minimal setahun sekali, atau pada awal proyek. 4.1.3 Alat kerja yang dinyatakan layak harus di beri tanda, sementara yang tidak layak harus di pisahkan. 4.1.4 Daftar sarana harus di update berkaitan dengan hasil pengujian & pembelian alat kerja baru.



BES-SOP-12 No. Revisi : 0



4.1.5



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 3 dari 5



Alat kerja baru dinyatakan layak dalam rentang waktu 1 tahun untuk kemudian di uji lagi kecuali alat khusus dan atau kondisi khusus.



4.1.6



Alat khusus & kondisi khusus pengendaliannya dilakukan khusus.



4.2 Pengendalian Alat Ukur 4.2.1



Semua alat ukur di catat dalam daftar sarana dan peralatan alat ukur.



4.2.2



Penentuan jadwal kalibrasi / verifikasi ditentukan berdasarkan kepentingan alat ukur.



4.2.3



Metode verifikasi merujuk kepada instruksi kerja.



4.2.4



Alat ukur yang di gunakan harus yang berstatus OK.



4.3 Pengendalian Server 4.3.1



Server harus di pastikan dapat menyimpan data dengan baik.



4.3.2



Harus dilakukan perawatan berkala terhadap server berkenaan dengan sistem penyimpanan, back up, penyortiran file, malware, dan hal lain yang di anggap perlu.



5. Rekaman 6.1. Daftar Sarana dan Peralatan (RSM-PROC-007) 6.2. Catatan pemeliharaan dan perbaikan (Format bebas) 6.3. Catatan pemakaian dan peminjaman (Format bebas) 6.4. Dokumen kalibrasi alat ukur (Format bebas) 6.5. Rekaman perawatan server (Format bebas) 6. Dokumen Terkait Tidak ada



7. Riwayat Perubahan Dokumen Tidak ada



SOP PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-11



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-11 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 1 dari 5



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan dalam perencanaan dan pemantauan suatu proyek, mencakup proyek yang dikerjakan sendiri atau yang disubkon-kan. 2. Referensi - Standar ISO 9001:2015 klausul 8.5, 9.1 - Manual Mutu bagian 8.5, 9.1 - Standar OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.6 3. Definisi - Proyek adalah kegiatan pelaksanaan hingga serah terima suatu proyek berdasarkan suatu kontrak atau perjanjian lainnya dengan pemberi kerja. 4. Uraian Prosedur 4.1 Organisasi Proyek 4.1.1 Direktur Menunjuk Project Coordinator dan Project Manager Penanggung Jawab Project. 4.1.2 Project Coordinator dan Manajer proyek/Manajer Lapangan membentuk organisasi proyek berdasarkan besar kecilnya proyek dan tingkat kesulitannya, selanjutnya mengajukan persetujuan ke manajemen, dan melakukan recruitment melalui HRD. 4.2



Perencanaan Proyek 4.2.1 Manajer proyek/Manajer Lapangan di bantu oleh tim proyek menyiapkan Project Plan / perencanaan proyek, yang diantaranya berupa : - QA Plan : berupa jaminan mutu dari sisi pelaksanaan management system & prosedur mutu, termasuk didalamnya kebijakan dan sasaran. - Execution Plan: Jadwal pelaksanaan - Procurement Plan berupa jadwal material utama & peralatan, - Human Resource plan berupa jadwal man power - Engineering Plan: berupa Metode Kerja,



BES-SOP-11 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 2 dari 5



- QC Plan : berupa jaminan mutu dari sisi produk dan sistim pengujiannya, yang diwujudkan dalam Form Rencana Inspeksi dan Testcomm beserta lampiran formnya. - Safety Plan : berupa jaminan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja di proyek termasuk didalamnya Job Safety Analysis proyek, Struktur Organisasi K3 Proyek, Sasaran K3, Programme K3, Nomor Telpon Penting, ERP (Emergency Response Plan) / Rencana Tanggap Darurat Proyek 4.2.2 Manajer proyek/ManajerLapangan melakukan perencanaan dan koordinasi berdasarkan Project Plan melalui pertemuan-pertemuan internal. 4.3



Pemilihan dan Evaluasi Subkon 4.3.1 Manajer proyek/ Manajer Lapangan mencari informasi tentang subkon yang dibutuhkan. 4.3.2 Manajer proyek/ Manajer Lapangan dan tim proyek memilih subkon yang memenuhi persyaratan yang mencakup : pengalaman, harga, dan jaminan atau referensi. Untuk pekerjaan yang membutuhkan teknologi tinggi ditambahkan persyaratan tentang kualifikasi personil dan peralatan yang dimiliki. 4.3.3 Subkon yang memenuhi persyaratan akan dipilih dan dicatat dalam Daftar Subkon Terseleksi. 4.3.4 Kinerja subkon akan dievaluasi selama melaksanakan pekerjaan yang diberikan. Subkon yang



tidak dapat memenuhi persyaratan yang



ditentukan secara fatal / major akan dicoret dari Daftar Subkon Terseleksi. 4.4



Pemantauan Proyek 4.4.1 Manajer lapangan memantau kegiatan di proyek sehari-hari mengacu kepada rencana kerja mingguan dan jadwal pelaksanaan proyek ( AKUMP-007 & AKUMP-008 ) 4.4.2 Pelaksana lapangan membuat laporan harian yang diserahkan kepada manajer lapangan.



BES-SOP-11 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 3 dari 5



4.4.3 Manajer lapangan mengkoordinasikan penanganan masalah yang timbul di lapangan, termasuk melakukan komunikasi dengan pihak luar. 4.4.4 Manajer lapangan membuat laporan kemajuan proyek yang diserahkan kepada manajer proyek. 4.4.5 Manajer proyek melaporkan kemajuan proyek dan hasil-hasilnya kepada manajemen dan pemberi tugas. 4.5



Pemeriksaan dan Perbaikan 4.5.1 Tim pemeriksa melakukan pemeriksaan dari pekerjaan konstruksi yang telah dilaksanakan dengan mengacu kepada persyaratan yang telah disepakati dengan pemberi tugas. 4.5.2 Hasil konstruksi yang tidak memenuhi persyaratan (tidak sesuai atau cacat) di tangani sesuai prosedur pengendalian produk tidak sesuai (AKU-PM-03). 4.5.3 Manajer lapangan mengkoordinasikan perbaikan terhadap hasil konstruksi yang tidak memenuhi persyaratan.



4.6



Umpan Balik Pelanggan 4.6.1 Manajer proyek atau manajer lapangan berkewajiban untuk menerima dan menanggapi umpan balik customer atau wakil customer, seperti keluhan, permintaan pekerjaan tambah kurang, dsb. 4.6.2 Selama proyek berlangsung, setidaknya dilakukan pemantauan kepuasan customer 1 (satu kali) yang dilakukan dengan pengajuan pertanyaan (quisoner) kepada customer atau yang mewakilinya. 4.6.3 Manajer proyek mempelajari atau manganalisa data dari umpan balik pelanggan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan dari tiap-tiap proyek. Selanjutnya manajer proyek melaporkannya kepada manajemen untuk tindakan lebih lanjut.



5. Ketentuan Khusus 5.1. Dokumen perencanaan proyek dan catatan pemantauan proyek disesuaikan dengan kondisi proyek atau mengikuti customer bila diminta.



BES-SOP-11 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 4 dari 5



5.2. Proses proses lain yang berkaitan dengan mekanisme proyek dijelaskan dalam flowchart terlampir. 6. Rekaman 6.1. Jadwal Pelaksanaan Proyek (Format bebas) 6.2. Minutes Meeting (BES-MTG-01) 6.3. List Shop Drawing (BES-ENG-001). 6.4. List Material Approval (BES-ENG-002) 6.5. Material Approval Request (BES-ENG-003) 6.6. Laporan Harian (BES-ENG-004) 6.7. Variation Price Request (BES-ENG-005) 6.8. Form Seleksi Subkon (BES-MP-001) 6.9. Daftar Subkon Terseleksi (BES-MP-002) 6.10. Seleksi Ulang Subkon (BES-MP-003) 6.11. Laporan Mingguan Proyek (BES-MP-004) 6.12. Laporan Bulanan Proyek (BES-MP-005) 6.13. Progress Bulanan (Format Bebas) 6.14. Daftar Periksa Mutu (BES-QC-001) 6.15. Kuisoner Kepuasan Pelanggan (BES-CSQ-01) 6.16. Form Action plan & Manpower (BES-MP-007) 6.17. Evaluasi terhadap Subkontraktor (AKU-MP-008)



7. Dokumen Terkait Instruksi Kerja Pembuatan QC Plan (AKU-IK-QC-001)



SOP PENGENDALIAN SARANA DAN PERALATAN KERJA PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-12



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-12 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 2 dari 5



PROSEDUR PENGENDALIAN PERALATAN KERJA 1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan dalam pengendalian sarana dan peralatan yang digunakan untuk bekerja, mencakup peralatan kerja, sarana tranportasi, fasilitas kantor, dan alat ukur 2. Referensi - Standar ISO 9001:2015 klausul 7.1 - Manual Mutu bagian 7.1 3. Definisi - Alat kerja adalah peralatan yang di gunakan dalam kerja lapangan, workshop, manufaktur. Seperti gerinda, bor, pemotong pipa, termasuk alat kerja bantu seperti gergaji, dll. - Sarana kerja yang harus di kendalikan dalam prosedur ini adalah server untuk sarana kerja seperti komputer meja, kursi, AC, diatur dalam prosedur ini namun tidak terkait langsung. - Alat ukur adalah peralatan yang memiliki parameter & digunakan untuk mengetahui nilai /besaran parameter tersebut. - Kalibrasi adalah memperbandingkan nilai penunjukan suatu alat ukur dengan besaran master kalibrasi. - verifikasi adalah memperbandingkan nilai penunjukan suatu alat ukur dengan besaran pada alat ukur terkalibrasi.



4. Uraian Prosedur 4.1 Pengendalian alat kerja 4.1.1 Alat kerja harus dicatat dalam daftar sarana & peralatan.. 4.1.2 Alat kerja harus diuji kelayakannya minimal setahun sekali, atau pada awal proyek. 4.1.3 Alat kerja yang dinyatakan layak harus di beri tanda, sementara yang tidak layak harus di pisahkan. 4.1.4 Daftar sarana harus di update berkaitan dengan hasil pengujian & pembelian alat kerja baru.



BES-SOP-12 No. Revisi : 0



4.1.5



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 3 dari 5



Alat kerja baru dinyatakan layak dalam rentang waktu 1 tahun untuk kemudian di uji lagi kecuali alat khusus dan atau kondisi khusus.



4.1.6



Alat khusus & kondisi khusus pengendaliannya dilakukan khusus.



4.2 Pengendalian Alat Ukur 4.2.1



Semua alat ukur di catat dalam daftar sarana dan peralatan alat ukur.



4.2.2



Penentuan jadwal kalibrasi / verifikasi ditentukan berdasarkan kepentingan alat ukur.



4.2.3



Metode verifikasi merujuk kepada instruksi kerja.



4.2.4



Alat ukur yang di gunakan harus yang berstatus OK.



4.3 Pengendalian Server 4.3.1



Server harus di pastikan dapat menyimpan data dengan baik.



4.3.2



Harus dilakukan perawatan berkala terhadap server berkenaan dengan sistem penyimpanan, back up, penyortiran file, malware, dan hal lain yang di anggap perlu.



5. Rekaman 6.1. Daftar Sarana dan Peralatan (AKU-PROC-007) 6.2. Catatan pemeliharaan dan perbaikan (Format bebas) 6.3. Catatan pemakaian dan peminjaman (Format bebas) 6.4. Dokumen kalibrasi alat ukur (Format bebas) 6.5. Rekaman perawatan server (Format bebas) 6. Dokumen Terkait Tidak ada



7. Riwayat Perubahan Dokumen Tidak ada



SOP MUTU PROYEK DAN QUALITY CONTROL PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-13



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-13 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 1 dari 5



1. Tujuan dan Ruang Lingkup Menetapkan pengendalian mutu di proyek. 2. Referensi - Standar ISO 9001:2015 klausul 8.1, 8.5 - Manual Mutu bagian 8.1, 8.5 - Standar OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.6 3. Definisi - Quality Control adalah kegiatan yang dilakukan untuk memastikan kualitas dari segi produk yang akan di serah terimakan kepada pemilik mulai dari input, proses pelaksanaannya hingga produk siap di serahterimakan. 4. Uraian Instruksi 4.1 Incoming Material Quality Control 4.1.1 Stok Keeper memeriksa critical point material utama maupun material bantu yang sesuai dengan spesifikasi. 4.1.2 Penetapan critikal point material utama dipertimbangkan terutama dari kemungkinan mengalami: a. Kegagalan yang mungkin menimbulkan bahaya terhadap manusia contoh :. Spesifikasi Tekanan kerja (biasanya dilihat di name plate peralatan) tidak sama dengan instalasi yang disediakan, untuk panel misal baut2 koneksi kendor mengakibatkan percikan api, yang merupakan Safety aspek yang pertama perlu di periksa. b. Kegagalan yang dapat merusak peralatan utama itu sendiri dan Installasi lainnya. Contoh tegangan peralatan lebih rendah dari power yang tersedia, bisa terbakar. c. Ketidaksesuaian terhadap instalasi, contoh: Name Plate berbeda, ukuran/dimensi berbeda, bentuk berbeda dll, bisa jadi spesifikasi sistem yang dibutuhkan tidak sama dengan yang sudah terinstall, sehingga bisa berakibat merubah instalasi. d. Berpengaruh pada lifetime equipment. Contoh : koneksi yang tidak baik di bagian utama peralatan, baut kendor, karat .



BES-SOP-13 No. Revisi : 0



Tanggal : 21/09/2021



Halaman 2 dari 5



e. Secara visual berpengaruh pada estetika, terutama pada peralatan utama yang dipasang di ruang expose/ terbuka / publik area. f. Spesifikasi khusus berdasarkan User Requirment. 4.1.3 Stock keeper memeriksa kesesuaian material yang tiba terhadap spec pada copy RO/PO. 4.1.4



Apabila material yang tiba sudah sesuai, maka stok keeper menyatakan OK & Approval.



4.1.5



Apabila material tidak sesuai, maka stok keeper menolak sesuai spec dari RO/PO/Surat jalan.



4.2



In Proses Quality Control 4.2.1 SPV/ Engineer menetapkan critical point masing-masing proses. 4.2.2 Penetapan critikal point installasi dipertimbangkan dari : 4.2.3.1. Segi waktu pelaksanaan: a. Pada saat installasi mok up (awal), termasuk jika ada perubahan. b. Berkala mingguan agar deviasi dari standar dapat diminimalisir c. Pada saat bagian dari suatu sistem telah selesai (test parsial) 4.2.3.2. Segi item pekerjaan yang beresiko : a. Menimbulkan bahaya terhadap manusia contoh : salah koneksi yang dapat mengakibatkan arus listrik ke area yang dapat tersentuh langsung, salah pemilihan material di bawah spesifikasi seharusnya , sehingga dapat terbakar. b. Kegagalan yang mungkin menimbulkan kerusakan material utama, contoh hubung singkat di instalasi sehingga ketika running, material utama rusak. c. Kegagalan yang mungkin menimbulkan kerugian biaya lain, contoh: kesalahan dalam melaksanakan metode kerja, sehingga perlu diulang lagi, ganti material. d. Mengurangi life time sistem. Contoh: masalah di kemudian karena material yang dipakai kualitasnya tidak bagus, cara pemakaian material yang tidak sesuai, sehingga ketahanan sambungan pipa yang kurang dsb.



BES-SOP-13



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 3 dari 5



e. Mengurangi unsur estetika seperti kerapihan, terutama di area expose / terbuka / area public. 4.2.3 SPV/Engineer melakukan pengujian/cek critical point berdasar gambar teknis/ instalasi. 4.2.4 SPV/Engineer memberi paraf & status OK/NO pada item-item critical point.



4.3



Out Going Quality Control, Test & Commisioning & BAST 4.3.1 SPV /Engineer melaksanankan testing commissioning sesuai dengan User Acceptance untuk memastikan sistem yang diserahterimakan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan atau ada persyaratan lainnya. 4.3.2



SPV/Engineer memastikan pelaksanaan tescom, melakukan approval bersama user dengan lembar tescom/BAST.



4.3.3 SPV/Engineer



mendokumentasikan



hasil



tescom/BAST



baik



approved ataupun NO (form tescom/BAST) 4.3.4 Hasil tescom/BAST yang NO harus di ulang dengan fokus kepada no point.



5.



Dokumen Terkait a. Spesifikasi project Requirment b. Request Order / Purchase Order c. Surat Jalan d. Gambar teknis Instalasi e. Jadwal Instalasi proyek f. Jadwal Tescom & BAST g. Form TestCom



OK



SOP KEPUASAN PELANGGAN PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO No. Dokumen



BES-SOP-14



No. Revisi



0



Tanggal Berlaku



21 September 2021



Jabatan



Nama



Disusun Oleh



Bagian Mutu



Arif Budiyono



Diperiksa Oleh



Wakil Manajemen



Ahmad



Disetujui Oleh



Direktur



SAHAILI



Tanda Tangan



Dokumen ini milik PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



BES-SOP-13



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 1 dari 5



1. TUJUAN 1.1. Memberikan pedoman pengukuran kepuasan pelanggan sesuai dengan dengan persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 serta kebutuhan internal organisasi agar: 1.1.1. Metode untuk menilai persepsi pelanggan atas layanan dan produk/jasa organisasi ditetapkan. 1.1.2. Persepsi



kepuasan



pelanggan atas



layanan



dan



produk/jasa



organisasi dinilai secara berkala. 1.2. Penetapan tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan persepsi kepuasan atas layanan dan produk organisasi ditetapkan dan diterapkan secara efektif



2. RUANG LINGKUP 2.1. Penyusunan Rencana Survey Kepuasan Pelanggan. 2.2. Pelaksanaan survey kepuasan pelanggan 2.3. Penetapan tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan persepsi kepuasan pelanggan. 2.4. Evaluasi efektivitas pelaksanaan tindakan perbaikan. 2.5. Penetapan dan pemeliharaan catatan yang sesuai untuk penilaian persepsi kepuasan



pelanggan,



tindakan



perbaikan,



dan



evaluasi



efektivitas



pelaksanaan tindakan perbaikan. 2.6. Prosedur ini hanya berlaku di lingkungan PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



3. DEFINISI 3.1. Persepsi kepuasan pelanggan adalah tanggapan pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan atau harapan pelanggan atau belum. 3.2. Penilaian atas persepsi pelanggan mencakup masukan dari berbagai sumber seperti survey kepuasan pelanggan, masukan dan keluhan pelanggan, sanggahan atas pembayaran ke pihak III, ucapan selamat atau penghargaan dari pelanggan.



BES-SOP-13



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 2 dari 5



4. REFERENSI 4.1.



ISO 9001:2015 Klausul 9.1.2



4.2.



Manual Mutu & K3 PT. BATAM ELEKTRIK SOLUSINDO



5. TUGAS POKOK, FUNGSI DAN WEWENANG 5.1. Koordinator Proyek bertanggungjawab dalam melakukan / melaksanakan survey kepuasan pelanggan 5.2. Management Representative (MR) bertanggungjawab melakukan finalisasi rekap/perhitungan hasil survey kepuasan pelanggan dari seluruh wilayah 5.3. Management Representative (MR) memastikan pelaksanaan survey kepuasan pelanggan dilaksanakan sesuai dengan prosedur 5.4. Document Control (DC) memelihara dan menyimpan hasil pelaksanaan survey kepuasan pelanggan



6. PROSEDUR 6.1. Direktur 6.1.1. Memutuskan apakah Pertanyaan Untuk Kepuasan Pelanggan yang telah dibuat telah cukup untuk mendapatkan data tingkat kepuasan pelanggan. 6.1.2. Pertanyaan Untuk Kepuasan Pelanggan tersebut diserahkan kepada manajer proyek untuk ditindaklanjuti.



6.2. Manajer Proyek 6.2.1. Pertanyaan Untuk Kepuasan Pelanggan yang telah dibuat Direktur dikirimkan kepada pelanggan melalui tatap muka, telepon, e-mail , surat untuk meminta tanggapannya atau dapat juga melalui akses website. 6.2.2. Mengumpulkan



jawaban



Pertanyaan



Untuk



survey



Kepuasan



Pelanggan dari pelanggan . 6.2.3. Hasil survey yang telah terkumpul dikirim kepada Management representative (MR) setiap akhir bulan. 6.2.4. Management representative (MR) Menganalisa tingkat kepuasan pelanggan dari survey yang telah dilakukan dengan menggunakan Analisa Kepuasan Pelanggan 6.2.5. Membuat laporan hasil survey



BES-SOP-13



Tanggal : 21/09/2021



No. Revisi : 0



Halaman 3 dari 5



6.2.6. Mengajukan dan mendiskusikan laporan hasil survey kepada departemen terkait dan top manajemen



6.3.



Metode Perhitungan Metode perhitungan pengukuran kepuasan pelanggan menggunakan skala Likert



6.3.1. Pernyataan



Kuesioner



merupakan



pernyataan



positif



dengan



permbagian: Skor 1. Sangat Puas Skor 2. Puas Skor 3. Kurang Puas Skor 4. Tidak Puas Skor 5. Sangat Tidak Puas 6.3.2. Metode Perhitungan Kuesioner Nilai



= T x Pn



T



= Total jumlah panelis/pelanggan



Pn



= Pilihan angka skor Likert



6.3.3. Metode Perhitungan Pengukuran Kepuasan Pelanggan Index % = Total skor / Y x 100 Y



= Skor tertinggi Likert x jumlah panelis



X



= Skor terendah Likert x jumlah panelis



6.3.4. Interval Index 0%-19,99 %



= Sangat Buruk



20%-39,99%



= Buruk



40%-59,99%



= Cukup



60%-79,99%



= Baik



80%-100%



= Sangat Baik



6.4. Document Control 6.4.1.



Menyimpan dan memelihara salinan/rekaman dokumen terkait



beserta dokumen pendukungnya.



7. DOKUMEN TERKAIT 7.1. BES`-F-37



Formulir Survey Kepuasan Pelanggan



5